Whitepaper Virtuelle Events

SITEFORUM „Virtual Events”
Applikation & Whitepaper
SITEFORUM bietet mit dem neuen Modul “Virtual Events” seinen Kunden und Partnern die Möglichkeit,
eigene virtuelle Veranstaltungen wie bspw. Messen, Partnertage, Verkaufspräsentationen oder interne
Informationsveranstaltungen durchzuführen.

Die Applikation „Virtual Events“ ist nahtlos in die SITEFORUM Community Plattform integriert. Betreiber
können virtuelle Events gezielt einsetzen, um die Community zu aktivieren und zu beleben. Durch das
einfache und kostengünstige Handlung können Veranstaltungen mehrmals pro Monat oder Jahr durchgeführt
werden – die generierten Inhalte bleiben als wichtiger Bestandteil der Community erhalten.

„Virtuelle Events“ können auch alleinstehend ohne Community veranstaltet werden.

SITEFORUM hat in den letzten Jahren mit seinen Partnern und Kunden eine Vielzahl virtueller Events
begleitet, unterstützt und auch selbst durchgeführt. All diese Erfahrungen und Erkenntnisse sind in diese
Applikation geflossen. Sie profitieren von einem bereits bewährten System, welches praxiserprobt, robust
und einfach zu benutzen ist.

Abb. 1. Mit virtuellen Messen lassen sich ca. 30 – 40 % der Kosten einsparen.

www.siteforum.com

Referenzen

GreenExpo365.com ist eine permanente
Messe, um die „Interactive Green Community“
aufzubauen. Die Messe findet mehrere Tage
im Monat statt und fokussiert sich auf grünen
bzw. umweltfreundlichen Themen wie Green
IT oder erneuerbare Energien.

HR.com VIEW

(Virtual Interactive Educational World)

Events richten sich an Personal- und HR
Profis. Monatlich werden eine bis zwei
virtuelle Messen zu bestimmten
Schwerpunktthemen aus dem HR Umfeld
organisiert und durchgeführt.

Global Investor Day
(www.globalinvestorday.com) ist eine
virtuelle Messe für Investoren. Firmen aus
unterschiedlichen Branchen stellen sich
hier vor, um vorrangig institutionelle
Anleger zu gewinnen.

SITEFORUM GmbH Telefon: +49 (0) 361-666 1581 0 HRB 306521 Jena
Sitz: Walkmühlstr. 1a Fax: +49 (0) 361-244 5050 DE 232 996 995
99084 Erfurt E-Mail: sales@siteforum.com Geschäftsführer: Dirk Schlenzig (Vors.)
Deutschland Internet: www.siteforum.com Frank Schrüfer, Mark Schlenzig

Marktteilnehmer und deren Vorteile

Veranstalter

 Verstärken und Treiben der Community bzw. des Ökosystems
 Schaffen von neuen Zielgruppen
 Transfer traditioneller Geschäftsmodelle in die Online-Welt, Steigerung von Online-Umsätzen
 Einfache Konvertierung von Interessenten zu registrierten Nutzern
 Entwicklung von Kunden zu Ausstellern, von Experten und Vordenkern zu Keynote Speakern
 Unkomplizierte und kostengünstige Organisation; mehrmals im Jahr durchführbar
 Mehrfache Wiederverwertbarkeit der Inhalte
 Schnelle und nachhaltige Lead-Generierung

Aussteller

 Schneller, einfacher Zugriff auf die Zielgruppen mittels Webbrowser
 Höhere Reichweite, größere Anzahl von Kontakten, Leads und Kunden
 Messbare Ergebnisse und Reporting bspw. durch Anzahl Klicks, virtuelle Visitenkarten und Leads
 Einfache Erstellung und Wiederverwendbarkeit des Messestands
 Optimale Vermarktung durch SEO, SEM und Social Media·
 Stark reduzierte Kosten, somit mehr Vertriebspersonal und mehr Budget für Sponsoring, Werbung·
 Einfache Buchung von Webcasts und Keynotes möglich

Besucher

 Schneller und unkomplizierter Zugriff mittels Webbbrowser; viele Messen pro Jahr besuchbar
 Keine Reisekosten, schnell erreichbar, unabhängig vom Aufenthalts-, Wohnort
 Gut planbar und geringe Verweildauer (meist 1 bis 2 Std.)·
 Andere, interessante Teilnehmer und Experten sind schnell auffindbar und kontaktierbar·
 Interessante Themen und Inhalte können schnell weitergeleitet werden

Experten

 Darstellen des Wissens und der Erfahrungen in Webcasts und Keynotes
 Einfache, schnelle Verbreitung der Inhalte, Präsentationen und Videos
 Erreichen neuer Kontakte im Webcast Auditorium
 Durch Integration des Events in der Community sind Inhalten sofort suchmaschinenoptimiert


Administration
Die einfache Administration von „Virtual Events“ ermöglicht einen schnellen Aufbau und Betrieb. Es können
auch problemlos mehrere Events gleichzeitig durchgeführt werden.

Abb. 2. Lobby eines SITEFORUM „Virtual Event“ inkl. „Online User“.

Erstellen und Verwalten: Jeder Event hat eine Lobby, eine Networking Lounge und ein Webcast
Auditorium. Das Layout für diese Räume ist flexibel und kann vom Betreiber durch Templates angepasst
werden.

Ausstellerhallen: Für jeden Event können beliebig viele Ausstellerhallen zugewiesen werden. Jede Halle
kann bis zu neun Ausstellerstände (Booths) beinhalten. Das Design der Hallen ebenfalls kann vom Betreiber
angepasst werden.

Ausstellerstände: Der Betreiber kann Aussteller zu Messeständen zuordnen. Er kann die exakte Position
des Stands in einer Messehallen festlegen und auch Layout, Farbe und Logo definieren.


Abb. 3. Ausstellerhalle mit neun zugewiesenen Messeständen.

Funktionen des Messestands
Sowohl der Veranstalter als auch der Besitzer des Messestands können die wichtigsten Einstellungen ändern.

 Inhalte (Logo, Firmenbild, Neuigkeiten, Dokumenten-Downloads und Firmen-Video) können einfach und
schnell erstellt und jederzeit geändert werden.

 Standbesitzer können alle wichtigen Informationen zum Unternehmen wiederverwendbar im eigenen
Unternehmensprofil verwalten.
 Der Messestand kann entweder ein Video oder den Live-Stream einer Kamera anzeigen, Wechsel der
Komponenten ist jederzeit möglich. Dadurch sind bspw. auch Live-Webinars und Präsentationen möglich.

 Im Unternehmensprofil können Mitarbeiter als Administratoren hinterlegt, weitere Personen als Bild
hochgeladen werden, die als personalisiertes Standpersonal erscheinen.

 Jeder Messestand zeigt live die Besucher und Repräsentanten an, die sich aktuell auf dem Stand
befinden. Besucher können in Echtzeit mit Ausstellern und anderen Besuchern per Chat in Kontakt treten.
 Besucher können per Klick einen Vermerk und einen Rückrufwunsch am Stand hinterlassen. Das
Standpersonal kann diese „Visitenkarten“ einsehen und sich per E-Mail informieren lassen, wenn neue
Visitenkarten abgegeben werden.
 Viele weitere Reporting-Optionen stehen zur Verfügung.


Abb. 4. Messestand mit laufendem Firmenvideo.

Webcast Auditorium
Im Webcast Auditorium finden Webcasts, Keynotes und andere Vorträge statt. Dies können sowohl Real-
time Inhalte oder fertige Videos sein. Als Betreiber können Sie die Inhalte komfortabel anpassen.

Abb. 5. Webcast Auditorium inkl. einer Liste von Webcasts und Videos


Unternehmensprofil und Anbieterverzeichnis
Das Unternehmensprofil stellt die Basis für die wichtigsten Informationen im Messestand dar und macht den
Aussteller bzw. dessen Firma zu einem wichtigen Teil im Anbieterverzeichnis.

Abb. 6. Standort des Unternehmens in Google Maps

Ein Unternehmen kann sein Profil mit den verschiedensten Informationen ausstatten, um sich zu
präsentieren: Produkte und Dienstleistungen, Informationsmaterial, Referenzen, Partner, Niederlassungen,
Messen, Ansprechpartner, Neuigkeiten, Logos und Dateien hochladen.
Besucher des Profils können eingesehen und Notizen zu ihnen hinzugefügt werden. Google Maps zeigt den
genauen Standort des Unternehmens.


Beispielhafte Einsatzszenarien
Die Applikation „Virtual Events“ unterstützt verschiedenste Einsatzszenarien für Veranstalter.

Kurze Events: Die Dauer beträgt zwischen ein bis zwei Tagen, manchmal auch nur einige Stunden.
Regelmäßige Events: Periodisch wiederkehrende Events, bspw. wöchentlich oder monatlich. Dadurch
Aufbau einer kontinuierlich wachsenden Community.

Permanente Events: Events, die 24/7/365, also an allen Tagen im Jahr statt finden. Die Aussteller sind
ständig auf dem Messestand präsent und haben mit ihrer Zielgruppe Kontakt.

Erlösmodelle
Veranstalter haben die Möglichkeit, eine Vielzahl an Erlösmöglichkeiten rund um virtuelle Events zu
etablieren.

Umsätze durch Vermietung und Verkauf von Messeständen: Je nach Typ der Veranstaltung können
dies einmalige oder wiederkehrende Gebühren sein. Parallel kann das integrierte Anbieterverzeichnis
beworben werden.

Umsätze mit Ausstellern für Dienstleistungen rund um den Messestand: Der Messestand wird
individuell für den jeweiligen Aussteller eingerichtet. Das Design wird auf die Corporate Identity des
Ausstellers angepasst, Dokumente hochgeladen und Firmenvideos und Live-Streams konfiguriert.

Umsätze durch Keynotes und Webcasts: Dem Ausstellern wird mehr „Air-Time“ zugewiesen und erhält
somit wertvolle Präsentationsslots, um die eigenen Produkte und Dienstleistungen vorstellen können. Dies
kann entweder ein Live-Stream oder ein vorher aufbereitetes Video sein.

Umsätze durch verstärktes Online-Marketing: Ähnlich einer realen Messe können Aussteller bzw.
deren Messestand und Keynote im Vorfeld stark mit Online-Kampagnen beworben werden. Während des
Events kann durch Gewinnspiele die Aufmerksamkeit der Besucher auf bestimmte Aussteller gelenkt werden.

Umsätze durch Lead-Generierung: Nach dem Ende der Show können den Ausstellern verschiedene
Reporting-Optionen zur Auswahl gestellt werden, die bspw. für Leadgenerierung und Vertriebsmaßnahmen
genutzt können.


Portrait SITEFORUM Group
SITEFORUM ist eine integrierte Cloud Computing Plattform, ein Komplettangebot für die Umsetzung
langfristiger Web-Strategien. Der 1998 in Deutschland gegründete Softwarehersteller kombiniert als einer
der ersten Geschäftsprozesse mit Social Networking und zeigt damit, wie Business in der Zukunft
funktioniert.

Die SITEFORUM Plattform adressiert große Firmen und Organisationen sowie Consultingfirmen, Network-
Service-Provider und Value-added Reseller (VARs), die industriespezifische Services für den Mittelstand und
kleine Unternehmen zusammenstellen, komplettieren und vertreiben.

SITEFORUM als Unternehmen wird von der Gartner Group in ihrem Magic Quadrant "Social Software am
Arbeitsplatz" als auch bei seinen Kunden als "beliebter Anbieter" klassifiziert.

SITEFORUM Kunden sind Marktführer wie McDonald„s, Ingenico, Microsoft, VBL, HR.com und Herausforderer
wie Arriva, Odgers oder Strato – der zweitgrößte Internet Service Provider in Europa.

SITEFORUM GmbH SITEFORUM LTD

Walkmühlstraße 1a The Business Centre, Henley Business School
99084 Erfurt Greenlands, Henley on Thames
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