04 moderne budgetierung

Industriewirtschaft / Industrial Management

Industriewirtschaft/Industrial Management

Moderne Budgetierung
Adäquate IT-Unterstützung zur Praxisumsetzung

Sabine Rossegger
Prof. Dr. Martin Tschandl

27. Oktober 2012


Ausgangssituation Industriewirtschaft/Industrial Management

Neu Ansätze
aufgrund anhaltender Kritik an der klassischen Budgetierung

Klassische Advanced
Better Budgeting Beyond Budgeting
Budgetierung Budgeting

niedrig Veränderungsradikalität hoch

■ Einfachheit – Verringerung des Detaillierungsgrades im Hinblick auf vereinfachte Prozesse
■ Flexibilität – Erhöhung der Anpassungsfähigkeit im Sinne einer dynamischen Planung
■ Integration – Verknüpfung der operativen mit der strategischen Planung

Eine adäquate IT-Unterstützung als wesentlicher Erfolgsfaktor!

Seite 2


Die Moderne Budgetierung geht wieder auf den
nutzenbringenden und steuerungsrelevanten Kern zurück Industriewirtschaft/Industrial Management


Zielsetzung / Methodisches Vorgehensmodell Industriewirtschaft/Industrial Management

Definition und Gruppierung
1
von Anforderungen
Welche Anforderungen werden Definition entscheidungsrelevanter
1
an die IT-Unterstützung Anforderungen (Anforderungsprofil) Erhebung Anforderungs-
2
1 gestellt, um eine effiziente erfüllung und Kosten
Umsetzung der Modernen Erhebung der am Markt bestehenden Eliminierung allgemein
Budgetierung zu ermöglichen? 2 IT-Systeme zur Planung 3
erfüllter Anforderungen
(Leistungsprofil)
Eliminierung nicht relevanter
4
Kriterien

Gewichtung der
Welche IT-Systeme sind 5
Anforderungen
imstande, diese Anforderungen
Anforderungsgerechter Vergleich der
2 gerecht zu werden und somit 3 Bewertung der
einzelnen IT-Systeme 6
eine optimale Praxisumsetzung Anforderungserfüllung
zu gewährleisten?
7 Ranking der Alternativen

Welche konkreten Beiträge Auswahl der Showcase-
8
leisten diese ausgewählten 4 Auswahl der besten Alternative Teilnehmer
Planungssysteme zur
3
Umsetzung des Konzeptes der 9 Bewertung der Showcases
Modernen Budgetierung im Überprüfung der theoretischen
Einzelnen? 5 Entscheidungsfindung auf ihre Auswahl der besten
Praxistauglichkeit (Showcase) 10
Alternative


Methodisches Vorgehen / Ergebnisse Industriewirtschaft/Industrial Management

1 Welche Anforderungen werden an die IT-Unterstützung der Modernen Budgetierung gestellt?
Lit
e
ana ratur
lys -
e
■ Anforderungsanalyse zur optimalen IT-Unterstützung für Planung und
Vorgehen
Budgetierung
■ Kombinierung mit konkreten Anforderungen der Modernen Budgetierung

■ Anforderungskatalog, spezifiziert durch konkrete Planungsfunktionalitäten

Ergebnisse Anforderungsgruppe

Eingabe- 
Relevante Planungsfunktionalitäten

Validierung
anforderungen  Web-Unterstützung/Eingabe über Internet
 Eingabe auf verdichteter Ebene

Einfachheit  Kommentierungen (für Zusatzinformationen)

Einfachheit (Beherrschbar/Verständlichkeit)
 Vorbelegen bzw. Vordefinieren

Eingabeunterstützung Prozess-  Workflow-Funktion

spezifische Anforderungen
anforderungen  Aggregation dezentral geplanter Daten/Konsolidierung

Prozessunterstützung 

Dezentrale Abstimmung zwischen einzelnen Bereichen
Navigation/Dokumentation im Sinne der Nachvollziehbarkeit

Methodenunterstützung Methoden- und
Modellanforderungen


Vordefinierte Anzahl an (Standardplanungs-) Modellen
Abbildung von abhängigen Plangrößen/Treiberabhängigkeiten

Analyseunterstützung 


Detailplanungen
Planungsmethoden (Top-down, Bottom-up, Gegenstromverfahren)
Forecasts/Rollierende Mehrjahresplanung
 Automatisierte Top-down-Verteilungen

Flexibilität Analyse-  Bereitstellung vordefinierter (Standard-) Reports
anforderungen  Durchführung (komplexer) Ad-hoc-Analysen
 Simulationen/Trendrechnungen

Konfigurationsflexibilität  Analysefunktionen (Objekt-, Zeit-, Soll-Ist-Vergleiche, Abweichungen)

Anpassungsflexibilität
Konfigurations-  Variable Eingabe (-masken)
flexibilität  Variable Oberfläche (z.B. Anbindung von Add-Ins, Maskendesigner,

generische Anforderungen

Flexibilität
Informationspräsentation)

Anpassungsflexibilität  Variable Eingabe (Dynamik der Formeln)
 Variable Oberfläche (dynamische Anpassung an neue Strukturen)

Integration  Erweiterbarkeit, Skalierbarkeit (z.B. bei Planungsmethoden)

Integrität  Integration mit Drittsysteme zur Datenanbindung

Integrität
 Integrität von Teilpläne
 Anbindung an strategische (Führungs-) Systeme

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Der Anforderungsprofil/-katalog zur IT-gestützten Praxisumsetzung
der Modernen Budgetierung Industriewirtschaft/Industrial Management

Anforderungsgruppe Relevante Planungsfunktionalitäten

Eingabe-  Validierung
anforderungen  Web-Unterstützung/Eingabe über Internet
 Eingabe auf verdichteter Ebene
 Kommentierungen (für Zusatzinformationen)

Einfachheit (Beherrschbar/Verständlichkeit)
 Vorbelegen bzw. Vordefinieren

Prozess-  Workflow-Funktion
spezifische Anforderungen

anforderungen  Aggregation dezentral geplanter Daten/Konsolidierung
 Dezentrale Abstimmung zwischen einzelnen Bereichen
 Navigation/Dokumentation im Sinne der Nachvollziehbarkeit

Methoden- und  Vordefinierte Anzahl an (Standardplanungs-) Modellen
Modellanforderungen  Abbildung von abhängigen Plangrößen/Treiberabhängigkeiten
 Detailplanungen
 Planungsmethoden (Top-down, Bottom-up, Gegenstromverfahren)
 Forecasts/Rollierende Mehrjahresplanung
 Automatisierte Top-down-Verteilungen

Analyse-  Bereitstellung vordefinierter (Standard-) Reports
anforderungen  Durchführung (komplexer) Ad-hoc-Analysen
 Simulationen/Trendrechnungen
 Analysefunktionen (Objekt-, Zeit-, Soll-Ist-Vergleiche, Abweichungen)

Konfigurations-  Variable Eingabe (-masken)
flexibilität  Variable Oberfläche (z.B. Anbindung von Add-Ins, Maskendesigner,
generische Anforderungen

Flexibilität

Informationspräsentation)

Anpassungsflexibilität  Variable Eingabe (Dynamik der Formeln)
 Variable Oberfläche (dynamische Anpassung an neue Strukturen)
 Erweiterbarkeit, Skalierbarkeit (z.B. bei Planungsmethoden)

Integrität  Integration mit Drittsysteme zur Datenanbindung
Integrität

 Integrität von Teilpläne
 Anbindung an strategische (Führungs-) Systeme



2 Welche IT-Systeme sind imstande, diesen Anforderungen gerecht zu werden?

■ Erhebung bestehender IT-Systeme zur Planung M
Vorgehen scr arkt
IT-Werkzeugeinsatz bei der Planung een -
Tabellenkalkulation 86,2 %
in g
ERP-Systeme 50,1 %

OLAP-Datenbank 30,4 %

Eigenentwicklung 26,9 %

Dezidierte Planungslösung 11,2 %

Sonstiges 6%

Vgl. Studie des Instituts für Business Intelligence 2008.
349 Unternehmen in Österreich, Deutschland und der Schweiz

■ Systematische Bewertung der potentiell geeigneten IT-Systeme Nu
t
anazwer
1. Gewichtung der Anforderungen lys t-
e
2. Bewertung der Anforderungserfüllung
3. Berechnung des Gesamtnutzwertes und Auswahl der besten Alternative

Seite 8


Methodisches Vorgehen: Detailschritte Industriewirtschaft/Industrial Management

2 Welche IT-Systeme sind imstande, diese Anforderungen gerecht zu werden?

Ergebnisse Tabellen-
kalkulation

o
h
c
o
h
c
Bewertung

m
m
m

D
m

e
IT-Systeme

n
k
a
y
b
F
D

ä
x
e
e
n

t
k
a
y

l
i
b
F

i
ä
x
e

t
i
l
t
l
i
i
t
i
l

ERP-Systeme

Tabellen- ERP

n
e
g
r
n
e
g
kalkulation

i
r
i
Konfiguration Laufzeit gering mittel hoch
Konfiguration Laufzeit gering mittel hoch
Lebenszyklus Komplexität
Lebenszyklus Komplexität

o
h

o
h
c

c
Planungssoftware
OLAP Planungs- und
OLAP Budgetierungs
m

m
m

m
software
D

D
e

e
n

n
k
a
y

k
a
y
b
F
ä
x
e

t

t
l
i

l
i
i

i
t
i
l

n
e
g

n
e
g
r

r
i

i
Konfiguration Laufzeit gering mittel hoch Konfiguration Laufzeit gering mittel hoch
Lebenszyklus Komplexität Lebenszyklus Komplexität




Adäquate IT-Unterstützung der Modernen Budgetierung 100%

Ergebnisse
Einfachheit Integrität Flexibilität

Nutzwert- 33% 33% 33% 33% 33% 33%

Analyse
Eingabe- Prozess- Methoden- und Analyse- Konfigurations- Anpassungs-
unterstützung unterstützung Modellunterstützung unterstützung flexibilität flexibilität

25% 8,25% 25% 8,25% 25% 8,25% 25% 8,25% 50% 16,5% 50% 16,5%

Bewertung - Schritt 2: Bewertung - Schritt 1:
Berechnung des Gesamtnutzwertes auf Einzelbewertung der IT-Systeme anhand der
Basis der Einzelbewertung Planungsfunktionalitäten




Tabellen- OLAP – ERP – spez.
Anforderungsgruppe Planungsfunktionalität
kalkulation System System Planungssyst.
Ergebnisse
Eingabe- Validierung    
anforderungen Web-Unterstützung/Eingabe über Internet    
Eingabe auf verdichteter Ebene    
Kommentierungen (für Zusatzinformationen)    
   
Vorbelegen bzw. Vordefinieren
Ei nfachheit (Beherrschbar/Verständlichkeit)

Prozess- Workflow-Funktion    
anforderungen Aggregation dezentral geplanter Daten/Konsolidierung    
Dezentrale Abstimmung zwischen einzelnen Bereichen    
spezifische Anforder.

Navigation/Dokumentation im Sinne der Nachvollziehbarkeit    

Methoden- und Vordefinierte Anzahl an (Standardplanungs-) Modellen    
Modellanforderungen Abbildung von abhängigen Plangrößen/Treiberabhängigkeiten    
Detailplanungen    
Planungsmethoden (Top-down, Bottom-up, Gegenstromverfahren)    
Forecasts/Rollierende Mehrjahresplanung    
   
Automatisierte Top-down-Verteilungen

Analyse- Bereitstellung vordefinierter (Standard-) Reports    
anforderungen Durchführung (komplexer) Ad-hoc-Analysen    
Simulationen/Trendrechnungen    
Analysefunktionen (Objekt-, Zeit-, Soll-Ist-Vergleiche, Abweichungen)    

Konfigurations- Variable Eingabe (-masken)    
Flexibil ität
er.

flexibilität Variable Oberfläche (Anbindung von Add-Ins, Maskendesigner etc.)    
generische Anford

Anpassungs- Variable Eingabe (Dynamik der Formeln)    
flexibilität Variable Oberfläche (dynamische Anpassung an neue Strukturen)    

Integrität Integration mit Drittsysteme zur Datenanbindung    
Integrität

Integrität von Teilpläne    
Anbindung an strategische (Führungs-) Systeme    




Tabellenkalkulation ERP-Systeme

Ergebnisse

OLAP-Systeme Spezifische Planungssysteme



Welche konkreten Beiträge leisten diese ausgewählten Planungssysteme zur Umsetzung des
3
Konzeptes der Modernen Budgetierung im Einzelnen?

■ Methodisch gestützte Software-Evaluation zur Prüfung der besten
Vorgehen Alternative
■ Entwicklung eines generischen Vorgehensmodells
Vorevaluation Detailevaluation

Vorfilter Grobfilter Feinfilter

Durchführungs- • Einholung von Offerten • Prüfung der “Muss”- • Ermittlung des
schritte • Auswahl potentieller Kriterien Erfüllungsgrades
Anbieter

• Beratungsunternehmen •K.O.-Kriterienliste • Kriterienkatalog
Hilfsmittel /
Informations- • Messen • Güte der Offerte • Bewertungsblätter
quellen • Softwareverzeichnisse • ev. Kostenrahmen
• Kongresse/Seminare
• Internet
• Literatur
• Referenzen

Seite 13



Welche konkreten Beiträge leisten diese ausgewählten Planungssysteme zur Umsetzung des
3
Konzeptes der Modernen Budgetierung im Einzelnen?

■ Praxistest des definierten Vorgehensmodells
Ergebnisse
Kriterium Gewichtung Erfüllungsgrad
Einfachheit 33% 91,63%
Flexibilität 33% 88,70%
Integration 33% 85,80%

Wesentliche Charakteristik als Unterstützungsbeitrag
Einfachheit – “Gießkannen”-Funktion: Gegenstromverfahren als effiziente Planungsmethode
Flexibilität – Ad-hoc-Analysen zur raschen Reaktion auf dynamische Anpassungen
Integration – KPMG-zertifizierte Konsolidierung der integrierten Planung (IFP-Model)

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Industriewirtschaft/Industrial Management

Adäquate IT-Unterstützung zur Praxisumsetzung

“Es kommt nicht darauf an, die Zukunft
vorherzusagen, sondern auf die Zukunft vorbereitet
zu sein.” Perikles, führender Staatsmann Athens in der griechischen Antike


Methodisches Vorgehen / Detailbewertung im Feinfilter Industriewirtschaft/Industrial Management

Lieferant: CP Corporate Planning AG Produkt: Corporate Planner

Stufen-
Pkt. Wert Bemerkung
gewicht
1.1 Eingabeanforderungen
Alle Eingaben – manuell als auch automatisiert – w erden
Plausibilitätsprüfungen unterzogen, um konsistente Daten
1.1.1 Validierung 20 0,9 18
sicherzustellen. Widersprechen sich Plandaten, w erden diese
zum Teil farblich angezeigt.

1.1.2 Web-Unterstützung/ Der Web Client von Corporate Planner (CP-Web) bietet eine
20 0,8 16
Eingabe über Internet einfache, standortunabhängige Dateneingabe.
Mithilfe der „Gießkannen“ Funktion können Summen auf
aggregierter Ebene eingegeben w erden, die gemäß den
1.1.3 Eingabe auf verdichteter Ebene 20 1 20
definierten Regeln auf die darunterliegenden Ebenen verteilt
Kriterienkatalog Offert 1-n
w erden.
Notw endige Nebenrechnung können mithilfe eines eigenen
Dialogfensters „Corporate Planner Rechner “ durchgef ührt %
absolutes Gewicht Offert 1
1.1.4 Kommentierungen Stufengewicht % Offert n
20 0,8 16 w erden. Zudem können alle Anw ender Tätigkeiten und
(mögliche Punkte) (Corporate Planner)
(für Zusatzinformationen)
Planungen kommentieren, um den Budgetierungsprozess
Haupt-/Teilkriterien Stufe 1 Stufe 2 Übertrag* Punkte Übertrag Punkte
transparent und nachvollziehbar zu gestalten.
1 Einfachheit 33 30,236
Durch die Vordefinierung von Multiplikatoren (t für Tausend, m
1.1 Eingabeunterstützung 25 8,25 0,900 7,425
für Millionen) w ird die Dateneingabe w esentlich erleichtert. Des
1.2 Prozessunterstützung 25 8,25 0,900 7,425
Weiteren w erden Vorjahresw erte automatisiert übernommen
1.1.5 Vorbelegen bzw . Vordefinieren 20 1 20
1.3 Methoden- und Modellunterstützung eines Import-Wizard automatisch8,25
und Daten mithilfe 25 aus 0,940 7,755
Vorsystemen übertragen, sofern ein entsprechender
1.4 Analyseunterstützung 25 8,25 0,925 7,631
Kontenrahmen hinterlegt ist.

Total 100
2 Flexibilität 90 33 29,271
2.1 Konfigurationsflexibilität 50 16,50 0,850 14,025

1.2 Prozessanforderungen 2.2 Anpassungsflexibilität 50 16,50 0,924 15,246

Workflow -Funktionen ermöglichen beispielsw eise, den Zugriff
3 Integrität auf einzelne Datenebenen (Ist, Plan, Budget) zeitlich
33 28,314
3.1 Integrität einzuschränken, um einen organisatorisch definierten Planschritt
100 33,00 0,858 28,314
abzuschließen. Der Planer kann Aufgaben mit Status „erledigt“,
1.2.1 Workflow -Funktion 25 0,9 22,5 * aus Bew ertungsblatt
„in Arbeit“ oder „zu überarbeiten“ belegen. Des Weiteren w ird
der Planungsfortschritt durch die jew eiligen Anw ender in
Prozent angegeben, um den Gesamtfortschritt zu



Einfachheit – “Gießkannen”-Funktion: Gegenstromverfahren als effiziente Planungsmethode

■ Top-down-Prinzip mit
automatischer Top-
down-Verteilung
■ CP-Web ermöglicht
dezentrale Werteeingabe
durch den jeweiligen
Kostenstellenbereich
■ Abgleich der
zurückgeschriebenen
Werte mithilfe anfangs
„gedeckelter“
Zielvorgaben

Seite 17



Flexibilität – Ad-hoc-Analysen zur raschen Reaktion auf dynamische Anpassungen

Abweichungsanalysen Kennzahlensysteme

■ Top-down-Prinzip mit
automatischer Top-
down-Verteilung
■ CP-Web ermöglicht
dezentrale Werteeingabe
durch den jeweiligen
Kostenstellenbereich
■ Abgleich der
Break-Even-Analyse ABC-Analysen
zurückgeschriebenen
Werte mithilfe anfangs
„gedeckelter“
Zielvorgaben

Seite 18

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