Virtual Workplace Evolution 2015

1. SOCIAL WORKSPACE ALS HERAUSFORDERUNG
FÜR DIE IT-ORGANISATION
Virtual Workplace Evolution 2015
Dirk M. Schiller

2. 2
We bring IT into Business Context

3. 16.11.2015 3
WIR BERATEN ZU IT-MEGATRENDS UND IT-BRANCHENLÖSUNGEN
Social WorkspaceCloud Smart Big Data Vertical IT-Solutions
Unsere Leitgedanken sind
„Work is not a place“ und
„Work & Life in harmony“.
Dabei berücksichtigen wir
innovative Kommunikations-
formen ebenso wie etablierte
IT Arbeitsplatzkonzepte und
ermöglichen somit eine
effizientere Zusammenarbeit.
Wir bieten zukunftsorientierte
Cloudlösungen die
kosteneffizient sind, höchste
Sicherheit und stetige
Skalierbarkeit gewährleisten,
als Basis für Ihre IT- und
Mobilitätsstrategie.
Wir zeigen Ihnen Ihren
individuellen sowie rentablen
Use Case und generieren aus
Ihrem Datenvolumen
intelligente Ergebnisse.
Das verstehen wir unter einer
Smart Big Data Strategie.
Wir kennen die Prozesse
unterschiedlicher Märkte und
verbinden diese mit unserem
IT-Knowhow in den Bereichen
Cloud, Social Workspace und
Smart Big Data zu
durchgängigen IT-
Branchenlösungen.

4. 16.11.2015 4
SOCIAL WORKSPACE CONCEPT – IT´S ALL ABOUT HOW WE WORK
SOCIAL
ORGANIZATION
& PROCESSES
CLOUDSPACE
MOBILITY
INFORMATION
SECURITY
Social
Workspace
Erhöhte Produktivität und Effizienz durch den
Einsatz mobiler Endgeräte!
Sicherstellen von Security und
Governance – ohne die
Anwender unnötig
einzuschränken – Wohlfühlen im
Social Workspace
Bereitstellung einer effizienten und
flexiblen Plattform für den Social
Workspace
Mehr Agilität im Unternehmen durch
Kommunikation, Kollaboration und
Vernetzung!
Die Umgebung schaffen, die die
Transformation und die optimale
Nutzung des Social Workspaces
ermöglicht.
Unternehmensweit Informationen
sammeln, archivieren, finden und teilen!
Informationen bedarfsgerecht
bereitstellen und nutzen

5. ZIELE DES PROJEKTS
Bildquelle: www. anawalls.com

6. Motivationsfaktoren Social Workspace
Eigentlich nichts neues?
Effiziente Bereitstellung von
Arbeitsplätzen
„Best Place to work“
Die richtige Arbeitsumgebung für jede
Aufgabe
Unterstützung der Anforderungen aus
dem Business
Kreativität und Zusammenarbeit
unterstützen und fördern
Work Life Balance – selbstbestimmtes
Arbeiten
IT UNTERNEHMEN MITARBEITER
Sicherer Betrieb der Arbeitsplätze Mehrwerte nutzen
Bildquelle: www. best-wallpaper.net

7. Führung Partizipative Führung, wissensorientierte Mitarbeitergespräche X
Strategie Partizipative Strategieprozesse, emergente Strategien
Innovation Open Innovation, Crowd Sourcing, Gamification X
Arbeitsplatz Flexible Arbeitsumgebungen, flexible Arbeitszeiten, Digital Workplace, X
Lernen Arbeiten = Lernen, soziales Lernen, selbstgesteuertes Lernen
HR Entwicklung von Wissensarbeitern, Wissensbewahrung, Attraktivität des Arbeitnehmers X
Change Partizipation, Offenheit, Transparenz, Integration X
IT IT/Business Alignment, lösungsorientierter Treiber des Business, Bereitstellung IT-Lösungen X
Prozess User Generated Process Descriptions (UGPD)
Controlling Integriertes Reporting, Wissensbilanz
Kommunikation Bedarfsgerechte und effiziente Kommunikation, Communities X
Wissen Aktives Wissensmanagement, Gamification X
Information Kontextsensitive Aufbereitung und Bereitstellung von Informationen X
16.11.2015 7
ZIELE SOCIAL WORKSPACE

8. Ausrichtung als Treiber und
Dienstleister für das Business
Mehrwerte durch SWP
STRATEGIE
Hohe Anforderungen an Sicherheit
– aber kein Verhinderer
SECURITY
Frühzeitige Integration und
Kommunikation, neue Rollen durch
Förderung übernehmen
Aktive Gremienarbeit
MENSCHEN
TRANSFORMATION
Zeit für Transformation nehmen –
Transformation gemeinsam für
Business und IT vornehmen
STRATEGISCHE RAHMENPARAMETER AUS IT-SICHT
24.03.2015 8

9. IT IM KONTEXT SOCIAL WORKSPACE
Bildquelle: www.neumann-estrichbau.deBildquelle: www. Anawalls.com

10. 16.11.2015 10
IT IM UNTERNEHMEN – INTEGRIERT STATT „AUßEN VOR“
• Strategie
• Leadership
• Change Management Prozesse &
Organisation
Infrastruktur & IT
Führung &
Kultur • Integration in Geschäfts-
prozesse
• Wissensmanagement
• Qualifizierungen
• Zusammenspiel aller
Bereiche
Den Wandel fördern
Arbeitskulturen vermitteln
& unterstützen
• „State of the Art“
Technologien
• Innovative Lösungen
• Business-Unterstützung
Werkzeuge bereitstellen &
nutzen

11. IT-ORGANISATION IM WANDEL DER ARBEITSPLATZ BEREITSTELLUNG
16.11.2015 11
Social Workspace
Wissensarbeit
Prozessorientierte
Organisation
„funktional“
Service-Organisation
„kundenzentriert“
Netzwerkorganisation
„innovationsgetrieben“
Plan Build Run
Desktop
RZ
Netz
+ automatisierbar
+ Massenproduktion
- Abstimmung
- Flexibilität
+ Kundenorientiert
+ Anpassbar
- Kompetenzkonflikte
+ Flexibilität
+ Wissensaustausch
- Hoher Kommunikationsaufwand
Klassischer
IT-Arbeitsplatz

12. IT MANAGEMENT
TRADITIONELL
IT MANAGEMENT
SERVICEORIENTIERT
IT MANAGEMENT
SOCIAL WORKSPACE
SELBSTVERSTÄNDNIS
DER IT
Projektabwickler und Betreiber Serviceprovider
Aktiver Unterstützer des Business
Serviceprovider
GRUNDLAGE DER
ZUSAMMENARBEIT IT &
GESCHÄFTSBEREICH
Gemeinsame Projektabwicklung
Einkauf, Vertrieb, und Gestaltung
von Services
Einkauf, Vertrieb, und Gestaltung
von Services
STEUERUNGSINSTRUMENT Projektmanagement Produktmanagement Innovationsmanagement
KPI Kosten und Qualität Servicepreis und Qualität Mehrwert für das Business
VERHALTEN DER IT Reaktiv Proaktiv Proaktiv / Treiber
AUFGABE DER IT-GRUPPEN
Spezifikation der
Systemanforderungen
Verhandlung von
Serviceeigenschaften
Lösungen für
Businessanforderungen bereitstellen
SICHTWEISE DER IT IT/Technik zentriert Kundenzentriert Unternehmenszentriert
PLANUNGSHORIZONT Jahresplanungen (1 – 3 Jahre)
Demandmanagement,
Jahresplanungen (1 Jahr)
Dynamische Planung nach
Businessanforderung
ORGANISATION
EVOLUTIONSSTUFEN DER IT
16.11.2015 12
Plan Build Run
P1
P2
P3

13. IT MANAGEMENT
TRADITIONELL
IT MANAGEMENT
SOCIAL WORKSPACE
SELBSTVERSTÄNDNIS
DER IT
Projektabwickler und Betreiber
Aktiver Unterstützer des Business
Serviceprovider
GRUNDLAGE DER
ZUSAMMENARBEIT IT &
GESCHÄFTSBEREICH
Gemeinsame Projektabwicklung
Einkauf, Vertrieb, und Gestaltung
von Services
STEUERUNGSINSTRUMENT Projektmanagement Innovationsmanagement
KPI Kosten und Qualität Mehrwert für das Business
VERHALTEN DER IT Reaktiv Proaktiv / Treiber
AUFGABE DER IT-GRUPPEN
Spezifikation der
Systemanforderungen
Lösungen für
Businessanforderungen bereitstellen
SICHTWEISE DER IT IT/Technik zentriert Unternehmenszentriert
PLANUNGSHORIZONT Jahresplanungen (1 – 3 Jahre)
Dynamische Planung nach
Businessanforderung
ORGANISATION
WANDEL DES SELBSTVERSTÄNDNIS' DER IT
16.11.2015 13
• Social Workspace muss als
Mannschaftssport
betrieben werden
• IT nutzt Technologien um
Mehrwerte in Abstimmung
und im Zusammenspiel mit
dem Business zu erzeugen
• Individualität und Effizienz
werden durch optimale
Sourcing-Strategien und
Nutzung aktueller
Technologien vereint

14. Vorgehensmodell
Bildquelle: www. zeit.de

15. 16.11.2015
DER MITARBEITER IM MITTELPUNKT
ORT
MEHRWERTE
AUSSTATTUNG GESTALTUNG
Facility
Management
Legal
HR
Innovation
Management
Unternehmens-
führung
AN-Vertretung
IT
Security &
Compliance
Bildquelle: www. sportbuzzer.net

16. 16.11.2015 16
TRANSFORMATION MAP – NON TECHNOLOGY
2014 2015 2016
STRATEGIE &
FÜHRUNG
WISSEN &
ZUSAMMENARBEIT
HR
IT
Partizipative Strategieprozesse

17. 16.11.2015 17
IT-ORGANISATION – PROJEKTVORGEHEN & ARBEITSHYPOTHESEN
Erarbeitung und Umsetzung des
(veränderten) Geschäftsauftrags für die IT
Die frühzeitige und stetige Einbindung der Mitarbeiter in den Veränderungsprozess ist absolut erfolgskritisch!
• Konkreter Auftrag an die IT im Rahmen
„Social Workspace“ formulieren
• Dieser steht in enger Beziehung mit den
Anforderungen durch andere disruptive
Technologien, wie Cloud, Industrie 4.0 und
Big Data.
• Notwendige Veränderungen identifizieren
und Planungsroadmap aufstellen
• Frühzeitige Abstimmung & Kommunikation
mit allen Beteiligten und Stakeholdern
GESCHÄFTSAUFTRAG
• Entwicklung der Aufbau- und
Ablauforganisation entlang der
Evolutionsstufen der IT
• Schrittweise Einführung der neuen Prozesse
mit temporären Rollen als Proof of Concept
• Organisation und Prozesse sind hier ständig
im Wandel
PROZESSE & ORGANISATION
• Arbeitsumfänge von Joblinien verschieben
sich im Zuge der Social Workspace
Transformation signifikant.
• Die Wertigkeit von Joblinien und
Kompetenzen werden sich sehr verändern.
• Der IT Service- und Dienstleistungsgedanke
als integraler Bestandteil der
Unternehmensziele muss entwickelt und
geschult werden
ROLLEN & KOMPETENZEN
Entwicklung und schrittweise Einführung der
neuen Aufbauorganisation inkl. abgestimmter
Ablaufprozesse
Entwicklung & schrittweise Umsetzung neues
Rollenmodell mit Joblinien, Kompetenzmatrix
& Entwicklungsmaßnahmen
  

18. 18
NEUE ROLLEN BRAUCHT DAS LAND (AUSZUG)
Der Business Relationship Manager/Demand
Manager stellt die dynamische Beziehungs-
schnittstelle zum Business dar und nimmt sowohl
funktionale als auch nicht-funktionale Anforderungen auf.
The combination of these forces – a rapidly evolving digital
infrastructure and public policy shifts favoring freer movement -
defines a world of constant change.3
Kontinuierliche Planung, Verbesserung &
Bereitstellung der Lösungen für das Business in
Abstimmung mit dem BRM/Demand Manager.
An end-to-end IT service directly supports
one or more business capabilities by providing
all the technology, information, and IT support required.4
PRODUCT MANAGER
SERVICE DESIGN MANAGER*
BUSINESS RELATIONSHIP MANAGER*
DEMAND MANAGER*
Der CKO ist verantwortlich für die Kultur des
Wissenserwerbs und des –austausches im
Unternehmen. Er stimmt die techn. Anforderungen
für das Wissensmanagement mit der IT ab.
The ultimate goal of the CKO is to ensure that
the agency’s practitioners have access
to critical knowledge when they need it.2
Der CLO verantwortet alle Aktivitäten im Umfeld
„Social Media“. Er stimmt die techn. Anforderungen
für Social Media Aktivitäten (intern & extern) mit
der IT ab.
Chief Listeners' Use Technology to Track,
sort Company Mentions.1
CHIEF LISTENING OFFICER CHIEF KNOWLEDGE OFFICER
Social Workspace muss als
Mannschaftssport betrieben
werden. IT stellt Technologien
bereit, um Mehrwerte in
Abstimmung mit dem Business
zu erzeugen.
Individualität & Effizienz
werden durch optimale Sourcing
Strategien & Nutzung aktueller
Technologien vereint
BUSINESSIT
* Angelehnt an ITIL 2011
1 Irina Slutksy, AdAge.com
2 Ed Hoffman, NASA CKO
3 John Hagel III, John Seely Brown and Lang Davison, Harvard Business Review
4 CEB CIO Leadership Council

19. Lessons Learned
Bildquelle: www. tagesschau.de

20. LESSONS LEARNED!
Social Workspace fordert - ähnlich wie die „Cloud“ – ein generelles Umdenken in der IT und dem
Kerngeschäft und geht weit über rein technische Fragestellungen hinaus. Der Mensch steht im Mittelpunkt!
Das Gesamtbild am Anfang ist wichtig, um alle Aspekte in der richtigen Reihenfolge und Geschwindigkeit
abzuarbeiten.
Social Workspace ist
emotional –
Es geht um das
Wohlfühlen in der
Arbeitsumgebung
Fehlschläge bei der
Transformation sind
Lessons Learned für
die nächsten
Schritte und keine
Katastrophe
ITIL ist eine gute
Grundlage als Good
Practice, viele
Anpassungen sind
notwendig
Alle Anforderungen
der disruptiven
Technologien
aufnehmen und
integrieren – sonst
läuft IT & Business
wieder auseinander
Unterschiedliche
Evolutionsstufen
innerhalb der IT
erzeugen hohe
Reibungsverluste,
bis zum Stillstand
2324.03.2015

21. Hamburg
Ausschläger Elbdeich 2
D-20539 Hamburg
Tel.: +49 40 797 509 23 88
info.hamburg@acentrix.de
Frankfurt am Main
Frankfurter Str. 151b
D-63303 Dreieich
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München - Zentrale
Erika-Mann-Str. 69
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Unsere Standorte
VIELEN DANK FÜR IHRE
AUFMERKSAMKEIT.