201506 bpm17 und_sp23_simplex click and flow

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Die meisten Unternehmen stecken viel Zeit und Mühen in die Optimierung der wertschöpfenden Tätigkeiten. Die administrativen Abläufe bleiben dabei häufig auf der Strecke, werden vielleicht noch dokumentiert aber selten gelebt – typische Vertreter sind die kleinen Bestellungen. Von Betriebsmaterialien (Blöcke, Stifte, Mousepads) über Visitenkarten bis zum Einkauf von kleineren Dienstleistungen (Schulungen).

Administrative Prozesse im Ziel-Umfeld für Click and Flow können also sowohl die einfachen Prozesse wie die genannten kleinen Bestellungen, Berechtigungsvergabe usw. aber auch mächtige Prozesse wie der Anfrage-Angebots-Prozess (Request- for-Quotation) sein!

Das – und wie die Unternehmen im Domino-Umfeld mit der Frage des mobilen Clients umgehen – stellen wir vor.

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  1. 1. www.agentbase.de 1 42. DNUG Konferenz · 10./11. Juni 2015 · Dortmund Schneller zum Ziel – Workflows in 10 Minuten – mit Simplex Click and Flow Track 5.2: IBM & Business Partner Solutions Artur Habel agentbase AG www.agentbase.de Artur.habel@agentbase.de +49 5251 547 2615
  2. 2. www.agentbase.de 2 agentbase AG Workflows in 10 Minuten umsetzen … … mit Simplex Click and Flow
  3. 3. www.agentbase.de 3 Workflows in 10 Minuten Agenda Live – um was geht es? Auszug aus der Kundenliste Warum BPM/Workflowmanagement? Warum Simplex Click and Flow? Übersicht Simplex Click and Flow Erfahrungen
  4. 4. www.agentbase.de 4 Auszug aus der Kundenliste Der Werner Götz IT Solutions GmbH/agentbase AG LBBW Fürstlich Castell‘sche Bank FIDUCIA Atelier Goldner Schnitt Barth & Sohn Kleemann Liba Maschinenfabrik Helfende Franken KDZ Wiesbaden / ZVK Gesipa z-optimations GmbH
  5. 5. www.agentbase.de 5 Geschäftsprozessmanagement Was? Wie? Warum? Unstrukturierte Aufgaben und Kommunikation Mangelnde Prozesskontrolle Uneinheitliche Priorisierung Unvollständiger Datenfluss Manuelle Tätigkeiten Hohe Prozesskosten Business Process Management Bringt Ordnung in´s Chaos Nutzen #1 Dokumentation #2 Optimierung #3 Automatisierung Ergebnis
  6. 6. www.agentbase.de 6 Warum BPM? 6 Executive Management Kunden dienst Rechnungs- abgleich Buchungen Konto- verwaltung1 2 3 4 5 6 Benutzer müssen mit untersch. Fachanwendungen arbeiten: CRM, ERP, SAP, ECM, SCM, Legacy Applications, … Symptome Probleme Strategische Herausforderungen
  7. 7. www.agentbase.de 7 Warum BPM? Darum! 7 Executive Management Kunden- dienst Rechnungs- prüfung Buchungen Konto- verwaltung Prozess BPM sorgt für strukturierte Prozesse und bietet eine einheitliche Sicht auf ein Geschäftsproblem BPM bringt Ordnung in´s Chaos
  8. 8. www.agentbase.de 8 Workflowmanagement Kleinvieh Viele Workflows in den Unternehmen stellen „Kleinvieh“ dar, welches in Summe auch Mist macht: Zugriff auf Laufwerke oder Anwendungen einrichten, ändern oder entziehen Zugehörige Abläufe unterscheiden sich pro Anwendung Visitenkarten-Bestellung, … , … Interne Aufträge, z.B. Änderungen am ERP-System, …, … Auch bei diesen gelten “eigentlich“ die genannten Ziele: Transparenz, einheitliche Prozesse, kurze Bearbeitungszeiten, … ABER: Eine Umsetzung ist meist: zu teuer bzw. aufwendig zu unflexibel …
  9. 9. www.agentbase.de 9 Workflowmanagement Kleinvieh (2) Diese Prozesse laufen deshalb meist nicht in geregelten Workflows ab, sondern per Mail, Papier, ... ?Ist das gut so? Sicher nicht! ?Wie sieht es also aus bzgl. oben genannter Themen: Transparenz, einheitliche Prozesse, kurze Bearbeitungszeiten, usw. ? Eher schlecht! Oft ist nicht nachvollziehbar, wann etwas geschehen ist, wer es veranlasst und genehmigt hat usw. Fast „pervers“: Papieranträge sind hier meist das kleinere Übel! Konsequenz: Wir brauchen also eine Lösung, die es erlaubt, solche Vorgänge mit minimalem Aufwand 1. als Workflows abzubilden sowie 2. automatisiert und nachvollziehbar ablaufen zu lassen.
  10. 10. www.agentbase.de 10 Workflowmanagement Lösung für Kleinvieh Diese Lösung gibt es: Simplex Click and Flow Ohne Programmierung können Workflows abgebildet und sofort eingesetzt werden. Konsequenz: Wir brauchen also eine Lösung, die es erlaubt, solche Vorgänge mit minimalem Aufwand 1. als Workflows abzubilden sowie 2. automatisiert und nachvollziehbar ablaufen zu lassen.
  11. 11. www.agentbase.de 11 Simplex Click and Flow Anwendungsbeispiele Urlaubsantrag Visitenkartenantrag Firmenkreditkartenantrag Berechtigungsantrag Dienstreisegenehmigung Zugehörigkeit zu Gruppen Bewirtungsantrag Investitionsantrag Projektantrag Rechnungsprüfung Helpdesk Entwicklungsauftrag Change-Management Reklamationsbearbeitung Interner Kleinauftrag Auftragsmanagement
  12. 12. www.agentbase.de 12 Simplex Click and Flow Mächtiges Werkzeug Notiz zur aktuellen Aufgabe Notiz an den nächsten Bearbeiter Wiedervorlage, Delegieren Reservierung/Zwangs-Reservierung Vorgang zurückholen Zugehörige Mails & Dokumente Maskengenerator für Hilfsdokumente Teilmaßnahmen, Teilprozesse Druckvorlagen Datenstrukturen, Datatable Excel-Auswertungen Hintergrundbearbeitung: LS/Formel Recherche Ansichts-Generator Protokollieren von Feldänderungen Administrationsfunktionen (Protokolliertes) Ändern von aktuell nicht bearbeitbaren Feldern Wahlfreies „Springen“ im Prozess Reaktivieren von abgeschl. Vorgängen Testmodus: Benachrichtigungs-Mails werden generiert aber nicht versendet Eingeschränkte Mehrsprachigkeit Notes-Client / Browser-Client Web-Service Schnittstelle Trigger, Eskalation Definierbare Massenaktionen Fortschrittsanzeige Erneutes Öffnen nach Weiterleiten Richtext-Vorlagen Workflow-Vorlagen mit Möglichkeit, diese zeitgesteuert zu starten API zum Starten von Prozessen aus anderen Notes-Anwendungen Diverse Events zur Programmierung Verschlüsselte Einstellungsdokumente Erweiterung zur Notes Formelsprache Zusatzmodul zur PDF Erstellung Zusatzmodul zur Synchronisation Optimierte Mailbenachrichtigungen Direktes Öffnen des Vorgangs Integrierte Aufgabenlisten
  13. 13. www.agentbase.de 13 Simplex Click and Flow „Renaissance der Notes Formelsprache“ Richtext-Operationen Sync-Mechanismen SQL-Operationen Erweiterbar um eigene Befehle auf Basis Lotusscript CSV – Dateien generieren und / oder verarbeiten An/Abhängen von Dateien Interne Funktionen von C&F (z.B. Bearbeiter aktualisieren, Vorgang weiterleiten) Druckvorlagen Kontext-Wechsel PDF generieren Excel Trigger aufrufen …
  14. 14. www.agentbase.de 14 Welchen Mehrwert Hat die agentbase AG für Sie? Erfahrung BPM – über 14 Jahre Ganzheitlicher Ansatz Prozessanalyse und -beratung Umsetzung und Einführung Installation, Schulung, Administration Betrieb (remote, on-premise, inhouse, Cloud) Service Maßgeschneidert Erfahrene Partner IBM RedHat Werner Götz IT Solution
  15. 15. www.agentbase.de 15 Erfahrungen Kundenbeispiele (Auszug)
  16. 16. www.agentbase.de 16 Kontakt zur agentbase AG agentbase AG Eggertstraße 7 33100 Paderborn Fon: +49 5251 547 2600 Fax: +49 5251 547 2699 E-Mail: info@agentbase.de Web: www.agentbase.de
  17. 17. www.agentbase.de 17 42. DNUG Konferenz · 10./11. Juni 2015 · Dortmund Bitte nehmen Sie sich die Zeit, um diesen Vortrag zu bewerten (A6-Block in Ihren Konferenzunterlagen) Rückgabe Geben Sie das ausgefüllte Bewertungsblatt bei dem Moderator/Betreuer Ihres Vortrages bzw. am Tagungscounter der DNUG ab. Verlosung Unter allen Teilnehmern wird ein iPod nano verlost.

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