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Macht Agenturen
        noch erfolgreicher.




          Kein Soll – nur Haben.


Agiles Projekt- und Jobmanagement
       Intelligente Workflows
Wie sieht Ihr
Projektmanagement aus?
Arbeiten mit Projekten

§ Hat das Management die Übersicht?

§ Haben alle die richtigen Informationen?



§ Ist es einfach?
Ist effiziente Arbeit möglich?

§ Verschiedene Programme?
  Kompliziert und inflexibel?


§ Schwierige interne Kommunikation?
  Umständliche Zusammenarbeit, viel Bürokratie?


§ Falsch, redundant oder veraltet?
  Daten / Termine / Informationen?
Projekte versus Jobs

§ Projekte                              § Jobs
  §   Komplex                             §   Abwicklung
  §   Innovativ                           §   Routine
  §   Teamarbeit




                    § Projekt-/Job Portfolio
                       §   Übersicht?
                       §   Kontrolle?
Klassisches Projektmanagement

§ Projektleiter
  investiert viel Zeit in Planung und Dokumentation


§ Projektteam
  ,stimmt zu‘ und tut was es will


§ Prozess
  Kommunikation und Fortschritt wird kaum/nicht eingepflegt


§ Starre Regeln, fixer Zeitplan
  Top down


§ Aufwändige Meetings
  Komplizierte Tools
Agiles Projektmanagement

§ Einfach und pragmatisch
   statt bürokratisch


§ Soviel Planung und Dokumentation wie nötig
   anstatt soviel wie möglich


§ Interaktion und Kommunikation
   stehen im Zentrum


§ Partizipativ
   bereits bei der Planung, inkl. Einbeziehung der Stakeholder.
   Bottom Up
Agile Werte              (frei Wiki)



       vom lateinischen agilis von agere:
           ,zu schnellen Bewegungen der Gliedmaßen fähig‘



§ Individuen und Interaktionen sind wichtiger
  als Prozesse und Werkzeuge


§ Kundenabstimmung ist wichtiger
  als der urspüngliche Auftrag


§ Mut und Offenheit für Änderungen
  Anstatt das Befolgen eines fixen Plans


§ Erfolgreiche Projekte sind wichtiger
  als ausführliche Dokumentation
Klassischer Workflow

§ Besprechung - Protokoll - Besprechung - ...



§ Kommunikation über viele Tools
  Telefon, eMail, Instant Messaging, Fax, ...


§ Informationsoverflow
  Folge ist Verweigerung


§ Relevante Infos müssen zusammengesucht werden
  Projekt- und Jobbezogene Informationen über aufwändige Recherche
Intelligenter Workflow

§ Zeitversetztes Arbeiten möglich
  Asynchron



§ Push oder Pull
  Opt-in


§ Zusammenhängende Relevanz
  Informationen (Threads) zum Projekt/Job


§ - Automatische - Dokumentation
  Offenes, Erledigtes, Kommentare, Diskussionen, History ...


§ Collaboration
  Einfache Zusammenarbeit mit integrierender Webapplikation
TEAMBOX: das Konzept

§ Webbasierend
  Plattformunabhängig - für Windows, Linux und Mac


§ Für Dienstleister
  Branchenlösung - aus der Praxis entwickelt


§ Einfach
  Durch ‚bekannte‘ Weboberfläche


§ Unabhängig
  Durch offene Standards und günstig durch Gratis-Basissoftware


§ State of the Art
  Evolution statt Revolution [ intevo ]
Individuelle Module
          Kalender                                Memo

                                                   News

                                               Geburtstage


             Mitarbeiter               Meta-Dokumente
        Ferien/Urlaub, Teilzeit        Web oder Word

            Jobverwaltung                 Finanzen
       Jobdetails- und Reports          Budget, KVs,
      Zeiterfassung- und Reports    Rechnungen,Kontrollen

            Adressen,                      Produktion
          CRM, Newsletter          Offerte (Anfrage) - Auftrag

        Projektmanagement                 Meldungen
        Ressourcenplanung                 Workflow
Projektplanung - Aktivitäten
Arbeitspaket
‣ Hat EINEN Verantwortlichen und Endtermin
‣ Optionale weitere Details


Aufgaben (Optional)
‣ Delegierbare Aufgaben, die nicht für AP verantwortlich sind
PM und Workflows @ TEAMBOX
Intelligente Meldungen - Beispiel
‣   Mitarbeiter erstellt Angebot und klickt auf ,zu Bestätigen‘
‣   Bei Geschäftsführer erscheint eine Meldung, über die er direkt zum Kostenvoranschlag wechselt und
    diesen korrigiert oder freigibt
‣   Mitarbeiter erhält Nachricht, dass er das Angebot versenden kann
Intelligente Meldungen - Opt-In

‣ ‚Opt-In‘ - kein ‚information overflow‘

‣ Gesamteinstellungen und benutzerindividuelle Einstellungen möglich

‣ Unterschiedliche Prioritäten von Meldungen
  (fade in/out - wegklicken erforderlich - blockierend)

‣ Zuteilen und Übernehmen von Meldungen
Projectcloud / Projektportfolio

    Welche Projekte sind wichtig? Welche sind gefährdet?
Darstellung durch Größe und Farbe

Bsp:
‣ Geplante vs. erledigte Aktivitäten
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Kombiniertes Controlling

Frühwarnsystem
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Detail Controlling

Einfache Übersichten der Kostenstruktur
Detailansicht Job > Kunde > Agentur
intevo.websolutions gmbh

§ Gegründet 2003 (1995)
  Team: 14 Mitarbeiter, Freelancer und Partner
  Geschäftsführende Gesellschafter
  Mag. Martin Reitbauer-Ortner und DI Michael Schachinger


§ Standorte
  Wien, Steyr (A) sowie in Baden/Zürich (CH)


§ Kunden
  Über 75 Agenturen in Wien, Zürich, Bern, Hamburg, München...
  (über 1.000 User)


§ intevo.TEAMBOX
  internet - webbasiert und plattformunabhängig
  evolution - passt sich bestehenden Prozessen an
Agiles Projektmanagement und intelligente Workflows mit TEAMBOX

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Agiles Projektmanagement und intelligente Workflows mit TEAMBOX

  • 1. Macht Agenturen noch erfolgreicher. Kein Soll – nur Haben. Agiles Projekt- und Jobmanagement Intelligente Workflows
  • 3. Arbeiten mit Projekten § Hat das Management die Übersicht? § Haben alle die richtigen Informationen? § Ist es einfach?
  • 4. Ist effiziente Arbeit möglich? § Verschiedene Programme? Kompliziert und inflexibel? § Schwierige interne Kommunikation? Umständliche Zusammenarbeit, viel Bürokratie? § Falsch, redundant oder veraltet? Daten / Termine / Informationen?
  • 5. Projekte versus Jobs § Projekte § Jobs § Komplex § Abwicklung § Innovativ § Routine § Teamarbeit § Projekt-/Job Portfolio § Übersicht? § Kontrolle?
  • 6. Klassisches Projektmanagement § Projektleiter investiert viel Zeit in Planung und Dokumentation § Projektteam ,stimmt zu‘ und tut was es will § Prozess Kommunikation und Fortschritt wird kaum/nicht eingepflegt § Starre Regeln, fixer Zeitplan Top down § Aufwändige Meetings Komplizierte Tools
  • 7. Agiles Projektmanagement § Einfach und pragmatisch statt bürokratisch § Soviel Planung und Dokumentation wie nötig anstatt soviel wie möglich § Interaktion und Kommunikation stehen im Zentrum § Partizipativ bereits bei der Planung, inkl. Einbeziehung der Stakeholder. Bottom Up
  • 8. Agile Werte (frei Wiki) vom lateinischen agilis von agere: ,zu schnellen Bewegungen der Gliedmaßen fähig‘ § Individuen und Interaktionen sind wichtiger als Prozesse und Werkzeuge § Kundenabstimmung ist wichtiger als der urspüngliche Auftrag § Mut und Offenheit für Änderungen Anstatt das Befolgen eines fixen Plans § Erfolgreiche Projekte sind wichtiger als ausführliche Dokumentation
  • 9. Klassischer Workflow § Besprechung - Protokoll - Besprechung - ... § Kommunikation über viele Tools Telefon, eMail, Instant Messaging, Fax, ... § Informationsoverflow Folge ist Verweigerung § Relevante Infos müssen zusammengesucht werden Projekt- und Jobbezogene Informationen über aufwändige Recherche
  • 10. Intelligenter Workflow § Zeitversetztes Arbeiten möglich Asynchron § Push oder Pull Opt-in § Zusammenhängende Relevanz Informationen (Threads) zum Projekt/Job § - Automatische - Dokumentation Offenes, Erledigtes, Kommentare, Diskussionen, History ... § Collaboration Einfache Zusammenarbeit mit integrierender Webapplikation
  • 11. TEAMBOX: das Konzept § Webbasierend Plattformunabhängig - für Windows, Linux und Mac § Für Dienstleister Branchenlösung - aus der Praxis entwickelt § Einfach Durch ‚bekannte‘ Weboberfläche § Unabhängig Durch offene Standards und günstig durch Gratis-Basissoftware § State of the Art Evolution statt Revolution [ intevo ]
  • 12. Individuelle Module Kalender Memo News Geburtstage Mitarbeiter Meta-Dokumente Ferien/Urlaub, Teilzeit Web oder Word Jobverwaltung Finanzen Jobdetails- und Reports Budget, KVs, Zeiterfassung- und Reports Rechnungen,Kontrollen Adressen, Produktion CRM, Newsletter Offerte (Anfrage) - Auftrag Projektmanagement Meldungen Ressourcenplanung Workflow
  • 13. Projektplanung - Aktivitäten Arbeitspaket ‣ Hat EINEN Verantwortlichen und Endtermin ‣ Optionale weitere Details Aufgaben (Optional) ‣ Delegierbare Aufgaben, die nicht für AP verantwortlich sind
  • 14. PM und Workflows @ TEAMBOX
  • 15. Intelligente Meldungen - Beispiel ‣ Mitarbeiter erstellt Angebot und klickt auf ,zu Bestätigen‘ ‣ Bei Geschäftsführer erscheint eine Meldung, über die er direkt zum Kostenvoranschlag wechselt und diesen korrigiert oder freigibt ‣ Mitarbeiter erhält Nachricht, dass er das Angebot versenden kann
  • 16. Intelligente Meldungen - Opt-In ‣ ‚Opt-In‘ - kein ‚information overflow‘ ‣ Gesamteinstellungen und benutzerindividuelle Einstellungen möglich ‣ Unterschiedliche Prioritäten von Meldungen (fade in/out - wegklicken erforderlich - blockierend) ‣ Zuteilen und Übernehmen von Meldungen
  • 17. Projectcloud / Projektportfolio Welche Projekte sind wichtig? Welche sind gefährdet? Darstellung durch Größe und Farbe Bsp: ‣ Geplante vs. erledigte Aktivitäten ‣ KV vs. bereits angefallene Kosten
  • 19. Detail Controlling Einfache Übersichten der Kostenstruktur Detailansicht Job > Kunde > Agentur
  • 20. intevo.websolutions gmbh § Gegründet 2003 (1995) Team: 14 Mitarbeiter, Freelancer und Partner Geschäftsführende Gesellschafter Mag. Martin Reitbauer-Ortner und DI Michael Schachinger § Standorte Wien, Steyr (A) sowie in Baden/Zürich (CH) § Kunden Über 75 Agenturen in Wien, Zürich, Bern, Hamburg, München... (über 1.000 User) § intevo.TEAMBOX internet - webbasiert und plattformunabhängig evolution - passt sich bestehenden Prozessen an