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Produktivitätssteigerung
      durch Workflow-Lösungen




Helmut Heptner,
Managing Director, Comindware GmbH   www.comindware.de
Wie mehr erreichen in kürzerer Zeit?
Typische Herausforderungen, in vielen Unternehmen anzutreffen




       Durcheinander in                 Wie endlose Status-
    E-Mails und Dokumenten?             Meetings vermeiden?



2                                                   www.comindware.de
Spezialanwendungen adressieren nicht die
Herausforderung für effektives Teamwork
                         Der Großteil spezialisierter
                         Lösungen auf Abteilungsebene,
                         wie ERP, HRM, CRM und
                         andere, gehen nicht über ihren
                         eng gefassten, speziali-
                         sierten Zweck hinaus.

                         Der Einsatz von Lösungen für
                         kollaboratives Workflow-
                         Management steigert die
                         Produktivität Ihrer Teams und
                         kann leicht direkte Kosten-
                         einsparungen von 30-50%
                         erzielen.



3                                       www.comindware.de
Automatisieren Sie Ihre Abläufe, um die Arbeit
zu erledigen!            Wie funktioniert das?

                         Ihre Prozesse sind eine Sequenz
                         von Aufgaben mit Prioritäten

                         Aufgaben werden weitergereicht
                         von einem Teammitglied zum
                         nächsten, wie beim Staffellauf

                         Aufgaben für den nächsten Schritt
                         werden automatisch generiert,
                         mit vorbestimmten Prioritäten und
                         Deadlines

                         Teams sind zu 100% effektiv.
                         Jeder Prozessstatus ist zu 100%
                         transparent für den Vorgesetzten

4                                          www.comindware.de
Comindware Tracker®
Comindware® Tracker® ist eine kollaborative Workmanagement-
Software zur Aufgabenverfolgung, Projektdurchführung und zur
Automatisierung von Workflows.

Vorteile der Lösung
    • Schneller Start durch vorgestaltete Lösungs-Templates
    • Visuelle Gestaltung von Workflows sowie Modifizierung on-the-
      fly ohne Anpassungsprogrammierung und Neuimplementierung
    • Einfach anzupassen an Ihre spezifischen Prozessanforderungen
      mit einem flexiblen Workflow-Designer
    • Oberfläche im Outlook-Stil ermöglicht sofortige Nutzung ohne
      langwierige Einarbeitung – direkt in der Microsoft Outlook-
      Oberfläche arbeiten



5                                                     www.comindware.de
Grafische Gestaltung von Workflows und
Modifizierung on-the-fly mit Drag and Drop
                            Prozesse lassen sich ganz
                            einfach gestalten – per Maus
                            und mit Lösungs-Templates

                            Prozesse können on-the-fly
                            modifiziert werden, ohne
                            erneuter Implementierung

                            Einfügen neuer Prozess-
                            schritte per Drag and Drop

                            Einfache Anpassung von
                            Workflows an Ihre
                            spezifischen Anforderungen




6                                        www.comindware.de
Vorgefertigte Lösungen für Ihren Bereich
Comindware Tracker bringt bereits vorgefertigte Lösungen mit, auf
denen Sie aufbauen können

Passen Sie diese Lösungen an Ihre Bedürfnisse an oder “bauen” Sie mit
Leichtigkeit Ihre eigene Anwendung



Finanzen und Verwaltung                            Marketingprozesse

        IT Help Desk                                Vertriebsprozesse

       Personalwesen                               Finanzprozesse

    Softwareentwicklung                           Aus- und Weiterbildung



7                                                    www.comindware.de
Comindware® Exklusiv: ElasticData Technology
                     Was ist das?
                     • Datenbankmanagementsystem der
                       nächsten Generation
                     • Verwendung eines Graphen-
                       Datenbankmodells anstelle eines
                       starren RDBMS-Modells

                     Welche Vorteile ergeben sich?
                     • Unübertroffene Flexibilität
                       ermöglicht einfache Anpassungen
                     • Änderung von Workflow-Prozessen
                       on-the-fly ohne erneute
                       Implementierung
                     • Schnelle Suchfunktion, basierend
                       auf komplexen Datenverknüpfungen

8                                      www.comindware.de
Comindware® Integrationsmöglichkeiten
                        Comindware Tracker bietet eine API,
     ERP      CRM       basierend auf allgemeinen
                        WebServices-Standards.

                        Comindware Tracker kann mit
                        verschiedenen Systemen integriert
                        werden, wie z.B.:
                        • SalesForce CRM
                        • Microsoft Dynamics CRM
                        • Surveygizmo
    Surveys   Support   und anderen.

                        Die API ist kostenfrei enthalten.



9                                          www.comindware.de
Welche Ergebnisse wurden erzielt?
                     •   Stets Transparenz und
                         Übersicht in Projekte und
                         Prozessabläufe in Echtzeit

                     •   Durcheinander in Projekt-
                         E-Mails und -dokumenten ist
                         beendet

                     •   Zeiteinsparungen im
                         Management, mehr Zeit für die
                         Erledigung von Vorgängen

                     •   Produktivitätssteigerung der
                         Teams um 30%-50%

                     •   In weniger Zeit mehr erreichen


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Produktivitätssteigerung durch Workflow-Lösungen

  • 1. Produktivitätssteigerung durch Workflow-Lösungen Helmut Heptner, Managing Director, Comindware GmbH www.comindware.de
  • 2. Wie mehr erreichen in kürzerer Zeit? Typische Herausforderungen, in vielen Unternehmen anzutreffen Durcheinander in Wie endlose Status- E-Mails und Dokumenten? Meetings vermeiden? 2 www.comindware.de
  • 3. Spezialanwendungen adressieren nicht die Herausforderung für effektives Teamwork Der Großteil spezialisierter Lösungen auf Abteilungsebene, wie ERP, HRM, CRM und andere, gehen nicht über ihren eng gefassten, speziali- sierten Zweck hinaus. Der Einsatz von Lösungen für kollaboratives Workflow- Management steigert die Produktivität Ihrer Teams und kann leicht direkte Kosten- einsparungen von 30-50% erzielen. 3 www.comindware.de
  • 4. Automatisieren Sie Ihre Abläufe, um die Arbeit zu erledigen! Wie funktioniert das? Ihre Prozesse sind eine Sequenz von Aufgaben mit Prioritäten Aufgaben werden weitergereicht von einem Teammitglied zum nächsten, wie beim Staffellauf Aufgaben für den nächsten Schritt werden automatisch generiert, mit vorbestimmten Prioritäten und Deadlines Teams sind zu 100% effektiv. Jeder Prozessstatus ist zu 100% transparent für den Vorgesetzten 4 www.comindware.de
  • 5. Comindware Tracker® Comindware® Tracker® ist eine kollaborative Workmanagement- Software zur Aufgabenverfolgung, Projektdurchführung und zur Automatisierung von Workflows. Vorteile der Lösung • Schneller Start durch vorgestaltete Lösungs-Templates • Visuelle Gestaltung von Workflows sowie Modifizierung on-the- fly ohne Anpassungsprogrammierung und Neuimplementierung • Einfach anzupassen an Ihre spezifischen Prozessanforderungen mit einem flexiblen Workflow-Designer • Oberfläche im Outlook-Stil ermöglicht sofortige Nutzung ohne langwierige Einarbeitung – direkt in der Microsoft Outlook- Oberfläche arbeiten 5 www.comindware.de
  • 6. Grafische Gestaltung von Workflows und Modifizierung on-the-fly mit Drag and Drop Prozesse lassen sich ganz einfach gestalten – per Maus und mit Lösungs-Templates Prozesse können on-the-fly modifiziert werden, ohne erneuter Implementierung Einfügen neuer Prozess- schritte per Drag and Drop Einfache Anpassung von Workflows an Ihre spezifischen Anforderungen 6 www.comindware.de
  • 7. Vorgefertigte Lösungen für Ihren Bereich Comindware Tracker bringt bereits vorgefertigte Lösungen mit, auf denen Sie aufbauen können Passen Sie diese Lösungen an Ihre Bedürfnisse an oder “bauen” Sie mit Leichtigkeit Ihre eigene Anwendung Finanzen und Verwaltung Marketingprozesse IT Help Desk Vertriebsprozesse Personalwesen Finanzprozesse Softwareentwicklung Aus- und Weiterbildung 7 www.comindware.de
  • 8. Comindware® Exklusiv: ElasticData Technology Was ist das? • Datenbankmanagementsystem der nächsten Generation • Verwendung eines Graphen- Datenbankmodells anstelle eines starren RDBMS-Modells Welche Vorteile ergeben sich? • Unübertroffene Flexibilität ermöglicht einfache Anpassungen • Änderung von Workflow-Prozessen on-the-fly ohne erneute Implementierung • Schnelle Suchfunktion, basierend auf komplexen Datenverknüpfungen 8 www.comindware.de
  • 9. Comindware® Integrationsmöglichkeiten Comindware Tracker bietet eine API, ERP CRM basierend auf allgemeinen WebServices-Standards. Comindware Tracker kann mit verschiedenen Systemen integriert werden, wie z.B.: • SalesForce CRM • Microsoft Dynamics CRM • Surveygizmo Surveys Support und anderen. Die API ist kostenfrei enthalten. 9 www.comindware.de
  • 10. Welche Ergebnisse wurden erzielt? • Stets Transparenz und Übersicht in Projekte und Prozessabläufe in Echtzeit • Durcheinander in Projekt- E-Mails und -dokumenten ist beendet • Zeiteinsparungen im Management, mehr Zeit für die Erledigung von Vorgängen • Produktivitätssteigerung der Teams um 30%-50% • In weniger Zeit mehr erreichen 10 www.comindware.de
  • 11. 11 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Besuchen Sie uns auf www.comindware.de 11 www.comindware.de

Hinweis der Redaktion

  1. BPMund Systemintegration sind in aller Munde, doch nur wenigen Unternehmen gelingt es, ihre täglichen Workflow-Prozesse für die einzelnen Teams effektiv zu verwalten. Die Folge? Häufig herrscht Unklarheit über Prioritäten und Aufgabenverteilung; Managern mangelt es an der erforderliche Sichtbarkeit in aktuelle Vorgänge und an effektiven Steuerungsmöglichkeiten. Immer mehr E-Mails, Telefonate und Status-Meetings sind keine Methode für ein effektives Work-Management.Ich möchte Ihnen einen Ansatz vorstellen, wie Work Management im Team mit einer webbasierten Software funktionieren kann und zu signifikanter Produktivitätssteigerung beiträgt.Hierbei geht es nicht um Produktivitätssteigerung in einem eng umgrenzten Gebiet, sondern in Geschäftsbereichen, die Sie in jedem Unternehmen vorfinden: Finanzen, Administrative Prozesse, IT, Personalwesen, Vertrieb, Marketing und andere.
  2. Stellen Sie sich einen “ganz gewöhnlichen” Arbeitstag in einem “ganz gewöhnlichen” Unternehmen vor.Der Projektmanager sichtet heute wieder eine lange Liste an Emails, kann jedoch den aktuellen Status seiner Projekte nicht auf einen Blick erfassen. Wie immer bekommt er jede Menge Emails, die nicht seine Projekte betreffen und nur dazu beitragen den Überblick zu verlieren.Häufige Status-Meetings sind auch keine Lösung und die Teammitglieder sind nicht begeistert alle 2 Tage die gleichen Punkte wieder und wieder zu besprechen. Während der Update-Meetings scheint alles soweit klar und verständlich, jedoch kommt es häufig vor, dass die Teammitglieder am nächsten Tag dennoch mit Unklarheiten zu kämpfen haben.Kommt Ihnen das bekannt vor? Sicherlich haben Sie derartige Situationen in der einen oder anderen Form bereits erlebt.
  3. Eines der Kernprobleme besteht darin, dass Spezialanwendungen wie CRM- oder ERP-Systeme auf einen engen Zweck ausgerichtet sind wie z.B. das Management von Sales Pipelines, von Verträgen oder Verwaltung der Finanzen. Die allgemeinen Bedürfnisse der Zusammenarbeit im Team werden damit jedoch nicht abgedeckt.Diese speziellen Systeme sind perfekt für die Erledigung bestimmter zweckgerichteter Aufgaben, erreichen jedoch ihre Grenzen wenn es um dynamische Zusammenarbeit im Team geht, welche im realen Arbeitsalltag an der Tagesordnung sind.Kollaborative Workflow-Anwendungen lösen dagegen genau diese Probleme in der Zusammenarbeit, steigern die Produktivität Ihrer Teams und helfen direkte Kosten einzusparen.
  4. Was ist ein Workflow und wie funktioniert er?Stellen Sie sich den Prozess einer Neueinstellung von Mitarbeitern vor. Eine Reihe von Aktivitäten (eine Sequenz von Aufgaben) müssen erledigt werden: Stellenbeschreibung erstellen, Veröffentlichung der Vakanz, Bewerbungsgespräche, Genehmigungen, Unterzeichnung eines NDA, Arbeitsvertrag erstellen sowie formale Einstellungsprozesse wie PC anschaffen, Benutzer einrichten u.s.w.Verschiedene Mitarbeiter aus unterschiedlichen Abteilungen sind involviert: der Vorgesetzte des neuen Mitarbeiters, die Personalabteilung, der Finanzchef, der die Einstellung genehmigt sowie der IT-Mitarbeiter.Wie ist nun der Ablauf zu organisieren ohne wichtige Prozessschritte auszulassen?Genau hier setzen moderne Workflow-Systeme an: die Arbeit von Menschen zur organisieren, die gemeinsam an einem Vorgang arbeiten, damit die Arbeitsschritte fristgerecht, prozesstreu und vollständig ausgeführt werden.Um es für die Beteiligten leichter zu machen, werden die Aufgaben für den jeweils nächsten Prozessschritt im Ablauf automatisch generiert,mit Prioritäten und Deadlines versehenund dem dafür zuständigen Mitarbeiter zugewiesen, sobald der Mitarbeiter des vorhergehenden Prozessschritts seine Aufgabe abgeschlossen hat. Der Arbeitsablauf funktioniert wie bei ein Staffellauf: der Staffelstab wird von einem Mitarbeiter zum nächsten weitergegeben. Managen Sie dagegen die Prozesse per Email, so müssen Sie den gesamten Prozess im Detail kennen und wissen wann, wem die Aufgabe per Email weiterzuleiten ist. Workflow-Systeme dagegen treffen die richtigen Entscheidungen für Sie basierend auf dem festgelegten Workflow. Teammitglieder können ohne Meetings und trotz räumlicher Trennung effektiv arbeiten und die angestrebten Ziele erreichen. Workflow-Systeme helfen nicht nur die Arbeit zu erledigen, sondern bieten auch volle Transparenz in alle Vorgänge. Der Manager aus unserem Beispiel kennt somit jederzeit den Status der geplanten Neueinstellung.
  5. Ich möchte Ihnen eine universellekollaborative Workflow-Lösung vorstellen, die Sie unterstützt die Effektivität Ihrer Aktivitäten zu steigern. Comindware TrackerComindware Tracker ist eine Workmanagement-Software zur Aufgabenverfolgung, Projektdurchführung und zur Automatisierung von Workflows.Ausgestattet mit einer Reihe einzigartiger Funktionen, hilft Comindware Tracker dem Chaos mit Emails, Status-Meetings und unklarem Projektstatus ein Ende zu bereiten.Positiv zu vermerken ist, dass Comindware Tracker dabei schnell zu implementieren und unkompliziert zu nutzen ist. Die Oberfläche im vertrauten Stil von Microsoft Outlook und die visuelle Gestaltung der Workflow-Prozesse ermöglichen einen schnellen Start sowie die Modifizierung von Prozessen on-the-fly - ganz ohne Programmierung.Manager können weiterhin in der Umgebung arbeiten, die Sie von Microsoft Outlook gewöhnt sind. Sie können an den Team-Aufgaben mitwirken sowie Workflow-Prozesse direkt aus Microsoft Outlook heraus anstoßen, welches von Comindware erweitert ist mit Funktionen zur Zusammenarbeit und für Workflows.Betrachten wir einige Vorteile, die Ihnen Comindware Tracker bietet.
  6. Im Gegensatz zu anderen komplexen Systemen zur Workflow-Automatisierung können Sie mit Comindware Tracker Workflows visuell gestalten. Erstellen Sie Workflow-Schritte per Drag and Drop und verbinden diese mit Übergängen. Aufwendige Programmierarbeit ist dafür nicht erforderlich.Möchten Sie einen bestehenden Workflow verändern, müssen Sie das System nicht neu einrichten sondern lediglich die Änderungen auf der Zeichenfläche vornehmen und abspeichern. Keiner der aktiven Prozesse wird gestört oder unterbrochen, selbst wenn einzelne Schritte gelöscht werden.In Comindware Tracker gelten keine starren Workflow-Einstellungen. Prozesse können spielend einfach an Ihre spezifischen Anforderungen angepasst werden: branchenneutral und für alle Abteilungen Ihres Unternehmens.
  7. Zur Erstellung Ihrer Workflow-Anwendungen können Sie verschiedene bereits mit Comindware Tracker gelieferte, vorgefertigte Lösungen für verschiedene Bereiche einsetzten. Modifizieren Sie diese Prozesse und passen sie auf Ihre spezifischen Bedürfnisse an.Sie können aber auch Ihre eigenen Lösungen erstellen und Ihre bereits auf dem Papier dokumentierten Prozesse elektronisch abbilden und produktiver nutzen.Comindware Tracker ist einsetzbar in verschiedenen Bereichen: Finanzen und Verwaltung, IT Help Desk, Personalwesen, Softwareentwicklung, Marketingprozesse, Vertriebsprozesse, Aus- und Weiterbildung und viele andere.
  8. Die herausragende Flexibilität von Comindware Tracker und die Modifikation von Workflows on-the-fly wird mithilfe der Elastic-Data-Technologie erreicht, basierend auf einem Graphen-Datenbankmodell der nächsten Generation. Im Unterschied zu starren Datenbank Management Systemen, welche mit statischen Tabellen arbeiten, speichert ElasticData die Informationen und Beziehungen in einer Art einfacher Sätze der Englischen Sprache. Das erlaubt es gespeicherte Informationen problemlos zu modifizieren und schnell zu durchsuchen.
  9. Verwenden Sie andere Applikationen für spezielle Anforderungen in den Bereichen Kundenbeziehungsmanagement, Ressourcen-Verwaltung oder Kundensupport? Nutzen Sie diese weiter und integrieren Sie Ihre Workflow-Prozesse in Comindware Tracker mittels API basierend auf Webservices.Beispiel-Integrationen werden mit Comindware Tracker bereits mitgeliefert und lassen sich leicht an Ihre Bedürfnisse anpassen.
  10. Welche Ergebnisse werden durch den Einsatz von Kollaborativen Workflow-Lösungen erreicht?Alle Beteiligten haben jederzeit Transparenz und Übersicht über laufende Projekte: z.B.Welche Aufgaben oder strategischen Projekte sind noch nicht abgeschlossen?Wie viele Kandidaten haben sich im letzten Monat auf die ausgeschriebene Stelle beworben?Welche Mitarbeiter sind ständig überlastet und können das Arbeitsaufkommen nicht bewältigen?und andere Fragestellungen finden hier Ihre Antwort.Befreien Sie Ihre Email-Inbox von unzähligen Kettenemails, welche Ihnen nur Ihre Zeit stehlen. Schaffen Sie zeitliche Freiräume um die wirklich wichtigen Dinge Ihres Arbeitstages zu erledigen.Die Produktivität Ihrer Teams wird signifikant gesteigert. Aufgaben werden automatisch zugewiesen – in der richtigen Reihenfolge, zur richtigen Zeit, an den richtigen Mitarbeiter mit der richtigen Priorität.Im Ergebnis erreichen Sie mehr mit weniger Zeitaufwand.
  11. Ich bedanke mich für Ihre Aufmerksamkeit.Für weitere Informationen über Comindware, unsere Software-Lösungen und wie diese helfen, Ihr Business effektiver zu gestalten besuchen Sie unsere Webseite www.comindware.de.