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ZEITGEWINN HAMBURG                                                  ANDREA KADEN
Effiziente Büroorganisation -Freiheit für Wichtiges                 Professional Organizer



                        „Papierloses Büro
                      Mobilität ist die Devise“




                                              Andrea Kaden
                                       www.zeitgewinn-hamburg.de
                                       info@zeitgewinn-hamburg.de
ZEITGEWINN HAMBURG                                         ANDREA KADEN
Effiziente Büroorganisation -Freiheit für Wichtiges
                                                           Professional Organizer



                                        Warum Paperless?

   1. Wirtschaftlichkeit –Zukunftsfähigkeit der Unternehmen

    Einsparungen Kostenreduktion durch Senkung der Papier-,
        Druckkosten und Postversand
    weniger Platz und Kosten für Aufbewahrung und Archivierung
    Suchzeiten nach Dokumenten lassen sich drastisch verkürzen
    Voraussetzung für Mobilität und moderne Kommunikation
    Teamarbeit!
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Effiziente Büroorganisation -Freiheit für Wichtiges   Professional Organizer




Zahlen und Fakten:
•   13 Prozent der Arbeitszeit werden täglich zum Suchen
    aufgewandt
•   15 Prozent der Arbeitszeit werden verwendet, um
    Dokumente abzulegen
•   1.000 Euro jährliche Kosten, wenn ein Mitarbeiter täglich
    fünf Minuten sucht
•   10 Prozent aller Dokumente werden nicht wieder
    gefunden
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Effiziente Büroorganisation -Freiheit für Wichtiges          Professional Organizer


                                        Warum Paperless?

         2. Umwelt - Nachhaltigkeit

          enorme Einsparung bei Papier- und Drucksachen
          pro Stunde weltweit Flächenvernichtung von 500 Fußballfeldern
         13 Mio. Hektar Wald jedes Jahr für Papierproduktion abgeholzt
          367 Mio. Tonnen jährlicher Papierverbrauch
          Deutschland pro Kopf 250 kg Papierverbrauch pro Jahr
            (doppelt so viel wie Afrika und Südamerika zusammen)



          Konsequenz: Reduce, Re-Use, Recycle!!
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                                       Warum Paperless?
         3. Informationsmanagement
          verfügbares Wissen verdoppelt sich alle vier Jahre
          295 Trillionen Bytes – Informationsmenge wächst viermal
             schneller als die Weltwirtschaft
          Stapel von CDs: Erde bis zum Mond
                                                      (Quelle: www.wissenschaft-aktuell.de;/Inventur des Weltwissens)


        4. Technologiefortschritt
         Eric Schmidt: „Mobile, Mobile, Mobile“
         CeBIT 2011:                 - 40 neue Tablet-Anbieter
                                      - Mobile Web
                                      - Cloud Computing
                                      - Mobile Printing
                                      - Social Media
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                       Was brauchen Sie dafür?




                                                  Papier
                                                  unwichtigen Informationen
                                                  alte Arbeitsgewohnheiten
Ein Zwischenergebnis …...
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                                      Ziel
                                      Projekt-, Zeitplan
                                      IT-Konzeption
                                      Aktenplan

Planungs- und Mindmaptools
- Xmind (www.xmind.net)
- PersonalBrain (http://www.thebrain.com/)
- Freeplane (http://sourceforge.net/projects/freeplane/)
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 Aktenplan
 • immer unternehmenstypisch
 • Ordnerstruktur für die Bearbeitung, Ablage und Archivierung
 • Aktenübersicht verschaffen
 • Hauptgruppen bilden, nummerieren
 • klassischer Aktenplan hat 10 Hauptgruppen (0-9)
 • IT und Papier identisch soweit wie möglich identisch

z.B.                   z.B.                        z.B.
0 Leitung              0 Leitung                   1 Verwaltung
1 Verwaltung           0-0 Gründung                1-0 Büro
2 Finanzen             0-1 Führung                 1-1 Organisation
3 Personal             0-3 Team                    1-2 Versicherungen
4 Einkauf              0-4 Partner                 1-3 Recht
5 Projekte             0-5 Mitgliedschaften

                       0-9 Archiv                  1-9 Archiv
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Vorstufe Aktenplan in Excel               Effiziente Büroorganisation -Freiheit für Wichtiges




                              Aktenplan im Explorer
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 Scanner
 Monitor(e)
 Tablets, Netbooks
 Smartphones
                      Fujitsu ScanSnap S 1500M
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 Anwendungsprogramme
 Kommunikation
 Datensicherung
 DMS/CRM
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    Ihr Status Quo und Bereitschaft
    Kenntnis gesetzlicher Vorschriften
          (AO,GDPdU, Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen)


    Mitarbeiter, Partner
    Kunden
    Lieferanten
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    §147 Abs. 6 AO i.V.m. GDPdU
    d.h. Finanzbehörde hat das Recht Einblick in die gespeicherten Daten zu nehmen
    Prüfsoftware (IDEA)
    elektronische Rechnungen müssen auch 10 Jahre aufbewahrt werden (Original)
    bei Ausdruck und Löschung ginge die qualifizierte Signatur verloren
    steuerlich relevante Mails grundsätzlich im separaten Ordner abspeichern
    am besten separate Ordner für Rechnungen und Auftragsbestätigungen
    ansonsten die gleichen Aufbewahrungsvorschriften (Dauer) wie bei Papier
    originär digital entstandene Daten sind digital zu archivieren
    2013 Änderung geplant

   Internet Themenportal: www.elektronische-steuerprüfung.de
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   Unterschrift der Informationsgesellschaft
   qualifizierte elektronische Signatur entspricht der Schriftform (BGB §§ 126,126a)
      (Ausnahmen: Beendigung AV, Bürgschaft, Schuldanerkenntnis, notarielle
       Beglaubigungen)
   pers. Unterschrift ersetzt durch zwei Algorithmen
   Algorithmenpaar wird in Trust Center erzeugt und in Form von Chipkarte
     (SmartCard) mit PIN dem Inhaber verliehen
   zeitlich begrenzt wie Kreditkarte
   Inhaber immer eine natürliche Person
   keine Verschlüsselung, sondern bestätigt die Authentizität des Dokuments
   2002, § 14 UstG Echtheit der Herkunft nur durch elektronische Signatur
      sichergestellt

  www.decoda.de
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   ab dem 01.07.2011 brauchen Rechnungen keine Elektronische Signatur mehr
      (Entwurf Steuervereinfachungsgesetz vom 02.02.2011)
   elektronische Signatur kann, muss aber nicht mehr


  „ ..andere Verfahren zugelassen, um die Echtheit des Rechnungsabsenders und die
      Richtigkeit zu garantieren. Unternehmer selbst darf festlegen, wie er diese
      Anforderungen erfüllt.“


  „ innerbetriebliche Kontrollverfahren, die verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung
    und Leistung schaffen.“
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 Anwendungsprogramme
 Kommunikation
 Datensicherung
 DMS/CRM
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      Datenmanagementsysteme (DMS)
       Infos unter www.barc.de
       http://www.softguide.de/software/archivierung.htm
       www.DokuWork.com (Outlook Einzelplatz kostenlos)
       www.Dr. Doc.com (Einzelplatz 300 €)
       www.elo.com
       www.easy.de
                                                      Costumer-Relationship
      www.d-velop.de                                 Management (CRM)-Systeme
                                                       V-Tiger (Open source)
                                                       Sugar
                                                       Navision
                                                       bm-businessmanager
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      Anwendungsprogramme
       Office und OpenOffice
                                                                Free DMS
       PDF Reader und Creater
                                                                • http://www.epiware.com
       Foxit für Windows und Linux                             • http://sourceforge.net/
       Preview (Mac)
       PDF Xchange (Windows)
                                                      OCR Software
       Acrobat
                                                      • Abby fine readers (Windows, Mac)
       Sumatra
                                                      • PDF Converter für Mac (79 €)
       Nitro
                                                      • Paperless 2.0.1. für Mac
                                                      • Omnipage für Windows (ab 49 €,
                                                       mit PDF Erstellung und DMS)
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   Anwendungen
   • PhraseExpress (Autotext)
   • Nitro (PDF-Bearbeitung)
   • www.pdf995.com (PDFPrinter)
   • www.efax.de (Fax to PC)
   • cardreader (iphone)
   • www.7-zip.de/
   • www.lastpass.com (Passwörter)
   • www.keypass.com (Passwörter)
   • www.freshbooks.com (Buchhaltung, Zeiterfassung)
   • http://basecamphq.com/ (Projektplanung)
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      Mobilität/Speicher
      • Dropbox
                                                      Kommunikation
      • Evernote/Devonthimk (Mac)
                                                      • googlemail
      • www.box.net
                                                      • Skype
      • Google Apps for Business
                                                      • Netviewer
      • www.gladinet.com
                                                      • WengoPhone – Opensource Lösung
                                                      • Sightspeed (Mac + Win)
                                                      • Windows Live Messenger (Win)

     Hilfreiche Internetseiten
      http://mashable.com/2010/05/01/small-business-paperless/)
      http://workawesome.com/productivity/paperless-office-software/
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 Datensicherung!
  Aufbewahrung/Sicherstellung
  • offline/online?
  • automatische oder manuelle Synchronisierung?


  Anbieter u.a.
  • Humyo/Trend Micro
  • Strato Hi Drive (Märzangebot 100 GB 1 €)
  • Mozy
  • iDrive
  • Amazon S3 mit Jungle Disk Interface (15 US cent/GB)
  • Dropbox
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   Datensicherung!
   Zugriff/Internetsicherheit
   • Passwortschutz
   • verschlüsselte Verbindungen nutzen
   • TSL , früher SSL heue vor allem mit HTTPS
     Verbindungen genutzt
   • Truecrypt, Cryptor
   • Exkurs: GNUPG zum Verschlüsseln und Entschlüsseln von
     Daten, Erzeugen und Prüfen elektronischer Signaturen
    (http://www.gnupg.org)
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       Was brauchen Sie?
       • Soft Skills- Bereitschaft
       • Plan - Zeitplan, Aktenplan
       • Hardware - Scanner, Monitor
       • Software - PDF, OCR, Datensicherung
       • „Kondition“- Mut, Mitstreiter,
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                        Wann fangen Sie an?
    „Auch     der längste Weg beginnt mit dem ersten Schritt“ (fernöstliche Weisheit)
                                               Keep it simple!

                            Kleine Schritte sind mehr als große Sprüche“ (W. Brandt)



                       Es darf Spaß machen !


                             „Kleine Schritte sind besser als keine Schritte“ (W. Brandt)
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      Danke für die Aufmerksamkeit und Mitarbeit!
                      Rufen Sie mich gern an, wenn Sie Fragen haben!




                                          Andrea Kaden
                                         040 46 88 29 49
                                   www.zeitgewinn-hamburg.de
                                   info@zeitgewinn-hamburg.de

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Papierloses Büro- Mobilität ist die Devise

  • 1. ZEITGEWINN HAMBURG ANDREA KADEN Effiziente Büroorganisation -Freiheit für Wichtiges Professional Organizer „Papierloses Büro Mobilität ist die Devise“ Andrea Kaden www.zeitgewinn-hamburg.de info@zeitgewinn-hamburg.de
  • 2. ZEITGEWINN HAMBURG ANDREA KADEN Effiziente Büroorganisation -Freiheit für Wichtiges Professional Organizer Warum Paperless? 1. Wirtschaftlichkeit –Zukunftsfähigkeit der Unternehmen  Einsparungen Kostenreduktion durch Senkung der Papier-, Druckkosten und Postversand  weniger Platz und Kosten für Aufbewahrung und Archivierung  Suchzeiten nach Dokumenten lassen sich drastisch verkürzen  Voraussetzung für Mobilität und moderne Kommunikation  Teamarbeit!
  • 3. ZEITGEWINN HAMBURG ANDREA KADEN Effiziente Büroorganisation -Freiheit für Wichtiges Professional Organizer Zahlen und Fakten: • 13 Prozent der Arbeitszeit werden täglich zum Suchen aufgewandt • 15 Prozent der Arbeitszeit werden verwendet, um Dokumente abzulegen • 1.000 Euro jährliche Kosten, wenn ein Mitarbeiter täglich fünf Minuten sucht • 10 Prozent aller Dokumente werden nicht wieder gefunden
  • 4. ZEITGEWINN HAMBURG ANDREA KADEN Effiziente Büroorganisation -Freiheit für Wichtiges Professional Organizer Warum Paperless? 2. Umwelt - Nachhaltigkeit  enorme Einsparung bei Papier- und Drucksachen  pro Stunde weltweit Flächenvernichtung von 500 Fußballfeldern 13 Mio. Hektar Wald jedes Jahr für Papierproduktion abgeholzt  367 Mio. Tonnen jährlicher Papierverbrauch  Deutschland pro Kopf 250 kg Papierverbrauch pro Jahr (doppelt so viel wie Afrika und Südamerika zusammen) Konsequenz: Reduce, Re-Use, Recycle!!
  • 5. ZEITGEWINN HAMBURG ANDREA KADEN Effiziente Büroorganisation -Freiheit für Wichtiges Professional Organizer Warum Paperless? 3. Informationsmanagement  verfügbares Wissen verdoppelt sich alle vier Jahre  295 Trillionen Bytes – Informationsmenge wächst viermal schneller als die Weltwirtschaft  Stapel von CDs: Erde bis zum Mond (Quelle: www.wissenschaft-aktuell.de;/Inventur des Weltwissens) 4. Technologiefortschritt  Eric Schmidt: „Mobile, Mobile, Mobile“  CeBIT 2011: - 40 neue Tablet-Anbieter - Mobile Web - Cloud Computing - Mobile Printing - Social Media
  • 6. ZEITGEWINN HAMBURG ANDREA KADEN Effiziente Büroorganisation -Freiheit für Wichtiges Professional Organizer Was brauchen Sie dafür?  Papier  unwichtigen Informationen  alte Arbeitsgewohnheiten
  • 7.
  • 9. ZEITGEWINN HAMBURG Effiziente Büroorganisation -Freiheit für Wichtiges  Ziel  Projekt-, Zeitplan  IT-Konzeption  Aktenplan Planungs- und Mindmaptools - Xmind (www.xmind.net) - PersonalBrain (http://www.thebrain.com/) - Freeplane (http://sourceforge.net/projects/freeplane/)
  • 10. ZEITGEWINN HAMBURG Effiziente Büroorganisation -Freiheit für Wichtiges Aktenplan • immer unternehmenstypisch • Ordnerstruktur für die Bearbeitung, Ablage und Archivierung • Aktenübersicht verschaffen • Hauptgruppen bilden, nummerieren • klassischer Aktenplan hat 10 Hauptgruppen (0-9) • IT und Papier identisch soweit wie möglich identisch z.B. z.B. z.B. 0 Leitung 0 Leitung 1 Verwaltung 1 Verwaltung 0-0 Gründung 1-0 Büro 2 Finanzen 0-1 Führung 1-1 Organisation 3 Personal 0-3 Team 1-2 Versicherungen 4 Einkauf 0-4 Partner 1-3 Recht 5 Projekte 0-5 Mitgliedschaften 0-9 Archiv 1-9 Archiv
  • 11. ZEITGEWINN HAMBURG Vorstufe Aktenplan in Excel Effiziente Büroorganisation -Freiheit für Wichtiges Aktenplan im Explorer
  • 12. ZEITGEWINN HAMBURG Effiziente Büroorganisation -Freiheit für Wichtiges  Scanner  Monitor(e)  Tablets, Netbooks  Smartphones Fujitsu ScanSnap S 1500M
  • 13. ZEITGEWINN HAMBURG Effiziente Büroorganisation -Freiheit für Wichtiges  Anwendungsprogramme  Kommunikation  Datensicherung  DMS/CRM
  • 15. ZEITGEWINN HAMBURG ANDREA KADEN Effiziente Büroorganisation -Freiheit für Wichtiges Professional Organizer  Ihr Status Quo und Bereitschaft  Kenntnis gesetzlicher Vorschriften (AO,GDPdU, Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen)  Mitarbeiter, Partner  Kunden  Lieferanten
  • 16. ZEITGEWINN HAMBURG ANDREA KADEN Effiziente Büroorganisation -Freiheit für Wichtiges Professional Organizer  §147 Abs. 6 AO i.V.m. GDPdU  d.h. Finanzbehörde hat das Recht Einblick in die gespeicherten Daten zu nehmen  Prüfsoftware (IDEA)  elektronische Rechnungen müssen auch 10 Jahre aufbewahrt werden (Original)  bei Ausdruck und Löschung ginge die qualifizierte Signatur verloren  steuerlich relevante Mails grundsätzlich im separaten Ordner abspeichern  am besten separate Ordner für Rechnungen und Auftragsbestätigungen  ansonsten die gleichen Aufbewahrungsvorschriften (Dauer) wie bei Papier  originär digital entstandene Daten sind digital zu archivieren  2013 Änderung geplant Internet Themenportal: www.elektronische-steuerprüfung.de
  • 17. ZEITGEWINN HAMBURG ANDREA KADEN Effiziente Büroorganisation -Freiheit für Wichtiges Professional Organizer  Unterschrift der Informationsgesellschaft  qualifizierte elektronische Signatur entspricht der Schriftform (BGB §§ 126,126a) (Ausnahmen: Beendigung AV, Bürgschaft, Schuldanerkenntnis, notarielle Beglaubigungen)  pers. Unterschrift ersetzt durch zwei Algorithmen  Algorithmenpaar wird in Trust Center erzeugt und in Form von Chipkarte (SmartCard) mit PIN dem Inhaber verliehen  zeitlich begrenzt wie Kreditkarte  Inhaber immer eine natürliche Person  keine Verschlüsselung, sondern bestätigt die Authentizität des Dokuments  2002, § 14 UstG Echtheit der Herkunft nur durch elektronische Signatur sichergestellt www.decoda.de
  • 18. ZEITGEWINN HAMBURG ANDREA KADEN Effiziente Büroorganisation -Freiheit für Wichtiges Professional Organizer  ab dem 01.07.2011 brauchen Rechnungen keine Elektronische Signatur mehr (Entwurf Steuervereinfachungsgesetz vom 02.02.2011)  elektronische Signatur kann, muss aber nicht mehr „ ..andere Verfahren zugelassen, um die Echtheit des Rechnungsabsenders und die Richtigkeit zu garantieren. Unternehmer selbst darf festlegen, wie er diese Anforderungen erfüllt.“ „ innerbetriebliche Kontrollverfahren, die verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen.“
  • 19. ZEITGEWINN HAMBURG Effiziente Büroorganisation -Freiheit für Wichtiges  Anwendungsprogramme  Kommunikation  Datensicherung  DMS/CRM
  • 20. ZEITGEWINN HAMBURG ANDREA KADEN Effiziente Büroorganisation -Freiheit für Wichtiges Professional Organizer Datenmanagementsysteme (DMS)  Infos unter www.barc.de  http://www.softguide.de/software/archivierung.htm  www.DokuWork.com (Outlook Einzelplatz kostenlos)  www.Dr. Doc.com (Einzelplatz 300 €)  www.elo.com  www.easy.de Costumer-Relationship www.d-velop.de Management (CRM)-Systeme  V-Tiger (Open source)  Sugar  Navision  bm-businessmanager
  • 21. ZEITGEWINN HAMBURG ANDREA KADEN Effiziente Büroorganisation -Freiheit für Wichtiges Professional Organizer Anwendungsprogramme  Office und OpenOffice Free DMS  PDF Reader und Creater • http://www.epiware.com  Foxit für Windows und Linux • http://sourceforge.net/  Preview (Mac)  PDF Xchange (Windows) OCR Software  Acrobat • Abby fine readers (Windows, Mac)  Sumatra • PDF Converter für Mac (79 €)  Nitro • Paperless 2.0.1. für Mac • Omnipage für Windows (ab 49 €, mit PDF Erstellung und DMS)
  • 22. ZEITGEWINN HAMBURG ANDREA KADEN Effiziente Büroorganisation -Freiheit für Wichtiges Professional Organizer Anwendungen • PhraseExpress (Autotext) • Nitro (PDF-Bearbeitung) • www.pdf995.com (PDFPrinter) • www.efax.de (Fax to PC) • cardreader (iphone) • www.7-zip.de/ • www.lastpass.com (Passwörter) • www.keypass.com (Passwörter) • www.freshbooks.com (Buchhaltung, Zeiterfassung) • http://basecamphq.com/ (Projektplanung)
  • 23. ZEITGEWINN HAMBURG ANDREA KADEN Effiziente Büroorganisation -Freiheit für Wichtiges Professional Organizer Mobilität/Speicher • Dropbox Kommunikation • Evernote/Devonthimk (Mac) • googlemail • www.box.net • Skype • Google Apps for Business • Netviewer • www.gladinet.com • WengoPhone – Opensource Lösung • Sightspeed (Mac + Win) • Windows Live Messenger (Win) Hilfreiche Internetseiten  http://mashable.com/2010/05/01/small-business-paperless/)  http://workawesome.com/productivity/paperless-office-software/
  • 24. ZEITGEWINN HAMBURG ANDREA KADEN Effiziente Büroorganisation -Freiheit für Wichtiges Professional Organizer Datensicherung! Aufbewahrung/Sicherstellung • offline/online? • automatische oder manuelle Synchronisierung? Anbieter u.a. • Humyo/Trend Micro • Strato Hi Drive (Märzangebot 100 GB 1 €) • Mozy • iDrive • Amazon S3 mit Jungle Disk Interface (15 US cent/GB) • Dropbox
  • 25. ZEITGEWINN HAMBURG ANDREA KADEN Effiziente Büroorganisation -Freiheit für Wichtiges Professional Organizer Datensicherung! Zugriff/Internetsicherheit • Passwortschutz • verschlüsselte Verbindungen nutzen • TSL , früher SSL heue vor allem mit HTTPS Verbindungen genutzt • Truecrypt, Cryptor • Exkurs: GNUPG zum Verschlüsseln und Entschlüsseln von Daten, Erzeugen und Prüfen elektronischer Signaturen (http://www.gnupg.org)
  • 26. ZEITGEWINN HAMBURG ANDREA KADEN Effiziente Büroorganisation -Freiheit für Wichtiges Professional Organizer Was brauchen Sie? • Soft Skills- Bereitschaft • Plan - Zeitplan, Aktenplan • Hardware - Scanner, Monitor • Software - PDF, OCR, Datensicherung • „Kondition“- Mut, Mitstreiter,
  • 27. ZEITGEWINN HAMBURG ANDREA KADEN Effiziente Büroorganisation -Freiheit für Wichtiges Professional Organizer Wann fangen Sie an? „Auch der längste Weg beginnt mit dem ersten Schritt“ (fernöstliche Weisheit) Keep it simple! Kleine Schritte sind mehr als große Sprüche“ (W. Brandt) Es darf Spaß machen ! „Kleine Schritte sind besser als keine Schritte“ (W. Brandt)
  • 28. ZEITGEWINN HAMBURG ANDREA KADEN Effiziente Büroorganisation -Freiheit für Wichtiges Professional Organizer Danke für die Aufmerksamkeit und Mitarbeit! Rufen Sie mich gern an, wenn Sie Fragen haben! Andrea Kaden 040 46 88 29 49 www.zeitgewinn-hamburg.de info@zeitgewinn-hamburg.de