1. ZEITGEWINN HAMBURG ANDREA KADEN
Effiziente Büroorganisation -Freiheit für Wichtiges Professional Organizer
„Papierloses Büro
Mobilität ist die Devise“
Andrea Kaden
www.zeitgewinn-hamburg.de
info@zeitgewinn-hamburg.de
2. ZEITGEWINN HAMBURG ANDREA KADEN
Effiziente Büroorganisation -Freiheit für Wichtiges
Professional Organizer
Warum Paperless?
1. Wirtschaftlichkeit –Zukunftsfähigkeit der Unternehmen
Einsparungen Kostenreduktion durch Senkung der Papier-,
Druckkosten und Postversand
weniger Platz und Kosten für Aufbewahrung und Archivierung
Suchzeiten nach Dokumenten lassen sich drastisch verkürzen
Voraussetzung für Mobilität und moderne Kommunikation
Teamarbeit!
3. ZEITGEWINN HAMBURG ANDREA KADEN
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Zahlen und Fakten:
• 13 Prozent der Arbeitszeit werden täglich zum Suchen
aufgewandt
• 15 Prozent der Arbeitszeit werden verwendet, um
Dokumente abzulegen
• 1.000 Euro jährliche Kosten, wenn ein Mitarbeiter täglich
fünf Minuten sucht
• 10 Prozent aller Dokumente werden nicht wieder
gefunden
4. ZEITGEWINN HAMBURG ANDREA KADEN
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Warum Paperless?
2. Umwelt - Nachhaltigkeit
enorme Einsparung bei Papier- und Drucksachen
pro Stunde weltweit Flächenvernichtung von 500 Fußballfeldern
13 Mio. Hektar Wald jedes Jahr für Papierproduktion abgeholzt
367 Mio. Tonnen jährlicher Papierverbrauch
Deutschland pro Kopf 250 kg Papierverbrauch pro Jahr
(doppelt so viel wie Afrika und Südamerika zusammen)
Konsequenz: Reduce, Re-Use, Recycle!!
5. ZEITGEWINN HAMBURG ANDREA KADEN
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Warum Paperless?
3. Informationsmanagement
verfügbares Wissen verdoppelt sich alle vier Jahre
295 Trillionen Bytes – Informationsmenge wächst viermal
schneller als die Weltwirtschaft
Stapel von CDs: Erde bis zum Mond
(Quelle: www.wissenschaft-aktuell.de;/Inventur des Weltwissens)
4. Technologiefortschritt
Eric Schmidt: „Mobile, Mobile, Mobile“
CeBIT 2011: - 40 neue Tablet-Anbieter
- Mobile Web
- Cloud Computing
- Mobile Printing
- Social Media
6. ZEITGEWINN HAMBURG ANDREA KADEN
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Was brauchen Sie dafür?
Papier
unwichtigen Informationen
alte Arbeitsgewohnheiten
15. ZEITGEWINN HAMBURG ANDREA KADEN
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Ihr Status Quo und Bereitschaft
Kenntnis gesetzlicher Vorschriften
(AO,GDPdU, Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen)
Mitarbeiter, Partner
Kunden
Lieferanten
16. ZEITGEWINN HAMBURG ANDREA KADEN
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§147 Abs. 6 AO i.V.m. GDPdU
d.h. Finanzbehörde hat das Recht Einblick in die gespeicherten Daten zu nehmen
Prüfsoftware (IDEA)
elektronische Rechnungen müssen auch 10 Jahre aufbewahrt werden (Original)
bei Ausdruck und Löschung ginge die qualifizierte Signatur verloren
steuerlich relevante Mails grundsätzlich im separaten Ordner abspeichern
am besten separate Ordner für Rechnungen und Auftragsbestätigungen
ansonsten die gleichen Aufbewahrungsvorschriften (Dauer) wie bei Papier
originär digital entstandene Daten sind digital zu archivieren
2013 Änderung geplant
Internet Themenportal: www.elektronische-steuerprüfung.de
17. ZEITGEWINN HAMBURG ANDREA KADEN
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Unterschrift der Informationsgesellschaft
qualifizierte elektronische Signatur entspricht der Schriftform (BGB §§ 126,126a)
(Ausnahmen: Beendigung AV, Bürgschaft, Schuldanerkenntnis, notarielle
Beglaubigungen)
pers. Unterschrift ersetzt durch zwei Algorithmen
Algorithmenpaar wird in Trust Center erzeugt und in Form von Chipkarte
(SmartCard) mit PIN dem Inhaber verliehen
zeitlich begrenzt wie Kreditkarte
Inhaber immer eine natürliche Person
keine Verschlüsselung, sondern bestätigt die Authentizität des Dokuments
2002, § 14 UstG Echtheit der Herkunft nur durch elektronische Signatur
sichergestellt
www.decoda.de
18. ZEITGEWINN HAMBURG ANDREA KADEN
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ab dem 01.07.2011 brauchen Rechnungen keine Elektronische Signatur mehr
(Entwurf Steuervereinfachungsgesetz vom 02.02.2011)
elektronische Signatur kann, muss aber nicht mehr
„ ..andere Verfahren zugelassen, um die Echtheit des Rechnungsabsenders und die
Richtigkeit zu garantieren. Unternehmer selbst darf festlegen, wie er diese
Anforderungen erfüllt.“
„ innerbetriebliche Kontrollverfahren, die verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung
und Leistung schaffen.“
21. ZEITGEWINN HAMBURG ANDREA KADEN
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Anwendungsprogramme
Office und OpenOffice
Free DMS
PDF Reader und Creater
• http://www.epiware.com
Foxit für Windows und Linux • http://sourceforge.net/
Preview (Mac)
PDF Xchange (Windows)
OCR Software
Acrobat
• Abby fine readers (Windows, Mac)
Sumatra
• PDF Converter für Mac (79 €)
Nitro
• Paperless 2.0.1. für Mac
• Omnipage für Windows (ab 49 €,
mit PDF Erstellung und DMS)
23. ZEITGEWINN HAMBURG ANDREA KADEN
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Mobilität/Speicher
• Dropbox
Kommunikation
• Evernote/Devonthimk (Mac)
• googlemail
• www.box.net
• Skype
• Google Apps for Business
• Netviewer
• www.gladinet.com
• WengoPhone – Opensource Lösung
• Sightspeed (Mac + Win)
• Windows Live Messenger (Win)
Hilfreiche Internetseiten
http://mashable.com/2010/05/01/small-business-paperless/)
http://workawesome.com/productivity/paperless-office-software/
24. ZEITGEWINN HAMBURG ANDREA KADEN
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Datensicherung!
Aufbewahrung/Sicherstellung
• offline/online?
• automatische oder manuelle Synchronisierung?
Anbieter u.a.
• Humyo/Trend Micro
• Strato Hi Drive (Märzangebot 100 GB 1 €)
• Mozy
• iDrive
• Amazon S3 mit Jungle Disk Interface (15 US cent/GB)
• Dropbox
25. ZEITGEWINN HAMBURG ANDREA KADEN
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Datensicherung!
Zugriff/Internetsicherheit
• Passwortschutz
• verschlüsselte Verbindungen nutzen
• TSL , früher SSL heue vor allem mit HTTPS
Verbindungen genutzt
• Truecrypt, Cryptor
• Exkurs: GNUPG zum Verschlüsseln und Entschlüsseln von
Daten, Erzeugen und Prüfen elektronischer Signaturen
(http://www.gnupg.org)
26. ZEITGEWINN HAMBURG ANDREA KADEN
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Was brauchen Sie?
• Soft Skills- Bereitschaft
• Plan - Zeitplan, Aktenplan
• Hardware - Scanner, Monitor
• Software - PDF, OCR, Datensicherung
• „Kondition“- Mut, Mitstreiter,
27. ZEITGEWINN HAMBURG ANDREA KADEN
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Wann fangen Sie an?
„Auch der längste Weg beginnt mit dem ersten Schritt“ (fernöstliche Weisheit)
Keep it simple!
Kleine Schritte sind mehr als große Sprüche“ (W. Brandt)
Es darf Spaß machen !
„Kleine Schritte sind besser als keine Schritte“ (W. Brandt)
28. ZEITGEWINN HAMBURG ANDREA KADEN
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Danke für die Aufmerksamkeit und Mitarbeit!
Rufen Sie mich gern an, wenn Sie Fragen haben!
Andrea Kaden
040 46 88 29 49
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