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Theum Dokumentationen als nutzbares Wissen bereitstellen

Theum AG
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Author documents, deliver knowledge Document delivery, the way it always should have been.

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Author documents.
Deliver know-how.
Unternehmensdokumentation
als nutzbares Wissen bereitstellen
Februar 2016
• Über Coextant
• Was Theum dem Unternehmen bringt
• Typische Kundenanforderungen
• Themen finden – anstatt Dokumente suchen
• Grundlegende Lösungsprinzipien
• Das Ergebnis – ein digitales Buch
• Wie SIEMENS Richtlinien bereitstellt …
• Live Demo
• Nutzen der Lösung
• Typische Vorgehensweise
• Zusatzinformationen
Agenda
• Vollständige Automation der Wissensbereitstellung
• Automatisierte Umwandlung, Aufbereitung und Verteilung von Inhalten
• Aufbereitung Dokumente zu strukturierten Daten und recherchierbarem Wissen
• Umfassend, flexibel konfigurierbar und leistungsfähig
• Einfach zu nutzen auf allen Medien und Plattformen
• 20 Jahre Praxiserfahrung
• Weltweit setzen große Unternehmen auf Coextant Produkte
• Bereitstellung prozeduralen Wissens
• Automation
• Compliance
Über Coextant
….eine Methode Ihr Unternehmenswissen immer und überall verfügbar zu haben
….eine Technologie die Ihre Suchmaschinen mit einer einzigen Findmaschine ablöst
….eine Software die gespeichertes Wissen relevanten Mitarbeitern sofort bereitstellt
….eine hochintegrierte Plattform die Ihre Autoren und Anwender schnell verbindet
….einen geführten Prozess der Anweisungen und Richtlinien revisionssicher gestaltet
….eine Reduktion der Blindleistung der Belegschaft durch „suchen und nicht finden“
….eine Reduzierung der zeitraubenden Emailkommunikation
…. vollintegriertes Wissensmanagement in Ihrem Unternehmen
Nutzen aus Sicht des CEO
• ….einen echten Wertbeitrag durch die dynamische Bereitstellung von Unternehmenswissen
• ….eine Technologie die Ihre Suchmaschinen mit einer einzigen Findmaschine ablöst
• ….eine Software die gespeichertes Wissen relevanten Mitarbeitern sofort bereitstellt
• ….eine hochintegrierte Plattform die Ihre Autoren und Anwender schnell verbindet
• ….einen geführten Prozess der Anweisungen und Richtlinien revisionssicher gestaltet
• ….Lösungen die Blindleistung der Belegschaft durch „suchen und nicht finden“ stark reduziert
• ….eine Reduzierung der zeitraubenden Emailkommunikation
• …. eine vollkommen neue Form der prozesssicheren Unternehmenskommunikation
Nutzen aus Sicht des CIO
….eine einfache Methode um Unternehmensregeln zu finden und anzuwenden
….eine Technologie die es ermöglicht Wissen schnell im Team bereitzustellen
….eine Software mit der Sie im Tagesgeschäft weniger Fehler und Korrekturen bearbeiten
….eine Umgebung die schnell und sicher relevante Regeln nutzbar macht
….eine Plattform mit der Autoren, Spezialisten und Dokumente schnell auffindbar sind
….Mittel daß die ewige Sucherei und Recherchieren ein Ende hat
….die Sicherheit immer aktuell informiert zu sein und schnell und konform zu arbeiten
….ein vollintegriertes Wissensmanagement in Ihrem Unternehmen
Nutzen aus Sicht des Anwenders

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Theum Dokumentationen als nutzbares Wissen bereitstellen

  • 1. Author documents. Deliver know-how. Unternehmensdokumentation als nutzbares Wissen bereitstellen Februar 2016
  • 2. • Über Coextant • Was Theum dem Unternehmen bringt • Typische Kundenanforderungen • Themen finden – anstatt Dokumente suchen • Grundlegende Lösungsprinzipien • Das Ergebnis – ein digitales Buch • Wie SIEMENS Richtlinien bereitstellt … • Live Demo • Nutzen der Lösung • Typische Vorgehensweise • Zusatzinformationen Agenda
  • 3. • Vollständige Automation der Wissensbereitstellung • Automatisierte Umwandlung, Aufbereitung und Verteilung von Inhalten • Aufbereitung Dokumente zu strukturierten Daten und recherchierbarem Wissen • Umfassend, flexibel konfigurierbar und leistungsfähig • Einfach zu nutzen auf allen Medien und Plattformen • 20 Jahre Praxiserfahrung • Weltweit setzen große Unternehmen auf Coextant Produkte • Bereitstellung prozeduralen Wissens • Automation • Compliance Über Coextant
  • 4. ….eine Methode Ihr Unternehmenswissen immer und überall verfügbar zu haben ….eine Technologie die Ihre Suchmaschinen mit einer einzigen Findmaschine ablöst ….eine Software die gespeichertes Wissen relevanten Mitarbeitern sofort bereitstellt ….eine hochintegrierte Plattform die Ihre Autoren und Anwender schnell verbindet ….einen geführten Prozess der Anweisungen und Richtlinien revisionssicher gestaltet ….eine Reduktion der Blindleistung der Belegschaft durch „suchen und nicht finden“ ….eine Reduzierung der zeitraubenden Emailkommunikation …. vollintegriertes Wissensmanagement in Ihrem Unternehmen Nutzen aus Sicht des CEO
  • 5. • ….einen echten Wertbeitrag durch die dynamische Bereitstellung von Unternehmenswissen • ….eine Technologie die Ihre Suchmaschinen mit einer einzigen Findmaschine ablöst • ….eine Software die gespeichertes Wissen relevanten Mitarbeitern sofort bereitstellt • ….eine hochintegrierte Plattform die Ihre Autoren und Anwender schnell verbindet • ….einen geführten Prozess der Anweisungen und Richtlinien revisionssicher gestaltet • ….Lösungen die Blindleistung der Belegschaft durch „suchen und nicht finden“ stark reduziert • ….eine Reduzierung der zeitraubenden Emailkommunikation • …. eine vollkommen neue Form der prozesssicheren Unternehmenskommunikation Nutzen aus Sicht des CIO
  • 6. ….eine einfache Methode um Unternehmensregeln zu finden und anzuwenden ….eine Technologie die es ermöglicht Wissen schnell im Team bereitzustellen ….eine Software mit der Sie im Tagesgeschäft weniger Fehler und Korrekturen bearbeiten ….eine Umgebung die schnell und sicher relevante Regeln nutzbar macht ….eine Plattform mit der Autoren, Spezialisten und Dokumente schnell auffindbar sind ….Mittel daß die ewige Sucherei und Recherchieren ein Ende hat ….die Sicherheit immer aktuell informiert zu sein und schnell und konform zu arbeiten ….ein vollintegriertes Wissensmanagement in Ihrem Unternehmen Nutzen aus Sicht des Anwenders
  • 7. Verschiedenen Analysen zu Folge verschwenden Mitarbeiter in Unternehmen durchschnittlich 2-3 Stunden pro Tag durch „suchen und nicht finden“. Die Informationsflut steigt gewaltig an und das Emailsystem ist vom ursprünglich, produktiven Kommunikationsmittel zum unkontrollierten „Wurf und Schleudersystem“ für Informationen geworden. Abhilfe sollte durch u.a. interne Chatsysteme oder Wikiplattformen geschaffen werden. Es ist jedoch eine Tatsache, dass dadurch noch mehr Unruhe und Unsicherheit geschaffen wurde. Mitarbeiter wollen immer aktuell informiert sein. Fühlen Sie sich nicht gut informiert wird per Chat, Email, in Meetings und auf dem Gang,… versucht sich das vermeintlich fehlende Wissen zu beschaffen. Beispiel: Kosten der Zeitverschwendung: Mitarbeiter: 3000 a ca. 35,00 €/h Kostensatz Jahresarbeitszeit: 1470 h; 194 Tage Zeitverlust: 2,5 h / Tag x 194 = 485 h Finanzieller Verlust: 485 h x 35,00 € Summe: 16.975,00 € pro Mitarbeiter und Jahr Bei 3000 MA = 50.925.000,00 € pro Jahr Wirtschaftslichkeitsbetrachtung
  • 8. Ausgangsituation: Finanzieller Verlust 50.925.000,00 € pro Jahr Effizienzbeitrag durch Theum: • Reduktion der Zeitverschwendung von ca. 2,5 h auf 0,5 Stunden, wobei diese 30 min ein effizientes „Finden“ in einer professionellen Wissensumgebung darstellt. Messbare Einsparung durch Theum: 2 Stunden x 194 Tage x 35,00 € x 3000 Mitarbeiter Summe der Einsparung: 40.740.000,00 € pro Jahr ROI bei einer Konzernlizenz von 1.500.000,00 € ROI = Investition / Einsparungen p.a. = 1.500.000,00 € / 40.740.000 = 0,0368 Jahre ROI in Monaten 3,26 Monate ROI
  • 9. • Erstellen der Inhalte mit Standard Office Anwendungen (MS Office …) • Basisdokumente: Word PPT Excel • Dokumentverwaltung im Dateisystem /DMS / SharePoint … • Große Zahl von Lesern • Mehrsprachigkeit • Automatische Aktualisierung • Support für PC, Tablet, Smartphone • Druckversion Typische Kundenanforderungen (1)
  • 10. • Kommentare/Änderungsmarkierungen • Dokument-übergreifende Links • On-Offline Versionen • Filter (HGB, Division, Produktbereich etc.) • Reines HTML und Layout via CSS • Plattform Unabhängigkeit • Link Checker • Nutzbar für beliebige Unternehmenshandbücher • Keine Content Kosten per User Typische Kundenanforderungen (2)
  • 11. • Publikationsvoransicht • Staging Area • Production Area • Publikation kompletter Bücher • Aus 1 oder • 1000‘den Dokumenten • Suchen nach Textziffern/Bookmarks • Volltextsuche • Logische Gliederung von Büchern • HTML, PDF, cPDF und EBook Support • Versionen, Entwürfe, Historie ** • Zugriffsrechte auf Autoren-/Leserseite • Änderungsdokument Erzeugung • Optional: Freigabe Workflows *** Typische Kundenanforderungen (3) ** Setzt DMS oder Filesystem Versionierung voraus ** Setzt DMS voraus
  • 12. Funktion Theum kann aus beliebigen Dokumenten digitale Bücher erzeugen  Nach Themen zielgenau und ohne Umwege recherchierbar  Online | Offline | Print optimiert: Auf allen modernen Medien  Stets aktuell  Intuitiv nutzbar Einsatzbereiche • Financial reporting guidelines • Verfahrensrichtlinien, SOP • Produktionsprozesse • Sicherheitsregelungen • Betriebsdokumentationen • Supportabläufe und Wissen • Rechtshandbücher • Organisationsanweisungen • Zoll Im/Export Vorschriften • Rentenregularien What is Theum? Cloud Service für bedarfsgerechte Bereitstellung von Unternehmensdokumentationen als nutzbares Wissen
  • 13. Architektur (1) Smartphone Tablet PC Sonst. Internet Explorer (10+) Chrome, Firefox, Opera, Safari (aktuelle Versionen) pdf Reader (pdf), E-Book reader (epub) theum server Windows Server / IIS 7.5 oder 8.5 .net framework Datenbank web server Jeder aktuelle Web Server inkl. Apache, IIS, etc. theum composer Windows Server / IIS 7.5 oder 8.5 Internet Explorer (10+) Chrome, Firefox, Opera, Safari (aktuelle Versionen)
  • 14. Architektur (2) Any WEB Server Theum Composer Theum Server Intranet/Internet File server with documents Theum Thematic Matrices On any WEB Server Theum Books E- BOOK SharePoint and other DMS Web Service API
  • 15. Ausführungsbestimmungen Regelungen zur Bilanzierung im HGB Einzelabschluss 63 Ordner 84 Dokumente ~2000 Seiten inkl. PowerPoint Slides Finden statt suchen: Wissensbereitstellung
  • 16. Der gängige Weg: Dokumente suchen 13 Seiten 10 Seiten 45 Folien Suche nach „Performance Contracting“
  • 17. Theum Ansatz: Themen als Antworten finden
  • 18. • Große Dokumente aus beliebigen Geschäftsbereichen werden in einem “Buch” zusammengefasst • Einheitliche Darstellung trotz unterschiedlicher Autoren • Bücher bestehen aus tausenden von “Themen” • Themen bestehen aus Absätzen, Sätzen, Images, Tabellen, etc. • Bücher machen Wissen verfügbar • Themen ermöglichen Anwendern schnellen gezielten Zugriff auf benötigte Information Wie es funktioniert
  • 19. Das Ergebnis: Digitale Wissensbibliotheken
  • 20. Das Ergebnis: Bücher voller verfügbarem Wissen Feingranulare gezielte Themensuche Einheitlicher Inhalt – medienübergreifend optimiert – gut lesbar Mail-to, Druck Seite, Einzel-PDF, Gesamt-PDF, E-Book, Hilfe … Navigator mit Kategorien, Titeln und Themen
  • 21. Ergebnis: Bücher mit thematischer Suche auf allen Medien PC/Tablet SmartPhone EBook PDF
  • 22. Benutzer • Volles Leistungsspektrum für Autoren • MS Office • Standard DMS/CMS oder Dateisystem • Keine Änderungen der Geschäftsprozesse • „Find-Maschine“ • Thematische Suche • Zugriff durch Browser und mobile Geräte • Online – offline – Papier – Archiv • Anwendungsspezifische Navigation • Mediengerechte Darstellung • Verlinkte Inhalte • Stets aktuell Organisation • Neue IT Optionen • Standard Produkt für Unternehmenswissen • 100% Web Standard • Einfach zu installieren und zu betreiben • Neue Bücher „ad hoc“ erzeugen • Kostenreduktion • 1 Lösung für alle Unternehmensdokumentationen • Elimination manueller Verteilaufwände • Kostengünstiger Betrieb • Unternehmensinhalte FREI verteilbar (keine CALs) • Schlagkraft und Wirksamkeit Relevante und aktuelle Informationen  schlagkräftige Teams  gute Entscheidungen  weniger Fehler  bessere Ergebnisse USP
  • 24. • Relevante Themen sofort finden – anstatt in Dokumenten zu suchen • Einfache, zentralisierte einheitliche Aufbereitung und Bereitstellung von Unternehmenswissen • Einheitliche, mediengerechte Darstellung der Ergebnisse auf allen Endgeräten • Stets authentische und aktuelle Informationen • Besser informierte Mitarbeiter – mehr Qualität / Schlagkraft – weniger Fehler • Kombination und Recherche von Wissen aus unterschiedlichen „Pools“ • Vollständige Automation der Prozesse von der Dokumentenerstellung bis zur Nutzung als Wissen – dadurch Kostenersparnisse Nutzen
  • 25. • Web Konferenz mit Live Demo • Probepublikation • Demo vor Ort • Angebot • Konzeption • Parametrierung / Services • Installation • Going Live Typische Vorgehensweise
  • 26. Coextant Referenzen Finanzdienstleister Industrie Handel und Dienstleistungen Öffentlicher Sektor
  • 28. Coextant Systems International AG Schönbergstrasse 45 73760 Ostfildern (Stuttgart) Germany +49 711 45 1000 – 0 Tel +49 711 45 1000 - 20 Fax info@coextant.com www.coextant.com Paul Caspers, CEO +49 711 45 1000 10 pcaspers@coextant.com Richard Reed, CBDO +49 711 45 1000 18 rr@coextant.com Alexander Steffen, CIO +49 711 45 1000 18 asteffen@coextant.com Thomas Firnkorn, Sales +49 711 45 1000 18 tfirnkorn@coexant.com Kontakt
  • 30. • Autoren arbeiten mit gewohnten Standard Autorenwerkzeugen (z.B. Microsoft Office) • Keine zusätzlichen Tools oder Markup Werkzeuge; keine spezielle Ausbildung • Keine Änderung der Geschäftsprozesse • Dokumente einfach via Dateisystem oder mit Standard DMS/CMS/SharePoint verwalten • Keine neue Technologie, zusätzliche Ausbildung oder Änderung der Geschäftsprozesse • Optional DMS: Dokumentkontrolle (Versionierung, Historie, Review-/Freigabeprozesse …) • Automatische Themen-Matrix Erstellung • Sämtliche Informationen präsentiert auf Basis eines “Buch” Paradigmas, inkl. Inhaltsverzeichnis • Übergreifende themen-orientierte Schlüsselwortsuche für alle Inhalte | Intelligente Antworten ab Q3/2016 • Optional: Support für Archivierung und Compliance (PDF/A, TIF, elektronische Akten …) • Automatische plattform- und systemübergreifende Verteilung als nutzbares Wissen Funktionsweise / Prinzipien
  • 31. • Stufenloser Zoom • Klick auf Grafik vergrößert/verkleinert diese • Navigationsbereich aus-/einblendbar • Fußnoten Anzeige im Text durch Icon/Klick • Blättern mit <> Symbolen am Seitenrand oder <-> • Voller Touch Screen Support • Textziffern Bookmark Suche • Optimale PowerPoint Darstellung mit vor/zurück thumbnails • Smartphone Support durch responsive Design • Unterstützung aller modernen Browser • Layout via CSS mehrstufig flexibel anpassbar • Verteilung von Anlagen (Formulare, Rechenmodelle) • Maximale Performance • Parallelverarbeitung In Arbeit • Graph Server Integration • Frage / Antwort Funktion anstatt Volltextsuche • Apps zur Book Darstellung • Ausbau der Schnittstellen zu anderen Systemen In Planung • Personalisierung • Cloud Version • Sprach-Assistenten (Siri, Cortana) Weitere Theum Funktionen