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EMPOLIS SMART CONTENT
Power for your Content
EMPOLIS SMART CONTENT
INTELLIGENTES
INFORMATIONS-
MANAGEMENT
Der Alltag im Informationsmanagement........................................................
Herausforderungen im Informationsmanagement......................................
Die Lösung Empolis Smart Content.................................................................
Unsere Expertise.....................................................................................................
Ihr Nutzen..................................................................................................................
Anwendungs- und Einsatzgebiete.....................................................................
Blick unter die Haube.............................................................................................
Wie Sie möchten: On-Premise oder in der Cloud........................................
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„Unsere Redaktion muss eine immer größere Menge in der Technischen
Dokumentation erstellen. Gleichzeitig müssen wir hochwertiger, effizi-
enter und kostengünstiger werden.“
„Unsere Inhalte sind qualitativ hochwertig und qualitätsgesichert.
Wir würden diese gerne schnell und effektiv für neue Produkte und
Zielgruppen wiederverwerten.“
„Bisher arbeiten wir mit Handarbeit und Copy & Paste
– diese Arbeitsweise verursacht zu viele Fehler und
Mehrfacharbeit.“
„Unsere Übersetzungskosten sind nicht überschaubar, weil wir
immer ganze Handbücher übersetzen lassen müssen, obwohl große
Teile längst übersetzt sind.“
„Wie bekommen wir es hin, dass wir nicht ständig verschiedene
Versionen ein und desselben Textes verwenden?“
„Wie stellen wir abteilungsübergreifend unsere Qualitätsprozesse
sicher? Bislang hängt die Qualität der Dokumentation oft vom
jeweiligen Mitarbeiter ab.“
„Smart Devices sind der Hype – wie bekommen wir unsere Inhalte dahin?“
„Unsere Dokumentation erfolgt an verschiedenen Standorten. Die-
ser dezentrale Workflow kostet zu viel Zeit und ist oft nicht nachzu-
verfolgen.“
„Unsere Publikation ist top – aber wie schaffen wir eine einheitliche
Produktionsgrundlage für Print und Online?“
„Aufgrund der dezentralen Dokumentenverwaltung können wir
keine Inhalte wiederverwenden. Unsere Übersetzungskosten sind
explodiert!“
DER ALLTAG IM INFORMATIONSMANAGEMENT
3
HERAUSFORDERUNGEN IM INFORMATIONSMANAGEMENT
• Qualitätsgesicherte Inhalte
• Wachsender Umfang bei kürzeren Durchlaufzeiten und gleichbleibendem
Ressourceneinsatz
• Immer mehr Varianten und größere Medienvielfalt
• Stärkere Individualisierung
• Kürzer werdende Produktzyklen und Entwicklungszeiten
• Schnelle Verfügbarkeit von Publikationen in Content-Delivery-Portalen
• Publikation auf immer mehr (mobilen) Endgeräten
• Stärkere Lokalisierung für internationale Absatzmärkte
• Veränderte Mediennutzung
• Zunehmende Integration in die Geräte selbst
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DIE LÖSUNG EMPOLIS SMART CONTENT
Empolis Smart Content ist ein Component Content Management System für XML und andere
Inhaltsformate und unterstützt insbesondere die Erstellung, Pflege, Verwaltung, Übersetzung und
Publikation von (Technischer) Dokumentation, Verlagsinhalten und Regelwerken.
Empolis Smart Content verwendet den DITA-Standard. Mit diesem standardisierten Format für die
Inhaltsauszeichnung wird die Wiederverwendung von Inhalten über verschiedene Systeme hin-
weg ermöglicht und die Kosten für Einführung, Training und Pflege von DITA-basierten Systemen
reduziert.
Empolis Smart Content ist damit die umfassende Lösungsplattform für jede Content-Management-
Anwendung und bietet alle notwendigen effizienten Methoden zur Wiederverwendung von Inhal-
ten, inkl. Übersetzungsmanagement, Single Source- & Cross Media Publishing sowie der Pro-
zesssteuerung. Mit Empolis Smart Content wird der gesamte Prozess des Content Lifecycle für
die Informationserstellung abgedeckt.
Empolis Smart Content realisiert durch bewährtes Content Management und erprobte Such-Tech-
nologien auch webbasierte Content-Delivery-Portale, die modulare oder aggregierte Informationen
anwendungs- und anwendergerecht zur Verfügung stellen.
UNSERE EXPERTISE
Empolis verfügt über mehr als 25 Jahre Erfahrung im Content Management und zählt laut dem re-
nommierten amerikanischen EContent-Magazin zu den weltweit wichtigsten und einflussreichsten
IT-Unternehmen im Bereich „Digital Content Management“. So wurde Empolis dreimal in Folge in
die prestigeträchtige Liste „The 100 Top Companies in the Digital Content Industry“ aufgenommen.
Zudem wurde Empolis Smart Content vom US-Fachmagazin KMWorld als „Trend-Setting Product
of the Year 2015“ ausgezeichnet.
Zu unseren Kunden zählen wir unter anderem Airbus, BMW, BSH Hausgeräte, Fette Compacting
und Siemens Rail Automation.
IHR NUTZEN
• Wiederverwendung von Informationsmodulen in unterschiedlichen Kontexten,
dadurch Vermeidung von Redundanzen und Reduktion des Datenvolumens
• Drastische Reduzierung der Übersetzungskosten bei gleichzeitig verbesserter
Qualität
• Kürzere Durchlaufzeiten durch intelligente Suche und Metadaten-Klassifikationen
• Kontrollierte Redaktionsprozesse, verkürzte Produktionszyklen und verbesserter
Wiederverwendungsgrad von Informationen
• Erstellung von Entscheidungsbäumen und Dokumenten in einer Lösung
• Dynamische Publikation durch automatische Aufteilung von importierten
Inhaltsmodulen
• Reduzierter Schulungsaufwand der Redakteure durch Verwendung vorhandener
XML-Editoren
• Kundenindividuelle Lösungen und Integrationen in die jeweilige IT-Landschaft durch
umfangreiche Konfigurations- und Anpassungsmöglichkeiten
• Hohe Skalierbarkeit in Bezug auf Benutzer und Datenvolumina
6
ANWENDUNGS- UND EINSATZGEBIETE
TECHNISCHE DOKUMENTATION UND PRODUKTDOKUMENTATION
• Modulare Erstellung, Übersetzung und Publikation, passend zur Produktkonfiguration
und Benutzergruppe, in mehreren Sprachen, für unterschiedliche Zielformate (Print,
Online, Apps etc.)
PUBLIKATIONEN IM VERLAGSUMFELD
• Erstellung und Pflege von standardisierten, aus Bausteinen zusammengesetzten,
Kundenkommunikationsvorlagen, mit Blick auf Qualitätssicherung und Cross-Media-
Verwendung
• Flexible Prozesse zur Erstellung, Anreicherung und Validierung von Inhalten
• Dynamische Informationsbereitstellung - Open, Mobile, Social, On Demand
KNOWLEDGE-PORTAL
• Erstellung und Pflege von Wissensbasen oder FAQs für Intranet- oder Internetportale
durch Kategorisierung der Metadaten
PROPOSAL-MANAGEMENT
• Erstellung von komplexen Angeboten in Teams, mit Blick auf Wiederverwendung,
Standardisierung, Prozesskontrolle und Ausgabe in mehreren Medien
QUALITÄTSMANAGEMENT
• Erstellung und Pflege von relevanten Dokumenten mit Versionierung, Freigabe und
Publikation
VERTRAGSMANAGEMENT
• Erstellung von Verträgen aus wiederverwendbaren standardisierten Vertragsbau-
steinen
• Erstellung und Pflege der Bausteine, inklusive Versionierung und Freigabe
SCHULUNG UND TRAINING
• Erstellung und Pflege von modularen Schulungsunterlagen, nach Bedarf kombinier-
und bereitstellbar
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BLICK UNTER DIE HAUBE
XML-MANAGEMENT
• Sicherstellung der Datenkonsistenz
• Wiederverwendung von Modulen
• Editorintegrationen: oXygen, JustSys-
tems XMAX, PTC Arbortext Editor,
Adobe FrameMaker, Struktureditor,
Entscheidungsbaumeditor, webbasier-
ter Formulareditor
VERSIONSMANAGEMENT
• Versionierung auf Informationsobjekt-
ebene
• Automatische Historisierung des Inhalts
• Redaktionelle Versionierung und Frei-
gabe
• Anpassbare Geschäftslogik
VARIANTEN-MANAGEMENT
• Varianten-Metadaten
• „Inline“-Varianten
• Varianten-Filter
LINK-MANAGEMENT
• Automatischer Verwendungsnachweis
• Link-Klassifizierung
• Wiederverwendung von Modulen
• Einbindung von Grafiken
• Varianten
• Drag & Drop-Verlinkung
• Verlinkung im XML-Editor und Viewer
• XLink-Standard
WORKFLOW-MANAGEMENT
• Konfigurierbarer statusbasierter Work-
flow, konfigurierbare Rechte für Sta-
tusübergänge, Zugriffssteuerung über
Workflow-Status
• Workflow-Management-System: optio-
nale Integration eines Workflowsystems
PUBLIKATIONSMANAGEMENT
• Auf Basis von Linkstrukturen
• Metadaten / Varianten
• Manuelle Selektion
• Prozessbasiert
• Definition von Gültigkeiten
• Für PDF (Print), HTML, EPUB, Apps,
Custom etc.
ÜBERSETZUNGSMANAGEMENT
• Beliebige Sprachen: Unicode UTF-8
• Ermittlung des Übersetzungsstatus
• Übersetzungspakete: automatisch
generiert, exportiert, importiert, XML-
basierte Schnittstelle, anpassbar an
projektspezifische Anforderungen
9
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WIE SIE MÖCHTEN: ON-PREMISE ODER IN DER CLOUD
Unsere Software steht Ihnen ganz klassisch On-Premise zur Verfügung. Ebenso als Software as
a Service mit den Vorteilen: keine Kosten für Aufbau, Betrieb und Wartung, schnelle Inbetrieb-
nahme, Skalierbarkeit sowie ein höchstmögliches Maß an Sicherheit und Zuverlässigkeit für Ihre
Daten durch Betrieb in deutschen Rechenzentren.
EMPOLIS SMART CLOUD
Neben dem traditionellen On-Premise Software-Lizenzmodell stehen alle Empolis-Lösungen in
vollem Umfang auch als Software as a Service (SaaS) zur Verfügung. Durch die Nutzung der
„Empolis Smart Cloud“ entfällt für Sie als Kunde nicht nur die initiale Investition in Form von Li-
zenzgebühren und eigener IT-Infrastruktur, sondern gegen eine monatliche Gebühr übernimmt
Empolis ebenso Wartung und Betrieb der Applikation, welche über das Internet verfügbar gemacht
wird. Alle notwendigen Komponenten der Applikation - ob Datenbank, Anbindung von Drittsyste-
men, ausgefeilte Suchverfahren oder spezifische Applikationslogik - sind in der Empolis Smart
Cloud ausgelagert und werden im Data Center von Empolis betrieben.
DATENSCHUTZ
Empolis unterliegt ausschließlich der deutschen Rechtsprechung und dementsprechend gelten für
sämtliche Daten die strengen Bestimmungen des deutschen Datenschutzes.
11
Empolis Information Management GmbH
Europaallee 10
67657 Kaiserslautern
Germany
Phone +49 631 68037-0
Fax +49 631 68037-77
info@empolis.com
www.empolis.com
© 2015 Empolis Information Management GmbH
Empolis-Lösungen befähigen Unternehmen und Organisationen,
die exponentiell wachsende Menge strukturierter und unstruktu-
rierter Daten zu analysieren, zu interpretieren und automatisiert
zu verarbeiten. Sie nutzen damit ihr Wissenskapital, um unter-
nehmenskritische Geschäftsprozesse zu optimieren. Entscheider,
Mitarbeiter und Kunden erhalten so stets situations- und aufgaben-
gerecht genau die Information, die für sie relevant ist und können so
schneller bessere Entscheidungen treffen.

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  • 1. EMPOLIS SMART CONTENT Power for your Content
  • 2. EMPOLIS SMART CONTENT INTELLIGENTES INFORMATIONS- MANAGEMENT Der Alltag im Informationsmanagement........................................................ Herausforderungen im Informationsmanagement...................................... Die Lösung Empolis Smart Content................................................................. Unsere Expertise..................................................................................................... Ihr Nutzen.................................................................................................................. Anwendungs- und Einsatzgebiete..................................................................... Blick unter die Haube............................................................................................. Wie Sie möchten: On-Premise oder in der Cloud........................................ 3 4 5 6 6 7 8 10 2
  • 3. „Unsere Redaktion muss eine immer größere Menge in der Technischen Dokumentation erstellen. Gleichzeitig müssen wir hochwertiger, effizi- enter und kostengünstiger werden.“ „Unsere Inhalte sind qualitativ hochwertig und qualitätsgesichert. Wir würden diese gerne schnell und effektiv für neue Produkte und Zielgruppen wiederverwerten.“ „Bisher arbeiten wir mit Handarbeit und Copy & Paste – diese Arbeitsweise verursacht zu viele Fehler und Mehrfacharbeit.“ „Unsere Übersetzungskosten sind nicht überschaubar, weil wir immer ganze Handbücher übersetzen lassen müssen, obwohl große Teile längst übersetzt sind.“ „Wie bekommen wir es hin, dass wir nicht ständig verschiedene Versionen ein und desselben Textes verwenden?“ „Wie stellen wir abteilungsübergreifend unsere Qualitätsprozesse sicher? Bislang hängt die Qualität der Dokumentation oft vom jeweiligen Mitarbeiter ab.“ „Smart Devices sind der Hype – wie bekommen wir unsere Inhalte dahin?“ „Unsere Dokumentation erfolgt an verschiedenen Standorten. Die- ser dezentrale Workflow kostet zu viel Zeit und ist oft nicht nachzu- verfolgen.“ „Unsere Publikation ist top – aber wie schaffen wir eine einheitliche Produktionsgrundlage für Print und Online?“ „Aufgrund der dezentralen Dokumentenverwaltung können wir keine Inhalte wiederverwenden. Unsere Übersetzungskosten sind explodiert!“ DER ALLTAG IM INFORMATIONSMANAGEMENT 3
  • 4. HERAUSFORDERUNGEN IM INFORMATIONSMANAGEMENT • Qualitätsgesicherte Inhalte • Wachsender Umfang bei kürzeren Durchlaufzeiten und gleichbleibendem Ressourceneinsatz • Immer mehr Varianten und größere Medienvielfalt • Stärkere Individualisierung • Kürzer werdende Produktzyklen und Entwicklungszeiten • Schnelle Verfügbarkeit von Publikationen in Content-Delivery-Portalen • Publikation auf immer mehr (mobilen) Endgeräten • Stärkere Lokalisierung für internationale Absatzmärkte • Veränderte Mediennutzung • Zunehmende Integration in die Geräte selbst 4
  • 5. 5 DIE LÖSUNG EMPOLIS SMART CONTENT Empolis Smart Content ist ein Component Content Management System für XML und andere Inhaltsformate und unterstützt insbesondere die Erstellung, Pflege, Verwaltung, Übersetzung und Publikation von (Technischer) Dokumentation, Verlagsinhalten und Regelwerken. Empolis Smart Content verwendet den DITA-Standard. Mit diesem standardisierten Format für die Inhaltsauszeichnung wird die Wiederverwendung von Inhalten über verschiedene Systeme hin- weg ermöglicht und die Kosten für Einführung, Training und Pflege von DITA-basierten Systemen reduziert. Empolis Smart Content ist damit die umfassende Lösungsplattform für jede Content-Management- Anwendung und bietet alle notwendigen effizienten Methoden zur Wiederverwendung von Inhal- ten, inkl. Übersetzungsmanagement, Single Source- & Cross Media Publishing sowie der Pro- zesssteuerung. Mit Empolis Smart Content wird der gesamte Prozess des Content Lifecycle für die Informationserstellung abgedeckt. Empolis Smart Content realisiert durch bewährtes Content Management und erprobte Such-Tech- nologien auch webbasierte Content-Delivery-Portale, die modulare oder aggregierte Informationen anwendungs- und anwendergerecht zur Verfügung stellen.
  • 6. UNSERE EXPERTISE Empolis verfügt über mehr als 25 Jahre Erfahrung im Content Management und zählt laut dem re- nommierten amerikanischen EContent-Magazin zu den weltweit wichtigsten und einflussreichsten IT-Unternehmen im Bereich „Digital Content Management“. So wurde Empolis dreimal in Folge in die prestigeträchtige Liste „The 100 Top Companies in the Digital Content Industry“ aufgenommen. Zudem wurde Empolis Smart Content vom US-Fachmagazin KMWorld als „Trend-Setting Product of the Year 2015“ ausgezeichnet. Zu unseren Kunden zählen wir unter anderem Airbus, BMW, BSH Hausgeräte, Fette Compacting und Siemens Rail Automation. IHR NUTZEN • Wiederverwendung von Informationsmodulen in unterschiedlichen Kontexten, dadurch Vermeidung von Redundanzen und Reduktion des Datenvolumens • Drastische Reduzierung der Übersetzungskosten bei gleichzeitig verbesserter Qualität • Kürzere Durchlaufzeiten durch intelligente Suche und Metadaten-Klassifikationen • Kontrollierte Redaktionsprozesse, verkürzte Produktionszyklen und verbesserter Wiederverwendungsgrad von Informationen • Erstellung von Entscheidungsbäumen und Dokumenten in einer Lösung • Dynamische Publikation durch automatische Aufteilung von importierten Inhaltsmodulen • Reduzierter Schulungsaufwand der Redakteure durch Verwendung vorhandener XML-Editoren • Kundenindividuelle Lösungen und Integrationen in die jeweilige IT-Landschaft durch umfangreiche Konfigurations- und Anpassungsmöglichkeiten • Hohe Skalierbarkeit in Bezug auf Benutzer und Datenvolumina 6
  • 7. ANWENDUNGS- UND EINSATZGEBIETE TECHNISCHE DOKUMENTATION UND PRODUKTDOKUMENTATION • Modulare Erstellung, Übersetzung und Publikation, passend zur Produktkonfiguration und Benutzergruppe, in mehreren Sprachen, für unterschiedliche Zielformate (Print, Online, Apps etc.) PUBLIKATIONEN IM VERLAGSUMFELD • Erstellung und Pflege von standardisierten, aus Bausteinen zusammengesetzten, Kundenkommunikationsvorlagen, mit Blick auf Qualitätssicherung und Cross-Media- Verwendung • Flexible Prozesse zur Erstellung, Anreicherung und Validierung von Inhalten • Dynamische Informationsbereitstellung - Open, Mobile, Social, On Demand KNOWLEDGE-PORTAL • Erstellung und Pflege von Wissensbasen oder FAQs für Intranet- oder Internetportale durch Kategorisierung der Metadaten PROPOSAL-MANAGEMENT • Erstellung von komplexen Angeboten in Teams, mit Blick auf Wiederverwendung, Standardisierung, Prozesskontrolle und Ausgabe in mehreren Medien QUALITÄTSMANAGEMENT • Erstellung und Pflege von relevanten Dokumenten mit Versionierung, Freigabe und Publikation VERTRAGSMANAGEMENT • Erstellung von Verträgen aus wiederverwendbaren standardisierten Vertragsbau- steinen • Erstellung und Pflege der Bausteine, inklusive Versionierung und Freigabe SCHULUNG UND TRAINING • Erstellung und Pflege von modularen Schulungsunterlagen, nach Bedarf kombinier- und bereitstellbar 7
  • 8. 8 BLICK UNTER DIE HAUBE XML-MANAGEMENT • Sicherstellung der Datenkonsistenz • Wiederverwendung von Modulen • Editorintegrationen: oXygen, JustSys- tems XMAX, PTC Arbortext Editor, Adobe FrameMaker, Struktureditor, Entscheidungsbaumeditor, webbasier- ter Formulareditor VERSIONSMANAGEMENT • Versionierung auf Informationsobjekt- ebene • Automatische Historisierung des Inhalts • Redaktionelle Versionierung und Frei- gabe • Anpassbare Geschäftslogik VARIANTEN-MANAGEMENT • Varianten-Metadaten • „Inline“-Varianten • Varianten-Filter LINK-MANAGEMENT • Automatischer Verwendungsnachweis • Link-Klassifizierung • Wiederverwendung von Modulen • Einbindung von Grafiken • Varianten • Drag & Drop-Verlinkung • Verlinkung im XML-Editor und Viewer • XLink-Standard WORKFLOW-MANAGEMENT • Konfigurierbarer statusbasierter Work- flow, konfigurierbare Rechte für Sta- tusübergänge, Zugriffssteuerung über Workflow-Status • Workflow-Management-System: optio- nale Integration eines Workflowsystems PUBLIKATIONSMANAGEMENT • Auf Basis von Linkstrukturen • Metadaten / Varianten • Manuelle Selektion • Prozessbasiert • Definition von Gültigkeiten • Für PDF (Print), HTML, EPUB, Apps, Custom etc. ÜBERSETZUNGSMANAGEMENT • Beliebige Sprachen: Unicode UTF-8 • Ermittlung des Übersetzungsstatus • Übersetzungspakete: automatisch generiert, exportiert, importiert, XML- basierte Schnittstelle, anpassbar an projektspezifische Anforderungen
  • 9. 9
  • 10. 10 WIE SIE MÖCHTEN: ON-PREMISE ODER IN DER CLOUD Unsere Software steht Ihnen ganz klassisch On-Premise zur Verfügung. Ebenso als Software as a Service mit den Vorteilen: keine Kosten für Aufbau, Betrieb und Wartung, schnelle Inbetrieb- nahme, Skalierbarkeit sowie ein höchstmögliches Maß an Sicherheit und Zuverlässigkeit für Ihre Daten durch Betrieb in deutschen Rechenzentren. EMPOLIS SMART CLOUD Neben dem traditionellen On-Premise Software-Lizenzmodell stehen alle Empolis-Lösungen in vollem Umfang auch als Software as a Service (SaaS) zur Verfügung. Durch die Nutzung der „Empolis Smart Cloud“ entfällt für Sie als Kunde nicht nur die initiale Investition in Form von Li- zenzgebühren und eigener IT-Infrastruktur, sondern gegen eine monatliche Gebühr übernimmt Empolis ebenso Wartung und Betrieb der Applikation, welche über das Internet verfügbar gemacht wird. Alle notwendigen Komponenten der Applikation - ob Datenbank, Anbindung von Drittsyste- men, ausgefeilte Suchverfahren oder spezifische Applikationslogik - sind in der Empolis Smart Cloud ausgelagert und werden im Data Center von Empolis betrieben. DATENSCHUTZ Empolis unterliegt ausschließlich der deutschen Rechtsprechung und dementsprechend gelten für sämtliche Daten die strengen Bestimmungen des deutschen Datenschutzes.
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  • 12. Empolis Information Management GmbH Europaallee 10 67657 Kaiserslautern Germany Phone +49 631 68037-0 Fax +49 631 68037-77 info@empolis.com www.empolis.com © 2015 Empolis Information Management GmbH Empolis-Lösungen befähigen Unternehmen und Organisationen, die exponentiell wachsende Menge strukturierter und unstruktu- rierter Daten zu analysieren, zu interpretieren und automatisiert zu verarbeiten. Sie nutzen damit ihr Wissenskapital, um unter- nehmenskritische Geschäftsprozesse zu optimieren. Entscheider, Mitarbeiter und Kunden erhalten so stets situations- und aufgaben- gerecht genau die Information, die für sie relevant ist und können so schneller bessere Entscheidungen treffen.