Das Dokument erläutert den Begriff und die Abläufe des Projektportfoliomanagements (PPM), das eine effiziente Verwaltung mehrerer Projekte innerhalb eines Unternehmens ermöglicht. Es hebt die Vorteile einer integrierten PPM-Software hervor, die eine aktuelle, konsolidierte Datenbasis für alle Beteiligten bereitstellt und so Entscheidungen auf Basis realer Informationen unterstützt. Zudem wird der Einsatz von SAP PPM bei der BIAC beschrieben, inklusive der erreichten Ziele und positiven Rückmeldungen des Teams.

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Unternehmensweites
Projekt‐, Portfolio‐ und
Ressourcenmanagement
Volle Kontrolle über alle Prozesse in Echtzeit.

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Mit Hilfe von Projektportfoliomanagement können alle Projekte innerhalb eines Unternehmens in
Beziehung zu einander verwaltet und so die benötigten beziehungsweise vorhandenen Ressourcen
effizient eingesetzt werden. Das vorliegende Dokumente soll Ihnen den Begriff PPM erläutern,
Abläufe zeigen und Sie über Nutzen im Einsatz informieren.
Der Inhalt im Überblick
 Vorwort
 PPM im Überblick
 Vision & Nutzen
 Use Cases
 Über den Verfasser
Vorwort

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PPM – Projektportfoliomanagement
Unter dem Begriff „Projektportfoliomanagement“ (PPM) ist ganz allgemein der Prozess zu verstehen, mehrere Projekte
innerhalb einer Organisationseinheit effektiv zu verwalten. Vom Projektmanagement unterscheidet es sich dadurch, dass
die optimale Umsetzung nicht nur für ein Projekt gewährleistet werden soll, sondern dass die Projekte bzw. Projekt‐
Portfolios in Beziehung zueinander betrachtet werden, um Abläufe und Personen und Finanzen unternehmensübergreifend
effizient zu organisieren und einzusetzen. In den meisten Unternehmen wird PPM mit einzelnen, bestenfalls mit
Import/Export Schnittstellen versehenen, Tools eingesetzt (MS Project, Excel,...). PPM kann aber auch mit integrierten
Werkzeugen abgebildet werden.
Integriertes System vs. Schnittstelle
Der Vorteil einer solchen PPM‐Software ist, dass alle projektrelevanten Informationen in einem einzigen System
zusammengeführt werden. Alle an den Projekten beteiligten Personen können auf die für sie und ihre Aufgaben benötigten
Daten zugreifen und haben diese auf dem aktuellen Stand zur Verfügung. Auch im Vergleich zu Schnittstellen‐Systemen sind
integrierte Systeme in der Datenverwaltung kompatibler, verlässlicher und in der Ausgabe und Darstellung für verschiedene
Personengruppen wesentlich einfacher zu handhaben.
PPM‐Software
Die drei folgenden Teilbereiche sind für ein integriertes PPM‐System vor allem wichtig und können mit der Software
ineinandergreifend verwaltet werden:
 Portfoliomanagement‐System, das die Bewertung und Priorisierung der einzelnen Projekte im Sinne der
Unternehmensziele unterstützt.
 Projektmanagement‐Tool zur Detailplanung, Kalkulation und operativen Durchführung der einzelnen Projekte.
 ERP‐System für projekt‐ und unternehmensübergreifendes Ressourcenmanagement in allen Bereichen vom
Einkauf über die Personalverwaltung bis zum Marketing inklusive Vergleiche von Plan‐ und Istkosten.
Die Zusammenführung aller Daten aus diesen drei Bereichen macht sowohl die effiziente Umsetzung des einzelnen Projekts
als auch die übersichtliche projektübergreifende Planung möglich. Außerdem können mit Hilfe der PPM‐Software
übergeordnete Bewertungskriterien definieren werden, die dabei helfen, Projekte der Art auszuwählen und zu priorisieren,
dass sie in Summe der Erfüllung der Unternehmensziele am zuträglichsten sind.
Begriffserklärungen

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PPM im Überblick
Mit PPM können Entscheider auf Basis aktueller Daten aus den unterschiedlichsten
Unternehmensbereichen fundierte, wegbereitende Entscheidungen treffen, die für alle involvierten
Abteilungen umsetzbar sind.

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PPM im Überblick

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Ein gut in die Unternehmensabläufe integriertes PPM‐Tool schafft in allen Bereichen des
Unternehmens einen aktuellen Informationsstand, besseren Überblick und dadurch planbare und
effiziente Arbeitsabläufe.
Von der Management‐Ebene, wo die verschiedenen Projekte geplant und die Ressourcen verteilt werden bis zu den
Projektmitarbeitern und Lieferanten hat jeder genau für seine Aufgaben die benötigten Daten zur Verfügung und für seine
Bedürfnisse aufbereitet.
So können die verschiedenen Anliegen innerhalb des Unternehmens (Entwicklung, Innovationen, Organisation, etc.)
berücksichtigt werden und auch in Hinsicht auf finanzielle Risiken wird ein ausgewogenes Projektportfolio gewährleistet.
Folgend einige der vielen Nutzen für den Einsatz von PPM:
 Alle Informationen aus einer Quelle in Echtzeit
 Wertvolle Informationen wie: Status, Fortschritt, Kosten, Plan/Ist Vergleiche
 Durchdachte Bedienbarkeit und Visualisierungen
 Wertvolle Detailansichten in die unteresten Ebenen des Portfolios
 Neue Form der Darstellung von wichtigen Finanzdaten
 Einfachere und schnellere Durchführung von Konsolidierung, Langfristplanung und Monitoring
 Keine redundante Datenhaltung
Vision & Nutzen

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Auf der sicheren Seite
Die Biac (Business Insurance Application Consulting GmbH) ist eine Tochter
der Vienna Insurance Group, einem international tätigen
Versicherungskonzern aus Wien. Hauptaufgabe der Biac ist die
Weiterentwicklung, der Support und der internationale Rollout von
Versicherungslösungen auf Basis von SAP Software – dies umfasst
beispielsweise Lebensversicherungen, Krankenversicherungen und KFZ‐
Versicherungen. Diese komplexen Lösungen sind in über 10 Ländern und
20 Gesellschaften für Tausende von Kunden im Einsatz, und werden
laufend an veränderte gesetzliche, demografische oder tarifliche
Bedingungen angepasst.
Jedes Jahr werden ca. 50‐100 Rollout Projekte abgewickelt, dabei kommt
es auf effiziente Zusammenarbeit von hunderten internen und externen
Spezialisten in mehr als 30 Teams an. Zusätzlich bestehen zwischen den
Projekten Abhängigkeiten in verschiedenen Bereichen (Termine,
Funktionen, Ressourcen), daher ist genaue Planung und rechtzeitige
Erkennung von Abweichungen sehr wichtig.
Nach einer ausführlichen Evaluierung verschiedener Softwarepakete
entschied sich die Biac 2012 für die Einführung von SAP PPM mit dem
Implementierungspartner Phoron Consulting GmbH. Die Projektziele
waren hoch gesteckt:
 Umfassendes Portfolio‐ und Multi‐Projektmanagement
 Ressourcenmanagement
 Abbildung des Projekt‐ und Produktportfolios
 Projekt‐ und Programmcontrolling mit einheitlichen Sichten
 Globales Ressourcenmanagement auf Abteilungsebene
 Enge Integration in SAP CO, PS, Cats, MM
 Migration aller historischen und laufenden Projekte
Diese Ziele wurden in zwei Etappen erreicht. Ende 2012 erfolgte der
Produktivstart mit den wesentlichen Komponenten aus Portfolio‐ und
Projektmanagement, seit 2014 ist nun auch das Ressourcenmanagement
im Einsatz. Hier ein Auszug der Highlights:
 Top‐down und bottom‐up Planung von Ressourcen
 Manuelle Überleitung der Ressourcenplanung nach MM
(Bestellung externer Ress.) im Probebetrieb
 CO‐seitiger Split in zwei Kostenrechnungskreise aus
einem PPM‐Projekt
 Finanzplanung mit komplexen Rechenregeln und erweiterte
HR‐Integration
Da im SAP Standard nicht alle Anforderungen umsetzbar waren,
entwickelte Phoron an gewissen Stellen die nötigen Erweiterungen –
selbstverständlich releasefähig und modifikationsfrei.
Meinungen des Biac‐Teams
„… SAP PPM ist aus meiner Sicht bereits
jetzt ein Erfolg… Am Monatsende ist die
Durchlaufzeit der Anlagen von
Buchungsbausteinen und Zuordnung
von Ressourcen um einiges kürzer
geworden bzw. man konnte auf
Anfragen JIT reagieren.“
„Mir erleichtert PPM die Arbeit deutlich
und ich freue mich schon auf die
nächsten Fortschritte...“
„Mit PPM können wir zentral
Informationen für viele Stakeholder
bereitstellen. […] Toll finde ich die
Möglichkeit, eigene Anzeigevarianten in
der Tablestruktur zu definieren. […] Das
macht die Pflege der Daten sehr
effizient.“
„Die SAP‐PPM Einführung bedeutet
einen wesentlichen Fortschritt für
unsere professionelle Projektabwicklung
inkl. Planung und Reporting, und
ermöglicht eine ganzheitliche
Projektübersicht mit den wesentlichen
Eckdaten.“ (Evrim Bakir, Geschäfts‐
führung Biac)
Für weitere Informationen steht Ihnen
Hr. Johannes Bacher gerne zur
Verfügung.
Johannes.bacher@phoron.com

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Phoron ‐ Consulting that fits.
Wir sind ein österreichisches SAP‐Beratungsunter‐
nehmen mit dem Ziel, Geschäftsprozesse mit Hilfe von
betriebswirtschaftlicher Standardsoftware abzu‐bilden
und mit individuellen IT‐Lösungen optimal zu
unterstützen. Unsere mehr als 80 MitarbeiterInnen
weltweit beraten renommierte nationale und
internationale Unternehmen aus den Branchen
Maschinen‐ und Anlagenbau, Fertigungsindustrie,
Automotive, Telekommunikation und Handel – viele
davon Weltmarkführer oder maßgebliche Anbieter in
ihrem Segment.
We find the best way
Unsere Kunden schätzen besonders unser umfassendes
Wissen um SAP‐Technik, unser tiefes Know‐how um
Geschäftsprozesse und unseren betriebswirtschaftlichen
Hausverstand. Kreative und innovative Lösungen, die
Anforderungen gerecht werden, niemals Budgets
sprengen, SAP Standard ergänzen und komplettieren
stehen für unsere exzellenten Fähigkeiten.
Österreich
Phoron Consulting GmbH Office Campus Gasometer
Guglgasse 15/3b
1110 Wien, Österreich
Telefon: +43 (0) 1 / 748 36 02
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Weitere Informationen zum Thema PPM finden Sie auf
www.phoron.com/de/flexppm.html
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