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Digicomp 1 
Vom Excel-Chaos zum integrierten Projektportfolio 
Martin Bialas, diventis GmbH
2 
Digicomp 
Agenda 
Ausgangslage / Stakeholder / Zielsetzung 
Themen zur Betrachtung 
Organisatorische Lösungen 
Softwareunterstützung für integriertes Portfoliomanagement 
Fazit / Fragen / Diskussion
3 
Digicomp 
Vorstellung 
Martin Bialas 
Gründer und Geschäftsführer diventis GmbH (2003, Arlesheim/BL) 
Trainer und Berater für PM und PPM inkl. IT-Themen 
Assessor GPM Project Excellence Award und IPMA Delta Zertifizierung 
International zertifizierter IPMA ProgramandPortfolio Management Consultant (IPMA®PPMC) 
NLP-Master und Mediator 
Genussmensch mit Herzblut und Leidenschaft(Familie, Kochen, Essen, Wein, Zigarren, Autos, Gadges, …)
4 
Digicomp 
Ausgangslage 
Handlungsbedarf beim Thema Projektmanagement 
•Definitionen(Was ist ein Vorhaben, Projekt, Programm, …) 
•Prozesse(Wie werden Projekte initiiert, geplant, gesteuert und abgeschlossen, passende Wahl des Detaillierungsgrades für die Planung/Controlling) 
•Rollen und Verantwortung(Wer muss was im Projektmanagement tun, den Kopf dafür hinhalten und hat welche Kompetenzen, …) 
•Kulturelle Verankerung(Wie erfolgt Teamentwicklung in interdisziplinären Gruppen, wie wird die Projekt-Kultur aktiv gestaltet, …)
5 
Digicomp 
Ausgangslage 
Massiver Handlungsbedarf bei Thema Projekt Portfoliomanagement 
•Schwerpunkt: Projektinventarisierung(Listen sämtlicher Projekte mit Zusatzinformationen) 
•Wenig aktives Managen eines Portfolios(Klärung des Strategischen Beitrages eines Projektes, etablierte Prozesse zum Managen des Portfolios) 
•Selten aktive strategische Ressourcenplanung im Portfolio(Allokation von Ressourcen auf Projekte ist vorhanden, aber es sind keine Konsequenzen bei Verschiebungen direkt erkennbar) 
•Geringer Überblick auf das «Gesamtbild»
6 
Digicomp 
Stakeholder «integriertes Portfoliomanagement» 
PPM 
Top Manage- ment 
PMO(operativ und stra- tegisch) 
PO 
Projekt- con- trolling 
Projekt- leiter 
…
7 
Digicomp 
Ziele integriertes Portfoliomanagement (Auswahl) 
Top Management 
•Steigerung von Transparenz 
•in der Projektübersicht 
•in den fachlich / logischen Abhängigkeiten 
•in den Kosten 
•in der Ressourcenzuordnung und –auslastung 
•Grundlage für kompetente Entscheidungsgrundlagen 
•Basis schaffen, um strategische Konsequenzen einzuleiten 
•Grundlage für Personalentwicklung 
•Grundlage für strategische Finanzplanung 
•Übersicht und periodische Überprüfung des Wertbeitrages (strategischer Nutzen) der Projekte im Unternehmen 
•… 
PMO 
•Reduzierung des Aufwands für Erstellung des Portfolios 
•Vermeidung von Inkonsistenzen in PM bzw. PPM relevanten Daten 
•Wahrnehmung übergreifender Projekt-und Qualitätsmanagementaufgaben 
•Darstellung von Chancen/Risiken zur aktiven Umsetzung der Unternehmensstrategie 
•…
8 
Digicomp 
Aufgaben des Portfoliomanagements 
die Definition von Projekten und Programmen zur Umsetzung der übergeordneten Organisationsziele 
die Beurteilung von beantragten Projekten 
die Bewilligung, Zurückstellung und Ablehnung von Projektanträgen 
die laufende Überwachung von Projekten aus der Sicht der Auftraggeber 
die Wahrnehmung übergreifender Projekt-und Qualitätsmanagementaufgaben 
das projektübergreifende Informations-und Wissensmanagement 
Quelle: wikipediahttp://de.wikipedia.org/wiki/Projektportfoliomanagement
9 
Digicomp 
Themen zur Betrachtung 
Projekte/Programme 
Portfolios 
Ressourcen 
Finanzen 
Risiken
10 
Digicomp 
Themen zur Betrachtung -Projekte/Programme 
Was ist ein Projekt? 
Wie wird es von Vorhaben abgegrenzt? 
Wie werden Projekte beantragt/initiiert? 
Welche Gremien sind definiert? 
Wie wird das Projekt geführt? 
Was ist die Definition von Programmen? 
Wie werden Projekte/Programme überwacht? 
Wie genau erfolgt der Abschluss?
11 
Digicomp 
Themen zur Betrachtung -Portfolios 
Was ist ein Portfolio? 
Wer sind die Beteiligten im Portfoliomanagement? 
Wie wird ein Portfolio gebildet? 
Wie erfolgt der Abgleich der Projekte mit der Strategie? 
Welche Prozesse sind im Portfolio- management definiert? 
Was sind die Steuerungsgrössen im Portfolio? 
Wie werden Konsequenzen aus Änderungen im Portfolio transparent? 
Wie werden die Ergebnisse aus Anpassungen des Portfolios kommuniziert?
12 
Digicomp 
Themen zur Betrachtung -Ressourcen 
Was sind «Ressourcen» für das Portfoliomanagement? 
Was sind die Quellen für Ressourcendaten? 
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Wie erfolgt die Rückkopplung in die Linienorganisation? 
Wie erfolgt die Rückkopplung in die Projektorganisation? 
Wer hat die Kompetenz für Anpassungen hinsichtlich Ressourcen? 
Wie erfolgt ein Ressourcencontrolling im Portfolio- management?
13 
Digicomp 
Themen zur Betrachtung -Finanzen 
Was sind «Kosten» im Portfoliomanagement? 
Wie sehen die finanziellen Führungsprozesse aus? 
Erfolgt eine «top- down»-und/oder eine «bottom-up» Planung? 
Welche Schnittstellen zu welchen Umsystemenmüssen etabliert sein? 
Welche KPI sind im Finanzbereich etabliert und für das Portfoliomanagement relevant?
14 
Digicomp 
Organisatorische Lösungen 
Definition der Ziele PPM 
Ableiten von businessdrivernaus der Unter- nehmensstrategie 
Gewichtung der businessdriverdurch CxO 
Aktive Diskussion bei stark abweichenden Gewichtungen 
Evaluierung eines Konsistenzfaktors 
Selektion der relevanten Projekte (laufend/ anstehend) 
Abbildung der chronologischen Abhängigkeiten von Projekten 
Bewertung der Projekte an den gewichteten businessdrivern 
Erstellung einer Projektrangliste (strategischer Nutzen) 
Aufbau von Portfolios (Nutzen / Kosten, Nutzen / Risiko, …) 
Kostenanalysen durchführen (Projekte ein-bzw. ausschliessen) 
Ressourcen- analysen durchführen 
Szenarien aufbauen und Konsequenzen abschätzen 
Szenarien entscheiden 
Umsetzen der Szenarien
15 
Digicomp 
Softwareunterstützung für integriertes Portfoliomanagement 
Datenquellen organisatorisch 
Geschäfts- leitung 
PMO 
HR 
Marketing 
Finanzen 
IT 
Produkt- entwicklung
16 
Digicomp 
Softwareunterstützung für integriertes Portfoliomanagement 
Datenquellen technisch 
Microsoft Project (Server) 
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Microsoft Office Excel 
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…
17 
Digicomp 
Softwareunterstützung für integriertes Portfoliomanagement 
Beispiele für PPM Tools (subjektive Auswahl)
18 
Digicomp 
Live Präsentation 
Meisterplan von Fa. itdesign, Tübingen 
www.meisterplan.com
19 
Digicomp 
Fazit 
Integriertes Projekt Portfolio Management 
•Klarheit schaffen über die Ziele beim Implementieren des integrierten Projekt Portfoliomanagements 
•Organisation vor Technik 
•Softwareunterstützung evaluieren 
•Change Process aktiv begleiten 
•Nicht im Detail verlieren, auf ausreichende Flughöhe achten 
•Anspruch auf «Genauigkeit» bewusst machen
20 
Digicomp 
Fragen / Diskussion 
Vielen Dank für Ihr Interesse und Ihre Aufmerksamkeit

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Vom Excel-Chaos zum integrierten Projektportfolio

  • 1. Digicomp 1 Vom Excel-Chaos zum integrierten Projektportfolio Martin Bialas, diventis GmbH
  • 2. 2 Digicomp Agenda Ausgangslage / Stakeholder / Zielsetzung Themen zur Betrachtung Organisatorische Lösungen Softwareunterstützung für integriertes Portfoliomanagement Fazit / Fragen / Diskussion
  • 3. 3 Digicomp Vorstellung Martin Bialas Gründer und Geschäftsführer diventis GmbH (2003, Arlesheim/BL) Trainer und Berater für PM und PPM inkl. IT-Themen Assessor GPM Project Excellence Award und IPMA Delta Zertifizierung International zertifizierter IPMA ProgramandPortfolio Management Consultant (IPMA®PPMC) NLP-Master und Mediator Genussmensch mit Herzblut und Leidenschaft(Familie, Kochen, Essen, Wein, Zigarren, Autos, Gadges, …)
  • 4. 4 Digicomp Ausgangslage Handlungsbedarf beim Thema Projektmanagement •Definitionen(Was ist ein Vorhaben, Projekt, Programm, …) •Prozesse(Wie werden Projekte initiiert, geplant, gesteuert und abgeschlossen, passende Wahl des Detaillierungsgrades für die Planung/Controlling) •Rollen und Verantwortung(Wer muss was im Projektmanagement tun, den Kopf dafür hinhalten und hat welche Kompetenzen, …) •Kulturelle Verankerung(Wie erfolgt Teamentwicklung in interdisziplinären Gruppen, wie wird die Projekt-Kultur aktiv gestaltet, …)
  • 5. 5 Digicomp Ausgangslage Massiver Handlungsbedarf bei Thema Projekt Portfoliomanagement •Schwerpunkt: Projektinventarisierung(Listen sämtlicher Projekte mit Zusatzinformationen) •Wenig aktives Managen eines Portfolios(Klärung des Strategischen Beitrages eines Projektes, etablierte Prozesse zum Managen des Portfolios) •Selten aktive strategische Ressourcenplanung im Portfolio(Allokation von Ressourcen auf Projekte ist vorhanden, aber es sind keine Konsequenzen bei Verschiebungen direkt erkennbar) •Geringer Überblick auf das «Gesamtbild»
  • 6. 6 Digicomp Stakeholder «integriertes Portfoliomanagement» PPM Top Manage- ment PMO(operativ und stra- tegisch) PO Projekt- con- trolling Projekt- leiter …
  • 7. 7 Digicomp Ziele integriertes Portfoliomanagement (Auswahl) Top Management •Steigerung von Transparenz •in der Projektübersicht •in den fachlich / logischen Abhängigkeiten •in den Kosten •in der Ressourcenzuordnung und –auslastung •Grundlage für kompetente Entscheidungsgrundlagen •Basis schaffen, um strategische Konsequenzen einzuleiten •Grundlage für Personalentwicklung •Grundlage für strategische Finanzplanung •Übersicht und periodische Überprüfung des Wertbeitrages (strategischer Nutzen) der Projekte im Unternehmen •… PMO •Reduzierung des Aufwands für Erstellung des Portfolios •Vermeidung von Inkonsistenzen in PM bzw. PPM relevanten Daten •Wahrnehmung übergreifender Projekt-und Qualitätsmanagementaufgaben •Darstellung von Chancen/Risiken zur aktiven Umsetzung der Unternehmensstrategie •…
  • 8. 8 Digicomp Aufgaben des Portfoliomanagements die Definition von Projekten und Programmen zur Umsetzung der übergeordneten Organisationsziele die Beurteilung von beantragten Projekten die Bewilligung, Zurückstellung und Ablehnung von Projektanträgen die laufende Überwachung von Projekten aus der Sicht der Auftraggeber die Wahrnehmung übergreifender Projekt-und Qualitätsmanagementaufgaben das projektübergreifende Informations-und Wissensmanagement Quelle: wikipediahttp://de.wikipedia.org/wiki/Projektportfoliomanagement
  • 9. 9 Digicomp Themen zur Betrachtung Projekte/Programme Portfolios Ressourcen Finanzen Risiken
  • 10. 10 Digicomp Themen zur Betrachtung -Projekte/Programme Was ist ein Projekt? Wie wird es von Vorhaben abgegrenzt? Wie werden Projekte beantragt/initiiert? Welche Gremien sind definiert? Wie wird das Projekt geführt? Was ist die Definition von Programmen? Wie werden Projekte/Programme überwacht? Wie genau erfolgt der Abschluss?
  • 11. 11 Digicomp Themen zur Betrachtung -Portfolios Was ist ein Portfolio? Wer sind die Beteiligten im Portfoliomanagement? Wie wird ein Portfolio gebildet? Wie erfolgt der Abgleich der Projekte mit der Strategie? Welche Prozesse sind im Portfolio- management definiert? Was sind die Steuerungsgrössen im Portfolio? Wie werden Konsequenzen aus Änderungen im Portfolio transparent? Wie werden die Ergebnisse aus Anpassungen des Portfolios kommuniziert?
  • 12. 12 Digicomp Themen zur Betrachtung -Ressourcen Was sind «Ressourcen» für das Portfoliomanagement? Was sind die Quellen für Ressourcendaten? Wie hoch ist der Anspruch an die Datenqualität? Wie erfolgt die Rückkopplung in die Linienorganisation? Wie erfolgt die Rückkopplung in die Projektorganisation? Wer hat die Kompetenz für Anpassungen hinsichtlich Ressourcen? Wie erfolgt ein Ressourcencontrolling im Portfolio- management?
  • 13. 13 Digicomp Themen zur Betrachtung -Finanzen Was sind «Kosten» im Portfoliomanagement? Wie sehen die finanziellen Führungsprozesse aus? Erfolgt eine «top- down»-und/oder eine «bottom-up» Planung? Welche Schnittstellen zu welchen Umsystemenmüssen etabliert sein? Welche KPI sind im Finanzbereich etabliert und für das Portfoliomanagement relevant?
  • 14. 14 Digicomp Organisatorische Lösungen Definition der Ziele PPM Ableiten von businessdrivernaus der Unter- nehmensstrategie Gewichtung der businessdriverdurch CxO Aktive Diskussion bei stark abweichenden Gewichtungen Evaluierung eines Konsistenzfaktors Selektion der relevanten Projekte (laufend/ anstehend) Abbildung der chronologischen Abhängigkeiten von Projekten Bewertung der Projekte an den gewichteten businessdrivern Erstellung einer Projektrangliste (strategischer Nutzen) Aufbau von Portfolios (Nutzen / Kosten, Nutzen / Risiko, …) Kostenanalysen durchführen (Projekte ein-bzw. ausschliessen) Ressourcen- analysen durchführen Szenarien aufbauen und Konsequenzen abschätzen Szenarien entscheiden Umsetzen der Szenarien
  • 15. 15 Digicomp Softwareunterstützung für integriertes Portfoliomanagement Datenquellen organisatorisch Geschäfts- leitung PMO HR Marketing Finanzen IT Produkt- entwicklung
  • 16. 16 Digicomp Softwareunterstützung für integriertes Portfoliomanagement Datenquellen technisch Microsoft Project (Server) SAP Microsoft Office Excel Microsoft Office Access Meisterplan …
  • 17. 17 Digicomp Softwareunterstützung für integriertes Portfoliomanagement Beispiele für PPM Tools (subjektive Auswahl)
  • 18. 18 Digicomp Live Präsentation Meisterplan von Fa. itdesign, Tübingen www.meisterplan.com
  • 19. 19 Digicomp Fazit Integriertes Projekt Portfolio Management •Klarheit schaffen über die Ziele beim Implementieren des integrierten Projekt Portfoliomanagements •Organisation vor Technik •Softwareunterstützung evaluieren •Change Process aktiv begleiten •Nicht im Detail verlieren, auf ausreichende Flughöhe achten •Anspruch auf «Genauigkeit» bewusst machen
  • 20. 20 Digicomp Fragen / Diskussion Vielen Dank für Ihr Interesse und Ihre Aufmerksamkeit