Inhalt: In diesem Webinar wird aufgezeigt, wie Sie Mitarbeiter-Stammdaten für die Abrechnung in der Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie in der Spesenabrechnung über einen zentralen SAP MDG-Hub für SAP S/4HANA bereitstellen können. Zudem beleuchten wir Vor- und Nachteile der Optionen. Des Weiteren betrachten wir Fallstricke der SAP und erläutern, wie diese gelöst werden können. Anhand eines Praxisbeispiels werden wir zum Schluss die möglichen Szenarien von der Teil- bis zur Vollintegration besprechen. Zielgruppe: - Projektleiter S/4HANA - Stammdatenverantwortliche - CFO Agenda: 1. Geschäftsfälle / Businessanforderungen 2. Die typische Ausgangslage 3. Optionen & Fallstricke 4. Ausbaustufen: Schrittweise vom Teil- zum vollintegrativen Szenario 5. Tipps & Tricks Mehr über uns: Website: https://www.ibsolution.com/ Karriereportal: https://ibsolution.de/karriere/ Webinare: https://www.ibsolution.com/academy/webinare YouTube: https://www.youtube.com/user/IBSolution LinkedIn: https://de.linkedin.com/company/ibsolution-gmbh Xing: https://www.xing.com/companies/ibsolutiongmbh Facebook: https://de-de.facebook.com/IBsolutionGmbH/ Instagram: https://www.instagram.com/ibsolution/?hl=de Weitere Informationen: https://www.ibsolution.com/data-and-analytics/master-data-management

1. Integrationsszenarien für
Mitarbeiter-Stammdaten in
SAP S/4HANA für Lohn- und
Spesenabrechnung
Erleben Sie, wie Sie Ihre HCM-Mitarbeiter-
Stammdaten über einen zentralen SAP MDG-Hub für
SAP S/4HANA bereitstellen können

2. Ihr heutiger Moderator
Ralf Dietz
Team Stammdaten Individuell
Ralf.Dietz@ibsolution.com
23.04.2024 © 2022 - IBsolution GmbH 2

3. Zielgruppe
• Projektleiter S/4HANA
• Stammdatenverantwortliche
• CFO
23.04.2024 © 2022 - IBsolution GmbH 3

4. Agenda
1. Geschäftsfälle /
Businessanforderungen
2. Die typische Ausgangslage
3. Optionen & Fallstricke
4. Ausbaustufen: Schrittweise vom
Teil- zum vollintegrativen Szenario
5. Tipps & Tricks

5. ▪ Lohnabrechnung
▪ Spesenabrechnung
▪ Verkauf an Mitarbeiter und Kostenforderungen
▪ Integration in Zeitmanagement und Produktionsplanung
▪ Abbildung der Organisationshierarchie z.B. für Vertrieb
▪ Reduzierung der Komplexität, Reduzierung der operativen Aufwände
▪ Standardisierung von Prozessen (rund um Mitarbeiter)
▪ Internationalisierung
▪ Voraussetzungen für eine Cloud-Strategie schaffen
Geschäftsfälle / Businessanforderungen

6. © IBsolution GmbH 6
Die typische Ausgangslage(n)
In der Praxis sind vielfältige Mischformen und Konstellationen gängig
▪ 1 SAP HCM System
▪ ERP Systeme
▪ S/4 Systeme
▪ Viele Personalstamm-Systeme, div. Hersteller
▪ Umfangreiche ERP u. S/4 Systeme
▪ Strategie der Zentralisierung in MDG & S/4
Konsistente Systemlandschaft - Mittelstand Heterogene Systeme – Weltweit / Konzern
SAP HCM Systeme
DE Int. O st
Non-SAP MA Systeme
U S S-A
A PAC
MDG S/4
ERP
A
ERP
B
ERP
n
HCM
ERP
A
ERP
B
S/4

7. © IBsolution GmbH 7
Optionen & Fallstricke
Ziel: Harmonisierung der Mitarbeiter-Administration für alle wesentlichen Geschäftsfälle
HR-Ministamm in S/4 Integration der Mitarbeiter als
FI-Kreditor/Debitor
HR konsolidieren in ein
zentrales System
Design
Option
HRMA-A idoc Schnittstellen
HCM-Org-Strukturen verteilen nach S/4 u.a.
• Schnittstelle von beliebigen HR-
Systemen über middleware zu
MDG
• Automatisierte oder manuelle
Anlage/Pflege in MDG
• Success Factors
• HR-Modul auf S/4
Evaluierung + SAP Standard Empfehlung
+ Kompatibilität zu SAP Schnittstellen & Prozessen
- Keine Pflege in S/4 mgl.
- Impl. Aufwand für HR-Minimaster & HCM-Strukturen
- MA könnten nicht in MDG verwendet werden, z.B. f. AP
+ Automatisierte oder manuelle
Anlage/Pflege in MDG möglich
+ Alle BP Stammdaten zentral in MDG
- Limitiert auf FI-Prozesse?
- Keine BUP003-Rolle mgl.
+ Weltweit einheitliche HR Daten
+ Reduzierung der Betriebskosten
- Aufwand & Projektdauer
- Komplexität
Risiken - - • Akzeptanz
• Komplexität Migration &
Schnittstellen
• Lokale Anforderungen
• Systemverfügbarkeit
Kosten Niedrig-Medium Niedrig-Medium Sehr hoch

8. © IBsolution GmbH 8
Optionen & Fallstricke
Je nach Option sind im Detail einige Fallstricke zu beachten und individuell zu bewerten
HR-Ministamm in S/4 Integration der Mitarbeiter als FI-Kreditor/Debitor
Design Option HRMA-A idoc Schnittstellen
HCM-Org-Strukturen verteilen nach S/4
u.a.
• Schnittstelle von beliebigen HR-Systemen über
middleware zu MDG
• Automatisierte oder manuelle Anlage/Pflege in
MDG
Fallstrick 1 Zeitabhängigkeit von HCM-Daten in MDG
und S/4 nicht durchgängig
Zeitabhängigkeit von HCM-Daten in MDG und S/4
nicht durchgängig
Fallstrick 2 MA könnten nicht in MDG verwendet
werden, z.B. als AP für einen Kunden
Mitarbeiter-Nr. kann nicht in Standardfeld
gespeichert werden. -> Es gibt Alternativen
Fallstrick 3 Die Fiori App „Maintain Employee“ kann
nicht verwendet werden wenn die HR
Intergration aktiv ist – Keine manuelle
Pflege mgl. für Teile der Belegschaft
Keine BUP003-Rolle mgl. -> Verwendung für
weitere Prozesse wie Cats, PPM wäre zu prüfen!

9. © IBsolution GmbH 9
Ausbaustufen: Schrittweise vom Teil- zum vollintegrativen Szenario
SAP HCM Systeme
DE Int. O st
Non-SAP MA Systeme
US S -A
A PAC
Integrations-Schicht
IDOC
HRMD_A
Ant rag über
S chnittstelle
Anforderung Freigabe
Prüfung
Dupl i katscheck
Ggf. Frei gabe
b
Ant rag
a
MDG
BP
Webservice
S/4
Concur
ERP
BP
WS
BP
WS
IDOC
CREMAS
DEBMAS
ADRMAS
Transakt. Daten

10. © IBsolution GmbH 10
▪ Zeitabhängigkeit von HCM-Daten in MDG und S/4 nicht durchgängig und ggf. nicht aktiviert
➢Jede Nacht die (geänderten) Daten senden (SAP Empfehlung!)
▪ Aber: Report HRALEINI kann diese nicht selektieren
➢Erweiterung ist zu entwickeln um nur geänderte Daten zu senden – auch wenn die Änderung
einen Statuswechsel von aktiv auf inaktiv beinhaltet.
▪ Mitarbeiter-Nr. kann nicht in Standardfeld LFB1-PERNR gespeichert werden ohne HR-Ministamm
Integration
➢In MDG u. S/4 in BUT0ID abspeichern
➢In S/4 Abrechnungsprozesse so customizen, dass der Kreditor anhand des BUT0ID Eintrags
identifiziert wird
➢Für Replikationen in ECC ERP Systeme LFB1-ALTKN verwenden
▪ https://www.ibsolution.com/academy/webinar-aufzeichnungen/integration-von-
mitarbeiterstammdaten-mit-dem-sap-business-partner
Tipps & Tricks

11. Weitere Informationen
finden Sie auf www.ibsolution.com/academy
© IBsolution GmbH 11
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Ab morgen finden Sie dieses Webinar und die Folien unter:
ibsolution.com/academy/webinar-aufzeichnungen
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