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Integrationsszenarien für
Mitarbeiter-Stammdaten in
SAP S/4HANA für Lohn- und
Spesenabrechnung
Erleben Sie, wie Sie Ihre HCM-Mitarbeiter-
Stammdaten über einen zentralen SAP MDG-Hub für
SAP S/4HANA bereitstellen können
Ihr heutiger Moderator
Ralf Dietz
Team Stammdaten Individuell
Ralf.Dietz@ibsolution.com
23.04.2024 © 2022 - IBsolution GmbH 2
Zielgruppe
• Projektleiter S/4HANA
• Stammdatenverantwortliche
• CFO
23.04.2024 © 2022 - IBsolution GmbH 3
Agenda
1. Geschäftsfälle /
Businessanforderungen
2. Die typische Ausgangslage
3. Optionen & Fallstricke
4. Ausbaustufen: Schrittweise vom
Teil- zum vollintegrativen Szenario
5. Tipps & Tricks
▪ Lohnabrechnung
▪ Spesenabrechnung
▪ Verkauf an Mitarbeiter und Kostenforderungen
▪ Integration in Zeitmanagement und Produktionsplanung
▪ Abbildung der Organisationshierarchie z.B. für Vertrieb
▪ Reduzierung der Komplexität, Reduzierung der operativen Aufwände
▪ Standardisierung von Prozessen (rund um Mitarbeiter)
▪ Internationalisierung
▪ Voraussetzungen für eine Cloud-Strategie schaffen
Geschäftsfälle / Businessanforderungen
© IBsolution GmbH 6
Die typische Ausgangslage(n)
In der Praxis sind vielfältige Mischformen und Konstellationen gängig
▪ 1 SAP HCM System
▪ ERP Systeme
▪ S/4 Systeme
▪ Viele Personalstamm-Systeme, div. Hersteller
▪ Umfangreiche ERP u. S/4 Systeme
▪ Strategie der Zentralisierung in MDG & S/4
Konsistente Systemlandschaft - Mittelstand Heterogene Systeme – Weltweit / Konzern
SAP HCM Systeme
DE Int. O st
Non-SAP MA Systeme
U S S-A
A PAC
MDG S/4
ERP
A
ERP
B
ERP
n
HCM
ERP
A
ERP
B
S/4
© IBsolution GmbH 7
Optionen & Fallstricke
Ziel: Harmonisierung der Mitarbeiter-Administration für alle wesentlichen Geschäftsfälle
HR-Ministamm in S/4 Integration der Mitarbeiter als
FI-Kreditor/Debitor
HR konsolidieren in ein
zentrales System
Design
Option
HRMA-A idoc Schnittstellen
HCM-Org-Strukturen verteilen nach S/4 u.a.
• Schnittstelle von beliebigen HR-
Systemen über middleware zu
MDG
• Automatisierte oder manuelle
Anlage/Pflege in MDG
• Success Factors
• HR-Modul auf S/4
Evaluierung + SAP Standard Empfehlung
+ Kompatibilität zu SAP Schnittstellen & Prozessen
- Keine Pflege in S/4 mgl.
- Impl. Aufwand für HR-Minimaster & HCM-Strukturen
- MA könnten nicht in MDG verwendet werden, z.B. f. AP
+ Automatisierte oder manuelle
Anlage/Pflege in MDG möglich
+ Alle BP Stammdaten zentral in MDG
- Limitiert auf FI-Prozesse?
- Keine BUP003-Rolle mgl.
+ Weltweit einheitliche HR Daten
+ Reduzierung der Betriebskosten
- Aufwand & Projektdauer
- Komplexität
Risiken - - • Akzeptanz
• Komplexität Migration &
Schnittstellen
• Lokale Anforderungen
• Systemverfügbarkeit
Kosten Niedrig-Medium Niedrig-Medium Sehr hoch
© IBsolution GmbH 8
Optionen & Fallstricke
Je nach Option sind im Detail einige Fallstricke zu beachten und individuell zu bewerten
HR-Ministamm in S/4 Integration der Mitarbeiter als FI-Kreditor/Debitor
Design Option HRMA-A idoc Schnittstellen
HCM-Org-Strukturen verteilen nach S/4
u.a.
• Schnittstelle von beliebigen HR-Systemen über
middleware zu MDG
• Automatisierte oder manuelle Anlage/Pflege in
MDG
Fallstrick 1 Zeitabhängigkeit von HCM-Daten in MDG
und S/4 nicht durchgängig
Zeitabhängigkeit von HCM-Daten in MDG und S/4
nicht durchgängig
Fallstrick 2 MA könnten nicht in MDG verwendet
werden, z.B. als AP für einen Kunden
Mitarbeiter-Nr. kann nicht in Standardfeld
gespeichert werden. -> Es gibt Alternativen
Fallstrick 3 Die Fiori App „Maintain Employee“ kann
nicht verwendet werden wenn die HR
Intergration aktiv ist – Keine manuelle
Pflege mgl. für Teile der Belegschaft
Keine BUP003-Rolle mgl. -> Verwendung für
weitere Prozesse wie Cats, PPM wäre zu prüfen!
© IBsolution GmbH 9
Ausbaustufen: Schrittweise vom Teil- zum vollintegrativen Szenario
SAP HCM Systeme
DE Int. O st
Non-SAP MA Systeme
US S -A
A PAC
Integrations-Schicht
IDOC
HRMD_A
Ant rag über
S chnittstelle
Anforderung Freigabe
Prüfung
Dupl i katscheck
Ggf. Frei gabe
b
Ant rag
a
MDG
BP
Webservice
S/4
Concur
ERP
BP
WS
BP
WS
IDOC
CREMAS
DEBMAS
ADRMAS
Transakt. Daten
© IBsolution GmbH 10
▪ Zeitabhängigkeit von HCM-Daten in MDG und S/4 nicht durchgängig und ggf. nicht aktiviert
➢Jede Nacht die (geänderten) Daten senden (SAP Empfehlung!)
▪ Aber: Report HRALEINI kann diese nicht selektieren
➢Erweiterung ist zu entwickeln um nur geänderte Daten zu senden – auch wenn die Änderung
einen Statuswechsel von aktiv auf inaktiv beinhaltet.
▪ Mitarbeiter-Nr. kann nicht in Standardfeld LFB1-PERNR gespeichert werden ohne HR-Ministamm
Integration
➢In MDG u. S/4 in BUT0ID abspeichern
➢In S/4 Abrechnungsprozesse so customizen, dass der Kreditor anhand des BUT0ID Eintrags
identifiziert wird
➢Für Replikationen in ECC ERP Systeme LFB1-ALTKN verwenden
▪ https://www.ibsolution.com/academy/webinar-aufzeichnungen/integration-von-
mitarbeiterstammdaten-mit-dem-sap-business-partner
Tipps & Tricks
Weitere Informationen
finden Sie auf www.ibsolution.com/academy
© IBsolution GmbH 11
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Ab morgen finden Sie dieses Webinar und die Folien unter:
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  • 5. ▪ Lohnabrechnung ▪ Spesenabrechnung ▪ Verkauf an Mitarbeiter und Kostenforderungen ▪ Integration in Zeitmanagement und Produktionsplanung ▪ Abbildung der Organisationshierarchie z.B. für Vertrieb ▪ Reduzierung der Komplexität, Reduzierung der operativen Aufwände ▪ Standardisierung von Prozessen (rund um Mitarbeiter) ▪ Internationalisierung ▪ Voraussetzungen für eine Cloud-Strategie schaffen Geschäftsfälle / Businessanforderungen
  • 6. © IBsolution GmbH 6 Die typische Ausgangslage(n) In der Praxis sind vielfältige Mischformen und Konstellationen gängig ▪ 1 SAP HCM System ▪ ERP Systeme ▪ S/4 Systeme ▪ Viele Personalstamm-Systeme, div. Hersteller ▪ Umfangreiche ERP u. S/4 Systeme ▪ Strategie der Zentralisierung in MDG & S/4 Konsistente Systemlandschaft - Mittelstand Heterogene Systeme – Weltweit / Konzern SAP HCM Systeme DE Int. O st Non-SAP MA Systeme U S S-A A PAC MDG S/4 ERP A ERP B ERP n HCM ERP A ERP B S/4
  • 7. © IBsolution GmbH 7 Optionen & Fallstricke Ziel: Harmonisierung der Mitarbeiter-Administration für alle wesentlichen Geschäftsfälle HR-Ministamm in S/4 Integration der Mitarbeiter als FI-Kreditor/Debitor HR konsolidieren in ein zentrales System Design Option HRMA-A idoc Schnittstellen HCM-Org-Strukturen verteilen nach S/4 u.a. • Schnittstelle von beliebigen HR- Systemen über middleware zu MDG • Automatisierte oder manuelle Anlage/Pflege in MDG • Success Factors • HR-Modul auf S/4 Evaluierung + SAP Standard Empfehlung + Kompatibilität zu SAP Schnittstellen & Prozessen - Keine Pflege in S/4 mgl. - Impl. Aufwand für HR-Minimaster & HCM-Strukturen - MA könnten nicht in MDG verwendet werden, z.B. f. AP + Automatisierte oder manuelle Anlage/Pflege in MDG möglich + Alle BP Stammdaten zentral in MDG - Limitiert auf FI-Prozesse? - Keine BUP003-Rolle mgl. + Weltweit einheitliche HR Daten + Reduzierung der Betriebskosten - Aufwand & Projektdauer - Komplexität Risiken - - • Akzeptanz • Komplexität Migration & Schnittstellen • Lokale Anforderungen • Systemverfügbarkeit Kosten Niedrig-Medium Niedrig-Medium Sehr hoch
  • 8. © IBsolution GmbH 8 Optionen & Fallstricke Je nach Option sind im Detail einige Fallstricke zu beachten und individuell zu bewerten HR-Ministamm in S/4 Integration der Mitarbeiter als FI-Kreditor/Debitor Design Option HRMA-A idoc Schnittstellen HCM-Org-Strukturen verteilen nach S/4 u.a. • Schnittstelle von beliebigen HR-Systemen über middleware zu MDG • Automatisierte oder manuelle Anlage/Pflege in MDG Fallstrick 1 Zeitabhängigkeit von HCM-Daten in MDG und S/4 nicht durchgängig Zeitabhängigkeit von HCM-Daten in MDG und S/4 nicht durchgängig Fallstrick 2 MA könnten nicht in MDG verwendet werden, z.B. als AP für einen Kunden Mitarbeiter-Nr. kann nicht in Standardfeld gespeichert werden. -> Es gibt Alternativen Fallstrick 3 Die Fiori App „Maintain Employee“ kann nicht verwendet werden wenn die HR Intergration aktiv ist – Keine manuelle Pflege mgl. für Teile der Belegschaft Keine BUP003-Rolle mgl. -> Verwendung für weitere Prozesse wie Cats, PPM wäre zu prüfen!
  • 9. © IBsolution GmbH 9 Ausbaustufen: Schrittweise vom Teil- zum vollintegrativen Szenario SAP HCM Systeme DE Int. O st Non-SAP MA Systeme US S -A A PAC Integrations-Schicht IDOC HRMD_A Ant rag über S chnittstelle Anforderung Freigabe Prüfung Dupl i katscheck Ggf. Frei gabe b Ant rag a MDG BP Webservice S/4 Concur ERP BP WS BP WS IDOC CREMAS DEBMAS ADRMAS Transakt. Daten
  • 10. © IBsolution GmbH 10 ▪ Zeitabhängigkeit von HCM-Daten in MDG und S/4 nicht durchgängig und ggf. nicht aktiviert ➢Jede Nacht die (geänderten) Daten senden (SAP Empfehlung!) ▪ Aber: Report HRALEINI kann diese nicht selektieren ➢Erweiterung ist zu entwickeln um nur geänderte Daten zu senden – auch wenn die Änderung einen Statuswechsel von aktiv auf inaktiv beinhaltet. ▪ Mitarbeiter-Nr. kann nicht in Standardfeld LFB1-PERNR gespeichert werden ohne HR-Ministamm Integration ➢In MDG u. S/4 in BUT0ID abspeichern ➢In S/4 Abrechnungsprozesse so customizen, dass der Kreditor anhand des BUT0ID Eintrags identifiziert wird ➢Für Replikationen in ECC ERP Systeme LFB1-ALTKN verwenden ▪ https://www.ibsolution.com/academy/webinar-aufzeichnungen/integration-von- mitarbeiterstammdaten-mit-dem-sap-business-partner Tipps & Tricks
  • 11. Weitere Informationen finden Sie auf www.ibsolution.com/academy © IBsolution GmbH 11 Unser Service für Sie: Ab morgen finden Sie dieses Webinar und die Folien unter: ibsolution.com/academy/webinar-aufzeichnungen Warum nicht auch Ihren Kollegen zeigen? Weitere Webinare: Registrieren Sie sich schon jetzt zu weiteren spannenden Webinaren. Anmeldung unter ibsolution.com/academy/webinare Subscribe to our Channel