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HR Analytics heute
Do's and Don'ts in der Personalkostenplanung
Ihre heutigen Moderatoren
Alexander Bätz
Projekt Manager Business Intelligence
Alexander.Baetz@ibsolution.com
Jochen Emenlauer
Experte Personalcontrolling
Jochen.Emenlauer@ibsolution.com
Agenda
1. Herausforderungen der
Personalkostenplanung
2. Unsere Ansätze zur Optimierung der
Planung
3. Projekt-Insights
4. Fragen und Antworten
▪ Kombination individueller Annahmen zu
Mitarbeitern und Planstellen (FTE,
Gehälter, Boni, Elternzeiten, etc.)
▪ Pauschale Annahmen für
Mitarbeitergruppen oder
Unternehmensbereiche
▪ Personalplanungen basieren i.d.R.
▪ auf einer einheitlichen Datenbasis
▪ hohem Detaillierungsgrad
▪ mit Auswirkungen auf Folgeperioden
▪ Grundlage Hochrechnung & Simulation
▪ Geg. Einsatz von Predictive Features
Herausforderungen der Personalkostenplanung
Zeithorizont und Treiber
Heut e
( 1 . 7 . )
IST FC Plan Mitte l fr i s t p l a n u n g
Q 1 Q 2 Q 3 Q 4 Q 1 Q 2 Q 3 Q 4 Q 1 Q 2 Q 3 Q 4 Q 1 Q 2 Q 3 Q 4
Q 3 Q 4
A b r e c h n u n g s -
e r g e b n i s s e
H o c h r e c h n u n g
I n d i v i d u e l l e
P l a n u n g
S t r a t e g i s c h e
P l a n u n g
G e n a u i g k e i t S t r a t e g i s c h e R e l e v a n z
V e r t r a g l i c h e
R e a l i t ä t
A b r e c h n u n g
© 2023 - IBsolution GmbH 4
Spezifische Herausforderungen der Personalkostenplanung
Unternehmen bewerten die Personalkostenplanung häufig als eine der wichtigsten und
komplexesten Teilplanungen innerhalb des Gesamtbudgets. Folgende Herausforderungen
werden regelmäßig genannt.
© 2023 - IBsolution GmbH 5
Unklare Rollendefinition & Verantwortungsübernahme
Ungeeignetes Reporting und fehlende Abweichungsanalysen
Datenschutz und geschlossene Anwendungen
Geringe Systemunterstützung, zeitl./inhaltl. Nachvollziehbarkeit
Ressourcenintensiver, hochgradig manueller Prozess
Mangelnde Transparenz und damit mangelnde Akzeptanz
Gruppe
Bereich
KST
© 2023 - IBsolution GmbH 6
Unsere Ansätze zur Optimierung der Planung
Fokussierte Detaillierung
Richten Sie die Detaillierung an der Steuerungsrelevanz aus!
▪ Stellengenaue Planung vs. treiber- oder
effektebasierte Planung
▪ Planungsansatz auf Geschäftsmodell
anpassen
▪ Verschiedene Ansätze innerhalb eines
Unternehmens zulassen
▪ Planungsansatz auf Planungsanlass
abstimmen (z.B. FC <> Budget)
Planungsansatz
▪ Keine Planung einzelner Lohnarten
▪ Planung auf Ebene von Kostenarten
▪ Auf Anwenderfreundlichkeit achten
Technische Planungstiefe
Planstelle
© 2023 - IBsolution GmbH 7
▪ Einbezug von organisatorischem Wissen der
Führungskräfte, das noch nicht systemisch
abgebildet ist
▪ Unterstützt eine Kultur der Delegation und
Übernahme von Verantwortung
▪ Erhöht Transparenz und Akzeptanz der
Planung
▪ Brückenschlag zu möglicher Incentivierung
Unsere Ansätze zur Optimierung der Planung
Dezentralisierung der Planung
Vorteile einer dezentralen Planung ABER: one size does not fit all!
Der Erfolg einer dezentralen Planung ist
abhängig von:
▪ Definierten Rollen und Verantwortlichkeiten
▪ Sauberen Abstimmungsprozessen innerhalb
des Planungsprozesses
▪ Der Budgetkultur und wirtschaftlichen
Situation im Unternehmen
Gründe für zentrale Planungsansätze:
▪ Klarer Fokus auf Belegschafts- und
Kostentreiber
▪ Geringerer Ressourceneinsatz
© 2023 - IBsolution GmbH 8
Unsere Ansätze zur Optimierung der Planung
Automatisierung, Transparenz & Akzeptanz
▪ Unterstützt eine nachvollziehbare
Maßnahmenplanung (zentral und dezentral)
▪ Permanente Transparenz von Status und Inhalten
▪ Unterstützung von Szenarien & Simulationen
▪ Harmonisierung Teilplanungen & Planungsanlässe
▪ Erleichterte Reporting- & Abweichungsanalysen
▪ Unterstützt integrierte Workflows und die
Kommunikation von Planungsverantwortlichen
▪ Integrierte Schnittstellen in Vor- & Folgesysteme
▪ Geschlossene Lösungen für besseren Datenschutz
Vorteile durch Einsatz einer Planungssoftware
© 2023 - IBsolution GmbH 9
▪Planungsprozess als internes Projekt begreifen
▪Allein die Definition und Verkündung von zeitlichen
Ereignissen bzw. Prozessen reicht nicht
▪Abhängigkeiten von Teilbereichen müssen gemanagt
werden
▪Aktive Steuerung des Planungsprozesses durch:
▪ Aktives Nachhalten von Meilensteinen
▪ Perm. Kommunikation im Gegenstromverfahren
▪ Eskalationsmechanismen
▪Leistungsfähige Workflows & Kommunikation
Ansatz Vorteile
Unsere Ansätze zur Optimierung der Planung
Aktives Management der Planung
▪Vermeidung von Blindflügen im Planungsprozess
▪Zeitliche und inhaltliche Risiken frühzeitig erkennen
▪Aktives Gegensteuern im Fall von „Abweichungen“
Projekt-Insights und kritische Erfolgsfaktoren
Passender Planungsansatz (zentral/dezentral, Stellen- vs. Effekteplanung)
Nutzen Sie eine leistungsfähige Software als einheitliche Datenbasis
Planen Sie Maßnahmen zur besseren Nachverfolgung
Nutzen Sie das Wissen Ihrer Führungskräfte
Unterstützen Sie Iterationen mit parallelen Abweichungsanalysen
Überfordern Sie Ihre Organisation nicht durch „Über-Detaillierung““
Managen Sie Ihre Planung aktiv mit kurzen Berichtswegen
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Nutzen Sie Best Case/Worst Case-Betrachtungen
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Weitere Informationen
finden Sie auf www.ibsolution.com/academy
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Unser Service für Sie:
Ab morgen finden Sie dieses Webinar und die Folien unter:
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Do's and Don'ts der Personalkostenplanung

  • 1. HR Analytics heute Do's and Don'ts in der Personalkostenplanung
  • 2. Ihre heutigen Moderatoren Alexander Bätz Projekt Manager Business Intelligence Alexander.Baetz@ibsolution.com Jochen Emenlauer Experte Personalcontrolling Jochen.Emenlauer@ibsolution.com
  • 3. Agenda 1. Herausforderungen der Personalkostenplanung 2. Unsere Ansätze zur Optimierung der Planung 3. Projekt-Insights 4. Fragen und Antworten
  • 4. ▪ Kombination individueller Annahmen zu Mitarbeitern und Planstellen (FTE, Gehälter, Boni, Elternzeiten, etc.) ▪ Pauschale Annahmen für Mitarbeitergruppen oder Unternehmensbereiche ▪ Personalplanungen basieren i.d.R. ▪ auf einer einheitlichen Datenbasis ▪ hohem Detaillierungsgrad ▪ mit Auswirkungen auf Folgeperioden ▪ Grundlage Hochrechnung & Simulation ▪ Geg. Einsatz von Predictive Features Herausforderungen der Personalkostenplanung Zeithorizont und Treiber Heut e ( 1 . 7 . ) IST FC Plan Mitte l fr i s t p l a n u n g Q 1 Q 2 Q 3 Q 4 Q 1 Q 2 Q 3 Q 4 Q 1 Q 2 Q 3 Q 4 Q 1 Q 2 Q 3 Q 4 Q 3 Q 4 A b r e c h n u n g s - e r g e b n i s s e H o c h r e c h n u n g I n d i v i d u e l l e P l a n u n g S t r a t e g i s c h e P l a n u n g G e n a u i g k e i t S t r a t e g i s c h e R e l e v a n z V e r t r a g l i c h e R e a l i t ä t A b r e c h n u n g © 2023 - IBsolution GmbH 4
  • 5. Spezifische Herausforderungen der Personalkostenplanung Unternehmen bewerten die Personalkostenplanung häufig als eine der wichtigsten und komplexesten Teilplanungen innerhalb des Gesamtbudgets. Folgende Herausforderungen werden regelmäßig genannt. © 2023 - IBsolution GmbH 5 Unklare Rollendefinition & Verantwortungsübernahme Ungeeignetes Reporting und fehlende Abweichungsanalysen Datenschutz und geschlossene Anwendungen Geringe Systemunterstützung, zeitl./inhaltl. Nachvollziehbarkeit Ressourcenintensiver, hochgradig manueller Prozess Mangelnde Transparenz und damit mangelnde Akzeptanz
  • 6. Gruppe Bereich KST © 2023 - IBsolution GmbH 6 Unsere Ansätze zur Optimierung der Planung Fokussierte Detaillierung Richten Sie die Detaillierung an der Steuerungsrelevanz aus! ▪ Stellengenaue Planung vs. treiber- oder effektebasierte Planung ▪ Planungsansatz auf Geschäftsmodell anpassen ▪ Verschiedene Ansätze innerhalb eines Unternehmens zulassen ▪ Planungsansatz auf Planungsanlass abstimmen (z.B. FC <> Budget) Planungsansatz ▪ Keine Planung einzelner Lohnarten ▪ Planung auf Ebene von Kostenarten ▪ Auf Anwenderfreundlichkeit achten Technische Planungstiefe Planstelle
  • 7. © 2023 - IBsolution GmbH 7 ▪ Einbezug von organisatorischem Wissen der Führungskräfte, das noch nicht systemisch abgebildet ist ▪ Unterstützt eine Kultur der Delegation und Übernahme von Verantwortung ▪ Erhöht Transparenz und Akzeptanz der Planung ▪ Brückenschlag zu möglicher Incentivierung Unsere Ansätze zur Optimierung der Planung Dezentralisierung der Planung Vorteile einer dezentralen Planung ABER: one size does not fit all! Der Erfolg einer dezentralen Planung ist abhängig von: ▪ Definierten Rollen und Verantwortlichkeiten ▪ Sauberen Abstimmungsprozessen innerhalb des Planungsprozesses ▪ Der Budgetkultur und wirtschaftlichen Situation im Unternehmen Gründe für zentrale Planungsansätze: ▪ Klarer Fokus auf Belegschafts- und Kostentreiber ▪ Geringerer Ressourceneinsatz
  • 8. © 2023 - IBsolution GmbH 8 Unsere Ansätze zur Optimierung der Planung Automatisierung, Transparenz & Akzeptanz ▪ Unterstützt eine nachvollziehbare Maßnahmenplanung (zentral und dezentral) ▪ Permanente Transparenz von Status und Inhalten ▪ Unterstützung von Szenarien & Simulationen ▪ Harmonisierung Teilplanungen & Planungsanlässe ▪ Erleichterte Reporting- & Abweichungsanalysen ▪ Unterstützt integrierte Workflows und die Kommunikation von Planungsverantwortlichen ▪ Integrierte Schnittstellen in Vor- & Folgesysteme ▪ Geschlossene Lösungen für besseren Datenschutz Vorteile durch Einsatz einer Planungssoftware
  • 9. © 2023 - IBsolution GmbH 9 ▪Planungsprozess als internes Projekt begreifen ▪Allein die Definition und Verkündung von zeitlichen Ereignissen bzw. Prozessen reicht nicht ▪Abhängigkeiten von Teilbereichen müssen gemanagt werden ▪Aktive Steuerung des Planungsprozesses durch: ▪ Aktives Nachhalten von Meilensteinen ▪ Perm. Kommunikation im Gegenstromverfahren ▪ Eskalationsmechanismen ▪Leistungsfähige Workflows & Kommunikation Ansatz Vorteile Unsere Ansätze zur Optimierung der Planung Aktives Management der Planung ▪Vermeidung von Blindflügen im Planungsprozess ▪Zeitliche und inhaltliche Risiken frühzeitig erkennen ▪Aktives Gegensteuern im Fall von „Abweichungen“
  • 10. Projekt-Insights und kritische Erfolgsfaktoren Passender Planungsansatz (zentral/dezentral, Stellen- vs. Effekteplanung) Nutzen Sie eine leistungsfähige Software als einheitliche Datenbasis Planen Sie Maßnahmen zur besseren Nachverfolgung Nutzen Sie das Wissen Ihrer Führungskräfte Unterstützen Sie Iterationen mit parallelen Abweichungsanalysen Überfordern Sie Ihre Organisation nicht durch „Über-Detaillierung““ Managen Sie Ihre Planung aktiv mit kurzen Berichtswegen © 2023 - IBsolution GmbH 10 Nutzen Sie Best Case/Worst Case-Betrachtungen
  • 11. © 2023 - IBsolution GmbH 11 ?
  • 12. Weitere Informationen finden Sie auf www.ibsolution.com/academy © 2023 - IBsolution GmbH 12 Unser Service für Sie: Ab morgen finden Sie dieses Webinar und die Folien unter: ibsolution.com/academy/webinar-aufzeichnungen Warum nicht auch Ihren Kollegen zeigen? Nächstes Webinar: 25. April 2023: SAP Datasphere – von Bits und Bites zu Widgets und Charts Anmeldung unter ibsolution.com/academy/webinare Subscribe to our Channel