Die Holzwerk Spezialitäten AG setzte erfolgreich ein ERP-System um, um ihre Auftragsabwicklung, Zeiterfassung und Logistik zu optimieren. Das Projekt erforderte eine sorgfältige Planung, Phasenweise Umsetzung und Einbeziehung von Mitarbeitern, was zu hohen Zeitersparnissen und einer durchgängigen Datenverfügbarkeit führte. Die positive Bilanz des Projekts zeigt, dass die investierten Ressourcen und externen Unterstützung notwendig waren, um das Ziel innerhalb des Zeit- und Kostenrahmens zu erreichen.

1. ERP Systeme in KMUs profitabel einsetzen
…. so hat es bei uns funktioniert!
Toni Steinmann
Herzlich willkommen

2. • Holzwerk Spezialitäten AG
• Ausgangslage Projekt
• Ziele Projekt („musts“)
• Umsetzung
• Erkenntnisse
• Beurteilung
Inhalt der Präsentation

3. • 1976 Bauwerk Tischabdeckungen
• 2004 Gründung der Holzwerk Spezialitäten
AG und Umzug nach Montlingen
• 2010 Kauf durch 2 private Investoren
Geschichte

4. Foto
Mitarbeiter
Facts & Figures
• „kompetent individuell“
• Losgrösse 1
• 36 Holzarten
• 30 Mitarbeitende, 2 Lehrlinge (EBA)
• über 400 Jahre „Holzwerk-Erfahrung“
• 90% ausgebildete Holzfachspezialisten
• 1500 B2B – Kunden (Schweiz, Europa)
• Produktionsfläche: 2‘600 m2

5. Anwendungen
Küche/Küchenbau:
• Küchenabdeckungen
• Fronten
• Bartheken, Barwinkel
• Tische / Ansetztische

6. Anwendungen
Boden:
• Treppentritte
• Treppenkanten
• Spezialparkett
• Intarsien
• Lüftungsgitter

7. Anwendungen
Schreiner/Möbelbau (Gewerbe/Industrie):
• Massivholz-, Mehrschichtplatten
• Platten massiv abgesperrt, Hirnholzkante
• Tische (komplett oder als Halbfabrikat)
• Fronten (roh oder komplett bearbeitet)
• Bar-Theken

8. • IT – Infrastruktur
• Auftragsabwicklung teilweise händisch
• Produktionsplanung manuell/eigendynamisch
• Zeiterfassung Insellösung
• CRM Excel (falls überhaupt)
• Führungskennzahlen manuell
• Schnittstellen in andere Softwarelösungen
so ist und bleibt es umständlich !
Ausgangslage Projekt (2010)

9. • Investition war unumgänglich (zeitlich, materiell)
• Tagesgeschäft muss weiterlaufen
• keine/kaum interne Kapazitäten (Analyse)
• fehlendes Fachwissen (Analyse, Konzept)
• Kosten tief/überschaubar halten
Für KMUs (vermutlich) ziemlich typisch
Rahmenbedingungen

10. • Durchgängige Lösung („ERP“, 1 Software)
• Pflichtenheft erfüllen
• Umstellung per 1.1.2012
• Mehrsprachigkeit (d/f im Minimum)
• Kosten und Zeitplan einhalten
• Analysephase mit/durch Team FHS (PPR3)
• Umsetzung in Phasen (I und II)
Nichts Spezielles (Ausnahme Team FHS) !
Ziele Projekt (musts)

11. • Durchgängige Auftragsabwicklung
• CRM
• Zeiterfassung Mitarbeitende
• Logistik (Zoll-, Versandpapiere, Etiketten etc.)
• Auswertungen/Cockpit/Kennzahlen
• Schnittstellen zu Sage (FIBU, Lohn)
• Basics
Phase I

12. • Dynamische Produktionsplanung
• Auslastung Kapazitäten (Schlüsselanlagen)
• Arbeitsfortschritt (Statusübersicht der Aufträge)
• Zeiterfassung Aufträge
• jetzt machen wir einen echten Schritt
vorwärts
Phase II

13. • Von eigenen und fremden Erfahrungen profitieren
• Entscheidvorbereitung
• Vorabklärungen telefonisch durch TS
• Briefing von Anbietern/Interessenten durch TS
• Präsentationen durch Anbieter (breites Gremium)
• Firmenbesuche (Lerneffekt, Akzeptanz fördern)
• Verbindliche Offerten (Zeit/Termine, Kosten,
Lieferumfang)
zuerst denken (lohnt sich immer)
Umsetzung (1)
(teilweise parallel)

14. • Entscheid
• Kriterien/Methodik
• Superuser einbeziehen (Identifikation)
Aus 7 wurden 2
Entscheid: Triviso
Umsetzung (2)
(teilweise parallel)

15. • Analyse/Unterlagen aufbereiten durch Team FHS
• Einschulung/Briefing Team FHS (2 Tage)
• Prozesse dokumentieren (IST, SOLL)
• Datenmodellierung
• Struktur Kostenstellen
• System bereitstellen
• Konfigurieren (Triviso)
• Stammdaten aufbereiten/erfassen (Holzwerk)
Die späteren Benutzer unbedingt involvieren
Umsetzung (3)
(teilweise parallel)

16. • Stammdaten testen
• Parallelbetrieb
• Umstellung per Stichdatum
• Periodische Anpassungen/Optimierungen
Täglich viele Details zu entscheiden
Umsetzung (4)
(teilweise parallel)

17. • System zu 100% nutzen
• Projekt-MA müssen branchenkundig sein
• Softwareanbieter
• interne MA
• Branchensoftware (fast) zwingend/zu empfehlen
• vorkonfiguriert
• rasch operativ
• von Branchenkennern entwickelt
Mit Fachwissen Neues schaffen
Erfahrungen/Beobachtungen

18. • Zeitliche Umsetzung
• Staffelung/Phasen
• ausreichend Vorlauf
• enges Zeitmanagement
• nicht während der Hauptsaison
• Ausreichend personelle Ressourcen bereitstellen
• Superuser
• externe Unterstützung (Studentin, zeitlich befristet)
• Tests/Schulungen (vorgängig, Tagesgeschäft)
Planung und Durchsetzung ist (fast) alles
Erkenntnisse (1)

19. • Hardware/Infrastruktur rechtzeitig bereit
• Anfängliche Bedenken ernst nehmen
• Anpassungen
• während Startphase (sehr) sinnvoll
• anschliessend einfrieren
• ACHTUNG: Appetit kommt mit dem Essen
• Dokumentation aktuell halten
auch das ist wichtig
Erkenntnisse (2)

20. Unbedingt beachten
• zuerst denken (lassen) – dann programmieren
• Superuser frühzeitig involvieren
• Interne Akzeptanz ist zentral
• Mut zur Lücke resp. zu Abstrichen
• enge, straffe Führung
Mit Updates ist es so eine Sache ….
Projekt ist Chefsache
Erkenntnisse (3)

21. • Schnittstellen vorgängig austesten (es lohnt sich)
• Schulung/Einführung
• vorgängig
• Schulungsunterlagen
• Zeitbedarf/-aufwand
• Angewöhnung
• Führungskennzahlen (eigene vs. „fremde“)
• Vorsicht mit der Übernahme „alter“ Daten
• Adressenstamm
Mehraufwand wird sich lohnen
Erkenntnisse (4)

22. Wo stehen wir heute ?
• hohe zeitliche Einsparungen (Ausnahme AVOR)
• Durchgängigkeit der Daten ist sichergestellt
• hoher Lerneffekt im Tagesgeschäft
• Projekt-MA Triviso war sehr engagiert/hilfreich
• Nachkalkulationen
• wichtig und interessant
• korrekt erfassen/stempeln unabdingbar
Das System entwickelt sich und lebt
Beurteilung (1)

23. • Aufwand/Ertrag der externen Unterstützung
• Team FHS
• Erfassung/Bereinigung Stammdaten (Fleissarbeit)
• Abklärungen Hardware (Fachwissen)
• Glück gehabt mit FHS-Team (2 echte Cracks)
….. und dem Coach
Ziele wären alleine nicht erreicht worden
Beurteilung (2)

24. Entscheid war richtig!
…. möglicherweise „weltweit“ das erste IT-Projekt,
das im Zeit- und Kostenbudget abgeschlossen
werden konnte…..
Beurteilung (3)

25. Nehmen Sie für Ihr Projekt Mass mit
• Kompetenz und
• Individualität
Besten Dank für die Aufmerksamkeit.
Wie weiter ?