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Fachtagung
Projektmanagement und Effizienzsteigerung
Projektmanagement Theorie, Zertifizierungen und Praxis
OK Consulting . Olaf Knauer . Inhaber
Agenda
1. Theorie der Effizienzsteigerung mit Projektmanagement
2. Zertifizierungsmöglichkeiten
3. Tipps aus der Praxis
Erfolgreiches Projektmanagement
„Der Erfolg eines Projektes hängt hauptsächlich von zwei Dingen ab:
1. Glück
2. Einem tollen Projektnamen“
                                                           „Das Dilbert Prinzip“, Scott Adams
VDI-Nachrichten vom 22.05.09




Erfolgsdruck auf Projektingenieure nimmt zu


Trend: Die Wirtschaftskrise wirkt sich auf die Arbeit von Projektingenieuren aus: Der
Erfolgsdruck steigt, weil neue Produkte gerade für kleinere Zulieferer zunehmend über das
weitere Bestehen des Arbeitgebers am Markt entscheiden. Projektleiter müssen künftig
Unternehmer, Fachmann, Kommunikator und Coach in einem sein.
VDI nachrichten, Düsseldorf, 22. 5. 09, ch


Fachtagung Projektmanagement und Effizienzsteigerung . 17.08.2009 . © OK Consulting 2009 . Referent: Olaf Knauf   Seite 4
Vom magischen zum teuflischen Dreieck

● In den vergangenen Jahren standen
                                                                                                                  Qualität
  Rationalisierungsmaßnahmen im
  Produktionsbereich im Vordergrund

                                                                                                                             30-40%
● Heute rücken die Produkt-
  entwicklungen in den Mittelpunkt der
  Anstrengungen zur Steigerung von
  Effizienz und Effektivität.


● Will man einer Studie des
  Frauenhoferinstituts glauben, dann sind
  Einsparpotentiale von 30-40% möglich.


                                                                                      Zeit                                     Kosten




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Projektmanagement
ist die Schlüsseldisziplin zur Effizienz


Frauenhofer-Institut
Projektmanagement als Schlüsseldisziplin, das nicht mit der
erforderlichen Professionalität praktiziert wird.


Projektmanagement benötigt entsprechenden Stellenwert im
Unternehmen, damit sich die Projekte erheblich effizienter
abwickeln und die festgelegten Ziele besser erreicht werden.
● das gewünschte Ergebnis
● in der vorgegebenen Zeit
● mit den verfügbaren Kapazitäten
● im Rahmen der veranschlagten Kosten




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Durch Transparenz und Verbindlichkeit
zu Effizienz und Effektivität

Projektmanagement hat zwei
wesentliche Funktionen für ein Projekt


● Transparenz schaffen und
● Verbindlichkeit schaffen


Wenn diese beiden Funktionen erfüllt
werden, dann ist der Projekterfolg nicht
mehr weit und die Grundlage für Effizienz
und Effektivität geschaffen.




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Effektives PM
ist mehr als nur Einhaltung von Qualität, Zeit, Kosten


Erfolgreiches Projektmanagement darf nicht nur verstanden werden durch die Sicherstellung
der 3 bekannten Parameter Zeit-, Budget- und Qualitätseinhaltung, sondern muss sich in
einem weitaus größeren Rahmen definieren.
Dazu gehören
● Auftraggeberzufriedenheit
● Mitarbeiterzufriedenheit in Projekten
● Sicherstellung der Nutzbarkeit der Lieferleistung für die Linienorganisation
● die Sicherung der gewonnen Erfahrung im Projekt für das Unternehmen und
● eine klar abgestimmte Zusammenarbeit mit der Linienorganisation


An diesem Punkt liegt auch der Scheideweg für erfolgreiche Projekte in der
Matrixorganisation und damit verbunden dem Projektmanagement im Unternehmen
grundsätzlich.




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Beispiel
einer effektiven Planungsabfolge im PM


1.        Projektzielanalyse

2.        Projektumfanganalyse

3.        Projektumfeldanalyse

4.        Projektphaseneinteilung

5.        Projektstrukturierung

6.        Festlegung Arbeitspakete

7.        Ablaufplanung

8.        Ressourcenplanung

9.        Budgetschätzung

10.       Risikoanalyse




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Wählen Sie das richtige Projektteam aus?

Ein erfolgreiches und effektives Projektteam zeichnet sich durch
folgende Kriterien aus


● Sorgfältige Auswahl und richtige Zusammensetzung
● Eindeutiger Auftrag und klare Zielsetzung
● Geklärte Beziehungen, gegenseitige Akzeptanz und Kooperation
● Klare Abgrenzung der Verantwortungsbereiche und Rollenverteilung
● Vereinbarte und akzeptierte Spielregeln und Abläufe




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Wählen Sie den richtigen Projektmanager aus?

                                                  Fachkompetenz




                                                                                                                  Methodenkompetenz
 Sozialkompetenz




                                                                                                                                      Experte
                                                                                                                                      Führungskraft

                                          Persönlichkeitskompetenz                                                                    Projektleiter


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Aufgaben des Projektmanagers

                        Planung                                                                                          Controlling
          Verantwortung für die gesamte                                                                             Verantwortung für das
           Planung bis ins Detail sowie                                                                           Controlling: Termine, Kosten,
              alle Planänderungen                                                                                          Ergebnisse




                                                                                                                          Entscheidungen
         Dokumentation
                                                                                                                      Vorbereitung von Entscheid-
  Dokumentation des gesamten
                                                                                                                       ungen, Zusammenstellung
          Projektes
                                                                                                                         relevant. Unterlagen




                     Information                                                                                   Führung & Beratung
             Information aller Projekt-                                                                            Führung und Beratung des
           beteiligten (intern und extern)                                                                               Projektteams



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Soft-Skills
tragen wesentlich zur Effizienzsteigerung bei
„Die wichtigsten Körperteile eines Projektmanagers sind Herz, Bauch, Seele und Nase.
Er braucht sie, um mit dem Herzen zu führen, dem Gefühl im Bauch zu vertrauen, die
Organisation zu beseelen und zu riechen, dass etwas faul ist.“
                                                           „Der Termin“, Tom DeMarco
Agenda
1. Theorie der Effizienzsteigerung mit Projektmanagement
2. Zertifizierungsmöglichkeiten
3. Tipps aus der Praxis
Durch Standardisierung erhöht sich die Effektivität

PMI
● Internationaler Projektmanagementverband Project Management
  Institute mit dem PM-Standard: PMBOK-Guide
GPM/IPMA
● Deutscher und internationaler Projektmanagementverband
  International Project Management Association mit dem Standard
  IPMA Competence Baseline (ICB) & der Projekt-Manager der GPM
PRINCE2
● weit verbreitete Projektmanagementmethode in Großbritannien und
  den Niederlanden
Sonstige
● DIN 69900-1, DIN 69900-2, DIN 69901 bis 69905
● ITPM der BMW
● Chestra bei Siemens AG

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PMI Zertifizierung
3-stufige Ausbildung


1.        Certified Associate in Project
          Management (CAPM)

2.        Project Management Professional
          (PMP)

3.        Program Management Professional
          (PgMP)




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PMI Zertifizierungen

Zertifikat            Program Management                             Project Management Professional              Certified Associate in Project
                      Professional (PgMP)                            (PMP)                                        Management (CAPM)

Voraus-               Mit Abitur                                     Mit Abitur                                   Abitur 1.500 Stunden Mitarbeit
setzungen             mind. 4 Jahre Projekt-                         mind. 5 Jahre Projekt- Erfahrung             in einem Projektteam
                      Erfahrung + 7 Jahre Program-
                      Erfahrung                                      Mit Hochschulabschluss                       oder
                                                                     mind. 3 Jahre Projekt-Erfahrung,
                      Mit Hochschulabschluss                                                                      23 Stunden Schulung/
                      mind. 4 Jahre Projekt-                         In beiden Fällen zusätzlich 35               Grundlagen im
                      Erfahrung                                      Stunden Schulung/Grundlagen im               Projektmanagement
                      + 4 Jahre Program Erfahrung                    Projektmanagement.

                                                                     Vor der Zulassung muss ein
                                                                     Ehrenkodex abgelegt werden.

Merkmale              Zielgruppe sind erfahrene                      Zielgruppe sind erfahrene                    Einstiegszertifikat für
                      Programmanager.                                Projektleiter. Der PMP gilt als              Projektmitarbeiter, angehende
                      Rezertifizierung nach 3                        weltweit angesehenste                        Projektleiter, Junior-
                      Jahren.                                        Auszeichnung für Projektmanager.             Projektmanager,
                      (Assesment, Multiple-Choice-                   Rezertifizierung nach 3 Jahren.              Rezertifizierung nach 5 Jahren.
                      Test; Dauer 4 Stunden; 170                     (Multiple-Choice-Test; Dauer 4               (Multiple-Choice-Test; Dauer 3
                      Fragen; 1800$)                                 Stunden; 200 Fragen; 555$)                   Stunden; 150 Fragen; 300$)


Fachtagung Projektmanagement und Effizienzsteigerung . 17.08.2009 . © OK Consulting 2009 . Referent: Olaf Knauf                              Seite 17
GPM/IPMA Zertifizierung
4-stufige Ausbildung




Fachtagung Projektmanagement und Effizienzsteigerung . 17.08.2009 . © OK Consulting 2009 . Referent: Olaf Knauf   Seite 18
GPM/IPMA Zertifizierung
4-stufige Ausbildung


Zertifikat              Projekt-Direktor                  Senior Projektmanager                   Projektmanager            Projektmanagement-
                        Level A                           Level B                                 Level C                   Fachmann Level D

Voraus-                 mind. 5 Jahre                     mind. 5 Jahre Projekt-                  mind. 3 Jahre Projekt-    Schul- und
setzung                 Erfahrung im                      Erfahrung, davon 3 Jahre                Erfahrung in              Berufsausbildung sowie
                        Mehrprojekt- und                  in Leitungsfunktionen von               verantwortlichen          Berufserfahrung
                        Programmmanagem                   komplexen Projekten                     Leitungsfunktionen
                        ent, davon 3 Jahre in                                                     nicht-komplexer
                        Leitungsfunktionen                                                        Projekte
                        für Koordination und
                        Portfolio-
                        Management von
                        Projekten

Fähigkeit               Projekte                          komplexe Projekte mit                   Leitung nicht-            Kenntnisse in allen
                        verantwortlich zu                 allen Parametern in allen               komplexer Projekte        Projektmanagement-
                        koordinieren, zu                  Bereichen zu leiten                     u./o. Unterstützung der   Bereichen, kann als
                        überwachen und zu                                                         Projektleitung bei        Teammitglied in
                        steuern                                                                   komplexen Projekten       Projekten arbeiten




Fachtagung Projektmanagement und Effizienzsteigerung . 17.08.2009 . © OK Consulting 2009 . Referent: Olaf Knauf                               Seite 19
PRINCE2 Zertifizierung
2-stufige Ausbildung


1.        PRINCE2 Foundation Zertifizierung

          1 stündiger Multiple-Choice-Test
          Gebühr: 160€
          38 von 75 Fragen müssen korrekt
          beantwortet werden


2.        PRINCE2 Practitioner Zertifizierung

          3 stündige Klausur
          Gebühr: 270€



          Zertifizierung durch 70 Accredited
          Training Organisations (ATOs)




Fachtagung Projektmanagement und Effizienzsteigerung . 17.08.2009 . © OK Consulting 2009 . Referent: Olaf Knauf   Seite 20
Agenda
1. Theorie der Effizienzsteigerung mit Projektmanagement
2. Zertifizierungsmöglichkeiten
3. Tipps aus der Praxis
Einfache Maßnahmen
zur Steigerung der PM-Effizienz


● Stellenwert des Projektmanagements erhöhen und als zentrale
  Funktion in der Unternehmensorganisation verankern
● Wichtige Partner wie Systemlieferanten und Entwicklungsdienstleister
  frühzeitig zu Projektbeginn einbeziehen
● Kein Projektstart ohne klar definierte Ziele und klares Lastenheft
● Frühzeitig die Projektplanung zwischen den Entwicklungspartnern
  abstimmen
● Zu Projektstart Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten der
  Partner verbindlich festlegen
● Klare Messgrößen mit Hilfe von Meilensteinen und
  Arbeitspaketbeschreibungen definieren
● Einrichten eines Change-Board, das Änderungen und Ihre
  Auswirkungen auf das Gesamtprojekt bearbeitet
● Änderungen so früh wie möglich und offen kommunizieren



Fachtagung Projektmanagement und Effizienzsteigerung . 17.08.2009 . © OK Consulting 2009 . Referent: Olaf Knauf   Seite 22
Einführung eines Projektportfolios erhöht die Effizienz

● Vielzahl an Projekten erfordert ein systematisches Multi-
  Projektmanagement
● Strategische Bedeutung hat das Auswählen von Projekten in ein
  Projektportfolio
● Knappe Ressourcen machen die Bündelung auf wenige Projekt
  notwendig
● Planung und Steuerung der Abhängigkeiten im Portfolio ist eine
  zentrale Herausforderung an das Multi-Projektmanagement
  (Programm-Management)




Fachtagung Projektmanagement und Effizienzsteigerung . 17.08.2009 . © OK Consulting 2009 . Referent: Olaf Knauf   Seite 23
Führen Sie einen Gating-Prozeß ein, um Gefahren und Risiken
zu frühzeitig zu erkennen



  Pre Gate 0                          1                                          2                                                3            4




                                                                         1       HLD                       1       Impl.&Test

                                                                             2   DD                            2       FOA

                                                                                                                   3    LabTest

                                          Feasability /
                                          Requirement                    Definition                        Implementation
   Concept                                & Definition                   and Design                        and Testing                      CRT



  Ideengestaltun                                                                 Technische Realisierung                          Nachbetrachtung
  g




Fachtagung Projektmanagement und Effizienzsteigerung . 17.08.2009 . © OK Consulting 2009 . Referent: Olaf Knauf                                     Seite 24
Kontrolle
der Effektivität und Effizienz durch den Gating Prozess




Fachtagung Projektmanagement und Effizienzsteigerung . 17.08.2009 . © OK Consulting 2009 . Referent: Olaf Knauf   Seite 25
Besser als letzte Woche                           unverändert                    Schlechter als letzte Woche



Projekt Name xxxx; Projekt Manager Olaf Knauer
Projekt Laufzeit Okt. 2008 – Aug. 2009; Reporting Periode KW20


Ziel                                ● Installation einer neuen         Zeit                                ● Im Rollout-Zeitplan    % Complete
                                      Alcatel-VoIP-
                                      Infrastruktur                                                                                         100 %
                                    ● Migration sämtlicher
                                      Standorte
                                    ● Abbau der Altstandorte

Kosten                              ● n/a                              Qualität                            ● Qualitätsprobleme in
                                                                                                             Büsow, Hagenow und
                                                                                                             Schleswig




Haupterfolge                                                           Hauptprobleme                                                        50 %
● Umschaltung Kiel, Schleswig, Rendsburg erfolgreich                   ● Qualitätsprobleme in Büsow, Hagenow und
  abgeschlossen                                                          Schleswig. Korrektive Maßnahme:
                                                                         Konfigurationshinweise wurden an Kunden gegeben.
● UC-Workshop am 11.05. durchgeführt
                                                                         Versatel wurde hinzugezogen. Neue QoS-Prüfung am
● Probleme der Rufnummernanzeige gelöst                                  Montag.
Nächste Schritte                                                       Hauptrisiken
● Firmwareupgrade Switche KW20                                         ● Verbindungsprobleme durch VoIP / MPLS-Struktur.
                                                                         Die Sprachqualität (Fax und Voice) ist sehr stark von
● Unterschrift Meilenstein bis KW22
                                                                         dem Quality of Service des Netzbetreibers abhängig.
● Umschaltung Husum, Kappeln, Wyk in KW21                                Eine Risikoanalyse hierzu muß erstellt werden und bei
                                                                         Qualitätseinbussen alternative Verbindungen                        0%
                                                                         eingesetzt werden.


Fachtagung Projektmanagement und Effizienzsteigerung . 17.08.2009 . © OK Consulting 2009 . Referent: Olaf Knauf                              Seite 26
Vielen Dank.
Ihr Olaf Knauer.

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OK Consulting / a Jonas Keller presentation

  • 1. Fachtagung Projektmanagement und Effizienzsteigerung Projektmanagement Theorie, Zertifizierungen und Praxis OK Consulting . Olaf Knauer . Inhaber
  • 2. Agenda 1. Theorie der Effizienzsteigerung mit Projektmanagement 2. Zertifizierungsmöglichkeiten 3. Tipps aus der Praxis
  • 3. Erfolgreiches Projektmanagement „Der Erfolg eines Projektes hängt hauptsächlich von zwei Dingen ab: 1. Glück 2. Einem tollen Projektnamen“ „Das Dilbert Prinzip“, Scott Adams
  • 4. VDI-Nachrichten vom 22.05.09 Erfolgsdruck auf Projektingenieure nimmt zu Trend: Die Wirtschaftskrise wirkt sich auf die Arbeit von Projektingenieuren aus: Der Erfolgsdruck steigt, weil neue Produkte gerade für kleinere Zulieferer zunehmend über das weitere Bestehen des Arbeitgebers am Markt entscheiden. Projektleiter müssen künftig Unternehmer, Fachmann, Kommunikator und Coach in einem sein. VDI nachrichten, Düsseldorf, 22. 5. 09, ch Fachtagung Projektmanagement und Effizienzsteigerung . 17.08.2009 . © OK Consulting 2009 . Referent: Olaf Knauf Seite 4
  • 5. Vom magischen zum teuflischen Dreieck ● In den vergangenen Jahren standen Qualität Rationalisierungsmaßnahmen im Produktionsbereich im Vordergrund 30-40% ● Heute rücken die Produkt- entwicklungen in den Mittelpunkt der Anstrengungen zur Steigerung von Effizienz und Effektivität. ● Will man einer Studie des Frauenhoferinstituts glauben, dann sind Einsparpotentiale von 30-40% möglich. Zeit Kosten Fachtagung Projektmanagement und Effizienzsteigerung . 17.08.2009 . © OK Consulting 2009 . Referent: Olaf Knauf Seite 5
  • 6. Projektmanagement ist die Schlüsseldisziplin zur Effizienz Frauenhofer-Institut Projektmanagement als Schlüsseldisziplin, das nicht mit der erforderlichen Professionalität praktiziert wird. Projektmanagement benötigt entsprechenden Stellenwert im Unternehmen, damit sich die Projekte erheblich effizienter abwickeln und die festgelegten Ziele besser erreicht werden. ● das gewünschte Ergebnis ● in der vorgegebenen Zeit ● mit den verfügbaren Kapazitäten ● im Rahmen der veranschlagten Kosten Fachtagung Projektmanagement und Effizienzsteigerung . 17.08.2009 . © OK Consulting 2009 . Referent: Olaf Knauf Seite 6
  • 7. Durch Transparenz und Verbindlichkeit zu Effizienz und Effektivität Projektmanagement hat zwei wesentliche Funktionen für ein Projekt ● Transparenz schaffen und ● Verbindlichkeit schaffen Wenn diese beiden Funktionen erfüllt werden, dann ist der Projekterfolg nicht mehr weit und die Grundlage für Effizienz und Effektivität geschaffen. Fachtagung Projektmanagement und Effizienzsteigerung . 17.08.2009 . © OK Consulting 2009 . Referent: Olaf Knauf Seite 7
  • 8. Effektives PM ist mehr als nur Einhaltung von Qualität, Zeit, Kosten Erfolgreiches Projektmanagement darf nicht nur verstanden werden durch die Sicherstellung der 3 bekannten Parameter Zeit-, Budget- und Qualitätseinhaltung, sondern muss sich in einem weitaus größeren Rahmen definieren. Dazu gehören ● Auftraggeberzufriedenheit ● Mitarbeiterzufriedenheit in Projekten ● Sicherstellung der Nutzbarkeit der Lieferleistung für die Linienorganisation ● die Sicherung der gewonnen Erfahrung im Projekt für das Unternehmen und ● eine klar abgestimmte Zusammenarbeit mit der Linienorganisation An diesem Punkt liegt auch der Scheideweg für erfolgreiche Projekte in der Matrixorganisation und damit verbunden dem Projektmanagement im Unternehmen grundsätzlich. Fachtagung Projektmanagement und Effizienzsteigerung . 17.08.2009 . © OK Consulting 2009 . Referent: Olaf Knauf Seite 8
  • 9. Beispiel einer effektiven Planungsabfolge im PM 1. Projektzielanalyse 2. Projektumfanganalyse 3. Projektumfeldanalyse 4. Projektphaseneinteilung 5. Projektstrukturierung 6. Festlegung Arbeitspakete 7. Ablaufplanung 8. Ressourcenplanung 9. Budgetschätzung 10. Risikoanalyse Fachtagung Projektmanagement und Effizienzsteigerung . 17.08.2009 . © OK Consulting 2009 . Referent: Olaf Knauf Seite 9
  • 10. Wählen Sie das richtige Projektteam aus? Ein erfolgreiches und effektives Projektteam zeichnet sich durch folgende Kriterien aus ● Sorgfältige Auswahl und richtige Zusammensetzung ● Eindeutiger Auftrag und klare Zielsetzung ● Geklärte Beziehungen, gegenseitige Akzeptanz und Kooperation ● Klare Abgrenzung der Verantwortungsbereiche und Rollenverteilung ● Vereinbarte und akzeptierte Spielregeln und Abläufe Fachtagung Projektmanagement und Effizienzsteigerung . 17.08.2009 . © OK Consulting 2009 . Referent: Olaf Knauf Seite 10
  • 11. Wählen Sie den richtigen Projektmanager aus? Fachkompetenz Methodenkompetenz Sozialkompetenz Experte Führungskraft Persönlichkeitskompetenz Projektleiter Fachtagung Projektmanagement und Effizienzsteigerung . 17.08.2009 . © OK Consulting 2009 . Referent: Olaf Knauf Seite 11
  • 12. Aufgaben des Projektmanagers Planung Controlling Verantwortung für die gesamte Verantwortung für das Planung bis ins Detail sowie Controlling: Termine, Kosten, alle Planänderungen Ergebnisse Entscheidungen Dokumentation Vorbereitung von Entscheid- Dokumentation des gesamten ungen, Zusammenstellung Projektes relevant. Unterlagen Information Führung & Beratung Information aller Projekt- Führung und Beratung des beteiligten (intern und extern) Projektteams Fachtagung Projektmanagement und Effizienzsteigerung . 17.08.2009 . © OK Consulting 2009 . Referent: Olaf Knauf Seite 12
  • 13. Soft-Skills tragen wesentlich zur Effizienzsteigerung bei „Die wichtigsten Körperteile eines Projektmanagers sind Herz, Bauch, Seele und Nase. Er braucht sie, um mit dem Herzen zu führen, dem Gefühl im Bauch zu vertrauen, die Organisation zu beseelen und zu riechen, dass etwas faul ist.“ „Der Termin“, Tom DeMarco
  • 14. Agenda 1. Theorie der Effizienzsteigerung mit Projektmanagement 2. Zertifizierungsmöglichkeiten 3. Tipps aus der Praxis
  • 15. Durch Standardisierung erhöht sich die Effektivität PMI ● Internationaler Projektmanagementverband Project Management Institute mit dem PM-Standard: PMBOK-Guide GPM/IPMA ● Deutscher und internationaler Projektmanagementverband International Project Management Association mit dem Standard IPMA Competence Baseline (ICB) & der Projekt-Manager der GPM PRINCE2 ● weit verbreitete Projektmanagementmethode in Großbritannien und den Niederlanden Sonstige ● DIN 69900-1, DIN 69900-2, DIN 69901 bis 69905 ● ITPM der BMW ● Chestra bei Siemens AG Fachtagung Projektmanagement und Effizienzsteigerung . 17.08.2009 . © OK Consulting 2009 . Referent: Olaf Knauf Seite 15
  • 16. PMI Zertifizierung 3-stufige Ausbildung 1. Certified Associate in Project Management (CAPM) 2. Project Management Professional (PMP) 3. Program Management Professional (PgMP) Fachtagung Projektmanagement und Effizienzsteigerung . 17.08.2009 . © OK Consulting 2009 . Referent: Olaf Knauf Seite 16
  • 17. PMI Zertifizierungen Zertifikat Program Management Project Management Professional Certified Associate in Project Professional (PgMP) (PMP) Management (CAPM) Voraus- Mit Abitur Mit Abitur Abitur 1.500 Stunden Mitarbeit setzungen mind. 4 Jahre Projekt- mind. 5 Jahre Projekt- Erfahrung in einem Projektteam Erfahrung + 7 Jahre Program- Erfahrung Mit Hochschulabschluss oder mind. 3 Jahre Projekt-Erfahrung, Mit Hochschulabschluss 23 Stunden Schulung/ mind. 4 Jahre Projekt- In beiden Fällen zusätzlich 35 Grundlagen im Erfahrung Stunden Schulung/Grundlagen im Projektmanagement + 4 Jahre Program Erfahrung Projektmanagement. Vor der Zulassung muss ein Ehrenkodex abgelegt werden. Merkmale Zielgruppe sind erfahrene Zielgruppe sind erfahrene Einstiegszertifikat für Programmanager. Projektleiter. Der PMP gilt als Projektmitarbeiter, angehende Rezertifizierung nach 3 weltweit angesehenste Projektleiter, Junior- Jahren. Auszeichnung für Projektmanager. Projektmanager, (Assesment, Multiple-Choice- Rezertifizierung nach 3 Jahren. Rezertifizierung nach 5 Jahren. Test; Dauer 4 Stunden; 170 (Multiple-Choice-Test; Dauer 4 (Multiple-Choice-Test; Dauer 3 Fragen; 1800$) Stunden; 200 Fragen; 555$) Stunden; 150 Fragen; 300$) Fachtagung Projektmanagement und Effizienzsteigerung . 17.08.2009 . © OK Consulting 2009 . Referent: Olaf Knauf Seite 17
  • 18. GPM/IPMA Zertifizierung 4-stufige Ausbildung Fachtagung Projektmanagement und Effizienzsteigerung . 17.08.2009 . © OK Consulting 2009 . Referent: Olaf Knauf Seite 18
  • 19. GPM/IPMA Zertifizierung 4-stufige Ausbildung Zertifikat Projekt-Direktor Senior Projektmanager Projektmanager Projektmanagement- Level A Level B Level C Fachmann Level D Voraus- mind. 5 Jahre mind. 5 Jahre Projekt- mind. 3 Jahre Projekt- Schul- und setzung Erfahrung im Erfahrung, davon 3 Jahre Erfahrung in Berufsausbildung sowie Mehrprojekt- und in Leitungsfunktionen von verantwortlichen Berufserfahrung Programmmanagem komplexen Projekten Leitungsfunktionen ent, davon 3 Jahre in nicht-komplexer Leitungsfunktionen Projekte für Koordination und Portfolio- Management von Projekten Fähigkeit Projekte komplexe Projekte mit Leitung nicht- Kenntnisse in allen verantwortlich zu allen Parametern in allen komplexer Projekte Projektmanagement- koordinieren, zu Bereichen zu leiten u./o. Unterstützung der Bereichen, kann als überwachen und zu Projektleitung bei Teammitglied in steuern komplexen Projekten Projekten arbeiten Fachtagung Projektmanagement und Effizienzsteigerung . 17.08.2009 . © OK Consulting 2009 . Referent: Olaf Knauf Seite 19
  • 20. PRINCE2 Zertifizierung 2-stufige Ausbildung 1. PRINCE2 Foundation Zertifizierung 1 stündiger Multiple-Choice-Test Gebühr: 160€ 38 von 75 Fragen müssen korrekt beantwortet werden 2. PRINCE2 Practitioner Zertifizierung 3 stündige Klausur Gebühr: 270€ Zertifizierung durch 70 Accredited Training Organisations (ATOs) Fachtagung Projektmanagement und Effizienzsteigerung . 17.08.2009 . © OK Consulting 2009 . Referent: Olaf Knauf Seite 20
  • 21. Agenda 1. Theorie der Effizienzsteigerung mit Projektmanagement 2. Zertifizierungsmöglichkeiten 3. Tipps aus der Praxis
  • 22. Einfache Maßnahmen zur Steigerung der PM-Effizienz ● Stellenwert des Projektmanagements erhöhen und als zentrale Funktion in der Unternehmensorganisation verankern ● Wichtige Partner wie Systemlieferanten und Entwicklungsdienstleister frühzeitig zu Projektbeginn einbeziehen ● Kein Projektstart ohne klar definierte Ziele und klares Lastenheft ● Frühzeitig die Projektplanung zwischen den Entwicklungspartnern abstimmen ● Zu Projektstart Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten der Partner verbindlich festlegen ● Klare Messgrößen mit Hilfe von Meilensteinen und Arbeitspaketbeschreibungen definieren ● Einrichten eines Change-Board, das Änderungen und Ihre Auswirkungen auf das Gesamtprojekt bearbeitet ● Änderungen so früh wie möglich und offen kommunizieren Fachtagung Projektmanagement und Effizienzsteigerung . 17.08.2009 . © OK Consulting 2009 . Referent: Olaf Knauf Seite 22
  • 23. Einführung eines Projektportfolios erhöht die Effizienz ● Vielzahl an Projekten erfordert ein systematisches Multi- Projektmanagement ● Strategische Bedeutung hat das Auswählen von Projekten in ein Projektportfolio ● Knappe Ressourcen machen die Bündelung auf wenige Projekt notwendig ● Planung und Steuerung der Abhängigkeiten im Portfolio ist eine zentrale Herausforderung an das Multi-Projektmanagement (Programm-Management) Fachtagung Projektmanagement und Effizienzsteigerung . 17.08.2009 . © OK Consulting 2009 . Referent: Olaf Knauf Seite 23
  • 24. Führen Sie einen Gating-Prozeß ein, um Gefahren und Risiken zu frühzeitig zu erkennen Pre Gate 0 1 2 3 4 1 HLD 1 Impl.&Test 2 DD 2 FOA 3 LabTest Feasability / Requirement Definition Implementation Concept & Definition and Design and Testing CRT Ideengestaltun Technische Realisierung Nachbetrachtung g Fachtagung Projektmanagement und Effizienzsteigerung . 17.08.2009 . © OK Consulting 2009 . Referent: Olaf Knauf Seite 24
  • 25. Kontrolle der Effektivität und Effizienz durch den Gating Prozess Fachtagung Projektmanagement und Effizienzsteigerung . 17.08.2009 . © OK Consulting 2009 . Referent: Olaf Knauf Seite 25
  • 26. Besser als letzte Woche unverändert Schlechter als letzte Woche Projekt Name xxxx; Projekt Manager Olaf Knauer Projekt Laufzeit Okt. 2008 – Aug. 2009; Reporting Periode KW20 Ziel ● Installation einer neuen Zeit ● Im Rollout-Zeitplan % Complete Alcatel-VoIP- Infrastruktur 100 % ● Migration sämtlicher Standorte ● Abbau der Altstandorte Kosten ● n/a Qualität ● Qualitätsprobleme in Büsow, Hagenow und Schleswig Haupterfolge Hauptprobleme 50 % ● Umschaltung Kiel, Schleswig, Rendsburg erfolgreich ● Qualitätsprobleme in Büsow, Hagenow und abgeschlossen Schleswig. Korrektive Maßnahme: Konfigurationshinweise wurden an Kunden gegeben. ● UC-Workshop am 11.05. durchgeführt Versatel wurde hinzugezogen. Neue QoS-Prüfung am ● Probleme der Rufnummernanzeige gelöst Montag. Nächste Schritte Hauptrisiken ● Firmwareupgrade Switche KW20 ● Verbindungsprobleme durch VoIP / MPLS-Struktur. Die Sprachqualität (Fax und Voice) ist sehr stark von ● Unterschrift Meilenstein bis KW22 dem Quality of Service des Netzbetreibers abhängig. ● Umschaltung Husum, Kappeln, Wyk in KW21 Eine Risikoanalyse hierzu muß erstellt werden und bei Qualitätseinbussen alternative Verbindungen 0% eingesetzt werden. Fachtagung Projektmanagement und Effizienzsteigerung . 17.08.2009 . © OK Consulting 2009 . Referent: Olaf Knauf Seite 26

Hinweis der Redaktion

  1. Scott Adams der Auto des Buches Das Dilbert Prinzip ist der Meinung, daß der Erfolg eines Projekte von zwei Dingen abhängt, von Grlück und einem tollen Projektnamen. Nun, wer daran glauben möchte, dem verspreche ich, daß sein Projekt nicht erfolgreich wird. Nein, ganz im Gegenteil. Projektmanagement ist seit langem eine methodisch professionelle Arbeit, die erlernt werden kann und die insbesondere das Unternehmen leben muß.
  2. Das die Welt natürlich nicht so ist, sieht man fast täglich in den Nachrichten, ich habe Ihnen einen Bericht von den VDI-Nachrichten mitgebracht mit dem Titel Erfolgsdruck auf Projektingeniere nimmt zu. Besonders in Wirtschaftskrisen müssen die Unternehmen nach Mittel und Wege suchen Ihre Effektivität und Effizienz zu steigern. So ist insbesondere im Bereich Projektmanagement die Erwartungshaltung gestiegen.
  3. Und das zu Recht, den in den vergangenen Jahren standen Rationalisierungs-maßnahmen im Produktionsbereich im Vordergrund. Heute rücken die Produktentwicklungen in den Mittelpunkt der Anstrengungen zur Steigerung von Effizienz und Effektivität. Die Einsparungen sind gewaltig. Will man einer Studie des Frauenhoferinstituts glauben, dann sind Einsparpotentiale von 30% möglich.
  4. Aus der erwähnten Studie des Frauenhofer-Institut geht hervor, daß die Autoren das Projektmanagement als Schlüsseldisziplin ansehen, das aber nicht mit der erforderlichen Professionalität praktiziert wird. Würde das Projektmanagement im Unternehmen den entsprechenden Stellenwert beigemessen bekommen, dann ließen sich die Projekte erheblich effizienter abwickeln und die festgelegten Ziele besser erreichen. das gewünschte Ergebnis in der vorgegebenen Zeit mit den verfügbaren Kapazitäten im Rahmen der veranschlagten Kosten
  5. Darüber hinaus hat das Projektmanagement zwei wesentliche Funktionen für ein Projekt und folgend für das Unternehmen. Das Projektmanagement muß Transparenz schaffen und Das Projektmanagement muß Verbindlichkeiten schaffen. Ein gutes Projekt erkennen Sie meistens schon daran, daß jeder Bescheid weis wie der Stand der Dinge ist und wie die entsprechende zukünftige Planung aussieht. Bei der Vielzahl der Projekt, die ich bis dato begleitet habe, kann ich Ihnen aus Erfahrung berichten, wenn dies beiden Funktionen erfüllt werden, dann ist der Projekterfolg nicht mehr weit.
  6. Erfolgreiches Projektmanagement darf nicht nur verstanden werden durch die Sicherstellung der 3 bekannten Parameter Zeit-, Budget- und Qualitätseinhaltung, sondern muss sich in einem weitaus größeren Rahmen definieren. Dazu gehören: Auftraggeberzufriedenheit, Mitarbeiterzufriedenheit in Projekten, Sicherstellung der Nutzbarkeit der Lieferleistung für die Linienorganisation, die Sicherung der gewonnen Erfahrung im Projekt für das Unternehmen und eine klar abgestimmte Zusammenarbeit mit der Linienorganisation. An diesem Punkt liegt auch der Scheideweg für erfolgreiche Projekte in der Matrixorganisation und damit verbunden dem Projektmanagement im Unternehmen grundsätzlich.
  7. Ich habe Ihnen Beispielhaft eine effektive Planungsabfolge im Projektmanagement beigefügt (nach GPM/IPMA).
  8. Um die gerade gezeigten umfangreichen Arbeiten müssen Sie sich fragen, ob Sie das richtige Projektteam aussuchen. Ein erfolgreiches und effektives Projektteam zeichnet sich durch folgende Kriterien aus: Sorgfältige Auswahl und richtige Zusammensetzung Eindeutiger Auftrag und klare Zielsetzung Geklärte Beziehungen, gegenseitige Akzeptanz und Kooperation Klare Abgrenzung der Verantwortungsbereiche und Rollenverteilung Vereinbarte und akzeptierte Spielregeln und Abläufe
  9. Sie haben gerade gesehen, wie Umfangreich die einzelnen Tätigkeiten in einem Projekt sind, dementsprechend hoch sind auch die Anforderungen an den Projektmanager. Und die Frage, die Sie sich stellen müssen ist, die ob Sie immer den richtigen Projektmanager auswählen. Der Projektmanager ist einer der Schlüsselfiguren in einem Projekt und ist wesentlich dafür verantwortlich die Effizienz und Effektivität in einem Projekt zu realisieren. Sie sehen in dem Diagramm den Vergleich des Kompentenzprofils von einem Projektleiter mit dem eines Experten und dem einer Führungskraft. Hier haben wir im wesentlichen vier große Kompetenz-Bereiche, die der Projektmanager beherrschen können sollte. Zum einen ist das die Fachkompetenz, das ist die Summe aus Wissen, Können und Erkennen, der zweite große Bereich ist die Methoden Kompetenz, d.h. die Fähigkeit die Projektmanagement-Methoden anzuwenden und last but not least der Bereich der Sozial-Kompetenz, also die menschlichen Fähigkeiten, die Soft-Skills.
  10. Aus den vorgenannten Anforderungen des Projektmanagers und der Darstellung im Phasenmodell ergibt sich konsequenterweise eine ganze Reihe von Aufgaben für den Projektmanager. Die ich Ihnen im folgenden kurz zusammengefaßt habe. Der Projektmanager trägt die Verantwortung für das Controlling der Termine, Kosten und Ergebnisse. Der Projektmanager hat die Verantwortung für die gesamte Planung bis ins Detail sowie alle Planänderungen. Der PM dokumentiert das gesamte Projekt. Er legt dazu bspw. ein zentrales Laufwerk an und die entsprechende Verzeichnisstruktur und pflegt mindestens wöchentlich dieses Laufwerk. Der PM informiert alle Projektbeteiligten (neudeutsch: Stakeholder) sowohl intern und extern. So daß die Transparenz bei allenen Projektbeteiligten vorliegt. Hierbei beachtet der Pm das unterschiedliche Projektbeteiligte unterschiedliche Informationen benötigen. Der PM führt und berät das Projektteam. Hier hat sich bei den meisten Projekten ein kooperativer Führungsstil empfohlen, d.h. der PM ist Bestandteil des Teams, aber ganz wichtig: Im Team muß klar sein, wer in schwierigen Zeiten und in Krisensituation die Verantwortung hat und Entscheidungen treffen muß. Sollte er mal keine Entscheidung im Rahmen seiner Möglichkeiten treffen können, dann muß er in der Lage sein, Entscheidungsvorbereitungen mit entsprechenden relevanten Unterlagen zusammenzustellen. Bspw. Projektmehrkosten von 100.000€ durch zusätzliche Softwareentwicklung aufgrund eines nicht fehlerhaften Designs. Entscheidung durch GF.
  11. Scott Adams der Auto des Buches Das Dilbert Prinzip ist der Meinung, daß der Erfolg eines Projekte von zwei Dingen abhängt, von Grlück und einem tollen Projektnamen. Nun, wer daran glauben möchte, dem verspreche ich, daß sein Projekt nicht erfolgreich wird. Nein, ganz im Gegenteil. Projektmanagement ist seit langem eine methodisch professionelle Arbeit, die erlernt werden kann und die insbesondere das Unternehmen leben muß.
  12. Wie sie vielleicht wissen, ist der Begriff Projektleiter, oder Projektmanager nicht geschützt, jeder kann sich heute Projektmanager für irgendetwas nennen. Eine Hausfrau kann sich als Projektmanager für den Umzug in eine neue Eigentumswohnung bezeichnen. Deshalb ist es so wichtig, dass die Firmen auch eine Bestätigung haben, dass ein entsprechender Bewerber seine Qualifikationen als Projektmanager durch eine unabhängige Institutionen zertifizieren läßt. Die Zertifizierungsmöglichkeiten sind mittlerweile vielfältig. Drei davon haben sich mittlerweile durchgesetzt. Das ist zum einen die Zertifizierungsmöglichkeit nach PMI, die Zertifizierung nach GPM/IPMA und die Prince2 Zertifizierung. Die PMI Zertifizierung sollten Sie anstreben, wenn Sie internationale Projekte durchführen, insbesondere Projekte in Übersee (bspw. Amerika). Hier wird meistens PMI als Voraussetzung für den PM genannt. Wenn Sie Projekte im deuschsprachigen und europäischen Raum realisieren, dann wird die Voraussetzung meisten GPM/IPMA sein. Oft auch gleichwertig mit PMI gefordert. Prince 2 hat seine Hauptverbreitung in Großbritannien und den Niederlanden. Prince2 wird insbesondere gerne in Verindung mit ITIL – Projekten verwendet. Beide Standards kommen aus der gleichen Behörde. Weiter beispielhaft Standards und firmeneigene Zertifizierungen habe ich unten aufgeführt, und stellen einen kleinen Ausschnitt der Zertifizierungsmöglichkeiten dar.
  13. Die PMI-Ausbildung erfolgt im wesentlichen in 3 Stufen. Sie beginnen mit dem Einstiegszertifikat als Certified Associate in Project Management. Machen dann die Zertifizierung als Project Management Professional (PMP) und nach einigen vielen Jahren an ProjektManagement-Erfahrung können Sie sich als PgMP Program Management Professional ausbilden. Theoretisch können Sie direkt die Zertifizierung als PgMp machen ohne die vorhergehenden Zertifikate.
  14. Stellenwert des Projektmanagements erhöhen und als zentrale Funktion in der Unternehmensorganisation verankern Wichtige Partner wie Systemlieferanten und Entwicklungsdienstleister frühzeitig zu Projektbeginn einbeziehen Kein Projektstart ohne klar definierte Ziele und klares Lastenheft Frühzeitig die Projektplanung zwischen den Entwicklungspartnern abstimmen Zu Projektstart Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten der Partner verbindlich festlegen Klare Messgrößen mit Hilfe von Meilensteinen und Arbeitspaketbeschreibungen definieren Einrichten eines Change-Board, das Änderungen und Ihre Auswirkungen auf das Gesamtprojekt bearbeitet Änderungen so früh wie möglich und offen kommunizieren
  15. Um diese Transparenz und Verbindlichkeiten zu schaffen ist verständlicherweise eine Vielzahl an Arbeiten durchzuführen und verschiedene Methodiken anzuwenden. Auf einzelne Methodiken möchte ich heute nicht zu sprechen kommen, da Sie dafür alleine eine gute Woche sprechen können. Ich möchte Ihnen aber gerne hier noch einmal an Hand eines allgemeinen Phasenmodells die umfangreichen Arbeiten im Projektmanagement vorstellen. Gestartet wird in der Regel immer mit einer Projektdefinition. Hier findet eine Projektanalyse statt, welche Probleme und Potentiale betrachtet. Ziele werden geklärt (Inhalte, Kosten, Ausmaß und Zeit) und zuvor genanntes mit einer Machbarkeitsstudie ergänzt. Dann erfolgt ein Projektauftrag Zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer. Daran schließt sich gleich die Projektplanung In dieser Phase wird das Team organisiert, und es werden Aufgabenpläne, Ablaufpläne, Terminpläne, Kapazitätspläne, Kommunikationspläne, Kostenpläne, Qualitätspläne und das Risikomanagement festgelegt. Hierbei spielen so genannte Meilensteine eine wichtige Rolle. Nach der Planung kommt die eigentliche Projektdurchführung und Projektkontrolle: Diese Phase kennzeichnet sich, abgesehen von der Durchführung selbst, durch Kontrolle des Projektfortschritts und Reaktion auf projektstörende Ereignisse in der Zukunft, die sich erst während der Projektdurchführung ergeben. Erkenntnisse über gegenwärtige oder zukünftige Abweichungen führen dann zu Planungsänderungen und Korrekturmaßnahmen. Zu diesem Bereich möchte ich Ihnen zum Schluß der Vorstellung noch einige Tipps geben. Und wenn das Projekt abgeschlossen ist, dann können Sie einen Projektabschluß machen. Dort werden dann die Ergebnisse präsentiert, das Projektergebnis wird dokumentiert, idealerweise gibt es noch ein Lession Learned, das an andere Mitarbeiter kommuniziert wirde. Der Projektleiter wird entlastet. Im ungünstigsten Fall kann es natürlich auch zu einem Projektabbruch kommen.