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Media Management und Social Media
                   …im Behördenalltag



                   Klaus Röhlig                               Daniel Kraft
                   Account Executive                          Gesellschafter
                   Open Text Software GmbH                    netmedianer GmbH
                   Large Enterprise Accounts
                   Mai 07, 2010


                                                                                                     Slide 1
Rev 1.1 02092009                         Copyright © Open Text Corporation 2008 - 2009. All rights reserved.
Slide 2
Copyright © Open Text Corporation 2008 - 2009. All rights reserved.
Einführung
  Auftrag
     E-Government 2.0
      –  Das Programm des Bundes (2006)
      –  Vision

     EU-Initiative i2010 – Eine europäische Informationsgesellschaft für Wachstum und
      Beschäftigung
      –  Aktionsplan E-Government (2006)

     Open Government
      –  Partizipation und elektronische Öffentlichkeitsarbeit
      –  Die 8 Open Government Prinzipien

     Stand heute


                                                                                                                             Slide 3
                                                                 Copyright © Open Text Corporation 2008 - 2009. All rights reserved.
2.0 trifft Verwaltung

         Spontane,
selbstkontrollierte Netzwerke



                                                                  Große Unsicherheit in den
                                                                   Verwaltungen und Institutionen
                                                                  Ungeklärte Risiken und Gefahren

                   2.0	
  trifft	
  Verwaltung	
                   Es gibt kaum Best Practices
                                                                  Keine Erfahrungen in den
                                                                   Institutionen
                                                                  Externe Unterstützung war bisher
                                                                   nur bedingt verfügbar
             Klare Strukturen und organisatorische Hierarchie
Es geht immer um die Menschen




                                            Mitarbeiter erhalten einen besseren
                                             Informationszugang
              Schaffung von Communities
                                            Die Teams arbeiten enger und besser zusammen

   Kollektives Wissen                       Gruppen bleiben im Dialog auch über
                                             Verwaltungsstellen und Behörden hinweg

                                            Die Organisation erhält mehr Agilität und kann auf
                                             Veränderung besser reagieren
Soziale Vernetzung
                                            Bürgerinnen und Bürger profitieren auch vom
                                             kollektiven Wissen und der Vernetzung



       Anerkennung
Kollaborative Verwaltung bindet die Prozesse ein




                Verantwortung
                vs. „just a Job“

                                          Einbindung in die Verwaltungsorganisation

                  Dialoge entlang der     Verwaltungsprozesse werden für den einzelnen
                 Verwaltungsprozesse       transparenter und leichter verständlich

                                          Netzwerke entstehen entlang der Arbeitsabläufe

                                          Die Strukturen passen sich den Vorgängen an
Partizipation und sichere Dialoge mit dem Bürger



    Bildung einer
  digitalen Identität
                                                  Beobachtung der externen
                                                   Netzwerkkommunikation

                                                  Analyse der digitalen Erwartungshaltung der
                                                   Bürger

                                                  Ausbildung der kommunizierenden Mitarbeiter

                                                  Schaffung von Standards und klaren
                                                   Verhaltensregeln

                                                  Sichere Nutzung des Netzwerkeffektes
Dialoge mit und
Partizipation von                                 Beteiligung der Bürgerinnen und Bürger an
Bürgerinnen und         Reaktionen auf Kritik
     Bürger              und Anregungen            Diskussionen und ggf. an Entscheidungen
In   3   Schritten zum vernetzen Arbeitsplatz




               1                    2                   3


Mitarbeiter              Team            Organisation         Community
Schritt 1: Zugang zu Wissen, Experten und Anerkennung
Schritt I: Zugang


            Vereinfachter Zugang zu
            Wissen, den Experten und
              deren Anerkennung




                          1                         2                  3


  Mitarbeiter                             Team          Organisation       Community

                              Wissen teilen &
        Suchen & Finden          Experten
                               identifizieren

          Wall     Profile        Blog     Status
        E-Mail   Favorits       Tags
Schritt 2: Vernetzung der Menschen & Förderung des Dialoges
Schritt II: Vernetzung



                                                      Vernetzung der Menschen
                                                     und Förderung des Dialoges




                          1                                      2                                    3


  Mitarbeiter                             Team                            Organisation                    Community

                              Wissen teilen &     Zur Mitarbeit   Dialoge fördern,
        Suchen & Finden          Experten         begeistern &       Aufgaben
                               identifizieren   Ideen generieren gemeinsam lösen

          Wall      Profile       Blog      Status    IM     Geo-Pos    Team Space        Wiki
        E-Mail    Favorits      Tags     Screensharing     Location    Realtime Collab.      Rating
Schritt 3: Einbindung externer Ressourcen
Schritt 3: Externe Ressourcen



                                                                                                       Einbindung externer
                                                                                                           Ressourcen




                          1                                         2                                           3


  Mitarbeiter                             Team                                  Organisation                                 Community

                              Wissen teilen &      Zur Mitarbeit          Dialoge fördern,   Transparenz und
                                                                                                                    Externes Wissen
        Suchen & Finden          Experten          begeistern &              Aufgaben         Effizienz durch
                               identifizieren    Ideen generieren        gemeinsam lösen
                                                                                                                       einbinden
                                                                                                Vernetzung

          Wall      Profile       Blog      Status       IM     Geo-Pos        Team Space       Wiki      Calendar      Comments
        E-Mail    Favorits      Tags     Screensharing        Location       Realtime Collab.      Rating       Search       Polls
Unser Verständnis des Social Workplace


                Vereinfachter Zugang zu
                                                           Vernetzung der Menschen                           Einbindung externer
                Wissen, den Experten und
                                                          und Förderung des Dialoges                             Ressourcen
                  deren Anerkennung




                               1                                         2                                           3


       Mitarbeiter                             Team                                  Organisation                                  Community

                                   Wissen teilen &      Zur Mitarbeit          Dialoge fördern,   Transparenz und
                                                                                                                         Externes Wissen
Mehrwert     Suchen & Finden          Experten          begeistern &              Aufgaben         Effizienz durch
                                                                                                                            einbinden
                                    identifizieren    Ideen generieren        gemeinsam lösen        Vernetzung


               Wall      Profile       Blog      Status       IM     Geo-Pos        Team Space        Wiki       Calendar       Comments
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2.0 trifft Verwaltung




                                           Es gibt einen klaren Auftrag
                                           Die Konzepte sind ausgereift
        2.0	
  trifft	
  Verwaltung	
  
                                           Der Bürger nutzt es bereits im Alltag
                                           Es macht Sinn
Fall-Beispiele (Use Cases)

 einige Beispiele
    Kooperationsprozesse – Stadionbad Bremen
    Partizipation – Online Bürgerportal Bristol
    Dialog – Unortkataster Köln
    Dialog-Plattform zum Bürger
    Media Management und Social Media

 …
    Ideenmanagement
    Bewertungen
    Transparenz / Personalisierung
    Expertensystem
    Wissensmanagement
                                                                                                              Slide 17
                                                   Copyright © Open Text Corporation 2008 - 2009. All rights reserved.
Kooperationsprozesse – Stadionbad Bremen
                                             Business Herausforderung

                                                 Entwicklung eines Konzeptes zur Sanierung des meistbesuchten Freibads
                                                  Bremens

                                                 Wunsch das Bad nach den Bedürfnissen der Nutzerinnen und Nutzer aber
                                                  der relevanten Gruppen


Bedarf:
Zeitnahe Zusammenarbeit mit den
Interessensgruppen
                                             Nutzen der Lösung
Einbindung einer breiten Öffentlichkeit in
den Prozess                                      Online-Diskussion zur Zukunft des Stadionbads als Teil eines umfangreichen
Links                                            Einbindung von Repräsentanten relevanter Gruppen, der kooperativ und
    http://www.stadionbad.bremen.de/             unter Konsultation der breiteren Öffentlichkeit ein Konzept für die Zukunft des
                                                  Bades entwickelte

                                                 Über die sehr weit gehende Zuweisung von Entscheidungskompetenzen an
                                                  den Repräsentantenkreis kam dem Prozess eine hohe politische Relevanz
                                                  zu
Dialog – Unortkataster Köln
                                          Business Herausforderung

                                              Viele Belange, insbesondere über den Zustand mancher Orte, werden in
                                               kleinen Gruppen, in der Kneipe, in Vereinen oder auf Feste diskutiert. Sie
                                               erreichen oft aber nicht oder sehr spät die politischen oder administrativen
                                               Verantwortlichen

                                              Es entsteht Unmut, der vermieden werden soll bzw. die Verwaltung soll die
                                               Gelegenheit erhalten, sich dazu zu äußern
 Bedarf:
 Schneller erfahren was die Menschen in
 ihrer Umgebung bewegt
                                          Nutzen der Lösung

                                              Überblick über Probleme aus baulichen oder landschaftspflegerischen
 Links                                         Gesichtspunkten
     http://www.unkataster.de
                                              Aktueller Stand über Diskussionen vor Ort
     http://maerker.brandenburg.de
     http://www.fixmystreet.com (GB)         Diskussion mit den Betroffenen über Priorisierung

                                              Bilder einstellen über Stand der Dinge

                                              Möglichkeiten der Verwaltung zu reagieren
Dialog-Plattform zum Bürger
                                             Business Herausforderung

                                                 Die öffentliche Verwaltung möchte echte ePartizipation bieten und dabei die
                                                  Innovationskraft der Community (oder "Cloud") voll nutzen

                                                 Diskussion von Ideen und Vorschlägen politisch interessierte Bürger

                                                 Reaktionen auf politische Initiativen zeitnah erfassen

                                                 Bürger unmittelbar in Initiativen und Projekte der Politik einbeziehen
 Bedarf:
                                                 Enge Einbindung von MS Office
 Zeitnahe Zusammenarbeit mit den
 Bürgern verbessern
                                             Nutzen der Lösung
 Informationsaustausch auf einer (rechts-)
 sicheren Plattform                              Reaktionen auf politische Initiativen können unmittelbar und ungefiltert (ohne
                                                  Umwege über Verwaltung, Vereine und Verbände) die politische Leitung
 Beispielszenarien                                erreichen
     Gruppenraum mit Einhaltung
      gesetzlicher Vorgaben                      Politische Initiativen können durch die Nutzung des Wissens und der
                                                  Expertise vieler verbessert werden
                                                 Es kann gezielt auf einzelne Vorschläge und Besorgnisse der Bürger
                                                  geantwortet werden. Der Bürger erfährt unmittelbar, was aus seinen
                                                  Vorschlägen geworden ist und fühlt sich ernst genommen
Content in heterogenen Organisationen verwalten
WCM/DMS unabhängige Lösung
                                                  Business Herausforderung

                                                      Relevante Inhalte entstehen in einer verteilten Organisation

                                                      Projektmitglieder können Inhalte nicht austauschen, keine gemeinsame
                                                       Nutzung einmal produzierter Inhalte möglich
                                                      Keine Auszeichnung mit übergreifend nutzbaren Metadaten

                                                      Nicht aufeinander abgestimmte Systeme und Prozesse zur Erstellung und
 Bedarf:                                               Verwaltung der Inhalte
 WCM/DMS unabhängige Lösung,
 Einsatz in einer Systemumgebung mit              Nutzen der Lösung
 heterogenen WCM/DMS Lösungen
                                                      Zentrale Plattform zur Verwaltung, Recherche und Bereitstellung von Inhalten
 Beispielszenarien                                     aus der Organisation
     Web Site Management, Media Manager
      und Social Media Server als Infrastruktur       Qualitätssicherung über Workflows und Prüfung der Inhalte in zentraler
                                                       Redaktion
     Redaktioneller Content Pool (Intentive)
      konsolidiert die Inhalte                        Mehrfachnutzung der Inhalte in verschieden Formaten
     Vorhandene eGovernment-
      Anwendungen, WCM und DMS Systeme                Überwindung von Systemgrenzen und Medienbrüchen
      liefern Inhalte
                                                      Grundlage für zentrales Media Management
Austausch der Informationen
                                                                                                                        Datenverbindung
Social Media Layer - extern                          Social Media Layer - extern
                                      Twitter                              Facebook
                                                             Google Wave
                                        Socialcast                             Google Apps

Kollaborationsschicht - Anwendungen                 Social Media/Application Layer




                                                                                                                                             Social Media Bus
                                      RSS            Sozialer Arbeitsraum                            Wiki
                                                             Menschen
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Präsentationsschicht                                           Delivery Layer
                                                Delivery Server                      Portal
                                                                   Internet
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Applikationsschicht                                          Application Layer
                                      Web Content Management      Media Management
                                                     Kollaborations-Server
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     Engagement               Transaction                              Lifecycle
                             Capture and Imaging             Document Management
       Social Media
                                OCR/ICR and
                                                               Records Management
                                Classification
       Collaboration
                              Business Process
       Web Content                                               Rights Management
                                Management
       Management
                                                                       Digital Asset
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                                                                       Management


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Vielen Dank




                                         Es gibt einen klaren Auftrag
                                         Die Konzepte sind ausgereift
      2.0	
  trifft	
  Verwaltung	
  
                                         Der Bürger nutzt es bereits im Alltag
                                         Es macht Sinn

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Enterprise 2.0 im Behördenalltag

  • 1. Media Management und Social Media …im Behördenalltag Klaus Röhlig Daniel Kraft Account Executive Gesellschafter Open Text Software GmbH netmedianer GmbH Large Enterprise Accounts Mai 07, 2010 Slide 1 Rev 1.1 02092009 Copyright © Open Text Corporation 2008 - 2009. All rights reserved.
  • 2. Slide 2 Copyright © Open Text Corporation 2008 - 2009. All rights reserved.
  • 3. Einführung   Auftrag   E-Government 2.0 –  Das Programm des Bundes (2006) –  Vision   EU-Initiative i2010 – Eine europäische Informationsgesellschaft für Wachstum und Beschäftigung –  Aktionsplan E-Government (2006)   Open Government –  Partizipation und elektronische Öffentlichkeitsarbeit –  Die 8 Open Government Prinzipien   Stand heute Slide 3 Copyright © Open Text Corporation 2008 - 2009. All rights reserved.
  • 4. 2.0 trifft Verwaltung Spontane, selbstkontrollierte Netzwerke   Große Unsicherheit in den Verwaltungen und Institutionen   Ungeklärte Risiken und Gefahren 2.0  trifft  Verwaltung     Es gibt kaum Best Practices   Keine Erfahrungen in den Institutionen   Externe Unterstützung war bisher nur bedingt verfügbar Klare Strukturen und organisatorische Hierarchie
  • 5. Es geht immer um die Menschen   Mitarbeiter erhalten einen besseren Informationszugang Schaffung von Communities   Die Teams arbeiten enger und besser zusammen Kollektives Wissen   Gruppen bleiben im Dialog auch über Verwaltungsstellen und Behörden hinweg   Die Organisation erhält mehr Agilität und kann auf Veränderung besser reagieren Soziale Vernetzung   Bürgerinnen und Bürger profitieren auch vom kollektiven Wissen und der Vernetzung Anerkennung
  • 6. Kollaborative Verwaltung bindet die Prozesse ein Verantwortung vs. „just a Job“   Einbindung in die Verwaltungsorganisation Dialoge entlang der   Verwaltungsprozesse werden für den einzelnen Verwaltungsprozesse transparenter und leichter verständlich   Netzwerke entstehen entlang der Arbeitsabläufe   Die Strukturen passen sich den Vorgängen an
  • 7. Partizipation und sichere Dialoge mit dem Bürger Bildung einer digitalen Identität   Beobachtung der externen Netzwerkkommunikation   Analyse der digitalen Erwartungshaltung der Bürger   Ausbildung der kommunizierenden Mitarbeiter   Schaffung von Standards und klaren Verhaltensregeln   Sichere Nutzung des Netzwerkeffektes Dialoge mit und Partizipation von   Beteiligung der Bürgerinnen und Bürger an Bürgerinnen und Reaktionen auf Kritik Bürger und Anregungen Diskussionen und ggf. an Entscheidungen
  • 8. In 3 Schritten zum vernetzen Arbeitsplatz 1 2 3 Mitarbeiter Team Organisation Community
  • 9. Schritt 1: Zugang zu Wissen, Experten und Anerkennung
  • 10. Schritt I: Zugang Vereinfachter Zugang zu Wissen, den Experten und deren Anerkennung 1 2 3 Mitarbeiter Team Organisation Community Wissen teilen & Suchen & Finden Experten identifizieren Wall Profile Blog Status E-Mail Favorits Tags
  • 11. Schritt 2: Vernetzung der Menschen & Förderung des Dialoges
  • 12. Schritt II: Vernetzung Vernetzung der Menschen und Förderung des Dialoges 1 2 3 Mitarbeiter Team Organisation Community Wissen teilen & Zur Mitarbeit Dialoge fördern, Suchen & Finden Experten begeistern & Aufgaben identifizieren Ideen generieren gemeinsam lösen Wall Profile Blog Status IM Geo-Pos Team Space Wiki E-Mail Favorits Tags Screensharing Location Realtime Collab. Rating
  • 13. Schritt 3: Einbindung externer Ressourcen
  • 14. Schritt 3: Externe Ressourcen Einbindung externer Ressourcen 1 2 3 Mitarbeiter Team Organisation Community Wissen teilen & Zur Mitarbeit Dialoge fördern, Transparenz und Externes Wissen Suchen & Finden Experten begeistern & Aufgaben Effizienz durch identifizieren Ideen generieren gemeinsam lösen einbinden Vernetzung Wall Profile Blog Status IM Geo-Pos Team Space Wiki Calendar Comments E-Mail Favorits Tags Screensharing Location Realtime Collab. Rating Search Polls
  • 15. Unser Verständnis des Social Workplace Vereinfachter Zugang zu Vernetzung der Menschen Einbindung externer Wissen, den Experten und und Förderung des Dialoges Ressourcen deren Anerkennung 1 2 3 Mitarbeiter Team Organisation Community Wissen teilen & Zur Mitarbeit Dialoge fördern, Transparenz und Externes Wissen Mehrwert Suchen & Finden Experten begeistern & Aufgaben Effizienz durch einbinden identifizieren Ideen generieren gemeinsam lösen Vernetzung Wall Profile Blog Status IM Geo-Pos Team Space Wiki Calendar Comments Features E-Mail Favorits Tags Screensharing Location Realtime Collab. Rating Search Polls
  • 16. 2.0 trifft Verwaltung   Es gibt einen klaren Auftrag   Die Konzepte sind ausgereift 2.0  trifft  Verwaltung     Der Bürger nutzt es bereits im Alltag   Es macht Sinn
  • 17. Fall-Beispiele (Use Cases)  einige Beispiele   Kooperationsprozesse – Stadionbad Bremen   Partizipation – Online Bürgerportal Bristol   Dialog – Unortkataster Köln   Dialog-Plattform zum Bürger   Media Management und Social Media  …   Ideenmanagement   Bewertungen   Transparenz / Personalisierung   Expertensystem   Wissensmanagement Slide 17 Copyright © Open Text Corporation 2008 - 2009. All rights reserved.
  • 18. Kooperationsprozesse – Stadionbad Bremen Business Herausforderung   Entwicklung eines Konzeptes zur Sanierung des meistbesuchten Freibads Bremens   Wunsch das Bad nach den Bedürfnissen der Nutzerinnen und Nutzer aber der relevanten Gruppen Bedarf: Zeitnahe Zusammenarbeit mit den Interessensgruppen Nutzen der Lösung Einbindung einer breiten Öffentlichkeit in den Prozess   Online-Diskussion zur Zukunft des Stadionbads als Teil eines umfangreichen Links   Einbindung von Repräsentanten relevanter Gruppen, der kooperativ und   http://www.stadionbad.bremen.de/ unter Konsultation der breiteren Öffentlichkeit ein Konzept für die Zukunft des Bades entwickelte   Über die sehr weit gehende Zuweisung von Entscheidungskompetenzen an den Repräsentantenkreis kam dem Prozess eine hohe politische Relevanz zu
  • 19. Dialog – Unortkataster Köln Business Herausforderung   Viele Belange, insbesondere über den Zustand mancher Orte, werden in kleinen Gruppen, in der Kneipe, in Vereinen oder auf Feste diskutiert. Sie erreichen oft aber nicht oder sehr spät die politischen oder administrativen Verantwortlichen   Es entsteht Unmut, der vermieden werden soll bzw. die Verwaltung soll die Gelegenheit erhalten, sich dazu zu äußern Bedarf: Schneller erfahren was die Menschen in ihrer Umgebung bewegt Nutzen der Lösung   Überblick über Probleme aus baulichen oder landschaftspflegerischen Links Gesichtspunkten   http://www.unkataster.de   Aktueller Stand über Diskussionen vor Ort   http://maerker.brandenburg.de   http://www.fixmystreet.com (GB)   Diskussion mit den Betroffenen über Priorisierung   Bilder einstellen über Stand der Dinge   Möglichkeiten der Verwaltung zu reagieren
  • 20. Dialog-Plattform zum Bürger Business Herausforderung   Die öffentliche Verwaltung möchte echte ePartizipation bieten und dabei die Innovationskraft der Community (oder "Cloud") voll nutzen   Diskussion von Ideen und Vorschlägen politisch interessierte Bürger   Reaktionen auf politische Initiativen zeitnah erfassen   Bürger unmittelbar in Initiativen und Projekte der Politik einbeziehen Bedarf:   Enge Einbindung von MS Office Zeitnahe Zusammenarbeit mit den Bürgern verbessern Nutzen der Lösung Informationsaustausch auf einer (rechts-) sicheren Plattform   Reaktionen auf politische Initiativen können unmittelbar und ungefiltert (ohne Umwege über Verwaltung, Vereine und Verbände) die politische Leitung Beispielszenarien erreichen   Gruppenraum mit Einhaltung gesetzlicher Vorgaben   Politische Initiativen können durch die Nutzung des Wissens und der Expertise vieler verbessert werden   Es kann gezielt auf einzelne Vorschläge und Besorgnisse der Bürger geantwortet werden. Der Bürger erfährt unmittelbar, was aus seinen Vorschlägen geworden ist und fühlt sich ernst genommen
  • 21. Content in heterogenen Organisationen verwalten WCM/DMS unabhängige Lösung Business Herausforderung   Relevante Inhalte entstehen in einer verteilten Organisation   Projektmitglieder können Inhalte nicht austauschen, keine gemeinsame Nutzung einmal produzierter Inhalte möglich   Keine Auszeichnung mit übergreifend nutzbaren Metadaten   Nicht aufeinander abgestimmte Systeme und Prozesse zur Erstellung und Bedarf: Verwaltung der Inhalte WCM/DMS unabhängige Lösung, Einsatz in einer Systemumgebung mit Nutzen der Lösung heterogenen WCM/DMS Lösungen   Zentrale Plattform zur Verwaltung, Recherche und Bereitstellung von Inhalten Beispielszenarien aus der Organisation   Web Site Management, Media Manager und Social Media Server als Infrastruktur   Qualitätssicherung über Workflows und Prüfung der Inhalte in zentraler Redaktion   Redaktioneller Content Pool (Intentive) konsolidiert die Inhalte   Mehrfachnutzung der Inhalte in verschieden Formaten   Vorhandene eGovernment- Anwendungen, WCM und DMS Systeme   Überwindung von Systemgrenzen und Medienbrüchen liefern Inhalte   Grundlage für zentrales Media Management
  • 22. Austausch der Informationen Datenverbindung Social Media Layer - extern Social Media Layer - extern Twitter Facebook Google Wave Socialcast Google Apps Kollaborationsschicht - Anwendungen Social Media/Application Layer Social Media Bus RSS Sozialer Arbeitsraum Wiki Menschen Prozesse Blog Inhalte Andere Anwendungen Präsentationsschicht Delivery Layer Delivery Server Portal Internet Intranet Extranet Applikationsschicht Application Layer Web Content Management Media Management Kollaborations-Server Dokumenten-Management Andere Anwendungen Slide 22 Copyright © Open Text Corporation 2008 - 2009. All rights reserved.
  • 23. Open Text ECM Suite User Experience Services Engagement Transaction Lifecycle Capture and Imaging Document Management Social Media OCR/ICR and Records Management Classification Collaboration Business Process Web Content Rights Management Management Management Digital Asset Fax Management Management Enterprise Process Services Enterprise Library Slide 23 Copyright © Open Text Corporation 2008 - 2009. All rights reserved.
  • 24. Open Text ECM Suite User Experience Services Engagement Transaction Lifecycle Capture and Imaging Document Management Social Media OCR/ICR and Records Management Classification Collaboration Business Process Web Content Rights Management Management Management Digital Asset Fax Management Management Enterprise Process Services Enterprise Library Slide 24 Copyright © Open Text Corporation 2008 - 2009. All rights reserved.
  • 25. Vielen Dank   Es gibt einen klaren Auftrag   Die Konzepte sind ausgereift 2.0  trifft  Verwaltung     Der Bürger nutzt es bereits im Alltag   Es macht Sinn