Das Dokument behandelt die Integration von Social Media und Medienmanagement im Behördenalltag, hervorheben dabei die Chancen und Herausforderungen durch E-Government 2.0 und Open Government-Initiativen. Es werden konkrete Beispiele und Fallstudien angeführt, die den Nutzen von kollaborativen Prozessen, Bürgerpartizipation und eine verbesserte Informationsvernetzung verdeutlichen. Zudem werden die Notwendigkeit und der Weg zur Etablierung eines sozialen Arbeitsplatzes in Verwaltungseinrichtungen skizziert.

1. Media Management und Social Media
…im Behördenalltag
Klaus Röhlig Daniel Kraft
Account Executive Gesellschafter
Open Text Software GmbH netmedianer GmbH
Large Enterprise Accounts
Mai 07, 2010
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3. Einführung
 Auftrag
 E-Government 2.0
– Das Programm des Bundes (2006)
– Vision
 EU-Initiative i2010 – Eine europäische Informationsgesellschaft für Wachstum und
Beschäftigung
– Aktionsplan E-Government (2006)
 Open Government
– Partizipation und elektronische Öffentlichkeitsarbeit
– Die 8 Open Government Prinzipien
 Stand heute
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4. 2.0 trifft Verwaltung
Spontane,
selbstkontrollierte Netzwerke
 Große Unsicherheit in den
Verwaltungen und Institutionen
 Ungeklärte Risiken und Gefahren
2.0
trifft
Verwaltung
 Es gibt kaum Best Practices
 Keine Erfahrungen in den
Institutionen
 Externe Unterstützung war bisher
nur bedingt verfügbar
Klare Strukturen und organisatorische Hierarchie

5. Es geht immer um die Menschen
 Mitarbeiter erhalten einen besseren
Informationszugang
Schaffung von Communities
 Die Teams arbeiten enger und besser zusammen
Kollektives Wissen  Gruppen bleiben im Dialog auch über
Verwaltungsstellen und Behörden hinweg
 Die Organisation erhält mehr Agilität und kann auf
Veränderung besser reagieren
Soziale Vernetzung
 Bürgerinnen und Bürger profitieren auch vom
kollektiven Wissen und der Vernetzung
Anerkennung

6. Kollaborative Verwaltung bindet die Prozesse ein
Verantwortung
vs. „just a Job“
 Einbindung in die Verwaltungsorganisation
Dialoge entlang der  Verwaltungsprozesse werden für den einzelnen
Verwaltungsprozesse transparenter und leichter verständlich
 Netzwerke entstehen entlang der Arbeitsabläufe
 Die Strukturen passen sich den Vorgängen an

7. Partizipation und sichere Dialoge mit dem Bürger
Bildung einer
digitalen Identität
 Beobachtung der externen
Netzwerkkommunikation
 Analyse der digitalen Erwartungshaltung der
Bürger
 Ausbildung der kommunizierenden Mitarbeiter
 Schaffung von Standards und klaren
Verhaltensregeln
 Sichere Nutzung des Netzwerkeffektes
Dialoge mit und
Partizipation von  Beteiligung der Bürgerinnen und Bürger an
Bürgerinnen und Reaktionen auf Kritik
Bürger und Anregungen Diskussionen und ggf. an Entscheidungen

8. In 3 Schritten zum vernetzen Arbeitsplatz
1 2 3
Mitarbeiter Team Organisation Community

9. Schritt 1: Zugang zu Wissen, Experten und Anerkennung

10. Schritt I: Zugang
Vereinfachter Zugang zu
Wissen, den Experten und
deren Anerkennung
1 2 3
Mitarbeiter Team Organisation Community
Wissen teilen &
Suchen & Finden Experten
identifizieren
Wall Profile Blog Status
E-Mail Favorits Tags

11. Schritt 2: Vernetzung der Menschen & Förderung des Dialoges

12. Schritt II: Vernetzung
Vernetzung der Menschen
und Förderung des Dialoges
1 2 3
Mitarbeiter Team Organisation Community
Wissen teilen & Zur Mitarbeit Dialoge fördern,
Suchen & Finden Experten begeistern & Aufgaben
identifizieren Ideen generieren gemeinsam lösen
Wall Profile Blog Status IM Geo-Pos Team Space Wiki
E-Mail Favorits Tags Screensharing Location Realtime Collab. Rating

13. Schritt 3: Einbindung externer Ressourcen

14. Schritt 3: Externe Ressourcen
Einbindung externer
Ressourcen
1 2 3
Mitarbeiter Team Organisation Community
Wissen teilen & Zur Mitarbeit Dialoge fördern, Transparenz und
Externes Wissen
Suchen & Finden Experten begeistern & Aufgaben Effizienz durch
identifizieren Ideen generieren gemeinsam lösen
einbinden
Vernetzung
Wall Profile Blog Status IM Geo-Pos Team Space Wiki Calendar Comments
E-Mail Favorits Tags Screensharing Location Realtime Collab. Rating Search Polls

15. Unser Verständnis des Social Workplace
Vereinfachter Zugang zu
Vernetzung der Menschen Einbindung externer
Wissen, den Experten und
und Förderung des Dialoges Ressourcen
deren Anerkennung
1 2 3
Mitarbeiter Team Organisation Community
Wissen teilen & Zur Mitarbeit Dialoge fördern, Transparenz und
Externes Wissen
Mehrwert Suchen & Finden Experten begeistern & Aufgaben Effizienz durch
einbinden
identifizieren Ideen generieren gemeinsam lösen Vernetzung
Wall Profile Blog Status IM Geo-Pos Team Space Wiki Calendar Comments
Features
E-Mail Favorits Tags Screensharing Location Realtime Collab. Rating Search Polls

16. 2.0 trifft Verwaltung
 Es gibt einen klaren Auftrag
 Die Konzepte sind ausgereift
2.0
trifft
Verwaltung
 Der Bürger nutzt es bereits im Alltag
 Es macht Sinn

17. Fall-Beispiele (Use Cases)
 einige Beispiele
 Kooperationsprozesse – Stadionbad Bremen
 Partizipation – Online Bürgerportal Bristol
 Dialog – Unortkataster Köln
 Dialog-Plattform zum Bürger
 Media Management und Social Media
 …
 Ideenmanagement
 Bewertungen
 Transparenz / Personalisierung
 Expertensystem
 Wissensmanagement
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18. Kooperationsprozesse – Stadionbad Bremen
Business Herausforderung
 Entwicklung eines Konzeptes zur Sanierung des meistbesuchten Freibads
Bremens
 Wunsch das Bad nach den Bedürfnissen der Nutzerinnen und Nutzer aber
der relevanten Gruppen
Bedarf:
Zeitnahe Zusammenarbeit mit den
Interessensgruppen
Nutzen der Lösung
Einbindung einer breiten Öffentlichkeit in
den Prozess  Online-Diskussion zur Zukunft des Stadionbads als Teil eines umfangreichen
Links  Einbindung von Repräsentanten relevanter Gruppen, der kooperativ und
 http://www.stadionbad.bremen.de/ unter Konsultation der breiteren Öffentlichkeit ein Konzept für die Zukunft des
Bades entwickelte
 Über die sehr weit gehende Zuweisung von Entscheidungskompetenzen an
den Repräsentantenkreis kam dem Prozess eine hohe politische Relevanz
zu

19. Dialog – Unortkataster Köln
Business Herausforderung
 Viele Belange, insbesondere über den Zustand mancher Orte, werden in
kleinen Gruppen, in der Kneipe, in Vereinen oder auf Feste diskutiert. Sie
erreichen oft aber nicht oder sehr spät die politischen oder administrativen
Verantwortlichen
 Es entsteht Unmut, der vermieden werden soll bzw. die Verwaltung soll die
Gelegenheit erhalten, sich dazu zu äußern
Bedarf:
Schneller erfahren was die Menschen in
ihrer Umgebung bewegt
Nutzen der Lösung
 Überblick über Probleme aus baulichen oder landschaftspflegerischen
Links Gesichtspunkten
 http://www.unkataster.de
 Aktueller Stand über Diskussionen vor Ort
 http://maerker.brandenburg.de
 http://www.fixmystreet.com (GB)  Diskussion mit den Betroffenen über Priorisierung
 Bilder einstellen über Stand der Dinge
 Möglichkeiten der Verwaltung zu reagieren

20. Dialog-Plattform zum Bürger
Business Herausforderung
 Die öffentliche Verwaltung möchte echte ePartizipation bieten und dabei die
Innovationskraft der Community (oder "Cloud") voll nutzen
 Diskussion von Ideen und Vorschlägen politisch interessierte Bürger
 Reaktionen auf politische Initiativen zeitnah erfassen
 Bürger unmittelbar in Initiativen und Projekte der Politik einbeziehen
Bedarf:
 Enge Einbindung von MS Office
Zeitnahe Zusammenarbeit mit den
Bürgern verbessern
Nutzen der Lösung
Informationsaustausch auf einer (rechts-)
sicheren Plattform  Reaktionen auf politische Initiativen können unmittelbar und ungefiltert (ohne
Umwege über Verwaltung, Vereine und Verbände) die politische Leitung
Beispielszenarien erreichen
 Gruppenraum mit Einhaltung
gesetzlicher Vorgaben  Politische Initiativen können durch die Nutzung des Wissens und der
Expertise vieler verbessert werden
 Es kann gezielt auf einzelne Vorschläge und Besorgnisse der Bürger
geantwortet werden. Der Bürger erfährt unmittelbar, was aus seinen
Vorschlägen geworden ist und fühlt sich ernst genommen

21. Content in heterogenen Organisationen verwalten
WCM/DMS unabhängige Lösung
Business Herausforderung
 Relevante Inhalte entstehen in einer verteilten Organisation
 Projektmitglieder können Inhalte nicht austauschen, keine gemeinsame
Nutzung einmal produzierter Inhalte möglich
 Keine Auszeichnung mit übergreifend nutzbaren Metadaten
 Nicht aufeinander abgestimmte Systeme und Prozesse zur Erstellung und
Bedarf: Verwaltung der Inhalte
WCM/DMS unabhängige Lösung,
Einsatz in einer Systemumgebung mit Nutzen der Lösung
heterogenen WCM/DMS Lösungen
 Zentrale Plattform zur Verwaltung, Recherche und Bereitstellung von Inhalten
Beispielszenarien aus der Organisation
 Web Site Management, Media Manager
und Social Media Server als Infrastruktur  Qualitätssicherung über Workflows und Prüfung der Inhalte in zentraler
Redaktion
 Redaktioneller Content Pool (Intentive)
konsolidiert die Inhalte  Mehrfachnutzung der Inhalte in verschieden Formaten
 Vorhandene eGovernment-
Anwendungen, WCM und DMS Systeme  Überwindung von Systemgrenzen und Medienbrüchen
liefern Inhalte
 Grundlage für zentrales Media Management

22. Austausch der Informationen
Datenverbindung
Social Media Layer - extern Social Media Layer - extern
Twitter Facebook
Google Wave
Socialcast Google Apps
Kollaborationsschicht - Anwendungen Social Media/Application Layer
Social Media Bus
RSS Sozialer Arbeitsraum Wiki
Menschen
Prozesse
Blog Inhalte Andere Anwendungen
Präsentationsschicht Delivery Layer
Delivery Server Portal
Internet
Intranet Extranet
Applikationsschicht Application Layer
Web Content Management Media Management
Kollaborations-Server
Dokumenten-Management Andere Anwendungen
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23. Open Text ECM Suite
User Experience Services
Engagement Transaction Lifecycle
Capture and Imaging Document Management
Social Media
OCR/ICR and
Records Management
Classification
Collaboration
Business Process
Web Content Rights Management
Management
Management
Digital Asset
Fax Management
Management
Enterprise Process Services
Enterprise Library
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24. Open Text ECM Suite
User Experience Services
Engagement Transaction Lifecycle
Capture and Imaging Document Management
Social Media
OCR/ICR and
Records Management
Classification
Collaboration
Business Process
Web Content Rights Management
Management
Management
Digital Asset
Fax Management
Management
Enterprise Process Services
Enterprise Library
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25. Vielen Dank
 Es gibt einen klaren Auftrag
 Die Konzepte sind ausgereift
2.0
trifft
Verwaltung
 Der Bürger nutzt es bereits im Alltag
 Es macht Sinn