SEPA - Kunden im Blick?

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- Leitfaden zur Umsetzung des SEPA-Verfahrens in Unternehmen unter Berücksichtigung des Kunden -

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SEPA - Kunden im Blick?

  1. 1. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! S€PA – Kunden im Blick? Erfahrungen und Services für eine effiziente, sichere und zeitgerechte Umsetzung © 2013 | ACT Gruppe
  2. 2. Vorstellung ACT 2 12. Dezember 2015 SEPA-Zahlungsverkehr Mitarbeiter: 160 Ø Umsatz: 18 Mio. € Sitz: Niederkassel bei Bonn Gesellschafter: ACT Management, keine Fremdbeteiligung Kunden: Namhafte Kunden in Deutschland, Österreich, Schweiz Portfolio: Business Analytics & Durchsatzmanagement; IT-Infrastruktur, Planung u. Projekte; Output Management u. Software Engineering; IT-Betrieb u. Sourcing; Seminare: PRINCE2, PMI, CCPM, ITIL, ISO/IEC 20000, Datenqualitätsmanagement (DQM) ACT IT Holding GmbH ACT IT-Consulting & Services AG ACT Development & Integration GmbH ACT Expert Services GmbH IT-Business Consulting IT-Infrastruktur Korrespondenz- und Outputmanagement IT-Operations Governance Methoden Vertrieb Marketing Administration Recruiting ACT Training Center
  3. 3. ● seit Jan. 2012 ● Ist-Stärke: 12 Berater ● Langjährige Erfahrung in den Bereichen Prozess- u. Projektmanagement, Geschäftsanalytik ● Zertifizierungen nach ITIL, PRINCE2, PMI, CCPM, ISO/IEC 20000 ● Absolventen spezieller SEPA-Seminare ● Gewährleistung eines regelmäßigen Austausches (Neuerungen, Rulebooks, Erfahrungen aus Kundenprojekten, etc.) ● Entwicklung SEPA-Routenplan und SEPA- Seminar SEPA Competence Center 12. Dezember 2015 SEPA Zahlungsverkehr3
  4. 4. Aktueller Stand SEPA-Umsetzung in Deutschland (25.10.2013) ● Die Deutsche Bundesbank schätzt die Vorbereitungen für die Umstellung sehr kritisch ein. ● Die aktuelle Lage im Hinblick auf die S€PA-Lastschrift scheint bedrohlich. Stand S€PA-Migration | Noch 45 Arbeitstage 12. Dezember 2015 SEPA-Workshop, Host Europe4 Legende "Vorbereitungen vollständig abgeschlossen.„ "Vorbereitungen laufen und eine rechtzeitige Umstellung ist zu erwarten.„ : "Noch nicht mit Vorbereitungen begonnen und/oder eine rechtzeitige Umstellung ist unwahrscheinlich." (Quelle: https://www.sepadeutschland.de/de/stand-der-umsetzung)
  5. 5. ● Februar 2014 fallen die nationalen Zahlungsverkehrs-Verfahren weg ● Übergangsfristen für ELV bis 2016 ● SEPA (Single Euro Payments Area) ● einheitliches europäisches Verfahren ● bisher nur unter IBAN und BIC bekannt Umsetzungstermine 12. Dezember 2015 SEPA-Zahlungsverkehr5 ab Januar 2008 •Start der SEPA- Überweisung •Start SEPA for Cards ab November 2009 •Start der SEPA- Lastschrift (Core u. B2B) ab November 2010 •Verpflichtende Erreichbarkeit für SEPA- Basislast- schriften (Core) ab Januar 2011 •Nur noch SEPA- fähige Karten im Umlauf (Chip- Technik) ab Februar 2014 •SEPA ersetzt vollständig nationale Instrumente  Abschaltung der nationalen Verfahren  DTA ersetzt durch XML-ISO 20022
  6. 6. Chancen und Risiken für Unternehmen und Verbraucher 6 12. Dezember 2015 SEPA-Zahlungsverkehr Chancen • Beschleunigter Cash Flow durch schnellere Buchungszeiten (1 D) • Vereinfachter, einheitlicher und kostengünstiger grenzüberscheitender Zahlungsverkehr • geringere Haftung bei Kartenverlust (150 €) • Intensivere Kommunikation mit Kunden (Pre-Notification) Risiken • Investitionsbedarf • Neue Anforderungen • an die Systeminfrastruktur • an die Mitarbeiter • Erhöhte Anforderungen an die Datenqualität • Neue Prozesse bei der Umsetzung der SEPA-Lastschrift • Akzeptanz der Kunden • Fristen für die Umsetzung (Migrationsenddatum)
  7. 7. ● Lastschriften für den 01.02.2014 müssen bereits die vorgeschriebenen Vorlauffristen einhalten (D -14) ● Um den Jahreswechsel nicht zu belasten, empfiehlt sich eine Umstellung bis spätestens 30.11.2013 SEPA-Irrtümer (1/2) 12. Dezember 2015 SEPA-Zahlungsverkehr7 (Falsche) Annahmen Wir haben Zeit bis 31.01.2014 Das Thema überlasse ich meiner Bank SEPA betrifft nur die IT und Fachbereiche Das stemmen wir schon irgendwie Die Realität ● Die EU-Verordnung gilt end-to-end ● Banken beschränken sich auf Ihren Teil zur Umsetzung der SEPA-Anforderungen (nämlich den technischen) ● … außerdem Personalbuchhaltung, Reisekosten, Einkauf, Recht, Kunden, Vertriebs- u. Kundenserviceeinheiten … ● Mittelgroße Unternehmen schätzen mittlerweile mit einer Projektlaufzeit von 1,5 Jahren, selbst das wird schon als extrem sportlich angesehen
  8. 8. ● Änderungen können noch erforderlich sein (Neuerung in Rulebooks 1x jährlich (Nov.) ● Bieten meist keine Komplettlösung (z.B. keine Mandatsverwaltung) SEPA-Irrtümer (2/2) 12. Dezember 2015 SEPA-Zahlungsverkehr8 (Falsche) Annahmen Mein Softwareprovider hat mir bereits seine SEPA- Fähigkeit bestätigt Wo kein Kläger, da kein Richter Das entscheidet jeder Bereich für sich DTA wird abgeschaltet Die Realität ● Artikel 10 der EU-Verordnung schreibt vor, dass die Mitgliedstaaten bis zum 1. Februar 2013 Strafen für Verstöße festlegen und Implementierung der Verordnung überwachen müssen! ● Ohne eine zentrale Interpretationsstelle besteht die Gefahr unterschiedlicher Umsetzungsszenarien ● Übergangsfristen bis 2016 (z.B. ELV) ● Banken dürfen Konvertierung bis 2016 anbieten (gilt nur für Endverbraucher, s. Begleitgesetz)
  9. 9. Die Einführung von SEPA ist NICHT trivial Ein Beispiel 9 12. Dezember 2015 SEPA-Zahlungsverkehr Mandatsvordruck mit Kundendaten Unterschriebenes Mandat o. Mandatsänderungen Kunde (Debitor) DMS / Archiv Verwalten der Mandate Kundendaten / Laufzeit Lastschrifthistorie Kommunikation Treasury Erzeugung SEPA-Dateien Verarbeitung SEPA-Dateien Archivierung der Mandate Kundenverwaltung • Adressdaten • Bankdaten • Rechnungen, offene Posten • Bestelldaten Erzeugung u. Druck der Mandatsformulare mit: • Kreditor-ID • Mandats-ID • Kundenadressdaten • Kundenbankdaten Führendes System Stammdaten- änderungen Mandats- neuanlage, -änderung Image- Anfor- derung Image DTI / XML DTA Mandats- Management Kundennummer ERP-/CRM-System Internet-Shop Kunden-Info-Portal
  10. 10. Vertrags-/Mandatsverhältnis 10 12. Dezember 2015 SEPA-Zahlungsverkehr Debitor Kreditor Vertrag Mandat Variante 1 Debitor Kreditor Vertrag Mandat Schuldner Variante 2 Debitor Kreditor Vertrag Mandat Gläubiger Variante 3 KreditorSchuldner Debitor Gläubiger Vertrag Mandat Variante 4
  11. 11. Klarstellung Die Inkassoverträge, die der Lastschrifteinreicher mit seiner Bank abgeschlossen hat und die AGB, die für den Zahlungspflichtigen gelten, sehen vor, dass Einzugsermächtigungen und Mandate schriftlich zu erteilen sind. ● Hierzu merkt das Finanzministerium (Mail BMF, Michael Findeisen vom 16.08.2013) an: "Anzumerken ist an dieser Stelle auch, dass rechtgeschäftliche Vereinbarungen nach allgemeinen Grundsätzen jederzeit durch die Parteien konkretisiert oder abgeändert werden können. Hierfür reicht in der Regel auch ein schlüssiges Verhalten, so etwa wenn alle Beteiligten die Nichteinhaltung etwaiger Formvorgaben stillschweigend akzeptieren.“ (Quelle: http://www.vdb.de/) Online-Mandat 12. Dezember 2015 SEPA-Workshop, Host Europe11
  12. 12. ● Kundenstammdaten ● Adressdaten ● Kd-Nr. ● Name / Vorname ● Strasse / Nr. ● PLZ / Ort ● Kontaktdaten ● Tel.-Nr. ● Fax-Nr. ● E-Mail ● Kontodaten ● IBAN ● BIC ● Mandat ● Gläubiger ID ● Mandats-ID ● Datum ● … ● Vollständig, richtig, aktuell, eindeutig? ● Verwendung von ungültigen Sonderzeichen / Umlauten? ● Dubletten = eindeutige Beziehung Mandat/Debitor gesichert? ● Beziehungsgeflecht (Vertrag / Mandat / Debitor / Kreditor / Schuldner / Gläubiger) klar? ● Daten (Datum) korrekt für Berechnung Pre-Notification? ● Klar, wer über welchen Medienkanal die Pre-Notification bekommt und habe ich die entsprechenden Informationen? ● Regelmäßige Prüfung auf Gültigkeit von IBAN/BIC Anforderungen an die Datenqualität 12. Dezember 2015 SEPA-Zahlungsverkehr12
  13. 13. Datenqualität ● Schwierigkeiten ● Unvollständige oder nicht Eindeutige Kontoinformationen (Dubletten) ● Fehlende Adressinformationen abweichender Kontoinhaber (Umdeutungsinformation an abw. Kontoinhaber nicht möglich) ● Sonderzeichen ● Konvertierung Kontoinformationen in IBAN u. BIC nicht vollständig möglich (Erfüllungsgrad von 80 %– 98%) ● Datenformat bei Migration in neue SEPA-Konforme Softwarelösung ● Lösungen ● frühzeitige Datenanalyse und Aufbereitung ● Nachrecherche fehlender Daten ● Umdeutung von abweichenden Kontoinhaber geht an Kunde, der im Vertrag steht. ● Umdeutungsinfo per Banküberweisung 1 Cent Erfahrungen 12. Dezember 2015 SEPA-Workshop, Host Europe13
  14. 14. Pre-Notification wird ein wichtiger Kommunikationskanal mit dem Kunden! ● Form, Farbe u. Medienkanal nicht vorgeschrieben (z.B. mit Rechnung, per E-Mail, usw.) ● Pflichtinfo zur Kundenbindung und -akquise nutzen! ● Kundenpotentiale nutzen, denn nicht jeder Debitor ist auch Kunde. ● Bei wiederkehrenden Lastschriften z.B. 12 Kontaktpunkte übers Jahr. ● Vorsicht: Kunden haben viele Kontaktpunkte (Lastschriften), z.B. Zeitungs-Abo, Energieversorger, GEZ, usw. Pre-Notifikation 12. Dezember 2015 SEPA-Zahlungsverkehr14 Kunde Unternehmen Bank des Zahlungs- empfängers 1. Mandat einholen 2. Mandat erteilt 3. Pre-Notification 4. Lastschrifteinreichung
  15. 15. Pre-Notifikation ● Verkürzung des Informationsvorlaufs bis zu 1 Tag vor Lastschrifteinzug ● Vereinbarung bzgl. Verkürzung verankert in AGB‘s oder im Mandat (transparenter für Zahlungspflichtigen) ● Erneuter Versand einer Pre-Notifikation nach Erstversand nur bei Änderungen (meist Änderungen des Rechnungsbetrages) Erfahrungen 12. Dezember 2015 SEPA-Zahlungsverkehr15
  16. 16. Frühzeitige… ● Analyse der SEPA-Anforderungen und Auswirkungen auf die Geschäftsprozesse, Systeme, Datenqualität, Daten- u. Dokumentenflüsse ● Bewertung von Chancen und Risiken ● Soll-Konzept ● Integration in Projektorganisation ● Umsetzungs- u. Ressourcenplanung ● Information und Involvierung aller Beteiligten ● IT, DQM, Fachabteilungen, Recht, Marketing, Vertrieb, Systemhersteller, Banken ● Testszenarien mit Banken vereinbaren ● Informationsstrategie zur Kundenbindung ● Schulung der Mitarbeiter, besonders mit direkten Kundenkontakt Vorgehensweise und Empfehlungen 12. Dezember 2015 SEPA-Zahlungsverkehr16
  17. 17. Ablauf ● Analyse Ihres SEPA-Ist-Status ● Interviewtechnik mit ca. 100 Fragen innerhalb von ca. 3-4 Stunden ● Teilnehmer Ihres Hauses: Geschäftsführung, Leiter IT, Leiter Finanzen/Zahlungsverkehr ● Auswertung und Aufbereitung Handlungsempfehlungen durch unsere SEPA-Berater ● Ergebnis-Präsentation und Übergabe in Berichtsform Ihr Nutzen ● Fundierte Ist-Analyse innerhalb kürzester Zeit mit zuverlässigen und planungssicheren Ergebnissen ● Ihre individuellen Ziele und Ihr individueller Umsetzungsgrad auf einen Blick ● Nicht an der falschen Stelle investieren ● Keine wichtigen Anforderungen übersehen ● Fachkompetente, auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Handlungsempfehlungen ● Konkrete und solide Anforderungs-Basis für Ihr individuelles SEPA-Projekt SEPA-Routenplan 12. Dezember 2015 SEPA-Zahlungsverkehr17
  18. 18. SEPA-Routenplan 18 12. Dezember 2015 SEPA-Zahlungsverkehr
  19. 19. Vom Know-how Transfer bis zur Implementierung: Individuell auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten! ● SEPA-Seminare ● SEPA-Routenplan (Ist-Analyse u. Handlungsempfehlungen) ● Umsetzungsbegleitung (Coaching) ● Projektplanung & Projektmanagement ● Softwareevaluation ● Implementierung (vdB SEPA Business Logic) SEPA SERVICES im Überblick 12. Dezember 2015 SEPA-Zahlungsverkehr19
  20. 20. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

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