Digitale Liegenschafts- und Projektakten - Herausforderung bei Dokumentation und Kommunikation sowie klaren Rollen- und Rechtestrukturen

1. excellence in real estate
Transparenz und
Revisionssicherheit
durch Digitale
Liegenschaftsakten
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2. Ihr Partner AIS Management
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3. AIS-Geschäftsfelder: professionelle Lösungen für Immobilienwirtschaft und Beschaffung
Leistungen / Produkte z.B. Ergebnis
 Shared Service-Lösungen, Organisation, Prozesse Bewältigung komplexer Aufgaben,
 Property Management, Facility Services, Bauwerkserhaltung Aufdeckung und Umsetzung von
 Audits, Qualitätssicherung, Optimierung Sitemanagement Optimierungspotenzialen
Consulting
 Benchmarking
 Einkauf und Lieferantenmanagement
 planungs- und baubegleitendes Facility Management
 betreute Projektvolumina: mehrere Mrd. EUR einzigartiger Pool an Primärdaten,
 SLA, KPI, Kostenwerte, qualifizierte Anbieterdatenbanken maximale Marktnähe,
 aktiv in Forschung und Lehre Wettbewerbsvorsprung
Benchmarks
 Mitwirkung in nationalen und internationalen
Normungsgremien (DIN, CEN etc.)
 FM-Marktforum (E-Sourcing) ressourcenschonendes, besseres
 Secure Dataroom (E-Collaboration) Projekt-, Einkaufs- , Property und
 Single-Sign-on, Integration mit SAP Facility Management, CREM
E-Solutions
 Software und Wissensarchive
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4. Herausforderungen bei Dokumentation und Kommunikation
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5. Herausforderung 1: Dokumentation zu Immobilie und Leistungen wesentliches Thema
Gebäudelebenszyklus
Bau- / Umbauprojekt Betrieb Verkauf / Due Diligence
phasenspezifische bzw. laufend benötigte Dokumente (exemplarisch):
Planstände TGM- / IGM-Dokumentation Wertgutachten
Bau-, PM-, FM-Ausschreibungen: RFI, Specs, Verträge
Verträge Technik, Service, Mietflächen
Revisionsunterlagen, Grundrisse, Belegungsübersichten
amtliche Bescheide, Lagepläne, Grundbuchstände
…
 unterschiedlicher Dokumentationsbedarf und wechselnde Beteiligte in verschiedenen Phasen
 Widrigkeiten: Dezentralität, Lücken, Vertraulichkeit, veraltete Stände, „Suchen und Finden“, Änderungshistorie …
 Ordnungsstruktur, Zentralität, Schutzmechanismen notwendig!
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6. Herausforderung 2: Kommunikation und Dokumentationsverteilung im Zusammenhang
Eigen-
tümer
Problem offline
Facility Asset
Manager Manager
 viele individuelle Einzelbeziehungen
 aufwendige Kommunikation
 wenig Rechnerunterstützung
 Zugriffsrechte Beteiligter auf Dokumente
TGA „E-Mail- Property nur organisatorisch, nicht über IT regelbar
Ping-Pong“ Manager
 abweichende Informationen, Redundanz,
alte Stände, Dateien dezentral und lokal
Projekt-
GU
steuerer
...
 Schnittstellenverluste, Informationsdefizite, hoher Organisationsaufwand, Fehleranfälligkeit
 Budget, Termine, Arbeitsqualitäten gefährdet
 zentrales System für Dokumentenmanagement und -verteilung notwendig!
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7. digitale Liegenschaftsakten – Methodik und Praxisbeispiele
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8. Innovation: Liegenschaftsdokumentation zentral, durchgängig, geregelt, webbasiert
Schema
digitale
z.B. Genehmigungsplan z.B. PM-Auditbericht
Bauherr Liegenschaftsakte AM
z.B. Wartungsprotokolle z.B. Mietvertrag
FM PM
z.B. Q & A
... Bieter
 Aufbau und Führung einer digitalen Liegenschaftsakte entlang Immobilienzyklus
 digitale Liegenschaftsakten bisher kaum genutzte Chance
 wichtig: Datenhoheit und -regelung bei Eigentümer bzw. AM!
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9. digitale Liegenschaftsakte: Komponenten
Baustein 1 Baustein 2 Baustein 3
IT Kommunikation Ablagestruktur + Dateinomenklatur
+ +
20091019_AIS_Terminplan_v1.pdf
 IT- und Immobilienexpertise notwendig bei Einrichtung, Management, Betreuung
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10. Baustein 1: IT → digitaler Daten- / Projektraum (SaaS)
Externe:
Eigen- Zugriff via Internet
tümer
Facility Asset
Manager Manager Lösung online
 Arbeit zeit- und ortsunabhängig
 keine Softwareinstallation (SaaS)
 im digitalen Raum Beziehungen geregelt
Online- Property
TGA  Zugriffsrechte Beteiligte auf Dokumente
Technologie Manager
über IT regelbar
 Rechnerunterstützung:
Suche, Systemreports, Historien...
 Dokumente zentral, redundanzfrei
Projekt-
GU steuerer
... Interne:
Zugriff via Intranet
 verteilte und kontrollierte Bearbeitung von Dokumenten über Abteilungs- und Unternehmensgrenzen hinweg,
als würden die Beteiligten physisch „am gleichen Tisch“ sitzen
 Reduktion Schnittstellen, Kommunikations- und Organisationsaufwand, Erhöhung Sicherheit
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11. Baustein 2: Kommunikationsfestlegungen einschl. Rollen und Rechten
Rechtematrix
(Ausschnitt)
Grundprinzipien
(Sollfunktionalitäten)
Rolle
 Definition Gruppen mit spezifischen Berechtigungen (z.B. Makler, Architekten, Datenraumadministratoren)
 Zuordnung Benutzer zu Gruppen
 über Berechtigung Steuerung, welche Gruppe welche Daten sehen, zugreifen oder verändern darf
 Benutzer kann Mitglied mehrere Gruppen sein
Rechte
 granulares Rechtekonzept zur Abbildung auch komplexer Zugriffsschemas bis auf Dokumentenebene
 steuert für Anwender, welche Zugriffe ermöglicht sowie welche Funktionen an der Benutzeroberfläche angeboten werden
 vererbbar zur Erleichterung der Administration
 Gruppen, Rechte, Berechtigungskonzept dynamisch pflegbar
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12. Baustein 3: Musterstruktur für digitale Liegenschaftsakte – Ordner
Ausschnitte
Verkauf
Bauprojekt 1 Bauprojekt 2 Betrieb
 Due Diligence
 unterschiedliche Ordnungen denkbar (z.B. Bau: Rollen oder Phasen als Führungsprinzip)
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13. Referenzen und Kontakt für weitere Informationen
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14. AIS Management – excellence in real estate
Mit professionellen Lösungen in der Immobilienwirtschaft und in der Beschaffung tragen wir zum Erfolg unserer Kunden bei.
 Consulting
Mit hochspezialisierter Expertise und Benchmarking werden komplexe Aufgaben entlang des gesamten
Immobilienlebenszyklus einschließlich Organisation und Prozessen bewältigt sowie Optimierungspotenziale aufgedeckt
und umgesetzt. Schwerpunkte liegen bei Bau, Bauwerkserhaltung, CREM, Property und Facility Management.
 Data & Knowledge Capital
Unsere exzellenten Fach- und Branchenkenntnisse sind das Ergebnis von Projekten mit einem Volumen von mehreren
Milliarden Euro weltweit. Der Pool an Wissen und Primärdaten ist einzigartig, maximal marktnah und sichert unseren
Kunden Wettbewerbsvorteile. Unsere Datenbanken und Wissensbibliotheken enthalten zu allen relevanten Themen
aktuelle, praxiserprobte Service Levels, Bausteine zur Leistungsspezifikation, Preisbenchmarks, Anbieterprofile,
Musterdokumente und -tools.
 E-Solutions
Modernste Webtools (Software und Wissensarchive) steigern Effizienz und Transparenz. Kosten bei Projekten,
Beschaffung, Due Diligence sowie Dokumentenmanagement werden gesenkt.
 Prozessapplikationen ermöglichen Spezifikation, Ausschreibung und Vergabe von Bauleistungen, Facility Services und
Property Management über das Internet (E-Procurement und E-Sourcing).
 Virtuelle Datenräume gewährleisten die vollständig webbasierte Bearbeitung von Dokumenten über Abteilungs- und
Unternehmensgrenzen hinweg (E-Collaboration).
AIS Management ist nicht mit einem Dienstleister (Bau, Property bzw. Facility Management) gesellschaftlich verbunden. Wir
sind unabhängig und vertreten ausschließlich Interessen von Eigentümern und Auftraggebern der Immobilienwirtschaft,
insbesondere des CRE, Portfolio und Asset Managements.
Partner der AIS Management
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15. excellence in real estate
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Theresienhöhe 26
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