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BI und ECM - Verbindung von strukturierten und unstrukturierten Daten

BARC GmbH
BARC GmbH

Endlich einmal umfassend informiert sein – dazu müssen die strukturierten Daten (Fachsysteme, BI-Anwendungen) mit den unstrukturierten Daten (Dokumente) verbunden werden. Um einen echten Nutzen zu erreichen, müssen die Zusammenhänge erkannt und die Inhalte bedarfsgerecht in den Geschäftsprozessen bereitgestellt werden. Dabei ist zu beachten, dass sich die Informationswelt bspw. durch Social Media ändert. Eine umfassende Strategie und entsprechende Werkzeuge zu deren Umsetzung sind erforderlich. Erfahren Sie mehr über die Zusammenhänge und die aktuellen Entwicklungen mithilfe des Vortrags unseres ECM-Analysten Martin Böhn (Head of Enterprise Content Management ), der im Rahmen des BI-Forums auf der diesjährigen CeBIT gehalten wurde.

1 von 27
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ECM und BI – Verbindung von strukturierten und
unstrukturierten Daten
Business Intelligence Forum – CeBIT 2012, 07.03.2012
Martin Böhn, Head of Enterprise Content Management
Business Application Research Center


                     BARC ist der führende Marktanalyst für
     Business Intelligence, Daten- und Dokumentenmanagement in Europa
Historie
    1994: Beginn der Untersuchung von Business-Intelligence-Software am Lehrstuhl
     Wirtschaftsinformatik der Universität Würzburg (Prof. Thome)
    1999: Spin-Off als eigenständiges Analystenhaus (BARC GmbH)
    2005: Internationalisierung
    2011: Fusion mit CXP zu einer Unternehmensgruppe (80 Mitarbeiter, davon 40 Analysten)
BARC Heute
    35 Mitarbeiter, davon 16 Analysten & Berater
    über 1200 Kunden jährlich
    Themen: Business Intelligence, Datenmanagement, Enterprise Content Management,
     IT Service Management, ERP, CRM, HR
    Standorte: Würzburg, Zürich, Wien, London, Paris
                                                                                             2
Ressourcen bei BARC für Ihr Projekt

                      • Durchführung von internationalen Umfragen, basierend auf eigenem
 Marktforschungs-        IT-Anwender-Panel
                        • The BI Survey 10
     studien            • Datenqualitätsmanagement
                        • Planung und Budgetierung in Europa etc. www.barc.de


                      •   Business Intelligence              • Enterprise Resource Planning
 Produktvergleichs-   •   Datenmanagement                    • Customer Relationship
                      •   Enterprise Content Management        Management
      studien         •   IT Service Management              • Human Resource Management
                                                www.barc.de/studien



                      •   Tagungen - LIVE-Demos von Software-Lösungen
  Veranstaltungen     •   Seminare und individuelle Workshops
                      •   Webinare zu unterschiedlichen Themenschwerpunkten
                      •   Online Demos auf www.software-präsentationen.de



                      • Individuelle Unterstützung für Strategie, Architektur und
                        Software-Auswahl
    Consulting
                      • Unabhängige Beratung in den Bereichen BI, Data Warehousing und
                        Datenintegration, ECM, IT Service Management, ERP, CRM, HR



                                                                                              3
Projekterfolg mit BARC-Beratung

                            EINZIGARTIGE
                          MARKTERKENNTNIS       NACHHALTIGE
         LANGJÄHRIGE                            IT-STRATEGIE
           PROJEKT-
          ERFAHRUNG
                                                       EFFIZIENTE UND
                                                         EFFEKTIVE
                                                         SOFTWARE-
                          PROJEKTERFOLG MIT               AUSWAHL
    STRUKTURIERTES          BARC-BERATUNG
       VORGEHEN


                                                      NEUTRALES
                                                      ANALYSTEN
           UMFANGREICHE                               KNOW-HOW
            QUALITÄTS-
                             PRAXISBEWÄHRTER
            SICHERUNG
                             KRITERIENKATALOG




                          www.barc.de
                                                                        4
BI und ECM




             5
Getrennte Welten?


        strukturierte                                                                 unstrukturierte
           Daten                                                                          Daten
                                                                   Vollständige
Kunde      35
                                                                   Information
           30

           25

           20                                       Lebensmittel
                                                    Benzin
           15                                       Hotel

           10

           5


Projekt    0
                Jan   Feb   Mrz   Apr   Mai   Jun




                                                                    Nachweis
Analyse                      Workflow                                             Analyse    Workflow
Nutzung                     Fachlogik                               Prozess       Nutzung    Fachlogik
Ablage                  Verwaltung                                                Ablage    Verwaltung


                                                                                                         6
BI und ECM: gemeinsame Aufgaben

                                     Bewertung
                                 Verlässlichkeit
           Social                   Quelle,                   Big Data
           Media                 Wert im Kontext             Verwaltung
       Identifikation,                                         großer,
     Analyse, Nutzung,                                       heterogener
        Speicherung                  STRATEGIE              Datenbestände
                                     Welche Inhalte,
                                     wann, für wen,
       eDiscovery                        wie?                 Prozess-
     Klassifikation von                                      management
          Inhalten;        Kunde
      Identifikation von                Master Data Ausführung / Steuerung,
     Zusammenhängen                     Management     Analyse / Monitoring
                                       Gemeinsames
                           Projekt    logisches Modell

                                                                              7
Herausforderung:
Umgang mit Informationen




                           8
Zusammenführen von Inhalten



                    @




                              9
Die Informationswelt verändert sich




                      Neue Formen
                     der Erzeugung
                    von Informationen
  Neue Formen                             Neue Formen
  der Verteilung                          des Zugriffs
von Informationen                       auf Informationen

                    Neue Formen
                   der Nutzung von
                Anwendungen und Daten

                                                            10
Hintergründe der „Informationsflut“


   Wirtschaftlich:
    Neue Transaktionen, neue Kunden,
    neue Art der Geschäftsabwicklung
   Rechtlich:
    Gestiegene Anforderungen an Nachweisführung
   Technisch:
    Moderne Systeme generieren mehr Daten
    Social Media schafft neue Herausforderungen
   Organisatorisch:
    Redundanzen, keine klaren Vorschriften zum Löschen

Größte Fehleinschätzung: Speicherplatz kostet nichts!

                                                         11
Bedarf an Unterstützung


     Informationsflut:            Informationszugriff:
 Wichtiges wird übersehen,     Wesentliche Inhalte stehen
  Termine nicht gehalten         nicht zur Verfügung


 Prozesse werden                    Anwendungen sind
   schneller und                      komplex in der
 variantenreicher                       Bedienung


Routinetätigkeiten nehmen        Rahmenbedingungen
zu viel Zeit und „Kapazität“     müssen nachweislich
        in Anspruch               eingehalten werden

                                                            12
Anwendungsorientiertes
Informationsmanagement




                          13
Wissen als wichtigste Ressource?



Mehr Wissen        = Mehr Wert?    = Mehrwert?


     Die entscheidende Frage ist:
WAS WANN für WEN in WELCHER FORM?

Der Prozessbezug entscheidet über den
Wert einer Information für den Mitarbeiter
         und das Unternehmen

                                                 14
Informationen nutzbar machen


                           @


   Wo ist es?

                       Was ist es?

    Wo gehört es hin?
                               35

                               30

                               25

                               20                                       Lebensmittel
                                                                        Benzin
                               15                                       Hotel

                               10

                               5

                               0
                                    Jan   Feb   Mrz   Apr   Mai   Jun




                                                                                       15
Umdenken in der IT-Nutzung


        Administrative Informationsverwaltung

  Systeme zur Ablage     Wenig Unterstützung     „Anwender arbeitet
   und Archivierung       bei den Aufgaben         für das System“




   Konsultative Informationsverarbeitung
 Prozessbezogene        Direkte Unterstützung      „System arbeitet
  Anwendungen          der Vorgangsbearbeitung    für den Anwender“




                                                                      16
Unterstützung durch konsultative
Informationsverarbeitung

                                Anwender
                                              Unterstützungswissen
                                         (1) Hilfen
                                         (2) Verbundene Dokumente
                                         (3) Recherche im System


Problemidentifikation
                                                    Kontrollwissen
(1) Inhaltsklasse
(2) Prozessauswahl      Start      Rollen &       (1) Vollständigkeit   Rahmen-                Ende
(3) Einstiegspunkt                  Profile       (2) Korrektheit       parameter
                                                  (3) Plausibilität



                                                Steuerungswissen
                                                                                Proaktivität
                                         (1) Bestimmung Folgeschritt
                                         (2) Automatismen                (1) Klassifikation
                                         (3) Eingrenzen Auswahl          (2) Informationsverteilung
                                                                         (3) Prozessanstoß
                                 System
                                                                                                      17
FAZIT




        18
Mehrwert schaffen

    Einfacher                      Weniger Suchen,
                       MEHR
 Informationen                      Mehr Finden,
                   PRODUKTIVITÄT
   einbringen                       Mehr NUTZEN




 Neue Formen                       Entlastung von
                      MEHR
des Zugriffs und                      Routine-
                    MOTIVATION
der Bearbeitung                      tätigkeiten


                                                     19
FAZIT: Informationen nutzen können

   Höhere Anforderungen
      Mehr Datenquellen, mehr Volumen
      Höhere Flexibilität gefordert

   Systeme bieten die Möglichkeiten
      Anbindung verschiedener Datenquellen
      Identifikation, Klassifikation und Bewertung
      Nutzung: Zuordnung, Bearbeitung, Verteilung

   Prozesse müssen im Vordergrund stehen
      Klarer Kontext
      Unterstützung der Anwender
      Steigerung der Effektivität und Effizienz
                                                      20
Es ist Zeit zu handeln



              Daten werden mehr,
          Systeme sind vorhanden,

         Strategie ist erforderlich,
                         denn nur
       Kontext schafft Mehrwert
                                       21
BARC-Tagung „Automatische Rechnungs- und
Posteingangsbearbeitung“


                  Termin
                   3. Mai 2012
                    (Würzburg, Festung Marienberg)

                  Inhalt
                   8 Software-Anbieter stellen sich mit ihren Input-
                    Management-Lösungen in LIVE-Demos dem
                    direkten Vergleich
                   BARC gibt eine Grundstruktur der Präsentationen
                    vor und erläutert das Produktspektrum einzelner
                    Anbieter aus Sicht eines Analysten
                   Eine begleitende Fachausstellung gibt Teilnehmern
                    die Möglichkeit sich mit Anbietern, Anwendern und
                    Analysten auszutauschen

                  Mehr Informationen unter www.barc.de/im

                                                                        22
Kommende Webinare


Die automatische Post- und Rechnungseingangsbearbeitung – Potenziale
moderner Lösungen für Input Management (17. April 2012)



ECM Software-Auswahl: Auf der Suche nach dem richtigen System –
strukturiertes Vorgehen bei der Software-Auswahl (14. September 2012)



ECM in der öffentlichen Verwaltung – Einsatzgebiete, Besonderheiten und
Markt (9. November 2012)



Weitere Informationen und
Anmeldung unter www.barc.de/webinare


                                                                          23
Die BARC-Studie zum Thema

 Enterprise Content Management

  Systeme für Enterprise Content Management im
   Test

  Lösungen für Dokumentenmanagement und
   Archivierung

  Strukturierte Detailbeschreibungen und
   Bewertungen zu den getesteten Anbietern

  Vermittlung von betriebswirtschaftlichen und
   technischen Grundlagen, detaillierte Hilfe für das
   Software-Auswahlprojekt

  Leseprobe und Bestellmöglichkeit unter:
   www.barc.de/ecm


                                                        24
BARC-Studien mit Produktvergleichen

                       The BI Verdict
                       42 Business-Intelligence-Werkzeuge evaluiert




              Prozess-                                      Rechnungs- und
              modellierungs-                                Posteingangs-
              werkzeuge                                     bearbeitung
              Systeme für                                   Input Management:
              Dokumentation,                                Systeme für
              Entwurf, Simulation                           Klassifikation,
              und Analyse                                   Datenextraktion,
                                                            Verteilung und
                                                            Bearbeitung im
                                                            Vergleich


            Weitere Informationen: www.barc.de/studien

                                                                            25
BARC Research Abo


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Research:
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    Veröffentlichungen.
   Zwei Stunden Zeitbudget für Analystengespräche in Form von
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   Zugang zu exklusiven Webinaren in denen detailliertes Analysten-Know-
    how vermittelt wird und auch auf individuelle Fragestellungen der
    Teilnehmer eingegangen werden kann.
   Teilnahme an BARC-Tagungen
   Newsletter zu aktuellen Entwicklungen im Markt

         Sprechen Sie uns bei Interesse gerne an (sschmitt@barc.de).
                                                                        26
Kontakt




                                                        Martin Böhn
                                    Head of Enterprise Content Management




          BARC GmbH
          Steinbachtal 2b    Tel. +49 (0)931/880651-0      mboehn@barc.de
          D-97082 Würzburg   Fax +49 (0)931/880651-28         www.barc.de




                                                                            27

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Die Zukunft des Wissensmanagements
Die Zukunft des WissensmanagementsDie Zukunft des Wissensmanagements
Die Zukunft des Wissensmanagements
 

BI und ECM - Verbindung von strukturierten und unstrukturierten Daten

  • 1. ECM und BI – Verbindung von strukturierten und unstrukturierten Daten Business Intelligence Forum – CeBIT 2012, 07.03.2012 Martin Böhn, Head of Enterprise Content Management
  • 2. Business Application Research Center BARC ist der führende Marktanalyst für Business Intelligence, Daten- und Dokumentenmanagement in Europa Historie  1994: Beginn der Untersuchung von Business-Intelligence-Software am Lehrstuhl Wirtschaftsinformatik der Universität Würzburg (Prof. Thome)  1999: Spin-Off als eigenständiges Analystenhaus (BARC GmbH)  2005: Internationalisierung  2011: Fusion mit CXP zu einer Unternehmensgruppe (80 Mitarbeiter, davon 40 Analysten) BARC Heute  35 Mitarbeiter, davon 16 Analysten & Berater  über 1200 Kunden jährlich  Themen: Business Intelligence, Datenmanagement, Enterprise Content Management, IT Service Management, ERP, CRM, HR  Standorte: Würzburg, Zürich, Wien, London, Paris 2
  • 3. Ressourcen bei BARC für Ihr Projekt • Durchführung von internationalen Umfragen, basierend auf eigenem Marktforschungs- IT-Anwender-Panel • The BI Survey 10 studien • Datenqualitätsmanagement • Planung und Budgetierung in Europa etc. www.barc.de • Business Intelligence • Enterprise Resource Planning Produktvergleichs- • Datenmanagement • Customer Relationship • Enterprise Content Management Management studien • IT Service Management • Human Resource Management www.barc.de/studien • Tagungen - LIVE-Demos von Software-Lösungen Veranstaltungen • Seminare und individuelle Workshops • Webinare zu unterschiedlichen Themenschwerpunkten • Online Demos auf www.software-präsentationen.de • Individuelle Unterstützung für Strategie, Architektur und Software-Auswahl Consulting • Unabhängige Beratung in den Bereichen BI, Data Warehousing und Datenintegration, ECM, IT Service Management, ERP, CRM, HR 3
  • 4. Projekterfolg mit BARC-Beratung EINZIGARTIGE MARKTERKENNTNIS NACHHALTIGE LANGJÄHRIGE IT-STRATEGIE PROJEKT- ERFAHRUNG EFFIZIENTE UND EFFEKTIVE SOFTWARE- PROJEKTERFOLG MIT AUSWAHL STRUKTURIERTES BARC-BERATUNG VORGEHEN NEUTRALES ANALYSTEN UMFANGREICHE KNOW-HOW QUALITÄTS- PRAXISBEWÄHRTER SICHERUNG KRITERIENKATALOG www.barc.de 4
  • 6. Getrennte Welten? strukturierte unstrukturierte Daten Daten Vollständige Kunde 35 Information 30 25 20 Lebensmittel Benzin 15 Hotel 10 5 Projekt 0 Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Nachweis Analyse Workflow Analyse Workflow Nutzung Fachlogik Prozess Nutzung Fachlogik Ablage Verwaltung Ablage Verwaltung 6
  • 7. BI und ECM: gemeinsame Aufgaben Bewertung Verlässlichkeit Social Quelle, Big Data Media Wert im Kontext Verwaltung Identifikation, großer, Analyse, Nutzung, heterogener Speicherung STRATEGIE Datenbestände Welche Inhalte, wann, für wen, eDiscovery wie? Prozess- Klassifikation von management Inhalten; Kunde Identifikation von Master Data Ausführung / Steuerung, Zusammenhängen Management Analyse / Monitoring Gemeinsames Projekt logisches Modell 7
  • 10. Die Informationswelt verändert sich Neue Formen der Erzeugung von Informationen Neue Formen Neue Formen der Verteilung des Zugriffs von Informationen auf Informationen Neue Formen der Nutzung von Anwendungen und Daten 10
  • 11. Hintergründe der „Informationsflut“  Wirtschaftlich: Neue Transaktionen, neue Kunden, neue Art der Geschäftsabwicklung  Rechtlich: Gestiegene Anforderungen an Nachweisführung  Technisch: Moderne Systeme generieren mehr Daten Social Media schafft neue Herausforderungen  Organisatorisch: Redundanzen, keine klaren Vorschriften zum Löschen Größte Fehleinschätzung: Speicherplatz kostet nichts! 11
  • 12. Bedarf an Unterstützung Informationsflut: Informationszugriff: Wichtiges wird übersehen, Wesentliche Inhalte stehen Termine nicht gehalten nicht zur Verfügung Prozesse werden Anwendungen sind schneller und komplex in der variantenreicher Bedienung Routinetätigkeiten nehmen Rahmenbedingungen zu viel Zeit und „Kapazität“ müssen nachweislich in Anspruch eingehalten werden 12
  • 14. Wissen als wichtigste Ressource? Mehr Wissen = Mehr Wert? = Mehrwert? Die entscheidende Frage ist: WAS WANN für WEN in WELCHER FORM? Der Prozessbezug entscheidet über den Wert einer Information für den Mitarbeiter und das Unternehmen 14
  • 15. Informationen nutzbar machen @ Wo ist es? Was ist es? Wo gehört es hin? 35 30 25 20 Lebensmittel Benzin 15 Hotel 10 5 0 Jan Feb Mrz Apr Mai Jun 15
  • 16. Umdenken in der IT-Nutzung Administrative Informationsverwaltung Systeme zur Ablage Wenig Unterstützung „Anwender arbeitet und Archivierung bei den Aufgaben für das System“ Konsultative Informationsverarbeitung Prozessbezogene Direkte Unterstützung „System arbeitet Anwendungen der Vorgangsbearbeitung für den Anwender“ 16
  • 17. Unterstützung durch konsultative Informationsverarbeitung Anwender Unterstützungswissen (1) Hilfen (2) Verbundene Dokumente (3) Recherche im System Problemidentifikation Kontrollwissen (1) Inhaltsklasse (2) Prozessauswahl Start Rollen & (1) Vollständigkeit Rahmen- Ende (3) Einstiegspunkt Profile (2) Korrektheit parameter (3) Plausibilität Steuerungswissen Proaktivität (1) Bestimmung Folgeschritt (2) Automatismen (1) Klassifikation (3) Eingrenzen Auswahl (2) Informationsverteilung (3) Prozessanstoß System 17
  • 18. FAZIT 18
  • 19. Mehrwert schaffen Einfacher Weniger Suchen, MEHR Informationen Mehr Finden, PRODUKTIVITÄT einbringen Mehr NUTZEN Neue Formen Entlastung von MEHR des Zugriffs und Routine- MOTIVATION der Bearbeitung tätigkeiten 19
  • 20. FAZIT: Informationen nutzen können Höhere Anforderungen  Mehr Datenquellen, mehr Volumen  Höhere Flexibilität gefordert Systeme bieten die Möglichkeiten  Anbindung verschiedener Datenquellen  Identifikation, Klassifikation und Bewertung  Nutzung: Zuordnung, Bearbeitung, Verteilung Prozesse müssen im Vordergrund stehen  Klarer Kontext  Unterstützung der Anwender  Steigerung der Effektivität und Effizienz 20
  • 21. Es ist Zeit zu handeln Daten werden mehr, Systeme sind vorhanden, Strategie ist erforderlich, denn nur Kontext schafft Mehrwert 21
  • 22. BARC-Tagung „Automatische Rechnungs- und Posteingangsbearbeitung“ Termin  3. Mai 2012 (Würzburg, Festung Marienberg) Inhalt  8 Software-Anbieter stellen sich mit ihren Input- Management-Lösungen in LIVE-Demos dem direkten Vergleich  BARC gibt eine Grundstruktur der Präsentationen vor und erläutert das Produktspektrum einzelner Anbieter aus Sicht eines Analysten  Eine begleitende Fachausstellung gibt Teilnehmern die Möglichkeit sich mit Anbietern, Anwendern und Analysten auszutauschen Mehr Informationen unter www.barc.de/im 22
  • 23. Kommende Webinare Die automatische Post- und Rechnungseingangsbearbeitung – Potenziale moderner Lösungen für Input Management (17. April 2012) ECM Software-Auswahl: Auf der Suche nach dem richtigen System – strukturiertes Vorgehen bei der Software-Auswahl (14. September 2012) ECM in der öffentlichen Verwaltung – Einsatzgebiete, Besonderheiten und Markt (9. November 2012) Weitere Informationen und Anmeldung unter www.barc.de/webinare 23
  • 24. Die BARC-Studie zum Thema Enterprise Content Management  Systeme für Enterprise Content Management im Test  Lösungen für Dokumentenmanagement und Archivierung  Strukturierte Detailbeschreibungen und Bewertungen zu den getesteten Anbietern  Vermittlung von betriebswirtschaftlichen und technischen Grundlagen, detaillierte Hilfe für das Software-Auswahlprojekt  Leseprobe und Bestellmöglichkeit unter: www.barc.de/ecm 24
  • 25. BARC-Studien mit Produktvergleichen The BI Verdict 42 Business-Intelligence-Werkzeuge evaluiert Prozess- Rechnungs- und modellierungs- Posteingangs- werkzeuge bearbeitung Systeme für Input Management: Dokumentation, Systeme für Entwurf, Simulation Klassifikation, und Analyse Datenextraktion, Verteilung und Bearbeitung im Vergleich Weitere Informationen: www.barc.de/studien 25
  • 26. BARC Research Abo Das BARC Research Abo bietet Zugriff auf den gesamten BARC- Research:  Einjähriger Zugriff auf den gesamten Pool an BARC-Studien, Research Notes, Marktforschungsergebnissen und weitere Veröffentlichungen.  Zwei Stunden Zeitbudget für Analystengespräche in Form von Telefonaten und Onlinemeetings.  Zugang zu exklusiven Webinaren in denen detailliertes Analysten-Know- how vermittelt wird und auch auf individuelle Fragestellungen der Teilnehmer eingegangen werden kann.  Teilnahme an BARC-Tagungen  Newsletter zu aktuellen Entwicklungen im Markt Sprechen Sie uns bei Interesse gerne an (sschmitt@barc.de). 26
  • 27. Kontakt Martin Böhn Head of Enterprise Content Management BARC GmbH Steinbachtal 2b Tel. +49 (0)931/880651-0 mboehn@barc.de D-97082 Würzburg Fax +49 (0)931/880651-28 www.barc.de 27