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PROJECT CONSULT
Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
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Anwenderstudien 2015
Dr. Ulrich Kampffmeyer
Update Information Management 2016
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Agenda
• Aktuelle internationale Anwenderstudien: AIIM
Überblick und ausgewählte Ergebnisse
• Aktuelle Anwenderstudien in Deutschland:
Überblick und ausgewählte Ergebnisse
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Aktuelle internationale AIIM-Studien
Warum sind internationale Studien zum
Information Management auch in Deutschland wichtig?
• Globalisierung und digitale Transformation machen vor
Landesgrenzen nicht halt.
• Internationale Entwicklungen schwappen nach
Deutschland über
AIIM international ist als Verband eine relativ unabhängige
und neutrale Quelle, die ihre Ergebnisse in der Regel
kostenfrei publiziert.
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Biggest Issue 2015/2016
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Aktuelle internationale AIIM-Studien
ECM Decisions
April 2015
http://www.project-consult.de/files/AIIM_IW-ECM-Decisions-2015.pdf
“ECM Decisions"
About the Research
Introduction
Key Findings
Drivers and Adoption
Alternatives to ECM
ECM Systems
Consolidating Content Process
IG and Records Management
Workplace Social Platforms
Cloud and Mobile
ECM Issues and Plans
Opinions and Spend
Conclusion and Recommendations
References
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ECM Decisions
Cloud and Mobile
• From a personal view, our respondents are largely in favor of moving ECM content
to the cloud (71%), mostly as a small on-prem/large cloud hybrid. Their
organizations are less positive, with 48% in favor of cloud, 28% resolutely against,
and 28% with no decision made as yet. The dominant preference is for “private
cloud” (71%).
• 39% have some degree of mobile access, but only 5% have widespread access for
staff and project partners. Less than 20% have comment, edit and process
interaction capability that is appbased.
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ECM Decisions
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ECM Decisions
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ECM Decisions: Europe
Für “ECM Decisions” gibt es auch einen Auszug mit
den europäischen Daten:
• 28% of organizations are implementing an enterprise-scale ECM
capability, and an addition 12% have already done so.
• The primary business drivers for ECM are: 1) costs and productivity
(32%); 2) compliance and risk (30%) and collaboration (29%). Customer
service rounds out the drivers at 9%.
• The idea of a single content repository is a pipedream for most
organization – 47% or organizations have at least 3 major ECM systems in
place.
• The idea that ECM signals the end of file shares is similarly a pipedream –
for 60% of those with an ECM implementation, files shares are still a
significant repository (for 26%, the DOMINANT content store!).
• 22% say they have policies restricting consumer file sharing services, but
that these policies are regularly circumvented.
• 21% say they let users figure out what emails to keep and what to get rid
of.
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ECM Decisions: Europe
“ECM Decisions Europe”
• 27% say they like their vendor’s roadmap, but find it way ahead of where
they are now.
• 60% don’t have any linkages between their ERP/Finance and ECM/RM
systems.
• All of this points to a big change in content management:
The combined impact of consumerisation, cloud and mobile, and the
Internet of Things are signalling the end of the ECM Era -- as we have
come to know it.
• Organisations are struggling with best practices and norms as they make
the transition to this sixth era dominated by Mobile, Analytics, Cloud and
Collaborative (MACC) technologies - and the companies that provide the
vital supporting technologies are rapidly changing shape.
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ECM Decisions: Europe
“ECM Decisions Europe”
There are several significant trends emerging from this
transition:
• New approaches to privacy and security
• Ubiquitous broadband connectivity
• Bottom up rather than top down innovation
• Lots more virtual and distributed work
• A shortage of IT "connective” and analytic skills
• An OPEX vs. CAPEX procurement model
• Increased regulation of the cloud by national governments
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Aktuelle internationale AIIM-Studien
Paper-Free Progress: Measuring Outcomes
September 2015
http://www.project-consult.de/files/AIIM_IW_Paper_Free_Progress_2015.pdf
"Paper-Free Progress"
• About the Research
• Process Used and Survey Demographics
• Introduction
• Key Findings
• Paper in the Office
• Capture
• Process Optimization and Workflow
• Paper-Free Issues and Outcomes
• Mobile Capture‘
• Opinions and Spend
• Conclusion and Recommendations
• Appendix 1: Survey Demographics
• Appendix 2: Selective Comments
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Paper-Free Progress: Measuring Outcomes
Paper in Processes
• Paper in the Office-only 17% of respondents work in what could be described as a
paper-free office. 31% admit their office is piled high with paper documents and
paper processes. 40% still use paper for filing “important stuff”, and 56% are wed
to signatures on paper for contracts and order forms.
• 20% report that their consumption of paper is increasing; but for 49% it is
decreasing, including 11% where it is decreasing rapidly. This 2015 net of 29%
compares with 23% net in 2014 and 3% net in 2011.
• 55% report that paper flowing through their processes is decreasing including 12%
rapidly decreasing. With 20% increasing, this net of 35% compares with 21% in
2014 and 21% in 2011.
• The number of organizations actively looking at every process for paper
elimination has grown from 9% in 2014 to 16% in 2015, including just 3% who feel
they have reached the limit. 36% feel they are making good progress, with just 7%
sticking with paper processes – down from 11% in 2014.
• Lack of management initiatives is given equal weight to staff preferences (49%) as
the reason there is still so much paper around. 39% feel there is a general lack of
understanding of paper-free options.
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Aktuelle internationale AIIM-Studien
Connecting and Optimizing SharePoint – important strategy choices
Januar 2015
http://www.project-consult.de/files/AIIM-Studie_IW_SharePoint_2015.pdf
“Connecting and Optimizing SharePoint"
• About the Research
• Introduction
• Utilization and Versions
• Project Success
• User Perceptions
• Usage
• Process and Connection
• Cloud
• Optimizations and Add-Ons
• Auxiliary Products
• Enterprise Connections and Search
• Connection Issues
• Records Management and Information Governance
• Lessons Learned and Forward Strategy
• Spend
• Conclusion and Recommendations
• Appendix 1: Survey Demographics
• Appendix 2: General Comments
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Aktuelle internationale AIIM-Studien
Shared Content
Foundation for Company-wide Engagement
2015
http://www.project-consult.de/files/AIIM-Shared-Content-2015.pdf
“Shared Content”
• Introduction
• Capture at the Leading Edge of Process
• Multi-Channel Capture
Automating the capture process
• The Mobile Workforce Challenge
• Conclusion and Recommendations
• References
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Aktuelle internationale AIIM-Studien
eDiscovery
Intelligently solving business problems with innovative eDiscovery
2015
http://www.project-consult.de/files/AIIM-eDiscovery-2015.pdf
“Intelligently solving business
problems with innovative eDiscovery”
• About the Whitepaper
• Introduction
• The Challenge of Legal/Litigation Hold
• Governance Matters
• The Proof is in the Process
• Positioning to Negotiate
• More is not Always Better
• Conclusion and Recommendations
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Aktuelle internationale AIIM-Studien
Managing Governance, Risk and Compliance with ECM and
BPM
2015
http://www.project-
consult.de/files/AIIM_whitepaper_Managing_Governance_Risk_Compliance_ECM_BPM_2015.pdf
“Managing Governance, Risk and
Compliance with ECM and BPM”
• About the White Paper
• Introduction
• Key Findings
• Drivers for GRC
GRC Issues
• Use of ECM/RM/BPM
• GRC Solutions
• Opinions and Spend
Conclusion and Recommendations
• Appendix 1: Survey Demographics
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Aktuelle internationale AIIM-Studien
Content Management 2020: Thinking Beyond ECM
2015
http://www.project-consult.de/files/AIIM_Thinking_Beyond_ECM-2015.pdf
“Content Management 2020: Thinking
Beyond ECM”
• Executive summary
• The content management 2020 trendscape
• The content management 2020 trendscape -
what does it mean?
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Aktuelle internationale AIIM-Studien
What will it take to be a NextGen InfoPro?
2015
http://www.project-consult.de/files/AIIM_Study_Nextgen_Information_Professional_2015.pdf
“What will it take to be
a NextGen InfoPro?”
• Introduction
• Future Needs
• Personal Perspectives
• Personal Actions
• Organizational Support
• Conclusion and Recommendations
• Recommendations
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Aktuelle internationale AIIM-Studien
State of Mobile and Cloud 2015
2015
http://www.project-consult.de/files/AIIM_Mobile-and-Cloud-2015.pdf
“State of Mobile and Cloud 2015”
• About the Research
• Introduction
• Key Findings
• Cloud Policies and Deployment
• ECM in the Cloud
• Already Using Cloud
• Cloud Benefits and ROI
• Mobile – Policies and Adoption
• Mobile Issues and Benefits
• Forward Mobile Strategies
• Opinions Conclusion and Recommendations
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Abschließend: ECM in der Cloud
AIIM Marktstudie 2015 zu ECM in der Cloud
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Aktuelle internationale AIIM-Studien
ECM Hurdles a Barrier: Managing document processes
within ERP business suites
2015
http://www.project-consult.de/files/AIIM_MIWP_ECM_ERP_Integration_2015.pdf
“Managing document processes within
ERP business suites”
• About the White Paper
• Introduction
• Content Silos
• Addressing the Silo Issue
• Ensuring Process Continuity
• Referential Integrity
• Project Management
• Case Management
• The Broader Case
• Conclusion and Recommendations
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Aktuelle internationale AIIM-Studien
Improve Content Access, Team Collaboration,
and Mobility
2015
http://www.project-consult.de/files/AIIM_IG-content-mobile-access-2015.pdf
“Improve Content Access, Team
Collaboration,
and Mobility”
• Desert Islands
• Can not build on a Dumping Ground
• Beyond the Firewall
• The ECM Advantage
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Aktuelle internationale AIIM-Studien
Content Analytics: automating processes and extracting
knowledge
2015
http://www.project-consult.de/files/AIIM_Content-Analytics-2015.pdf
“Content Analytics: automating
processes and extracting knowledge”
• About the Research
• Introduction
• Key Findings
• Drivers and Adoption
• Process Automation and Inbound Routing
• Information Governance
• Analysis / Business Insight
• Big Content Projects
• Opinions
• Spend
Conclusion and Recommendations
• References
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49Update IM 2016 Ulrich Kampffmeyer Markt- und Anwenderstudien 2015/2016 23.01.2016 © PROJECT CONSULT 2016 Seite
AKTUELLE ANWENDERSTUDIEN IN
DEUTSCHLAND:
ÜBERBLICK UND AUSGEWÄHLTE
ERGEBNISSE
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PROJECT CONSULT Einschätzung
Studien gibt es genug in Deutschland
• SoftSelect (& PROJECT CONSULT):
Marktstudie mit Anwender-Befragung und
Herstellerinformationen
• BITKOM:
Anbieter- und Anwender-Befragungen; Barometer
• Zöller & Partner:
Hersteller-/Produktstudie mit Kriterienkatalog-
Charakter
• Pentadoc:
Pentadoc Radar Studien inkl. Anwender-Studien
• BARC:
Produkt- und Marktstudie
• IS Verlag mit Pentadoc & TROVARIT
Marktstudie mit Anbieterinformationen
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Aktuelle Studien in Deutschland
ECM im Mittelstand: Status Quo und Perspektiven für den
Einsatz von Enterprise Content Management in Deutschland
BITKOM, Frühjahr 2015
http://www.PROJECT-CONSULT.de/Files/BITKOM_ECM_im_Mittelstand_2015.pdf
„ECM im Mittelstand“
Danksagung
1 Executive Summary
2 ECM aus der Sicht des Mittelstandes
2.1 Verständnis von ECM im Mittelstand
2.2 Bekanntheit von ECM-Begriffen
3 ECM-Praxis im Mittelstand
3.1 Verbreitung von ECM-Lösungen
3.2 Alter von ECM-Installationen im Mittelstand
3.3 Einsatzcharakteristik von ECM-Installationen im Mittelstand
3.4 Nutzen von ECM-Lösungen im Mittelstand
3.5 Kosten von ECM-Lösungen im Mittelstand
4 ECM-Perspektiven im Mittelstand
4.1 Motive für ECM-Investitionen im Mittelstand
4.2 ECM-Investitionen im Mittelstand
4.3 Investitionsentscheidungen im Mittelstand
4.4 ECM-Themen & -Trends im Mittelstand
5 Fazit
6 Methodik und Datenbasis
6.1 Vorgehensweise bei der Datenerhebung
6.2 Berechnung repräsentativer Marktdaten
Abkürzungen
Literaturverzeichnis
Autoren und Initiatoren
Unterstützer
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BITKOM: ECM im Mittelstand
ECM: Anderes Begriffsverständnis
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BITKOM: ECM im Mittelstand
ECM:
Anderes
Begriffsverständnis
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BITKOM: ECM im Mittelstand
ECM: Einsatz im Mittelstand
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BITKOM: ECM im Mittelstand
ECM: Wahrgenommener Nutzen
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BITKOM: ECM im Mittelstand
ECM:
Was für Lösungen
werden angeschafft?
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BITKOM: ECM im Mittelstand
ECM:
Themen-Relevanz bei
Beschaffungen
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Update IM 2016 Ulrich Kampffmeyer Markt- und Anwenderstudien 2015/2016 23.01.2016 © PROJECT CONSULT 2016 Seite 60
BITKOM: ECM im Mittelstand
ECM:
Kriterien für die
Beschaffung
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Update IM 2016 Ulrich Kampffmeyer Markt- und Anwenderstudien 2015/2016 23.01.2016 © PROJECT CONSULT 2016 Seite 61
BITKOM: ECM im Mittelstand
ECM: Kosten je Nutzer
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Aktuelle Studien in Deutschland
DMS/ECM Software 2015
SoftTrend Studie 277
SoftSelect, Dezember 2014
http://www.PROJECT-CONSULT.de/Files/ SoftSelect_Studie_277_DMS_ECM_2015.pdf
„DMS/ECM Software 2015“
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Update IM 2016 Ulrich Kampffmeyer Markt- und Anwenderstudien 2015/2016 23.01.2016 © PROJECT CONSULT 2016 Seite 63
DMS/ECM Software 2015 SoftTrend Studie 277
Key Findings
• Cloud-Angebot nimmt weiter zu
• Einsatzgebiete von Dokumentenmanagementsystemen
werden vielfältiger: EIM
• Social Media: Die Softwarehersteller tragen den
veränderten Nutzungsgewohnheiten ihrer User Rechnung
und orientieren sich hinsichtlich Ergonomie und Look &
Feel an Webanwendungen wie Facebook
• Mobile ECM-Anwendungen werden von Unternehmen
verstärkt nachgefragt
• Workflowunterstützung wird von Kundenseite verstärkt
nachgefragt, um den administrativen Aufwand zu verringern
• Die Compliance-Anforderungen wachsen. Mehr als 180
Gesetze und Bestimmungen sind in Deutschland zu
berücksichtigen
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64Update IM 2016 Ulrich Kampffmeyer Markt- und Anwenderstudien 2015/2016 23.01.2016 © PROJECT CONSULT 2016 Seite
DMS Einführung oder Erweiterung
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  • 3. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jun-16 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Update IM 2016 Ulrich Kampffmeyer Markt- und Anwenderstudien 2015/2016 23.01.2016 © PROJECT CONSULT 2016 Seite 4 Aktuelle internationale AIIM-Studien Warum sind internationale Studien zum Information Management auch in Deutschland wichtig? • Globalisierung und digitale Transformation machen vor Landesgrenzen nicht halt. • Internationale Entwicklungen schwappen nach Deutschland über AIIM international ist als Verband eine relativ unabhängige und neutrale Quelle, die ihre Ergebnisse in der Regel kostenfrei publiziert.
  • 4. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jun-16 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Update IM 2016 Ulrich Kampffmeyer Markt- und Anwenderstudien 2015/2016 23.01.2016 © PROJECT CONSULT 2016 Seite 5 Biggest Issue 2015/2016
  • 5. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jun-16 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Update IM 2016 Ulrich Kampffmeyer Markt- und Anwenderstudien 2015/2016 23.01.2016 © PROJECT CONSULT 2016 Seite 6 Aktuelle internationale AIIM-Studien ECM Decisions April 2015 http://www.project-consult.de/files/AIIM_IW-ECM-Decisions-2015.pdf “ECM Decisions" About the Research Introduction Key Findings Drivers and Adoption Alternatives to ECM ECM Systems Consolidating Content Process IG and Records Management Workplace Social Platforms Cloud and Mobile ECM Issues and Plans Opinions and Spend Conclusion and Recommendations References
  • 6. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jun-16 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Update IM 2016 Ulrich Kampffmeyer Markt- und Anwenderstudien 2015/2016 23.01.2016 © PROJECT CONSULT 2016 Seite 8 ECM Decisions
  • 7. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jun-16 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Update IM 2016 Ulrich Kampffmeyer Markt- und Anwenderstudien 2015/2016 23.01.2016 © PROJECT CONSULT 2016 Seite 10 ECM Decisions
  • 8. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jun-16 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Update IM 2016 Ulrich Kampffmeyer Markt- und Anwenderstudien 2015/2016 23.01.2016 © PROJECT CONSULT 2016 Seite 12 ECM Decisions
  • 9. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jun-16 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Update IM 2016 Ulrich Kampffmeyer Markt- und Anwenderstudien 2015/2016 23.01.2016 © PROJECT CONSULT 2016 Seite 14 ECM Decisions
  • 10. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jun-16 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Update IM 2016 Ulrich Kampffmeyer Markt- und Anwenderstudien 2015/2016 23.01.2016 © PROJECT CONSULT 2016 Seite 15 ECM Decisions
  • 11. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jun-16 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Update IM 2016 Ulrich Kampffmeyer Markt- und Anwenderstudien 2015/2016 23.01.2016 © PROJECT CONSULT 2016 Seite 17 ECM Decisions
  • 12. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jun-16 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Update IM 2016 Ulrich Kampffmeyer Markt- und Anwenderstudien 2015/2016 23.01.2016 © PROJECT CONSULT 2016 Seite 18 ECM Decisions Cloud and Mobile • From a personal view, our respondents are largely in favor of moving ECM content to the cloud (71%), mostly as a small on-prem/large cloud hybrid. Their organizations are less positive, with 48% in favor of cloud, 28% resolutely against, and 28% with no decision made as yet. The dominant preference is for “private cloud” (71%). • 39% have some degree of mobile access, but only 5% have widespread access for staff and project partners. Less than 20% have comment, edit and process interaction capability that is appbased.
  • 13. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jun-16 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Update IM 2016 Ulrich Kampffmeyer Markt- und Anwenderstudien 2015/2016 23.01.2016 © PROJECT CONSULT 2016 Seite 19 ECM Decisions
  • 14. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jun-16 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Update IM 2016 Ulrich Kampffmeyer Markt- und Anwenderstudien 2015/2016 23.01.2016 © PROJECT CONSULT 2016 Seite 21 ECM Decisions
  • 15. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jun-16 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Update IM 2016 Ulrich Kampffmeyer Markt- und Anwenderstudien 2015/2016 23.01.2016 © PROJECT CONSULT 2016 Seite 24 ECM Decisions
  • 16. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jun-16 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Update IM 2016 Ulrich Kampffmeyer Markt- und Anwenderstudien 2015/2016 23.01.2016 © PROJECT CONSULT 2016 Seite 25 ECM Decisions
  • 17. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jun-16 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Update IM 2016 Ulrich Kampffmeyer Markt- und Anwenderstudien 2015/2016 23.01.2016 © PROJECT CONSULT 2016 Seite 28 ECM Decisions: Europe Für “ECM Decisions” gibt es auch einen Auszug mit den europäischen Daten: • 28% of organizations are implementing an enterprise-scale ECM capability, and an addition 12% have already done so. • The primary business drivers for ECM are: 1) costs and productivity (32%); 2) compliance and risk (30%) and collaboration (29%). Customer service rounds out the drivers at 9%. • The idea of a single content repository is a pipedream for most organization – 47% or organizations have at least 3 major ECM systems in place. • The idea that ECM signals the end of file shares is similarly a pipedream – for 60% of those with an ECM implementation, files shares are still a significant repository (for 26%, the DOMINANT content store!). • 22% say they have policies restricting consumer file sharing services, but that these policies are regularly circumvented. • 21% say they let users figure out what emails to keep and what to get rid of.
  • 18. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jun-16 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Update IM 2016 Ulrich Kampffmeyer Markt- und Anwenderstudien 2015/2016 23.01.2016 © PROJECT CONSULT 2016 Seite 29 ECM Decisions: Europe “ECM Decisions Europe” • 27% say they like their vendor’s roadmap, but find it way ahead of where they are now. • 60% don’t have any linkages between their ERP/Finance and ECM/RM systems. • All of this points to a big change in content management: The combined impact of consumerisation, cloud and mobile, and the Internet of Things are signalling the end of the ECM Era -- as we have come to know it. • Organisations are struggling with best practices and norms as they make the transition to this sixth era dominated by Mobile, Analytics, Cloud and Collaborative (MACC) technologies - and the companies that provide the vital supporting technologies are rapidly changing shape.
  • 19. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jun-16 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Update IM 2016 Ulrich Kampffmeyer Markt- und Anwenderstudien 2015/2016 23.01.2016 © PROJECT CONSULT 2016 Seite 30 ECM Decisions: Europe “ECM Decisions Europe” There are several significant trends emerging from this transition: • New approaches to privacy and security • Ubiquitous broadband connectivity • Bottom up rather than top down innovation • Lots more virtual and distributed work • A shortage of IT "connective” and analytic skills • An OPEX vs. CAPEX procurement model • Increased regulation of the cloud by national governments
  • 20. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jun-16 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Update IM 2016 Ulrich Kampffmeyer Markt- und Anwenderstudien 2015/2016 23.01.2016 © PROJECT CONSULT 2016 Seite 31 Aktuelle internationale AIIM-Studien Paper-Free Progress: Measuring Outcomes September 2015 http://www.project-consult.de/files/AIIM_IW_Paper_Free_Progress_2015.pdf "Paper-Free Progress" • About the Research • Process Used and Survey Demographics • Introduction • Key Findings • Paper in the Office • Capture • Process Optimization and Workflow • Paper-Free Issues and Outcomes • Mobile Capture‘ • Opinions and Spend • Conclusion and Recommendations • Appendix 1: Survey Demographics • Appendix 2: Selective Comments
  • 21. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jun-16 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Update IM 2016 Ulrich Kampffmeyer Markt- und Anwenderstudien 2015/2016 23.01.2016 © PROJECT CONSULT 2016 Seite 32 Paper-Free Progress: Measuring Outcomes Paper in Processes • Paper in the Office-only 17% of respondents work in what could be described as a paper-free office. 31% admit their office is piled high with paper documents and paper processes. 40% still use paper for filing “important stuff”, and 56% are wed to signatures on paper for contracts and order forms. • 20% report that their consumption of paper is increasing; but for 49% it is decreasing, including 11% where it is decreasing rapidly. This 2015 net of 29% compares with 23% net in 2014 and 3% net in 2011. • 55% report that paper flowing through their processes is decreasing including 12% rapidly decreasing. With 20% increasing, this net of 35% compares with 21% in 2014 and 21% in 2011. • The number of organizations actively looking at every process for paper elimination has grown from 9% in 2014 to 16% in 2015, including just 3% who feel they have reached the limit. 36% feel they are making good progress, with just 7% sticking with paper processes – down from 11% in 2014. • Lack of management initiatives is given equal weight to staff preferences (49%) as the reason there is still so much paper around. 39% feel there is a general lack of understanding of paper-free options.
  • 22. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jun-16 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Update IM 2016 Ulrich Kampffmeyer Markt- und Anwenderstudien 2015/2016 23.01.2016 © PROJECT CONSULT 2016 Seite 38 Aktuelle internationale AIIM-Studien Connecting and Optimizing SharePoint – important strategy choices Januar 2015 http://www.project-consult.de/files/AIIM-Studie_IW_SharePoint_2015.pdf “Connecting and Optimizing SharePoint" • About the Research • Introduction • Utilization and Versions • Project Success • User Perceptions • Usage • Process and Connection • Cloud • Optimizations and Add-Ons • Auxiliary Products • Enterprise Connections and Search • Connection Issues • Records Management and Information Governance • Lessons Learned and Forward Strategy • Spend • Conclusion and Recommendations • Appendix 1: Survey Demographics • Appendix 2: General Comments
  • 23. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jun-16 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Update IM 2016 Ulrich Kampffmeyer Markt- und Anwenderstudien 2015/2016 23.01.2016 © PROJECT CONSULT 2016 Seite 39 Aktuelle internationale AIIM-Studien Shared Content Foundation for Company-wide Engagement 2015 http://www.project-consult.de/files/AIIM-Shared-Content-2015.pdf “Shared Content” • Introduction • Capture at the Leading Edge of Process • Multi-Channel Capture Automating the capture process • The Mobile Workforce Challenge • Conclusion and Recommendations • References
  • 24. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jun-16 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Update IM 2016 Ulrich Kampffmeyer Markt- und Anwenderstudien 2015/2016 23.01.2016 © PROJECT CONSULT 2016 Seite 40 Aktuelle internationale AIIM-Studien eDiscovery Intelligently solving business problems with innovative eDiscovery 2015 http://www.project-consult.de/files/AIIM-eDiscovery-2015.pdf “Intelligently solving business problems with innovative eDiscovery” • About the Whitepaper • Introduction • The Challenge of Legal/Litigation Hold • Governance Matters • The Proof is in the Process • Positioning to Negotiate • More is not Always Better • Conclusion and Recommendations
  • 25. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jun-16 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Update IM 2016 Ulrich Kampffmeyer Markt- und Anwenderstudien 2015/2016 23.01.2016 © PROJECT CONSULT 2016 Seite 41 Aktuelle internationale AIIM-Studien Managing Governance, Risk and Compliance with ECM and BPM 2015 http://www.project- consult.de/files/AIIM_whitepaper_Managing_Governance_Risk_Compliance_ECM_BPM_2015.pdf “Managing Governance, Risk and Compliance with ECM and BPM” • About the White Paper • Introduction • Key Findings • Drivers for GRC GRC Issues • Use of ECM/RM/BPM • GRC Solutions • Opinions and Spend Conclusion and Recommendations • Appendix 1: Survey Demographics
  • 26. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jun-16 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Update IM 2016 Ulrich Kampffmeyer Markt- und Anwenderstudien 2015/2016 23.01.2016 © PROJECT CONSULT 2016 Seite 42 Aktuelle internationale AIIM-Studien Content Management 2020: Thinking Beyond ECM 2015 http://www.project-consult.de/files/AIIM_Thinking_Beyond_ECM-2015.pdf “Content Management 2020: Thinking Beyond ECM” • Executive summary • The content management 2020 trendscape • The content management 2020 trendscape - what does it mean?
  • 27. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jun-16 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Update IM 2016 Ulrich Kampffmeyer Markt- und Anwenderstudien 2015/2016 23.01.2016 © PROJECT CONSULT 2016 Seite 43 Aktuelle internationale AIIM-Studien What will it take to be a NextGen InfoPro? 2015 http://www.project-consult.de/files/AIIM_Study_Nextgen_Information_Professional_2015.pdf “What will it take to be a NextGen InfoPro?” • Introduction • Future Needs • Personal Perspectives • Personal Actions • Organizational Support • Conclusion and Recommendations • Recommendations
  • 28. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jun-16 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Update IM 2016 Ulrich Kampffmeyer Markt- und Anwenderstudien 2015/2016 23.01.2016 © PROJECT CONSULT 2016 Seite 44 Aktuelle internationale AIIM-Studien State of Mobile and Cloud 2015 2015 http://www.project-consult.de/files/AIIM_Mobile-and-Cloud-2015.pdf “State of Mobile and Cloud 2015” • About the Research • Introduction • Key Findings • Cloud Policies and Deployment • ECM in the Cloud • Already Using Cloud • Cloud Benefits and ROI • Mobile – Policies and Adoption • Mobile Issues and Benefits • Forward Mobile Strategies • Opinions Conclusion and Recommendations
  • 29. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jun-16 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Update IM 2016 Ulrich Kampffmeyer Markt- und Anwenderstudien 2015/2016 23.01.2016 © PROJECT CONSULT 2016 Seite 45 Abschließend: ECM in der Cloud AIIM Marktstudie 2015 zu ECM in der Cloud
  • 30. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jun-16 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Update IM 2016 Ulrich Kampffmeyer Markt- und Anwenderstudien 2015/2016 23.01.2016 © PROJECT CONSULT 2016 Seite 46 Aktuelle internationale AIIM-Studien ECM Hurdles a Barrier: Managing document processes within ERP business suites 2015 http://www.project-consult.de/files/AIIM_MIWP_ECM_ERP_Integration_2015.pdf “Managing document processes within ERP business suites” • About the White Paper • Introduction • Content Silos • Addressing the Silo Issue • Ensuring Process Continuity • Referential Integrity • Project Management • Case Management • The Broader Case • Conclusion and Recommendations
  • 31. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jun-16 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Update IM 2016 Ulrich Kampffmeyer Markt- und Anwenderstudien 2015/2016 23.01.2016 © PROJECT CONSULT 2016 Seite 47 Aktuelle internationale AIIM-Studien Improve Content Access, Team Collaboration, and Mobility 2015 http://www.project-consult.de/files/AIIM_IG-content-mobile-access-2015.pdf “Improve Content Access, Team Collaboration, and Mobility” • Desert Islands • Can not build on a Dumping Ground • Beyond the Firewall • The ECM Advantage
  • 32. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jun-16 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Update IM 2016 Ulrich Kampffmeyer Markt- und Anwenderstudien 2015/2016 23.01.2016 © PROJECT CONSULT 2016 Seite 48 Aktuelle internationale AIIM-Studien Content Analytics: automating processes and extracting knowledge 2015 http://www.project-consult.de/files/AIIM_Content-Analytics-2015.pdf “Content Analytics: automating processes and extracting knowledge” • About the Research • Introduction • Key Findings • Drivers and Adoption • Process Automation and Inbound Routing • Information Governance • Analysis / Business Insight • Big Content Projects • Opinions • Spend Conclusion and Recommendations • References
  • 33. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jun-16 / Quelle: PROJECT CONSULT 3 49Update IM 2016 Ulrich Kampffmeyer Markt- und Anwenderstudien 2015/2016 23.01.2016 © PROJECT CONSULT 2016 Seite AKTUELLE ANWENDERSTUDIEN IN DEUTSCHLAND: ÜBERBLICK UND AUSGEWÄHLTE ERGEBNISSE
  • 34. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jun-16 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Update IM 2016 Ulrich Kampffmeyer Markt- und Anwenderstudien 2015/2016 23.01.2016 © PROJECT CONSULT 2016 Seite 50 PROJECT CONSULT Einschätzung Studien gibt es genug in Deutschland • SoftSelect (& PROJECT CONSULT): Marktstudie mit Anwender-Befragung und Herstellerinformationen • BITKOM: Anbieter- und Anwender-Befragungen; Barometer • Zöller & Partner: Hersteller-/Produktstudie mit Kriterienkatalog- Charakter • Pentadoc: Pentadoc Radar Studien inkl. Anwender-Studien • BARC: Produkt- und Marktstudie • IS Verlag mit Pentadoc & TROVARIT Marktstudie mit Anbieterinformationen
  • 35. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jun-16 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Update IM 2016 Ulrich Kampffmeyer Markt- und Anwenderstudien 2015/2016 23.01.2016 © PROJECT CONSULT 2016 Seite 51 Aktuelle Studien in Deutschland ECM im Mittelstand: Status Quo und Perspektiven für den Einsatz von Enterprise Content Management in Deutschland BITKOM, Frühjahr 2015 http://www.PROJECT-CONSULT.de/Files/BITKOM_ECM_im_Mittelstand_2015.pdf „ECM im Mittelstand“ Danksagung 1 Executive Summary 2 ECM aus der Sicht des Mittelstandes 2.1 Verständnis von ECM im Mittelstand 2.2 Bekanntheit von ECM-Begriffen 3 ECM-Praxis im Mittelstand 3.1 Verbreitung von ECM-Lösungen 3.2 Alter von ECM-Installationen im Mittelstand 3.3 Einsatzcharakteristik von ECM-Installationen im Mittelstand 3.4 Nutzen von ECM-Lösungen im Mittelstand 3.5 Kosten von ECM-Lösungen im Mittelstand 4 ECM-Perspektiven im Mittelstand 4.1 Motive für ECM-Investitionen im Mittelstand 4.2 ECM-Investitionen im Mittelstand 4.3 Investitionsentscheidungen im Mittelstand 4.4 ECM-Themen & -Trends im Mittelstand 5 Fazit 6 Methodik und Datenbasis 6.1 Vorgehensweise bei der Datenerhebung 6.2 Berechnung repräsentativer Marktdaten Abkürzungen Literaturverzeichnis Autoren und Initiatoren Unterstützer
  • 36. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jun-16 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Update IM 2016 Ulrich Kampffmeyer Markt- und Anwenderstudien 2015/2016 23.01.2016 © PROJECT CONSULT 2016 Seite 52 BITKOM: ECM im Mittelstand ECM: Anderes Begriffsverständnis
  • 37. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jun-16 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Update IM 2016 Ulrich Kampffmeyer Markt- und Anwenderstudien 2015/2016 23.01.2016 © PROJECT CONSULT 2016 Seite 53 BITKOM: ECM im Mittelstand ECM: Anderes Begriffsverständnis
  • 38. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jun-16 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Update IM 2016 Ulrich Kampffmeyer Markt- und Anwenderstudien 2015/2016 23.01.2016 © PROJECT CONSULT 2016 Seite 54 BITKOM: ECM im Mittelstand ECM: Einsatz im Mittelstand
  • 39. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jun-16 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Update IM 2016 Ulrich Kampffmeyer Markt- und Anwenderstudien 2015/2016 23.01.2016 © PROJECT CONSULT 2016 Seite 56 BITKOM: ECM im Mittelstand ECM: Wahrgenommener Nutzen
  • 40. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jun-16 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Update IM 2016 Ulrich Kampffmeyer Markt- und Anwenderstudien 2015/2016 23.01.2016 © PROJECT CONSULT 2016 Seite 58 BITKOM: ECM im Mittelstand ECM: Was für Lösungen werden angeschafft?
  • 41. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jun-16 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Update IM 2016 Ulrich Kampffmeyer Markt- und Anwenderstudien 2015/2016 23.01.2016 © PROJECT CONSULT 2016 Seite 59 BITKOM: ECM im Mittelstand ECM: Themen-Relevanz bei Beschaffungen
  • 42. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jun-16 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Update IM 2016 Ulrich Kampffmeyer Markt- und Anwenderstudien 2015/2016 23.01.2016 © PROJECT CONSULT 2016 Seite 60 BITKOM: ECM im Mittelstand ECM: Kriterien für die Beschaffung
  • 43. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jun-16 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Update IM 2016 Ulrich Kampffmeyer Markt- und Anwenderstudien 2015/2016 23.01.2016 © PROJECT CONSULT 2016 Seite 61 BITKOM: ECM im Mittelstand ECM: Kosten je Nutzer
  • 44. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jun-16 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Update IM 2016 Ulrich Kampffmeyer Markt- und Anwenderstudien 2015/2016 23.01.2016 © PROJECT CONSULT 2016 Seite 62 Aktuelle Studien in Deutschland DMS/ECM Software 2015 SoftTrend Studie 277 SoftSelect, Dezember 2014 http://www.PROJECT-CONSULT.de/Files/ SoftSelect_Studie_277_DMS_ECM_2015.pdf „DMS/ECM Software 2015“
  • 45. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jun-16 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Update IM 2016 Ulrich Kampffmeyer Markt- und Anwenderstudien 2015/2016 23.01.2016 © PROJECT CONSULT 2016 Seite 63 DMS/ECM Software 2015 SoftTrend Studie 277 Key Findings • Cloud-Angebot nimmt weiter zu • Einsatzgebiete von Dokumentenmanagementsystemen werden vielfältiger: EIM • Social Media: Die Softwarehersteller tragen den veränderten Nutzungsgewohnheiten ihrer User Rechnung und orientieren sich hinsichtlich Ergonomie und Look & Feel an Webanwendungen wie Facebook • Mobile ECM-Anwendungen werden von Unternehmen verstärkt nachgefragt • Workflowunterstützung wird von Kundenseite verstärkt nachgefragt, um den administrativen Aufwand zu verringern • Die Compliance-Anforderungen wachsen. Mehr als 180 Gesetze und Bestimmungen sind in Deutschland zu berücksichtigen
  • 46. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jun-16 / Quelle: PROJECT CONSULT 6 64Update IM 2016 Ulrich Kampffmeyer Markt- und Anwenderstudien 2015/2016 23.01.2016 © PROJECT CONSULT 2016 Seite DMS Einführung oder Erweiterung
  • 47. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jun-16 / Quelle: PROJECT CONSULT 6 65Update IM 2016 Ulrich Kampffmeyer Markt- und Anwenderstudien 2015/2016 23.01.2016 © PROJECT CONSULT 2016 Seite Kernbereiche von ECM
  • 48. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jun-16 / Quelle: PROJECT CONSULT 6 68Update IM 2016 Ulrich Kampffmeyer Markt- und Anwenderstudien 2015/2016 23.01.2016 © PROJECT CONSULT 2016 Seite Revisionssicherheit
  • 49. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jun-16 / Quelle: PROJECT CONSULT 6 69Update IM 2016 Ulrich Kampffmeyer Markt- und Anwenderstudien 2015/2016 23.01.2016 © PROJECT CONSULT 2016 Seite Clientbasierte E-Mail-Archivierung
  • 50. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jun-16 / Quelle: PROJECT CONSULT 6 70Update IM 2016 Ulrich Kampffmeyer Markt- und Anwenderstudien 2015/2016 23.01.2016 © PROJECT CONSULT 2016 Seite Serverbasierte E-Mail-Archivierung
  • 51. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jun-16 / Quelle: PROJECT CONSULT 6 72Update IM 2016 Ulrich Kampffmeyer Markt- und Anwenderstudien 2015/2016 23.01.2016 © PROJECT CONSULT 2016 Seite Integration von Standardanwendungen
  • 52. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jun-16 / Quelle: PROJECT CONSULT 6 76Update IM 2016 Ulrich Kampffmeyer Markt- und Anwenderstudien 2015/2016 23.01.2016 © PROJECT CONSULT 2016 Seite Workflowmanagement