Warum es hilfreich sein kann Papier-Dokumente mit einem Barcode zu versehen, bevor diese digitalisiert werden.

1. IDNDS-Whitepaper: Barcode
Version 1.0 / 2022

2. Wichtiger Hinweis
Die folgenden Ausführungen geben die persönliche
Meinung des Trainers/Referenten zur derzeitigen
Rechtslage wieder und enthalten lediglich einen
Überblick über einzelne Themenkomplexe.
Spezielle Umstände einzelner Fallkonstellationen
wurden nicht berücksichtigt; diese können durchaus zu
abweichenden Betrachtungsweisen und/oder
Ergebnissen führen.
Die Ausführungen können daher keine rechtliche oder
steuerliche Beratung ersetzen; bitte holen Sie eine auf
Ihre Umstände zugeschnittene, weitere Entwicklungen
berücksichtigende Empfehlung Ihres Steuerberaters
oder Wirtschaftsprüfers ein, bevor Sie Entscheidungen
über die in den Ausführungen besprochenen Themen
treffen.
Die Finanzverwaltung und/oder Gerichte können
abweichende Auffassungen zu den hier behandelten
Themen haben oder entwickeln.
by
liftarn
http://openclipart.org/detail/1042/french-lawyer-early-20th-century
2

3. Ausgangsfrage(n)
Warum sollte ich einen Barcode auf meine Eingangsrechnungen kleben?
Wie geht das bei elektronischen Rechnungen überhaupt?
3

4. Antwort | Teil 1
Es hat sich in der Praxis herausgestellt, dass die Anwendung eines Barcodes
(früher: Paginierstempel) zahlreiche Vorteile mit sich bringt:
▪ Aufbringen eines Barcodes "von der Rolle"
▪ Belege Stapelweise scannen – Trennen am Barcode auf der ersten Seite
▪ Vollzähligkeitsnachweis (akt. Startwert der Rolle – Endwert = Anz. Belege)
▪ Zuordnung zu Buchungskreisen durch Barcode
▪ Barcode als eindeutiger Indexwert (retrograde und progressive Prüfung)
▪ Erfüllung des Ordnungskriteriums der GoBD (Rz. 64)
Es besteht keine Notwendigkeit einen Barcode aufzubringen,
das kann auch anders gelöst werden, aber dann ist es nicht so schön einfach.
4

5. Antwort | Teil 1 Bildergänzung 1
Was ist ein "Paginierstempel"?
Ein Paginierstempel oder Nummerierer-
stempel (auch Numeroteur) ist
ein Stempel zur Erzeugung fortlaufender
Seitenzahlen (Paginierung) oder
Nummerierungen (Reihenfolge).
Eine innere Mechanik erhöht nach jedem
Abstempelvorgang die zu stempelnde
(Seiten-)Zahl für den nächsten
Abstempelvorgang und drückt den
Stempel wieder auf das integrierte
Stempelkissen zur Farbaufnahme.
Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Paginierstempel
5

6. Antwort | Teil 1 Bildergänzung 2
Was habe ich mir unter
Barcode "von der Rolle"
vorzustellen?
Empfehlung.
6

7. Antwort | Teil 1 Bildergänzung 3
Wie macht man das bei mehreren Mandanten / Buchungskreisen?
Bis zu einer begrenzten Anzahl an Mandanten kann man den Prefix für die Barcodes
benutzen um die Buchungskreise auseinanderzuhalten. Es kann aber auch ein einheitlicher
Nummernkreis verwendet werden.
Die "Mandanten-
trennung" kann
auch über die
Software erfolgen
(z.B. im Rahmen
der Belegerkennung
im DocXtractor).
7

8. Antwort | Teil 2
Auch bei elektronischen Belegen ist ein Ordnungskriterium erforderlich.
Das Ordnungskriterium könnte z.B. die GUID eines
Dokumentenmanagementsystems sein
oder ein zusammengesetzter Wert aus
Lieferantennummer & ext. Belegnummer & Datum des Beleges also z.B. 70123 – RG10000157/2018 – 07.08.2018
Danach möchte man i.d.R. nicht suchen müssen – zu viele Eingaben.
Was sich bei Papierbelegen als nützlich herausgestellt hat, kann man auch bei
elektronischen Belegen abbilden. Die sogenannte "Layertechnik" sorgt dafür, dass
das Aufbringen eines Barcodes in elektronischer Form den Originalbeleg
unversehrt lässt (es wird einfach eine 2. Version des Dokumentes erzeugt: Beleg
mit Barcodebild darauf).
8

9. Antwort | Teil 2 Bildergänzung 1
Elektronisch aufgebrachter
Barcode ER00000092 auf
einer Eingangsrechnung.
Der Prefix "ER" dient zur
Differenzierung der
Nummernkreise; hier:
'elektronische
Eingangsbelege'.
Die Weiterverwendung
erfolgt in der
Buchhaltungssoftware als
'interne Belegnummer';
analog der Barcodes, die
auf Papierbelegen
aufgebracht werden.
(Beleganzeige und
Kontierungszeile in
docufied smartINVOICE)
9

10. Hinweis
10
Für welchen Weg der Vergabe eines Ordnungskriteriums Sie sich auch
entscheiden - in jedem Fall ist im Rahmen einer Verfahrensdokumentation zu
beschreiben, wie mit den Belegen verfahren wird.
Auszug GoBD Rz. 34
Die Nachprüfbarkeit der Bücher und sonst erforderlichen Aufzeichnungen
erfordert eine aussagekräftige und vollständige Verfahrensdokumentation (siehe
unter 10.1), die sowohl die aktuellen als auch die historischen Verfahrensinhalte
für die Dauer der Aufbewahrungsfrist nachweist und den in der Praxis
eingesetzten Versionen des DV-Systems entspricht.
[ Quelle: GoBD - 3.1 Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit (§ 145 Absatz 1 AO, § 238 Absatz 1 Satz 2 und Satz 3 HGB) ]

11. Anhang
11

12. GoBD (Auszug)
Belegwesen (Belegfunktion)
Rz. 64 Zur Erfüllung der Belegfunktionen sind deshalb Angaben zur Kontierung,
zum Ordnungskriterium für die Ablage und zum Buchungsdatum auf dem
Papierbeleg erforderlich.
Bei einem elektronischen Beleg kann dies auch durch die Verbindung mit einem
Datensatz mit Angaben zur Kontierung oder durch eine elektronische Verknüpfung
(z. B. eindeutiger Index, Barcode) erfolgen. Ein Steuerpflichtiger hat andernfalls
durch organisatorische Maßnahmen sicherzustellen, dass die Geschäftsvorfälle
auch ohne Angaben auf den Belegen in angemessener Zeit progressiv
und retrograd nachprüfbar sind.
12

13. Barcode als "interne Belegnummer"
Retrograde und progressive
Buchprüfung:
Die Beleganzeige (Barcode
ist sichtbar) und die
Indexinformation (Barcode-ID
wird angezeigt) in einem
ELO-DMS verweist auf die
interne Belegnummer einer
Buchungszeile der
Buchhaltungssoftware.
13

14. Aus dem Workshop "Verfahrensdokumentation" Schwerpunkt: ReWe|2
▪ Beispiel für „Vollständigkeit“
Sicherlich haben Sie das schon
einmal gesehen und sich gefragt
wozu das gut sein soll.
Die Waage hat ein Etikett
produziert, aber an der Kasse
ist das Etikett nie angekommen.
Vollständigkeitsnachweis
14

15. Impressum
15
powered by:
id-netsolutions Digital Solutions GmbH
Segeberger Str. 9-13a
23863 Kayhude (bei Hamburg)
Kayhude
Weitere Standorte: Dortmund, Hagen
Stützpunkte: Münster, Köln, Warin
Geschäftsführung: Nils Offer
Handelsregister: HRB 23423 KI
Ust.-ID: DE 276 567 770

16. Copyright
▪ Das vorliegende Dokument enthält urheberrechtlich geschützte Informationen.
▪ Kein Teil dieses Dokuments darf ohne schriftliche Genehmigung der
id-netsolutions Digital Solutions GmbH kopiert, vervielfältigt oder in eine für
Maschinen, insbesondere Datenverarbeitungsanlagen, verwendbare Sprache
übertragen werden.
▪ Produktnamen sind nicht immer besonders gekennzeichnet.
▪ Bei der Zusammenstellung von Texten und Abbildungen wurde mit größter
Sorgfalt vorgegangen. Der Herausgeber behält sich inhaltliche Änderungen
dieses Dokumentes ohne Ankündigung vor.
▪ Damit inbegriffen sind auch Änderungen in der Funktionalität der Software.
▪ Der Herausgeber kann für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine
juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen.
Copyright© 2022 by id-netsolutions Digital Solutions GmbH ◼ All rights reserved ◼
16