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Willkommen zum Webinar: Scannen aber richtig!

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*) Keine Rechts- oder Steuerberatung!
1
Webinar: Scannen aber richtig! – Ihr Referent

Ulrich Schmidt
 Senior Consultant
 Produktmanager
Aufgabenbereiche:
 Produktmanagement docufied
 Organisationsberatung
 Training

Meine Spuren im Netz:
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http://www.twitter.com/docufied
http://www.facebook.com/idnetsolutions
http://www.slideshare.com/usmitty
Webinar: Scannen, aber richtig!

Die Inhalte heute:
 Auslöser der "Verunsicherung"

 Zitate zum Thema aus der aktuellen Diskussion
 Worauf kommt es denn nun an?

 Exemplarische Betrachtung: "Ein DMS kann das."
 Fragen
Die verwendeten Folien finden Sie nach dem Webinar auf unserer Webseite zum Download via Slideshare.

3
Webinar: Scannen, aber richtig!

Meldung des Tages

14.11.2013 – "Home Office" Day in Deutschland
Diese Mitteilung passt zum heutigen Thema, denn:
 Digitale Prozesse unterstützen das HomeOffice

 Ohne 'Scannen' kaum denkbar
 z.B. 'Freigabe von Rechnungen' auch von zu Hause
Quelle: http://www.computerwoche.de/a/klare-absprachen-helfen-home-workern,2549645

4
Webinar: Scannen, aber richtig!

Auslöser:

Quelle:
http://www.heise.de/newsticker/meldung/Eingescannte-Rechnungen-und-Vertraege-werden-zum-Streitfall-1976047.html
5
Webinar: Scannen, aber richtig!

Diskussionsbeiträge:
# "Absurdes Theater"
# "Zirkus halliGalli jetzt mit Richterbeteiligung"
# "Königlich Bayerisches Amtsgericht"
# "BITKOM Stellungnahme:
Beweiskraft gescannter Dokumente klar geregelt"
# "Schluss mit dem Verunsichern"
# "Lassen wir die Kirche im Dorf"
Aus Sicht der Finanzbehörde geht es nicht um die "Beweiskraft",
sondern um die Einhaltung von GoBS und GDPdU (GoBD).
Quellen:
www.project-consult.de/ecm/in_der_diskussion/rechtsgültigkeit_gescannter_dokumente_ein_musterversuch
www.ecmguide.de/input-output/scannen-und-klassifizieren/positives-studienergebnis-zum-ersetzenden-scannen-17495.aspx
http://m.chip.de/news/Digitale-Belege-Vor-Gericht-beweiskraeftig_65275029.html
6
Webinar: Scannen, aber richtig!

Ein Beispiel von Vielen:
"Besonders nachdenklich stimmt es mich, wenn hier der Versuch unternommen wird durch
die Beteiligung von "echten" Richtern und Anwälten die Rechtsfortbildung zu beeinflussen
oder auch nur zu antizipieren. Dabei wird in eklatanter Weise die richterliche
Unabhängigkeit verkannt und die Regelung des § 286 ZPO beiseite gewischt.
Solange keine Entscheidung des BGH oder des BFH oder des EUGH vorliegt, kann und
muss jeder Richter unabhängig im Einzelfall prüfen, wie er mit dem vorliegenden Fall
umgehen wird.
[…]
Hinzu kommt, dass so getan wird, als gäbe es gar keine anderen Beweismittel, als den
ersetzenden Scan. Gerade bei Reisekostenabrechnungen, die hier Gegenstand der
Simulation sein sollen, gibt es zahlreiche weitere Beweismittel. Es gibt Kalender, die der
Reisende geführt hat. Den Reisenden als Zeugen, dessen Kollegen, weitere Belege, wie
etwa Tankbelege, Hotelrechnungen, Kreditkartenbelege und und und. Und selbst wenn
diese Beweismittel alle nicht verfügbar sind, kann das Gericht gemäß § 286 ZPO, also in
freier Beweiswürdigung, entscheiden. Aus der Diskussion über die qualifizierte
elektronischen Signatur von E-Mails wissen wir gesichert, dass diese bis heute nicht in
einem einzigen gerichtlichen Verfahren Gegenstand einer Entscheidung waren."
Quelle: http://bit.ly/1bJjVf6 Blogbeitrag von Dr. Wolfgang Hackenberg, Rechtsanwalt
7
Webinar: Scannen, aber richtig!

Ein weiteres Beispiel:
"Unsere Studie bestätigt, dass Unternehmen mit Hilfe papierloser
Geschäftsprozesse von gesunkenen Kosten, verbessertem Kunden-Service
und steigender Mitarbeiter-Produktivität profitieren", fasst AIIM-Präsident John
Mancini zusammen. Zwar setzten immer mehr Firmen auf mobile Technologien
für ihre verstreut tätige Belegschaft, was papierloses Arbeiten fraglos
befördere. Allerdings habe nur jedes vierte Unternehmen Richtlinien
implementiert, die Papier aus den Büros verbannen sollen. Mancini
diagnostiziert eine Scheu beim Einsatz elektronischer Unterschriften und
Dokumente: "Und das, obwohl sie vor Gericht bei rechtlichen
Auseinandersetzungen und Audit-Nachweisen hundertprozentig anerkannt
werden."
Quelle: AIIM-Präsident John Mancini; Zitat z.B. hier veröffentlicht
http://www.cio.de/knowledgecenter/ecm/2926349/index.html#
AIIM-Studie: http://www.aiim.org/Research-and-Publications/Research/Industry-Watch/Paper-Wars-2013
AIIM = Association for Information and Image Management (Internationaler Dachverband)

8
Webinar: Scannen, aber richtig!
„In der Praxis werden seit 20 Jahren Rechnungen, Lieferscheine, Gutschriften,
und andere kaufmännische Unterlagen in elektronischer Form aufbewahrt.
Der Gesamtzusammenhang von kaufmännischen Vorgängen erschließt sich
auch immer in der Gesamtsicht von Unterlagen und korrespondierenden
Buchungstransaktionen. Es ist kein Fall bekannt, bei dem sich die Vorlage eines
archivierten Dokumentes statt eines Papieroriginals nachteilig für den
Prozessbeteiligten ausgewirkt hätte.“ [a.a.O. BITKOM Stellungnahme]

Verlassen wir hiermit das Thema Beweiskraft und ZPO.
Wie sieht es also mit gescannten "Rechnungen" aus?

9
Webinar: Scannen, aber richtig!

"Für jede Rechnung (Papier und elektronisch) ist die
Echtheit der Herkunft (»Authentizität«) und die
Unversehrtheit des Inhalts (»Integrität«) zu gewährleisten.
Authentizität und Integrität können durch ein
innerbetriebliches Kontrollverfahren sichergestellt werden,
das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Leistung und
Rechnung herstellt. …
Wie das Kontrollverfahren und der Prüfpfad im Detail
auszugestalten sind, hat jeder Unternehmer selbst
festzulegen."

Quelle: www.ecm-navigator.de BITKOM; 10 Merksätze für elektronische Rechnungen

10
Webinar: Scannen, aber richtig!

Papierrechnungen und elektronische Rechnungen
sind gleichgestellt.
Was ist zu beachten?

Innerbetriebliches Kontrollverfahren
und verlässlicher Prüfpfad
Gültig für alle
Rechnungen

Authentizität
+
Integrität

"Rechnung"
Qualifizierte elektronische Signatur
(QeS)

EDI-Verfahren; auch "Portale"

Gültig für
digitale
Rechnungen

Quelle: in Anlehnung an www.psp.de Stefan Groß (Steuerberater);
Vortrag - Keine Angst vor elektronischen Rechnungen: Die neue Rechtslage aus Sicht der Steuerberatung.

11
Webinar: Scannen, aber richtig!

"innerbetriebliches Kontrollverfahren" mit ELO

- live -

Eine "Arbeitsanweisung" ist noch keine "Verfahrensdokumentation".
12
Webinar: Scannen, aber richtig!

Status "freigegeben" - Prüfprozess in ELO

- live -

- Status -

- Anzeige im dyn. Register - Stempel -

13
Webinar: Scannen, aber richtig!

"Verlässlicher Prüfpfad" - Darstellung in ELO

- live -

- Verlinkung -

14
Webinar: Scannen, aber richtig!

"Aufbewahrungspflicht erfüllt" - mit ELO

- live -

- Aufbewahrungspflicht -

15
Webinar: Scannen, aber richtig!

Prozessoptimierung mit docufied smartINVOICE

- live -

- Verlinkung -

Übersichtliche Darstellung sämtlicher
relevanten Daten und Funktionen
16
Webinar: Scannen, aber richtig!
Scan-Prozess

Prüf-Prozess
Klassifikation/Extraktion

Buchung/Zahlung

Archivierung

17
Das nächste Webinar kommt bestimmt …

Vormerken
Ausgewählte Themen aus unserer Produktreihe
docufied – Alltagsaufgaben mit ELO leichter lösen

oder "Spezialthemen"
 Eingangsrechnungsbearbeitung
 Vertragsverwaltung
 Formularbasierter Workflow
 ELO-Grundlagentraining für neue Mitarbeiter
Wir laden Sie rechtzeitig ein. Aktuelle Informationen unter
http://www.id-netsolutions.de/schulungen/webinare.php
18
Hinweis auf weitere "online"-Informationen

http://www.xing.com/companies/id-netsolutionsgmbh

Wir freuen uns natürlich auf weitere Kontakte, Follower, +1 und Likes …
19
Webinar: Scannen, aber richtig!

Fragen ?

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.

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 Der Herausgeber behält sich inhaltliche Änderungen dieses Dokumentes ohne
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juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen.
Copyright© by
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November 2013
All rights reserved

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  • 1. Willkommen zum Webinar: Scannen aber richtig! *) *) Keine Rechts- oder Steuerberatung! 1
  • 2. Webinar: Scannen aber richtig! – Ihr Referent Ulrich Schmidt  Senior Consultant  Produktmanager Aufgabenbereiche:  Produktmanagement docufied  Organisationsberatung  Training Meine Spuren im Netz: http://xing.to/us http://www.twitter.com/docufied http://www.facebook.com/idnetsolutions http://www.slideshare.com/usmitty
  • 3. Webinar: Scannen, aber richtig! Die Inhalte heute:  Auslöser der "Verunsicherung"  Zitate zum Thema aus der aktuellen Diskussion  Worauf kommt es denn nun an?  Exemplarische Betrachtung: "Ein DMS kann das."  Fragen Die verwendeten Folien finden Sie nach dem Webinar auf unserer Webseite zum Download via Slideshare. 3
  • 4. Webinar: Scannen, aber richtig! Meldung des Tages 14.11.2013 – "Home Office" Day in Deutschland Diese Mitteilung passt zum heutigen Thema, denn:  Digitale Prozesse unterstützen das HomeOffice  Ohne 'Scannen' kaum denkbar  z.B. 'Freigabe von Rechnungen' auch von zu Hause Quelle: http://www.computerwoche.de/a/klare-absprachen-helfen-home-workern,2549645 4
  • 5. Webinar: Scannen, aber richtig! Auslöser: Quelle: http://www.heise.de/newsticker/meldung/Eingescannte-Rechnungen-und-Vertraege-werden-zum-Streitfall-1976047.html 5
  • 6. Webinar: Scannen, aber richtig! Diskussionsbeiträge: # "Absurdes Theater" # "Zirkus halliGalli jetzt mit Richterbeteiligung" # "Königlich Bayerisches Amtsgericht" # "BITKOM Stellungnahme: Beweiskraft gescannter Dokumente klar geregelt" # "Schluss mit dem Verunsichern" # "Lassen wir die Kirche im Dorf" Aus Sicht der Finanzbehörde geht es nicht um die "Beweiskraft", sondern um die Einhaltung von GoBS und GDPdU (GoBD). Quellen: www.project-consult.de/ecm/in_der_diskussion/rechtsgültigkeit_gescannter_dokumente_ein_musterversuch www.ecmguide.de/input-output/scannen-und-klassifizieren/positives-studienergebnis-zum-ersetzenden-scannen-17495.aspx http://m.chip.de/news/Digitale-Belege-Vor-Gericht-beweiskraeftig_65275029.html 6
  • 7. Webinar: Scannen, aber richtig! Ein Beispiel von Vielen: "Besonders nachdenklich stimmt es mich, wenn hier der Versuch unternommen wird durch die Beteiligung von "echten" Richtern und Anwälten die Rechtsfortbildung zu beeinflussen oder auch nur zu antizipieren. Dabei wird in eklatanter Weise die richterliche Unabhängigkeit verkannt und die Regelung des § 286 ZPO beiseite gewischt. Solange keine Entscheidung des BGH oder des BFH oder des EUGH vorliegt, kann und muss jeder Richter unabhängig im Einzelfall prüfen, wie er mit dem vorliegenden Fall umgehen wird. […] Hinzu kommt, dass so getan wird, als gäbe es gar keine anderen Beweismittel, als den ersetzenden Scan. Gerade bei Reisekostenabrechnungen, die hier Gegenstand der Simulation sein sollen, gibt es zahlreiche weitere Beweismittel. Es gibt Kalender, die der Reisende geführt hat. Den Reisenden als Zeugen, dessen Kollegen, weitere Belege, wie etwa Tankbelege, Hotelrechnungen, Kreditkartenbelege und und und. Und selbst wenn diese Beweismittel alle nicht verfügbar sind, kann das Gericht gemäß § 286 ZPO, also in freier Beweiswürdigung, entscheiden. Aus der Diskussion über die qualifizierte elektronischen Signatur von E-Mails wissen wir gesichert, dass diese bis heute nicht in einem einzigen gerichtlichen Verfahren Gegenstand einer Entscheidung waren." Quelle: http://bit.ly/1bJjVf6 Blogbeitrag von Dr. Wolfgang Hackenberg, Rechtsanwalt 7
  • 8. Webinar: Scannen, aber richtig! Ein weiteres Beispiel: "Unsere Studie bestätigt, dass Unternehmen mit Hilfe papierloser Geschäftsprozesse von gesunkenen Kosten, verbessertem Kunden-Service und steigender Mitarbeiter-Produktivität profitieren", fasst AIIM-Präsident John Mancini zusammen. Zwar setzten immer mehr Firmen auf mobile Technologien für ihre verstreut tätige Belegschaft, was papierloses Arbeiten fraglos befördere. Allerdings habe nur jedes vierte Unternehmen Richtlinien implementiert, die Papier aus den Büros verbannen sollen. Mancini diagnostiziert eine Scheu beim Einsatz elektronischer Unterschriften und Dokumente: "Und das, obwohl sie vor Gericht bei rechtlichen Auseinandersetzungen und Audit-Nachweisen hundertprozentig anerkannt werden." Quelle: AIIM-Präsident John Mancini; Zitat z.B. hier veröffentlicht http://www.cio.de/knowledgecenter/ecm/2926349/index.html# AIIM-Studie: http://www.aiim.org/Research-and-Publications/Research/Industry-Watch/Paper-Wars-2013 AIIM = Association for Information and Image Management (Internationaler Dachverband) 8
  • 9. Webinar: Scannen, aber richtig! „In der Praxis werden seit 20 Jahren Rechnungen, Lieferscheine, Gutschriften, und andere kaufmännische Unterlagen in elektronischer Form aufbewahrt. Der Gesamtzusammenhang von kaufmännischen Vorgängen erschließt sich auch immer in der Gesamtsicht von Unterlagen und korrespondierenden Buchungstransaktionen. Es ist kein Fall bekannt, bei dem sich die Vorlage eines archivierten Dokumentes statt eines Papieroriginals nachteilig für den Prozessbeteiligten ausgewirkt hätte.“ [a.a.O. BITKOM Stellungnahme] Verlassen wir hiermit das Thema Beweiskraft und ZPO. Wie sieht es also mit gescannten "Rechnungen" aus? 9
  • 10. Webinar: Scannen, aber richtig! "Für jede Rechnung (Papier und elektronisch) ist die Echtheit der Herkunft (»Authentizität«) und die Unversehrtheit des Inhalts (»Integrität«) zu gewährleisten. Authentizität und Integrität können durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren sichergestellt werden, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Leistung und Rechnung herstellt. … Wie das Kontrollverfahren und der Prüfpfad im Detail auszugestalten sind, hat jeder Unternehmer selbst festzulegen." Quelle: www.ecm-navigator.de BITKOM; 10 Merksätze für elektronische Rechnungen 10
  • 11. Webinar: Scannen, aber richtig! Papierrechnungen und elektronische Rechnungen sind gleichgestellt. Was ist zu beachten? Innerbetriebliches Kontrollverfahren und verlässlicher Prüfpfad Gültig für alle Rechnungen Authentizität + Integrität "Rechnung" Qualifizierte elektronische Signatur (QeS) EDI-Verfahren; auch "Portale" Gültig für digitale Rechnungen Quelle: in Anlehnung an www.psp.de Stefan Groß (Steuerberater); Vortrag - Keine Angst vor elektronischen Rechnungen: Die neue Rechtslage aus Sicht der Steuerberatung. 11
  • 12. Webinar: Scannen, aber richtig! "innerbetriebliches Kontrollverfahren" mit ELO - live - Eine "Arbeitsanweisung" ist noch keine "Verfahrensdokumentation". 12
  • 13. Webinar: Scannen, aber richtig! Status "freigegeben" - Prüfprozess in ELO - live - - Status - - Anzeige im dyn. Register - Stempel - 13
  • 14. Webinar: Scannen, aber richtig! "Verlässlicher Prüfpfad" - Darstellung in ELO - live - - Verlinkung - 14
  • 15. Webinar: Scannen, aber richtig! "Aufbewahrungspflicht erfüllt" - mit ELO - live - - Aufbewahrungspflicht - 15
  • 16. Webinar: Scannen, aber richtig! Prozessoptimierung mit docufied smartINVOICE - live - - Verlinkung - Übersichtliche Darstellung sämtlicher relevanten Daten und Funktionen 16
  • 17. Webinar: Scannen, aber richtig! Scan-Prozess Prüf-Prozess Klassifikation/Extraktion Buchung/Zahlung Archivierung 17
  • 18. Das nächste Webinar kommt bestimmt … Vormerken Ausgewählte Themen aus unserer Produktreihe docufied – Alltagsaufgaben mit ELO leichter lösen oder "Spezialthemen"  Eingangsrechnungsbearbeitung  Vertragsverwaltung  Formularbasierter Workflow  ELO-Grundlagentraining für neue Mitarbeiter Wir laden Sie rechtzeitig ein. Aktuelle Informationen unter http://www.id-netsolutions.de/schulungen/webinare.php 18
  • 19. Hinweis auf weitere "online"-Informationen http://www.xing.com/companies/id-netsolutionsgmbh Wir freuen uns natürlich auf weitere Kontakte, Follower, +1 und Likes … 19
  • 20. Webinar: Scannen, aber richtig! Fragen ? Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. 20
  • 21. Copyright  Das vorliegende Dokument enthält urheberrechtlich geschützte Informationen.  Kein Teil dieses Dokuments darf ohne schriftliche Genehmigung der id-netsolutions GmbH kopiert, vervielfältigt oder in eine für Maschinen, insbesondere Datenverarbeitungsanlagen, verwendbare Sprache übertragen werden.  Produktnamen sind nicht immer besonders gekennzeichnet. Marken, Produktnamen und Firmenlogos sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen der jeweiligen Unternehmen.  Bei der Zusammenstellung von Texten und Abbildungen wurde mit größter Sorgfalt vorgegangen.  Der Herausgeber behält sich inhaltliche Änderungen dieses Dokumentes ohne Ankündigung vor. Damit inbegriffen sind auch Änderungen in der Funktionalität der Software.  Der Herausgeber kann für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Copyright© by id-netsolutions GmbH November 2013 All rights reserved 21