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1       Arbeiten in der Postbox: Verschlagwortungsmaske voreinstellen…
2009




 Die Ablage von Dokumenten kann mit Voreinstellungen erheblich beschleunigt werden.

 Wollen Sie beispielsweise mehrere Rechnungen nacheinander archivieren,
 wählen Sie vorab die entsprechende Maske aus.

 1. Markieren Sie ein beliebiges Dokument und öffnen Sie
    mit der rechten Maustaste das Kontextmenü

 2. Wählen Sie "Verschlagwortungsmaske voreinstellen…"




                         Für ältere Versionen gilt:




© id-netsolutions 2009
1       Arbeiten in der Postbox: Verschlagwortungsmaske voreinstellen…
2009




 3.    Markieren Sie die gewünschte "Verschlagwortungsmaske" und bestätigen Sie mit "OK".




 4. Wählen Sie bei der Ablage im Kontextmenü "Verschlagwortung bearbeiten …" , es erscheint nun
    automatisch die bereits vorselektierte Verschlagwortungsmaske.

       Wenn Sie anschließend Dokumente mit unterschiedlichen Verschlagwortungsmasken archivieren
       wollen, stellen Sie einfach im Kontextmenü die Option "!Keine Vorgabe" ein.
       Mit dieser Voreinstellung muss vor der jeweiligen Ablage wieder die benötigte
       Verschlagwortungsmaske gewählt werden.




© id-netsolutions 2009
2       Arbeiten in der Postbox: Funktionstaste F7
2009




 Häufig werden Dokumente mit immer wiederkehrenden Begriffen verschlagwortet.
 Beispielsweise gehen Rechnungen vielfach von den selben Lieferanten ein.
 Nun ist Lieferant nicht gleich Lieferant – zumindest nicht, wenn es eilig ist oder
 gleich mehrere Benutzer Dokumente ablegen.

 Da kann es vorkommen, dass sich beim Verschlagworten schnell ein Schreibfehler einschleicht...

                                      id-netsolutions GmbH
                                      id-netsoulutions GmbH
                                      id-net GmbH
                                      id-netsolution GmbH

 Stellen Sie zukünftig sicher, dass Sie immer den korrekten Wert eintragen und profitieren Sie davon:

  1. Markieren Sie ein beliebiges Dokument und öffnen Sie
     mit der rechten Maustaste das Kontextmenü

  2. Wählen Sie "Verschlagwortung bearbeiten…"




               Noch schneller geht’s … mit der Taste "F4"




© id-netsolutions 2009
2       Arbeiten in der Postbox: Funktionstaste F7
2009




  3. Wählen Sie z.B. das Indexfeld "Kreditor"




© id-netsolutions 2009
2         Arbeiten in der Postbox: Funktionstaste F7
2009




  4. Drücken Sie in dem Indexfeld die Taste "F7"

         Nun werden sämtliche Kreditoren angezeigt, unter
         denen bereits Eingangsrechnungen archiviert
         wurden. Sie können diese nun per Mausklick
         auswählen oder durch Tastatureingabe filtern.



            Noch schneller geht’s …
            wenn Sie bereits in dem Indexfeld die ersten
            Buchstaben des gesuchten Begriffs eintragen
            und anschließend die Taste "F7" drücken.




       Profi-Tip : Haben Sie eine zentrale (und vor allem gepflegte) Adressdatenbank, kann diese direkt mit den Indexfeldern verbunden werden.
                   Beim Eingeben wird direkt und ausschließlich auf zentrale, einheitliche Daten zugegriffen – schnell, sicher, fehlerfrei !



© id-netsolutions 2009
3       Arbeiten in der Postbox: Zur Position der letzten Ablage springen
2009

                             Ab Version 7.0




 Neues Symbol in der Postbox

 Wenn ein Dokument aus der Postbox ins Archiv abgelegt wurde und man anschließend das abgelegte
 Dokument nachbearbeiten oder kontrollieren möchte, dann war es in der Vergangenheit nicht 'per Klick'
 möglich, das neue Dokument im Archiv aufzusuchen. Insbesondere wenn die Ablage automatisch
 durchgeführt wird, ist es mitunter schwer zu erkennen, wohin der Eintrag verschoben wurde.

 Aus diesem Grund merkt sich ELO ab der Version 7.0 jeweils die letzte Ablageposition. In der Postbox
 finden Sie die Schaltfläche "Zur Position der letzten Ablage springen" die dafür sorgt, dass der Client
 in die Archivansicht wechselt und dort das zuletzt abgelegte Dokument anzeigt.


 1. Legen Sie ein beliebiges Dokument wie gewohnt im Archiv ab.

 2. Drücken Sie das Symbol "Zur Position der letzten Ablage springen".




© id-netsolutions 2009
3       Arbeiten in der Postbox: Zur Position der letzten Ablage springen
2009

                             Ab Version 7.0



 3. Nach dem Klick wechselt ELO in die Archivansicht und zeigt das Dokument an.




© id-netsolutions 2009
Impressum


 docufied® Produktreihe

      Hersteller:         id-netsolutions GmbH
                               Hamburg        Remscheid
                           Segeberger Str. 9-13a
                           23863 Kayhude (bei Hamburg)

                           www.id-netsolutions.de
                           kontakt@id-netsolutions.de

                           fon: +49 (0) 40 645040-0
                           fax: +49 (0) 40 645040-999


      Geschäftsführung:   Adrian Ave, Nils Offer, Marko Tilsner

      Handelsregister:    HRB 1238 SE
       Gerichtsstand:      Amtsgericht Kiel


© id-netsolutions 2009
Copyright


 •     Das vorliegende Dokument enthält urheberrechtlich geschützte Informationen.
 •     Kein Teil dieses Dokuments darf ohne schriftliche Genehmigung der
       id-netsolutions GmbH kopiert, vervielfältigt oder in eine für Maschinen,
       insbesondere Datenverarbeitungsanlagen, verwendbare Sprache übertragen werden.
 •     Produktnamen sind nicht immer besonders gekennzeichnet. Marken, Produktnamen und
       Firmenlogos sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen der jeweiligen Unternehmen.
 •     Bei der Zusammenstellung von Texten und Abbildungen wurde mit größter Sorgfalt vorgegangen.
 •     Der Herausgeber behält sich inhaltliche Änderungen dieses Dokumentes ohne Ankündigung vor.
       Damit inbegriffen sind auch Änderungen in der Funktionalität der Software.
 •     Der Herausgeber kann für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische
       Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen.

                                            Copyright© by
                                        id-netsolutions GmbH
                                             August 2009
                                          All rights reserved




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  • 1. 1 Arbeiten in der Postbox: Verschlagwortungsmaske voreinstellen… 2009 Die Ablage von Dokumenten kann mit Voreinstellungen erheblich beschleunigt werden. Wollen Sie beispielsweise mehrere Rechnungen nacheinander archivieren, wählen Sie vorab die entsprechende Maske aus. 1. Markieren Sie ein beliebiges Dokument und öffnen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü 2. Wählen Sie "Verschlagwortungsmaske voreinstellen…" Für ältere Versionen gilt: © id-netsolutions 2009
  • 2. 1 Arbeiten in der Postbox: Verschlagwortungsmaske voreinstellen… 2009 3. Markieren Sie die gewünschte "Verschlagwortungsmaske" und bestätigen Sie mit "OK". 4. Wählen Sie bei der Ablage im Kontextmenü "Verschlagwortung bearbeiten …" , es erscheint nun automatisch die bereits vorselektierte Verschlagwortungsmaske. Wenn Sie anschließend Dokumente mit unterschiedlichen Verschlagwortungsmasken archivieren wollen, stellen Sie einfach im Kontextmenü die Option "!Keine Vorgabe" ein. Mit dieser Voreinstellung muss vor der jeweiligen Ablage wieder die benötigte Verschlagwortungsmaske gewählt werden. © id-netsolutions 2009
  • 3. 2 Arbeiten in der Postbox: Funktionstaste F7 2009 Häufig werden Dokumente mit immer wiederkehrenden Begriffen verschlagwortet. Beispielsweise gehen Rechnungen vielfach von den selben Lieferanten ein. Nun ist Lieferant nicht gleich Lieferant – zumindest nicht, wenn es eilig ist oder gleich mehrere Benutzer Dokumente ablegen. Da kann es vorkommen, dass sich beim Verschlagworten schnell ein Schreibfehler einschleicht... id-netsolutions GmbH id-netsoulutions GmbH id-net GmbH id-netsolution GmbH Stellen Sie zukünftig sicher, dass Sie immer den korrekten Wert eintragen und profitieren Sie davon: 1. Markieren Sie ein beliebiges Dokument und öffnen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü 2. Wählen Sie "Verschlagwortung bearbeiten…" Noch schneller geht’s … mit der Taste "F4" © id-netsolutions 2009
  • 4. 2 Arbeiten in der Postbox: Funktionstaste F7 2009 3. Wählen Sie z.B. das Indexfeld "Kreditor" © id-netsolutions 2009
  • 5. 2 Arbeiten in der Postbox: Funktionstaste F7 2009 4. Drücken Sie in dem Indexfeld die Taste "F7" Nun werden sämtliche Kreditoren angezeigt, unter denen bereits Eingangsrechnungen archiviert wurden. Sie können diese nun per Mausklick auswählen oder durch Tastatureingabe filtern. Noch schneller geht’s … wenn Sie bereits in dem Indexfeld die ersten Buchstaben des gesuchten Begriffs eintragen und anschließend die Taste "F7" drücken. Profi-Tip : Haben Sie eine zentrale (und vor allem gepflegte) Adressdatenbank, kann diese direkt mit den Indexfeldern verbunden werden. Beim Eingeben wird direkt und ausschließlich auf zentrale, einheitliche Daten zugegriffen – schnell, sicher, fehlerfrei ! © id-netsolutions 2009
  • 6. 3 Arbeiten in der Postbox: Zur Position der letzten Ablage springen 2009 Ab Version 7.0 Neues Symbol in der Postbox Wenn ein Dokument aus der Postbox ins Archiv abgelegt wurde und man anschließend das abgelegte Dokument nachbearbeiten oder kontrollieren möchte, dann war es in der Vergangenheit nicht 'per Klick' möglich, das neue Dokument im Archiv aufzusuchen. Insbesondere wenn die Ablage automatisch durchgeführt wird, ist es mitunter schwer zu erkennen, wohin der Eintrag verschoben wurde. Aus diesem Grund merkt sich ELO ab der Version 7.0 jeweils die letzte Ablageposition. In der Postbox finden Sie die Schaltfläche "Zur Position der letzten Ablage springen" die dafür sorgt, dass der Client in die Archivansicht wechselt und dort das zuletzt abgelegte Dokument anzeigt. 1. Legen Sie ein beliebiges Dokument wie gewohnt im Archiv ab. 2. Drücken Sie das Symbol "Zur Position der letzten Ablage springen". © id-netsolutions 2009
  • 7. 3 Arbeiten in der Postbox: Zur Position der letzten Ablage springen 2009 Ab Version 7.0 3. Nach dem Klick wechselt ELO in die Archivansicht und zeigt das Dokument an. © id-netsolutions 2009
  • 8. Impressum docufied® Produktreihe  Hersteller: id-netsolutions GmbH Hamburg Remscheid Segeberger Str. 9-13a 23863 Kayhude (bei Hamburg) www.id-netsolutions.de kontakt@id-netsolutions.de fon: +49 (0) 40 645040-0 fax: +49 (0) 40 645040-999  Geschäftsführung: Adrian Ave, Nils Offer, Marko Tilsner  Handelsregister: HRB 1238 SE Gerichtsstand: Amtsgericht Kiel © id-netsolutions 2009
  • 9. Copyright • Das vorliegende Dokument enthält urheberrechtlich geschützte Informationen. • Kein Teil dieses Dokuments darf ohne schriftliche Genehmigung der id-netsolutions GmbH kopiert, vervielfältigt oder in eine für Maschinen, insbesondere Datenverarbeitungsanlagen, verwendbare Sprache übertragen werden. • Produktnamen sind nicht immer besonders gekennzeichnet. Marken, Produktnamen und Firmenlogos sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen der jeweiligen Unternehmen. • Bei der Zusammenstellung von Texten und Abbildungen wurde mit größter Sorgfalt vorgegangen. • Der Herausgeber behält sich inhaltliche Änderungen dieses Dokumentes ohne Ankündigung vor. Damit inbegriffen sind auch Änderungen in der Funktionalität der Software. • Der Herausgeber kann für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Copyright© by id-netsolutions GmbH August 2009 All rights reserved © id-netsolutions 2009