Datenschutz im Personalbüro - Digitale Personalakte

Datenschutz im Personalbüro – Digitale Personalakte
Webinar: 25. Mai 2018, 09:30 Uhr bis 10:15 Uhr
Ihre Gastgeber:
Moderator: Detlef Jeschke, Senior Account Manager
Referent: Ulrich Schmidt, Senior Business Consultant

© id-netsolutions GmbH| Stand: 25. Mai 2018
Agenda
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 Stichtag 25. Mai 2018 - DSGVO
 Die Fakten aus unserer Sicht
 Live-Beispiele im Umgang
mit Personaldaten/-akten
 Erste Produkt-Informationen
 Sie möchten mehr über
Ihre konkreten Möglichkeiten
erfahren:
Rufen Sie uns für eine individuelle Beratung an.
wg. Bildrechten entfernt

Stichtag heute – 25. Mai 2018
3
Quelle: https://www.globalsign.com/de-de/blog/auswirkungen-dsgvo-auf-personalabteilung/
„Für alle Daten, die von der Personalabteilung
erfasst werden, müssen Sicherheitsmaßnahmen
getroffen werden, damit sie den
DSGVO-Vorschriften entsprechen.
Es muss mit allen Arten sensibler
personenbezogener Daten sorgfältig
umgegangen werden, und eine der effektivsten
Möglichkeiten, sie zu schützen, ist die
Verschlüsselung der Daten. Aber beschränken
Sie die Verschlüsselung nicht nur auf die
Personaldaten, die Sie speichern. Um die
Vorschriften vollständig einzuhalten, ist es
wichtig, Datenübertragungen sowie E-Mails zu
verschlüsseln, um sicherzustellen, dass diese
vor möglichen Cyber-Angriffen geschützt sind.“

Wichtiger Hinweis
Die folgenden Ausführungen geben die persönliche Meinung
des Referenten zur derzeitigen Rechtslage wieder und
enthalten lediglich einen Überblick über einzelne
Themenkomplexe.
Spezielle Umstände einzelner Fallkonstellationen wurden nicht
berücksichtigt; diese können durchaus zu abweichenden
Betrachtungsweisen und/oder Ergebnissen führen.
Die Ausführungen können daher keine rechtliche oder
steuerrechtliche Beratung ersetzen; bitte holen Sie eine auf
Ihre Umstände zugeschnittene, weitere Entwicklungen
berücksichtigende Empfehlung Ihres Datenschutzbeauftragten
ein, bevor Sie Entscheidungen über die in den Ausführungen
besprochenen Themen treffen.
Die Datenschutzbehörden und/oder Gerichte können
abweichende Auffassungen zu den hier behandelten Themen
haben oder entwickeln.
byliftarnhttp://openclipart.org/detail/1042/french-lawyer-early-20th-century

Die Fakten aus unserer Sicht
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 Regelungen zur Aufbewahrung von Personalunterlagen.
 Zugang zu Personaldaten.
 Übermittlung von Daten (z.B. per E-Mail).
 Verschlüsselung der Informationen.
 Vollständiges, korrektes Löschen von Daten.
 Prozesse lassen sich durch digitalen Belegfluss optimieren:
 Datenauskunft
 Bewerbermanagement
 Personalinformationssysteme bieten Standardschnittstellen.

Thema: Aufbewahrung
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Aufbewahrungsfristen - Beispiele
Für andere "Personaldokumente", wie z.B. Bewerbungsunterlagen, Beurteilungen, Versetzungsschreiben
oder Stellenbeschreibungen gibt es keine konkreten gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Thema: Zugang zu Personaldaten|1
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Gibt es eine Regelung im Unternehmen, wer/wann zu welchen Unterlagen Zugang hat?
1. Die Personalakte ist gemäß Datenschutz vertraulich zu behandeln.
2. Sie muss ausreichend vor unbefugter Einsichtnahme gesichert sein [auch in Papierform!]
(ehem. § 9 BDSG, Technische und organisatorische Maßnahmen – neu geregelt in den „TOM“).
3. Nur Personen, die in der Personalverwaltung arbeiten oder mit
Personalangelegenheiten betraut sind, dürfen die Akte einsehen.
4. Der Kreis der Einsichtsberechtigten muss nach einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts
vom 15. Juli 1987 vom Vorgesetzten möglichst klein gehalten werden (Aktenzeichen: 5 AZR 215/86).
5. Auch bei Berechtigung ist die Einsicht in die Personalakte jedoch nur dann zulässig, wenn
dies zum Zwecke der Personalverwaltung bzw. einer Personalangelegenheit erfolgt. Also
auch Personalverwalter dürfen nicht beliebig Einsicht nehmen.
Und auch der Vorgesetzte darf sich nicht einfach beliebig der Personalakten bedienen.

Thema: Zugang zu Personaldaten|2
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Gibt es mehrere Orte an denen die Daten gesammelt werden? E-Mail Archiv, Filesystem, Papierablage, …
Einhaltung der wichtigen Datenschutzgrundsätze:
1. Für die Ablage personenbezogener Daten in der Personalakte bedarf es entweder
der Zustimmung des betroffenen Arbeitsnehmers oder aber einer gesetzlichen
Grundlage, die dies gestattet oder bestimmt.
2. Es gilt das Gebot der Datensparsamkeit.
3. Die Daten dürfen nur zweckgebunden erhoben, verarbeitet und genutzt werden.
Für Arbeitgeber bedeutet das vor allem: Es dürfen nur solche Daten gesammelt
werden, die für die Aufnahme, Durchführung oder Beendigung eines
Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind
(ehem. § 32 Bundesdatenschutzgesetz – BDSG; jetzt § 26 BDSGneu).

Thema: Datenübermittlung
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Werden „vertrauliche Daten“ (z.B. Abrechnungsunterlagen) unverschlüsselt via E-Mail übertragen?
Wird für „Personalunterlagen“ (z.B. Personalinformations- und Abrechnungssysteme) eine Cloud- oder
Rechenzentrumslösung verwendet?
Sind die Verträge im Bereich „Auftragsdatenverarbeitung“ (ehem. §11 BDSG) aktualisiert?
Zeiterfassung
Lohnvorwegberechnung
Rechenzentrum
Lohnabrechnung MitarbeiterIn
Formulierungshilfe für einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 Abs. 3 DS-GVO (früher BDSG §11)
Quelle: https://www.lda.bayern.de/media/muster_adv.pdf

Thema: Löschen
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Wie und wann werden Daten „vollständig und korrekt“ gelöscht?
ELO ECM Suite 11: Nicht änderbare Dokumente löschen (FLAG_DELREADONLY)
Mit diesem Recht kann ein Benutzer Dokumente löschen, die mit dem Dokumentenstatus
Keine Änderung möglich abgelegt wurden oder zu diesen Status geändert wurden.
Aufbewahrungspflichten vs. Löschpflichten
Quelle: ELO Digital Office GmbH; aus dem Handbuch der ELO ECM Suite 11
"Nachberichtspflichten
Die bislang schon bestehenden Nachberichtspflichten zur Löschung (§ 35 Abs. 7
BDSG-alt) bleiben bestehen. Art. 19 DS-GVO verpflichtet den Verantwortlichen,
allen Empfängern, denen personenbezogene Daten offengelegt wurden, jede
Löschung der personenbezogenen Daten mitzuteilen, es sei denn, dies erweist
sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden."
Und wer definiert das?
Datenschutzkonferenz – Kurzpapier; Quelle: https://www.lda.bayern.de/media/dsk_kpnr_11_vergessenwerden.pdf

Thema: Datenauskunft
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Einsicht in die Personalakte – wie gelöst?
Quelle: ELO Digital Office GmbH
Da die Personalakte dem Datenschutz unterliegt,
gelten diesbezüglich auch dieselben Rechte auf Seiten
der Betroffenen. Das wichtigste hierunter ist das
Recht auf Auskunft. Das bedeutet in diesem Fall, dass
neben den Mitarbeitern der Personalabteilung vor allem
auch der Eigentümer der in der Personalakte
enthaltenen personenbezogenen Daten diese einsehen
darf: der Arbeitnehmer.
Arbeitnehmer können bei der Einsichtnahme in ihre
Personalakte die vom Datenschutz vorgegebenen
Bestimmungen prüfen:
Sind veraltete, falsche oder widerrechtlich erhobene
personenbezogene Daten in der Personalakte
hinterlegt?
Wurden Lösch- und Sperrfristen für einzelne Daten
beachtet?

Thema: Bewerbermanagement
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Unterlagen von Bewerbern aufheben?
§ 51 BDSGneu - Einwilligung
Quellenhinweis: https://dsgvo-gesetz.de/bdsg-neu/51-bdsg-neu/
(Bewerber)daten dürfen nur zweckgebunden erhoben und gespeichert werden.
Damit ist auch klar, dass die Bewerbungsunterlagen (und auch die Dokumentation des
Bewerbungsverfahrens) nach Abschluss der Bewerbung vernichtet werden müssen.
Ausnahme 1
Um sich gegen potentielle Diskriminierungsvorwürfe wehren zu können ist eine
Aufbewahrung für zwei bis spätestens sechs Monate nach Zugang der Ablehnung beim
Bewerber statthaft.
(Ansprüche müssen gem. § 15 Abs. 4 AGG innerhalb von zwei Monaten ab Zugang der
Ablehnung geltend gemacht werden.)
Ausnahme 2
Es liegt eine (schriftliche !) Einwilligung des Bewerbers vor, die er jederzeit widerrufen
kann, dass die Unterlagen in einen „Bewerber-Pool“ einfließen (für spätere mögliche
Stellenbesetzungen).

Produktinformationen
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Aufbewahrungspflichten erfüllen
Dokumentenmanagementsystem ELOoffice / ELOprofessional
(Stichwort: privacy by design – Verschlüsselung)
Geschäftsprozesse optimieren
Digitale Personalakte Business Solution ELO HR Personnel File
Bewerbermanagement Business Solution ELO HR Recruiting

Personalakten - ELOoffice
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Datensparsamkeit"strukturierte Akte"; verschlüsselt

Personalakten - ELOprofessional
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"strukturierte Akte" (leicht anpassbar); automatisierte Indexierung, verschlüsselt

Business Solution ELO HR Personnel File
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Bilden Sie Ihre
Organisationsstruktur
mit Hilfe von
Organigrammen in
beliebiger hierarchischer
Tiefe ab.

Business Solution ELO HR Personnel File
17
Personalmanagement-
Cockpit
Behalten Sie jederzeit
den Überblick über
Status und Fristen zu
den Personalakten Ihrer
Mitarbeiter.

Business Solution ELO HR Recruiting
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Recruiting-Board
• Überblick über alle Bewerber
behalten
• Informationen mit individuellen
Dashboards aufbereiten
• Ranglisten der Bewerber
erstellen (Ranking)
• Bewerberdaten komfortabel in
die digitale Personalakte
überführen

Herzlich willkommen
19
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finden Sie auf unseren Internetpräsenzen sowie in
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Der nächste Webinar-Termin
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Thema noch offen
Webinar: 22. Juni 2018, 09:30 Uhr bis 10:15 Uhr
Unsere Webinartermine und Anmeldemöglichkeiten
finden Sie unter:
http://www.id-netsolutions.de/schulungen/webinare.php

Vielen Dank…
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… für Ihre Aufmerksamkeit.
Kontakt:
Moderator: Detlef Jeschke, Senior Account Manager (d.jeschke@id-netsolutions.de)
Referent: Ulrich Schmidt, Senior Business Consultant (u.schmidt@id-netsolutions.de)

Impressum
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Segeberger Straße 9-13a
23863 Kayhude
Telefon: +49 40 645040-0
Fax: +49 40 645040-999
E-Mail: kontakt@id-netsolutions.de
Internet: www.id-netsolutions.de
Geschäftsführung: Adrian Ave, Nils Offer
Handelsregister: Amtsgericht Kiel HRB 1238 SE. Sitz der Gesellschaft: Kayhude
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: DE 211075317
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