Ist Ihr Unternehmen in der Lage auf Knopfdruck alle Dokumente zu einer Person zu lokalisieren, um dann die „Betroffenenrechte“ gemäß der DSGVO (Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit) erfüllen zu können? Eines der Schlüsselelemente der DSGVO ist die Handhabung von personenbezogenen Daten im gesamten Unternehmen. Sie müssen in der Lage sein bestehende und neu erfasste Daten zu klassifizieren, Datensätze jederzeit zu finden und den Umgang mit personenbezogenen Daten nachvollziehbar zu dokumentieren. Um diese große Herausforderung zu meistern, stellen wir Ihnen unseren Ansatz vor, der auf Enterprise Search Technologie aus dem Hause SINEQUA basiert, und der Sie bei der präzisen und effizienten Integration Ihrer künftigen Compliance-Strategie in die bestehende IT-Landschaft unterstützt.

1. Transparent, leistungsstark und präzise:
Enterprise Search Technologien
im Dienste der DSGVO / GDPR

2. B-S-S Business Software Solutions GmbH
Johannisplatz 16
99817 Eisenach
Phone: +49 3691 7090-11
Mobile: +49 170 5746266
Mail: christian.wittrich@b-s-s.de
Christian Wittrich

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SUPPORT

4. T R A N S F O R M AT I O N
Z U A R B E I T 4 . 0
W I S S E N S -
M A N A G E M E N T
M O D E R N W O R K P L A C E
U N D M O D E R N I N T R A N E T S
E N T E R P R I S E A N D
C O G N I T I V E S E A R C H
B I G DATA U N D
DATA A N A LY T I C S
S M A R T DATA /
S M A R T P R O C E S S E S
S M A R T P R O J E C T
M A N A G E M E N T
D I G I TA L E A S S I S T E N T E N ,
S E R V I C E S U N D B O T S
S M A R T
C O N T R A C T S
Kompetenzen der B-S-S Business Software Solutions GmbH

5. Beispiel Collaboration und Intranet
Wir helfen Ihnen Ihre Daten besser zu finden, sodass Sie Kosten sparen und
Zusammenarbeit fördern können.
Beispiel Vertrieb
Wir helfen Ihnen Ihre Sales Pipeline zu erhöhen, sodass Sie mehr Verkäufe abschließen
können.
Beispiel Unternehmenskommunikation
Wir helfen Ihnen Ihre Mitarbeiter besser zu informieren, sodass Sie Ihre Kommunikations-
& Trainings-Kosten reduzieren können.
Kompetenz trifft Erfahrung (Auszug)

6. Beispiel Smart Processes im Maschinen und Anlagenbau
Persönliches Engagement anstatt Verpflichtung. Das automatisierte kontinuierliche
Verbesserungswesen erhöht die Prozess und Produkt-Qualität für Ihre Kunden.
Beispiel Predictive Maintanance & Smart Contracts im Anlagenbau
Wir verknüpfen Lieferantenprozesse mit bestehenden Systemen, sodass Sie die Liefertreue
erhöht und Produktionskosten reduziert werden können.
Beispiel Enterprise Search im Bankenumfeld
Wir helfen Mitarbeitern und Endkunden genau die richtigen Assets und Bankenprodukte im
richtigen Kontext zu finden.
Kompetenz trifft Erfahrung (Auszug)

7. Beispiel Produktentwicklung
Wir helfen Ihnen Entwicklungszeit zu reduzieren, sodass Sie Produkte schneller an den
Markt bringen können.
Beispiel Einkauf
Wir helfen Ihnen schnell den passenden Lieferanten zu finden, sodass Sie Ausgaben
reduzieren und effizienter arbeiten können.
Als Technologie-unabhängiger IT-Dienstleister verwenden wir in unseren Projekten eine Komposition aus ausgereiften
Standard-Produkten, um individuelle Kundenbedürfnisse professionell bedienen zu können. Basierend auf Produkten zur
Datenintegration, Enterprise Search und Datenanalyse erstellen wir Lösungen, die sowohl zu den Anforderungen als auch zum
Budget unserer Kunden passen. Unsere Mitarbeiter verfügen über die notwendige Expertise, um mit diesen Technologien
gewinnbringende Lösungen für Ihren Bedarf zu erstellen.
Sprechen Sie uns an!
Kompetenz trifft Erfahrung (Auszug)

8. ▪ Kurze Einführung – DSGVO / GDPR
▪ Herausforderungen für Ihr Unternehmen
▪ Unser Smart DSGVO Ansatz – Wie kann mir Enterprise Search dabei helfen?
▪ Demo / Vorführung
▪ Fazit
Agenda

9. Neue verschärfte Datenschutzgrundverordnung
ab Mai 2018
Grundverordnung
selbst sehr komplex
Handlungs-
spielraum
für Unternehmen
ebenfalls komplex
Zeitraum kritisch
Das DSGVO-Monster kommt

10. Photo by Christopher Sardegna on Unsplash
Art. 4 DSGVO – „Personenbezogene
Daten“ sind alle Informationen, die
sich auf eine identifizierte oder
identifizierbare Person beziehen…
Faustregel: Name + X
(allgem. Personendaten z.B.
Mailadressen, Kennnummern z.B.
SteuerID, Bankdaten, etc.)
Gem. EuGH (2016) sogar IP-Adressen
Personenbezogene Daten

11. Betroffenenrechte ggü. dem
Verantwortlichen (z.B. Recht auf
Auskunft, Löschung,
Datenübertragung, Berichtigung,
Einschränkung…)
Neue Dimensionen des Strafmaß:
Geldbußen bis 20 Mio. € oder 4% vom
Weltjahresumsatz
Wettbewerbsvorteil (?!)
Marktortprinzip
Besondere Relevanz

12. Weltweite Datenmengen
verzehnfachen sich bis zum Jahr 2025
gegenüber heute.
• Consumer IoT, IIoT
• Nutzungsstatistiken
• Mobiledaten, Connected Car….
Um welche Dimensionen geht es?

13. Herausforderungen an Unternehmen
zur DSGVO-Konformität
Klassifizierung bestehender Daten
Klassifizierung bei Erfassung neuer Daten
Datensätze jederzeit finden (auch
Duplikate etc.)
Nachvollziehbare Dokumentation
(Nachweis)
Photo by NASA on Unsplash
Maßnahmen und Aktionen umsetzen

14. ▪ Was will ich als Unternehmen am
meisten?
▪ Was muss ich als Unternehmen tun?
Meine Kunden halten.
Vorbereitet sein.
Was will ich als Unternehmen am
wenigsten?
Hohe Strafen zahlen.
Die Motivation

15. Unser Smart DSGVO Ansatz - Recherche Ebene
Indexieren Analysieren
Recherchieren
Anfragender
Neue
Daten
bestehende
Daten
Erkenntnisse aus neuen und
vorhandenen Daten gewinnen
▪ Betroffene Datenbestände indexieren
▪ Datenbanken mit Lieferanten-, Kunden-,
Auftragnehmerdaten
▪ Dokumente (Bestellungen, Angebote,
Lieferscheine, …)
▪ Mailverkehr
▪ Interne Mitteilungen
▪ Daten analysieren und
Zusammenhänge erkennen
▪ Personen
▪ Firmen
▪ Adressen

16. Warum Sinequa?
▪ 100% Cognitive Search & Analytics Lösung
▪ NLP, Classifications, Semantic Relations…
▪ Ausgerichtet auf die Anforderungen großer Unternehmen & Konzerne
▪ Schelle Implementierung vieler unterschiedlicher Datenquellen, über 150
Konnektoren (Eigenentwicklung)
▪ Integration in unterschiedliche Anwendungen
▪ Flexibel und hoch skalierbar
▪ Beste Security „Nur finden was man darf“
▪ Agile Entwicklung
▪ Keine Black Box

17. Enterprise Search und Semantic Data Discovery
Auf Basis der Metadaten
ist eine Zuordnung
von Personen zu
Dokumenten möglich.

18. Indexieren /Analysieren
Manuelle / Automatische
Reports
Kunde
Gemeinsam an Anfragen
oder Problemen arbeiten
▪ Aufbereiten und Teilen
interessanter Reports zur
Zusammenarbeit
▪ Automatische Berechnen von
potentiellen Personendaten
(z.B. Maschinelles Lernen
/Klassifizierung)
▪ Nachverfolgung von
Informationen und
Beweissicherung (z.B. Legal
Hold)
▪ Wer hat Zugriff auf diese Daten
Anfragender
Unser Smart DSGVO Ansatz - Auskunftsebene

19. Vernetzung der Objekt und Security Beziehungen
Site
User Group1
Item
List/Library
User3
Site
List/Library
Item
User
AD User
Group
LDAP User
Group
List/Library
List/Library
Item
Item
Item
Item
Item
User Group2
AD User
Group2User2
AD User
Group1
User1
User3

20. Auf welche „sensiblen“ hat ein Mitarbeiter Zugriff
Ermittlung aller Inhalte, auf die ein
Mitarbeiter Zugriff hat unter
Berücksichtigung von:
▪ Klassifizierung von Sensiblen Daten
(inkl. DSGVO Fokus)
▪ Objekten, die Berechtigungen von
übergeordneten Objekten erben
▪ Objekten, auf die Gruppen
berechtigt sind, in denen der
Mitarbeiter Mitglied ist
permitted
isIn
permissionsInherited
memberOf
permitted
permissionsInherited
permitted
memberOf
permissionsInherited
permitted
isIn
permissionsInherited permissionsInherited

21. Indexieren Analysieren
Recherchieren
Manuelle / Automatische
Reports
Sichere Entscheidungen
treffen
Erkenntnisse produktiv nutzen
▪ Rückschlüsse auf bestehende Prozesse und
Verfahrensverzeichnis herstellen und schließen
▪ Handlungsempfehlungen für Mitarbeiter geben
KundeDatenschutzbeauftragter
Mitarbeiter
Unser Smart DSGVO Ansatz - Entscheidungsebene

22. Prozessorientiertes Organisationsmanagement

23. DSGVO im Unternehmen aktiv leben

24. DEMO

25. Enterprise Search und Data Discovery
Recherche nach Personen in großen Datenbeständen ist möglich

26. Enterprise Search und Data Discovery
Analyse bedeutet:
▪ In Volltextdokumenten (auch
eingescannte ‚Papierdokumente‘)
werden so genannte Entitäten erkannt in
Metainformationen umgewandelt:
▪ Orte
▪ Personennamen
▪ Bestellnummern
▪ Firmennamen
▪ ….
▪ Metadaten werden abgeglichen mit
anderen Metadaten innerhalb eines
Dokuments (Quercheck <-----> erkannte
Namen <-> erkannte Emailadressen <->
erkannte Firmen)

27. Recherche
Der Einstieg in die
Recherche kann
komfortabel über eine
Personenliste erfolgen

28. Recherche

29. Recherche

30. Erkenntnisse und Fazit
Es ist möglich mit überschaubarem Projektaufwand
personenbezogene Daten auch in großen
Datenmengen zu finden und ermitteln zu lassen
Enterprise Search bildet den Kern für weitere
Analysen und Handlungsempfehlungen
Suchlösung auch für weitere UseCases einfach
erweiterbar z.B. Lieferanten360 Suche

31. ZEIT FÜR
IHRE FRAGEN

32. Schauen Sie vorbei
https://www.b-s-s.de
christian.wittrich@b-s-s.de