Collaboration Days<br />Mit Metadaten Informationen managen<br />Samuel ZürcherSenior Consultant, ADVIS AG<br />
Agenda<br /><ul><li>Kurze Vorstellung
Industrialisierung der Information
Drei Schritte zum Erfolg mit SharePoint
Taxonomien & Folksonomien
Aufbau einer Taxonomie
Tipps & Tricks</li></li></ul><li>Gründung	:	1996<br />Rechtsform	:	Aktiengesellschaft100% eigenfinanziert<br />Geschäftssi...
Eckdaten Samuel Zürcher<br />Name		:	Samuel Zürcher<br />Beruf		:	Eidg. Dipl. Wirtschaftsinformatiker<br />Erfahrung	:	Übe...
Industrialisierung der Information<br />01.12.2010<br />5<br /><ul><li>Basieren auf Standard-komponenten
Aus Bestehendem Neues kreieren
In der Industrie längst nicht mehr wegzudenken
Übergang zur Information im Unternehmen und Weltweit
Nur möglich mit Tool Einsatz
z.B. SharePoint</li></li></ul><li>Probleme im Industrialisierungsprozess<br />01.12.2010<br />6<br /><ul><li>„The Human Fa...
Informationen als persönliches Eigentum
„Ich will nicht, dass jemand meine Ideen kopiert“
Trotz Immaterialgüterrecht Anspruch auf Geschaffenes
„Kann dann jeder meine Dokumente sehen?“</li></li></ul><li>Die Unternehmensintelligenz<br />01.12.2010<br />7<br />Auf das...
Informationsmanagement eine Definition<br />Strategisches Informationsmanagement im betriebswirt-schaftlichen Kontext<br /...
Drei Schritte zum Erfolg<br />01.12.2010<br />9<br />Unternehmenswissen identifizieren<br />Unternehmenswissen freisetzen<...
Unternehmenswissen identifizieren<br />01.12.2010<br />10<br />
Unternehmenswissen freisetzen<br />01.12.2010<br />11<br /><ul><li>Strukturierte Daten
ERP Systeme
Datenbanken
Unstrukturierte Daten
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Mit metadaten informationen managen

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Übersicht über den Aufbau einer Taxonomie in SharePoint

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Mit metadaten informationen managen

  1. 1. Collaboration Days<br />Mit Metadaten Informationen managen<br />Samuel ZürcherSenior Consultant, ADVIS AG<br />
  2. 2. Agenda<br /><ul><li>Kurze Vorstellung
  3. 3. Industrialisierung der Information
  4. 4. Drei Schritte zum Erfolg mit SharePoint
  5. 5. Taxonomien & Folksonomien
  6. 6. Aufbau einer Taxonomie
  7. 7. Tipps & Tricks</li></li></ul><li>Gründung : 1996<br />Rechtsform : Aktiengesellschaft100% eigenfinanziert<br />Geschäftssitz :Gümligen, Schweiz<br />Personal :25<br />Geschäftsleitung : M. Wille, M. Spring, D. Pauli, M. Vonlanthen<br />Inhaber : M. Wille, M. Spring, S. Schumacher<br />Strategische <br />Partner :<br />Eckdaten ADVIS AG<br />
  8. 8. Eckdaten Samuel Zürcher<br />Name : Samuel Zürcher<br />Beruf : Eidg. Dipl. Wirtschaftsinformatiker<br />Erfahrung : Über 12 Jahre IT Erfahrung, MCTS, MCT<br />Funktion : Senior Consultant für SharePoint<br />Kontakt : Samuel.Zuercher@advis.ch<br />Samuel.Zuercher@sharepointcommunity.ch<br />SharePoint : Seit Version 2.0 dabei, Gründer der <br /> SharePoint Community Schweiz<br />Projekte : Verschiedenste Klein- bis Grossprojekte vom<br /> Change Management bis zum DMS<br />01.12.2010<br />4<br />
  9. 9. Industrialisierung der Information<br />01.12.2010<br />5<br /><ul><li>Basieren auf Standard-komponenten
  10. 10. Aus Bestehendem Neues kreieren
  11. 11. In der Industrie längst nicht mehr wegzudenken
  12. 12. Übergang zur Information im Unternehmen und Weltweit
  13. 13. Nur möglich mit Tool Einsatz
  14. 14. z.B. SharePoint</li></li></ul><li>Probleme im Industrialisierungsprozess<br />01.12.2010<br />6<br /><ul><li>„The Human Factor“
  15. 15. Informationen als persönliches Eigentum
  16. 16. „Ich will nicht, dass jemand meine Ideen kopiert“
  17. 17. Trotz Immaterialgüterrecht Anspruch auf Geschaffenes
  18. 18. „Kann dann jeder meine Dokumente sehen?“</li></li></ul><li>Die Unternehmensintelligenz<br />01.12.2010<br />7<br />Auf das bisschen<br />Mehr kommt es an<br />Intelligenz des Unternehmens<br />Intelligenz des Einzelnen<br />
  19. 19. Informationsmanagement eine Definition<br />Strategisches Informationsmanagement im betriebswirt-schaftlichen Kontext<br />Planen, Gestalten, Überwachen und Steuern von Informationen und Kommunikation im Unternehmen zur Erreichung der strategischen Unternehmensziele<br />(Quelle: Wikipedia)<br />01.12.2010<br />8<br />
  20. 20. Drei Schritte zum Erfolg<br />01.12.2010<br />9<br />Unternehmenswissen identifizieren<br />Unternehmenswissen freisetzen<br />Nutzungskultur schaffen<br />
  21. 21. Unternehmenswissen identifizieren<br />01.12.2010<br />10<br />
  22. 22. Unternehmenswissen freisetzen<br />01.12.2010<br />11<br /><ul><li>Strukturierte Daten
  23. 23. ERP Systeme
  24. 24. Datenbanken
  25. 25. Unstrukturierte Daten
  26. 26. Dateiablagen
  27. 27. Webseiten
  28. 28. Know-how
  29. 29. Know-how Träger
  30. 30. Entwickler
  31. 31. Ingenieure
  32. 32. Support
  33. 33. weitere …</li></li></ul><li>Nutzungskultur schaffen<br />01.12.2010<br />12<br /><ul><li>Ein Tool alleine hilft nicht
  34. 34. Reine Datenverschiebung = Problemverschiebung
  35. 35. Schulen, schulen, schulen!
  36. 36. FAQ, How-To, Anleitungen
  37. 37. Den Nutzen aufzeigen
  38. 38. Kulturwandel beim Umgang mit Informationen einleiten</li></li></ul><li>Und nun?<br />01.12.2010<br />13<br /><ul><li>Nachdem die Information freigesetzt ist, stellt sich die Frage der Zugänglichkeit
  39. 39. Wie kann man Datengräber vermeiden und wichtige Informationen finden?
  40. 40. Die beste Information nützt nichts, wenn sie nicht bekannt ist oder nicht gefunden werden kann</li></li></ul><li>Taxonomie und Folksonomie<br />01.12.2010<br />14<br /><ul><li>Taxonomie ist die Praxis und die Wissenschaft der Zuordnung bzw. Gliederung. Das Wort kommt vom Griechischenτάξις, (taxis) ‚Ordnung' + νόμος, (nomos) ‚Gesetz'.
  41. 41. Folksonomie ist hingegen das Gesetz des Volkes, ob es eine Ordnung schafft ist offen.</li></li></ul><li>Taxonomie vs. Folksonomie<br />01.12.2010<br />15<br />Taxonomie<br />Folksonomie<br />Geografie<br />Schweiz<br /> Bern<br />Kunde<br />Retail<br /> Gross<br />Pharmacom<br />Dokumententyp<br />Vertrag<br />Team A<br />Geschäftlich<br />Dringend<br />VIP<br />Kundenrelevant<br />Zu erledigen<br />
  42. 42. Was bringt die „Vertagung“?<br />01.12.2010<br />16<br /><ul><li>Der grosse Haufen an Information soll an die relevanten Kriterien angepasst werden.
  43. 43. Wie eine Etikette am Dokument.
  44. 44. Viele Wege führen zur Information</li></li></ul><li>SharePoint 2010 als Hilfsmittel<br />01.12.2010<br />17<br />Menschen:<br />SharePoint Ablage<br />Aufgaben<br />Listen<br />Web 2.0<br />Systeme:<br />BCS – Business<br />Connectivity<br />Services<br />Weitere:<br />Index<br />EnterpriseSearch<br />Dateiablage:<br />Ordnerstruktur<br />Taxonomie<br />Folksonomie<br />Office Web<br />
  45. 45. Metadaten in SharePoint 2010<br />01.12.2010<br />18<br />Folksonomie<br /><ul><li>Jeder bestimmt selbst
  46. 46. Keine Grenzen, keine Führung
  47. 47. Steht jedem zur Verfügung
  48. 48. Ändert ständig</li></ul>Freie Taxonomie<br /><ul><li>Pflege durch Power User (dezentral)
  49. 49. Grenzen durch Zuordnung
  50. 50. Zweckgebunden
  51. 51. Ändert zum Teil</li></ul>Taxonomie<br /><ul><li>Pflege zentral
  52. 52. Keine Ausnahmen
  53. 53. Klare Regelungen
  54. 54. Ändert selten</li></ul>Frei Gesperrt<br />
  55. 55. Aufbau einer Taxonomie<br />01.12.2010<br />19<br />Verschiedene Wege sind für den Aufbau möglich:<br />Der strukturierte Aktenplan<br />Prozessorientierte Struktur<br />Organisationshierarchische Struktur<br />Die Verbalverschlagwortung<br />Eine Mischung der oben genannten Punkte<br />
  56. 56. Strukturierter Aktenplan<br />01.12.2010<br />20<br />Pro:<br /><ul><li>Klare Struktur
  57. 57. Eindeutige Ablageordnung
  58. 58. Gute Kontrolle</li></ul>Contra:<br /><ul><li>Zu starr in der Ablage
  59. 59. Oft unverständlich
  60. 60. Nicht intuitiv handhabbar
  61. 61. Antiquiert</li></li></ul><li>Prozessorientierte Struktur<br />01.12.2010<br />21<br />Pro:<br /><ul><li>Bleibt relativ stabil
  62. 62. Klare Ordnung
  63. 63. Gute Kontrolle</li></ul>Contra:<br /><ul><li>Prozessdenken zwingend
  64. 64. Relativ unflexibel
  65. 65. Nur bedingt anwendbar (z.B. Industrie oder Pharma)</li></li></ul><li>Organisationshierarchische Struktur<br />01.12.2010<br />22<br />Pro:<br /><ul><li>Sehr einfach für den Benutzer
  66. 66. Klare Übersicht</li></ul>Contra:<br /><ul><li>Sehr eingeschränkt
  67. 67. Änderungsprozessen unterworfen</li></li></ul><li>Verbalverschlagwortung<br />01.12.2010<br />23<br />Pro:<br /><ul><li>Arbeitet wie unser Hirn
  68. 68. Intuitive Bedienung
  69. 69. Gute Akzeptanz</li></ul>Contra:<br /><ul><li>Neigt zum Chaotischen
  70. 70. Keine klare Abgrenzung
  71. 71. Schlechte Kontrolle</li></li></ul><li>Der gesunde Mix<br />01.12.2010<br />24<br /><ul><li>Der gesunde Mix setzt sich aus dem Umfeld zusammen
  72. 72. Prozessstrukturen für die Langzeitarchivierung
  73. 73. Organisationskomponenten dienen zur Identifikation
  74. 74. Verbalverschlagwortung sorgt für die Intuitive Handhabung</li></li></ul><li>Tipps & Tricks<br />01.12.2010<br />25<br /><ul><li>Man kann Taxonomien leicht überfüllen
  75. 75. Ein paar Dimensionen klar strukturieren
  76. 76. Begriffsverwirrungen vermeiden
  77. 77. Fachbereiche unbedingt mit einbeziehen
  78. 78. Schmal starten und die Taxonomie wachsen lassen</li></li></ul><li>01.12.2010<br />26<br />DEMO<br />

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