DSGVO-konform arbeiten mit TRANSCONNECT® und intergator (TRANSCONNECT®-ANWENDERTAG 2018)

MIT TRANSCONNECT® UND iNTERGATOR
DSGVO-KONFORM ARBEITEN
Strategien und Lösungen zum Auffinden personenbezogener Daten

intergator:ENTERPRISE
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Agenda:
 Alexander Buder
 Head of Consulting
 Telefon: +49 351 318 09 595
 E-Mail: alexander.buder@interface-projects.de
REFERENT
2© interface projects GmbH 2018

© interface projects GmbH 2018 3
WER WIR SIND
 1993 in Dresden gegründet
 über 40 festangestellte Mitarbeiter
 Geschäftsfelder
 Enterprise Search - Next Generation
 Wissensmanagement
 Machine und Deep Learning
 Unser Produkt
 über 220 Installationen
(Stand Oktober 2018)

Agenda:
4interface projects GmbH © 2018
iNTERGATOR ENTERPRISE SEARCH
intergator Appliance
intergator Softwareinstallation
(auf Hardware oder Virtual Machine)

5
AUSGEWÄHLTE REFERENZEN
© interface projects GmbH 2018

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Agenda:
© Pixabay
AGENDA
interface projects GmbH © 2018 6
 Grundlegendes zum Thema Datenschutz
 Personenbezogene Daten mit intergator auffinden
 Mit TRANSCONNECT® personenbezogene Daten löschen
 Live Demo
Dieser Vortrag ist keine rechtsverbindliche Beratung und beruht auf internen
Erkenntnisse, Schulungen und best-practices der interface projects GmbH.
Die interface projects GmbH arbeitet sehr eng mit der Dresdner Anwaltskanzlei
„Merz & Stöhr Rechtsanwaltspartnerschaft mbB“ zusammen.

GRUNDWISSEN ZUM DATENSCHUTZ
Die DSGVO und ihre Ursprünge
Photo by Dayne Topkin on Unsplash
© interface projects GmbH 2018 7

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GRUNDLAGEN
 Datenschutz hat eine längere Tradition in unterschiedlichen Formen
 Beichtgeheimnis
 Postgeheimnis
 durch die Digitalisierung und das Internet rückt das Thema mehr in den
Fokus
 Informationen sind zum Produktionsfaktor geworden („digitales Gold“)
 Aufgabe des Datenschutzes: Schutz der Persönlichkeitsrechte und
Privatsphäre des Menschen

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RECHTLICHE GRUNDLAGEN
 nationales Datenschutzrecht: Bundesdatenschutzgesetz,
Telemediengesetz, …
 Harmonisierung des europäischen Nationalrechts -> einheitliches
Datenschutzgesetz
 vorher unterschiedlich starke Ausprägungen in den Mitgliedsstaaten
 einige Besonderheiten werden vereinheitlicht

DREI WICHTIGE BEGRIFFE
Datenschutz
Ziel: Schutz der Rechte der
Privatsphäre bei der
Verarbeitung
personenbezogener Daten.
Geheimhaltung
Ziel: Schutz der
Umgang mit sensiblen
Betriebs- und
Unternehmensdaten.
Informationssicherheit
Ziel: Schutz aller Daten
um Unternehmen.
Viele Gemeinsamkeiten aber unterschiedliche Zielsetzungen.
Quelle: Artikel 10, der Datenschutz-Grundverordnung

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WAS SIND PERSONENBEZOGENE DATEN?
 all diejenigen Daten, aus denen eine individuelle Person abgeleitet
werden kann
 Name
 Geburtsdatum
 Identifikationsnummern (Personalnummer, Ausweisnummer, …)
 Merkmale und Neigungen (Präferenzen, Familienstand, …)
 Cookies
 keine personenbezogene Daten sind
 Handelsregisternummer
 allgemeine E-Mail Adressen (info@unternehmen.com)
Quelle: Artikel 2, Artikel 4 Absätze 1 und 5 und Erwägungsgründe 14, 15, 26, 27, 29 und 30 der Datenschutz-Grundverordnung

RECHTE UND PFLICHTEN IM DATENSCHUTZ
Meine Daten gehören (meistens) mir

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DIE RECHTE DER BETROFFEN
 Recht auf Auskunft
 Berichtigung bei falschen Angaben
 Einschränkung der Verarbeitung bei umstrittenen Sachverhalten
 Löschung bei unzulässiger Datenverarbeitung
 Benachrichtigung, sofern der Betroffene keine Kenntnis von der
Verarbeitung seiner Daten auf andere Weise erlangt hat
 Kopie der verarbeiteten Daten
 Mitteilung über Weitergabe der verarbeiteten Daten an Dritte
Quelle: Artikel 12 bis Artikel 23 der Datenschutz-Grundverordnung

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PFLICHTEN DES UNTERNEHMENS
 Sicherstellung, dass personenbezogene Daten nur entsprechend den
Anweisungen verarbeitet werden
 Benennung und Unterstützung des Datenschutzbeauftragen
 Bereitstellung der Verarbeitungsübersichten
 Meldung von Datenschutzverstößen
 Betreiben eines geeigneten Managementsystems zum Nachweis der
Einhaltung der Datenschutzgrundsätze
 ggf. Konsultation der Aufsichtsbehörde
Quelle: Artikel 12 bis Artikel 23 der Datenschutz-Grundverordnung

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PERSONENBEZ. DATEN IM UNTERNEHMEN
 Beschäftigte und Kunden haben gleiche Rechte
 Interessenten (Leads) sind etwas heikler:
 kein Vertragsverhältnis
 Daten dürfen nur erhoben werden, wenn es einen expliziten Grund gibt
 Grundsätze:
 Zweckbindung
 Datensparsamkeit
 Transparenz
 …
Quelle: Art. 5 DSGVO

SEARCH
Agenda:
DAS PROBLEM: WO SIND DIE DATEN?
Privatanschrift
E-Mail-Adresse
Telefonnummer
Personenmerkmale
Identifikationsnummern
IP-Adressen
Familienstand
Standortdaten
?

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Agenda:
IN MEHR SYSTEMEN ALS MAN DENKT!
Help-Desk
ERP
E-Mails
Datenbanken
Dokumentenablage
Intranet
Beispiel Beispiel Beispiel Beispiel
Beispiel Beispiel BeispielBeispiel
Fachanwendungen
Gehaltsabrechnungen
Mitarbeiterverzeichnis
Telefonliste
Führungszeugnisse
Krankenscheine
Stammdaten
Lebenslauf
Bewerbung
E-Mails

PERSONENBEZOGENE DATEN MIT INTERGATOR
AUFFINDEN
Wie Sie nach personenbezogene Daten im Unternehmen effektiv
recherchieren

„SINGLE POINT OF INFORMATION ACCESS“ IST DIE BASIS
Dateiserver
Daten-
banken
Webseiten
DMS
ECM
ERP
CRM
E-Mail
Enterprise Search Finden
2. def
1. abc
3. ghi
4. xyz

LIVE-DEMO – SUCHE NACH DATEN
Photo by Headway on Unsplash

Agenda:
PERSONENBEZOGENE DATEN AUFFINDEN
Eingabe von personenbezogen
Daten (z.B. Name, Vorname)
Auslösen einer Löschung
direkt am Suchtreffer
Vorschau von Daten
und Dokumenten

Agenda:
WORKFLOW ZUM LÖSCHEN DER DATEN
TRANSCONNECT®
Auslösen des Löschbefehls im Frontend 1. Löschen der Datei(en)
im Zielsystem
2. Schreiben eines Logeintrags

WARUM iNTERGATOR IN VERBINDUNG MIT TRANSCONNECT®?
 Mit den über 100 Konnektoren von intergator machen Sie alle Ablagen von
personenbezogene Daten einfach durchsuchbar
 Ein Berechtigungskonzept sichert den Zugang zu personenbezogenen Daten
 Betroffener kann nur seine Daten sehen
 berechtigter Datenschutzbeauftragter (in Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat) hat nur
Vollzugriff bei Anfrage
 TRANSCONNECT® protokolliert alle Löschvorgänge und schafft damit eine
automatische Dokumentation
Voraussetzungen
• Indexierung aller relevanten Datenbestände
• berechtigtes Interesse vorhanden

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interface projects GmbH
Sales Team
Phone: +49 351 318 09 64
Email: sales@intergator.de
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