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MIT TRANSCONNECT® UND iNTERGATOR
DSGVO-KONFORM ARBEITEN
Strategien und Lösungen zum Auffinden personenbezogener Daten
intergator:ENTERPRISE
SEARCH
Agenda:
 Alexander Buder
 Head of Consulting
 Telefon: +49 351 318 09 595
 E-Mail: alexander.buder@interface-projects.de
REFERENT
2© interface projects GmbH 2018
© interface projects GmbH 2018 3
WER WIR SIND
 1993 in Dresden gegründet
 über 40 festangestellte Mitarbeiter
 Geschäftsfelder
 Enterprise Search - Next Generation
 Wissensmanagement
 Machine und Deep Learning
 Unser Produkt
 über 220 Installationen
(Stand Oktober 2018)
Agenda:
4interface projects GmbH © 2018
iNTERGATOR ENTERPRISE SEARCH
intergator Appliance
intergator Softwareinstallation
(auf Hardware oder Virtual Machine)
5
AUSGEWÄHLTE REFERENZEN
© interface projects GmbH 2018
intergator:ENTERPRISE
SEARCH
Agenda:
© Pixabay
AGENDA
interface projects GmbH © 2018 6
 Grundlegendes zum Thema Datenschutz
 Personenbezogene Daten mit intergator auffinden
 Mit TRANSCONNECT® personenbezogene Daten löschen
 Live Demo
Dieser Vortrag ist keine rechtsverbindliche Beratung und beruht auf internen
Erkenntnisse, Schulungen und best-practices der interface projects GmbH.
Die interface projects GmbH arbeitet sehr eng mit der Dresdner Anwaltskanzlei
„Merz & Stöhr Rechtsanwaltspartnerschaft mbB“ zusammen.
GRUNDWISSEN ZUM DATENSCHUTZ
Die DSGVO und ihre Ursprünge
Photo by Dayne Topkin on Unsplash
© interface projects GmbH 2018 7
8
GRUNDLAGEN
 Datenschutz hat eine längere Tradition in unterschiedlichen Formen
 Beichtgeheimnis
 Postgeheimnis
 durch die Digitalisierung und das Internet rückt das Thema mehr in den
Fokus
 Informationen sind zum Produktionsfaktor geworden („digitales Gold“)
 Aufgabe des Datenschutzes: Schutz der Persönlichkeitsrechte und
Privatsphäre des Menschen
© interface projects GmbH 2018
9
RECHTLICHE GRUNDLAGEN
 nationales Datenschutzrecht: Bundesdatenschutzgesetz,
Telemediengesetz, …
 Harmonisierung des europäischen Nationalrechts -> einheitliches
Datenschutzgesetz
 vorher unterschiedlich starke Ausprägungen in den Mitgliedsstaaten
 einige Besonderheiten werden vereinheitlicht
© interface projects GmbH 2018
DREI WICHTIGE BEGRIFFE
Datenschutz
Ziel: Schutz der Rechte der
Privatsphäre bei der
Verarbeitung
personenbezogener Daten.
Geheimhaltung
Ziel: Schutz der
Umgang mit sensiblen
Betriebs- und
Unternehmensdaten.
Informationssicherheit
Ziel: Schutz aller Daten
um Unternehmen.
Viele Gemeinsamkeiten aber unterschiedliche Zielsetzungen.
Quelle: Artikel 10, der Datenschutz-Grundverordnung
10© interface projects GmbH 2018
11
WAS SIND PERSONENBEZOGENE DATEN?
 all diejenigen Daten, aus denen eine individuelle Person abgeleitet
werden kann
 Name
 Geburtsdatum
 Identifikationsnummern (Personalnummer, Ausweisnummer, …)
 Merkmale und Neigungen (Präferenzen, Familienstand, …)
 Cookies
 keine personenbezogene Daten sind
 Handelsregisternummer
 allgemeine E-Mail Adressen (info@unternehmen.com)
Quelle: Artikel 2, Artikel 4 Absätze 1 und 5 und Erwägungsgründe 14, 15, 26, 27, 29 und 30 der Datenschutz-Grundverordnung
© interface projects GmbH 2018
RECHTE UND PFLICHTEN IM DATENSCHUTZ
Meine Daten gehören (meistens) mir
12© interface projects GmbH 2018
13
DIE RECHTE DER BETROFFEN
 Recht auf Auskunft
 Berichtigung bei falschen Angaben
 Einschränkung der Verarbeitung bei umstrittenen Sachverhalten
 Löschung bei unzulässiger Datenverarbeitung
 Benachrichtigung, sofern der Betroffene keine Kenntnis von der
Verarbeitung seiner Daten auf andere Weise erlangt hat
 Kopie der verarbeiteten Daten
 Mitteilung über Weitergabe der verarbeiteten Daten an Dritte
Quelle: Artikel 12 bis Artikel 23 der Datenschutz-Grundverordnung
© interface projects GmbH 2018
14
PFLICHTEN DES UNTERNEHMENS
 Sicherstellung, dass personenbezogene Daten nur entsprechend den
Anweisungen verarbeitet werden
 Benennung und Unterstützung des Datenschutzbeauftragen
 Bereitstellung der Verarbeitungsübersichten
 Meldung von Datenschutzverstößen
 Betreiben eines geeigneten Managementsystems zum Nachweis der
Einhaltung der Datenschutzgrundsätze
 ggf. Konsultation der Aufsichtsbehörde
Quelle: Artikel 12 bis Artikel 23 der Datenschutz-Grundverordnung
© interface projects GmbH 2018
15
PERSONENBEZ. DATEN IM UNTERNEHMEN
 Beschäftigte und Kunden haben gleiche Rechte
 Interessenten (Leads) sind etwas heikler:
 kein Vertragsverhältnis
 Daten dürfen nur erhoben werden, wenn es einen expliziten Grund gibt
 Grundsätze:
 Zweckbindung
 Datensparsamkeit
 Transparenz
 …
Quelle: Art. 5 DSGVO
© interface projects GmbH 2018
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Agenda:
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DAS PROBLEM: WO SIND DIE DATEN?
Privatanschrift
E-Mail-Adresse
Telefonnummer
Personenmerkmale
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Familienstand
Standortdaten
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interface projects GmbH © 2018 17
IN MEHR SYSTEMEN ALS MAN DENKT!
Help-Desk
ERP
E-Mails
Datenbanken
Dokumentenablage
Intranet
Beispiel Beispiel Beispiel Beispiel
Beispiel Beispiel Beispiel Beispiel
Beispiel Beispiel BeispielBeispiel
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Beispiel Beispiel BeispielBeispiel
Beispiel Beispiel Beispiel Beispiel
Beispiel Beispiel Beispiel Beispiel
Beispiel Beispiel BeispielBeispiel
Beispiel Beispiel Beispiel Beispiel
Fachanwendungen
Gehaltsabrechnungen
Mitarbeiterverzeichnis
Telefonliste
Führungszeugnisse
Krankenscheine
Stammdaten
Lebenslauf
Bewerbung
E-Mails
PERSONENBEZOGENE DATEN MIT INTERGATOR
AUFFINDEN
Wie Sie nach personenbezogene Daten im Unternehmen effektiv
recherchieren
18© interface projects GmbH 2018
interface projects GmbH © 2018 19
„SINGLE POINT OF INFORMATION ACCESS“ IST DIE BASIS
Dateiserver
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banken
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ECM
ERP
CRM
E-Mail
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2. def
1. abc
3. ghi
4. xyz
LIVE-DEMO – SUCHE NACH DATEN
interface projects GmbH © 2018 20
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21© interface projects GmbH 2018
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Eingabe von personenbezogen
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direkt am Suchtreffer
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22© interface projects GmbH 2018
WORKFLOW ZUM LÖSCHEN DER DATEN
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23interface projects GmbH © 2018
LIVE-DEMO – LÖSCHEN VON DATEN
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interface projects GmbH © 2018 24
WARUM iNTERGATOR IN VERBINDUNG MIT TRANSCONNECT®?
 Mit den über 100 Konnektoren von intergator machen Sie alle Ablagen von
personenbezogene Daten einfach durchsuchbar
 Ein Berechtigungskonzept sichert den Zugang zu personenbezogenen Daten
 Betroffener kann nur seine Daten sehen
 berechtigter Datenschutzbeauftragter (in Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat) hat nur
Vollzugriff bei Anfrage
 TRANSCONNECT® protokolliert alle Löschvorgänge und schafft damit eine
automatische Dokumentation
Voraussetzungen
• Indexierung aller relevanten Datenbestände
• berechtigtes Interesse vorhanden
intergator:ENTERPRISE
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interface projects GmbH
Sales Team
Phone: +49 351 318 09 64
Email: sales@intergator.de
interface projects GmbH © 2018

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Product Presentation IIoT-SAP TRANSCONNECT 2.3.0 - EN
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Product Presentation TRANSCONNECT 2.3.0 - EN
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7) Produkt-RoadMap TRANSCONNECT® - TRANSCONNECT®-Tag 2017
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5) Das neue TRANSCONNECT®-Release 2.3.1 - TRANSCONNECT®-Tag 2017
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DSGVO-konform arbeiten mit TRANSCONNECT® und intergator (TRANSCONNECT®-ANWENDERTAG 2018)

  • 1. MIT TRANSCONNECT® UND iNTERGATOR DSGVO-KONFORM ARBEITEN Strategien und Lösungen zum Auffinden personenbezogener Daten
  • 2. intergator:ENTERPRISE SEARCH Agenda:  Alexander Buder  Head of Consulting  Telefon: +49 351 318 09 595  E-Mail: alexander.buder@interface-projects.de REFERENT 2© interface projects GmbH 2018
  • 3. © interface projects GmbH 2018 3 WER WIR SIND  1993 in Dresden gegründet  über 40 festangestellte Mitarbeiter  Geschäftsfelder  Enterprise Search - Next Generation  Wissensmanagement  Machine und Deep Learning  Unser Produkt  über 220 Installationen (Stand Oktober 2018)
  • 4. Agenda: 4interface projects GmbH © 2018 iNTERGATOR ENTERPRISE SEARCH intergator Appliance intergator Softwareinstallation (auf Hardware oder Virtual Machine)
  • 6. intergator:ENTERPRISE SEARCH Agenda: © Pixabay AGENDA interface projects GmbH © 2018 6  Grundlegendes zum Thema Datenschutz  Personenbezogene Daten mit intergator auffinden  Mit TRANSCONNECT® personenbezogene Daten löschen  Live Demo Dieser Vortrag ist keine rechtsverbindliche Beratung und beruht auf internen Erkenntnisse, Schulungen und best-practices der interface projects GmbH. Die interface projects GmbH arbeitet sehr eng mit der Dresdner Anwaltskanzlei „Merz & Stöhr Rechtsanwaltspartnerschaft mbB“ zusammen.
  • 7. GRUNDWISSEN ZUM DATENSCHUTZ Die DSGVO und ihre Ursprünge Photo by Dayne Topkin on Unsplash © interface projects GmbH 2018 7
  • 8. 8 GRUNDLAGEN  Datenschutz hat eine längere Tradition in unterschiedlichen Formen  Beichtgeheimnis  Postgeheimnis  durch die Digitalisierung und das Internet rückt das Thema mehr in den Fokus  Informationen sind zum Produktionsfaktor geworden („digitales Gold“)  Aufgabe des Datenschutzes: Schutz der Persönlichkeitsrechte und Privatsphäre des Menschen © interface projects GmbH 2018
  • 9. 9 RECHTLICHE GRUNDLAGEN  nationales Datenschutzrecht: Bundesdatenschutzgesetz, Telemediengesetz, …  Harmonisierung des europäischen Nationalrechts -> einheitliches Datenschutzgesetz  vorher unterschiedlich starke Ausprägungen in den Mitgliedsstaaten  einige Besonderheiten werden vereinheitlicht © interface projects GmbH 2018
  • 10. DREI WICHTIGE BEGRIFFE Datenschutz Ziel: Schutz der Rechte der Privatsphäre bei der Verarbeitung personenbezogener Daten. Geheimhaltung Ziel: Schutz der Umgang mit sensiblen Betriebs- und Unternehmensdaten. Informationssicherheit Ziel: Schutz aller Daten um Unternehmen. Viele Gemeinsamkeiten aber unterschiedliche Zielsetzungen. Quelle: Artikel 10, der Datenschutz-Grundverordnung 10© interface projects GmbH 2018
  • 11. 11 WAS SIND PERSONENBEZOGENE DATEN?  all diejenigen Daten, aus denen eine individuelle Person abgeleitet werden kann  Name  Geburtsdatum  Identifikationsnummern (Personalnummer, Ausweisnummer, …)  Merkmale und Neigungen (Präferenzen, Familienstand, …)  Cookies  keine personenbezogene Daten sind  Handelsregisternummer  allgemeine E-Mail Adressen (info@unternehmen.com) Quelle: Artikel 2, Artikel 4 Absätze 1 und 5 und Erwägungsgründe 14, 15, 26, 27, 29 und 30 der Datenschutz-Grundverordnung © interface projects GmbH 2018
  • 12. RECHTE UND PFLICHTEN IM DATENSCHUTZ Meine Daten gehören (meistens) mir 12© interface projects GmbH 2018
  • 13. 13 DIE RECHTE DER BETROFFEN  Recht auf Auskunft  Berichtigung bei falschen Angaben  Einschränkung der Verarbeitung bei umstrittenen Sachverhalten  Löschung bei unzulässiger Datenverarbeitung  Benachrichtigung, sofern der Betroffene keine Kenntnis von der Verarbeitung seiner Daten auf andere Weise erlangt hat  Kopie der verarbeiteten Daten  Mitteilung über Weitergabe der verarbeiteten Daten an Dritte Quelle: Artikel 12 bis Artikel 23 der Datenschutz-Grundverordnung © interface projects GmbH 2018
  • 14. 14 PFLICHTEN DES UNTERNEHMENS  Sicherstellung, dass personenbezogene Daten nur entsprechend den Anweisungen verarbeitet werden  Benennung und Unterstützung des Datenschutzbeauftragen  Bereitstellung der Verarbeitungsübersichten  Meldung von Datenschutzverstößen  Betreiben eines geeigneten Managementsystems zum Nachweis der Einhaltung der Datenschutzgrundsätze  ggf. Konsultation der Aufsichtsbehörde Quelle: Artikel 12 bis Artikel 23 der Datenschutz-Grundverordnung © interface projects GmbH 2018
  • 15. 15 PERSONENBEZ. DATEN IM UNTERNEHMEN  Beschäftigte und Kunden haben gleiche Rechte  Interessenten (Leads) sind etwas heikler:  kein Vertragsverhältnis  Daten dürfen nur erhoben werden, wenn es einen expliziten Grund gibt  Grundsätze:  Zweckbindung  Datensparsamkeit  Transparenz  … Quelle: Art. 5 DSGVO © interface projects GmbH 2018
  • 16. intergator:ENTERPRISE SEARCH Agenda: interface projects GmbH © 2018 16 DAS PROBLEM: WO SIND DIE DATEN? Privatanschrift E-Mail-Adresse Telefonnummer Personenmerkmale Identifikationsnummern IP-Adressen Familienstand Standortdaten ?
  • 17. intergator:ENTERPRISE SEARCH Agenda: interface projects GmbH © 2018 17 IN MEHR SYSTEMEN ALS MAN DENKT! Help-Desk ERP E-Mails Datenbanken Dokumentenablage Intranet Beispiel Beispiel Beispiel Beispiel Beispiel Beispiel Beispiel Beispiel Beispiel Beispiel BeispielBeispiel Beispiel Beispiel Beispiel Beispiel Beispiel Beispiel BeispielBeispiel Beispiel Beispiel Beispiel Beispiel Beispiel Beispiel Beispiel Beispiel Beispiel Beispiel BeispielBeispiel Beispiel Beispiel Beispiel Beispiel Fachanwendungen Gehaltsabrechnungen Mitarbeiterverzeichnis Telefonliste Führungszeugnisse Krankenscheine Stammdaten Lebenslauf Bewerbung E-Mails
  • 18. PERSONENBEZOGENE DATEN MIT INTERGATOR AUFFINDEN Wie Sie nach personenbezogene Daten im Unternehmen effektiv recherchieren 18© interface projects GmbH 2018
  • 19. interface projects GmbH © 2018 19 „SINGLE POINT OF INFORMATION ACCESS“ IST DIE BASIS Dateiserver Daten- banken Webseiten DMS ECM ERP CRM E-Mail Enterprise Search Finden 2. def 1. abc 3. ghi 4. xyz
  • 20. LIVE-DEMO – SUCHE NACH DATEN interface projects GmbH © 2018 20 Photo by Headway on Unsplash
  • 21. Agenda: 21© interface projects GmbH 2018 PERSONENBEZOGENE DATEN AUFFINDEN Eingabe von personenbezogen Daten (z.B. Name, Vorname) Auslösen einer Löschung direkt am Suchtreffer Vorschau von Daten und Dokumenten
  • 22. Agenda: 22© interface projects GmbH 2018 WORKFLOW ZUM LÖSCHEN DER DATEN TRANSCONNECT® Auslösen des Löschbefehls im Frontend 1. Löschen der Datei(en) im Zielsystem 2. Schreiben eines Logeintrags
  • 23. 23interface projects GmbH © 2018 LIVE-DEMO – LÖSCHEN VON DATEN Photo by Headway on Unsplash
  • 24. interface projects GmbH © 2018 24 WARUM iNTERGATOR IN VERBINDUNG MIT TRANSCONNECT®?  Mit den über 100 Konnektoren von intergator machen Sie alle Ablagen von personenbezogene Daten einfach durchsuchbar  Ein Berechtigungskonzept sichert den Zugang zu personenbezogenen Daten  Betroffener kann nur seine Daten sehen  berechtigter Datenschutzbeauftragter (in Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat) hat nur Vollzugriff bei Anfrage  TRANSCONNECT® protokolliert alle Löschvorgänge und schafft damit eine automatische Dokumentation Voraussetzungen • Indexierung aller relevanten Datenbestände • berechtigtes Interesse vorhanden
  • 25. intergator:ENTERPRISE SEARCH interface projects GmbH Sales Team Phone: +49 351 318 09 64 Email: sales@intergator.de interface projects GmbH © 2018