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E-Mail-Flut beherrschbar machen.
Webinar: 31. August 2018, 09:30 Uhr bis 10:15 Uhr
Ihre Gastgeber:
Moderator/Referent: Ulrich Schmidt, Senior Business Consultant
Experte: Jan Kahl, Technical Consultant
© id-netsolutions GmbH| Stand: 31. August 2018
Agenda
2
 E-Mail-Flut in Zahlen
 Die Fakten aus unserer Sicht
 Live-Beispiele für E-Mail-Management - Lösungsansätze
 Erste Produkt-Informationen
 Sie möchten mehr über Ihre konkreten Möglichkeiten erfahren:
Rufen Sie uns einfach an … 040 645040-0
© id-netsolutions GmbH| Stand: 31. August 2018
Aktuelles
3
Eingabe der Bundessteuerberaterkammer zu Praxisproblemen
bei der Anwendung der GoBD 24.07.2018
"[…]
Leider sind die Auswirkungen der GoBD im Hinblick auf E-Mails immer noch nicht
abschließend geklärt. Wird die E-Mail mit Anhang einer PDF-Rechnung als
Briefumschlagfunktion anerkannt, wenn die E-Mail (anlog einer normalen Briefpost der
Briefumschlag) entsorgt wird. Reicht bei anderen Sachverhalten die Speicherung beim
deutschen Provider aus, z. B. T-Online in Deutschland, oder wird hierfür ein DMS gefordert?
[…]"
Quelle: https://www.bstbk.de/de/presse/stellungnahmen/archiv/20180724_eingabe_bstbk/index.html
© id-netsolutions GmbH| Stand: 31. August 2018
Wichtiger Hinweis
Die folgenden Ausführungen geben die persönliche Meinung des
Referenten zur derzeitigen Rechtslage wieder und enthalten lediglich
einen Überblick über einzelne Themenkomplexe.
Spezielle Umstände einzelner Fallkonstellationen wurden nicht
berücksichtigt; diese können durchaus zu abweichenden
Betrachtungsweisen und/oder Ergebnissen führen.
Die Ausführungen können daher keine rechtliche oder steuerrechtliche
Beratung ersetzen; bitte holen Sie eine auf Ihre Umstände
zugeschnittene, weitere Entwicklungen berücksichtigende Empfehlung
Ihres Datenschutzbeauftragten, Anwalts, Steuerberaters bzw.
Wirtschaftsprüfers ein, bevor Sie Entscheidungen über die in den
Ausführungen besprochenen Themen treffen.
Die Datenschutzbehörden und/oder Gerichte können abweichende
Auffassungen zu den hier behandelten Themen haben oder entwickeln.
byliftarnhttp://openclipart.org/detail/1042/french-lawyer-early-20th-century
© id-netsolutions GmbH| Stand: 31. August 2018
E-Mail-Flut | Wasserstandsmeldung
5
Anzahl der jährlich versendeten E-Mails (ohne Spam) in Deutschland
in den letzten Jahren sowie eine Prognose für 2018 (in Milliarden).
Quelle: https://de.statista.com/statistik/daten/studie/392576/umfrage/anzahl-der-versendeten-e-mails-in-deutschland-pro-jahr/
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300
400
500
600
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800
900
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2014 2015 2016 2017 2018
2014 2015 2016 2017 2018
Die Deutschen texten sich jährlich zu neuen
Rekorden. Grund ist wohl auch der Boom im
Bereich E-Commerce und der anhaltende
Trend zur Digitalisierung der Geschäfts-
kommunikation.
Die Zahl der versendeten Mails dürfte also in
den kommenden Jahren weiter steigen.
© id-netsolutions GmbH| Stand: 31. August 2018
E-Mail-Flut | E-Invoicing
6
Rechnungsaustauschmethoden 2017 (DE) *)
Quelle: E-Rechnung, Billentis Studie 2017 und ibi Research
Zahlreiche Studien, wie die u.a. von uns
gesponserte Billentis Studie 2017, zeigen,
dass die Zahl der E-Mails, die für E-Invoicing
genutzt werden, immer weiter ansteigt.
Versand Empfang
*) Mehrfachnennungen möglich
© id-netsolutions GmbH| Stand: 31. August 2018
E-Mail-Flut | einfach abschaffen
7
Quelle: https://www.computerwoche.de/a/ende-der-e-mail-kommunikation-gefordert,2956512
?
Hintergrund:
Atos hatte ausgerechnet [bereits 2011], dass seine Führungskräfte sich 20 Stunden pro Woche mit
ihrer elektronischen Post beschäftigen. Vierzig Prozent der Angestellten wateten täglich zwei bis
drei Stunden hüfthoch durch ihre Postfächer, um jene zwei bis drei Schreiben herauszuwühlen, die
(vielleicht) wichtig sind.
Das Programm "Zero E-Mail" wurde aufgelegt.
© id-netsolutions GmbH| Stand: 31. August 2018
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8
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© id-netsolutions GmbH| Stand: 31. August 2018
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Postfach-Archivierung – Eingangsrechnungen
Voraussetzung für die Verarbeitung:
Über ein eigens für Eingangsrechnungen
eingerichtetes Postfach (z.B.
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(Anpassung Ihrer Verfahrensdokumentation)
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© id-netsolutions GmbH| Stand: 31. August 2018
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wird.
Diese Postfächer können mit ELOxc
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© id-netsolutions GmbH| Stand: 31. August 2018
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E-Mail an z.B.
service@ , die
automatisiert
abgelegt und
dann an die
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wird.
© id-netsolutions GmbH| Stand: 31. August 2018
Lösungsansätze: E-Mail-Management V
12
clientseitige E-Mail-Ablage
Verarbeitung:
E-Mails können
direkt per
drag und drop
in das Archiv
abgelegt werden.
Oder z.B. auch über
die ELO DropZone
(mit Regelverarbeitung).
© id-netsolutions GmbH| Stand: 31. August 2018
Produktinformationen
13
Aufbewahrungspflichten erfüllen
Dokumentenmanagementsystem ELOoffice / ELOprofessional
(Stichwort: privacy by design – Verschlüsselung)
Geschäftsprozesse optimieren
E-Mail-Management ELOxc for EWS
Rechnungsmanagement docufied smartINVOICE
© id-netsolutions GmbH| Stand: 31. August 2018
Herzlich willkommen
14
Weitere Informationen zur id-netsolutions GmbH
finden Sie auf unseren Internetpräsenzen sowie in
den Sozialen Netzwerken:
Homepage: www.id-netsolutions.de
Produktreihe docufied: www.docufied.de
docufied smartINVOICE: www.smartinvoice.me
Webshop: www.docufied.de/shop/
XING: www.xing.com/companies/id-netsolutionsgmbh
Facebook: de-de.facebook.com/idnetsolutions/
Twitter: twitter.com/docufied
Google+: plus.google.com/+idnetsolutionsde23863/posts
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Der nächste Webinar-Termin
15
Thema: Bau digital –
Bauakten als Beispiel moderner Projektakten
Webinar: 28. September 2018, 09:30 Uhr bis 10:15 Uhr
Hinweis auf unsere Beteiligung hier: …………………
Unsere Webinartermine und Anmeldemöglichkeiten
finden Sie unter:
http://www.id-netsolutions.de/schulungen/webinare.php
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Vielen Dank…
16
… für Ihre Aufmerksamkeit.
Kontakt:
Moderator: Detlef Jeschke, Senior Account Manager (d.jeschke@id-netsolutions.de)
Referent: Ulrich Schmidt, Senior Business Consultant (u.schmidt@id-netsolutions.de)
© id-netsolutions GmbH| Stand: 31. August 2018
Impressum
17
id-netsolutions GmbH
Segeberger Straße 9-13a
23863 Kayhude
Telefon: +49 40 645040-0
Fax: +49 40 645040-999
E-Mail: kontakt@id-netsolutions.de
Internet: www.id-netsolutions.de
Geschäftsführung: Adrian Ave, Nils Offer
Handelsregister: Amtsgericht Kiel HRB 1238 SE. Sitz der Gesellschaft: Kayhude
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: DE 211075317
Copyright:
Das vorliegende Dokument enthält urheberrechtlich geschützte Informationen. Kein Teil dieses Dokuments darf ohne schriftliche Genehmigung
der id-netsolutions GmbH kopiert, vervielfältigt oder in eine für Maschinen, insbesondere Datenverarbeitungsanlagen, verwendbare Sprache
übertragen werden. Produktnamen sind nicht zwingend gesondert gekennzeichnet. Die Texte und Abbildungen wurden mit größter Sorgfalt
zusammengestellt. id-netsolutions GmbH behält sich inhaltliche Änderungen dieses Dokumentes ohne Ankündigung vor. Darin inbegriffen sind
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  • 4. © id-netsolutions GmbH| Stand: 31. August 2018 Wichtiger Hinweis Die folgenden Ausführungen geben die persönliche Meinung des Referenten zur derzeitigen Rechtslage wieder und enthalten lediglich einen Überblick über einzelne Themenkomplexe. Spezielle Umstände einzelner Fallkonstellationen wurden nicht berücksichtigt; diese können durchaus zu abweichenden Betrachtungsweisen und/oder Ergebnissen führen. Die Ausführungen können daher keine rechtliche oder steuerrechtliche Beratung ersetzen; bitte holen Sie eine auf Ihre Umstände zugeschnittene, weitere Entwicklungen berücksichtigende Empfehlung Ihres Datenschutzbeauftragten, Anwalts, Steuerberaters bzw. Wirtschaftsprüfers ein, bevor Sie Entscheidungen über die in den Ausführungen besprochenen Themen treffen. Die Datenschutzbehörden und/oder Gerichte können abweichende Auffassungen zu den hier behandelten Themen haben oder entwickeln. byliftarnhttp://openclipart.org/detail/1042/french-lawyer-early-20th-century
  • 5. © id-netsolutions GmbH| Stand: 31. August 2018 E-Mail-Flut | Wasserstandsmeldung 5 Anzahl der jährlich versendeten E-Mails (ohne Spam) in Deutschland in den letzten Jahren sowie eine Prognose für 2018 (in Milliarden). Quelle: https://de.statista.com/statistik/daten/studie/392576/umfrage/anzahl-der-versendeten-e-mails-in-deutschland-pro-jahr/ 506,2 544,2 625,8 771 917 0 100 200 300 400 500 600 700 800 900 1000 2014 2015 2016 2017 2018 2014 2015 2016 2017 2018 Die Deutschen texten sich jährlich zu neuen Rekorden. Grund ist wohl auch der Boom im Bereich E-Commerce und der anhaltende Trend zur Digitalisierung der Geschäfts- kommunikation. Die Zahl der versendeten Mails dürfte also in den kommenden Jahren weiter steigen.
  • 6. © id-netsolutions GmbH| Stand: 31. August 2018 E-Mail-Flut | E-Invoicing 6 Rechnungsaustauschmethoden 2017 (DE) *) Quelle: E-Rechnung, Billentis Studie 2017 und ibi Research Zahlreiche Studien, wie die u.a. von uns gesponserte Billentis Studie 2017, zeigen, dass die Zahl der E-Mails, die für E-Invoicing genutzt werden, immer weiter ansteigt. Versand Empfang *) Mehrfachnennungen möglich
  • 7. © id-netsolutions GmbH| Stand: 31. August 2018 E-Mail-Flut | einfach abschaffen 7 Quelle: https://www.computerwoche.de/a/ende-der-e-mail-kommunikation-gefordert,2956512 ? Hintergrund: Atos hatte ausgerechnet [bereits 2011], dass seine Führungskräfte sich 20 Stunden pro Woche mit ihrer elektronischen Post beschäftigen. Vierzig Prozent der Angestellten wateten täglich zwei bis drei Stunden hüfthoch durch ihre Postfächer, um jene zwei bis drei Schreiben herauszuwühlen, die (vielleicht) wichtig sind. Das Programm "Zero E-Mail" wurde aufgelegt.
  • 8. © id-netsolutions GmbH| Stand: 31. August 2018 Lösungsansätze: E-Mail-Management I 8 Journal-Archivierung (gesetzkonformer 100% Anspruch) "Dunkel-Archiv" Standard-Archiv
  • 9. © id-netsolutions GmbH| Stand: 31. August 2018 Lösungsansätze: E-Mail-Management II 9 Postfach-Archivierung – Eingangsrechnungen Voraussetzung für die Verarbeitung: Über ein eigens für Eingangsrechnungen eingerichtetes Postfach (z.B. rechnung@erfolg-holding.de) werden die Nachrichten "revisionssicher" (Anpassung Ihrer Verfahrensdokumentation) und automatisiert archiviert.
  • 10. © id-netsolutions GmbH| Stand: 31. August 2018 Lösungsansätze: E-Mail-Management III 10 Postfach-Archivierung - Projektakten Voraussetzung für die Verarbeitung: In Exchange sind für jedes Ihrer Projekte je ein Postfach eingerichtet über welche die Kommunikation ‚ein- und ausgehend‘ geführt wird. Diese Postfächer können mit ELOxc archiviert und vorkategorisiert werden. So werden die E-Mails Ihren Benutzern zur weiteren Bearbeitung in einer Baumansicht (hier: Projektakte) bereitgestellt.
  • 11. © id-netsolutions GmbH| Stand: 31. August 2018 Lösungsansätze: E-Mail-Management IV 11 Postfach-Archivierung - Servicefälle Verarbeitung: E-Mail an z.B. service@ , die automatisiert abgelegt und dann an die Teams verteilt wird.
  • 12. © id-netsolutions GmbH| Stand: 31. August 2018 Lösungsansätze: E-Mail-Management V 12 clientseitige E-Mail-Ablage Verarbeitung: E-Mails können direkt per drag und drop in das Archiv abgelegt werden. Oder z.B. auch über die ELO DropZone (mit Regelverarbeitung).
  • 13. © id-netsolutions GmbH| Stand: 31. August 2018 Produktinformationen 13 Aufbewahrungspflichten erfüllen Dokumentenmanagementsystem ELOoffice / ELOprofessional (Stichwort: privacy by design – Verschlüsselung) Geschäftsprozesse optimieren E-Mail-Management ELOxc for EWS Rechnungsmanagement docufied smartINVOICE
  • 14. © id-netsolutions GmbH| Stand: 31. August 2018 Herzlich willkommen 14 Weitere Informationen zur id-netsolutions GmbH finden Sie auf unseren Internetpräsenzen sowie in den Sozialen Netzwerken: Homepage: www.id-netsolutions.de Produktreihe docufied: www.docufied.de docufied smartINVOICE: www.smartinvoice.me Webshop: www.docufied.de/shop/ XING: www.xing.com/companies/id-netsolutionsgmbh Facebook: de-de.facebook.com/idnetsolutions/ Twitter: twitter.com/docufied Google+: plus.google.com/+idnetsolutionsde23863/posts
  • 15. © id-netsolutions GmbH| Stand: 31. August 2018 Der nächste Webinar-Termin 15 Thema: Bau digital – Bauakten als Beispiel moderner Projektakten Webinar: 28. September 2018, 09:30 Uhr bis 10:15 Uhr Hinweis auf unsere Beteiligung hier: ………………… Unsere Webinartermine und Anmeldemöglichkeiten finden Sie unter: http://www.id-netsolutions.de/schulungen/webinare.php
  • 16. © id-netsolutions GmbH| Stand: 31. August 2018 Vielen Dank… 16 … für Ihre Aufmerksamkeit. Kontakt: Moderator: Detlef Jeschke, Senior Account Manager (d.jeschke@id-netsolutions.de) Referent: Ulrich Schmidt, Senior Business Consultant (u.schmidt@id-netsolutions.de)
  • 17. © id-netsolutions GmbH| Stand: 31. August 2018 Impressum 17 id-netsolutions GmbH Segeberger Straße 9-13a 23863 Kayhude Telefon: +49 40 645040-0 Fax: +49 40 645040-999 E-Mail: kontakt@id-netsolutions.de Internet: www.id-netsolutions.de Geschäftsführung: Adrian Ave, Nils Offer Handelsregister: Amtsgericht Kiel HRB 1238 SE. Sitz der Gesellschaft: Kayhude Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: DE 211075317 Copyright: Das vorliegende Dokument enthält urheberrechtlich geschützte Informationen. Kein Teil dieses Dokuments darf ohne schriftliche Genehmigung der id-netsolutions GmbH kopiert, vervielfältigt oder in eine für Maschinen, insbesondere Datenverarbeitungsanlagen, verwendbare Sprache übertragen werden. Produktnamen sind nicht zwingend gesondert gekennzeichnet. Die Texte und Abbildungen wurden mit größter Sorgfalt zusammengestellt. id-netsolutions GmbH behält sich inhaltliche Änderungen dieses Dokumentes ohne Ankündigung vor. Darin inbegriffen sind auch etwaige Änderungen in der Funktionalität der Software. id-netsolutions GmbH kann für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Bildquellen: id-netsolutions GmbH, Oliver Martens, pexels.com, openclipart.org