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webinar@id-netsolutions 29.05.2015
Moderation Referent
Ulrich Schmidt
 Senior Consultant
 Organisationsberatung
 Training
Detlef Jeschke
 Senior Account Manager
 Vertrieb
 Kundenbetreuung
Wichtiger Hinweis.
Die folgenden Ausführungen geben die persönliche
Meinung des Referenten zur derzeitigen Rechtslage
wieder und enthalten lediglich einen Überblick über
einzelne Themenkomplexe.
Spezielle Umstände einzelner Fallkonstellationen
wurden nicht berücksichtigt; diese können durchaus zu
abweichenden Betrachtungsweisen und/oder
Ergebnissen führen.
Die Ausführungen können daher keine rechtliche oder
steuerliche Beratung ersetzen; bitte holen Sie eine auf
Ihre Umstände zugeschnittene, weitere Entwicklungen
berücksichtigende Empfehlung Ihres Steuerberaters
oder Wirtschaftsprüfers ein, bevor Sie Entscheidungen
über die in den Ausführungen besprochenen Themen
treffen.
Die Finanzverwaltung und/oder Gerichte können
abweichende Auffassungen zu den hier behandelten
Themen haben oder entwickeln.
byliftarnhttp://openclipart.org/detail/1042/french-lawyer-early-20th-century
Aktuelle Nachrichten.
 Zitat:
"Die Betriebsprüfer in Nordrhein-
Westfalen haben im letzten Jahr
zusätzliche Steuern von insgesamt
5,7 Milliarden Euro festgesetzt.
Darüber hinaus hat die NRW-
Betriebsprüfung im Jahr 2014
Verluste in Höhe von 5,6 Milliarden
Euro gekürzt, die von den geprüften
Betrieben nicht hätten geltend
gemacht werden dürfen."
[Quelle: Forum elektronische Steuerprüfung] © Ulrich Schmidt
GoBD
Grundsätze zur
ordnungsmäßigen Führung
und Aufbewahrung von
Büchern, Aufzeichnungen
und Unterlagen in
elektronischer Form sowie
zum Datenzugriff.
Gültig für "Veranlagungszeiträume,
die nach dem 31. Dezember 2014
beginnen."
Entwicklungsgeschichte
 GoS seit 1978
 GoBS seit 1995
 GDPdU seit 01/2002
 GoBD seit 01/2015
GoBD _1
3.1 Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit (§ 145 Absatz 1
AO, § 238 Absatz 1 Satz 2 und Satz 3 HGB)
34 Die Nachprüfbarkeit der Bücher und sonst erforderlichen Aufzeichnungen
erfordert eine aussagekräftige und vollständige Verfahrensdokumentation (siehe
unter 10.1), die sowohl die aktuellen als auch die historischen Verfahrensinhalte
für die Dauer der Aufbewahrungsfrist nachweist und den in der Praxis
eingesetzten Versionen des DV-Systems entspricht.
35 Die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit muss für die Dauer der
Aufbewahrungsfrist gegeben sein. Dies gilt auch für die zum Verständnis der
Buchführung oder Aufzeichnungen erforderliche Verfahrensdokumentation.
GoBD _2
3.2.5 Unveränderbarkeit (§ 146 Absatz 4 AO, § 239 Absatz 3 HGB)
60 Der Nachweis der Durchführung der in dem jeweiligen Verfahren
vorgesehenen Kontrollen ist u. a. durch Verarbeitungsprotokolle sowie durch die
Verfahrensdokumentation (siehe unter 6. und unter 10.1) zu erbringen.
Daher sollten die Verarbeitungsprotokolle aufgehoben werden!
GoBD _3
4. Belegwesen (Belegfunktion)
66 Aus der Verfahrensdokumentation (siehe unter 10.1) muss ersichtlich
sein, wie die elektronischen Belege erfasst, empfangen, verarbeitet, ausgegeben
und aufbewahrt (zur Aufbewahrung siehe unter 9.) werden.
Papier und elektronische Belege werden gleichermaßen betrachtet!
GoBD _4
8. Unveränderbarkeit, Protokollierung von Änderungen
110 … Die Ablage von Daten und elektronischen Dokumenten in einem
Dateisystem erfüllt die Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht,
soweit nicht zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden, die eine Unverän-
derbarkeit gewährleisten. …
Hier ist Klarheit geschaffen für E-Mail-, CRM- und ERP-Systeme,
die Dateien ohne weitere "Überwachung" im Filesystem ablegen.
GoBD _5
4. Belegwesen (Belegfunktion)
66 Aus der Verfahrensdokumentation (siehe unter 10.1) muss ersichtlich
sein, wie die elektronischen Belege erfasst, empfangen, verarbeitet, ausgegeben
und aufbewahrt (zur Aufbewahrung siehe unter 9.) werden.
Papier und elektronische Belege werden gleichermaßen betrachtet!
GoBD _6
9.2 Elektronische Aufbewahrung
133 Im DV-System erzeugte Dokumente (z. B. als Textdokumente erstellte
Ausgangsrechnungen [§ 14b UStG], elektronisch abgeschlossene Verträge,
Handels- und Geschäftsbriefe, Verfahrensdokumentation) sind im
Ursprungsformat aufzubewahren.
Unter Zumutbarkeitsgesichtspunkten ist es nicht zu beanstanden, wenn der
Steuerpflichtige elektronisch erstellte und in Papierform abgesandte Handels- und
Geschäftsbriefe nur in Papierform aufbewahrt (Hinweis auf Rzn. 119, 120).
Wird eine Verfahrensdokumentation mit Hilfe von z.B. Microsoft Word erstellt,
dann soll das "Ursprungsformat" (zur Zeit *.docx) aufbewahrt werden.
GoBD _7
10.1 Verfahrensdokumentation
155 Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die
Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt kein formeller
Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen
kann.
Dies ist sicherlich nicht als "Entwarnung" zu verstehen, sondern bedeutet ja im
"Gegenschluss":
Falls eine Verfahrensdokumentation fehlt oder ungenügend ist und damit die
Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit beeinträchtigt, liegt ein formeller
Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen
kann.
GoBD – "4 Säulen-Modell"
Peters, Schönberger & Partner mbB
Schackstraße 2, 80539 München
Internet: www.psp.eu / www.gobd.de
Kontroll- und
Protokoll
-umfeld
Dokumentation Datenintegrität
Migrations-
beständigkeit
GoBD
GoBD Nutzen oder Last?
Vorteil: Verfahrensdokumentation
GoBD Nutzen oder Last?
Vorteil: Elektronische Rechnung
Quelle: Billentis
Ende
VIELEN DANK FÜR
IHRE GEDULD !
Quellen
www.gobd.de Kanzlei PSP, u.a.
www.rechnungsaustausch.org Informationsportal
www.elektronische-steuerpruefung.de/ Informationsportal
www.verband-e-rechnung.org VeR e.V.
www.ecm-cc.de/medien/compliance-dokumente.php id-netsolutions GmbH
www.id-netsolutions.de/schulungen/
WorkshopVerfahrensdokumentation.php id-netsolutions GmbH
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  • 2. Moderation Referent Ulrich Schmidt  Senior Consultant  Organisationsberatung  Training Detlef Jeschke  Senior Account Manager  Vertrieb  Kundenbetreuung
  • 3. Wichtiger Hinweis. Die folgenden Ausführungen geben die persönliche Meinung des Referenten zur derzeitigen Rechtslage wieder und enthalten lediglich einen Überblick über einzelne Themenkomplexe. Spezielle Umstände einzelner Fallkonstellationen wurden nicht berücksichtigt; diese können durchaus zu abweichenden Betrachtungsweisen und/oder Ergebnissen führen. Die Ausführungen können daher keine rechtliche oder steuerliche Beratung ersetzen; bitte holen Sie eine auf Ihre Umstände zugeschnittene, weitere Entwicklungen berücksichtigende Empfehlung Ihres Steuerberaters oder Wirtschaftsprüfers ein, bevor Sie Entscheidungen über die in den Ausführungen besprochenen Themen treffen. Die Finanzverwaltung und/oder Gerichte können abweichende Auffassungen zu den hier behandelten Themen haben oder entwickeln. byliftarnhttp://openclipart.org/detail/1042/french-lawyer-early-20th-century
  • 4. Aktuelle Nachrichten.  Zitat: "Die Betriebsprüfer in Nordrhein- Westfalen haben im letzten Jahr zusätzliche Steuern von insgesamt 5,7 Milliarden Euro festgesetzt. Darüber hinaus hat die NRW- Betriebsprüfung im Jahr 2014 Verluste in Höhe von 5,6 Milliarden Euro gekürzt, die von den geprüften Betrieben nicht hätten geltend gemacht werden dürfen." [Quelle: Forum elektronische Steuerprüfung] © Ulrich Schmidt
  • 5. GoBD Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Gültig für "Veranlagungszeiträume, die nach dem 31. Dezember 2014 beginnen."
  • 6. Entwicklungsgeschichte  GoS seit 1978  GoBS seit 1995  GDPdU seit 01/2002  GoBD seit 01/2015
  • 7. GoBD _1 3.1 Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit (§ 145 Absatz 1 AO, § 238 Absatz 1 Satz 2 und Satz 3 HGB) 34 Die Nachprüfbarkeit der Bücher und sonst erforderlichen Aufzeichnungen erfordert eine aussagekräftige und vollständige Verfahrensdokumentation (siehe unter 10.1), die sowohl die aktuellen als auch die historischen Verfahrensinhalte für die Dauer der Aufbewahrungsfrist nachweist und den in der Praxis eingesetzten Versionen des DV-Systems entspricht. 35 Die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit muss für die Dauer der Aufbewahrungsfrist gegeben sein. Dies gilt auch für die zum Verständnis der Buchführung oder Aufzeichnungen erforderliche Verfahrensdokumentation.
  • 8. GoBD _2 3.2.5 Unveränderbarkeit (§ 146 Absatz 4 AO, § 239 Absatz 3 HGB) 60 Der Nachweis der Durchführung der in dem jeweiligen Verfahren vorgesehenen Kontrollen ist u. a. durch Verarbeitungsprotokolle sowie durch die Verfahrensdokumentation (siehe unter 6. und unter 10.1) zu erbringen. Daher sollten die Verarbeitungsprotokolle aufgehoben werden!
  • 9. GoBD _3 4. Belegwesen (Belegfunktion) 66 Aus der Verfahrensdokumentation (siehe unter 10.1) muss ersichtlich sein, wie die elektronischen Belege erfasst, empfangen, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt (zur Aufbewahrung siehe unter 9.) werden. Papier und elektronische Belege werden gleichermaßen betrachtet!
  • 10. GoBD _4 8. Unveränderbarkeit, Protokollierung von Änderungen 110 … Die Ablage von Daten und elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem erfüllt die Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht, soweit nicht zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden, die eine Unverän- derbarkeit gewährleisten. … Hier ist Klarheit geschaffen für E-Mail-, CRM- und ERP-Systeme, die Dateien ohne weitere "Überwachung" im Filesystem ablegen.
  • 11. GoBD _5 4. Belegwesen (Belegfunktion) 66 Aus der Verfahrensdokumentation (siehe unter 10.1) muss ersichtlich sein, wie die elektronischen Belege erfasst, empfangen, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt (zur Aufbewahrung siehe unter 9.) werden. Papier und elektronische Belege werden gleichermaßen betrachtet!
  • 12. GoBD _6 9.2 Elektronische Aufbewahrung 133 Im DV-System erzeugte Dokumente (z. B. als Textdokumente erstellte Ausgangsrechnungen [§ 14b UStG], elektronisch abgeschlossene Verträge, Handels- und Geschäftsbriefe, Verfahrensdokumentation) sind im Ursprungsformat aufzubewahren. Unter Zumutbarkeitsgesichtspunkten ist es nicht zu beanstanden, wenn der Steuerpflichtige elektronisch erstellte und in Papierform abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe nur in Papierform aufbewahrt (Hinweis auf Rzn. 119, 120). Wird eine Verfahrensdokumentation mit Hilfe von z.B. Microsoft Word erstellt, dann soll das "Ursprungsformat" (zur Zeit *.docx) aufbewahrt werden.
  • 13. GoBD _7 10.1 Verfahrensdokumentation 155 Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann. Dies ist sicherlich nicht als "Entwarnung" zu verstehen, sondern bedeutet ja im "Gegenschluss": Falls eine Verfahrensdokumentation fehlt oder ungenügend ist und damit die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit beeinträchtigt, liegt ein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann.
  • 14. GoBD – "4 Säulen-Modell" Peters, Schönberger & Partner mbB Schackstraße 2, 80539 München Internet: www.psp.eu / www.gobd.de Kontroll- und Protokoll -umfeld Dokumentation Datenintegrität Migrations- beständigkeit GoBD
  • 15. GoBD Nutzen oder Last? Vorteil: Verfahrensdokumentation
  • 16. GoBD Nutzen oder Last? Vorteil: Elektronische Rechnung Quelle: Billentis
  • 18. Quellen www.gobd.de Kanzlei PSP, u.a. www.rechnungsaustausch.org Informationsportal www.elektronische-steuerpruefung.de/ Informationsportal www.verband-e-rechnung.org VeR e.V. www.ecm-cc.de/medien/compliance-dokumente.php id-netsolutions GmbH www.id-netsolutions.de/schulungen/ WorkshopVerfahrensdokumentation.php id-netsolutions GmbH
  • 19. webinar@id-netsolutions powered by: id-netsolutions GmbH Segeberger Str. 9-13a 23863 Kayhude (bei Hamburg) Hamburg – Peine – Hagen – Nürnberg 040 645040 - 0 Geschäftsführung: Adrian Ave, Nils Offer Handelsregister: AG Kiel HRB 1238 SE www.id-netsolutions.de
  • 20. Copyright  Das vorliegende Dokument enthält urheberrechtlich geschützte Informationen.  Kein Teil dieses Dokuments darf ohne schriftliche Genehmigung der id-netsolutions GmbH kopiert, vervielfältigt oder in eine für Maschinen, insbesondere Datenverarbeitungsanlagen, verwendbare Sprache übertragen werden.  Produktnamen sind nicht immer besonders gekennzeichnet.  Bei der Zusammenstellung von Texten und Abbildungen wurde mit größter Sorgfalt vorgegangen. Der Herausgeber behält sich inhaltliche Änderungen dieses Dokumentes ohne Ankündigung vor.  Damit inbegriffen sind auch Änderungen in der Funktionalität der Software.  Der Herausgeber kann für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Copyright© 2015 by id-netsolutions GmbH  All rights reserved 