Das Dokument behandelt die E-Rechnung im Kontext der GoBD und bietet einen Überblick über die relevanten rechtlichen Rahmenbedingungen, Aufbewahrungspflichten und Erfordernisse für elektronische Rechnungen. Es wird betont, dass E-Rechnungen unveränderbar und lesbar sein müssen, sowie zeitgerecht erfasst werden sollten. Zudem wird auf die Notwendigkeit einer verfahrensdokumentation hingewiesen, um die Einhaltung der Grundlagen ordnungsgemäßer Buchführung sicherzustellen.

1. Die E-Rechnung im Lichte der GoBD 1
Die E-Rechnung im Lichte der GoBD
Stefan Groß, Steuerberater und CISA (Certified Information Systems Auditor)
Partner bei PSP und Vorstandsvorsitzender des VeR
in Kooperation mit

2. Die E-Rechnung im Lichte der GoBD 2
Die vorliegenden Ausführungen geben die persönliche Meinung der Autoren zur derzeitigen Rechtslage
wieder und enthalten lediglich einen Überblick über einzelne Themenkomplexe. Spezielle Umstände
einzelner Fallkonstellationen wurden nicht berücksichtigt; diese können durchaus zu abweichenden
Betrachtungsweisen und/oder Ergebnissen führen. Die dargestellten Ausführungen können daher keine
rechtliche oder steuerliche Beratung ersetzen; bitte holen Sie eine auf Ihre Umstände zugeschnittene,
weitere Entwicklungen berücksichtigende Empfehlung Ihres Steuerberaters oder Wirtschaftsprüfers ein,
bevor Sie Entscheidungen über die in diesen Ausführungen besprochenen Themen treffen. Die
Finanzverwaltung und/oder Gerichte können abweichende Auffassungen zu den hier behandelten Themen
haben oder entwickeln.

3. Die E-Rechnung im Lichte der GoBD 3
Alle Rechnungen sind gleich!

4. Die E-Rechnung im Lichte der GoBD 4
RechnungRechnungs-
aussteller
Rechnungs-
empfänger
GRUNDSATZ

5. Die E-Rechnung im Lichte der GoBD 5
Für (E-)Rechnungen gelten die GoBD!

6. Die E-Rechnung im Lichte der GoBD 6
DIE GOBD ALS FRAMEWORK
GoBD =Vorgaben an IT-gestützte Systeme
E-Rechnung

7. Die E-Rechnung im Lichte der GoBD 7
E-Rechnungen sind elektronisch aufzubewahren!

8. Die E-Rechnung im Lichte der GoBD 8
 Im DV-System erzeugte Dokumente sind im Ursprungsformat aufzubewahren
 Eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege müssen
in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden (E-Mails!)
 Der Erhalt der Verknüpfung zwischen Geschäftsvorfall und Dokument muss während
der gesamten Aufbewahrungsfrist gewährleistet sein
 Ein elektronisches Dokument ist mit einem nachvollziehbaren und eindeutigen Index
zu versehen
 Die Belege in Papierform oder in elektronischer Form sind zeitnah, d. h. möglichst
unmittelbar nach Eingang oder Entstehung, gegen Verlust zu sichern
 Besonderheiten sind bei der Konvertierung (in ein Inhouse-Format) sowie beim Einsatz
von Kryptografietechniken zu beachten
(ORIGINÄR) ELEKTRONISCHE AUFBEWAHRUNG

9. Die E-Rechnung im Lichte der GoBD 9
9
AUFBEWAHRUNG – GRUNDSATZ
Evtl.
Konvertierungen
„Originäres
Format“
Alleinige Aufbewahrung eines
Papierausdrucks ist nicht zulässig
Papieraufbewahrung
OriginalPapier-
rechnung
Elektronische
Rechnung
Kann digitalisiert
werden  GoBD
Elektronische
Aufbewahrung
optional, wenn
digitalisiert

10. Die E-Rechnung im Lichte der GoBD 10
 Übermittlung der Rechnung per E-Mail
 Gilt für eine E-Mail, mit der eine Rechnung transportiert wurde,
die Aufbewahrungspflicht?
 Wohl entscheidend, ob der Dateianhang alle
umsatzsteuerlichen Pflichtangaben enthält
SONDERFALL E-MAIL

11. Die E-Rechnung im Lichte der GoBD 11
E-Rechnungen sind unveränderbar aufzubewahren!

12. Die E-Rechnung im Lichte der GoBD 12
 Buchungen und Aufzeichnungen dürfen nicht in einer Weise verändert werden, dass der
ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist
 Die Unveränderbarkeit kann durch entsprechende Hardware, Software oder
organisatorische Vorkehrungen gewährleistet werden
 Spätere Änderungen sind so vorzunehmen, dass sowohl der ursprüngliche Inhalt als auch
die Tatsache, dass Veränderungen vorgenommen wurden, erkennbar bleiben
 Die reine Ablage von Daten und Dokumenten in einem reinen Dateisystem erfüllt die
Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht!
 Etwaige Systemwechsel oder Systemabschaltungen im Hard- oder Softwarebereich dürfen
die unveränderbare Aufbewahrung nicht beeinträchtigen
UNVERÄNDERBARKEIT

13. Die E-Rechnung im Lichte der GoBD 13
(E-)Rechnungen müssen lesbar sein!

14. Die E-Rechnung im Lichte der GoBD 14
14
LESBARKEIT
Papier
 sinnvoll: geeigneter Viewer
 u. E. auch möglich:
 Darstellung der Inhalte
 Darstellung der Pflichtfelder
 Listenform genügt
elektronisch, geeigneter Viewer (pdf, …)
elektronisch, strukturierte Daten

15. Die E-Rechnung im Lichte der GoBD 15
(E-)Rechnungen sind zeitgerecht zu erfassen!

16. Die E-Rechnung im Lichte der GoBD 16
Bargeschäfte
Laufende Buchung Periodenweise Buchung
Unbare
Geschäfts-
vorfälle
Kasseneinnahmen und Kassenausgaben
sollen täglich festgehalten werden
Entstehung Geschäftsvorfall bis
Erfassung: Zehn Tage unbedenklich
Erfassung bis zum Ablauf des
folgenden Monats nach
Entstehung unbedenklich
Sicherung Vollständigkeit Belegsicherung innerhalb 10 Tage
Erfassung
Buchung
GOBD – ZEITGERECHTHEIT
Belegsicherung
>> Buchung später

17. Die E-Rechnung im Lichte der GoBD 17
Papierrechnungen dürfen gescannt werden, aber...

18. Die E-Rechnung im Lichte der GoBD 18
 Das Scanergebnis ist so aufzubewahren, dass die Wiedergabe mit
dem Original bildlich übereinstimmt
 Bildliche Übereinstimmung bei Lesbarmachung
 Das Verfahren muss dokumentiert werden und der Steuerpflichtige
sollte eine Organisationsanweisung erstellen
 Weitere Bearbeitung mit elektronischem Dokument
(alternativ: Erneutes Scannen)
 Besonderheit (1): Datenzugriff
 Besonderheit (2): OCR-Verarbeitung
DIGITALISIERUNG VON PAPIERRECHNUNGEN

19. Die E-Rechnung im Lichte der GoBD 19
Papierrechnungen dürfen vernichtet werden, wenn…

20. Die E-Rechnung im Lichte der GoBD 20
 Vernichtung der Papierrechnung grundsätzlich zulässig
 Erfassungs- und Archivierungsverfahren den GoBD
entsprechen
 Das Verfahren muss dokumentiert werden und der
Steuerpflichtige sollte eine Organisationsanweisung
erstellen
DIGITALISIERUNG VON PAPIERRECHNUNGEN

21. Die E-Rechnung im Lichte der GoBD 21
Keine Rechnung ohne Rechnungseingangsprüfung!

22. Die E-Rechnung im Lichte der GoBD 22
 Innerbetriebliches Kontrollverfahren mit verlässlichem Prüfpfad ist
weitestgehend Bestandteil der gängigen Rechnungs(eingangsprüfung)
im Unternehmen
 „Ist der Nachweis erbracht, dass die Voraussetzungen des
Vorsteuerabzugs nach § 15 UStG gegeben sind, kommt der Frage der
Durchführung des innerbetrieblichen Kontrollverfahrens in dem
konkreten Einzelfall keine eigenständige Bedeutung mehr zu und kann
insbesondere nicht mehr zur Versagung des Vorsteuerabzugs führen.“
 Kein zusätzliches Verfahren erforderlich…
 Fazit: Innerbetriebliches Kontrollverfahren =
Rechnungseingangsprüfung
INNERBETRIEBLICHES KONTROLLVERFAHREN
MIT PRÜFPFAD

23. Die E-Rechnung im Lichte der GoBD 23
E-Rechnungen unterliegen dem Datenzugriff!

24. Die E-Rechnung im Lichte der GoBD 24
 Bereitzustellen sind insbesondere Daten der Finanzbuchhaltung, der Anlagenbuchhaltung,
der Lohnbuchhaltung sowie aller Vor- und Nebensysteme (steuerrelevante Daten!)
 Das Einsichtsrecht der Finanzverwaltung bezieht sich neben den Bewegungsdaten auch
auf Stammdaten und deren Verknüpfungen
 Daneben sind auch alle zur maschinellen Auswertung der Daten erforderlichen
Strukturinformationen in maschinell auswertbarer Form sowie die internen und externen
Verknüpfungen vollständig und in unverdichteter, maschinell auswertbarer Form
aufzubewahren
 Neben den eigentlichen Daten sind auch die Teile der Verfahrensdokumentation auf
Verlangen zur Verfügung zu stellen, die einen vollständigen Systemüberblick ermöglichen
und die für das Verständnis des DV-Systems erforderlich sind
 Bei der Ausübung des Rechts auf Datenzugriff stehen der Finanzbehörde drei gleich-
berechtigte Möglichkeiten (unmittelbarer Datenzugriff (Z1), mittelbarer Datenzugriff (Z2),
Datenträgerüberlassung (Z3)) zur Verfügung
 Maschinell auswertbar = originär elektronisch
GOBD – KERNAUSSAGEN

25. Die E-Rechnung im Lichte der GoBD 25
MASCHINELLE AUSWERTBARKEIT
Mathematisch technische
Auswertungen
Volltextsuche Prüfung im weitesten Sinne
Maschinelle Auswertbarkeit
„IDEA-Auswertbarkeit“ E-Mails / DMS Bildschirmabfragen etc.
bisher originär elektronisch

26. Die E-Rechnung im Lichte der GoBD 26
Der E-Rechnungs-Prozess ist zu dokumentieren!

27. Die E-Rechnung im Lichte der GoBD 27
 Grundsätzlich nein
(gemäß Gesetzesbegründung und Frage-Antwort-Katalog des BMF)
 Aber: Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung schreiben
Verfahrensdokumentation vor, hier also für den Prozess der Rechnungsprüfung
 Rechnungsempfänger trifft unverändert die Feststellungslast
 Empfohlen sind Nachweise, dass das innerbetriebliche Kontrollverfahren
durchlaufen wurde
 => GoBD
DOKUMENTATIONS- UND AUFZEICHNUNGSPFLICHTEN

28. Die E-Rechnung im Lichte der GoBD 28
 Für jedes DV-System muss eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation
vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig
und schlüssig ersichtlich sind
 Die Verfahrensdokumentation muss verständlich und damit für einen sachverständigen
Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein
 Aus der Verfahrensdokumentation muss ersichtlich sein, wie die elektronischen Belege
erfasst, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden (Belegfunktion)
 Die Beschreibung des Internen Kontrollsystems (IKS) ist Bestandteil der Verfahrens-
dokumentation
 Die Verfahrensdokumentation besteht in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung,
einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer
Betriebsdokumentation
GOBD – KERNAUSSAGEN

29. Die E-Rechnung im Lichte der GoBD 29
MUSTERGLIEDERUNG

30. Die E-Rechnung im Lichte der GoBD 30
ZUGFeRD als E-Rechnung 2.0!

31. Die E-Rechnung im Lichte der GoBD 31
bilateral systemisch
AUSGANGSPUNKT ZUGFERD

32. Die E-Rechnung im Lichte der GoBD 32
Papier
systemisch
unstrukturiert
Bild-
Datei
(PDF)
systemisch
unstrukturiert
!?
systemisch
strukturiert
EDI
bilateral
strukturiert
ZUGFERD ALS GEMEINSAMER „NENNER“

33. Die E-Rechnung im Lichte der GoBD 33
INHALTLICH IDENTISCHE MEHRSTÜCKE!?
Rechnungsaussteller
PDF
XML
Rechnungsempfänger
PDF
XML
 Beleg  Beleg
 Buchungs-
hilfe
 Buchungs-
hilfe
= =

34. Die E-Rechnung im Lichte der GoBD 34
...entscheidend ist die Prozess-Architektur!

35. Die E-Rechnung im Lichte der GoBD 35
MEDIENBRUCHFREIE PROZESS-ARCHITEKTUR
XML
aPrüfung
Eingang
Aufbewahrung

36. Die E-Rechnung im Lichte der GoBD 36
Stefan Groß,
Steuerberater und CISA, Partner bei PSP
und Vorstandsvorsitzender des VeR
Verband elektronische Rechnung (VeR)
E-Invoice Alliance Germany e.V.
Schackstraße 2
80539 München
Tel.: +49 (0)89 38 17 22 28
Fax: +49 (0)89 38 17 22 04
E-Mail: sekretariat@verband-e-rechnung.org
Internet: www.verband-e-rechnung.org
Peters, Schönberger & Partner mbB
Rechtsanwälte Wirtschaftsprüfer Steuerberater
Schackstraße 2
80539 München
Tel.: +49 89 3 81 72 - 0
Fax: +49 89 3 81 72 – 204
E-Mail: psp@psp.eu
Internet: www.psp.eu
in Kooperation mit