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Digitale Signatur mit eEvolution
Rechtssicherheit und Kostenersparnis bei
           elektronischem Belegversand
Über Mentana-Claimsoft

• Softwarehaus spezialisiert auf:
   – Elektronische Signaturen
   – Langzeitarchivierung / Beweiswerterhaltung
   – Identmanagement / PKI
• Betreiber von sicheren Intermediärportalen im
  Internet, etwa Signaturportal.de

• De-Mail Provider

• Sitz: Bad Salzdetfurth / Hannover, Spreenhagen /
  Berlin, Niederlassung in der Schweiz
Über Mentana-Claimsoft AG

Auszug E-Billing Kunden:
• AerTicket GmbH, Berlin
• Allianz, München
• Creditreform, Hannover
• Cultuzz Digital Media GmbH, Berlin
• DeltiCom AG, Hannover
• EWE TEL GmbH, Oldenburg
• htp GmbH, Hannover
• Lufthansa Technik AG, Hamburg
• TUI InfoTec GmbH, Hannover…
Was ist eine elektronische Signatur?

Ablauf der Erstellung:
   1. Hashwertbestimmung
   2. Verschlüsseln des Hashwerts (privater Schlüssel)
   3. Kombinieren Dokument und verschlüsselter Hashwert




                                2
          1


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Was ist eine elektronische Signatur?

Ablauf der Prüfung:
   1. Entschlüsseln der Hashwerts (öffentlicher Schlüssel)
   2. Eigenes Berechnen des Hashwerts
   3. Vergleich der Hashwerte



            1


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                          2
Technische Umsetzung von Signaturen

• Dokumentenformate
   – PDF und PDF/A (ISO 19005-1)
   – XML
   – Sonstiges (TIFF, DOC etc.)
• Signaturarten
   – In das Dokument integrierte Signaturen
       • Standard bei PDF
       • Möglich bei XML
   – Externe Signaturdateien
       • PKCS#7 (RSA Standard) für sonstige Formate
Komponenten einer Signaturlösung

• Kartenlesegerät
   – Zulassung durch Bundesnetzagentur
   – Mindestens Typ 2 (besitzt eine Tastatur)
   – Vorgaben Mentana-Claimsoft
• Qualifizierte Signaturkarte (SSEE)
   – Stammt von einem Trustcenter (ZDA)
   – Verwendung einer Massensignaturkarte
   – Vorgabe Mentana-Claimsoft
• Signaturanwendungskomponente
   – Zulassungen durch Bundesnetzagentur
   – Liefert Mentana-Claimsoft / eEvolution
Elektronische Rechnungen, warum?

• Vorteile:
   – Verzicht auf Papierform möglich, sofern Empfänger
     einverstanden ist
   – Keine Porto- und Verarbeitungskosten
   – Kein Medienbruch für Transport (B2B)
   – Skalierbare Lösungen für eEvolution vorhanden
• Nachteile:
   – Signaturserver muss angeschafft und betrieben werden
   – Empfänger müssen ggf. überzeugt werden
Elektronische Rechnungen - Nutzen

          Annahmen [in €]                      Nettoersparnis [in €]

Kosten für Papierrechnungsstellung:     Bei 24.000 elektronisch signierten
                                        Rechnungen pro Jahr:
   Druck                       0,05
                                         Kosten traditionell          18.000
   Kuvertierung                0,15
                                         Kosten elektronisch           6.000
   Porto                       0,55
                                         Integration & Wartung ca. 2.000
   Summe                       0,75
                                         (Verifikationsprotokolle     2.400)
                                         Einsparung 1. Jahr            7.600
Kosten für elektronische Signatur:
(Hard und Software)                     Bei 480.000 elektronisch signierten
 Standard -3.000 Sig/h         6.000   Rechnungen pro Jahr:
 Performance - 12.000 Sig/h15.000       Kosten traditionell       360.000
 Zzgl. Wartung 18% p.a.                 Kosten elektronisch        15.000
                                         Integration & Wartung ca. 6.000
                                         (Verifikationsprotokolle  36.000)
                                         Einsparung 1. Jahr       303.000
Elektronische Rechnungen - Erfordernisse

• Versender
   – Einverständnis des Empfängers (implizit)
   – Qualifizierte elektronische Signatur
   – Lesbares Transportformat (etwa PDF)
   – Darf nicht selbst das Verifikationsprotokoll liefern
• Empfänger
   – Darf elektronische Rechnungen ablehnen
   – Elektronische Weiterverarbeitung erforderlich
   – Verifikation der elektronischen Rechnung
   – Archivierung des Verifikationsprotokoll
Produkte fürs E-Billing

• Einzelsignatur: Office-Signer (Windows)
   – Arbeitsplatzlösung für Einzel- und Stapelsignatur
• Massensignatur: eEvolution AutoSigner (Windows)
   – Elektronische Rechnungen im Batchbetrieb
• Massenverifikation: eEvolution AutoVerifier (Windows)
   – Prüfung von Eingangsrechnungen
• ASP-Lösung: www.signaturportal.de (E-Mail, SOAP)
   – SigG-konforme Signatur sowie GDPdU-konforme
     Verifikation und Online-Archivierung
Elektronische Rechnungen - Versenderseite


            Erstellung              Signatur      Verteilung


                                    eEvolution     Webportal
eEvolution
                                    AutoSigner
                                                    E-Mail

Rechnungs-                            Signatur-
  Daten                               karte(n)
                    Elektronische
                     Rechnung
 Format-               (PDF)
 Vorlagen
Elektronische Rechnungen - Empfängerseite

Verteilung                      Empfang               Verifikation


Webportal        Elektronisch                          eEvolution
                   signierte                           AutoVerifier
  E-Mail          Rechnung                                 oder
                                                     Onlineverifikation
                                                     Signaturportal.de




                  Ausdruck                            Verifikations-
                                      Archivierung
                  (= Kopie!)                            protokoll
EU: Neuregelung RL/UStG

Änderung der RL 2006/112 EG durch die Europäischen
  Kommission, u.a.
• Gleichbehandlung von Papier- und elektronischer Rechnung
  gefordert! (Sinnvoll?)
• Erforderlich sind:
   –   Authentizität        qual. Zertifikat
   –   Integrität           qual. Signatur
   –   neu: Lesbarkeit      PDF-Format
    OK!
EU: Neuregelung RL/UStG
            DE: Steuervereinfachungsgesetz

• Umsetzung in nationales Recht bis Ende 2012. Der
  deutsche Gesetzgeber hat gearbeitet:
  Steuervereinfachungsgesetz
   Eine Stellungnahme des BMF dazu wird erwartet…

• Erlaubt sind wahlweise:
   – Elektronische Signaturen mit qual. Zertifikat
   – Standardisierte EDI Verfahren
   – Sonstige Verfahren, die Echtheit und Unversehrtheit
     der Inhalte gewährleisten
EU: Neuregelung RL/UStG
               DE: Steuervereinfachungsgesetz
• Sonstige Verfahren:
   – Nur „Prozesssicherheit“ wird gefordert (WP notwendig?)
   – Rechtsicherheit? Prüfer sagt später, ob es ok war…
   – Gut für KMUs? Große führen eigene Prozesse ein…
 Offen ist, wie die neuen „anderen Verfahren“ - etwa interne
  Kontrollverfahren - ausgestaltet werden müssen, um die Echtheit
  und Herkunft von elektr. Rechnungen über den vollen
  Aufbewahrungszeitraum von 10 Jahren zu garantieren.
  Zusätzlich bestehen innerhalb der EU erhebliche Unterschiede in
  der Auffassung dieser "internen Kontrollverfahren". Eine EU-
  weite Harmonisierung ist kurz- und mittelfristig nicht absehbar…
EU: Neuregelung RL/UStG
            DE: Steuervereinfachungsgesetz
Warum Signaturen?
 Begründung zu Artikel 5, Nummer 1, Buchstabe a) weist
  explizit daraufhin, dass nicht nur Rechnungsversender,
  sondern insbesondere auch Rechnungsempfänger in der
  Lage sein müssen, Authentizität und Integrität einer
  elektronischen Rechnung für den gesamten
  Aufbewahrungszeitraum nachzuweisen.
 Begründung zu Artikel 5, Nummer 1, Buchstabe b):
  „bislang [sind] nur die Nutzung qualifizierter Signaturen
  und die Übermittlung per EDI-Verfahren als bekannte und
  genutzte Verfahren standardisiert.“
Persönlicher Ausblick

• Elektronischer Rechnungen mit Signaturen sind seit Jahren
  erfolgreich EU-weit im Einsatz und sind weiterhin die
  universelle, internationale „State of the Art“-Lösung
• Existierenden Lösungen (eEvolution) verstecken die
  Komplexität (des SigG) vor dem Anwender
• Der Preis alleine ist kein Grund (mehr) gegen eine
  Einführung von elektronischen Rechnungen – im Gegenteil!
    Ein schneller ROI möglich ist

► Entdecken Sie das Potential der elektronischen
  Rechnungen für sich!
Fragen?

Kontakt:
Mentana-Claimsoft AG
Axel Janhoff
Griesbergstr. 8
31162 Bad Salzdetfurth


axel.janhoff@mentana.de

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Digitale Signatur mit eEvolution

  • 1. Digitale Signatur mit eEvolution Rechtssicherheit und Kostenersparnis bei elektronischem Belegversand
  • 2. Über Mentana-Claimsoft • Softwarehaus spezialisiert auf: – Elektronische Signaturen – Langzeitarchivierung / Beweiswerterhaltung – Identmanagement / PKI • Betreiber von sicheren Intermediärportalen im Internet, etwa Signaturportal.de • De-Mail Provider • Sitz: Bad Salzdetfurth / Hannover, Spreenhagen / Berlin, Niederlassung in der Schweiz
  • 3. Über Mentana-Claimsoft AG Auszug E-Billing Kunden: • AerTicket GmbH, Berlin • Allianz, München • Creditreform, Hannover • Cultuzz Digital Media GmbH, Berlin • DeltiCom AG, Hannover • EWE TEL GmbH, Oldenburg • htp GmbH, Hannover • Lufthansa Technik AG, Hamburg • TUI InfoTec GmbH, Hannover…
  • 4. Was ist eine elektronische Signatur? Ablauf der Erstellung: 1. Hashwertbestimmung 2. Verschlüsseln des Hashwerts (privater Schlüssel) 3. Kombinieren Dokument und verschlüsselter Hashwert 2 1 3
  • 5. Was ist eine elektronische Signatur? Ablauf der Prüfung: 1. Entschlüsseln der Hashwerts (öffentlicher Schlüssel) 2. Eigenes Berechnen des Hashwerts 3. Vergleich der Hashwerte 1 3 2
  • 6. Technische Umsetzung von Signaturen • Dokumentenformate – PDF und PDF/A (ISO 19005-1) – XML – Sonstiges (TIFF, DOC etc.) • Signaturarten – In das Dokument integrierte Signaturen • Standard bei PDF • Möglich bei XML – Externe Signaturdateien • PKCS#7 (RSA Standard) für sonstige Formate
  • 7. Komponenten einer Signaturlösung • Kartenlesegerät – Zulassung durch Bundesnetzagentur – Mindestens Typ 2 (besitzt eine Tastatur) – Vorgaben Mentana-Claimsoft • Qualifizierte Signaturkarte (SSEE) – Stammt von einem Trustcenter (ZDA) – Verwendung einer Massensignaturkarte – Vorgabe Mentana-Claimsoft • Signaturanwendungskomponente – Zulassungen durch Bundesnetzagentur – Liefert Mentana-Claimsoft / eEvolution
  • 8. Elektronische Rechnungen, warum? • Vorteile: – Verzicht auf Papierform möglich, sofern Empfänger einverstanden ist – Keine Porto- und Verarbeitungskosten – Kein Medienbruch für Transport (B2B) – Skalierbare Lösungen für eEvolution vorhanden • Nachteile: – Signaturserver muss angeschafft und betrieben werden – Empfänger müssen ggf. überzeugt werden
  • 9. Elektronische Rechnungen - Nutzen Annahmen [in €] Nettoersparnis [in €] Kosten für Papierrechnungsstellung: Bei 24.000 elektronisch signierten Rechnungen pro Jahr:  Druck 0,05  Kosten traditionell 18.000  Kuvertierung 0,15  Kosten elektronisch 6.000  Porto 0,55  Integration & Wartung ca. 2.000  Summe 0,75  (Verifikationsprotokolle 2.400)  Einsparung 1. Jahr 7.600 Kosten für elektronische Signatur: (Hard und Software) Bei 480.000 elektronisch signierten  Standard -3.000 Sig/h 6.000 Rechnungen pro Jahr:  Performance - 12.000 Sig/h15.000  Kosten traditionell 360.000  Zzgl. Wartung 18% p.a.  Kosten elektronisch 15.000  Integration & Wartung ca. 6.000  (Verifikationsprotokolle 36.000)  Einsparung 1. Jahr 303.000
  • 10. Elektronische Rechnungen - Erfordernisse • Versender – Einverständnis des Empfängers (implizit) – Qualifizierte elektronische Signatur – Lesbares Transportformat (etwa PDF) – Darf nicht selbst das Verifikationsprotokoll liefern • Empfänger – Darf elektronische Rechnungen ablehnen – Elektronische Weiterverarbeitung erforderlich – Verifikation der elektronischen Rechnung – Archivierung des Verifikationsprotokoll
  • 11. Produkte fürs E-Billing • Einzelsignatur: Office-Signer (Windows) – Arbeitsplatzlösung für Einzel- und Stapelsignatur • Massensignatur: eEvolution AutoSigner (Windows) – Elektronische Rechnungen im Batchbetrieb • Massenverifikation: eEvolution AutoVerifier (Windows) – Prüfung von Eingangsrechnungen • ASP-Lösung: www.signaturportal.de (E-Mail, SOAP) – SigG-konforme Signatur sowie GDPdU-konforme Verifikation und Online-Archivierung
  • 12. Elektronische Rechnungen - Versenderseite Erstellung Signatur Verteilung eEvolution Webportal eEvolution AutoSigner E-Mail Rechnungs- Signatur- Daten karte(n) Elektronische Rechnung Format- (PDF) Vorlagen
  • 13. Elektronische Rechnungen - Empfängerseite Verteilung Empfang Verifikation Webportal Elektronisch eEvolution signierte AutoVerifier E-Mail Rechnung oder Onlineverifikation Signaturportal.de Ausdruck Verifikations- Archivierung (= Kopie!) protokoll
  • 14. EU: Neuregelung RL/UStG Änderung der RL 2006/112 EG durch die Europäischen Kommission, u.a. • Gleichbehandlung von Papier- und elektronischer Rechnung gefordert! (Sinnvoll?) • Erforderlich sind: – Authentizität  qual. Zertifikat – Integrität  qual. Signatur – neu: Lesbarkeit  PDF-Format  OK!
  • 15. EU: Neuregelung RL/UStG DE: Steuervereinfachungsgesetz • Umsetzung in nationales Recht bis Ende 2012. Der deutsche Gesetzgeber hat gearbeitet: Steuervereinfachungsgesetz  Eine Stellungnahme des BMF dazu wird erwartet… • Erlaubt sind wahlweise: – Elektronische Signaturen mit qual. Zertifikat – Standardisierte EDI Verfahren – Sonstige Verfahren, die Echtheit und Unversehrtheit der Inhalte gewährleisten
  • 16. EU: Neuregelung RL/UStG DE: Steuervereinfachungsgesetz • Sonstige Verfahren: – Nur „Prozesssicherheit“ wird gefordert (WP notwendig?) – Rechtsicherheit? Prüfer sagt später, ob es ok war… – Gut für KMUs? Große führen eigene Prozesse ein…  Offen ist, wie die neuen „anderen Verfahren“ - etwa interne Kontrollverfahren - ausgestaltet werden müssen, um die Echtheit und Herkunft von elektr. Rechnungen über den vollen Aufbewahrungszeitraum von 10 Jahren zu garantieren. Zusätzlich bestehen innerhalb der EU erhebliche Unterschiede in der Auffassung dieser "internen Kontrollverfahren". Eine EU- weite Harmonisierung ist kurz- und mittelfristig nicht absehbar…
  • 17. EU: Neuregelung RL/UStG DE: Steuervereinfachungsgesetz Warum Signaturen?  Begründung zu Artikel 5, Nummer 1, Buchstabe a) weist explizit daraufhin, dass nicht nur Rechnungsversender, sondern insbesondere auch Rechnungsempfänger in der Lage sein müssen, Authentizität und Integrität einer elektronischen Rechnung für den gesamten Aufbewahrungszeitraum nachzuweisen.  Begründung zu Artikel 5, Nummer 1, Buchstabe b): „bislang [sind] nur die Nutzung qualifizierter Signaturen und die Übermittlung per EDI-Verfahren als bekannte und genutzte Verfahren standardisiert.“
  • 18. Persönlicher Ausblick • Elektronischer Rechnungen mit Signaturen sind seit Jahren erfolgreich EU-weit im Einsatz und sind weiterhin die universelle, internationale „State of the Art“-Lösung • Existierenden Lösungen (eEvolution) verstecken die Komplexität (des SigG) vor dem Anwender • Der Preis alleine ist kein Grund (mehr) gegen eine Einführung von elektronischen Rechnungen – im Gegenteil!  Ein schneller ROI möglich ist ► Entdecken Sie das Potential der elektronischen Rechnungen für sich!
  • 19. Fragen? Kontakt: Mentana-Claimsoft AG Axel Janhoff Griesbergstr. 8 31162 Bad Salzdetfurth axel.janhoff@mentana.de