Nehmen Sie an unserem Webinar teil um zu erfahren wie Sie elektronische Rechnungen nutzen können um nach und nach Ihre Finanz- und Beschaffungsprozesse digitalisieren zu können. Im Webinar werden wir uns auch der neuesten Empfehlungen des IT Planungsrats in Bezug auf PEPPOL widmen und evaluieren welche Bedeutung dies bei der Einführung vom elektronischen Rechnungsaustausch hat.

1. Quo vadis e-invoicing?
Sascha Bütterling | Hanno Detlefsen
17.07.2018

2. Agenda
Einführung - Elektronische Rechnung im Allgemeinen
Formate und Regularien
Blick hinüber zu den Nachbarn
Was ist eigentlich Peppol
Ein Netzwerk der Netzwerke
2
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4
5
1

3. Einführung - Elektronische
Rechnung im Allgemeinen

4. Digitaliserung von Geschäftsprozessen
Bestellung
Bestellbestätigung
Lieferschein
Rechnung
KundenLieferanten
VerkaufDebitorenmanagement
EinkaufKreditorenmanagement
VerkaufDebitorenmanagement
EinkaufKreditorenmanagement
Lieferbestätigung
Selbstabrechnung
Katalogdaten
Kontrolle
Compliance
Einsparungen
Unternehmen A
Effizienz
Verkauf
Debitorenmanagement
Einkauf
Kreditorenmanagement
Bestellung
Bestellbestätigung
Lieferschein
Rechnung
Lieferbestätigung
Selbstabrechnung
Katalogdaten

5. Einsparpotentiale beim Rechnungsempfang
Postalischer
Papiereingang
Posteingangs-
bearbeitung und
Scanning
Datenerfassung
und –verifikation
Datenvalidierung
Dokumenten-
austausch mit
strukturierten Daten
- 10% - 15% - 35% - 70%
• Belegannahme
• Belegvorbereitung
• Rücksendeservice
• Hochleistungs-
scanzentrum
• Modernste OCR -
Technologien
• Garantierte
Datenqualität
• Geschultes Personal
• Abgleich Stammdaten
• Individuelle Vorgaben
• Formale Vorgaben
• Entkuvertieren
• Anlesen
• Bestellbezug suchen
• Entklammern
• Werbung entfernen
• Zuordnen
• Automatisierung in der
Belegannahme und
Prüfung

6. Invoice Receiving | Business Network
Prozesskosten und -zeiten einer
durchschnittlichen Rechnung
Best in class
20% der
Unternehmen
• 3,16 €
• 4,4 Tage
Mehrheit im Markt
50% der
Unternehmen
• 8,40 €
• 14,4 Tage
Worst in class
30% der
Unternehmen
• 38,00 €
• 34,4 Tage
Quelle: Aberdeen Group 3/2008

7. Formate und
Regularien

8. 10 Dinge die Sie über elektronische Rechnungen
wissen sollten
1. Alle Rechnungen sind gleich zu behandeln
2. Technologieneutralität
3. Authentizität & Integrität (Compliance!!!)
4. Signatur & EDI sind weiterhin möglich
5. Lesbarkeit
6. Pflichtangaben (§ 14 UStG)
7. Aufbewahrungspflicht
8. Papierrechnungen dürfen digitalisiert werden
9. Vorgänge müssen nachvollziehbar sein
(Dokumentation)
10.Recht auf Datenzugriff

9. Unterschiedlichste Kombinationsmöglichkeiten
PIDX
EDIFURN EDIWHEEL RINET
OFTPEANCOM EDITRANS EDITEX
PapierAS2 ENX ebxml ETIS
CEN PC434
RFCEDI@ENERGY
Cross Industry Invoice
EDILEKTRO XÖV
OFTPII
ODETTE
(S)FTP
EMail
X400
EDI@ENERGY
VDA 4938
EDIPAP EDIGAS
EDIFACTSOAP HTTPS CEFICZUGFeRD1/2
XRechnung
IDOC
AS4
FTPs
BriefpostXML
eFattura
Svet fatura
CSV
PEPPOL
Facturae
AnsiX12
FatturaPA
Finvoice
EDIFICE
Übertragungsweg Format

10. Welche Formate sollte mein Unternehmen beherrschen?
Format gefordert Format genutzt

11. Welche Treiber setzen die Trends für e-invoicing?
Rechtlicher Prozess
Global und vereinheitlicht
Wirtschaftlicher Prozess
Lokal und gestückelt
Effizienz
Kosten pro Nutzer
Kosten pro Transaktion
Öffentliche Einnahmen
Transparenz
Zwei grundsätzliche rechtliche Ansätze
Prozess Archiv
Lebenszyklus einer Rechnung
Clearance Modell: Echtzeit Kontrolle
Bsp.: Italien, Lat-Am, Asien, Russland
Post Audit Modell: ggf. Prüfung Jahre später
Bsp.: Die meisten EU Länder,Australien
Hat besonderen Einfluss auf: Die
Erstellung der Rechnung, das Format,
die benötigte Infrastruktur (z.B. SdI –
Italien)
Hat besonderen Einfluss auf: Die
Archivierung der Rechnung und das dafür
notwendige Format
Zwei grundsätzliche wirtschaftliche Ausgangspunkte
Sender getrieben Archiv
Ausgangspunkt der Digitalisierungsbemühung
Eigenschaften:
Marktmacht
Selbst stark digitalisiert
Hoher Kostendruck
Hoher Zeitdruck
First Mover
Empfänger getrieben

12. E-Rechnungsgesetz
27. November 2018
Verpflichtung zur
Annahme von E-
Rechnungen durch die
Bundesministerien
und Verfassungsorgane
27. November 2020
Verpflichtung zur
ausschließlichen Annahme
von E-Rechnungen bei
Beträgen von vorauss.
> 1000 €.
27. November 2019
Verpflichtung zur Annahme
von E-Rechnungen durch alle
anderen öffentlichen
Auftraggeber und
Unternehmen im Staatsbesitz
Vergangenheitsbetrachtung Zukunftsbetrachtung
April 2014
Verabschiedung der
Richtlinie 2014/55/EU
2014/55/EU
Juli 2017
europäisches
Normungsgremium CEN
veröffentlicht die Norm
EN 16931 "Elektronische
Rechnungsstellung".
CEN
Juli 2016
Verabschiedung des
Gesetzesentwurfs zur
Umsetzung der EU-Richtlinie
durch das Bundeskabinett
September 2017
Verabschiedung der
E-Rechnungs-Verordnung
durch das Bundeskabinett
April 2018
IT-Planungsrat
empfiehlt PEPPOL als
Transportweg für E-
Rechnungen

13. Blick hinüber zu
den Nachbarn

14. EU Nachbarschaft
EU
Gesetzliche Verpflichtung für E-
Rechnung im öffentlichen Bereich
Dänemark, 2005
Frankreich, 2008
Finnland, 2012
Spanien, 2013
Österreich (Bundesbehörden), 2013
Italien, 2014
Schweden, 2014
Niederlande, 2014
Vereinigtes Königreich (noch), 2014
Belgien, 2015
Grundsätzliches:
Die Grundlagen für den Austausch von
elektronischen Rechnungen wurden
innerhalb der EU insgesamt
geschaffen.
Die Umsetzung in nationale
Maßnahmen steht derzeit an und ist in
den einzelnen Ländern unterschiedlich
weit fortgeschritten.

15. Aktuelles Beispiel unserer Nachbarn - Italien
• Ab 01.01.2019: ALLE Rechnungen (B2B + B2C) elektronisch über offizielles System „Sdl“
• Andere Rechnungen gelten als nicht gestellt und sind mit Sanktionen verbunden
• Betrifft ALLE inländischen Unternehmen sowie alle in Italien registrierten Zulieferer und Dienstleister,
die Rechnungen an italienische Kunden versenden
• Formate:
– „FatturaPA xml“
– italienische Variante der europäischen CEN-Norm
• elektronische Signatur ist Pflicht
Vorteil:
• Wegfall des „Spesometro“ (elektronische Mitteilung aller umsatzsteuerrelevanten Geschäftsfälle an die
Agentur für Einnahmen)

16. Wer ist eigentlich
dieser Herr “Peppol”,
von dem alle reden?

17. PEPPOL Vision
Einfacher, elektronischer
Austausch im Rahmen der
Beschaffungsprozesse mit jeder
öffentlichen Einrichtung in Europa,
um Effizienz zu erhöhen und
Kosten zu reduzieren.
Pan-European Public Procurement Online

18. Wie funktioniert PEPPOL?
SML
SMP
Transport der PEPPOL BIS
(Business Interoperability Specifications)
Dokumente via PKI (Public Key Infrastructure)
Register der Annahme-
Möglichkeiten der jeweiligen
Teilnehmer (Service Metadata Publisher)
Zentrales Adressbuch
(Service Metadata Locator)
KUNDE
Empfänger
Access Point
nimmt PEPPOL
BIS Dokumente
entgegen
Access
Point
Access
Point
Sender Access
Point verschickt
validierte
PEPPOL BIS
Dokumente
LIEFERANT
PEPPOL Digital Certificate PEPPOL Digital Certificate

19. PEPPOL Nutzung in der EU
• 156 Certified Access Points in 16
Europäischen Ländern, plus Canada und
USA
• Mehr als 100.000 öffentliche und
privatwirtschaftliche können PEPPOL BIS
Rechnungen empfangen
• 243 OpenPEPPOL Mitglieder aus 27 Ländern
19
Bereits etabliert
In Umsetzung / Einführung konkret geplant
Noch keine konkrete Umsetzung

20. 20
Wichtigste Mehrwerte durch PEPPOL
• Einheitliches Format, gemeinsames Protokoll = einfachere Anbindung neuer
Geschäftspartner
• Niedrigere Kosten und weniger Aufwand durch einfachere Anbindung
• Keine Roaming Gebühren
• Nur PEPPOL-Standards sind erlaubt
• Einheitliches Protokoll mit hoher eingebauter Sicherheit
• Alle Teilnehmer haben ein gemeinsames Abkommen (Compliance)
• Einfacher Providerwechsel, da Standard
• Schneller Roll-Out, da jeder Teilnehmer im Verzeichnis sichtbar ist

21. Das Netzwerk der
Netzwerke

22. Traditionelle
Verbindung
Lieferant
Geschlossenes Lieferanten
Netzwerk
Lieferant A Lieferant B Lieferant C
EinkäuferEinkäufer
Offenes Business Netzwerk
Banken Steuerbehörden Zoll
Lieferant D Lieferant E Lieferant F
Lieferant A Lieferant G
Lieferant B Lieferant H
Lieferant C Lieferant I
Einkäufer I Einkäufer III
Einkäufer II
Service
Provider 1
Service
Provider 2
Service
Provider 4
Service
Provider 3
Service
Provider
Evolution der elektronischen Rechnungsbereitstellung
Hohe Einrichtungs- und
Wartungsaufwände
Hohe Kosten für Teilnahme und limitierte
Reichweite und Akzeptanz
Hohe Akzeptanz und Reichweite bei geringen Servicekosten
Zukunftssicher dank Outsourcing der Formatpflege und -erstellung

23. Das OpusCapita Business Netzwerk
>220 Mio. elektronische
Transaktionen /Jahr
>600 Mio. Transaktionen
/Jahr
> 100 000
Handelspartner
> 900 000 Handels-
partner erreichbar
> 200 Roaming
Netzwerkbetreiber

24. Unterschiedliche technologische Level
Damit es möglichst fair ist hat jeder die gleiche Aufgabe:
Kletter auf den Baum.

25. Rechnungsempfang
Empfänger
Konnektivität
OpusCapita
Netzwerk Hub
Sender spezifischer Empfang Überwachte Verarbeitung Daten/Schnittstellen Integration
Unternehmen A (AP)
Individuelle
Direktanbindung
PDF via E-Mail
E-Rechnung über das
PEPPOL Netzwerk
E-Rechnung über
Netzwerkverbund
Postalischer
Rechnungseingang
Archivierung
Business Network Portal –
Lieferantenonboarding
ERP/AR
Schnittstelle
und Workflow
Automation
Daten aus einer
Schnittstelle
Validieren
Konvertieren
Visualisieren
Archivieren
Verifizieren
Abweisen und
Fehlerhandling

26. Rechnungsversand
Sender
Konnektivität
OpusCapita
Netzwerk Hub
Individuelle
Direktanbindung
PDF via E-Mail
E-Rechnung über das
PEPPOL Netzwerk
E-Rechnung über
Netzwerkverbund
Daten/Schnittstellen Integration Überwachte Verarbeitung Empfänger spezifischer Versand
Identifizieren
Konvertieren
Validieren/Compliance
Visualisieren
Digital signieren
Routen
Fehlerhandling /
Rückmeldung
Unternehmen A (AR)
Postalischer
Rechnungsversand
Archivierung
Business Network Portal –
Kundenonboarding
ERP/AR
Schnittstelle

27. Wie erreichen Sie Ihre Geschäftspartner?
Ich kann jetzt auch
E- Rechnungen!
Wer kann denn hier
E-Rechnungen?
Toll, dass wir uns hier treffen!

28. Mehrere Kampagnen einfach steuern
1) Erstellen einer Kampagne mit Templates
oder individualisiert in 6 einfachen Schritten
2) Monitoring: Alle Informationen auf einen Blick

29. Digital transformation is a
journey - not a destination!
…und wenn Sie dabei eine angenehme Begleitung wünschen,
stehen wir Ihnen gerne zur Seite!
Invoice Receiving | Business Network