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Geschäftsanalytik & Informationsqualität
Transparenz und Mehrwert durch prozessorientierte
            Verfahrensdokumentation
Vorgaben

    Wo wird eine Verfahrensdokumentation (VFD) sowie
     Internes Kontrollsystem (IKS) gefordert?
     AO (Abgabenordnung, Verrechnungspreisdokumentation)
      seit 1977
     GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter
      Buchführungssysteme) seit 1995
     KonTraG (Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im
      Unternehmensbereich) seit 1998
     SOX (Sarbanes-Oxley-Act) seit 2002
     GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit
      digitaler Unterlagen) seit 2002
     Basel II seit 2007
     Solvency II voraussichtlich ab 2012


2    Copyright ACT © 2010   Workshop - DCUG e.V. - 29. April 2010   Marco Geuer
                                                                     Marco Geuer
Vorgaben

    Branchenspezifisch
     MaRisk (Mindestanforderungen an das
      Risikomanagement) für Kreditinstitute (BA) und
      Versicherungswirtschaft (VA)
     MaRisk (BA) seit 20. Dez. 2005
     MaRisk (VA) seit 22. Jan. 2009
         Konkretisierung des § 64a und § 104s des deutschen
          Versicherungsaufsichtsgesetz (VG)
     Verbindliche Vorgabe der Bundesanstalt für
      Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin)




3    Copyright ACT © 2010   Workshop - DCUG e.V. - 29. April 2010   Marco Geuer
                                                                     Marco Geuer
Pflichten




    Verfahrensdokumentationen und IKS z.B. gem.
      GoBS sind Pflichtdokumentationen, keine
      Kanndokumentationen wie z.B. ISO9000ff!




4    Copyright ACT © 2010   Workshop - DCUG e.V. - 29. April 2010   Marco Geuer
                                                                     Marco Geuer
Anforderungen

    Was muss eine VFD beinhalten?
     Siehe GoBS VI. Dokumentation und Prüfbarkeit
           Beschreibung der sachlogischen Lösung
           Beschreibung der programmtechnischen Lösung
           Beschreibung, wie die Programm-Identität gewährt wird
           Beschreibung, wie die Integretät von Daten gewahrt wird
           Arbeitsanweisungen für den Anwender

     Beschreibung eines jeden der vorgenannten Bereiche muß
      den Umfang und die Wirksamkeit des internen Kontrollsystems
      (IKS) erkennbar machen!

     Verfahrensdokumentation gem. GoBS dient sehr gut als Basis
      für weitere Pflichtdokumentationen und können darauf
      aufgebaut werden!

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                                                                        Marco Geuer
Anforderungen im Detail

     Beschreibung der Sachlogischen Lösung
         Generelle Aufgabenstellung
         Beschreibung der Anwenderoberflächen für Ein- und
          Ausgabe einschließlich der manuellen Arbeiten
         Beschreibung der Datenbestände
         Beschreibung der Verarbeitungsregeln
         Beschreibung des Datenaustausches
          (Datenträgeraustausch/Datentransfer)
         Beschreibung der maschinellen und manuellen
          Kontrollen
         Beschreibung der Fehlermeldungen und der sich aus
          den Fehlern ergebenden Maßnahmen
         Schlüsselverzeichnisse
         Schnittstellen zu anderen Systemen
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                                                                     Marco Geuer
Anforderungen im Detail

     Beschreibung, wie die Programm-Identität gewährt
      wird durch Richtlinien für
         Programmierung
         Programmtests
         Programmfreigaben
         Programmänderungen
         Änderungen von Stamm- und Tabellendaten
         Zugriffs- und Zugangsverfahren
         den ordnungsgemäßen Einsatz von Datenbanken,
          Betriebssystemen und Netzwerken
         Einsatz von Testdatenbeständen/-systemen
         Programmeinsatzkontrollen


7    Copyright ACT © 2010   Workshop - DCUG e.V. - 29. April 2010   Marco Geuer
                                                                     Marco Geuer
Anforderungen


                                            Funktionalität gem. GoBS
                                      Transparenz und Nachvollziehbarkeit
                                   Retrograde und progressive Auswertbarkeit



                      Vorsysteme                 Nebenbuchhaltung                 Hauptbuchhaltung




                 Auftragseingang                    Fakturierung

                                                                                  Finanzbuchhaltung
                            CRM                  Rechnungsdaten:
                                              Auftragsart-Auftrags-Nr.,             Rechnungs-Nr.
                    (Angebots-Nr./                  Kunden-Nr.
                     Auftrags-Nr.)                 Rechnungs-Nr.




8    Copyright ACT © 2010                 Workshop - DCUG e.V. - 29. April 2010             Marco Geuer
                                                                                             Marco Geuer
Anforderungen

                                Auslösendes           Auslösendes
                                  Ereignis:              Ereignis:                  Ziel:
         Verantwortliche       Zeitstempel der       Zeitstempel der
                                                                            Verfahrensorientierte
          Organisation /       Datenannahme          Datenannahme
                                                                             Beschreibung des
            Funktion:
                                                                          Verarbeitungsergebnisses




      Eingangsdokumente /                                                 Ausgangsdokumente /
                                            Funktion:
         -informationen:                                                     -informationen:
                                           Sachlogische
         Daten aus dem                                                         Daten für das
                                           Beschreibung
      vorgelagertem System                                                 nachgelagerte System



           Werkzeuge:
                                                                          Rahmenbedingungen:
        Beschreibung der
                                                                          Besonderheiten, wie z.B.
            technischen
                              Abschließendes         Abschließendes        die Verarbeitung über
        Umgebung für die          Ereignis:              Ereignis:               temporäre
       Be-/Verarbeitung und   Zeitstempel der        Zeitstempel der
                              Datenabgabe            Datenabgabe             Dateien/Tabellen
         „aktuelle Version“




9    Copyright ACT © 2010         Workshop - DCUG e.V. - 29. April 2010             Marco Geuer
                                                                                     Marco Geuer
Anforderungen

                                      Vorsysteme                                     Nebenbuchhaltung                                                                         Hauptbuchhaltung
                  Inhalt              Wareneingang                                  Lagerbuch / Kreditoren                                                                          FiBu
         Zeit
                                               Start                                               Start                                                                                        Start
                              Organisation                  Ziel:                 Organisation                           Ziel:                                           Organisation                       Ziel:


        Vorsysteme              Eingang      Funktion:
                                                                       Ausgang/
                                                                                                 Funktion:
                                                                                                                                               Ausgang/
                                                                                                                                                                                             Funktion:     Ausgang
                                                                       Eingang                                                                 Eingang
        Wareneingang
                              Werkzeuge:                 Rahmenbedg.              Werkzeuge:                      Rahmenbedg.                                            Werkzeuge:                      Rahmenbedg.
                                                                                                  Ende                                                                                          Ende


                                              Ende/
                                              Start


                              Organisation                  Ziel:


      Nebenbuchhaltung                                                                                                                      Funktionalität gem. GoBS
                                                                                                                                      Transparenz und Nachvollziehbarkeit
                                Eingang      Funktion:     Ausgang
     Lagerbuch / Kreditoren                                                                                                         Retrograde und progressive Auswertbarkeit




                              Werkzeuge:                 Rahmenbedg.
                                                                                                                Vorsysteme                     Nebenbuchhaltung                  Hauptbuchhaltung


                                              Ende/
                                              Start
                                                                                                               Wareneingang                         Lagerbuch


                              Organisation                  Ziel:
                                                                                                                                                                                 Finanzbuchhaltung
                                                                                                                                                Rechnungsdaten:
                                                                                                           Warenwirtschaftssystem
                                                                                                                                             Auftragsart-Auftrags-Nr.,
      Hauptbuchhaltung                                                                                          (Auftragsart,
                                                                                                               Auftrags-Nr.)
                                                                                                                                                    Kunden-Nr.
                                                                                                                                                  Rechnungs-Nr.
                                Eingang      Funktion:     Ausgang
            FiBu
                              Werkzeuge:      Ende/      Rahmenbedg.
                                              Start




10     Copyright ACT © 2010                              Workshop - DCUG e.V. - 29. April 2010                                                                                Marco Geuer
                                                                                                                                                                               Marco Geuer
VFD bedeutend für CODA

Datenimport / Schnittstellen                                                    Datenexport / Schnittstellen

                                    Workflow


      Altsystem                                                                          Intern
                                                                               Controlling / Fachbereich


     Faktursystem                                                    Jahresabschluss / Wirtschaftsprüfer
                                   CODA                                  JET / Journal Entry Testing

                                 Financials
                                                                          Finanzamt / Betriebsprüfer
 Warenwirtschaft                   Assets                               Z3 / Datenbereitstellung (IDEA)

                                                                                       Archiv
       sonst.
                                                                                       GDPdU
     Vorsysteme

                                  Dokumenten-
                                managementsystem




11       Copyright ACT © 2010          Workshop - DCUG e.V. - 29. April 2010                 Marco Geuer
                                                                                              Marco Geuer
Situation

      Verfahrensdokumentationen und Interne
       Kontrollsysteme werden immer noch als lästige,
       aufwendige und nutzlose Pflicht angesehen.

      95% der Unternehmen haben keine einheitliche
       und durchgängige Verfahrensdokumentation
       (Flickenteppich)
          Aufwendig erstellt und bereits veraltete
          papierorientierte bzw. papiergebunden


                      „Ausweg: Von der Pflicht zur Kür!“

12    Copyright ACT © 2010      Workshop - DCUG e.V. - 29. April 2010   Marco Geuer
                                                                         Marco Geuer
Interessen


                                                      Wirtschafts-
                             Vorstand /
                                                       prüfer /
                             Geschäfts-
                                                        interne
                              führung
                                                       Revision

              Aufsichtsrat
                                                                         IT
               / Beirat




                                         VFD
       Behörden                           +                              Mitarbeiter

                                         IKS

13    Copyright ACT © 2010       Workshop - DCUG e.V. - 29. April 2010        Marco Geuer
                                                                               Marco Geuer
Voraussetzung

     Voraussetzung für eine „mehrwertbeitragende“
       Verfahrensdokumentation

      Prozessorientiert
      Softwaregestützt (nicht papiergebunden)
      Eingebettet in ein Business Process Lifecycle
       Management




14    Copyright ACT © 2010   Workshop - DCUG e.V. - 29. April 2010   Marco Geuer
                                                                      Marco Geuer
Voraussetzung


                                        Prozess-
                                        Strategie




              Optimierung                                             Design +
                   +                                                 Modellierung
                  KVP
                                     Business
                                      Process
                                     Lifecycle



                       Monitoring                                Realisierung
                           +                                     + Automati-
                       Controlling                                 sierung




15    Copyright ACT © 2010           Workshop - DCUG e.V. - 29. April 2010          Marco Geuer
                                                                                     Marco Geuer
Mehrwert




16    Copyright ACT © 2010   Workshop - DCUG e.V. - 29. April 2010   Marco Geuer
                                                                      Marco Geuer
Mehrwert

                                  Gewinnsteigerung
     Durchsatzsteigerung                Kostenreduktion                            Risikominimierung
     Arbeit wird effizienter durch      Reduzierung des                            Erfüllung gesetzl.
     • höhere Verlässlichkeit der MA    Pflegeaufwands durch                       Mindestanforderung durch
     • Steigerung des                   • Vermeidung von                           • Permanentes Monitoring
        Verantwortungsbewusstseins u.     Mehrfacherhebung von                     • Erkennen und optimieren von
        der Kooperationsbereitschaft      Abläufen                                   erforderlichen Kontrollen
        der MA                          • Permanentes vorhalten von                Bedarfsgerecht Informationen
     • Auswirkungen der Tätigkeiten       aktuellen u. historisierten              den unterschiedlichsten
        abteilungsübergreifend der MA     Dokumentationen
        bekannt                                                                    Interessengruppen zur
                                        • Harmonisierung u.
     • MA schneller produktiv in          Vereinheitlichung                        Verfügung stellen
        neuen Aufgaben                    unterschiedlichster Pflicht- u.          • Behörden, Aufsichtsrat,
     Entdecken und vermeiden von          Kann-Dokumentationen                       Vorstand, Wirtschaftsprüfer u.
     Insellösungen                                                                   Revisoren,
                                        Aufwandsreduktion bei                        Unternehmensberatern
     • Schnelleres Finden von
                                        Softwareevalutation,                       Bedeutet auch
        Informationen und
        Optimierungspotential           Softwareeinführung und                     • Aufwandsreduktion von
     • Reduktion von Schnittstellen     Migration                                    Prüfungen u. Audits
     • Reduktion von Fehlerquellen                                                 • Führungskräfte behalten den
                                                                                     Überblick



           Gesamtsicht über Abläufe, Aufgaben, Schnittstellen, Hard u. Software,
                              Organisation u. Hierarchien
17      Copyright ACT © 2010               Workshop - DCUG e.V. - 29. April 2010                   Marco Geuer
                                                                                                    Marco Geuer
Mehrwert

     Unternehmen                  Landkarte Verfahren u. Kontrollen
              Bereich
                Abteilung           Abteilung                             Abteilung




                     Bereich
                      Abteilung            Abteilung                          Abteilung




                  Lieferanten                                                  Kunden

18    Copyright ACT © 2010        Workshop - DCUG e.V. - 29. April 2010               Marco Geuer
                                                                                       Marco Geuer
Mehrwert

      Vorteile
            Frühzeitiges erkennen von Chancen und Risiken
            Erfüllung gesetzlicher Mindestanforderungen
            Harmonisierung von Verfahrensdokumentationen
            Transparenz über Prozesse, Systeme und Software, Schnittstellen und
             Aufgabenverteilung
            Frühzeitiges Erkennen von Optimierungspotentialen
            Etablierung KVP (kontinuierlicher Verbesserungsprozess)
            Besseres Verständnis hinsichtlich Anforderungen und Umsetzung
             zwischen Fachbereichen und IT
            Aufwandsreduzierung bei Softwareevaluationen
            Aufwandsreduzierung bei Prüfungen / Audits
            Schnellere Produktivität von neuen Mitarbeitern
            Reduzierung von Reibungsverlusten (Wer macht eigentlich was, wie
             und warum?)
            Reduzierung von Kosten und Steigerung des Durchsatzes
            Reduzierung von Wissensmonopolen
19    Copyright ACT © 2010       Workshop - DCUG e.V. - 29. April 2010   Marco Geuer
                                                                          Marco Geuer
Beispiel VFD im Intranet




20    Copyright ACT © 2010   Workshop - DCUG e.V. - 29. April 2010   Marco Geuer
                                                                      Marco Geuer
Ende




             Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit,
                      mir war es eine Freude!




21    Copyright ACT © 2010   Workshop - DCUG e.V. - 29. April 2010   Marco Geuer
                                                                      Marco Geuer
Kontakt:
                                          Marco Geuer
                                          Abt. Geschäftsanalytik &
                                          Informationsqualität

                                          marco.geuer@actgruppe.de
                                          0228 – 97125 59




22   Copyright ACT © 2010   Workshop - DCUG e.V. - 29. April 2010    Marco Geuer
                                                                      Marco Geuer

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Anforderungen an die Verfahrendokumentation

  • 1. Geschäftsanalytik & Informationsqualität Transparenz und Mehrwert durch prozessorientierte Verfahrensdokumentation
  • 2. Vorgaben Wo wird eine Verfahrensdokumentation (VFD) sowie Internes Kontrollsystem (IKS) gefordert?  AO (Abgabenordnung, Verrechnungspreisdokumentation) seit 1977  GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme) seit 1995  KonTraG (Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich) seit 1998  SOX (Sarbanes-Oxley-Act) seit 2002  GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) seit 2002  Basel II seit 2007  Solvency II voraussichtlich ab 2012 2 Copyright ACT © 2010 Workshop - DCUG e.V. - 29. April 2010 Marco Geuer Marco Geuer
  • 3. Vorgaben Branchenspezifisch  MaRisk (Mindestanforderungen an das Risikomanagement) für Kreditinstitute (BA) und Versicherungswirtschaft (VA)  MaRisk (BA) seit 20. Dez. 2005  MaRisk (VA) seit 22. Jan. 2009  Konkretisierung des § 64a und § 104s des deutschen Versicherungsaufsichtsgesetz (VG)  Verbindliche Vorgabe der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) 3 Copyright ACT © 2010 Workshop - DCUG e.V. - 29. April 2010 Marco Geuer Marco Geuer
  • 4. Pflichten Verfahrensdokumentationen und IKS z.B. gem. GoBS sind Pflichtdokumentationen, keine Kanndokumentationen wie z.B. ISO9000ff! 4 Copyright ACT © 2010 Workshop - DCUG e.V. - 29. April 2010 Marco Geuer Marco Geuer
  • 5. Anforderungen Was muss eine VFD beinhalten?  Siehe GoBS VI. Dokumentation und Prüfbarkeit  Beschreibung der sachlogischen Lösung  Beschreibung der programmtechnischen Lösung  Beschreibung, wie die Programm-Identität gewährt wird  Beschreibung, wie die Integretät von Daten gewahrt wird  Arbeitsanweisungen für den Anwender  Beschreibung eines jeden der vorgenannten Bereiche muß den Umfang und die Wirksamkeit des internen Kontrollsystems (IKS) erkennbar machen!  Verfahrensdokumentation gem. GoBS dient sehr gut als Basis für weitere Pflichtdokumentationen und können darauf aufgebaut werden! 5 Copyright ACT © 2010 Workshop - DCUG e.V. - 29. April 2010 Marco Geuer Marco Geuer
  • 6. Anforderungen im Detail  Beschreibung der Sachlogischen Lösung  Generelle Aufgabenstellung  Beschreibung der Anwenderoberflächen für Ein- und Ausgabe einschließlich der manuellen Arbeiten  Beschreibung der Datenbestände  Beschreibung der Verarbeitungsregeln  Beschreibung des Datenaustausches (Datenträgeraustausch/Datentransfer)  Beschreibung der maschinellen und manuellen Kontrollen  Beschreibung der Fehlermeldungen und der sich aus den Fehlern ergebenden Maßnahmen  Schlüsselverzeichnisse  Schnittstellen zu anderen Systemen 6 Copyright ACT © 2010 Workshop - DCUG e.V. - 29. April 2010 Marco Geuer Marco Geuer
  • 7. Anforderungen im Detail  Beschreibung, wie die Programm-Identität gewährt wird durch Richtlinien für  Programmierung  Programmtests  Programmfreigaben  Programmänderungen  Änderungen von Stamm- und Tabellendaten  Zugriffs- und Zugangsverfahren  den ordnungsgemäßen Einsatz von Datenbanken, Betriebssystemen und Netzwerken  Einsatz von Testdatenbeständen/-systemen  Programmeinsatzkontrollen 7 Copyright ACT © 2010 Workshop - DCUG e.V. - 29. April 2010 Marco Geuer Marco Geuer
  • 8. Anforderungen Funktionalität gem. GoBS Transparenz und Nachvollziehbarkeit Retrograde und progressive Auswertbarkeit Vorsysteme Nebenbuchhaltung Hauptbuchhaltung Auftragseingang Fakturierung Finanzbuchhaltung CRM Rechnungsdaten: Auftragsart-Auftrags-Nr., Rechnungs-Nr. (Angebots-Nr./ Kunden-Nr. Auftrags-Nr.) Rechnungs-Nr. 8 Copyright ACT © 2010 Workshop - DCUG e.V. - 29. April 2010 Marco Geuer Marco Geuer
  • 9. Anforderungen Auslösendes Auslösendes Ereignis: Ereignis: Ziel: Verantwortliche Zeitstempel der Zeitstempel der Verfahrensorientierte Organisation / Datenannahme Datenannahme Beschreibung des Funktion: Verarbeitungsergebnisses Eingangsdokumente / Ausgangsdokumente / Funktion: -informationen: -informationen: Sachlogische Daten aus dem Daten für das Beschreibung vorgelagertem System nachgelagerte System Werkzeuge: Rahmenbedingungen: Beschreibung der Besonderheiten, wie z.B. technischen Abschließendes Abschließendes die Verarbeitung über Umgebung für die Ereignis: Ereignis: temporäre Be-/Verarbeitung und Zeitstempel der Zeitstempel der Datenabgabe Datenabgabe Dateien/Tabellen „aktuelle Version“ 9 Copyright ACT © 2010 Workshop - DCUG e.V. - 29. April 2010 Marco Geuer Marco Geuer
  • 10. Anforderungen Vorsysteme Nebenbuchhaltung Hauptbuchhaltung Inhalt Wareneingang Lagerbuch / Kreditoren FiBu Zeit Start Start Start Organisation Ziel: Organisation Ziel: Organisation Ziel: Vorsysteme Eingang Funktion: Ausgang/ Funktion: Ausgang/ Funktion: Ausgang Eingang Eingang Wareneingang Werkzeuge: Rahmenbedg. Werkzeuge: Rahmenbedg. Werkzeuge: Rahmenbedg. Ende Ende Ende/ Start Organisation Ziel: Nebenbuchhaltung Funktionalität gem. GoBS Transparenz und Nachvollziehbarkeit Eingang Funktion: Ausgang Lagerbuch / Kreditoren Retrograde und progressive Auswertbarkeit Werkzeuge: Rahmenbedg. Vorsysteme Nebenbuchhaltung Hauptbuchhaltung Ende/ Start Wareneingang Lagerbuch Organisation Ziel: Finanzbuchhaltung Rechnungsdaten: Warenwirtschaftssystem Auftragsart-Auftrags-Nr., Hauptbuchhaltung (Auftragsart, Auftrags-Nr.) Kunden-Nr. Rechnungs-Nr. Eingang Funktion: Ausgang FiBu Werkzeuge: Ende/ Rahmenbedg. Start 10 Copyright ACT © 2010 Workshop - DCUG e.V. - 29. April 2010 Marco Geuer Marco Geuer
  • 11. VFD bedeutend für CODA Datenimport / Schnittstellen Datenexport / Schnittstellen Workflow Altsystem Intern Controlling / Fachbereich Faktursystem Jahresabschluss / Wirtschaftsprüfer CODA JET / Journal Entry Testing Financials Finanzamt / Betriebsprüfer Warenwirtschaft Assets Z3 / Datenbereitstellung (IDEA) Archiv sonst. GDPdU Vorsysteme Dokumenten- managementsystem 11 Copyright ACT © 2010 Workshop - DCUG e.V. - 29. April 2010 Marco Geuer Marco Geuer
  • 12. Situation  Verfahrensdokumentationen und Interne Kontrollsysteme werden immer noch als lästige, aufwendige und nutzlose Pflicht angesehen.  95% der Unternehmen haben keine einheitliche und durchgängige Verfahrensdokumentation (Flickenteppich)  Aufwendig erstellt und bereits veraltete  papierorientierte bzw. papiergebunden „Ausweg: Von der Pflicht zur Kür!“ 12 Copyright ACT © 2010 Workshop - DCUG e.V. - 29. April 2010 Marco Geuer Marco Geuer
  • 13. Interessen Wirtschafts- Vorstand / prüfer / Geschäfts- interne führung Revision Aufsichtsrat IT / Beirat VFD Behörden + Mitarbeiter IKS 13 Copyright ACT © 2010 Workshop - DCUG e.V. - 29. April 2010 Marco Geuer Marco Geuer
  • 14. Voraussetzung Voraussetzung für eine „mehrwertbeitragende“ Verfahrensdokumentation  Prozessorientiert  Softwaregestützt (nicht papiergebunden)  Eingebettet in ein Business Process Lifecycle Management 14 Copyright ACT © 2010 Workshop - DCUG e.V. - 29. April 2010 Marco Geuer Marco Geuer
  • 15. Voraussetzung Prozess- Strategie Optimierung Design + + Modellierung KVP Business Process Lifecycle Monitoring Realisierung + + Automati- Controlling sierung 15 Copyright ACT © 2010 Workshop - DCUG e.V. - 29. April 2010 Marco Geuer Marco Geuer
  • 16. Mehrwert 16 Copyright ACT © 2010 Workshop - DCUG e.V. - 29. April 2010 Marco Geuer Marco Geuer
  • 17. Mehrwert Gewinnsteigerung Durchsatzsteigerung Kostenreduktion Risikominimierung Arbeit wird effizienter durch Reduzierung des Erfüllung gesetzl. • höhere Verlässlichkeit der MA Pflegeaufwands durch Mindestanforderung durch • Steigerung des • Vermeidung von • Permanentes Monitoring Verantwortungsbewusstseins u. Mehrfacherhebung von • Erkennen und optimieren von der Kooperationsbereitschaft Abläufen erforderlichen Kontrollen der MA • Permanentes vorhalten von Bedarfsgerecht Informationen • Auswirkungen der Tätigkeiten aktuellen u. historisierten den unterschiedlichsten abteilungsübergreifend der MA Dokumentationen bekannt Interessengruppen zur • Harmonisierung u. • MA schneller produktiv in Vereinheitlichung Verfügung stellen neuen Aufgaben unterschiedlichster Pflicht- u. • Behörden, Aufsichtsrat, Entdecken und vermeiden von Kann-Dokumentationen Vorstand, Wirtschaftsprüfer u. Insellösungen Revisoren, Aufwandsreduktion bei Unternehmensberatern • Schnelleres Finden von Softwareevalutation, Bedeutet auch Informationen und Optimierungspotential Softwareeinführung und • Aufwandsreduktion von • Reduktion von Schnittstellen Migration Prüfungen u. Audits • Reduktion von Fehlerquellen • Führungskräfte behalten den Überblick Gesamtsicht über Abläufe, Aufgaben, Schnittstellen, Hard u. Software, Organisation u. Hierarchien 17 Copyright ACT © 2010 Workshop - DCUG e.V. - 29. April 2010 Marco Geuer Marco Geuer
  • 18. Mehrwert Unternehmen Landkarte Verfahren u. Kontrollen Bereich Abteilung Abteilung Abteilung Bereich Abteilung Abteilung Abteilung Lieferanten Kunden 18 Copyright ACT © 2010 Workshop - DCUG e.V. - 29. April 2010 Marco Geuer Marco Geuer
  • 19. Mehrwert  Vorteile  Frühzeitiges erkennen von Chancen und Risiken  Erfüllung gesetzlicher Mindestanforderungen  Harmonisierung von Verfahrensdokumentationen  Transparenz über Prozesse, Systeme und Software, Schnittstellen und Aufgabenverteilung  Frühzeitiges Erkennen von Optimierungspotentialen  Etablierung KVP (kontinuierlicher Verbesserungsprozess)  Besseres Verständnis hinsichtlich Anforderungen und Umsetzung zwischen Fachbereichen und IT  Aufwandsreduzierung bei Softwareevaluationen  Aufwandsreduzierung bei Prüfungen / Audits  Schnellere Produktivität von neuen Mitarbeitern  Reduzierung von Reibungsverlusten (Wer macht eigentlich was, wie und warum?)  Reduzierung von Kosten und Steigerung des Durchsatzes  Reduzierung von Wissensmonopolen 19 Copyright ACT © 2010 Workshop - DCUG e.V. - 29. April 2010 Marco Geuer Marco Geuer
  • 20. Beispiel VFD im Intranet 20 Copyright ACT © 2010 Workshop - DCUG e.V. - 29. April 2010 Marco Geuer Marco Geuer
  • 21. Ende Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit, mir war es eine Freude! 21 Copyright ACT © 2010 Workshop - DCUG e.V. - 29. April 2010 Marco Geuer Marco Geuer
  • 22. Kontakt: Marco Geuer Abt. Geschäftsanalytik & Informationsqualität marco.geuer@actgruppe.de 0228 – 97125 59 22 Copyright ACT © 2010 Workshop - DCUG e.V. - 29. April 2010 Marco Geuer Marco Geuer