Gerade nach Firmenzukäufen stellen Integration und Zentralisierung eine Herkules-Aufgabe dar. Dies gilt erst recht für das Ersatzteilwesen mit der Flut an Stammdaten. Ein erfahrener Management-Berater unterstützt Sie bei der Planung und Umsetzung eines solchen Projekts

1. Andreas E. Noll
Beratung und Projektmanagement
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Wie viel zentrale Ersatzteillogistik macht Sinn?
Ihre Organisation ist durch Zukäufe gewachsen? Hierdurch ist das Ersatzt-
teilwesen dezentral aufgestellt? Damit versorgt jedes Werk immer noch
"seine" Kunden, obwohl die doch längst einen Mix aller Endprodukte im
Einsatz haben? Dann ist ein Ersatzteilmanagement gefragt, das durch
Zentralisierung
• die Sicht der Kunden einnimmt,
• Potenziale zu harten Einsparungen macht,
• die Qualität von Prozessen durch Zentralisierung auf eine neue Stufe
hebt,
aber auch
• die Vorteile dezentraler Beschaffung zu nutzen weiß.
Eines ist klar: die Verlagerung von Verantwortung aus den dezentralen
Einheiten wird nicht ohne Widerstand ablaufen. Um so wichtiger ist eine
saubere Vorbereitung eines solchen Schritts, aber eben auch die Einbezie-
hung aller Beteiligten schon in einem frühen Stadium eines solchen Pro-
jekts.
Ein gut geplantes Projekte als Basis für Zentralisierung
Jeder der erforderlichen Schritte ist für sich komplex genug. Um hier die
Übersicht zu behalten, bedarf es der Planung als Projekt. Dies gilt ganz
besonders, wenn ein bisheriger Standort in der Folge geschlossen werden
soll. Schließlich ist dann der Endtermin bereits gesetzt. Je nach Anzahl der

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Beteiligten und der Komplexität der einzelnen Themen sind in einen sol-
chen Plan etliche Meilensteine einzubauen. Indem diese Meilensteine
SMARTE Ziele beschreiben, können Sie in einem formalisierten Prozess
den Fortschritt des Projekts klar messen. Und natürlich auch kommunizie-
ren. Schon in einer frühen Phase verschickte Einladungen helfen zudem,
die Zusammenarbeit zu sichern.
Hier ein Beispiel für eine (erste) Planung:
Zentralisierung der Organisation
Wie sehr Ihre Kunden "ihren" Ansprechpartner zu schätzen wissen, bleibt
im Einzelfall zu klären. Wenn jedoch mit der Zentralisierung nicht nur der
persönliche Draht zum Kunden verschwindet, sondern auch die Kompe-
tenz in der
• Auftragsabwicklung, und speziell im grenzüberschreitenden Verkehr,
• Kenntnis des Einsatzes der Ersatzteile,
• schnellen Beschaffung jenseits "des Dienstweges",
wirkt dies für Kunden geradezu wie eine Einladung zur Beschaffung bei Pi-
raten. Daher sind Ersatzteil-Planer in herstellenden Werken auch bei einer
zentralisierten Organisation häufig anzutreffen. Wenn es darüber hinaus
gelingt, ehemals dezentrale Auftragsabwickler in die Organisation nach
Zentralisierung einzubinden, sind wichtige Schritte für Kontinuität getan.

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Je früher Verantwortung für Führung in einer solchen Matrix angenommen
wird, desto wahrscheinlicher wird der Erfolg.
Meist ergibt sich mit einer Zentralisierung der Beschaffung auch die
Chance, die bisher verteilten Zuständigkeiten für einen Lieferanten zusam-
men zu fassen. Diese Chance geht Hand in Hand mit persönlichen Rei-
bungspunkten. An dieser Stelle darf das Change Management nicht versa-
gen. Letztlich hängt Ihre Verfügbarkeit davon ab.
Zentralisierung der Stammdaten
Stammdaten sind immer wieder der Flaschenhals einer effektiven und
schnellen Versorgung mit Ersatzteilen. Daher spielen sie gerade bei einer
Zentralisierung eine ausschlaggebende Rolle. Gerade, weil häufig nicht
alle Daten aus Datenbanken der abgebenden Organisation gezogen wer-
den können, ist der gekonnte Umgang mit exotischen Formaten an Daten
ein Muss. So kann es durchaus vorkommen, dass Daten von Papier über-
nommen werden müssen. Dies kann bei Massendaten, wie zum Beispiel
bei Ersatzteil-Büchern, manuell nicht bewerkstelligt werden. Software zur
Texterkennung kann dann ein erster Schritt sein.
Jeder Schritt der Daten-Migration erfordert die Prüfung der Daten-Konsis-
tenz
Letztlich handelt es sich um eine Migration. Daher ist auch der Einsatz von
Tools wie bei einer Migration angebracht, sowohl auf der abgebenden wie
auf der empfangenden Seite.

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Migrationstools, hier von SAP, helfen bei der Stammdaten-Aufbereitung.
In diesem Fall werden Einkaufsdaten von einer Einkaufsorganisation in
eine andere kopiert
Zu glauben, Stammdaten ließen sich später im laufenden Geschäft suk-
zessive aufbauen, ist nicht selten der erste Schritt zum Scheitern.
Umschlüsselungen, Neu-Gruppierungen, Zuordnung zu Klassen, Anwen-
dung der zentralen Ersatzteil-Bepreisung wollen vom Tag 1 an den rei-
bungslosen Betrieb sicherstellen. Wobei eine Vergabe neuer Nummern für
Ersatzteile mitten in einem Verlagerungsprojekt die Komplexität durchaus
soweit steigern kann, dass sie Sprengkraft für das gesamte Projekt birgt.
Stattdessen bietet es sich an, zum Beispiel über Präfixe alte Nummern
einfach lesbar in neue zu überführen.
Zentralisierung des Bestands

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Um vorhandene Distributionskanäle nutzen zu können, macht es Sinn, die
Bestände im Zentrallager zusammenzuführen. Abweichungen hiervon kön-
nen sein
• physische Restriktionen (Teile zu groß/zu schwer oder nur unter
speziellen Bedingungen zu lagern),
• vollständig ungängige Ersatzteile,
• ein sehr hoher Anteil an Ersatzteilen, die unmittelbar aus der Pro-
duktion geliefert werden müssen.
Können die Lagerleichen dezentral bleiben, lassen sich erhebliche Kosten
sparen. Genau das ist zu prüfen, wenn der bisherige Standort ohnehin
weiter betrieben werden soll, und auch Lager-Möglichkeiten verbleiben.
Dies gilt um so mehr, wenn das zentrale Ersatzteillager durch einen
Dienstleister betrieben wird. Damit geht die Anforderung einher, einen
schlanken Prozess der Benachschubung definiert zu haben. Auch die Regel
für dauerhafte Intercompany Preisregeln sollten vorab klar sein.
Weil die eigentliche Umlagerung kritisch für die kontinuierliche und zeit-
nahe Belieferung von Kunden ist, ist eine schriftliche Detailplanung gera-
dezu Pflicht. Betriebswirtschaftliche Eckpunkte (Transferpreis. Transport-
kosten, Übertragung von Wertberichtigungen) können lange vorab geklärt
werden. Damit stehen sie der Übertragung der Bestände nicht mehr im
Weg.
Trotzdem bleibt mehr als genug Regelungsbedarf, wie
• Verpackung und Beschriftung der Ersatzteile,
• Reihenfolge der umzulagernden Ersatzteile,
• Umgang mit Bestandsdifferenzen,
• Datenerfassung bei Verpackung (Fotos, Gewicht, Maße),
• Umgang mit Qualitätsmängeln,
und natürlich
• die Personalplanung.

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Gewachsene Lager-Organisationen erzeugen zu planenden Mehraufwand
bei der Zentralisierung
Zusätzlich muss gerade bei sich länger hinziehenden Umzügen klar sein,
wie Aufträge trotzdem kundenfreundlich beliefert werden können. Mecha-
nismen für einen Auftragssplit oder auch eine Abweichung von der Verla-
gerungs-Reihenfolge können und müssen allen Beteiligten klar sein.
Schließlich spielt es für Kunden sehr wohl eine Rolle, ob die Zollabwicklung
beim Export klappt. Und auch zusätzliche Transportkosten durch Teil-Auf-
träge zu Lasten von Kunden lassen sich durch Regelungen im Vorfeld ver-
meiden.
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