Was ist eigentlich ein Ersatzteil? Nicht wenige Unternehmen wollen ihr Ersatzteilwesen ausbauen, und stehen vor der Frage wie definieren wir eigentlich unsere Ersatzteile? Ohne Klärung dieser Frage hängt nicht nur der Aufbau einer passenden Ersatzteillogistik in der Luft. Auch eine zielgerichtete Kundenansprache gestaltet sich schwierig. Ganz zu schweigen vom Aufbau einer Profit versprechenden Preisliste. Natürlich kann man in Excel festhalten, was eigentlich Ersatzteile sind. Das ist jedoch weder sicher, noch lassen sich Änderungen gezielt nachhalten. Daher empfiehlt es sich, mindestens ein Feld im ERP zu nutzen. Wenn man damit anfängt, würde meist ein einfaches Ja/Nein-Feld reichen. Dann merkt man jedoch schnell, dass eine qualitative Aufteilung mehr Sinn macht: - Verschleißteil, - "echtes" Ersatzteil, - Zubehör, - Verbrauchsmaterial, - Werkzeug, um nur einige zu nennen. Natürlich gibt es zur Definition von Ersatzteilen auch Normen.

1. Andreas E. Noll
Beratung und Projektmanagement
in After Sales und Lagerlogistik
Ersatzteile definieren: wie vorge-
hen für mehr Struktur in den Daten
Was ist eigentlich ein Ersatzteil?
Nicht wenige Unternehmen wollen ihren After Sales ausbauen, und stehen vor
der Frage
wie definieren wir eigentlich unsere Ersatzteile?
Ohne Klärung dieser Frage hängt nicht nur der Aufbau einer passenden Ersatz-
teillogistik in der Luft. Auch eine zielgerichtete Kundenansprache gestaltet sich
schwierig. Ganz zu schweigen vom Aufbau einer Profit versprechenden Preis-
liste.
Material-Stammdaten:
klar definierte Ersatzteile gehören in Ihr ERP
Natürlich kann man in Excel festhalten, was eigentlich Ersatzteile sind. Das ist
jedoch weder sicher, noch lassen sich Änderungen gezielt nachhalten. Daher
empfiehlt es sich, mindestens ein Feld im ERP zu nutzen.
Wenn man damit anfängt, würde meist ein einfaches Ja/Nein-Feld reichen.
Dann merkt man jedoch schnell, dass eine qualitative AUfteilung mehr Sinn
macht:
• Verschleißteil,
• "echtes" Ersatzteil,
• Zubehör,

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• Verbrauchsmaterial,
• Werkzeug,
um nur einige zu nennen.
Natürlich gibt es zur Definition von Ersatzteilen auch Normen. Unten finden Sie
Auszüge nach DIN und VDI. Die helfen jedoch zum Start eher nicht.
Wie wäre es, wenn Sie Ihre Stamm-
daten vollständig, richtig und im Griff
haben
Workshop "Stammdaten-Qualität"
Quellen für die Definition “Ersatzteile”
Für Instandhalter ist es einfach: mit jedem Asset liefert der Hersteller Daten
der Ersatzteile.
Oder auch nicht
Damit sollten eigentlich die Maschinen- und Anlagenbauer Ihre Ersatzteile ken-
nen. Aber das ist leider längst nicht überall der Fall.
Also tasten wir uns an die Definition der Ersatzteile von der praktischen Seite
heran. Danach können Sie Ersatzteile definieren, indem Sie
• Ihre Ersatzteilbücher oder Ersatzteillisten auswerten,
• bisherige Aufträge analysieren,
• bestimmte Nummernkreise durchforsten.

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Definition von Ersatzteilen nach DIN
DIN 24420 (1976) definiert Ersatzteile wie folgt:
"Teile (z.B. auch Einzelteile genannt), Gruppen (z.B. auch Baugruppen
und Teilegruppen genannt) oder vollständige Erzeugnisse, die dazu be-
stimmt sind, beschädigte, verschlissene oder fehlende Teile, Gruppen oder
Erzeugnisse zu ersetzen."
Eine weitere Quelle können Ihre Produktionsstücklisten sein. Die beinhalten
zwar meist zu viele Komponenten, vor allem Rohmaterial. Aber Streichen ist
einfacher als Hinzuschreiben.
Produktionsstücklisten nutzen, um Ersatzteile zu definieren

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Und zu guter Letzt haben Sie natürlich Ihre Konstruktion. Oder auch Ihr Pro-
duct-Information-Management System (PIM).
Definition von Ersatzteilen nach VDI
VDI 2892 (2019): Ersatzteilwesen der Instandhaltung
"Ersatzteile dienen der Funktions- und Werterhaltung der eingesetzten
Maschinen und Anlagen. Die bedarfsgerechte Bereitstellung der Ersatzteile
ist eine wesentliche Einflussgröße für die Verfügbarkeit und damit für die
Wirtschaftlichkeit dieser Maschinen und Anlagen."
Daten konsolidieren, um Ersatzteile zu definieren
Die so gefundenen Materialnummern konsolidieren Sie zunächst in Excel oder
Access. Die unterschiedlichen Formate der Informationen können durchaus
Aufwand verursachen. Deshalb ist es wichtig, diesen Einmal-Aufwand nicht bei
jeder neuen Konstruktion zu wiederholen.
Als Perspektive sollten Sie einen regulären Prozess der Daten-Bereitstellung
anstoßen.
Bei der Konsolidierung Ihrer Daten werden Sie um eine manuelle Durchsicht
nicht herumkommen. Natürlich helfen Kennzeichen aus dem Materialstamm
und alle Formen der Klassifikation.
Vermutlich werden Sie bei dieser Gelegenheit auch feststellen, dass die Be-
zeichnungen Ihrer neu definierten Ersatzteile einem gewissen Wildwuchs un-
terliegen. Optimierungen an dieser Stelle haben jedoch noch Zeit.

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Wie wäre es, wenn Sie Ihre Da-
ten mit Excel selbst analysieren
und visualisieren
Excel-Workshop
Sie müssen nicht alle Materialien ungeprüft übernehmen. Zum einen geht es
darum, ob Baugruppen und/oder deren Komponenten in die Definition Ihrer Er-
satzteile einfließen sollen.
Zum anderen können Sie schon früh im Bereinigungsprozess auf Dubletten
prüfen. Gerade bei zugekauften Baugruppen finden sich meist C-Teile, die Sie
ohnehin unter Ihrer eigenen Nummer kennen.
Nummernkreise exklusiv für Ersatzteil implementieren?
Mit eigenen Nummernkreisen für Ihre Ersatzteile können Sie zwei Ziel verfol-
gen:
1. die Original-Artikelnummer eines Lieferanten preisgeben.
Dies macht Sinn, wenn Sie diese Komponenten weder verfügbar halten
können, noch (international) verkaufen wollen.
2. Verschleierung Ihres Gleichteil-Einsatzes.
Damit erhält ein Ersatzteil vertrieblich mehrere Materialnummern, je
nach Endprodukt. Sie reduzieren hierdurch den Wettbewerb durch Dritte.

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Allerdings handeln Sie sich bei 2. auch deutlichen Aufwand ein. Denn jede Um-
wandlung von einer internen Nummer in eine Vertriebsnummer will verwaltet
sein.
Upload der definierten Ersatzteile in Ihr ERP-System
Es genügt nicht, wenn Sie in Excel Ersatzteile definieren. Die so gewonnenen
Erkenntnisse sollten jetzt den Weg zurück in Ihr ERP-System finden. In fast al-
len ERP-Systemen befinden sich eine Fülle von Feldern genau hierfür. In der
Regel sind die meisten ungenutzt.
Definition der Ersatzteile allein reicht nicht aus
Sie haben ein Ziel verfolgt, als Sie Ersatzteile definieren wollten. Das kann
sein, dass Sie Kunden Ersatzteillisten zur Verfügung stellen wollen. Oder dass
Sie Ihren Ersatzteil-Verkauf steigern wollen. Oder auch nur, dass Sie ein eige-
nes Ersatzteillager anstreben.
Mit der Implementierung in Ihrem ERP, und womöglich einer ersten Klassifika-
tion, haben Sie einen wichtigen ersten Schritt gemacht.

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Diplom-Ingenieur
Andreas E. Noll
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