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Dashboard im Ersatzteillager zur Verbesserung einsetzen

"You can't improve what you can't measure" heißt es. Das gilt auch in einem Ersatzteillager. Für eine hohe Kundenzufriedenheit ist die Steuerung auch in den Operations unumgänglich. Ein erfahrener Consultant unterstützt Sie bei der Einführung

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Andreas E. Noll
Beratung und Projektmanagement
in After Sales und Lagerlogistik
Beitrag dashboard im Ersatzteillager no-stop.de 20170625 v1.docx
Auch im Ersatzteillager mit Kennzahlen steuern
Ob Sie es nun ein Dashboard nennen wollen, oder eine Kennzahlen-Über-
sicht: es geht darum, durch Kennzahlen Überblick zu schaffen. Für diese
Transparenz gibt es eine Reihe von Empfängern. Jeder dieser Empfänger
hat durchaus unterschiedliche Interessen. Operativ Verantwortliche wollen
wissen, wo sie stehen. Sie wollen Trends erkennen. Es geht darum, an
den richtigen Stellen gegensteuern zu können. Budget-Verantwortliche
wollen sehen, was sie für ihr Geld bekommen. Außerdem, ob die Kosten
womöglich aus dem Ruder laufen. Gleiches gilt erst Recht für für die Auf-
traggeber outgesourcter Läger. Mitarbeiter würden gerne ihre Leistung in
Kennzahlen wiedererkennen. Und schließlich sind Kunden daran interes-
siert, ob die Qualität passt.
Welche Kennzahlen soll Ihr Dashboard zeigen?
Eines vorab: Masse ist nicht gleich Klasse. Daten vorhalten und im Be-
darfsfall schnell eine neue Kennzahl generieren können ist eines. Ihr
Dashboard sollte sich jedoch auf eine überschaubare Menge an Informati-
onen beschränken. Welches sind die Kernaussagen, die an die oben ge-
nannten Empfänger gerichtet sind?
Hier einige typische Kennzahlen:
• Lieferpositionen je Tag (Schicht)
• Anzahl Colli je Tag
• (un-)pünktlich ausgelieferte Positionen je Tag
• Wareneingangspositionen je Tag
Andreas E. Noll
Beratung und Projektmanagement
in After Sales und Lagerlogistik
Beitrag dashboard im Ersatzteillager no-stop.de 20170625 v1.docx
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• Durchlaufzeit im Wareneingang je Tag
• Retouren je Monat
• Anzahl gelagerter Artikel (je Lagerbereich)
• Anteil gezählter Artikel (bei kontinuierlicher Inventur)
• Kosten je Monat
• Anzahl Kundenreklamationen je Monat
• Krankenstand je Tag
• offene Urlaubstage je Monat
• abzubauende/aufgelaufene Überstunden je Monat
Schon diese (nicht abschließende) Aufzählung weist auf die zeitliche Di-
mension hin. Manche Kennzahlen soll ein täglich veröffentlichtes Dash-
board zeigen. Andere werden lediglich monatlich gebraucht. Wieder an-
dere Kennzahlen können gemeinschaftlich genutzt werden. So ist es z.B.
im Rahmen eines Bestandscontrollings wichtig, dass sich Ersatzteillager
und Materialdisposition über einheitliche Daten austauschen. Eine umfas-
sende Darstellung von Lagerkennzahlen, die dann mit dem Fokus Lager-
Konzeption einhergehen, finden Sie im Beitrag "Ohne Lagerkennzahlen
geht es nicht".
Wo kommen die Daten her?
Ursprung für die Masse der Daten sind die operativ genutzten EDV-Sys-
teme. Dies können das ERP-System sein, die Lagerverwaltungssoftware,
oder auch das Materialflusssystem. Andere Kennzahlen sind eher manuell
festzuhalten. Krankenstand und Urlaubstage kommen, auf welchen Wegen
auch immer, aus der Personalabteilung. Kundenreklamationen werden
vermutlich manuell festgehalten. Gerade letztgenannte Informationen sind
häufig mühsam einzusammeln.
Demgegenüber lassen sich die Daten aus den EDV-Systemen durch geeig-
nete Reports einfach generieren. Hier ligt der Aufwand in der Einrichtung.
Häufig erlauben Report-Generatoren und Abfrage-Tools bereits die grafi-
sche Aufbereitung. Sofern die IT-Richtlinien es zulassen, kann auch Excel
per ODBC unmittelbar Daten aus Datenbanken ziehen. Mit den seit Excel
2010 bestehenden kostenlosen BI-Tools ist dies noch einfacher geworden.
Aber auch auf Massendaten spezialisierte Programme, wie Tableau, sind
Mittel der Wahl. Weiterer Vorteil des unmittelbaren Zugriffs auf die Daten-
banken: die Quelldaten sind dauerhaft vorhanden. Damit können auch
nachträglich verknüpfte kpi erzeugt werden.
Andreas E. Noll
Beratung und Projektmanagement
in After Sales und Lagerlogistik
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Seite 3 von 6
Typische Vertreter für manuellen Aufschreibungen sind
• Kundenreklamationen,
• Zahl geleisteter Stunden,
• Ausfälle wegen Krankheit, Unfall, Streik.
Soll ein Dashboard wichtige Informationen für die operative Führung auf
einen Blick darstellen, reicht oft schon ein Excel-File für die Datensamm-
lung. Ein weiteres Beispiel ist der Lagerfüllgrad:
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Beratung und Projektmanagement
in After Sales und Lagerlogistik
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Jede Reise geht mit einem ersten Schritt los
Wenn Sie noch bei Null stehen, sind die ersten Aufschreibungen über täg-
lich ausgelieferte Positionen bereits ein Aha-Effekt. Halten Sie die nicht
ausgelieferten Positionen einfach jeden Abend fest. Und schon haben Sie
aussagefähige Daten. Ihr bisheriges Gefühl einer guten Leistung ist einer
Kennzahl gewichen.
Warum konnten Sie nicht ausliefern? Auch das wird Ihnen kaum eine EDV-
Datenbank liefern. Schreiben Sie es auf:
• EDV-Ausfall,
• Abholer nicht gekommen,
• Betriebsversammlung,
• Fördertechnik stehen geblieben.
Häufungen dieser Themen geben Aufschluss, wo Sie anpacken müssen.
Look-and-Feel: wie darstellen?
Nett angerichtet schmeckt jedes Essen besser. Das gilt im übertragenen
Sinn auch für ein Dashboard. Werden Kennzahlen ausgehängt, sollten sie
einheitlich aussehen. Damit ist eine grafische Aufbereitung impliziert. Wer
will sich schon durch eine Zahlen-Wüste hangeln? Gleiches gilt für Präsen-
tationen aller Art. Oft kann man schon punkten, wenn alle Elemente Ihrer
Marke sofort wiedererkannt werden. Das gilt insbesondere, wenn die Kol-
legen mit Microsoft Default Inhalt nackt verkaufen. Sie kennen das:
Calibri, kunterbunte Farben, haarfeine Achsen.
Andreas E. Noll
Beratung und Projektmanagement
in After Sales und Lagerlogistik
Beitrag dashboard im Ersatzteillager no-stop.de 20170625 v1.docx
Seite 5 von 6
Ob Zahlen im Dashboard als zeitlicher Verlauf dargestellt werden, oder in
der Gegenüberstellung verschiedener Lagerbereiche untereinander, hängt
von der gewünschten Aussage ab. Sind Zielgrößen vereinbart, sollten sich
diese in der Grafik wiederfinden. Auch Benchmarks als hinterlegte Zielgrö-
ßen bringen Ansporn zu Verbesserungsprojekten.
Online Sichtbarkeit erzeugen
Anders sieht es aus, wenn im Sinne einer Führung mit Kennzahlen alles
auf einen Blick sichtbar sein soll.
Eine Sonderform eines Dashboards stellt die Mitarbeiter-Information per
Bildschirm dar. Quasi online erfahren Mitarbeiter den aktuellen Abarbei-
tungsstand der Aufträge. In der einfachsten Form reicht hierfür ein Groß-
bildschirm an einem ausrangierten PC. Der PC greift alle paar Minuten per
Excel unmittelbar auf die Datenbank zu.
Gerade im auf Geschwindigkeit ausgelegten Ersatzteillager dient diese
Info der Motivation. Denn kurz vor der (letzten) Abholung ist es Antrieb,
alle noch offenen Express-Positionen "rauszubringen". Schließlich ist die
Liefertreue die qualitativen Kenngröße im Ersatzteilgeschäft schlechthin.
Anders sieht es aus, wenn im Sinne einer Führung mit Kennzahlen alles
auf einem Bildschirm sichtbar sein soll. Dann kann der Aufwand zur Dar-
stellung von
• Kennzahlen,
• Grafiken,
• Ampeln
auf einem einzelnen Bildschirm mit erheblichem Aufwand verbunden sein.
Technisch ungleich einfacher ist der Aufbau einer Kennzahlenwand mit
Ausdrucken. Dann besteht zudem die Möglichkeit, mit Mitarbeitern Ar-
beitsergebnisse zu diskutieren. Nächste Schritte können gerne hand-
schriftlich notiert werden.
Doch es geht nicht nur um die Implementierung. Denn wenn das Dash-
board nicht von eigenen Mitarbeitern gepflegt werden kann, wie steht es
dann mit Ihrer Flexibilität? Darum ist es wichtig, eine Einführung durch
Schulungen zu flankieren.
Andreas E. Noll
Beratung und Projektmanagement
in After Sales und Lagerlogistik
Beitrag dashboard im Ersatzteillager no-stop.de 20170625 v1.docx
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Sie wollen in Ihrem Ersatzteillager ein Dashboard einführen?
Greifen Sie auf die Erfahrung eines Beraters zu
"Nutze Deine Zeit, sie kommt nie wieder"
Ivan Blatter
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Dipl.-Ing. Andreas E. Noll
Dompfaffweg 7
85591 Vaterstetten
Andreas.Noll@no-stop.de
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Dashboard im Ersatzteillager zur Verbesserung einsetzen

  • 1. Andreas E. Noll Beratung und Projektmanagement in After Sales und Lagerlogistik Beitrag dashboard im Ersatzteillager no-stop.de 20170625 v1.docx Auch im Ersatzteillager mit Kennzahlen steuern Ob Sie es nun ein Dashboard nennen wollen, oder eine Kennzahlen-Über- sicht: es geht darum, durch Kennzahlen Überblick zu schaffen. Für diese Transparenz gibt es eine Reihe von Empfängern. Jeder dieser Empfänger hat durchaus unterschiedliche Interessen. Operativ Verantwortliche wollen wissen, wo sie stehen. Sie wollen Trends erkennen. Es geht darum, an den richtigen Stellen gegensteuern zu können. Budget-Verantwortliche wollen sehen, was sie für ihr Geld bekommen. Außerdem, ob die Kosten womöglich aus dem Ruder laufen. Gleiches gilt erst Recht für für die Auf- traggeber outgesourcter Läger. Mitarbeiter würden gerne ihre Leistung in Kennzahlen wiedererkennen. Und schließlich sind Kunden daran interes- siert, ob die Qualität passt. Welche Kennzahlen soll Ihr Dashboard zeigen? Eines vorab: Masse ist nicht gleich Klasse. Daten vorhalten und im Be- darfsfall schnell eine neue Kennzahl generieren können ist eines. Ihr Dashboard sollte sich jedoch auf eine überschaubare Menge an Informati- onen beschränken. Welches sind die Kernaussagen, die an die oben ge- nannten Empfänger gerichtet sind? Hier einige typische Kennzahlen: • Lieferpositionen je Tag (Schicht) • Anzahl Colli je Tag • (un-)pünktlich ausgelieferte Positionen je Tag • Wareneingangspositionen je Tag
  • 2. Andreas E. Noll Beratung und Projektmanagement in After Sales und Lagerlogistik Beitrag dashboard im Ersatzteillager no-stop.de 20170625 v1.docx Seite 2 von 6 • Durchlaufzeit im Wareneingang je Tag • Retouren je Monat • Anzahl gelagerter Artikel (je Lagerbereich) • Anteil gezählter Artikel (bei kontinuierlicher Inventur) • Kosten je Monat • Anzahl Kundenreklamationen je Monat • Krankenstand je Tag • offene Urlaubstage je Monat • abzubauende/aufgelaufene Überstunden je Monat Schon diese (nicht abschließende) Aufzählung weist auf die zeitliche Di- mension hin. Manche Kennzahlen soll ein täglich veröffentlichtes Dash- board zeigen. Andere werden lediglich monatlich gebraucht. Wieder an- dere Kennzahlen können gemeinschaftlich genutzt werden. So ist es z.B. im Rahmen eines Bestandscontrollings wichtig, dass sich Ersatzteillager und Materialdisposition über einheitliche Daten austauschen. Eine umfas- sende Darstellung von Lagerkennzahlen, die dann mit dem Fokus Lager- Konzeption einhergehen, finden Sie im Beitrag "Ohne Lagerkennzahlen geht es nicht". Wo kommen die Daten her? Ursprung für die Masse der Daten sind die operativ genutzten EDV-Sys- teme. Dies können das ERP-System sein, die Lagerverwaltungssoftware, oder auch das Materialflusssystem. Andere Kennzahlen sind eher manuell festzuhalten. Krankenstand und Urlaubstage kommen, auf welchen Wegen auch immer, aus der Personalabteilung. Kundenreklamationen werden vermutlich manuell festgehalten. Gerade letztgenannte Informationen sind häufig mühsam einzusammeln. Demgegenüber lassen sich die Daten aus den EDV-Systemen durch geeig- nete Reports einfach generieren. Hier ligt der Aufwand in der Einrichtung. Häufig erlauben Report-Generatoren und Abfrage-Tools bereits die grafi- sche Aufbereitung. Sofern die IT-Richtlinien es zulassen, kann auch Excel per ODBC unmittelbar Daten aus Datenbanken ziehen. Mit den seit Excel 2010 bestehenden kostenlosen BI-Tools ist dies noch einfacher geworden. Aber auch auf Massendaten spezialisierte Programme, wie Tableau, sind Mittel der Wahl. Weiterer Vorteil des unmittelbaren Zugriffs auf die Daten- banken: die Quelldaten sind dauerhaft vorhanden. Damit können auch nachträglich verknüpfte kpi erzeugt werden.
  • 3. Andreas E. Noll Beratung und Projektmanagement in After Sales und Lagerlogistik Beitrag dashboard im Ersatzteillager no-stop.de 20170625 v1.docx Seite 3 von 6 Typische Vertreter für manuellen Aufschreibungen sind • Kundenreklamationen, • Zahl geleisteter Stunden, • Ausfälle wegen Krankheit, Unfall, Streik. Soll ein Dashboard wichtige Informationen für die operative Führung auf einen Blick darstellen, reicht oft schon ein Excel-File für die Datensamm- lung. Ein weiteres Beispiel ist der Lagerfüllgrad:
  • 4. Andreas E. Noll Beratung und Projektmanagement in After Sales und Lagerlogistik Beitrag dashboard im Ersatzteillager no-stop.de 20170625 v1.docx Seite 4 von 6 Jede Reise geht mit einem ersten Schritt los Wenn Sie noch bei Null stehen, sind die ersten Aufschreibungen über täg- lich ausgelieferte Positionen bereits ein Aha-Effekt. Halten Sie die nicht ausgelieferten Positionen einfach jeden Abend fest. Und schon haben Sie aussagefähige Daten. Ihr bisheriges Gefühl einer guten Leistung ist einer Kennzahl gewichen. Warum konnten Sie nicht ausliefern? Auch das wird Ihnen kaum eine EDV- Datenbank liefern. Schreiben Sie es auf: • EDV-Ausfall, • Abholer nicht gekommen, • Betriebsversammlung, • Fördertechnik stehen geblieben. Häufungen dieser Themen geben Aufschluss, wo Sie anpacken müssen. Look-and-Feel: wie darstellen? Nett angerichtet schmeckt jedes Essen besser. Das gilt im übertragenen Sinn auch für ein Dashboard. Werden Kennzahlen ausgehängt, sollten sie einheitlich aussehen. Damit ist eine grafische Aufbereitung impliziert. Wer will sich schon durch eine Zahlen-Wüste hangeln? Gleiches gilt für Präsen- tationen aller Art. Oft kann man schon punkten, wenn alle Elemente Ihrer Marke sofort wiedererkannt werden. Das gilt insbesondere, wenn die Kol- legen mit Microsoft Default Inhalt nackt verkaufen. Sie kennen das: Calibri, kunterbunte Farben, haarfeine Achsen.
  • 5. Andreas E. Noll Beratung und Projektmanagement in After Sales und Lagerlogistik Beitrag dashboard im Ersatzteillager no-stop.de 20170625 v1.docx Seite 5 von 6 Ob Zahlen im Dashboard als zeitlicher Verlauf dargestellt werden, oder in der Gegenüberstellung verschiedener Lagerbereiche untereinander, hängt von der gewünschten Aussage ab. Sind Zielgrößen vereinbart, sollten sich diese in der Grafik wiederfinden. Auch Benchmarks als hinterlegte Zielgrö- ßen bringen Ansporn zu Verbesserungsprojekten. Online Sichtbarkeit erzeugen Anders sieht es aus, wenn im Sinne einer Führung mit Kennzahlen alles auf einen Blick sichtbar sein soll. Eine Sonderform eines Dashboards stellt die Mitarbeiter-Information per Bildschirm dar. Quasi online erfahren Mitarbeiter den aktuellen Abarbei- tungsstand der Aufträge. In der einfachsten Form reicht hierfür ein Groß- bildschirm an einem ausrangierten PC. Der PC greift alle paar Minuten per Excel unmittelbar auf die Datenbank zu. Gerade im auf Geschwindigkeit ausgelegten Ersatzteillager dient diese Info der Motivation. Denn kurz vor der (letzten) Abholung ist es Antrieb, alle noch offenen Express-Positionen "rauszubringen". Schließlich ist die Liefertreue die qualitativen Kenngröße im Ersatzteilgeschäft schlechthin. Anders sieht es aus, wenn im Sinne einer Führung mit Kennzahlen alles auf einem Bildschirm sichtbar sein soll. Dann kann der Aufwand zur Dar- stellung von • Kennzahlen, • Grafiken, • Ampeln auf einem einzelnen Bildschirm mit erheblichem Aufwand verbunden sein. Technisch ungleich einfacher ist der Aufbau einer Kennzahlenwand mit Ausdrucken. Dann besteht zudem die Möglichkeit, mit Mitarbeitern Ar- beitsergebnisse zu diskutieren. Nächste Schritte können gerne hand- schriftlich notiert werden. Doch es geht nicht nur um die Implementierung. Denn wenn das Dash- board nicht von eigenen Mitarbeitern gepflegt werden kann, wie steht es dann mit Ihrer Flexibilität? Darum ist es wichtig, eine Einführung durch Schulungen zu flankieren.
  • 6. Andreas E. Noll Beratung und Projektmanagement in After Sales und Lagerlogistik Beitrag dashboard im Ersatzteillager no-stop.de 20170625 v1.docx Seite 6 von 6 Sie wollen in Ihrem Ersatzteillager ein Dashboard einführen? Greifen Sie auf die Erfahrung eines Beraters zu "Nutze Deine Zeit, sie kommt nie wieder" Ivan Blatter Melden Sie sich jetzt bei mir per Kontaktformular oder Dipl.-Ing. Andreas E. Noll Dompfaffweg 7 85591 Vaterstetten Andreas.Noll@no-stop.de mobil +49 160 581 97 13