Das Dokument beschreibt die Problematik der Schatten-IT in Unternehmen, die bis zu 50% der Prozesse betreffen kann und durch unflexible zentrale IT-Lösungen entsteht. Es wird eine Migration von veralteten Systemen wie Access zu Oracle Application Express (APEX) empfohlen, um bessere Flexibilität, Wartbarkeit und Integration zu erreichen. Abschließend wird betont, dass die Sichtbar- und Bekanntmachung von APEX eine Herausforderung bleibt.

1. |
Schatten IT erfolgreich bekämpfen
mit Oracle Application Express
Niels de Brujin, Fachbereichsleiter APEX
Steven Grzbielok, Junior Berater APEX
Ratingen, 09.06.2015

2. |
GESCHÄFTSFORM INHABERGEFÜHRTE AG
HAUPTSITZ RATINGEN
GRÜNDUNGSJAHR 1994
BESCHÄFTIGTE 180 FESTANGESTELLTE MITARBEITER
BETEILIGUNGEN MT-IFS GMBH, MT-IFS SARL (LUXEMBURG)

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Agenda
Schatten IT mit APEX erfolgreich bekämpfen3
1. Schatten IT
2. Alte Welt
3. Neue Welt
4. Vertiefung
5. Fazit

4. ||
Agenda
Schatten IT mit APEX erfolgreich bekämpfen4
1. Schatten IT
2. Alte Welt
3. Neue Welt
4. Vertiefung
5. Fazit

5. |
Schatten IT
 Bis zu 50% der Unternehmensprozesse sind Schatten-IT*
 Unkontrollierte IT-Lösungen im Fachbereich
- Keine IT-Sicherheit
- Keine Hochverfügbarkeit
- Keine Skalierbarkeit
- Verantwortung komplett im Fachbereich
 Warum Schatten IT?
- Bestehende IT-Lösung nicht flexibel genug
- Zentrale IT-Abteilung zu teuer oder kann nicht kurzfristig liefern
- Lösungen (hoffentlich) meist nicht geschäftskritisch
*) Quelle Computerwoche: http://www.computerwoche.de/a/schatten-it-ist-notwehr,2546588
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Kommt Ihnen bekannt vor?

6. |
Schatten IT
 Geschäftskritische Prozesse werden darüber abgebildet
 Kein Betreuer mehr
 Lösung wird zu komplex und ist kaum noch wartbar
 Integration mit anderen Systemen ist gefordert
 Technische Restriktionen, z.B. bei Access:
- Nicht fürs Web gedacht
- Geht bis 2 GB Datenhaltung
- Langsam
- Parallele Entwicklung nicht möglich
- Fazit: Finger weg von Access! Lieber auf APEX migrieren.
Schatten IT mit APEX erfolgreich bekämpfen6
Wann wird es zum Problem?

7. |
Über mich
 Niels de Bruijn, Fachbereichsleiter APEX
 Geboren in 1977, verheiratet, drei Töchter, Wohnort Ratingen
 seit 12.2003 bei der MT AG in Ratingen
 zuvor 2 Jahre als Berater bei Oracle Nederland B.V. angestellt
 Beschäftigt sich seit 2004 mit APEX
 Federführend beim Vertrieb/Marketing/Delivery von APEX Projekten aller Art
- https://apex.mt-ag.com & http://www.apexsolutions.de
 Themenverantwortlicher für APEX bei der DOAG
 Hält Vorträge u.A. auf der DOAG Konferenz / APEX connect, ODTUG Kscope
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8. |
Über mich (Co-Referent)
 Steven Grzbielok, Junior Berater APEX Development
 Geboren 1994, Wohnort Ratingen
 seit 08.2014 bei der MT AG in Ratingen
 Unterstützt bei der Organisation APEX connect und betreut
primär die Seite http://apex.doag.org
Schatten IT mit APEX erfolgreich bekämpfen8

9. ||
Agenda
Schatten IT mit APEX erfolgreich bekämpfen9
1. Schatten IT
2. Alte Welt
3. Neue Welt
4. Vertiefung
5. Fazit

10. |
Bestellformular (PHP)
Schatten IT mit APEX erfolgreich bekämpfen10

11. |
Administrationsoberfläche (Access 2010)
Schatten IT mit APEX erfolgreich bekämpfen11
Die gesamte Verwaltung in zwei Formularen

12. |
Datenmodell
Schatten IT mit APEX erfolgreich bekämpfen12
Relationales Datenmodell der Access Datenbank

13. |
Rechnung
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14. |
Ok, es ist noch nicht optimal…
 Manuelle Arbeit
- Neue Bestellung per Hand in der Access Datenbank eintragen
- Rechnung per Serienbrief in Word erforderte Nacharbeiten
- Liste mit Transaktionen für den Steuerberater per Hand erstellen
 Wenn ein Artikel dazu kommt, muss die PHP Webseite, das Datenmodell und
die Administrationsoberfläche erweitert werden
 Datenmodell
- Spalte pro Artikel
- Daten doppelt hinterlegt (Bestellnr)
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15. ||
Agenda
Schatten IT mit APEX erfolgreich bekämpfen15
1. Schatten IT
2. Alte Welt
3. Neue Welt
4. Vertiefung
5. Fazit

16. |
Vom Prototypen zu Going-Live
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• Prototypen
• Datenmodell
• Datenmigration
• Administrationsoberfläche
• Exportfunktionen
• Business Logik und DB Prozesse
• Bestellformular
• Bugfixing vor der Abnahmephase und CRs während der Entwicklung
• Meetings
• Dokumentation
Gesamtaufwand: 18 PT
Einige Annahmen
• Die Anwendung wird mit APEX 5.0 entwickelt
• Entwicklung bei der MT AG in Ratingen
• Unterstützte Browser: IE 11, Firefox 38
• Betrieb auf apex.oracle.com

17. |
Zeitplanung
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Iterative Entwicklung & Testphase
Abnahme
&
Auslieferung 01.0527.0403.04
18 PT (MT AG & Kunde) 1 Woche
(MT AG & Kunde)
Abgrenzungen & Mitwirkungspflicht
• Datensicherung durch den Kunden
• Wöchentlicher Jour-Fix Termin
• Einmalige Auslieferung
• Einwöchige Abnahmephase

18. ||
Agenda
Schatten IT mit APEX erfolgreich bekämpfen18
1. Schatten IT
2. Alte Welt
3. Neue Welt
4. Vertiefung
5. Fazit

19. |
Datenmodell
Schatten IT mit APEX erfolgreich bekämpfen19
Relationales Datenmodell der Oracle Datenbank

20. |
Datenmigration
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1. Speichern der Access-DB als *.mdb
2. Erstellen der Verbindung im SQL Developer mit der Access-DB*
3. Daten auswählen
4. Rechte Maustaste: Kopie an Oracle
*) Bei einer 32-Bit-Version von Office müssen JDK/JRE und SQL Developer ebenfalls in der 32-Bit-Version verwendet
werden. Analog gilt dies für die 64-Bit-Version . Außerdem funktioniert dies nur bei JDK<8. Ab JDK 8 gibt es (leider) keinen
ODBC Bridge mehr.

21. |
Datenmigration
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5. Oracle DB auswählen
6. Verhalten bei bereits vorhandenen Tabellen auswählen
7. Assistenten abschließen

22. |
Administrationsoberfläche
Schatten IT mit APEX erfolgreich bekämpfen22
Kundenmanagement - Kundenübersicht

23. |
Administrationsoberfläche
Schatten IT mit APEX erfolgreich bekämpfen23
Kundenmanagement – Kundenerstellung und -bearbeitung

24. |
Administrationsoberfläche
Schatten IT mit APEX erfolgreich bekämpfen24
Artikelverwaltung – Übersicht, Erstellung und Bearbeitung

25. |
Administrationsoberfläche
Schatten IT mit APEX erfolgreich bekämpfen25
Transaktionsverwaltung – Übersicht und Custom CSV-Export
 Transaktionen wurden bei der Datenmigration mit den Bestellungen verknüpft
 Ein Export aller Abrechnungen in einem bestimmten Zeitraum mit Saldo am
Abrechnungsbeginn und –ende als CSV ist möglich

26. |
Administrationsoberfläche
Schatten IT mit APEX erfolgreich bekämpfen26
Transaktionsverwaltung – Übersicht und Custom CSV-Export
 Die dazugehörige Bestellung ist als Vorschau unterhalb verfügbar
 Bei der Erfassung einer neuen Transaktion
werden automatisch unbezahlte Bestellungen
empfohlen

27. |
Administrationsoberfläche
Schatten IT mit APEX erfolgreich bekämpfen27
Bestellungsverwaltung - Übersicht
 Bestellübersicht zeigt nun alle nötigen Informationen an
 Alternative Berichte sind hier:
- Noch nicht bezahlte Bestellungen
- Noch nicht versendete Bestellungen

28. |
Administrationsoberfläche
Schatten IT mit APEX erfolgreich bekämpfen28
Bestellungsverwaltung – Erfassung und Bearbeitung

29. |
Administrationsoberfläche
Schatten IT mit APEX erfolgreich bekämpfen29
Bestellungsverwaltung – Erfassung und Bearbeitung
 Kundeninformationen, Bestellinformationen, Bestellpositionen und Transaktionen
lassen sich hier mit einem Klick integriert erfassen
- Über einen Custom DML Prozess werden die Informationen in allen vier
Tabellen korrekt verknüpft und verarbeitet
- Bestehende Kundendaten werden automatisch aktualisiert, nicht vorhandene
Kunden neu angelegt
- Porto und CD-Kosten werden abhängig von den Artikeln und dem Land
berechnet
- Der Button Markierte Positionen löschen löscht zusätzlich auch noch nicht
gespeicherte Zeilen aus dem Tabular Form
 Zusätzlich ist die Erstellung einer Rechnung mittels pl-jrxml2pdf mit nur einem
Klick dynamisch möglich

30. |
Rechnungserstellung
Schatten IT mit APEX erfolgreich bekämpfen30
PL-jrxml2pdf
 PDF-Rechnung als Begleitschreiben für die
versendeten Artikel
 Erstellung des Templates mit TIBCO Jaspersoft Studio

31. |
Abrechnung für den Steuerberater
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Custom CSV (APEX)
 Consono e.V. benötigt eine Auflistung der Transaktionen und des aktuellen
Kassenbestandes
 CSV-Abrechnung für den Steuerberater

32. |
User Interface
 Artikelansicht wird basierend auf der Tabelle R_ARTIKEL aktualisiert
 Gleicher Prozess wie bei der internen Bestellverwaltung (Kundenmanagement
und dynamische Kostenberechnung integriert)
Schatten IT mit APEX erfolgreich bekämpfen32
Öffentliches Bestellformular mit Bestellbenachrichtigung und Coveranzeige

33. |
Prozessdiagramm
Schatten IT mit APEX erfolgreich bekämpfen33

34. ||
Agenda
Schatten IT mit APEX erfolgreich bekämpfen34
1. Schatten IT
2. Alte Welt
3. Neue Welt
4. Vertiefung
5. Fazit

35. |
Fazit
 Schatten-IT aufdecken und im Einzelfall entscheiden wie es weiter geht
 Finger weg von Access!
 Prototypen ist hilfreich, ersetzt aber nicht die Realisierungsphase!
 APEX noch bekannter zu machen ist nach wie vor die Herausforderung
- #letswreckthistogether!
Schatten IT mit APEX erfolgreich bekämpfen35

36. |
#apexsummer15
 APEX 5.0 Summer School 2015
- 8 Webinare – Juli 2015 – Mittwochs und Freitags
 Alles über APEX 5.0
- Page Designer, Universal Theme, SQL und PL/SQL, Migration,
Interactive Reports, Plug-Ins, Sample Applications und mehr …
 Von den deutschsprachigen Community-Experten
- Peter Raganitsch, Niels de Bruijn, Oliver Lemm, Denes Kubicek,
Tobias Arnhold, Dietmar Aust, Christian Rokitta, Carsten Czarski,
Jürgen Schuster
Schatten IT mit APEX erfolgreich bekämpfen36
tinyurl.com/orclapexsummerschool

37. |
Vielen Dank.
MT AG
Balcke-Dürr-Allee 9
40882 Ratingen
Telefon: +49 (0) 21 02 309 61-0
Telefax: +49 (0) 21 02 309 61-10
E-Mail: apex@mt-ag.com
www.mt-ag.com