Schatten IT erfolgreich bekämpfen

1. |
Schatten IT erfolgreich bekämpfen
mit Oracle Application Express
Niels de Brujin, Fachbereichsleiter APEX
Steven Grzbielok, Junior Berater APEX
Ratingen, 09.06.2015

2. |
GESCHÄFTSFORM INHABERGEFÜHRTE AG
HAUPTSITZ RATINGEN
GRÜNDUNGSJAHR 1994
BESCHÄFTIGTE 180 FESTANGESTELLTE MITARBEITER
BETEILIGUNGEN MT-IFS GMBH, MT-IFS SARL (LUXEMBURG)

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Agenda
Schatten IT mit APEX erfolgreich bekämpfen3
1. Schatten IT
2. Alte Welt
3. Neue Welt
4. Vertiefung
5. Fazit

4. ||
Agenda
Schatten IT mit APEX erfolgreich bekämpfen4
1. Schatten IT
2. Alte Welt
3. Neue Welt
4. Vertiefung
5. Fazit

5. |
Schatten IT
 Bis zu 50% der Unternehmensprozesse sind Schatten-IT*
 Unkontrollierte IT-Lösungen im Fachbereich
- Keine IT-Sicherheit
- Keine Hochverfügbarkeit
- Keine Skalierbarkeit
- Verantwortung komplett im Fachbereich
 Warum Schatten IT?
- Bestehende IT-Lösung nicht flexibel genug
- Zentrale IT-Abteilung zu teuer oder kann nicht kurzfristig liefern
- Lösungen (hoffentlich) meist nicht geschäftskritisch
*) Quelle Computerwoche: http://www.computerwoche.de/a/schatten-it-ist-notwehr,2546588
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Kommt Ihnen bekannt vor?

6. |
Schatten IT
 Geschäftskritische Prozesse werden darüber abgebildet
 Kein Betreuer mehr
 Lösung wird zu komplex und ist kaum noch wartbar
 Integration mit anderen Systemen ist gefordert
 Technische Restriktionen, z.B. bei Access:
- Nicht fürs Web gedacht
- Geht bis 2 GB Datenhaltung
- Langsam
- Parallele Entwicklung nicht möglich
- Fazit: Finger weg von Access! Lieber auf APEX migrieren.
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Wann wird es zum Problem?

7. |
Über mich
 Niels de Bruijn, Fachbereichsleiter APEX
 Geboren in 1977, verheiratet, drei Töchter, Wohnort Ratingen
 seit 12.2003 bei der MT AG in Ratingen
 zuvor 2 Jahre als Berater bei Oracle Nederland B.V. angestellt
 Beschäftigt sich seit 2004 mit APEX
 Federführend beim Vertrieb/Marketing/Delivery von APEX Projekten aller Art
- https://apex.mt-ag.com & http://www.apexsolutions.de
 Themenverantwortlicher für APEX bei der DOAG
 Hält Vorträge u.A. auf der DOAG Konferenz / APEX connect, ODTUG Kscope
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8. |
Über mich (Co-Referent)
 Steven Grzbielok, Junior Berater APEX Development
 Geboren 1994, Wohnort Ratingen
 seit 08.2014 bei der MT AG in Ratingen
 Unterstützt bei der Organisation APEX connect und betreut
primär die Seite http://apex.doag.org
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9. ||
Agenda
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1. Schatten IT
2. Alte Welt
3. Neue Welt
4. Vertiefung
5. Fazit

10. |
Bestellformular (PHP)
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11. |
Administrationsoberfläche (Access 2010)
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Die gesamte Verwaltung in zwei Formularen

12. |
Datenmodell
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Relationales Datenmodell der Access Datenbank

13. |
Rechnung
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14. |
Ok, es ist noch nicht optimal…
 Manuelle Arbeit
- Neue Bestellung per Hand in der Access Datenbank eintragen
- Rechnung per Serienbrief in Word erforderte Nacharbeiten
- Liste mit Transaktionen für den Steuerberater per Hand erstellen
 Wenn ein Artikel dazu kommt, muss die PHP Webseite, das Datenmodell und
die Administrationsoberfläche erweitert werden
 Datenmodell
- Spalte pro Artikel
- Daten doppelt hinterlegt (Bestellnr)
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15. ||
Agenda
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1. Schatten IT
2. Alte Welt
3. Neue Welt
4. Vertiefung
5. Fazit

16. |
Vom Prototypen zu Going-Live
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• Prototypen
• Datenmodell
• Datenmigration
• Administrationsoberfläche
• Exportfunktionen
• Business Logik und DB Prozesse
• Bestellformular
• Bugfixing vor der Abnahmephase und CRs während der Entwicklung
• Meetings
• Dokumentation
Gesamtaufwand: 18 PT
Einige Annahmen
• Die Anwendung wird mit APEX 5.0 entwickelt
• Entwicklung bei der MT AG in Ratingen
• Unterstützte Browser: IE 11, Firefox 38
• Betrieb auf apex.oracle.com

17. |
Zeitplanung
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Iterative Entwicklung & Testphase
Abnahme
&
Auslieferung 01.0527.0403.04
18 PT (MT AG & Kunde) 1 Woche
(MT AG & Kunde)
Abgrenzungen & Mitwirkungspflicht
• Datensicherung durch den Kunden
• Wöchentlicher Jour-Fix Termin
• Einmalige Auslieferung
• Einwöchige Abnahmephase

18. ||
Agenda
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1. Schatten IT
2. Alte Welt
3. Neue Welt
4. Vertiefung
5. Fazit

19. |
Datenmodell
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Relationales Datenmodell der Oracle Datenbank

20. |
Datenmigration
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1. Speichern der Access-DB als *.mdb
2. Erstellen der Verbindung im SQL Developer mit der Access-DB*
3. Daten auswählen
4. Rechte Maustaste: Kopie an Oracle
*) Bei einer 32-Bit-Version von Office müssen JDK/JRE und SQL Developer ebenfalls in der 32-Bit-Version verwendet
werden. Analog gilt dies für die 64-Bit-Version . Außerdem funktioniert dies nur bei JDK<8. Ab JDK 8 gibt es (leider) keinen
ODBC Bridge mehr.

21. |
Datenmigration
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5. Oracle DB auswählen
6. Verhalten bei bereits vorhandenen Tabellen auswählen
7. Assistenten abschließen

22. |
Administrationsoberfläche
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Kundenmanagement - Kundenübersicht

23. |
Administrationsoberfläche
Schatten IT mit APEX erfolgreich bekämpfen23
Kundenmanagement – Kundenerstellung und -bearbeitung

24. |
Administrationsoberfläche
Schatten IT mit APEX erfolgreich bekämpfen24
Artikelverwaltung – Übersicht, Erstellung und Bearbeitung

25. |
Administrationsoberfläche
Schatten IT mit APEX erfolgreich bekämpfen25
Transaktionsverwaltung – Übersicht und Custom CSV-Export
 Transaktionen wurden bei der Datenmigration mit den Bestellungen verknüpft
 Ein Export aller Abrechnungen in einem bestimmten Zeitraum mit Saldo am
Abrechnungsbeginn und –ende als CSV ist möglich

26. |
Administrationsoberfläche
Schatten IT mit APEX erfolgreich bekämpfen26
Transaktionsverwaltung – Übersicht und Custom CSV-Export
 Die dazugehörige Bestellung ist als Vorschau unterhalb verfügbar
 Bei der Erfassung einer neuen Transaktion
werden automatisch unbezahlte Bestellungen
empfohlen

27. |
Administrationsoberfläche
Schatten IT mit APEX erfolgreich bekämpfen27
Bestellungsverwaltung - Übersicht
 Bestellübersicht zeigt nun alle nötigen Informationen an
 Alternative Berichte sind hier:
- Noch nicht bezahlte Bestellungen
- Noch nicht versendete Bestellungen

28. |
Administrationsoberfläche
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Bestellungsverwaltung – Erfassung und Bearbeitung

29. |
Administrationsoberfläche
Schatten IT mit APEX erfolgreich bekämpfen29
Bestellungsverwaltung – Erfassung und Bearbeitung
 Kundeninformationen, Bestellinformationen, Bestellpositionen und Transaktionen
lassen sich hier mit einem Klick integriert erfassen
- Über einen Custom DML Prozess werden die Informationen in allen vier
Tabellen korrekt verknüpft und verarbeitet
- Bestehende Kundendaten werden automatisch aktualisiert, nicht vorhandene
Kunden neu angelegt
- Porto und CD-Kosten werden abhängig von den Artikeln und dem Land
berechnet
- Der Button Markierte Positionen löschen löscht zusätzlich auch noch nicht
gespeicherte Zeilen aus dem Tabular Form
 Zusätzlich ist die Erstellung einer Rechnung mittels pl-jrxml2pdf mit nur einem
Klick dynamisch möglich

30. |
Rechnungserstellung
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PL-jrxml2pdf
 PDF-Rechnung als Begleitschreiben für die
versendeten Artikel
 Erstellung des Templates mit TIBCO Jaspersoft Studio

31. |
Abrechnung für den Steuerberater
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Custom CSV (APEX)
 Consono e.V. benötigt eine Auflistung der Transaktionen und des aktuellen
Kassenbestandes
 CSV-Abrechnung für den Steuerberater

32. |
User Interface
 Artikelansicht wird basierend auf der Tabelle R_ARTIKEL aktualisiert
 Gleicher Prozess wie bei der internen Bestellverwaltung (Kundenmanagement
und dynamische Kostenberechnung integriert)
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Öffentliches Bestellformular mit Bestellbenachrichtigung und Coveranzeige

33. |
Prozessdiagramm
Schatten IT mit APEX erfolgreich bekämpfen33

34. ||
Agenda
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1. Schatten IT
2. Alte Welt
3. Neue Welt
4. Vertiefung
5. Fazit

35. |
Fazit
 Schatten-IT aufdecken und im Einzelfall entscheiden wie es weiter geht
 Finger weg von Access!
 Prototypen ist hilfreich, ersetzt aber nicht die Realisierungsphase!
 APEX noch bekannter zu machen ist nach wie vor die Herausforderung
- #letswreckthistogether!
Schatten IT mit APEX erfolgreich bekämpfen35

36. |
#apexsummer15
 APEX 5.0 Summer School 2015
- 8 Webinare – Juli 2015 – Mittwochs und Freitags
 Alles über APEX 5.0
- Page Designer, Universal Theme, SQL und PL/SQL, Migration,
Interactive Reports, Plug-Ins, Sample Applications und mehr …
 Von den deutschsprachigen Community-Experten
- Peter Raganitsch, Niels de Bruijn, Oliver Lemm, Denes Kubicek,
Tobias Arnhold, Dietmar Aust, Christian Rokitta, Carsten Czarski,
Jürgen Schuster
Schatten IT mit APEX erfolgreich bekämpfen36
tinyurl.com/orclapexsummerschool

37. |
Vielen Dank.
MT AG
Balcke-Dürr-Allee 9
40882 Ratingen
Telefon: +49 (0) 21 02 309 61-0
Telefax: +49 (0) 21 02 309 61-10
E-Mail: apex@mt-ag.com
www.mt-ag.com