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Trends auf dem ECM-Markt
Bernhard Zöller, Zöller & Partner
Alfresco Juni 2016© Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de
Top Thema ECM
Alfresco Juni 2016© Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de
CeBIT 2016 Top Themen
..und ihre Relevanz zu ECM
Alfresco Juni 2016© Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de
Top-Trends aus Sicht der ECM-Branche
40%
37%
26%
26%
23%
18%
18%
18%
Anwendungen für mobile Endgeräte
Digitale Akten
Business Collaboration/Teamarbeit
Eingangsrechnungsverarbeitung
Vordefinierte Workflows
Big Data
Kontextsensitive Informationsbereitstellung
Standardisierte Lösungen
Basis: alle ECM-Unternehmen
Quelle: BITKOM, 7. ECM-Barometer
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Status 2016
 ECM Lösung sind die Trägerplattform für
viele Einsatzfelder
– Aufbewahrung und Archivierung einer Vielzahl von
Dokumenten, Dateien, Unterlagen und
Vorgangsdaten
– In Unternehmen und Behörden quer über alle
Branchen und Größenordnungen
– Für Sachbearbeiter und Knowledge Worker,
Interne und Externe
– Ergänzung für die Fachanwendungen durch DMS-
und Workflow-Dienste, die aus dem Kontext der
Fachanwendung heraus aufgerufen werden
werden.
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Es geht schon lange nicht mehr nur um Papierprobleme oder
Archivierung
 Vielfalt der Ablagesysteme
– Nicht nur ECM-Lösungen. Auch File- und E-Mail-System, Portale,
Fachanwendungen etc.
– Inkl. Eigenentwicklungen und Altlasten
– Wikis, Blogs, Intranet-Portale
 Unkenntnis der Ordnungssysteme
– Wenn Meier nicht weiß, wo Müller abgelegt hat
 Persönliche Versionierung, Mehrfachablage
– „Sehr geehrte Damen und Herren.doc“
 E-Mail
– Menge, Teufelszeug PST, Smartphones, Containerproblem,
persönlich/privat …
 Datei-Messies
– Zumüllen von File- und E-Mail-Systemen
 Rechtechaos
– Fürstentümerproblem: Das Dokument gehört mir…
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Aktuelle Komplettsysteme
 Moderne ECM-Komplettlösungen
umfassen:
– Ordnungsgemäße Aufbewahrung
– Dokumentenlebenszyklus inkl.
Versionierung
– Workflow-Funktionen sowohl für
Genehmigungsprozesse als auch für
frühes Scannen und adhoc-Workflow
– Inhaltssuche (Volltext)
– Aktenverwaltung
– Rendition/Formatkonvertierung
– Teamwork-Funktionen (Collaboration)
– Customizing Werkzeuge, dokumentierte
APIs
 Zunehmend wichtig:
– Web-Clients, mobile Clients
– Mandantenfähigkeit, Hosting-Fähigkeit
Erfassung und
Indexierung
Papier
Erfassung und
Indexierung E-
Mail
Erfassung und
Indexierung
MS Office-
Dokumente
Erfassung und
Indexierung
Massenoutput
OCR/ICR/
Dokumenten-
klassifikation
DB für
Fachliche und
technische
Attribute
Volltext-
Datenbank
Postkorb-
funktionen
Akten-
verwaltung
Adhoc
Workflow
Production/
transaktionaler
Workflow
Speicher-SW
für Optical, CAS,
NAS/SAN etc.
Rechtesysteme
SSO
Redaktions-
funktionen
Versionierung
Dok-
Lebenszyklus
Teamfunktionen
Collaboration
Dokument-
Viewer
Erfassung und
Indexierung
ERP-Content
Entwicklungs-
Umgebung,
Customizing
Werkzeuge
Benutzer-
verwaltung
Import/Export-
Werkzeuge
Horizontale oder
vertikale
Lösungen
Erfassung und
Indexierung
Papier
Erfassung und
Indexierung E-
Mail
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Horizontale oder
vertikale
Lösungen
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Unverzichtbarer Bestandteil: Workflow
 Dokumentenzentrische Workflows:
Redaktions- und Freigabeprozesse
 Production-Workflow zur
Geschäftsprozesssteuerung
– für hochvolumige, repetitive Bearbeitungsprozesse
 Ad-hoc-Workflow
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 Capture-Workflow
– Automation & Steuerung von Capture-Prozessen
Scannen  Indexieren  Prüfen / Korrigieren 
Freigeben
 Workflow erfordert fast immer auch
Integrationsschnittstellen mit
Fachanwendungen
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ECM wird IT-Infrastruktur
ECM-Lösungen als Content-Integrationsplattform
Anwendungssystem 1
(z.B. SAP )
Anwendungssystem 2
(z.B. Exchange)
Selbsterstellte
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Applikationen etc.
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(z.B. Fileserver,
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Output-Integration: Content-Übernahme in ECM-System
Retrieval-Integration: Verfügbarmachung Content aus ECM-System
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Anwendungen
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Postkorbfunktionen)
DMS/ECM als Content Infrastruktur
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IT-Infrastruktur: Plattformen, Datenbanken, Speicher, Client-Technologien, Netze
Integration in Prozesse und Systeme (synchrone und asychrone Schnittstellen, Postkorb/Workflow/BPM etc.)
Aufbewahrungspflichtige oder aufbewahrungswürdige Dokumente, Dateien, Unterlagen etc.
Mailobjekte; nativ und/
oder als Rendition
Mit/ohne Attachments
Gescannte Dok.
Drucklisten/ALF
Ausgangspost/PDF
Etc.
Vielzahl unterschiedlicher
Dateiformate
Verknüpfung gescannter
Dokumente, intern
erstellter Dokumente etc.
Gescannte Dokumente,
Office Dateien u.a.
Content-Services: Erfassung, Ablage/Archivierung, Versionierung, Recherche, Rendition, etc.
ArchiveLink
Http-Content Server
Schnittstelle
Mail-Integration
Projektspezifische
Schnittstelle oder
generische Schnittstelle für
Output-Übernahme und
Retrieval-Integration
Fileserver-Archivierung.
MS Office Integration
ECM-eigene Schnittstellen
E-Akte
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Triebfedern & Trends: Veränderte Arbeitswelten
 „Work is a thing you do, not a place you go.”
 Mobilität
– Standort- und Zeitzonen-Unabhängigkeit
– Globalisierung / Internationalisierung
 Arbeit findet immer häufiger
nicht am eigenen, „persönlichen“
Arbeitsplatz statt
– Beim Kunden/Lieferanten, an unterschiedlichen
Standorten des Unternehmens
– Home Office
 Know-how – nicht der Wohnort - entscheidet
über Projekt-Zuordnung
 Flexibilisierung der Arbeitszeiten
 Informationen sind häufiger „ent-
dokumentiert“
– vernetzte/verlinkte Zusammenhänge (Beispiel: Foren,
Wikis, Portale)
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Änderung der Arbeitsweise im Büro 2020
 Beispielhafte Studie (viele mit ähnlichen
Ergebnissen)
 Nur noch 53% haben „eigenen“
Arbeitsplatz, zunehmend wird nicht mehr
im „Firmenbüro“ gearbeitet.
– 57% arbeiten auch von Zuhause
– 37% auch an anderen Orten im Unternehmen
– 37% auch außerhalb des Unternehmens
– 33% bei Partnerfirmen, Kunden etc.
Quelle: FAZ vom 26.2.2013
Alfresco Juni 2016© Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de
Anforderungen Knowledge Worker
 Intuitive Benutzeroberfläche
– Viele Todsünden am Markt.
 „Persönliches“ Customizing
– Nein, VisualStudio ist KEIN Customizing-Werkzeug
 Mobile, Offline, Tablets
 Integration in Desktop Anwendungen
 Anwender haben zunehmend andere Client-
Plattformen im Einsatz
– Desktop OS: zunehmend auch Apple Mac OS
– Tablets (Windows 8.x, Apple iOS, Android)
– Smartphones (Windows Mobile, Apple iOS, Android)
 Die Admins wissen nicht mehr zwingend, mit
welchen Endgeräten ein Anwender auf die
Anwendungen/Systeme zugreift
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Cloud
 Neue Anforderungen an Cloud-fähige
Anwendungen
– Multi-Mandanten-Fähigkeit (Tausende von Mandanten)
– Extremste Skalierbarkeit
– Neue Release-Stände werden lautlos installiert
 Status:
– Schnelle Verbreitung, aber langsamer als vor 5 Jahren
prognostiziert
– Schnellere Akzeptanz im Consumerbereich (geringere
Anpassungsaufwendungen)
 Wichtige Faktoren für Anbieter und Anwender:
– Rechtliche Rahmenbedingungen
– Systemintegration mit Rich-Clients und 2-tier
Fachwendungen
– Datensicherheit für sensible Daten
– Hochverfügbarkeit bei geschäftskritischen Anwendungen
© Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de Alfresco Juni 2016
Was gehört zu Collaboration?
 n:m-Kommunikation
 Yellow Pages, Rollen, Skills,
Interessen
 Tags für Personen, Gruppen
 Activity Streams, Followers
 Microblogs
 Audio-, Video-, Web-Conferencing
 Messaging/Chat
 Kommentieren von Nachrichten,
Dateien
 Projekträume
 Gruppenkalender
 Projekt-Management
 Aufgabentracking
 Umfragen, Abstimmungen, Feedback
 Co-Editing, Team-Reviews
 Dokumenten Management
 File-Sharing
 Indexierung, Tagging,
Bewertung
 Ähnlichkeitsempfehlungen
 Wikis
 Blogs
 Diskussionsforen
 E-Learning
Kommunikation Team-Work Knowledge-Sharing
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Disruptive Technologien: Osterparade New York, 1900
 1 Auto
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Disruptive Technologien: Osterparade New York, 1913
 1 Pferd
Alfresco Juni 2016© Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de
„Disruptive Technologien“
Erlauben komplett andere Lösungswege; nicht nur eine 1:1 Umsetzung
 Beispiele
– iTunes & andere Musikportale  „Tonträger“
– Youtube  Fernsehen
– Amazon, Ebay etc.  Versand- und stationärer Handel
– Google  Gelbe Seiten, Telefonbuch
– WhatsApp  SMS  Telefon
– VMWare, WebEx&Co.  Präsenzmessen für SW-Lösungen
– VistaPrint, Flyeralarm & Co.  regionale Offsetdruckereien
 Beispiele aus der ECM-Welt
– Wikis  in Word geschriebene Handbücher
– Web-Anwendungen, Formular-Workflow  Umlaufmappen
– Diskussionsforen  Meetings, E-Mail-Diskussionen
– Virtuelle Projekträume und e-Akte  File-Ablage
– SmartPhone Scanning  Kopierer
 Verlangt Bereitschaft, alte Prozesse nicht 1:1 umzusetzen
(schnellere Pferde) sondern mit der Kenntnis um die
Möglichkeiten neuer Technologien neu zu konzipieren:
– Sequentielle Abläufe: können häufig parallelisiert werden
– Eigenhändige Unterschriften für interne Vorgänge: Unnötig
Zukunft E-Mail?
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Typische Probleme File-System
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Filesystem vs. ECM-Lösung
Merkmale unterschiedlicher Content-Ablagen Dateisystem ECM-Lösung
Einfache Dateioperationen (Ablegen, Kopieren, Umbenennen etc.)
Ja
Windows GUI
Aufwendiger als im Dateisystem
Persönliche/Lokale Ablage, freie Ablage, Ad-hoc-Strukturen Ja Ja
Ablage aus Word, Excel, Outlook Ja Ja
Ablegen aus Acrobat und anderen nicht erweiterbaren oder weniger häufigen PC Anwendungen Ja Ja, aber anders
Verlinken von Dokumenten via absolute / relative Links
Aber nur begrenzt zuverlässig (vor allem
bei extern erzeugten Dok)
i.d.R. Nein (wenige Ausnahmen)
Geordnete (geführte) Ablage (Dokumente werden mit Wahrscheinlichkeit da abgelegt, wo sie von anderen vermutet
werden), unveränderbare Vorgaben zur Ablage
Möglich wenn sich Mitarbeiter an Regeln
halten
Ja
Ordnungsgemäße, unveränderbare Ablage auf Basis von Dokumentarten (fachliche Attribute) Nein Ja
Berechtigung auf Objektarten (z.B. Dokumentenarten) Nein Ja
Dokumentenlebenszyklus, Check-out/Check-in, systemgestützte Versionierung Nein Typisch
Dokumentenmappen mit eigenen Metadaten zur Verwaltung von logisch zusammengehörigen Dokumenten, flache
Ablagestruktur
Nur einfache Baumstrukturen im File-
System
Ja (nicht alle)
Ablage von Dokumenten in mehr als 1 Verzeichnis ohne Kopieren Nein Ja (nicht alle)
Aktenverwaltung: tiefe Aktenstrukturen,
Aktenmodellierung, Aktenplanverwaltung
Nein Ja (nicht alle)
Akten können statische und flexible Anteile haben Nein Ja (nicht alle)
Erfassungskomponenten für Papier-Eingangspost:
Integration der Scan- und Indexieranwendungen mit Rechtesystem und Datenbank-Anwendung
Nein Typisch
Erfassungskomponenten für PC-Dokumente
inkl. Indexierungsfunktionen
Ja, aber keine fachliche Attribuierung Ja
Erfassungskomponenten für ein- und ausgehende E-Mails
inkl. Indexierungsfunktionen
Ja, aber keine fachliche Attribuierung Ja
Erfassungskomponenten für Host-generierte Dokumente, Listen und Reports inklusive Einrichtungswerkzeuge,
Index-Parser, ggf. spezifische Viewer und Formatkonvertierer
Nein Ja (nicht alle)
Capture-Werkzeuge zur Stapelerfassung
von Dokumenten und Unterlagen
Nein Ja (nicht alle)
OCR/ICR-Integration zur Dokumentenklassifizierung und Datenextraktion Nein Häufig (OEM)
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ECM versus File-System
Merkmale unterschiedlicher Content-Ablagen Dateisystem ECM-Lösung
Formatkonvertierer für die dynamische oder archivische Konvertierung in Formate wie TIFF, PDF etc. für niedrige bis sehr
hohe Mengen
Dritte Häufig (OEM)
Multiformat-Dokumentenviewer für die visuelle Reproduktion einer zunehmenden Vielfalt von Dokumentenformaten (inkl. DTA,
ASCII und XML-Objekte), die sich ohne Style-Sheets oder Parser-Funktionen von normalen Benutzern nicht mehr lesen
lassen
Nein Häufig (OEM)
Nachvollziehbarkeit durch Versionshistorie Nein Ja
Datenbankgestützte Suche nach Metadaten / Attributen Nein Ja
Systemseitige Komponenten zur Sicherstellung der unveränderbaren Archivierung (wirksamer Schutz gegen unzulässige
Manipulation) gem. der regulatorischen Anforderungen
Nein Ja
Löschfristenverwaltung Nein Häufig
Workflow I:
Dokumenten-Genehmigungsprozesse, Freigabeprozesse
Nein Häufig
Workflow II
Postkorbfunktionen für Szenarien der frühen Erfassung, Einzel- und Gruppenpostkörbe, Regelwerkzeuge
Nein Häufig
Workflow III
Knowledge-Worker Workflow: situativ nutz- und anpassbare Workflows
Nein Manchmal
API für Recherche- und Outputintegration
Kein ded. API aber Standard-
Funktionen für Ablage und
Aufruf
Ja
Import- und Export-Werkzeuge für Dokumente und Metadaten Nicht für Metadaten Häufig
Offline-Clients (Synchronisation) Mitnehmen von Dokumenten für Einzelbenutzer Ja, aber eingeschränkte Synch. Ja, aber eingeschränkte Synch.
Lesen von Dokumenten auf iOS Tablet Nein Ja
Schreiben von Dokumenten, Workflow-Nutzung auf iOS Tablet Nein Selten
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Unterschiedlicher „Betroffenheitsgrad“
 Wir wollen E-Akte, „aber so wie in Papier“
– „Der Leitungsebene können wir das aber nicht zumuten“
– Ausdrucken, unterschreiben und neu einscannen
– Farbcodierte Paraphierungen am Rand, jetzt eben
elektronisch
 Zu berücksichtigen:
– Erfahrung der End-User mit IT-Anwendungen
• Von „gar nicht“ bis „Power-User“
• Erfordert unterschiedlichen Aufwand zur Schulung,
Akzeptanzsicherung
– Betroffenheit des Arbeitsplatzes
– Qualifikationsmöglichkeit/Eignung der Mitarbeiter
– Wer darf Änderungen im Ablauf bestimmen oder
verhindern?
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ECM ist zu 51% ein Orga.-Thema
 Typische Nicht-IT-Aufgaben in einem ECM-
Projekt
– Neue Abläufe
– Bereichs-/prozessübergreifende Abstimmung von
Ordnungssystemen
– Rechte
 In vielen Fällen ist nicht das Fehlen von
Technologie, sondern das Fehlen von
einhaltbaren Regeln und die mangelnde
Abstimmung der Beteiligten die Ursache
für die Probleme
 Eine ECM-Lösung ist ein Werkzeugkasten,
der für unterschiedliche Aufgaben
verwendet werden kann, aber alleine keine
Lösung schafft.
Alfresco Juni 2016© Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de
Auslaufmodelle
 Papier, Papierakte
– Vorblätter, Papierformulare, Kontierstempel
– Paraphierungszettel, Umlaufzettel
 Ausdruck und „zdA-Stempel“
 Eigenhändige Unterschriften in
Innenverhältnis
– verlässliche Authentifizierung am System ist
ausreichend
 E-Mail-Ping-Pong
 Meetings mit persönlicher
Anwesenheitspflicht
 Qualifizierte elektronische Signatur nach
dem derzeitigen SigG (und SigV)
– für Konsumenten und Bürger
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Und manchmal sieht auch noch so aus…
Vielen Dank für Ihre
Aufmerksamkeit !
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www.zoeller.de
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Trends auf dem ECM-Markt - Bernhard Zöller, Zöller & Partner GmbH

  • 1. Trends auf dem ECM-Markt Bernhard Zöller, Zöller & Partner
  • 2. Alfresco Juni 2016© Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de Top Thema ECM
  • 3. Alfresco Juni 2016© Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de CeBIT 2016 Top Themen ..und ihre Relevanz zu ECM
  • 4. Alfresco Juni 2016© Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de Top-Trends aus Sicht der ECM-Branche 40% 37% 26% 26% 23% 18% 18% 18% Anwendungen für mobile Endgeräte Digitale Akten Business Collaboration/Teamarbeit Eingangsrechnungsverarbeitung Vordefinierte Workflows Big Data Kontextsensitive Informationsbereitstellung Standardisierte Lösungen Basis: alle ECM-Unternehmen Quelle: BITKOM, 7. ECM-Barometer
  • 5. Alfresco Juni 2016© Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de Status 2016  ECM Lösung sind die Trägerplattform für viele Einsatzfelder – Aufbewahrung und Archivierung einer Vielzahl von Dokumenten, Dateien, Unterlagen und Vorgangsdaten – In Unternehmen und Behörden quer über alle Branchen und Größenordnungen – Für Sachbearbeiter und Knowledge Worker, Interne und Externe – Ergänzung für die Fachanwendungen durch DMS- und Workflow-Dienste, die aus dem Kontext der Fachanwendung heraus aufgerufen werden werden.
  • 6. Alfresco Juni 2016© Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de Es geht schon lange nicht mehr nur um Papierprobleme oder Archivierung  Vielfalt der Ablagesysteme – Nicht nur ECM-Lösungen. Auch File- und E-Mail-System, Portale, Fachanwendungen etc. – Inkl. Eigenentwicklungen und Altlasten – Wikis, Blogs, Intranet-Portale  Unkenntnis der Ordnungssysteme – Wenn Meier nicht weiß, wo Müller abgelegt hat  Persönliche Versionierung, Mehrfachablage – „Sehr geehrte Damen und Herren.doc“  E-Mail – Menge, Teufelszeug PST, Smartphones, Containerproblem, persönlich/privat …  Datei-Messies – Zumüllen von File- und E-Mail-Systemen  Rechtechaos – Fürstentümerproblem: Das Dokument gehört mir…
  • 7. Alfresco Juni 2016© Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de Aktuelle Komplettsysteme  Moderne ECM-Komplettlösungen umfassen: – Ordnungsgemäße Aufbewahrung – Dokumentenlebenszyklus inkl. Versionierung – Workflow-Funktionen sowohl für Genehmigungsprozesse als auch für frühes Scannen und adhoc-Workflow – Inhaltssuche (Volltext) – Aktenverwaltung – Rendition/Formatkonvertierung – Teamwork-Funktionen (Collaboration) – Customizing Werkzeuge, dokumentierte APIs  Zunehmend wichtig: – Web-Clients, mobile Clients – Mandantenfähigkeit, Hosting-Fähigkeit Erfassung und Indexierung Papier Erfassung und Indexierung E- Mail Erfassung und Indexierung MS Office- Dokumente Erfassung und Indexierung Massenoutput OCR/ICR/ Dokumenten- klassifikation DB für Fachliche und technische Attribute Volltext- Datenbank Postkorb- funktionen Akten- verwaltung Adhoc Workflow Production/ transaktionaler Workflow Speicher-SW für Optical, CAS, NAS/SAN etc. Rechtesysteme SSO Redaktions- funktionen Versionierung Dok- Lebenszyklus Teamfunktionen Collaboration Dokument- Viewer Erfassung und Indexierung ERP-Content Entwicklungs- Umgebung, Customizing Werkzeuge Benutzer- verwaltung Import/Export- Werkzeuge Horizontale oder vertikale Lösungen Erfassung und Indexierung Papier Erfassung und Indexierung E- Mail Erfassung und Indexierung MS Office- Dokumente Erfassung und Indexierung Massenoutput OCR/ICR/ Dokumenten- klassifikation DB für Fachliche und technische Attribute Volltext- Datenbank Postkorb- funktionen Akten- verwaltung Adhoc Workflow Production/ transaktionaler Workflow Speicher-SW für Optical, CAS, NAS/SAN etc. Rechtesysteme SSO Redaktions- funktionen Versionierung Dok- Lebenszyklus Teamfunktionen Collaboration Dokument- Viewer Erfassung und Indexierung ERP-Content Entwicklungs- Umgebung, Customizing Werkzeuge Benutzer- verwaltung Import/Export- Werkzeuge Horizontale oder vertikale Lösungen
  • 8. Alfresco Juni 2016© Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de Unverzichtbarer Bestandteil: Workflow  Dokumentenzentrische Workflows: Redaktions- und Freigabeprozesse  Production-Workflow zur Geschäftsprozesssteuerung – für hochvolumige, repetitive Bearbeitungsprozesse  Ad-hoc-Workflow – zur situativen Bearbeitung  Capture-Workflow – Automation & Steuerung von Capture-Prozessen Scannen  Indexieren  Prüfen / Korrigieren  Freigeben  Workflow erfordert fast immer auch Integrationsschnittstellen mit Fachanwendungen
  • 9. Alfresco Juni 2016© Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de ECM wird IT-Infrastruktur ECM-Lösungen als Content-Integrationsplattform Anwendungssystem 1 (z.B. SAP ) Anwendungssystem 2 (z.B. Exchange) Selbsterstellte Anwendungen, Host- Applikationen etc. Anwendungssystem 3 (z.B. Fileserver, MS Office etc.) Output-Integration: Content-Übernahme in ECM-System Retrieval-Integration: Verfügbarmachung Content aus ECM-System DMS-/ECM- Anwendungen (Belegarchivierung, Aktenverwaltung, Postkorbfunktionen) DMS/ECM als Content Infrastruktur © Zöller & Partner GmbH IT-Infrastruktur: Plattformen, Datenbanken, Speicher, Client-Technologien, Netze Integration in Prozesse und Systeme (synchrone und asychrone Schnittstellen, Postkorb/Workflow/BPM etc.) Aufbewahrungspflichtige oder aufbewahrungswürdige Dokumente, Dateien, Unterlagen etc. Mailobjekte; nativ und/ oder als Rendition Mit/ohne Attachments Gescannte Dok. Drucklisten/ALF Ausgangspost/PDF Etc. Vielzahl unterschiedlicher Dateiformate Verknüpfung gescannter Dokumente, intern erstellter Dokumente etc. Gescannte Dokumente, Office Dateien u.a. Content-Services: Erfassung, Ablage/Archivierung, Versionierung, Recherche, Rendition, etc. ArchiveLink Http-Content Server Schnittstelle Mail-Integration Projektspezifische Schnittstelle oder generische Schnittstelle für Output-Übernahme und Retrieval-Integration Fileserver-Archivierung. MS Office Integration ECM-eigene Schnittstellen E-Akte
  • 10. Alfresco Juni 2016© Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de Triebfedern & Trends: Veränderte Arbeitswelten  „Work is a thing you do, not a place you go.”  Mobilität – Standort- und Zeitzonen-Unabhängigkeit – Globalisierung / Internationalisierung  Arbeit findet immer häufiger nicht am eigenen, „persönlichen“ Arbeitsplatz statt – Beim Kunden/Lieferanten, an unterschiedlichen Standorten des Unternehmens – Home Office  Know-how – nicht der Wohnort - entscheidet über Projekt-Zuordnung  Flexibilisierung der Arbeitszeiten  Informationen sind häufiger „ent- dokumentiert“ – vernetzte/verlinkte Zusammenhänge (Beispiel: Foren, Wikis, Portale)
  • 11. Alfresco Juni 2016© Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de Änderung der Arbeitsweise im Büro 2020  Beispielhafte Studie (viele mit ähnlichen Ergebnissen)  Nur noch 53% haben „eigenen“ Arbeitsplatz, zunehmend wird nicht mehr im „Firmenbüro“ gearbeitet. – 57% arbeiten auch von Zuhause – 37% auch an anderen Orten im Unternehmen – 37% auch außerhalb des Unternehmens – 33% bei Partnerfirmen, Kunden etc. Quelle: FAZ vom 26.2.2013
  • 12. Alfresco Juni 2016© Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de Anforderungen Knowledge Worker  Intuitive Benutzeroberfläche – Viele Todsünden am Markt.  „Persönliches“ Customizing – Nein, VisualStudio ist KEIN Customizing-Werkzeug  Mobile, Offline, Tablets  Integration in Desktop Anwendungen  Anwender haben zunehmend andere Client- Plattformen im Einsatz – Desktop OS: zunehmend auch Apple Mac OS – Tablets (Windows 8.x, Apple iOS, Android) – Smartphones (Windows Mobile, Apple iOS, Android)  Die Admins wissen nicht mehr zwingend, mit welchen Endgeräten ein Anwender auf die Anwendungen/Systeme zugreift
  • 13. Alfresco Juni 2016© Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de Cloud  Neue Anforderungen an Cloud-fähige Anwendungen – Multi-Mandanten-Fähigkeit (Tausende von Mandanten) – Extremste Skalierbarkeit – Neue Release-Stände werden lautlos installiert  Status: – Schnelle Verbreitung, aber langsamer als vor 5 Jahren prognostiziert – Schnellere Akzeptanz im Consumerbereich (geringere Anpassungsaufwendungen)  Wichtige Faktoren für Anbieter und Anwender: – Rechtliche Rahmenbedingungen – Systemintegration mit Rich-Clients und 2-tier Fachwendungen – Datensicherheit für sensible Daten – Hochverfügbarkeit bei geschäftskritischen Anwendungen
  • 14. © Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de Alfresco Juni 2016 Was gehört zu Collaboration?  n:m-Kommunikation  Yellow Pages, Rollen, Skills, Interessen  Tags für Personen, Gruppen  Activity Streams, Followers  Microblogs  Audio-, Video-, Web-Conferencing  Messaging/Chat  Kommentieren von Nachrichten, Dateien  Projekträume  Gruppenkalender  Projekt-Management  Aufgabentracking  Umfragen, Abstimmungen, Feedback  Co-Editing, Team-Reviews  Dokumenten Management  File-Sharing  Indexierung, Tagging, Bewertung  Ähnlichkeitsempfehlungen  Wikis  Blogs  Diskussionsforen  E-Learning Kommunikation Team-Work Knowledge-Sharing
  • 15. Alfresco Juni 2016© Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de Disruptive Technologien: Osterparade New York, 1900  1 Auto
  • 16. Alfresco Juni 2016© Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de Disruptive Technologien: Osterparade New York, 1913  1 Pferd
  • 17. Alfresco Juni 2016© Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de „Disruptive Technologien“ Erlauben komplett andere Lösungswege; nicht nur eine 1:1 Umsetzung  Beispiele – iTunes & andere Musikportale  „Tonträger“ – Youtube  Fernsehen – Amazon, Ebay etc.  Versand- und stationärer Handel – Google  Gelbe Seiten, Telefonbuch – WhatsApp  SMS  Telefon – VMWare, WebEx&Co.  Präsenzmessen für SW-Lösungen – VistaPrint, Flyeralarm & Co.  regionale Offsetdruckereien  Beispiele aus der ECM-Welt – Wikis  in Word geschriebene Handbücher – Web-Anwendungen, Formular-Workflow  Umlaufmappen – Diskussionsforen  Meetings, E-Mail-Diskussionen – Virtuelle Projekträume und e-Akte  File-Ablage – SmartPhone Scanning  Kopierer  Verlangt Bereitschaft, alte Prozesse nicht 1:1 umzusetzen (schnellere Pferde) sondern mit der Kenntnis um die Möglichkeiten neuer Technologien neu zu konzipieren: – Sequentielle Abläufe: können häufig parallelisiert werden – Eigenhändige Unterschriften für interne Vorgänge: Unnötig Zukunft E-Mail?
  • 18. Alfresco Juni 2016© Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de Typische Probleme File-System
  • 19. Alfresco Juni 2016© Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de Filesystem vs. ECM-Lösung Merkmale unterschiedlicher Content-Ablagen Dateisystem ECM-Lösung Einfache Dateioperationen (Ablegen, Kopieren, Umbenennen etc.) Ja Windows GUI Aufwendiger als im Dateisystem Persönliche/Lokale Ablage, freie Ablage, Ad-hoc-Strukturen Ja Ja Ablage aus Word, Excel, Outlook Ja Ja Ablegen aus Acrobat und anderen nicht erweiterbaren oder weniger häufigen PC Anwendungen Ja Ja, aber anders Verlinken von Dokumenten via absolute / relative Links Aber nur begrenzt zuverlässig (vor allem bei extern erzeugten Dok) i.d.R. Nein (wenige Ausnahmen) Geordnete (geführte) Ablage (Dokumente werden mit Wahrscheinlichkeit da abgelegt, wo sie von anderen vermutet werden), unveränderbare Vorgaben zur Ablage Möglich wenn sich Mitarbeiter an Regeln halten Ja Ordnungsgemäße, unveränderbare Ablage auf Basis von Dokumentarten (fachliche Attribute) Nein Ja Berechtigung auf Objektarten (z.B. Dokumentenarten) Nein Ja Dokumentenlebenszyklus, Check-out/Check-in, systemgestützte Versionierung Nein Typisch Dokumentenmappen mit eigenen Metadaten zur Verwaltung von logisch zusammengehörigen Dokumenten, flache Ablagestruktur Nur einfache Baumstrukturen im File- System Ja (nicht alle) Ablage von Dokumenten in mehr als 1 Verzeichnis ohne Kopieren Nein Ja (nicht alle) Aktenverwaltung: tiefe Aktenstrukturen, Aktenmodellierung, Aktenplanverwaltung Nein Ja (nicht alle) Akten können statische und flexible Anteile haben Nein Ja (nicht alle) Erfassungskomponenten für Papier-Eingangspost: Integration der Scan- und Indexieranwendungen mit Rechtesystem und Datenbank-Anwendung Nein Typisch Erfassungskomponenten für PC-Dokumente inkl. Indexierungsfunktionen Ja, aber keine fachliche Attribuierung Ja Erfassungskomponenten für ein- und ausgehende E-Mails inkl. Indexierungsfunktionen Ja, aber keine fachliche Attribuierung Ja Erfassungskomponenten für Host-generierte Dokumente, Listen und Reports inklusive Einrichtungswerkzeuge, Index-Parser, ggf. spezifische Viewer und Formatkonvertierer Nein Ja (nicht alle) Capture-Werkzeuge zur Stapelerfassung von Dokumenten und Unterlagen Nein Ja (nicht alle) OCR/ICR-Integration zur Dokumentenklassifizierung und Datenextraktion Nein Häufig (OEM)
  • 20. Alfresco Juni 2016© Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de ECM versus File-System Merkmale unterschiedlicher Content-Ablagen Dateisystem ECM-Lösung Formatkonvertierer für die dynamische oder archivische Konvertierung in Formate wie TIFF, PDF etc. für niedrige bis sehr hohe Mengen Dritte Häufig (OEM) Multiformat-Dokumentenviewer für die visuelle Reproduktion einer zunehmenden Vielfalt von Dokumentenformaten (inkl. DTA, ASCII und XML-Objekte), die sich ohne Style-Sheets oder Parser-Funktionen von normalen Benutzern nicht mehr lesen lassen Nein Häufig (OEM) Nachvollziehbarkeit durch Versionshistorie Nein Ja Datenbankgestützte Suche nach Metadaten / Attributen Nein Ja Systemseitige Komponenten zur Sicherstellung der unveränderbaren Archivierung (wirksamer Schutz gegen unzulässige Manipulation) gem. der regulatorischen Anforderungen Nein Ja Löschfristenverwaltung Nein Häufig Workflow I: Dokumenten-Genehmigungsprozesse, Freigabeprozesse Nein Häufig Workflow II Postkorbfunktionen für Szenarien der frühen Erfassung, Einzel- und Gruppenpostkörbe, Regelwerkzeuge Nein Häufig Workflow III Knowledge-Worker Workflow: situativ nutz- und anpassbare Workflows Nein Manchmal API für Recherche- und Outputintegration Kein ded. API aber Standard- Funktionen für Ablage und Aufruf Ja Import- und Export-Werkzeuge für Dokumente und Metadaten Nicht für Metadaten Häufig Offline-Clients (Synchronisation) Mitnehmen von Dokumenten für Einzelbenutzer Ja, aber eingeschränkte Synch. Ja, aber eingeschränkte Synch. Lesen von Dokumenten auf iOS Tablet Nein Ja Schreiben von Dokumenten, Workflow-Nutzung auf iOS Tablet Nein Selten
  • 21. Alfresco Juni 2016© Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de Unterschiedlicher „Betroffenheitsgrad“  Wir wollen E-Akte, „aber so wie in Papier“ – „Der Leitungsebene können wir das aber nicht zumuten“ – Ausdrucken, unterschreiben und neu einscannen – Farbcodierte Paraphierungen am Rand, jetzt eben elektronisch  Zu berücksichtigen: – Erfahrung der End-User mit IT-Anwendungen • Von „gar nicht“ bis „Power-User“ • Erfordert unterschiedlichen Aufwand zur Schulung, Akzeptanzsicherung – Betroffenheit des Arbeitsplatzes – Qualifikationsmöglichkeit/Eignung der Mitarbeiter – Wer darf Änderungen im Ablauf bestimmen oder verhindern?
  • 22. Alfresco Juni 2016© Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de ECM ist zu 51% ein Orga.-Thema  Typische Nicht-IT-Aufgaben in einem ECM- Projekt – Neue Abläufe – Bereichs-/prozessübergreifende Abstimmung von Ordnungssystemen – Rechte  In vielen Fällen ist nicht das Fehlen von Technologie, sondern das Fehlen von einhaltbaren Regeln und die mangelnde Abstimmung der Beteiligten die Ursache für die Probleme  Eine ECM-Lösung ist ein Werkzeugkasten, der für unterschiedliche Aufgaben verwendet werden kann, aber alleine keine Lösung schafft.
  • 23. Alfresco Juni 2016© Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de Auslaufmodelle  Papier, Papierakte – Vorblätter, Papierformulare, Kontierstempel – Paraphierungszettel, Umlaufzettel  Ausdruck und „zdA-Stempel“  Eigenhändige Unterschriften in Innenverhältnis – verlässliche Authentifizierung am System ist ausreichend  E-Mail-Ping-Pong  Meetings mit persönlicher Anwesenheitspflicht  Qualifizierte elektronische Signatur nach dem derzeitigen SigG (und SigV) – für Konsumenten und Bürger
  • 24. Alfresco Juni 2016© Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de Und manchmal sieht auch noch so aus…
  • 25. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit ! Weitere Informationen: www.zoeller.de www.ecm-blog.de