Alfresco Day München 2016 - 14. Juni 2016 - #AlfrescoDayMunich - https://www.alfresco.com/de/veranstaltungen/alfresco-day-munchen-2016

1. Trends auf dem ECM-Markt
Bernhard Zöller, Zöller & Partner

2. Alfresco Juni 2016© Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de
Top Thema ECM

3. Alfresco Juni 2016© Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de
CeBIT 2016 Top Themen
..und ihre Relevanz zu ECM

4. Alfresco Juni 2016© Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de
Top-Trends aus Sicht der ECM-Branche
40%
37%
26%
26%
23%
18%
18%
18%
Anwendungen für mobile Endgeräte
Digitale Akten
Business Collaboration/Teamarbeit
Eingangsrechnungsverarbeitung
Vordefinierte Workflows
Big Data
Kontextsensitive Informationsbereitstellung
Standardisierte Lösungen
Basis: alle ECM-Unternehmen
Quelle: BITKOM, 7. ECM-Barometer

5. Alfresco Juni 2016© Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de
Status 2016
 ECM Lösung sind die Trägerplattform für
viele Einsatzfelder
– Aufbewahrung und Archivierung einer Vielzahl von
Dokumenten, Dateien, Unterlagen und
Vorgangsdaten
– In Unternehmen und Behörden quer über alle
Branchen und Größenordnungen
– Für Sachbearbeiter und Knowledge Worker,
Interne und Externe
– Ergänzung für die Fachanwendungen durch DMS-
und Workflow-Dienste, die aus dem Kontext der
Fachanwendung heraus aufgerufen werden
werden.

6. Alfresco Juni 2016© Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de
Es geht schon lange nicht mehr nur um Papierprobleme oder
Archivierung
 Vielfalt der Ablagesysteme
– Nicht nur ECM-Lösungen. Auch File- und E-Mail-System, Portale,
Fachanwendungen etc.
– Inkl. Eigenentwicklungen und Altlasten
– Wikis, Blogs, Intranet-Portale
 Unkenntnis der Ordnungssysteme
– Wenn Meier nicht weiß, wo Müller abgelegt hat
 Persönliche Versionierung, Mehrfachablage
– „Sehr geehrte Damen und Herren.doc“
 E-Mail
– Menge, Teufelszeug PST, Smartphones, Containerproblem,
persönlich/privat …
 Datei-Messies
– Zumüllen von File- und E-Mail-Systemen
 Rechtechaos
– Fürstentümerproblem: Das Dokument gehört mir…

7. Alfresco Juni 2016© Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de
Aktuelle Komplettsysteme
 Moderne ECM-Komplettlösungen
umfassen:
– Ordnungsgemäße Aufbewahrung
– Dokumentenlebenszyklus inkl.
Versionierung
– Workflow-Funktionen sowohl für
Genehmigungsprozesse als auch für
frühes Scannen und adhoc-Workflow
– Inhaltssuche (Volltext)
– Aktenverwaltung
– Rendition/Formatkonvertierung
– Teamwork-Funktionen (Collaboration)
– Customizing Werkzeuge, dokumentierte
APIs
 Zunehmend wichtig:
– Web-Clients, mobile Clients
– Mandantenfähigkeit, Hosting-Fähigkeit
Erfassung und
Indexierung
Papier
Erfassung und
Indexierung E-
Mail
Erfassung und
Indexierung
MS Office-
Dokumente
Erfassung und
Indexierung
Massenoutput
OCR/ICR/
Dokumenten-
klassifikation
DB für
Fachliche und
technische
Attribute
Volltext-
Datenbank
Postkorb-
funktionen
Akten-
verwaltung
Adhoc
Workflow
Production/
transaktionaler
Workflow
Speicher-SW
für Optical, CAS,
NAS/SAN etc.
Rechtesysteme
SSO
Redaktions-
funktionen
Versionierung
Dok-
Lebenszyklus
Teamfunktionen
Collaboration
Dokument-
Viewer
Erfassung und
Indexierung
ERP-Content
Entwicklungs-
Umgebung,
Customizing
Werkzeuge
Benutzer-
verwaltung
Import/Export-
Werkzeuge
Horizontale oder
vertikale
Lösungen
Erfassung und
Indexierung
Papier
Erfassung und
Indexierung E-
Mail
Erfassung und
Indexierung
MS Office-
Dokumente
Erfassung und
Indexierung
Massenoutput
OCR/ICR/
Dokumenten-
klassifikation
DB für
Fachliche und
technische
Attribute
Volltext-
Datenbank
Postkorb-
funktionen
Akten-
verwaltung
Adhoc
Workflow
Production/
transaktionaler
Workflow
Speicher-SW
für Optical, CAS,
NAS/SAN etc.
Rechtesysteme
SSO
Redaktions-
funktionen
Versionierung
Dok-
Lebenszyklus
Teamfunktionen
Collaboration
Dokument-
Viewer
Erfassung und
Indexierung
ERP-Content
Entwicklungs-
Umgebung,
Customizing
Werkzeuge
Benutzer-
verwaltung
Import/Export-
Werkzeuge
Horizontale oder
vertikale
Lösungen

8. Alfresco Juni 2016© Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de
Unverzichtbarer Bestandteil: Workflow
 Dokumentenzentrische Workflows:
Redaktions- und Freigabeprozesse
 Production-Workflow zur
Geschäftsprozesssteuerung
– für hochvolumige, repetitive Bearbeitungsprozesse
 Ad-hoc-Workflow
– zur situativen Bearbeitung
 Capture-Workflow
– Automation & Steuerung von Capture-Prozessen
Scannen  Indexieren  Prüfen / Korrigieren 
Freigeben
 Workflow erfordert fast immer auch
Integrationsschnittstellen mit
Fachanwendungen

9. Alfresco Juni 2016© Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de
ECM wird IT-Infrastruktur
ECM-Lösungen als Content-Integrationsplattform
Anwendungssystem 1
(z.B. SAP )
Anwendungssystem 2
(z.B. Exchange)
Selbsterstellte
Anwendungen, Host-
Applikationen etc.
Anwendungssystem 3
(z.B. Fileserver,
MS Office etc.)
Output-Integration: Content-Übernahme in ECM-System
Retrieval-Integration: Verfügbarmachung Content aus ECM-System
DMS-/ECM-
Anwendungen
(Belegarchivierung,
Aktenverwaltung,
Postkorbfunktionen)
DMS/ECM als Content Infrastruktur
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IT-Infrastruktur: Plattformen, Datenbanken, Speicher, Client-Technologien, Netze
Integration in Prozesse und Systeme (synchrone und asychrone Schnittstellen, Postkorb/Workflow/BPM etc.)
Aufbewahrungspflichtige oder aufbewahrungswürdige Dokumente, Dateien, Unterlagen etc.
Mailobjekte; nativ und/
oder als Rendition
Mit/ohne Attachments
Gescannte Dok.
Drucklisten/ALF
Ausgangspost/PDF
Etc.
Vielzahl unterschiedlicher
Dateiformate
Verknüpfung gescannter
Dokumente, intern
erstellter Dokumente etc.
Gescannte Dokumente,
Office Dateien u.a.
Content-Services: Erfassung, Ablage/Archivierung, Versionierung, Recherche, Rendition, etc.
ArchiveLink
Http-Content Server
Schnittstelle
Mail-Integration
Projektspezifische
Schnittstelle oder
generische Schnittstelle für
Output-Übernahme und
Retrieval-Integration
Fileserver-Archivierung.
MS Office Integration
ECM-eigene Schnittstellen
E-Akte

10. Alfresco Juni 2016© Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de
Triebfedern & Trends: Veränderte Arbeitswelten
 „Work is a thing you do, not a place you go.”
 Mobilität
– Standort- und Zeitzonen-Unabhängigkeit
– Globalisierung / Internationalisierung
 Arbeit findet immer häufiger
nicht am eigenen, „persönlichen“
Arbeitsplatz statt
– Beim Kunden/Lieferanten, an unterschiedlichen
Standorten des Unternehmens
– Home Office
 Know-how – nicht der Wohnort - entscheidet
über Projekt-Zuordnung
 Flexibilisierung der Arbeitszeiten
 Informationen sind häufiger „ent-
dokumentiert“
– vernetzte/verlinkte Zusammenhänge (Beispiel: Foren,
Wikis, Portale)

11. Alfresco Juni 2016© Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de
Änderung der Arbeitsweise im Büro 2020
 Beispielhafte Studie (viele mit ähnlichen
Ergebnissen)
 Nur noch 53% haben „eigenen“
Arbeitsplatz, zunehmend wird nicht mehr
im „Firmenbüro“ gearbeitet.
– 57% arbeiten auch von Zuhause
– 37% auch an anderen Orten im Unternehmen
– 37% auch außerhalb des Unternehmens
– 33% bei Partnerfirmen, Kunden etc.
Quelle: FAZ vom 26.2.2013

12. Alfresco Juni 2016© Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de
Anforderungen Knowledge Worker
 Intuitive Benutzeroberfläche
– Viele Todsünden am Markt.
 „Persönliches“ Customizing
– Nein, VisualStudio ist KEIN Customizing-Werkzeug
 Mobile, Offline, Tablets
 Integration in Desktop Anwendungen
 Anwender haben zunehmend andere Client-
Plattformen im Einsatz
– Desktop OS: zunehmend auch Apple Mac OS
– Tablets (Windows 8.x, Apple iOS, Android)
– Smartphones (Windows Mobile, Apple iOS, Android)
 Die Admins wissen nicht mehr zwingend, mit
welchen Endgeräten ein Anwender auf die
Anwendungen/Systeme zugreift

13. Alfresco Juni 2016© Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de
Cloud
 Neue Anforderungen an Cloud-fähige
Anwendungen
– Multi-Mandanten-Fähigkeit (Tausende von Mandanten)
– Extremste Skalierbarkeit
– Neue Release-Stände werden lautlos installiert
 Status:
– Schnelle Verbreitung, aber langsamer als vor 5 Jahren
prognostiziert
– Schnellere Akzeptanz im Consumerbereich (geringere
Anpassungsaufwendungen)
 Wichtige Faktoren für Anbieter und Anwender:
– Rechtliche Rahmenbedingungen
– Systemintegration mit Rich-Clients und 2-tier
Fachwendungen
– Datensicherheit für sensible Daten
– Hochverfügbarkeit bei geschäftskritischen Anwendungen

14. © Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de Alfresco Juni 2016
Was gehört zu Collaboration?
 n:m-Kommunikation
 Yellow Pages, Rollen, Skills,
Interessen
 Tags für Personen, Gruppen
 Activity Streams, Followers
 Microblogs
 Audio-, Video-, Web-Conferencing
 Messaging/Chat
 Kommentieren von Nachrichten,
Dateien
 Projekträume
 Gruppenkalender
 Projekt-Management
 Aufgabentracking
 Umfragen, Abstimmungen, Feedback
 Co-Editing, Team-Reviews
 Dokumenten Management
 File-Sharing
 Indexierung, Tagging,
Bewertung
 Ähnlichkeitsempfehlungen
 Wikis
 Blogs
 Diskussionsforen
 E-Learning
Kommunikation Team-Work Knowledge-Sharing

15. Alfresco Juni 2016© Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de
Disruptive Technologien: Osterparade New York, 1900
 1 Auto

16. Alfresco Juni 2016© Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de
Disruptive Technologien: Osterparade New York, 1913
 1 Pferd

17. Alfresco Juni 2016© Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de
„Disruptive Technologien“
Erlauben komplett andere Lösungswege; nicht nur eine 1:1 Umsetzung
 Beispiele
– iTunes & andere Musikportale  „Tonträger“
– Youtube  Fernsehen
– Amazon, Ebay etc.  Versand- und stationärer Handel
– Google  Gelbe Seiten, Telefonbuch
– WhatsApp  SMS  Telefon
– VMWare, WebEx&Co.  Präsenzmessen für SW-Lösungen
– VistaPrint, Flyeralarm & Co.  regionale Offsetdruckereien
 Beispiele aus der ECM-Welt
– Wikis  in Word geschriebene Handbücher
– Web-Anwendungen, Formular-Workflow  Umlaufmappen
– Diskussionsforen  Meetings, E-Mail-Diskussionen
– Virtuelle Projekträume und e-Akte  File-Ablage
– SmartPhone Scanning  Kopierer
 Verlangt Bereitschaft, alte Prozesse nicht 1:1 umzusetzen
(schnellere Pferde) sondern mit der Kenntnis um die
Möglichkeiten neuer Technologien neu zu konzipieren:
– Sequentielle Abläufe: können häufig parallelisiert werden
– Eigenhändige Unterschriften für interne Vorgänge: Unnötig
Zukunft E-Mail?

18. Alfresco Juni 2016© Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de
Typische Probleme File-System

19. Alfresco Juni 2016© Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de
Filesystem vs. ECM-Lösung
Merkmale unterschiedlicher Content-Ablagen Dateisystem ECM-Lösung
Einfache Dateioperationen (Ablegen, Kopieren, Umbenennen etc.)
Ja
Windows GUI
Aufwendiger als im Dateisystem
Persönliche/Lokale Ablage, freie Ablage, Ad-hoc-Strukturen Ja Ja
Ablage aus Word, Excel, Outlook Ja Ja
Ablegen aus Acrobat und anderen nicht erweiterbaren oder weniger häufigen PC Anwendungen Ja Ja, aber anders
Verlinken von Dokumenten via absolute / relative Links
Aber nur begrenzt zuverlässig (vor allem
bei extern erzeugten Dok)
i.d.R. Nein (wenige Ausnahmen)
Geordnete (geführte) Ablage (Dokumente werden mit Wahrscheinlichkeit da abgelegt, wo sie von anderen vermutet
werden), unveränderbare Vorgaben zur Ablage
Möglich wenn sich Mitarbeiter an Regeln
halten
Ja
Ordnungsgemäße, unveränderbare Ablage auf Basis von Dokumentarten (fachliche Attribute) Nein Ja
Berechtigung auf Objektarten (z.B. Dokumentenarten) Nein Ja
Dokumentenlebenszyklus, Check-out/Check-in, systemgestützte Versionierung Nein Typisch
Dokumentenmappen mit eigenen Metadaten zur Verwaltung von logisch zusammengehörigen Dokumenten, flache
Ablagestruktur
Nur einfache Baumstrukturen im File-
System
Ja (nicht alle)
Ablage von Dokumenten in mehr als 1 Verzeichnis ohne Kopieren Nein Ja (nicht alle)
Aktenverwaltung: tiefe Aktenstrukturen,
Aktenmodellierung, Aktenplanverwaltung
Nein Ja (nicht alle)
Akten können statische und flexible Anteile haben Nein Ja (nicht alle)
Erfassungskomponenten für Papier-Eingangspost:
Integration der Scan- und Indexieranwendungen mit Rechtesystem und Datenbank-Anwendung
Nein Typisch
Erfassungskomponenten für PC-Dokumente
inkl. Indexierungsfunktionen
Ja, aber keine fachliche Attribuierung Ja
Erfassungskomponenten für ein- und ausgehende E-Mails
inkl. Indexierungsfunktionen
Ja, aber keine fachliche Attribuierung Ja
Erfassungskomponenten für Host-generierte Dokumente, Listen und Reports inklusive Einrichtungswerkzeuge,
Index-Parser, ggf. spezifische Viewer und Formatkonvertierer
Nein Ja (nicht alle)
Capture-Werkzeuge zur Stapelerfassung
von Dokumenten und Unterlagen
Nein Ja (nicht alle)
OCR/ICR-Integration zur Dokumentenklassifizierung und Datenextraktion Nein Häufig (OEM)

20. Alfresco Juni 2016© Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de
ECM versus File-System
Merkmale unterschiedlicher Content-Ablagen Dateisystem ECM-Lösung
Formatkonvertierer für die dynamische oder archivische Konvertierung in Formate wie TIFF, PDF etc. für niedrige bis sehr
hohe Mengen
Dritte Häufig (OEM)
Multiformat-Dokumentenviewer für die visuelle Reproduktion einer zunehmenden Vielfalt von Dokumentenformaten (inkl. DTA,
ASCII und XML-Objekte), die sich ohne Style-Sheets oder Parser-Funktionen von normalen Benutzern nicht mehr lesen
lassen
Nein Häufig (OEM)
Nachvollziehbarkeit durch Versionshistorie Nein Ja
Datenbankgestützte Suche nach Metadaten / Attributen Nein Ja
Systemseitige Komponenten zur Sicherstellung der unveränderbaren Archivierung (wirksamer Schutz gegen unzulässige
Manipulation) gem. der regulatorischen Anforderungen
Nein Ja
Löschfristenverwaltung Nein Häufig
Workflow I:
Dokumenten-Genehmigungsprozesse, Freigabeprozesse
Nein Häufig
Workflow II
Postkorbfunktionen für Szenarien der frühen Erfassung, Einzel- und Gruppenpostkörbe, Regelwerkzeuge
Nein Häufig
Workflow III
Knowledge-Worker Workflow: situativ nutz- und anpassbare Workflows
Nein Manchmal
API für Recherche- und Outputintegration
Kein ded. API aber Standard-
Funktionen für Ablage und
Aufruf
Ja
Import- und Export-Werkzeuge für Dokumente und Metadaten Nicht für Metadaten Häufig
Offline-Clients (Synchronisation) Mitnehmen von Dokumenten für Einzelbenutzer Ja, aber eingeschränkte Synch. Ja, aber eingeschränkte Synch.
Lesen von Dokumenten auf iOS Tablet Nein Ja
Schreiben von Dokumenten, Workflow-Nutzung auf iOS Tablet Nein Selten

21. Alfresco Juni 2016© Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de
Unterschiedlicher „Betroffenheitsgrad“
 Wir wollen E-Akte, „aber so wie in Papier“
– „Der Leitungsebene können wir das aber nicht zumuten“
– Ausdrucken, unterschreiben und neu einscannen
– Farbcodierte Paraphierungen am Rand, jetzt eben
elektronisch
 Zu berücksichtigen:
– Erfahrung der End-User mit IT-Anwendungen
• Von „gar nicht“ bis „Power-User“
• Erfordert unterschiedlichen Aufwand zur Schulung,
Akzeptanzsicherung
– Betroffenheit des Arbeitsplatzes
– Qualifikationsmöglichkeit/Eignung der Mitarbeiter
– Wer darf Änderungen im Ablauf bestimmen oder
verhindern?

22. Alfresco Juni 2016© Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de
ECM ist zu 51% ein Orga.-Thema
 Typische Nicht-IT-Aufgaben in einem ECM-
Projekt
– Neue Abläufe
– Bereichs-/prozessübergreifende Abstimmung von
Ordnungssystemen
– Rechte
 In vielen Fällen ist nicht das Fehlen von
Technologie, sondern das Fehlen von
einhaltbaren Regeln und die mangelnde
Abstimmung der Beteiligten die Ursache
für die Probleme
 Eine ECM-Lösung ist ein Werkzeugkasten,
der für unterschiedliche Aufgaben
verwendet werden kann, aber alleine keine
Lösung schafft.

23. Alfresco Juni 2016© Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de
Auslaufmodelle
 Papier, Papierakte
– Vorblätter, Papierformulare, Kontierstempel
– Paraphierungszettel, Umlaufzettel
 Ausdruck und „zdA-Stempel“
 Eigenhändige Unterschriften in
Innenverhältnis
– verlässliche Authentifizierung am System ist
ausreichend
 E-Mail-Ping-Pong
 Meetings mit persönlicher
Anwesenheitspflicht
 Qualifizierte elektronische Signatur nach
dem derzeitigen SigG (und SigV)
– für Konsumenten und Bürger

24. Alfresco Juni 2016© Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de
Und manchmal sieht auch noch so aus…

25. Vielen Dank für Ihre
Aufmerksamkeit !
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www.ecm-blog.de