Das Dokument analysiert die Trends im Bereich Enterprise Content Management (ECM) im Kontext der digitalen Transformation, betont die Bedeutung einer umfassenden Herangehensweise, einschließlich Leadership und Omni-Experience, und hebt die Rolle neuer Technologien wie IoT und Cloud für die Effizienzsteigerung in Unternehmen hervor. Es werden die Herausforderungen und Erfolgsfaktoren bei der Digitalisierung ins Detail beschrieben, wobei der Fokus auf der Automatisierung von Geschäftsprozessen und der Integration von ECM-Systemen liegt. Abschließend gibt das Dokument Empfehlungen zur Optimierung bestehender ECM-Systeme und zur Unterstützung mobiler Arbeit.

1. ECM-Trends
im Zeitalter der digitalen Transformation
Alfresco Day - 1. Dezember 2015, Wien
Matthias Zacher, Senior Consultant IDC

2. © IDC Visit us at IDC.com and follow us on Twitter: @IDC 2
1985–2010
2010 –2020+
Die 3. Plattform der IT

3. Wachstumstreiber 3. Plattform der IT
© IDC 2015 Visit us at IDC.com and follow us on Twitter: @IDC 3
Source: IDC Black Book 2014
0
100
200
300
400
500
600
700
800
900
2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018
3rd platform
CAGR 2013-18: +9.5%
2nd platform
CAGR 2013-18: –2.4%
Total CAGR
2013-2018: 0.7%
ICT spending in Europe ($bn)

4. Die dritte Plattform ermöglicht es
Unternehmen:
• Interne Prozesse effizienter zu
gestalten
• Bessere Beziehungen mit Kunden zu
bilden
• Neue Umsatzmöglichkeiten durch
technologie-basierte Produkte und
Services zu erschließen
Digitalisierung: Neue IT-Trends transformieren die
gesamte Wirtschaft
4

5. InformationWorkSource
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Handlungsfelder für die digitale Transformation
Leadership Omni‐Experience Operating Model
Die digitale Transformation erfordert eine umfassende Herangehensweise und eine
Zusammenarbeit aller Geschäftsbereiche.
Quelle: IDC MaturityScape: Digital Transformation, 2015

6.  Steigerung der
Produktivität und
Flexibilität interner und
externer Ressourcen
 Förderung der
Zusammenarbeit durch
Bereitstellung von
Daten und
Informationen
 Innovationskultur auf
Basis eigenständig
agierender Teams und
mit Hilfe von Incentives
und Belohnungen
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Erfolgsfaktoren für die digitale Transformation
Leadership Omni‐Experience InformationOperating ModelWorkSource
 Umfassendes Wissen
über das geschäftliche
Umfeld
 Koordination aller
Aktivitäten über eine
zentrale Stelle, z.B. ein
Kompetenzzentrum für
„Digital Excellence“
 Risikobereite und
fehlertolerante Kultur
 Digitale „Hubs" als
zentrale Kommunika-
tionsplattformen zur
Kundenaktivierung und
-bindung
 Automatisierung aller
Kanäle im Ökosystem
durch Multi-Channel-
Konzepte
 Nutzung von neuen
Technologien wie dem
IoT oder Möglichkeiten
in der Mensch-
Maschine-Interaktion
 Einsatz hoch
entwickelter
Informations- und
Analysefähigkeiten
(Real-Time, Predictive)
 Informationen als
Ausgangspunkt für
neue digitale Produkte
und Mehrwerte
 Daten sind
Kernelement der
Digitalen
Transformation
 Digitalisierung und
Vernetzung von
Prozessen zu einem
digitalen Framework
 Bi-direktionale
automatisierte
Kommunikation mit
dem Ökosystem
 Finden neuer gewinn-
bringender, digitaler
Anwendungsfelder und
Erschließen neuer
Märkte
Quelle: IDC MaturityScape: Digital Transformation, 2015

7. Grundlegende ECM-Trends
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8. © IDC Visit us at IDC.com and follow us on Twitter: @IDC 8
Knapp ein Viertel ihrer täglichen Arbeitszeit
verbringen Wissensarbeiter mit dem Suchen und
Finden von Informationen

9. Business-Ziele
Kosten-Ziele
Klassische Ziele
Die ECM-Ziele ändern sich
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Quelle; IDC, ECM Strategy Survey, Herbst 2013, n= 80 IT-Entscheider in Deutschland
3,04
2,77
2,6
2,59
2,57
2,56
2,47
2,42
1 2 3 4 5
Verringerte Storage-Kosten
Schnellere Prozesse
Geschäftsrisiken verringern
Papier vermeiden/reduzieren
Verbesserte Prozess-Visibilität
Verbesserte Mitarbeiterproduktivität
Compliance verbessern
Fehlervermeidung
1= sehr wichtig 5= unwichtig

10. Manuelle Fehler vermeiden und gesetzes-
konformes Dokumentenmanagement umsetzen
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Foto-Quelle: Alfresco.com/de
 Zugriffs- &
Versionskontrolle
 Document Life Cycle
 Ziel: Automatisierung
 Strukturierte und
unstrukturierte Daten
 Neue Datenformate

11. Steigerung der Produktivität rückt in den
Fokus
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Intelligente Suchfunktionen

12. Produktivitätssteigerung durch mobiles
Arbeiten
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Nicht-mobile
Mitarbeiter (43%)
Mobile
Büromitarbeiter
(22%)
Mobile Mitarbeiter
(20%)
Mitarbeiter im
Home-Office
(10%)
Freie Mitarbeiter /
Partner (7%) 2015:
Jedes zweite Unternehmen
hat eine Mobility-Strategie
implementiert (Deutschland)
(+ 20% im Vergleich zu
2012)
Quelle; IDC, Enterprise Mobility in Deutschland 2015
Quelle; IDC, Enterprise Mobility in Deutschland 2013

13. 73%
42%
45%
30%
58%
48%
23%
25%
21%
43%
19%
26%
14%
39%
41%
26%
35%
38%
0% 20% 40% 60% 80%
Wir mailen uns die Daten und Dokumente
Wir kopieren sie per USB Stick
Wir kopieren sie auf externen Festplatten
Wir kopieren sie auf CD Rom / DVD
Wir greifen über das LAN auf Dokumente und Laufwerke zu
Wir können auch von unterwegs, z.B. vom Home Office auf Dokumente und
Laufwerke über ein VPN zugreifen
Wir nutzen eine FSS-Lösung aus dem privaten Umfeld (z.B. Dropbox), von
der die IT nichts weiß
Wir nutzen eine FSS-Lösung aus dem privaten Umfeld (z.B. Dropbox), die
aber von der IT unterstützt wird
Wir nutzen eine Enterprise FSS-Lösung die von der IT unterstützt wird
Derzeit
in 12 Monaten
Mobile Collaboration – Die Anwender helfen
sich selbst
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Quelle; IDC, Mobile Content Management in Deutschland 2014; n= 238

14. Cloud als Schlüssel für mobiles und sicheres
Arbeiten
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Cloud Marktvolumen
Österreich 2014:
129 Mio. USD
Forecast Cloud Delivery Österreich 2014 bis 2019
Quelle: IDC, Austria IT Services Market 2015–2019 Forecast and 2014 Analysis

15. Hybride ECM-Landschaften entstehen
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Application Level Hybrid Cloud
Quelle; IDC, Hybrid Cloud in Deutschland 2015/2016; n= 138 IT-Entscheider

16. ECM als Basis zur Automatisierung von
Geschäftsprozessen
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Quelle; IDC, ECM Strategy Survey, Herbst 2013, n= 80 IT-Entscheider in Deutschland; Mehrfachnennungen möglich
39
53
54
56
63
70
80
Website Management
Speicherung/Löschung aufbewahrungspflichtiger Dokumente
Kernkomponente für eine Plattform zur
Geschäftsprozessautomatisierung
Ersatz für lokale Dokumentenspeicherung in ERP, CRM und
anderen Unternehmensanwendungen
Ersatz für Dateiablage auf geteilten File-Systemen/Laufwerken
Systems of Record (Zentrale, sichere Speicherung von Content)
Collaboration-Funktionen
(%)

17. 9%
1%
19%
21%
30%
31%
33%
33%
34%
35%
35%
36%
37%
Kein Prozess wurde bislang optimiert
Sonstige
Rechtsabteilung
Marketing/Vertrieb
Auftragseingang/Bestellungen
Einkaufsprozesse
Allgemeine Bürokommunikation
Logistik/Lager/Versand
Finanz/Controlling
Postein-/ausgang
Kunden/Lieferentendatenverwaltung
Personalwesen
Rechnungsstellung/-forderung
Dokumentenintensive Bereiche – bereits
optimiert
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Die Unternehmen
haben begonnen,
zahlreiche Bereiche
zu verbessern – vor
allem rund um die
Auftragsabwicklung
n=213; Mehrfachnennungen möglich
Quelle; IDC, Print & Document Management in
Deutschland 2014

18. Automatisierung von Geschäftsprozessen
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Teilbereiche werden optimiert
Aktuell Geplant
Automatisierung von Prozessen geplant
n=220
Quelle; IDC, Print & Document Management in Deutschland 2014

19. 10%
11%
14%
16%
17%
17%
18%
19%
19%
20%
23%
23%
25%
25%
31%
Keine passende Document Solutions/Software
Fehlende Unterstützung der Geschäftsleitung
Mangelnde Beratungsangebote
Fehlende Komplettangebote
Optimierungserfolge sind schwer nachweisbar
Rechtliche Gründe (Datenschutz)
Kosteneinsparungen zu gering
Verschiedene Ansprechpartner der Fachabteilungen
Anpassung und Konsolidierung der Prozesse
Aufwendige Integration
Aufwendige Implementierung von Doc. Solutions
Fehlendes Know-how der IT bei der Prozessoptimierung
Keine einheitliche Doc. Management-Strategie
Fehlende Transparenz der Prozesse
Enge Zusammenarbeit von IT- und Fachbereichen
Geschäftsprozessoptimierung – nicht nur eine
technische Frage
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People
Process
IT/Tools
n=220
Mehrfachnennungen möglichQuelle; IDC, Print & Document Management in Deutschland 2014

20. Fazit & Empfehlungen
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21. Entwicklung der ECM-Systeme
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Quelle: IDC, 2015

22. IDC-Empfehlungen
 Überprüfen Sie Ihre bestehenden ECM-Systeme
 Schöpfen Sie die Möglichkeiten von ECM schrittweise
aus
 Evaluieren Sie Ihr individuelles Bereitstellungsmodell
 Unterstützen Sie mobiles und sicheres Arbeiten
 Optimieren und automatisieren Sie Geschäftsprozesse
 Achten Sie zukünftig verstärkt auf Analytics-Funktionen
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Matthias Zacher
Senior Consultant
Tel.: +49 69 90502-116
eMail: mzacher@idc.com

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