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07.12.2016
www.ffg.at 1
Ralph Feichtinger
Wien, 06.12.2016
Elektronische
Geschäftsprozesse auf Basis
von Alfresco Activiti und One
bei der FFG
DIE ÖSTERR. FORSCHUNGS-
FÖRDERUNGSGESELLSCHAFT
1Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft | Sensengasse 1 | 1090 Wien | www.ffg.at
• Nationale Förderstelle für wirtschaftsnahe Forschung in Österreich
• Agentur zur Vertretung Österreichs auf europäischer und internationaler
Ebene und bei der ESA
• Abwicklung nationaler und internationaler Förderprogramme
• Beratungs- und Agenturleistungen
• Begutachtungen für Forschungsprämie
• Bereitstellung statistischer Daten
07.12.2016
www.ffg.at 2
DIE ÖSTERR. FORSCHUNGS-
FÖRDERUNGSGESELLSCHAFT
2Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft | Sensengasse 1 | 1090 Wien | www.ffg.at
• Jährliches Gesamtförderbudget: 578 Mio. EUR (2015)
• 2.600 Gutachten für die Forschungsprämie 2015
• Horizon 2020: 578 Projekte mit österr. Beteiligung
• Über 75 Förderprogramme
• 265 MitarbeiterInnen
• 2004 gegründet, aus mehreren Vorgängerorganisationen
AUSGANGSSITUATION
3Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft | Sensengasse 1 | 1090 Wien | www.ffg.at
• Gewachsene IT-Struktur
07.12.2016
www.ffg.at 3
AUSGANGSSITUATION
4Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft | Sensengasse 1 | 1090 Wien | www.ffg.at
• Sehr frühzeitige Einführung eines elektronischen Einreichportals für
Förderanträge (eCall)  vollständige Kommunikation mit
FördernehmerInnen auf diesem Weg.
AUSGANGSSITUATION
5Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft | Sensengasse 1 | 1090 Wien | www.ffg.at
• Interne Abwicklung von Geschäftsprozessen teilweise elektronisch
unterstützt, teilweise manuell
• Basis: > 30 Geschäftsprozessbeschreibungen
• Physische Akten und Geschäftsfallunterlagen
• Präzise interne und externe Kontrollsysteme
07.12.2016
www.ffg.at 4
ZIELSETZUNG
6Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft | Sensengasse 1 | 1090 Wien | www.ffg.at
• Rein elektronische Abwicklung der wichtigsten Geschäftsprozesse der
FFG
Beispiel Förderprozess:
• Entlastung der MitarbeiterInnen von administrativen Tätigkeiten
• Elektronische Archivierung
• Sukzessiver, stabiler Übergang
Einreichung
Bewertung
Vertrag
Monitoring
Projektabschluss
RAHMENBEDINGUNGEN
7Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft | Sensengasse 1 | 1090 Wien | www.ffg.at
• Kompatibilität mit und Eingliederungsfähigkeit in die Bestandssysteme
• Offenes, zukunftssicheres System
• Möglicher Parallelbetrieb mit sukzessiven Übergang von Bestands- zu
neuen Systemen
• Hohe Stabilität und Sicherheit
• Individuelle Anpassbarkeit
• Enge Integrierbarkeit zwischen DMS und Workflowmanagementsystem
07.12.2016
www.ffg.at 5
DIE LÖSUNG
8Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft | Sensengasse 1 | 1090 Wien | www.ffg.at
• Serviceorientierte Architektur mit ESB „Service Mix“
• DMS: Alfresco One
• WFMS: Alfresco Activiti
• Verschiedenste Services
• Enge Integration DMS und WFMS, aber stets über ESB
STAND DER UMSETZUNG
9Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft | Sensengasse 1 | 1090 Wien | www.ffg.at
• 1. Umsetzungsprojekt: Eingangsrechnungen, Beschaffungswesen, inkl.
Aufsetzen neues System und einrichten DMS (05-12/2016)
• Produktivbetrieb ab Jänner 2017 (geplant)
• Danach: Start der Umstellung der Kernprozesse der FFG (Beginn mit
Förderprozess)
07.12.2016
www.ffg.at 6
EINIGE HIGHLIGHTS
10Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft | Sensengasse 1 | 1090 Wien | www.ffg.at
• Arbeitsoberfläche – Arbeitskorb
 Integration in Alfresco One
EINIGE HIGHLIGHTS
11Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft | Sensengasse 1 | 1090 Wien | www.ffg.at
• Anbindung Bestandssysteme: Syska und BZM
• Individuelle Widgets, z.B. Bewertungsmatrixen
• Elektronische Signatur
• Integration DMS und WFMS
• Externe Zustellung von Dokumenten mit Zustellnachweis
07.12.2016
www.ffg.at 7
Ralph Feichtinger
Wien, 06.12.2016
Elektronische
Geschäftsprozesse auf Basis
von Alfresco Activiti und One
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Alfresco Day Vienna 2016: Elektronische Geschäftsprozesse auf Basis von Alfresco Activiti und One bei der FFG

  • 1. 07.12.2016 www.ffg.at 1 Ralph Feichtinger Wien, 06.12.2016 Elektronische Geschäftsprozesse auf Basis von Alfresco Activiti und One bei der FFG DIE ÖSTERR. FORSCHUNGS- FÖRDERUNGSGESELLSCHAFT 1Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft | Sensengasse 1 | 1090 Wien | www.ffg.at • Nationale Förderstelle für wirtschaftsnahe Forschung in Österreich • Agentur zur Vertretung Österreichs auf europäischer und internationaler Ebene und bei der ESA • Abwicklung nationaler und internationaler Förderprogramme • Beratungs- und Agenturleistungen • Begutachtungen für Forschungsprämie • Bereitstellung statistischer Daten
  • 2. 07.12.2016 www.ffg.at 2 DIE ÖSTERR. FORSCHUNGS- FÖRDERUNGSGESELLSCHAFT 2Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft | Sensengasse 1 | 1090 Wien | www.ffg.at • Jährliches Gesamtförderbudget: 578 Mio. EUR (2015) • 2.600 Gutachten für die Forschungsprämie 2015 • Horizon 2020: 578 Projekte mit österr. Beteiligung • Über 75 Förderprogramme • 265 MitarbeiterInnen • 2004 gegründet, aus mehreren Vorgängerorganisationen AUSGANGSSITUATION 3Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft | Sensengasse 1 | 1090 Wien | www.ffg.at • Gewachsene IT-Struktur
  • 3. 07.12.2016 www.ffg.at 3 AUSGANGSSITUATION 4Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft | Sensengasse 1 | 1090 Wien | www.ffg.at • Sehr frühzeitige Einführung eines elektronischen Einreichportals für Förderanträge (eCall)  vollständige Kommunikation mit FördernehmerInnen auf diesem Weg. AUSGANGSSITUATION 5Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft | Sensengasse 1 | 1090 Wien | www.ffg.at • Interne Abwicklung von Geschäftsprozessen teilweise elektronisch unterstützt, teilweise manuell • Basis: > 30 Geschäftsprozessbeschreibungen • Physische Akten und Geschäftsfallunterlagen • Präzise interne und externe Kontrollsysteme
  • 4. 07.12.2016 www.ffg.at 4 ZIELSETZUNG 6Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft | Sensengasse 1 | 1090 Wien | www.ffg.at • Rein elektronische Abwicklung der wichtigsten Geschäftsprozesse der FFG Beispiel Förderprozess: • Entlastung der MitarbeiterInnen von administrativen Tätigkeiten • Elektronische Archivierung • Sukzessiver, stabiler Übergang Einreichung Bewertung Vertrag Monitoring Projektabschluss RAHMENBEDINGUNGEN 7Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft | Sensengasse 1 | 1090 Wien | www.ffg.at • Kompatibilität mit und Eingliederungsfähigkeit in die Bestandssysteme • Offenes, zukunftssicheres System • Möglicher Parallelbetrieb mit sukzessiven Übergang von Bestands- zu neuen Systemen • Hohe Stabilität und Sicherheit • Individuelle Anpassbarkeit • Enge Integrierbarkeit zwischen DMS und Workflowmanagementsystem
  • 5. 07.12.2016 www.ffg.at 5 DIE LÖSUNG 8Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft | Sensengasse 1 | 1090 Wien | www.ffg.at • Serviceorientierte Architektur mit ESB „Service Mix“ • DMS: Alfresco One • WFMS: Alfresco Activiti • Verschiedenste Services • Enge Integration DMS und WFMS, aber stets über ESB STAND DER UMSETZUNG 9Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft | Sensengasse 1 | 1090 Wien | www.ffg.at • 1. Umsetzungsprojekt: Eingangsrechnungen, Beschaffungswesen, inkl. Aufsetzen neues System und einrichten DMS (05-12/2016) • Produktivbetrieb ab Jänner 2017 (geplant) • Danach: Start der Umstellung der Kernprozesse der FFG (Beginn mit Förderprozess)
  • 6. 07.12.2016 www.ffg.at 6 EINIGE HIGHLIGHTS 10Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft | Sensengasse 1 | 1090 Wien | www.ffg.at • Arbeitsoberfläche – Arbeitskorb  Integration in Alfresco One EINIGE HIGHLIGHTS 11Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft | Sensengasse 1 | 1090 Wien | www.ffg.at • Anbindung Bestandssysteme: Syska und BZM • Individuelle Widgets, z.B. Bewertungsmatrixen • Elektronische Signatur • Integration DMS und WFMS • Externe Zustellung von Dokumenten mit Zustellnachweis
  • 7. 07.12.2016 www.ffg.at 7 Ralph Feichtinger Wien, 06.12.2016 Elektronische Geschäftsprozesse auf Basis von Alfresco Activiti und One bei der FFG