Gerade im schnellen Ersatzteilgeschäft bildet eine minimierte Durchlaufzeit eine wesentliche Basis für die Kundenzufriedenheit. Die Ansatzpunkte sind ebenso vielfältig wie erfolgversprechend. Durch Einsatz eines Beraters erreichen Sie zügig ein höheres Niveau, Basis für Ihren Errfolg im Erstazteilgeschäft.

1. Andreas E. Noll
Beratung und Projektmanagement
in After Sales und Lagerlogistik
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Durchlaufzeit im Ersatzteillager minimieren
Wie minimieren Sie die Durchlaufzeit durch Ihr Ersatzteillager?
Kundenzufriedenheit im Fokus
Glaubt man einer Studie von Barkawi, so ist die Verfügbarkeit das Krite-
rium schlechthin, warum Ersatzteil-Kunden beim OEM kaufen. Letztlich in-
teressiert sich Ihr Kunde allerdings nicht für die Ersatzteil-Verfügbarkeit in
Ihrem Lager. Stattdessen geht es um die Verfügbarkeit bei seiner (defek-
ten) Maschine. Damit rückt die Durchlaufzeit seines Ersatzteil-Auftrags in
den Fokus. Nehmen wir an, Sie setzen einen Webshop ein. Nehmen wir
weiter an, die Teile sind frei verfügbar am Lager. Dann wird die Durchlauf-
zeit durch die Komponenten
• Erzeugung einer Lieferung,
• Abwicklung im Ersatzteillager
• die Export-Abwicklung (nur bei Lieferung außerhalb der EU),
• Wartezeit auf Abholung,
• Distribution
bestimmt. Wenn die Abholung von Ihrem Ersatzteillager täglich zur glei-
chen Zeit stattfindet, dann bleiben als Manövriermasse nur noch die bei-
den ersten Punkte.
Die Cut-Off-Zeit
Bis wann darf Ihr Kunde für eine Auslieferung am selben Tag bestellen?
Mit dieser Uhrzeit definieren Sie gegenüber Ihrem Kunden Ihr Service-
Versprechen. Auf diese Zeit will sich Ihr Kunde verlassen können. Bei Nut-
zung schneller Partner in der Distribution sollte die Reparatur am Folgetag
möglich sein. Deshalb haben Sie mit der Cut-Off-Zeit ein gewichtiges Wer-
beargument an der Hand. Genau darum ist die Minimierung der Durchlauf-
zeit für Express-Aufträge Ihre wesentliche Stellgröße. Je später die Cut-
Off-Zeit, zu der ein Kunde noch sicher seine Ersatzteile bezieht, desto nä-
her liegt die Techniker-Diagnose an der Schadens-Behebung. Und desto
kürzer ist eine etwaige Stillstandszeit.
Kulanz bindet
Eine interne Kulanz-Regel für Kunden, die nach Cut-Off bestellen, ist übri-
gens ein hervorragendes Instrument der Kundenbindung. Wenn Sie wis-
sen, bis zu welchem äußersten Punkt Ihre Durchlaufzeit im Ausnahmefall
eine Auslieferung erlaubt, können Sie durch manuellen Anstoß Gutes für
Ihren Kunden tun. Wohlgemerkt: im Ausnahmefall!
Selbstverständlich spielt hier auch die Durchlaufzeit in der Techniker-Or-
ganisation eine wichtige Rolle. Doch diese Zeitspanne liegt möglicherweise
nicht in Ihrem Zugriff.

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Express-Lieferungen sofort erzeugen
Ist der Kundenauftrag einmal im ERP-System darf mit der Erzeugung der
Lieferung (SAP) nicht gewartet werden. Eine Erzeugung im Batch würde
eine völlig unnötige Verlängerung Ihrer Durchlaufzeit nach sich ziehen.
Dies gilt nur für Express-Aufträge. Da ein Service-Versprechen für Lager-
Auffüll-Aufträge durchaus eine Durchlaufzeit von Tagen umfassen darf,
reicht in diesen Fällen eine deutlich seltenere Frequenz der Lieferungs-Er-
zeugung. Auf diese Weise können durch konsolidierte Sendungen Distribu-
tionskosten gesenkt werden. Gleichzeitig erhält das Ersatzteillager Luft,
um Last-Schwankungen auszugleichen.
Mitarbeiter mitnehmen
Ihre Mitarbeiter müssen "Der Express geht heute 'raus" leben. Wenn die-
ser Geist nicht in jedem Ihrer Lager-Mitarbeiter steckt, helfen Ihnen die
besten Organisationsformen und IT-Tools herzlich wenig. Geradezu selbst-
verständlich gehört hierzu auch Vorleben. Bei außergewöhnlich großem
Auftragseingang packen auch die Vorgesetzten mit an.
Um kurz vor dem Abholer noch einmal "richtig Gas zu geben" müssen Ihre
Mitarbeiter informiert sein. Das muss nicht unbedingt eine online-Anzeige
wie im Foto sein. In kleineren Lägern klappt das durchaus auch auf Zuruf.
Aufträge priorisieren
Keine Vorratsaufträge in der Express-Zeit

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Nicht alle Aufträge sind eilig. Wenn Sie die eiligen Express-Aufträge auch
in ERP und Lagerverwaltung von Vorratsaufträgen trennen, können Sie
alle Aktivitäten auch entsprechend steuern. Mit dem Eintreffen von Ex-
press-Aufträgen werden die nicht so eiligen Kommissionier-Aufträge nicht
mehr eingelastet. Bei sehr großen-Lager-Auffüll-Aufträgen kann die restli-
che Abarbeitung sich noch eine Weile hinziehen. Hier ist viel Erfahrung in
der Auftragsfreigabe gefragt.
Frühe Abholzeiten bestimmen die Reihenfolge
Unterschiedliche Destinationen lassen sich oft nur durch spezialisierte
KEP-Dienstleister erreichen. Damit gibt es nicht mehr die eine Abholzeit.
Und natürlich gibt es damit nicht mehr die eine Cut-Off-Zeit. Hierdurch
ergibt sich der Zwang, Aufträge mit früher Abholzeit zuerst zu bearbeiten.
In einem optimierten Lagerverwaltungssystem übernimmt dieses eine Auf-
trags-Priorisierung. In einem manuell gesteuerten Lager leistet der Leit-
stand diese Arbeit.
Umpriorisieren nach Abholung
Umgekehrt macht es keinen Sinn, nachdem der frühe Abholer bereits das
Haus verlassen hat, weitere Aufträge für den zugeordneten Kunden zu pi-
cken. Eine Umpriorisierung sorgt dafür, dass solche Aufträge liegen blei-
ben.
Reduzierte Zusammenfassung von Kommissionieraufträgen
Durch die Bündelung mehrerer Aufträge lässt sich die Effizienz der Kom-
missionierung steigern. Gleichzeitig steigt für dieses Auftrags-Los die
Durchlaufzeit. Bei der Kommissionierung Mann-zur-Ware kann die An-
sammlung mehrerer Aufträge eine massive Zeitersparnis bedeuten. Davon
betroffen sind insbesondere entfernt gelegene Lager-Bereiche, und solche
mit erheblichen Wegezeit-Anteilen. Häufig sind diese Picks zusätzlich von
einer 2-stufigen Kommissionierung begleitet. Dadurch verlängert sich die
Durchlaufzeit deutlich. Ist dies zu Beginn der Express-Kommissionierzeit
noch vertretbar, so tritt mit näher rückender Abholzeit die Effizienz gegen-
über der Effektivität in den Hintergrund. Schließlich steigt die Gefahr, dass
alle so gebündelten Aufträge nicht zur Auslieferung kommen.

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Das Bild zeigt den durchaus typischen Auftragseingang in ein Ersatzteilla-
ger nach Uhrzeit. Durch den "Auftrags-Berg" vor Cut-Off darf die Durch-
laufzeit allerdings nicht 90 Minuten betragen. Die letzten eintreffenden
Aufträge dürfen kaum mehr als 20 Minuten dauern.
Groß- und Kleinteile separat packen
Ab Lägern mittlerer Größe mit einer ausgeprägten Arbeitsteilung kann es
durchaus Sinn machen, Groß- und Kleinteile mit separaten Colli zu versen-
den. Damit steigen zwar die Kosten für die Distribution. Gleichzeitig sinkt
jedoch der Koordinierungsaufwand merklich. Und damit die Durchlaufzeit.
Je nachdem, wie unterschiedlich die Dimensionen der Ersatzteile sind, ist
oft ein gemeinsames Colli ohnehin kaum zu bilden.
Pick und Pack
Arbeitsteilung bringt meist Effizienzgewinne mit sich. Allerdings macht es
Sinn, ein Teil, einmal in der Hand, auch gleich zu verpacken. Ob das nur
für Lieferungen mit einer einzigen Position gelten soll, zeigt eine Analyse
Ihrer Lieferungen. Ob in einem Lager-Bereich, oder an einer Ware-zum-
Mann Station: nur der Abgleich von Ressourcen-Angebot und -Nachfrage
zeigt die Reserven. Hinzu kommen häufig Investitionen in die erforderliche
Ausrüstung.
Sie wollen die Durchlaufzeit im Ersatzteillager reduzieren?
Die Expertise eines erfahrenen Freelancers beschleunigt Ihr Pro-
jekt

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Ivan Blatter
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