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Beschaffungsmanagement für Ersatzteile

Fragt man im Controlling, ist immer zu viel Bestand an Ersatzteilen da. Geht man auf Kunden zu, ist nie das richtige da. Oder zu wenig davon. Und überhaupt dauert es immer zu lange, wenn Fehlteile auftreten. Das Beschaffungsmanagement nimmt sich der Aufgabe an, in diesen Konflikt Ordnung zu bringen. Zunächst einmal stellt sich die Frage danach, ob Ersatzteile überhaupt im Produktionslager geführt werden sollen. Und schon diese Frage ist schließlich nicht allgemeingültig zu beantworten. Denn natürlich können im selben Lager die Artikel von zwei Organisationen liegen. Wenn Ihre Lagerverwaltung das hergibt. Dann bliebe nur zu klären, ob ein Produktionslager die von Kunden geforderte Flexibilität zeigt. Dabei geht es um Bedarfsspitzen, weil "out of stock" war. Aber eben auch um Öffnungszeiten. Denn oft liegen die Bedarfsspitzen am Nachmittag. Aber die oft einschichtig laufende Produktion hat da schon Feierabend. Hinzu kommt auch noch die Bestandsverantwortung. Klar ist jedenfalls, dass die Dispositionsgrundsätze für Produktions- in Ersatzteil-Bevoratung deutlich unterschiedlich sind. So plant die Produktion den Komponentenbedarf auf der Basis von Vertriebs- und Produktionsplan meist lange im Voraus. Ganz anders im Ersatzteilgeschäft: Der Bedarf entsteht, und will unmittelbar befriedigt werden. Wenn allerdings die Seriengröße 1 auch im Maschinen-Absatz dominiert, sieht die Lösung eben anders aus, als bei Serienfertiger.

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Andreas E. Noll
Beratung und Projektmanagement
in After Sales und Lagerlogistik
Beschaffungsmanagement für Ersatzteile 20190523 v1.docx
Beschaffungsmanagement in der
Ersatzteil-Disposition
Fragt man im Controlling, ist immer zu viel Bestand an Ersatzteilen da.
Geht man auf Kunden zu, ist nie das richtige da. Oder zu wenig davon.
Und überhaupt dauert es immer zu lange, wenn Fehlteile auftreten. Das
Beschaffungsmanagement nimmt sich der Aufgabe an, in diesen Konflikt
Ordnung zu bringen.
Beschaffungsmanagement fängt mit der
Aufbau-Organisation an
Zunächst einmal stellt sich die Frage danach, ob Ersatzteile überhaupt im
Produktionslager geführt werden sollen. Und schon diese Frage ist schließ-
lich nicht allgemeingültig zu beantworten.
Denn natürlich können im selben Lager die Artikel von zwei Organisatio-
nen liegen. Wenn Ihre Lagerverwaltung das hergibt. Dann bliebe nur zu
klären, ob ein Produktionslager die von Kunden geforderte Flexibilität
zeigt. Dabei geht es um Bedarfsspitzen, weil "out of stock" war. Aber eben
auch um Öffnungszeiten. Denn oft liegen die Bedarfsspitzen am Nachmit-
tag. Aber die oft einschichtig laufende Produktion hat da schon Feier-
abend.
Hinzu kommt auch noch die Bestandsverantwortung. Klar ist jedenfalls,
dass die Dispositionsgrundsätze für Produktions- in Ersatzteil-Bevoratung
deutlich unterschiedlich sind. So plant die Produktion den Komponenten-
bedarf auf der Basis von Vertriebs- und Produktionsplan meist lange im
Voraus.
Ganz anders im Ersatzteilgeschäft: Der Bedarf entsteht, und will unmittel-
bar befriedigt werden.
Wenn allerdings die Seriengröße 1 auch im Maschinen-Absatz dominiert,
sieht die Lösung eben anders aus, als bei Serienfertiger.
Andreas E. Noll
Beratung und Projektmanagement
in After Sales und Lagerlogistik
Beschaffungsmanagement für Ersatzteile 20190523 v1.docx
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Lieferantenauswahl: intern oder extern sourcen
Eigentlich eine ganz einfache Frage: wer liefert an das Ersatzteillager bei
Bedarf? Ist es das Serienlager, um dadurch möglichst große Bestell-Lose
zu generieren? Hierdurch können Sie durchaus den Preis für die Kompo-
nenten reduzieren.
Oder ist es der Hersteller oder Händler, der jetzt zwei Kunden im gleichen
Haus bedient? Damit erreichen Sie mitunter immerhin eine Verpackung,
wie sie der After Sales benötigt.
Ein zielgerichtetes Beschaffungsmanagement beantwortet Ihnen diese
Frage. Aber erwarten Sie an dieser Stelle bitte nicht die Antwort, wie Sie
Knappheit von Ressourcen regeln. Denn für Fehlteile in Produktion und Af-
ter Sales beim gleichen Lieferanten gibt es eben auch keine pauschale
Antwort.
Warum Produktions-Lieferanten nicht zwingend Ersatzteil-Liefe-
ranten sind
Gehen wir nun einen Schritt weiter. Die Ersatzteil-Beschaffung vermeidet
den Konflikt mit der Produktion. Dazu wird extern bestellt. Gerade bei
Handelsware existieren mitunter viele Lieferanten.
Jetzt bestimmt das Beschaffungsmanagement die Prioritäten. Dominiert
der Preis? Geht es eher um kleine Losgrößen? Ist Vorverpackung schon
vom Händler gefordert? Garantiert der Lieferant einen schnell abrufbaren
Bestand?
Dementsprechend kann der Lieferant durchaus von der Serie abweichen.
Schon hierdurch lassen sich manchmal Versorgungsengpässen zumindest
verringern.
Damit fällt die Definition solcher Prioritäten in den Bereich des Beschaf-
fungsmanagements. Bei wachsenden Organisationen kommt es deshalb
auch immer wieder zu Lieferanten-Wechseln. Weil sich eben die Anforde-
rungen an die Belieferung verändern.
Oft trifft man auf Einkäufer, für die es geradezu ein Paradigmenwechsel
ist, nicht nur über den Preis zu verhandeln. Gerade darum ist es wichtig,
darüber zu sprechen. Gekauft wird eben nicht nur ein Ersatzteil. Der Ser-
vice-Gedanke muss bereits beim Lieferanten anfangen. Allerdings kostet
auch das Geld.
Andreas E. Noll
Beratung und Projektmanagement
in After Sales und Lagerlogistik
Beschaffungsmanagement für Ersatzteile 20190523 v1.docx
Seite 3 von 7
„Meine Kunden prügeln uns wegen mangelnder Verfüg-
barkeit“
Dann nutzen Sie doch einen Workshop "Verfügbarkeit" zum
Festpreis in Ihrem Haus, um
• die gemessene Verfügbarkeit zur Richtschnur zu machen,
• die Methoden auf den Prüfstand zu stellen,
• Handlungsempfehlungen zu erarbeiten
Ihr erster unverbindlicher Schritt besteht in Ihrer Kontaktauf-
nahme
Werbung
Ihr Beschaffungsmanagement definiert Ihren Servicelevel
Was ist Ihr Service-Versprechen an Ihre Kunden? Ein Service-Level-Ag-
reement (SLA) muss jedenfalls nicht zwingend schriftlich fixiert sein. Das
kann durchaus eine gefühlte Verfügbarkeit sein. Kunden erwarten jeden-
falls genau das. So lange Predictive Maintenance nicht allumfassen greift,
so lange wird es ad-hoc Reparaturen geben. Damit entsteht sofort zu be-
friedigender Bedarf an Ersatzteilen. Dieser Anforderung müssen Sie mit
Ihrem Beschaffungsmanagement genügen.
Dagegen können Sie
• angekündigte Wartungen,
• Erst-Ausstattungen,
• Lager-Auffüllungen
Andreas E. Noll
Beratung und Projektmanagement
in After Sales und Lagerlogistik
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planen. Das hat Auswirkungen, die Sie auch im Beschaffungs- und Be-
standsmanagement berücksichtigen müssen.
Sie stellen sich schließlich
die Frage: "Brauche ich die
Reaktionsgeschwindigkeit
beim Lieferanten wirklich?"
Immerhin müssen Sie da-
für bezahlen.
Damit haben Sie mindes-
tens 2 Cluster an Ersatztei-
len: die mit gewünschtem
Bestand, und die ohne. Wie
immer im Leben gibt es aber vielerlei Wahrheiten. Daher geht es im ers-
ten Schritt um Klassifizierungen. Denn out-of-stock ist meist gewünscht.
Schließlich verkaufen Sie die allermeisten Ersatzteile nie! Andererseits lau-
fen manche Ersatzteile so gut, dass sie niemals zum Fehlteil werden dür-
fen. Und dann gibt es die dazwischen. Mit graduell unterschiedlichen Ziel-
Verfügbarkeiten reagieren Sie auf diese Anforderung.
Ersatzteil-Cluster als Krücke im Bestandsmanagement
Eigentlich ändern sich die Anforderungen tatsächlich graduell. Daher ist
die Clusterung von Ersatzteilen kaum mehr als eine Krücke. Aber wer von
uns könnte schon mit einem n-dimensionalen Lösungsraum umgehen?
Also greifen wir zu den üblichen Verfahren:
Auch, wenn in der Grafik die gängigen Clusterungen (ABC, XYZ) aufge-
zeigt sind: im Bestandsmanagement für Ersatzteile dominiert die geringe
Andreas E. Noll
Beratung und Projektmanagement
in After Sales und Lagerlogistik
Beschaffungsmanagement für Ersatzteile 20190523 v1.docx
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Gängigkeit. Daher empfiehlt sich eine spezielle Einteilung, die auch sehr
seltene Bedarfe berücksichtigt. An dieser Stelle steht jetzt allerdings nicht
die Bestandsoptimierung im Vordergrund. Daher nur die weiterführenden
Links.
Das Beschaffungsmanagement lebt von Stammdaten
Natürlich können Sie versuchen, Ihr Bestandsmanagement in Excel statt
im ERP umzusetzen. Das ist allerdings wegen
• unklarer Aktualität,
• mangelndem gleichzeitigen Zugriff,
• unsicherer Handhabung
wenig zielführend. Ich empfehle daher immer die Nutzung des ERP als
zentralem Ort der Datenhaltung. Das gilt nicht nur für das Bestandsma-
nagement. Auch das Beschaffungsmanagement mit den Einkaufs-Stamm-
daten muss zweifelsfrei auf eine einzige Datenbasis zugreifen. Das gilt für
die Klassen ebenso, wie für die Klassiker: Bestellverfahren, Mindestbe-
stände, Bestellmengen.
An dieser Stelle möchte ich gerne auf den Podcast von Durch Denken vorn
verweisen. Zur Güte von Stammdaten im Einkauf heißt es dort:
"Schaffen Sie die Rolle des Stammdaten-Managers im Einkauf !".
Andreas E. Noll
Beratung und Projektmanagement
in After Sales und Lagerlogistik
Beschaffungsmanagement für Ersatzteile 20190523 v1.docx
Seite 6 von 7
„Ewig Ärger wegen der hohen Ersatzteil-Bestände. Eine
Bestandssenkung muss doch hinzukriegen sein!“
Ein Workshop zur Bestandssenkung Ihrer Ersatzteile hilft Ihnen
zum Beispiel
• wo exakt Sie Potenziale haben,
• wie Sie dauerhaft Ruhe reinkriegen,
• bei der Priorisierung Ihrer Umsetzung.
Der erste unverbindliche Schritt hierzu ist Ihre Kontaktauf-
nahme
Werbung
Das Beschaffungsmanagement plant ohne Bestand
Wieso geht es noch um Beschaffungsmanagement, wenn überhaupt kein
Bestand gewollt ist?
Auch Kundenbedarfe für Exoten-Ersatzteile wollen Sie bedienen. Die Her-
ausforderung in diesen Fällen lautet Geschwindigkeit. Ihre Prozesse
müssen Sie dann auf minimale Durchlaufzeit ausrichten. Das gilt für alle
Stufen Ihrer Supply-Chain:
• aktuelle Bestandstransparenz in Ihrer Organisation,
• Verlässlichkeit Ihrer Einkaufsstammdaten ohne Rückfragen,
• Bestell-Auslösung und Freigabe,
• ggf. Direktlieferung vom Lieferanten an den Kunden oder Techniker,
• Fehlteil-Information für den Wareneingang,
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Beschaffungsmanagement für Ersatzteile

  • 1. Andreas E. Noll Beratung und Projektmanagement in After Sales und Lagerlogistik Beschaffungsmanagement für Ersatzteile 20190523 v1.docx Beschaffungsmanagement in der Ersatzteil-Disposition Fragt man im Controlling, ist immer zu viel Bestand an Ersatzteilen da. Geht man auf Kunden zu, ist nie das richtige da. Oder zu wenig davon. Und überhaupt dauert es immer zu lange, wenn Fehlteile auftreten. Das Beschaffungsmanagement nimmt sich der Aufgabe an, in diesen Konflikt Ordnung zu bringen. Beschaffungsmanagement fängt mit der Aufbau-Organisation an Zunächst einmal stellt sich die Frage danach, ob Ersatzteile überhaupt im Produktionslager geführt werden sollen. Und schon diese Frage ist schließ- lich nicht allgemeingültig zu beantworten. Denn natürlich können im selben Lager die Artikel von zwei Organisatio- nen liegen. Wenn Ihre Lagerverwaltung das hergibt. Dann bliebe nur zu klären, ob ein Produktionslager die von Kunden geforderte Flexibilität zeigt. Dabei geht es um Bedarfsspitzen, weil "out of stock" war. Aber eben auch um Öffnungszeiten. Denn oft liegen die Bedarfsspitzen am Nachmit- tag. Aber die oft einschichtig laufende Produktion hat da schon Feier- abend. Hinzu kommt auch noch die Bestandsverantwortung. Klar ist jedenfalls, dass die Dispositionsgrundsätze für Produktions- in Ersatzteil-Bevoratung deutlich unterschiedlich sind. So plant die Produktion den Komponenten- bedarf auf der Basis von Vertriebs- und Produktionsplan meist lange im Voraus. Ganz anders im Ersatzteilgeschäft: Der Bedarf entsteht, und will unmittel- bar befriedigt werden. Wenn allerdings die Seriengröße 1 auch im Maschinen-Absatz dominiert, sieht die Lösung eben anders aus, als bei Serienfertiger.
  • 2. Andreas E. Noll Beratung und Projektmanagement in After Sales und Lagerlogistik Beschaffungsmanagement für Ersatzteile 20190523 v1.docx Seite 2 von 7 Lieferantenauswahl: intern oder extern sourcen Eigentlich eine ganz einfache Frage: wer liefert an das Ersatzteillager bei Bedarf? Ist es das Serienlager, um dadurch möglichst große Bestell-Lose zu generieren? Hierdurch können Sie durchaus den Preis für die Kompo- nenten reduzieren. Oder ist es der Hersteller oder Händler, der jetzt zwei Kunden im gleichen Haus bedient? Damit erreichen Sie mitunter immerhin eine Verpackung, wie sie der After Sales benötigt. Ein zielgerichtetes Beschaffungsmanagement beantwortet Ihnen diese Frage. Aber erwarten Sie an dieser Stelle bitte nicht die Antwort, wie Sie Knappheit von Ressourcen regeln. Denn für Fehlteile in Produktion und Af- ter Sales beim gleichen Lieferanten gibt es eben auch keine pauschale Antwort. Warum Produktions-Lieferanten nicht zwingend Ersatzteil-Liefe- ranten sind Gehen wir nun einen Schritt weiter. Die Ersatzteil-Beschaffung vermeidet den Konflikt mit der Produktion. Dazu wird extern bestellt. Gerade bei Handelsware existieren mitunter viele Lieferanten. Jetzt bestimmt das Beschaffungsmanagement die Prioritäten. Dominiert der Preis? Geht es eher um kleine Losgrößen? Ist Vorverpackung schon vom Händler gefordert? Garantiert der Lieferant einen schnell abrufbaren Bestand? Dementsprechend kann der Lieferant durchaus von der Serie abweichen. Schon hierdurch lassen sich manchmal Versorgungsengpässen zumindest verringern. Damit fällt die Definition solcher Prioritäten in den Bereich des Beschaf- fungsmanagements. Bei wachsenden Organisationen kommt es deshalb auch immer wieder zu Lieferanten-Wechseln. Weil sich eben die Anforde- rungen an die Belieferung verändern. Oft trifft man auf Einkäufer, für die es geradezu ein Paradigmenwechsel ist, nicht nur über den Preis zu verhandeln. Gerade darum ist es wichtig, darüber zu sprechen. Gekauft wird eben nicht nur ein Ersatzteil. Der Ser- vice-Gedanke muss bereits beim Lieferanten anfangen. Allerdings kostet auch das Geld.
  • 3. Andreas E. Noll Beratung und Projektmanagement in After Sales und Lagerlogistik Beschaffungsmanagement für Ersatzteile 20190523 v1.docx Seite 3 von 7 „Meine Kunden prügeln uns wegen mangelnder Verfüg- barkeit“ Dann nutzen Sie doch einen Workshop "Verfügbarkeit" zum Festpreis in Ihrem Haus, um • die gemessene Verfügbarkeit zur Richtschnur zu machen, • die Methoden auf den Prüfstand zu stellen, • Handlungsempfehlungen zu erarbeiten Ihr erster unverbindlicher Schritt besteht in Ihrer Kontaktauf- nahme Werbung Ihr Beschaffungsmanagement definiert Ihren Servicelevel Was ist Ihr Service-Versprechen an Ihre Kunden? Ein Service-Level-Ag- reement (SLA) muss jedenfalls nicht zwingend schriftlich fixiert sein. Das kann durchaus eine gefühlte Verfügbarkeit sein. Kunden erwarten jeden- falls genau das. So lange Predictive Maintenance nicht allumfassen greift, so lange wird es ad-hoc Reparaturen geben. Damit entsteht sofort zu be- friedigender Bedarf an Ersatzteilen. Dieser Anforderung müssen Sie mit Ihrem Beschaffungsmanagement genügen. Dagegen können Sie • angekündigte Wartungen, • Erst-Ausstattungen, • Lager-Auffüllungen
  • 4. Andreas E. Noll Beratung und Projektmanagement in After Sales und Lagerlogistik Beschaffungsmanagement für Ersatzteile 20190523 v1.docx Seite 4 von 7 planen. Das hat Auswirkungen, die Sie auch im Beschaffungs- und Be- standsmanagement berücksichtigen müssen. Sie stellen sich schließlich die Frage: "Brauche ich die Reaktionsgeschwindigkeit beim Lieferanten wirklich?" Immerhin müssen Sie da- für bezahlen. Damit haben Sie mindes- tens 2 Cluster an Ersatztei- len: die mit gewünschtem Bestand, und die ohne. Wie immer im Leben gibt es aber vielerlei Wahrheiten. Daher geht es im ers- ten Schritt um Klassifizierungen. Denn out-of-stock ist meist gewünscht. Schließlich verkaufen Sie die allermeisten Ersatzteile nie! Andererseits lau- fen manche Ersatzteile so gut, dass sie niemals zum Fehlteil werden dür- fen. Und dann gibt es die dazwischen. Mit graduell unterschiedlichen Ziel- Verfügbarkeiten reagieren Sie auf diese Anforderung. Ersatzteil-Cluster als Krücke im Bestandsmanagement Eigentlich ändern sich die Anforderungen tatsächlich graduell. Daher ist die Clusterung von Ersatzteilen kaum mehr als eine Krücke. Aber wer von uns könnte schon mit einem n-dimensionalen Lösungsraum umgehen? Also greifen wir zu den üblichen Verfahren: Auch, wenn in der Grafik die gängigen Clusterungen (ABC, XYZ) aufge- zeigt sind: im Bestandsmanagement für Ersatzteile dominiert die geringe
  • 5. Andreas E. Noll Beratung und Projektmanagement in After Sales und Lagerlogistik Beschaffungsmanagement für Ersatzteile 20190523 v1.docx Seite 5 von 7 Gängigkeit. Daher empfiehlt sich eine spezielle Einteilung, die auch sehr seltene Bedarfe berücksichtigt. An dieser Stelle steht jetzt allerdings nicht die Bestandsoptimierung im Vordergrund. Daher nur die weiterführenden Links. Das Beschaffungsmanagement lebt von Stammdaten Natürlich können Sie versuchen, Ihr Bestandsmanagement in Excel statt im ERP umzusetzen. Das ist allerdings wegen • unklarer Aktualität, • mangelndem gleichzeitigen Zugriff, • unsicherer Handhabung wenig zielführend. Ich empfehle daher immer die Nutzung des ERP als zentralem Ort der Datenhaltung. Das gilt nicht nur für das Bestandsma- nagement. Auch das Beschaffungsmanagement mit den Einkaufs-Stamm- daten muss zweifelsfrei auf eine einzige Datenbasis zugreifen. Das gilt für die Klassen ebenso, wie für die Klassiker: Bestellverfahren, Mindestbe- stände, Bestellmengen. An dieser Stelle möchte ich gerne auf den Podcast von Durch Denken vorn verweisen. Zur Güte von Stammdaten im Einkauf heißt es dort: "Schaffen Sie die Rolle des Stammdaten-Managers im Einkauf !".
  • 6. Andreas E. Noll Beratung und Projektmanagement in After Sales und Lagerlogistik Beschaffungsmanagement für Ersatzteile 20190523 v1.docx Seite 6 von 7 „Ewig Ärger wegen der hohen Ersatzteil-Bestände. Eine Bestandssenkung muss doch hinzukriegen sein!“ Ein Workshop zur Bestandssenkung Ihrer Ersatzteile hilft Ihnen zum Beispiel • wo exakt Sie Potenziale haben, • wie Sie dauerhaft Ruhe reinkriegen, • bei der Priorisierung Ihrer Umsetzung. Der erste unverbindliche Schritt hierzu ist Ihre Kontaktauf- nahme Werbung Das Beschaffungsmanagement plant ohne Bestand Wieso geht es noch um Beschaffungsmanagement, wenn überhaupt kein Bestand gewollt ist? Auch Kundenbedarfe für Exoten-Ersatzteile wollen Sie bedienen. Die Her- ausforderung in diesen Fällen lautet Geschwindigkeit. Ihre Prozesse müssen Sie dann auf minimale Durchlaufzeit ausrichten. Das gilt für alle Stufen Ihrer Supply-Chain: • aktuelle Bestandstransparenz in Ihrer Organisation, • Verlässlichkeit Ihrer Einkaufsstammdaten ohne Rückfragen, • Bestell-Auslösung und Freigabe, • ggf. Direktlieferung vom Lieferanten an den Kunden oder Techniker, • Fehlteil-Information für den Wareneingang,
  • 7. Andreas E. Noll Beratung und Projektmanagement in After Sales und Lagerlogistik Beschaffungsmanagement für Ersatzteile 20190523 v1.docx Seite 7 von 7 und natürlich für Ihre Ersatzteil-Logistik ab Wareneingang. Aber an dieser Stelle hören die Verantwortlichkeiten Ihres Beschaffungsmanagements dann doch auf. Sie wollen Ihre Bevorratungsstrategie für Ersatzteile systematisch überdenken Dann gehen Sie Ihr Beschaffungsmanagement doch mit Unterstützung durch einen Freelancer an. Warum also nehmen Sie nun nicht einfach unverbindlich und kostenlos Kontakt zu mir auf? Denn als erfahrener After Sales Consultant kann ich Sie bei der Einführung von Beschaffungs-Prozessen und deren Optimierung unterstützen. Diplom-Ingenieur Andreas E. Noll Am Hang 12 61476 Kronberg "Nutze Deine Zeit, sie kommt nie wieder"-Ivan Blatter Andreas.Noll@no-stop.de +49 160 581 97 13