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Wissensbewahrung -
        mit Innovation und Tradition in die Zukunft gehen

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                                                    Moderator          ?       ?
                                                                           ?




                                         Experte          Nachfolger



                                          Hinter-
                                          lassen-
                                         schaften           Erbe



                         - Erfahrungen zum Einsatz von Expert Debriefing –
                              Vortrag auf der KnowTech am 29.09.2011


Wissen muss frei sein!
Inhalt des Vortrags

      1. Informationen zu den Unternehmen
      2. Historie, Entwicklung und Erfahrungen mit der Methode
         Expert Debriefing
      3. Systematische Prozessunterstützung durch die
         Verankerung im Personalprozess bei der Schaeffler
         Technologies GmbH & Co.KG
      4. Wissensbewahrungsstrategie unter dem
         demographischen Wandel bei Diehl BGT Defence
         GmbH & Co. KG
      5. Fragen und Diskussion


Wissen muss frei sein!   Wissensbewahrung Seite 2
Tina Steimer

         Referentin Human Resources Management
         Diehl BGT Defence GmbH & Co. KG



         03/2007 Abschluss: Diplombetriebswirtin (FH Nürnberg) und Bachelor
         (B.A.) of International Business Administration Leeds University

         04/2007 Diehl BGT Defence GmbH & Co. KG Röthenbach bei
         Nürnberg

         Themen im Bereich Human Resources Management:
         Hochschulmarketing, Recruiting, Personal- und Potentialentwicklung,
         Demographie- und Gesundheitsmanagement, Wissensmanagement
         und Know-how Transfer, Expert Debriefing



Wissen muss frei sein!
Diehl-Gruppe – Firmenprofil
     Diehl-Gruppe   Diehl BGT Defence




   Umsatz:                     2,7 Mrd. €   Die Teilkonzerne im Überblick:
   Mitarbeiter:                13.500
   Hauptsitz:                  Nürnberg
   Familienunternehmen seit 1902




Wissen muss frei sein!
Diehl BGT Defence GmbH & Co. KG
     Diehl-Gruppe   Diehl BGT Defence



   Standorte Deutschland
                                        Fertigung:
 Überlingen                                                           Umsatz:               460 Mio. €
 am Bodensee                              Elektronik
 (Zentrale)                               Präzisionsarbeiten
                                          Fertigung und Test von EO   Mitarbeiter:          1.700
                                          und EM Subsystemen
                                        Entwicklung:                  Hauptsitz:            Überlingen
                                          Centers of Competence

                                        Fertigung:
 Röthenbach
 bei Nürnberg                             Elektronik
                                          Faserverbundstoffe
                                          Verpackungssysteme
                                        Entwicklung:
                                          Centers of Competence


                                        Fertigung:
 Mariahütte/
                                          Sprengstoffverarbeitung
 Maasberg                                 Endintegration von
                                                                           Mariahütte/Maasberg
 Saarland                                 Flugkörpern, Munition,                        Röthenbach
                                          Artillerieraketen
                                          Metallbearbeitung                        Überlingen
                                          Präzisionsarbeiten




Wissen muss frei sein!
Paul Seren

         Dipl. Ing. Luft- und Raumfahrttechnik
         Schaeffler Technologies GmbH & Co. KG


         seit 1990 in unterschiedlichen Verwendungen in der Unternehmensgruppe
         Leiter Wissensmanagement seit 2001
         Konzeption und Aufbau des kommunikationsorientieren
         Wissensmanagements mit den Einzelthemen Intranet, Communities,
         Terminologie, Expert Debriefing, Wikis, Wissensveranstaltungen, Lessons
         Learned, Web 2.0, lernende Organisation
         Mitglied im Betriebsrat

         zuvor 12 Jahre Zeitsoldat bei der Bundeswehr/Luftwaffe mit Schwerpunkt in
         der Luftfahrzeuginstandsetzung




Wissen muss frei sein!         Wissensbewahrung Seite 6
Die Schaeffler Gruppe
   Operative Führungsstruktur
          Sparten

                                       Schaeffler Automotive                                Schaeffler Industrie              Schaeffler
                                                                                                                              Aerospace
    nehmens-




                             Motor-      Getriebe-    Fahrwerk-   Automotive     Anwendungen        Vertrieb     Industrie
     bereiche
      Unter-




                            systeme      systeme       systeme    Aftermarket                                   Aftermarket




                            Motoren-     Getriebe-    Fahrwerk-   Ersatzteile    Produktions-      Branchen-    Ersatzteile    Aerospace
                            elemente      anwen-       anwen-         und         maschinen         manage-
                                         dungen        dungen                                                    Service
     Branchenmanagements




                                                         und      Services für                      ments:
                            Riemen-                                                Windkraft
       Geschäftsbereiche/




                                                       Neben-     Werkstätten                                     Über-
                               und                                                                 Consumer
                                                      aggregate   und Handel         Bahn                      wachungs-
                             Ketten-                                                               Products
                                                                                                                konzepte
                              triebe                                              Kugellager                                  Superprecision
                                                                                                     Heavy
                                                                                                               Aufbereitung
                                                                                  Nadellager       Industrie
                                                                                  Kegelrollen-     Antriebs-
                                                                                     lager          technik

                                       Kupplungs-                                 Pendellager
                                        systeme                                  Zylinderrollen-
                                                                                      lager
                                         Getriebe-                                  Linear-
                                       Technologien                               technologie      Regionen/
                                                                                                    Länder




Wissen muss frei sein!                                      Wissensbewahrung Seite 7
Schaeffler Gruppe - Firmenprofil
   Mitarbeiter, Umsatz, Produktionsstandorte

     Mitarbeiter                Umsatz (Gj. 2010)              180 Standorte
     weltweit: ca. 70.000       weltweit: rund 9,5 Mrd. Euro   in mehr als 50 Ländern




            Werke Vertrieb

     LuK
     INA
     FAG




Wissen muss frei sein!        Wissensbewahrung Seite 8
Schaeffler Produkte
   Produktpalette
                                                                Automotive




                         Industrie


Wissen muss frei sein!               Wissensbewahrung Seite 9
Marc Nitschke

         Wirtschaftsinformatiker und Biologe
         Systemischer Organisationsberater
         seit April 2009 bei der Cogneon GmbH als Berater
         und Bereichsleiter Expert Debriefing und Wissensbewahrung
         zuvor über 15 Jahre im Metro Konzern in unterschiedlichen
         Funktionen und Führungspositionen tätig
         (zuletzt als Head of Knowledge Development im Bereich Corporate
         Executive Development bei der METRO AG)
         Vizepräsident in der Gesellschaft für Wissensmanagement e.V. (GfWM)



                         https://www.xing.com/profile/marc.nitschke (Profil)

                         http://twitter.com/MoNitschke (Tweet)

                         http://www.cogneon.de/weblogs/marc.nitschke (Weblog)



Wissen muss frei sein!          Wissensbewahrung Seite 10
Cogneon – Mission, Team, Standorte

                         Mission: Beratung, Begleitung und Weiterbildung zu
                         Wissensmanagement, Wissensarbeit und Lernender
                         Organisation
                         Team
                             Simon Dückert              Benedikt Scheerer
                             Marc Nitschke              Karlheinz Pape
                             Marc Holfelder             Katharina Kley
                             Jochen Frühauf             (Praktikantin)

                         Standorte
                             Nürnberg (Cogneon Akademie)
                             Düsseldorf
                             Erlangen

                                                            Unsere Firmengeschichte:
                                                            http://www.cogneon.de/node/2559


Wissen muss frei sein!    Wissensbewahrung Seite 11
Inhalt des Vortrags

      1. Informationen zu den Unternehmen
      2. Historie, Entwicklung und Erfahrungen mit der Methode
         Expert Debriefing
      3. Systematische Prozessunterstützung durch die
         Verankerung im Personalprozess bei der Schaeffler
         Technologies GmbH & Co.KG
      4. Wissensbewahrungsstrategie unter dem
         demographischen Wandel bei Diehl BGT Defence
         GmbH & Co. KG
      5. Fragen und Diskussion


Wissen muss frei sein!   Wissensbewahrung Seite 12
Kurze Geschichte des Expert Debriefings

              1997-1999: Wissensbewahrungsprojekte mit dem Fokus
              Wissensdokumentation bei der Audi AG
              Ab 1999: Entwicklung eines expliziten „Expert Debriefing
              Prozesses“ für Einzelexperten
              2002/2003: Erste Multiplikatorenschulungen bei Volkswagen (dort
              Wissensstafette genannt, 2006 Gewinn des Preises
              Wissensmanager des Jahres)
              2005: Expert Debriefing Einführung bei Schaeffler, dort Kopplung
              mit Wiki und Wissensgemeinschaften
              Ausblick ab 2011
                  Expert Debriefing Benchlearning Gruppe (am 29.06.2011
                  gestartet)
                  Ergänzung um Methoden des persönlichen
                  Wissensmanagements


Wissen muss frei sein!         Wissensbewahrung Seite 13
Kontext des Expert Debriefings



                                             Aufgaben und Hilfsmittel



                                                                           ?       ?
                                                                           ?       ?
                                                   Moderator
                                                                               ?




                                       Experte                Nachfolger




                                  Hinterlassenschaften



                                  Müll oder Erbe?

Wissen muss frei sein!   Wissensbewahrung Seite 14
Aufgaben und Aufwände des Moderators

                           Persönliche
                         Wissenslandkarte
                             (pWLK)          Maßnahmenplan

                                                                                   Moderator



                           Persönliche
         Vorgespräch        Wissens-          Maßnahmen           Feedback              Maßnahmen                  Reflektion
             führen         landkarte            ableiten           einholen               begleiten               moderieren
                             aufbauen                                                        +
               2h               3-4h               3h                1,5h+                 0-56h                        2h



                                                                      Experte                                Nachfolger


                                             Werkzeugkasten                                                              Version 2.1


                                                Normalfall: ca. 3-6 Monate                                                         Zeit
                                                   Hinweis: die Darstellung folgt dem Business Process Modelling Notation 1.1 Standard (BPMN)




Wissen muss frei sein!                      Wissensbewahrung Seite 15
Werkzeugkasten für Expert Debriefing



           Dialog                                       Persönliches Wiki
           moderiertes Übergabegespräch                 Soziales Netzwerk Diagramm
           Ansprechpartnerbesuch                        Flipcast
           Kooperatives Arbeiten                        Podcast
           Aufgabenbeschreibung                         Screencast
           Dokumentenbibliothek                         Wissensfloater
           Erfahrungsgeschichte                         Wissenslandkarte
           Frequently Asked Questions                   Schulungen
                                                        Wissensgemeinschaften




Wissen muss frei sein!      Wissensbewahrung Seite 16
Beispiel Soziale Netzwerke visualisieren –
   Beziehungskapital sichern


   Die Visualisierung interner
   und externer Netzwerke
   sichert das Beziehungs-
   kapital des Experten.

   Die Einarbeitungszeit
   verkürzt sich durch die
   visuelle Unterstützung.
                                                          Max
                                                         Muster




Wissen muss frei sein!       Wissensbewahrung Seite 17
Expert Debriefing funktioniert nicht, wenn …

           der Prozess in Zeiten des Personalabbaus erfolgen soll.
           der Experte nicht bereit ist, sein Wissen zu teilen.
           keine Unternehmenskultur zur Wissensteilung vorhanden ist.
           Vorgesetzte sich inhaltlich stark einbringen.
           Vorgesetzte nicht hinter dem Prozess stehen.
           es keinen Raum (Zeit, Budget, Ort) für die Prozessdurchführung gibt.




Wissen muss frei sein!        Wissensbewahrung Seite 18
Expert Debriefing funktioniert, wenn …

           der Prozess professionell und auf Augenhöhe moderiert wird.
           der gut strukturierte Prozess leicht an die Bedarfe des
           Auftragsgebers und externe Einflussfaktoren angepasst werden
           kann.
           Erwartungshaltungen der Beteiligten abgeholt werden.
           der Experte durch Wertschätzung motiviert wird.
           mögliche Ängste der Beteiligten durch Transparenz genommen
           werden und das Abstrakte durch Fallbeispiele konkretisiert wird.
           die Selbstorganisation der Transfertandems über einen
           „kontrollierten“ Maßnahmenplan läuft und dieser regelmäßigen
           Reviews unterliegt.




Wissen muss frei sein!        Wissensbewahrung Seite 19
Inhalt des Vortrags

      1. Informationen zu den Unternehmen
      2. Historie, Entwicklung und Erfahrungen mit der Methode
         Expert Debriefing
      3. Systematische Prozessunterstützung durch die
         Verankerung im Personalprozess bei der Schaeffler
         Technologies GmbH & Co.KG
      4. Wissensbewahrungsstrategie unter dem
         demographischen Wandel bei Diehl BGT Defence
         GmbH & Co. KG
      5. Fragen und Diskussion


Wissen muss frei sein!   Wissensbewahrung Seite 20
Expert Debriefing bei Schaeffler
Der Wert der Berufserfahrung




             13 425 Berufsjahre bei FAG
             Im Rahmen einer festlichen Abendveranstaltung im Mitarbeitercasino im Werk Schweinfurt ehrte die
             Schaeffler-Gruppe die Jubilare des Jahres 2010. Insgesamt feierten 436 Mitarbeiter der FAG-Standorte
             Schweinfurt, Eltmann und Elfershausen ihr 40. oder 25. Betriebsjubiläum. Ein Mitarbeiter kann sogar auf
             50 Jahre Betriebszugehörigkeit zurückblicken. Die Gesellschafter der Schaeffler-Gruppe, Maria-Elisabeth
             Schaeffler und ihr Sohn Georg F. W. Schaeffler sowie Rainer Hundsdörfer, Vorsitzender der
             Geschäftsleitung der Schaeffler Gruppe Industrie, sprachen allen Dank und Anerkennung aus. In ihrer
             Festansprache würdigte Maria-Elisabeth Schaeffler das hohe Engagement, die Leistung und die Loyalität
             der Mitarbeiter, die mit ihren Ideen, ihrer Arbeitskraft und ihrer Erfahrung über viele Jahre hinweg zum
             Erfolg der Schaeffler Gruppe beigetragen haben. Insgesamt blicken die Jubilare auf 13 425 Berufsjahre im
             Unternehmen zurück. "In Kombination mit dem frischen Wind der jüngeren Mitarbeiter ist diese
             Erfahrung die Grundlage für unseren weiteren Erfolg", so Rainer Hundsdörfer.


Wissen muss frei sein!                     Wissensbewahrung Seite 21
Expert Debriefing bei Schaeffler
  Überblick über die Methode
     Zielsetzung:              Systematische Wissensbewahrung bei Experten (= Wissensträgern), die
                               - in Altersteilzeit/ Ruhestand gehen (Schwerpunkt)
                               - aus dem Unternehmen austreten
                               - intern die Stelle wechseln
                               - vorübergehend abwesend sind (z.B. in Elternzeit gehen)
     Methode:                  - moderierte Wissenskommunikation zwischen Experte und Nachfolger(n)
                               - Wissensdokumentation in Form von z.B. Checklisten, FAQs,
                                 Daumenregelsammlungen und Videos



     Zielgruppe:               - Experten (siehe Zielsetzung) mit Alleinstellungsmerkmal/ singulärem
                                 Wissen
                               - von den Vorgesetzten benannt und/ oder von Personalreferenten gemeldet
                               - Meldung ca. 3 Monate bis mehrere Jahre im Voraus
     Dauer:                    - je nach Fall unterschiedlich lang (bis zu max. 2 Jahre)
                               - auf die Dauer einfließende Faktoren sind z. B.:
                                   die verbleibende Zeit bis zum Firmenaustritt/ Stellenwechsel
                                   die Wissensmenge
                           t
                                   die Aufgabenbreite
     Status:                   - 2005/ 2006 erste Pilot Debriefings
                               - seit 2007 laufender Prozess
               laufender
                Prozess




Wissen muss frei sein!              Wissensbewahrung Seite 22
Expert Debriefing bei Schaeffler
Genereller Ablauf/ Schritte

         Vorgespräch
            führen

                 Jobmap
                aufbauen

                         360°-Gespräche
                              führen

                                               Wissensbewahrungs-
                                              Maßnahmen durchführen


                                          1   2   3   4   5      6   …   n



                                                                             Feedback
                                                  Wissensbasis
                                                                                        t


Wissen muss frei sein!            Wissensbewahrung Seite 23
Expert Debriefing bei Schaeffler
   Erfahrungen aus 6 Jahren Anwendung

    1. Identifizierung von Experten
          Erkennungsmerkmale eines Experten
          Nennung von Experten über Personalbereich bzw. durch die Vorgesetzten
       (Einbindung der Methode in Personalstrukturen und –prozesse)


    2. Erfahrungen bei der Durchführung von Expert Debriefings
        Daten: 6 Jahre Anwendung, über 100 Expert Debriefings durchgeführt
        Erfolgsfaktoren:
                  -      Frühzeitige aktive Beteiligung des Nachfolgers ( erhöht Effektivität durch
                         den hohen Anteil an Kommunikation und Fokussierung auf die relevanten
                         Wissensinhalte)
                  -      Positive Einstellung des Experten zur Weitergabe seines Wissens
                  -      Unterstützung des Prozesses durch den Vorgesetzten ( Sicherung der
                         Rahmenbedingungen)
                  -      Jobmap als Kernstück des Expert Debriefings ( Strukturierung)
                  -      Durchführung der 360°  -Gespräche führt zu mehr Transparenz (wichtig:
                         Benennung der Ansprechpartner durch den Experten)
                  -      keine interne Verrechnung der Dienstleistung

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Expert Debriefing bei Schaeffler
Mögliche Erkennungsmerkmale eines Experten

     Der Mitarbeiter beschäftigt sich als Einziger im Unternehmen/ am Standort/ in
     einem Bereich mit einem Wissensgebiet (singulärer Wissensträger).
     Der Mitarbeiter hat viel Erfahrungswissen, kennt Historien und trifft meist die
     "richtigen Entscheidungen".
     Der Mitarbeiter identifiziert sich selbst als Experte (Artikel, Publikationen etc)
     oder/ und hat ein Netzwerk zu anderen Experten (auch außerhalb des
     Unternehmens).
     Der Mitarbeiter wird oft und von vielen Kollegen zu einem Wissensgebiet
     genannt.
     Das Fehlen des Mitarbeiters wirkt sich nachteilig auf das Unternehmen aus,
     d.h. er weiß etwas, was ohne ihn nicht in diesem Umfang/ Zusammenhang und
     nicht innerhalb kurzer Zeit ermittelt werden kann.
     Der Mitarbeiter kann Fach- oder Führungskraft bzw. Spezialist oder
     Generalist sein.



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Expert Debriefing bei Schaeffler
Überblick integrierte Personalentwicklung




                                                                                            Einarbeitungs- und Einstiegsprogramme
                                                                                            Einarbeitungs- und Einstiegsprogramme
                                                                                                                                                                        Mitarbeiterentwicklung




                                                                                                                                    Mitarbeiter-Entwicklungs-Gespräch
                                                                                                                                                                        Managemententwicklung
     Relevanter Arbeitsmarkt
     Relevanter Arbeitsmarkt




                                                                                                                                                                                                                        Einzel – AC / Berufung
                                                                                                                                                                                                                        Einzel – AC / Berufung


                                                                                                                                                                                                                                                 Management
                                                                                                                                                                          Management LIFe          Führungslaufbahn




                                                                               Planstelle
                                                                               Planstelle
                                                                               Planstelle
                                                                               Planstelle
                                                              Ausbildung
                                            Personalauswahl



                                                                                                                                                                          Coaching
                                 Bewerber




                                                                                                           und Einstiegsprogramme
                                                                                                           und Einstiegsprogramme
                                                                                                                                                                          Führungsbarometer        Projektlaufbahn




                                                                                                                                                                                                                                    / Berufung
                                                                                                                                                                                                                                    / Berufung
                                                                                                                                                                        Talentmanagement
                                                                                                                                                                          Vorgesetzten-Konferenz   Fachlaufbahn
                                                              Direkteinstieg


                                                                                                                                                             Gespräch
                                                                                                                                                                          Talente Pools

                                                                                                                                                                        Teamentwicklung


                                                                                                                                                                                                                      Expert
                               Personal-                      Personal-                        Einarbeitung und Mitarbeiterentwicklung
                                                                                                                                                                                                                      Debriefi
                               marketing                      auswahl                       Management- und Nachwuchskräfteentwicklung                                                                                  ng




Wissen muss frei sein!                                                                      Wissensbewahrung Seite 26
Expert Debriefing bei Schaeffler
     Auswahl von Experten/ Zusammenarbeit mit HR
                           Geschäftsleitung                                                        Einbettung der Methode
                              Personal:                                                               in den integrierten
                             regelmäßige                                                           Personalentwicklungs-
                                                                                                           prozess
                            Rücksprachen



                                   Operatives                                                  Vorgesetzte
                              Personalmanagement                                          in den Fachbereichen
                                                                   Austausch
                         Die Personalreferenten sind für die                         Die Vorgesetzten melden an Ihren
                         Fachbereiche die Ansprechpartner                            zuständigen Personalreferenten und/
                         bzgl. Personalthemen. Sie melden, in                        oder das Wissensmanagement,
                         Absprache mit den Vorgesetzten, die                         wenn es Experten/ Wissensträger
                         für ein Expert Debriefing                                   unter Ihren Mitarbeitern gibt, die in
                         einzuplanenden Mitarbeiter.                                 absehbarer Zeit austreten werden.
           Austausch                                   regelmäßig, Vorplanung 2-Jahressicht
                                                                        +
                                                                bei akutem Bedarf
                                          Mitteilung
                                           Interne




                                                                Rückmeldung von
                                                                 Mitarbeitern für
                                                                Expert Debriefings


                                                           Wissensmanagement
                         Versenden einer Informationsmail 1x                         Einplanung der einzelnen Experten
                         jährlich (vor der MEG-Phase) an alle                        im Expert Debriefing Kalender und
                         Vorgesetzten in Deutschland, um sie für                     Durchführung der Methode nach
                         die Thematik zu sensibilisieren.                            Dringlichkeit/ Priorität.



Wissen muss frei sein!               Wissensbewahrung Seite 27
Inhalt des Vortrags

      1. Informationen zu den Unternehmen
      2. Historie, Entwicklung und Erfahrungen mit der Methode
         Expert Debriefing
      3. Systematische Prozessunterstützung durch die
         Verankerung im Personalprozess bei der Schaeffler
         Technologies GmbH & Co.KG
      4. Wissensbewahrungsstrategie unter dem
         demographischen Wandel bei Diehl BGT Defence
         GmbH & Co. KG
      5. Fragen und Diskussion


Wissen muss frei sein!   Wissensbewahrung Seite 28
Wissensstrategie bei DBD

                                                                                                                              Warum benötigen wir
                                                                                                                              Wissensmanagement?




                                                Demographische Situation                                                                                                                                                                             Hoher Spezialisierungsgrad
                                                   und Altersstruktur
                                                                          Anzahl Mitarbeiter/-innen je Lebensalter am Standort Röthenbach
                                                                                                (405 Mitarbeiter/-innen)


                                   25
                                         Durchschnittsalter = 47,56 Jahre
                                         Stand 01.06.2011                                                                                                                          23                                                                                    Schwer ersetzbar


                                                435 MA bis 2020                                                                                                     20                                 20                  20
                                   20                                                                                                                                                   19                  19

                                                                                                                                                               17                                                17
       Anzahl Mitarbeiter/-innen




                                                                                                                                                                                             15
                                   15                                                                                                           14                                                14                            14
                                                                                                                                                                         13                                           13
                                                                                                                                                     12
                                                                                                                                                          11                  11

                                   10                                             9           9 9                                       9
                                                                                          8                                                 8
                                                                                                                7 7
                                                                      6               6                                   6
                                                                              5                                                                                                                                                      5
                                   5                          4                                     4       4                       4                                                                                                    4
                                                                          3                             3             3                                                                                                                                                    Studium
                                                          2                                                                   2 2                                                                                                            2
                                                    1 1

                                   0
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                                        16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65
                                                                                                                      Lebensalter                                                                                                                                          Branchenwissen




Wissen muss frei sein!
Wissensstrategie bei DBD

                                  Wo kommen wir her?
                                  Wo kommen wir her?




                   1     Hoffnung
                   2     Appell
                   3     Prozess
                   4 Expert Debriefing


                   - Externe Unterstützung             - Ressourcen
                   - Prozess                           - Moderation
                   - Reviews                           - Zielgruppendefinition



Wissen muss frei sein!
Wissensstrategie bei DBD

                                               Zielgruppe: strategische
                                               Schlüssel-Know-how
                                               Schlüsselpositionen

                             hoch
                                                      Wissen ist                          Wissen ist
                                                      schwer ersetzbar und                schwer ersetzbar und
                                                      strategisch von geringer            strategisch von hoher Bedeutung
                                                      Bedeutung
                             Unersetzlichkeit des




                                                                                               Strategische
                                                                                            Schlüsselfunktionen
                                  Wissens




                                                      Wissen ist                          Wissen ist
                                                      leicht ersetzbar und                leicht ersetzbar und
                                                      strategisch von geringer            strategisch von hoher Bedeutung
                                                      Bedeutung

          Studium
          Berufserfahrung   gering
          Branchenwissen                            gering                                                           hoch
                                                                     Strategische Bedeutung des Wissen




Wissen muss frei sein!
Wissensstrategie bei DBD

                               Ausblick




                   • drei Wissensmanager inhouse über Cogneon ausgebildet
                   • aktuell drei Pilot-Debriefings gestartet
                   Prozess nachhaltig weiter ausbauen:
                   • Debriefings an allen DBD Standorten initiieren
                   • Debriefings auf Defence Teilkonzernebene
                   • Train-the-Trainer -> intern Wissensmanager ausbilden
                   • online Wissensbasis



Wissen muss frei sein!
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

                                  Haben Sie Fragen?




Wissen muss frei sein!           Wissensbewahrung Seite 33
Kontakt
                         Paul Seren
                         Schaeffler Technologies GmbH & Co.KG
                         Leiter Wissensmanagement
                         Paul.Seren@schaeffler.com
                         +49 9132 82 5099

                         Tina Steimer
                         Diehl BTG Defence
                         HR Management
                         Tina.Steimer@diehl-bgt-defence.de
                         +49 911 957 2270

                         Marc Nitschke
                         Cogneon GmbH
                         marc.nitschke@cogneon.de
                         +49 2152 555 6624


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KnowTech 2011 - Wissensbewahrung mit schaeffler diehl cogneon

  • 1. Wissensbewahrung - mit Innovation und Tradition in die Zukunft gehen ? ? Moderator ? ? ? Experte Nachfolger Hinter- lassen- schaften Erbe - Erfahrungen zum Einsatz von Expert Debriefing – Vortrag auf der KnowTech am 29.09.2011 Wissen muss frei sein!
  • 2. Inhalt des Vortrags 1. Informationen zu den Unternehmen 2. Historie, Entwicklung und Erfahrungen mit der Methode Expert Debriefing 3. Systematische Prozessunterstützung durch die Verankerung im Personalprozess bei der Schaeffler Technologies GmbH & Co.KG 4. Wissensbewahrungsstrategie unter dem demographischen Wandel bei Diehl BGT Defence GmbH & Co. KG 5. Fragen und Diskussion Wissen muss frei sein! Wissensbewahrung Seite 2
  • 3. Tina Steimer Referentin Human Resources Management Diehl BGT Defence GmbH & Co. KG 03/2007 Abschluss: Diplombetriebswirtin (FH Nürnberg) und Bachelor (B.A.) of International Business Administration Leeds University 04/2007 Diehl BGT Defence GmbH & Co. KG Röthenbach bei Nürnberg Themen im Bereich Human Resources Management: Hochschulmarketing, Recruiting, Personal- und Potentialentwicklung, Demographie- und Gesundheitsmanagement, Wissensmanagement und Know-how Transfer, Expert Debriefing Wissen muss frei sein!
  • 4. Diehl-Gruppe – Firmenprofil Diehl-Gruppe Diehl BGT Defence Umsatz: 2,7 Mrd. € Die Teilkonzerne im Überblick: Mitarbeiter: 13.500 Hauptsitz: Nürnberg Familienunternehmen seit 1902 Wissen muss frei sein!
  • 5. Diehl BGT Defence GmbH & Co. KG Diehl-Gruppe Diehl BGT Defence Standorte Deutschland Fertigung: Überlingen Umsatz: 460 Mio. € am Bodensee Elektronik (Zentrale) Präzisionsarbeiten Fertigung und Test von EO Mitarbeiter: 1.700 und EM Subsystemen Entwicklung: Hauptsitz: Überlingen Centers of Competence Fertigung: Röthenbach bei Nürnberg Elektronik Faserverbundstoffe Verpackungssysteme Entwicklung: Centers of Competence Fertigung: Mariahütte/ Sprengstoffverarbeitung Maasberg Endintegration von Mariahütte/Maasberg Saarland Flugkörpern, Munition, Röthenbach Artillerieraketen Metallbearbeitung Überlingen Präzisionsarbeiten Wissen muss frei sein!
  • 6. Paul Seren Dipl. Ing. Luft- und Raumfahrttechnik Schaeffler Technologies GmbH & Co. KG seit 1990 in unterschiedlichen Verwendungen in der Unternehmensgruppe Leiter Wissensmanagement seit 2001 Konzeption und Aufbau des kommunikationsorientieren Wissensmanagements mit den Einzelthemen Intranet, Communities, Terminologie, Expert Debriefing, Wikis, Wissensveranstaltungen, Lessons Learned, Web 2.0, lernende Organisation Mitglied im Betriebsrat zuvor 12 Jahre Zeitsoldat bei der Bundeswehr/Luftwaffe mit Schwerpunkt in der Luftfahrzeuginstandsetzung Wissen muss frei sein! Wissensbewahrung Seite 6
  • 7. Die Schaeffler Gruppe Operative Führungsstruktur Sparten Schaeffler Automotive Schaeffler Industrie Schaeffler Aerospace nehmens- Motor- Getriebe- Fahrwerk- Automotive Anwendungen Vertrieb Industrie bereiche Unter- systeme systeme systeme Aftermarket Aftermarket Motoren- Getriebe- Fahrwerk- Ersatzteile Produktions- Branchen- Ersatzteile Aerospace elemente anwen- anwen- und maschinen manage- dungen dungen Service Branchenmanagements und Services für ments: Riemen- Windkraft Geschäftsbereiche/ Neben- Werkstätten Über- und Consumer aggregate und Handel Bahn wachungs- Ketten- Products konzepte triebe Kugellager Superprecision Heavy Aufbereitung Nadellager Industrie Kegelrollen- Antriebs- lager technik Kupplungs- Pendellager systeme Zylinderrollen- lager Getriebe- Linear- Technologien technologie Regionen/ Länder Wissen muss frei sein! Wissensbewahrung Seite 7
  • 8. Schaeffler Gruppe - Firmenprofil Mitarbeiter, Umsatz, Produktionsstandorte Mitarbeiter Umsatz (Gj. 2010) 180 Standorte weltweit: ca. 70.000 weltweit: rund 9,5 Mrd. Euro in mehr als 50 Ländern Werke Vertrieb LuK INA FAG Wissen muss frei sein! Wissensbewahrung Seite 8
  • 9. Schaeffler Produkte Produktpalette Automotive Industrie Wissen muss frei sein! Wissensbewahrung Seite 9
  • 10. Marc Nitschke Wirtschaftsinformatiker und Biologe Systemischer Organisationsberater seit April 2009 bei der Cogneon GmbH als Berater und Bereichsleiter Expert Debriefing und Wissensbewahrung zuvor über 15 Jahre im Metro Konzern in unterschiedlichen Funktionen und Führungspositionen tätig (zuletzt als Head of Knowledge Development im Bereich Corporate Executive Development bei der METRO AG) Vizepräsident in der Gesellschaft für Wissensmanagement e.V. (GfWM) https://www.xing.com/profile/marc.nitschke (Profil) http://twitter.com/MoNitschke (Tweet) http://www.cogneon.de/weblogs/marc.nitschke (Weblog) Wissen muss frei sein! Wissensbewahrung Seite 10
  • 11. Cogneon – Mission, Team, Standorte Mission: Beratung, Begleitung und Weiterbildung zu Wissensmanagement, Wissensarbeit und Lernender Organisation Team Simon Dückert Benedikt Scheerer Marc Nitschke Karlheinz Pape Marc Holfelder Katharina Kley Jochen Frühauf (Praktikantin) Standorte Nürnberg (Cogneon Akademie) Düsseldorf Erlangen Unsere Firmengeschichte: http://www.cogneon.de/node/2559 Wissen muss frei sein! Wissensbewahrung Seite 11
  • 12. Inhalt des Vortrags 1. Informationen zu den Unternehmen 2. Historie, Entwicklung und Erfahrungen mit der Methode Expert Debriefing 3. Systematische Prozessunterstützung durch die Verankerung im Personalprozess bei der Schaeffler Technologies GmbH & Co.KG 4. Wissensbewahrungsstrategie unter dem demographischen Wandel bei Diehl BGT Defence GmbH & Co. KG 5. Fragen und Diskussion Wissen muss frei sein! Wissensbewahrung Seite 12
  • 13. Kurze Geschichte des Expert Debriefings 1997-1999: Wissensbewahrungsprojekte mit dem Fokus Wissensdokumentation bei der Audi AG Ab 1999: Entwicklung eines expliziten „Expert Debriefing Prozesses“ für Einzelexperten 2002/2003: Erste Multiplikatorenschulungen bei Volkswagen (dort Wissensstafette genannt, 2006 Gewinn des Preises Wissensmanager des Jahres) 2005: Expert Debriefing Einführung bei Schaeffler, dort Kopplung mit Wiki und Wissensgemeinschaften Ausblick ab 2011 Expert Debriefing Benchlearning Gruppe (am 29.06.2011 gestartet) Ergänzung um Methoden des persönlichen Wissensmanagements Wissen muss frei sein! Wissensbewahrung Seite 13
  • 14. Kontext des Expert Debriefings Aufgaben und Hilfsmittel ? ? ? ? Moderator ? Experte Nachfolger Hinterlassenschaften Müll oder Erbe? Wissen muss frei sein! Wissensbewahrung Seite 14
  • 15. Aufgaben und Aufwände des Moderators Persönliche Wissenslandkarte (pWLK) Maßnahmenplan Moderator Persönliche Vorgespräch Wissens- Maßnahmen Feedback Maßnahmen Reflektion führen landkarte ableiten einholen begleiten moderieren aufbauen + 2h 3-4h 3h 1,5h+ 0-56h 2h Experte Nachfolger Werkzeugkasten Version 2.1 Normalfall: ca. 3-6 Monate Zeit Hinweis: die Darstellung folgt dem Business Process Modelling Notation 1.1 Standard (BPMN) Wissen muss frei sein! Wissensbewahrung Seite 15
  • 16. Werkzeugkasten für Expert Debriefing Dialog Persönliches Wiki moderiertes Übergabegespräch Soziales Netzwerk Diagramm Ansprechpartnerbesuch Flipcast Kooperatives Arbeiten Podcast Aufgabenbeschreibung Screencast Dokumentenbibliothek Wissensfloater Erfahrungsgeschichte Wissenslandkarte Frequently Asked Questions Schulungen Wissensgemeinschaften Wissen muss frei sein! Wissensbewahrung Seite 16
  • 17. Beispiel Soziale Netzwerke visualisieren – Beziehungskapital sichern Die Visualisierung interner und externer Netzwerke sichert das Beziehungs- kapital des Experten. Die Einarbeitungszeit verkürzt sich durch die visuelle Unterstützung. Max Muster Wissen muss frei sein! Wissensbewahrung Seite 17
  • 18. Expert Debriefing funktioniert nicht, wenn … der Prozess in Zeiten des Personalabbaus erfolgen soll. der Experte nicht bereit ist, sein Wissen zu teilen. keine Unternehmenskultur zur Wissensteilung vorhanden ist. Vorgesetzte sich inhaltlich stark einbringen. Vorgesetzte nicht hinter dem Prozess stehen. es keinen Raum (Zeit, Budget, Ort) für die Prozessdurchführung gibt. Wissen muss frei sein! Wissensbewahrung Seite 18
  • 19. Expert Debriefing funktioniert, wenn … der Prozess professionell und auf Augenhöhe moderiert wird. der gut strukturierte Prozess leicht an die Bedarfe des Auftragsgebers und externe Einflussfaktoren angepasst werden kann. Erwartungshaltungen der Beteiligten abgeholt werden. der Experte durch Wertschätzung motiviert wird. mögliche Ängste der Beteiligten durch Transparenz genommen werden und das Abstrakte durch Fallbeispiele konkretisiert wird. die Selbstorganisation der Transfertandems über einen „kontrollierten“ Maßnahmenplan läuft und dieser regelmäßigen Reviews unterliegt. Wissen muss frei sein! Wissensbewahrung Seite 19
  • 20. Inhalt des Vortrags 1. Informationen zu den Unternehmen 2. Historie, Entwicklung und Erfahrungen mit der Methode Expert Debriefing 3. Systematische Prozessunterstützung durch die Verankerung im Personalprozess bei der Schaeffler Technologies GmbH & Co.KG 4. Wissensbewahrungsstrategie unter dem demographischen Wandel bei Diehl BGT Defence GmbH & Co. KG 5. Fragen und Diskussion Wissen muss frei sein! Wissensbewahrung Seite 20
  • 21. Expert Debriefing bei Schaeffler Der Wert der Berufserfahrung 13 425 Berufsjahre bei FAG Im Rahmen einer festlichen Abendveranstaltung im Mitarbeitercasino im Werk Schweinfurt ehrte die Schaeffler-Gruppe die Jubilare des Jahres 2010. Insgesamt feierten 436 Mitarbeiter der FAG-Standorte Schweinfurt, Eltmann und Elfershausen ihr 40. oder 25. Betriebsjubiläum. Ein Mitarbeiter kann sogar auf 50 Jahre Betriebszugehörigkeit zurückblicken. Die Gesellschafter der Schaeffler-Gruppe, Maria-Elisabeth Schaeffler und ihr Sohn Georg F. W. Schaeffler sowie Rainer Hundsdörfer, Vorsitzender der Geschäftsleitung der Schaeffler Gruppe Industrie, sprachen allen Dank und Anerkennung aus. In ihrer Festansprache würdigte Maria-Elisabeth Schaeffler das hohe Engagement, die Leistung und die Loyalität der Mitarbeiter, die mit ihren Ideen, ihrer Arbeitskraft und ihrer Erfahrung über viele Jahre hinweg zum Erfolg der Schaeffler Gruppe beigetragen haben. Insgesamt blicken die Jubilare auf 13 425 Berufsjahre im Unternehmen zurück. "In Kombination mit dem frischen Wind der jüngeren Mitarbeiter ist diese Erfahrung die Grundlage für unseren weiteren Erfolg", so Rainer Hundsdörfer. Wissen muss frei sein! Wissensbewahrung Seite 21
  • 22. Expert Debriefing bei Schaeffler Überblick über die Methode Zielsetzung: Systematische Wissensbewahrung bei Experten (= Wissensträgern), die - in Altersteilzeit/ Ruhestand gehen (Schwerpunkt) - aus dem Unternehmen austreten - intern die Stelle wechseln - vorübergehend abwesend sind (z.B. in Elternzeit gehen) Methode: - moderierte Wissenskommunikation zwischen Experte und Nachfolger(n) - Wissensdokumentation in Form von z.B. Checklisten, FAQs, Daumenregelsammlungen und Videos Zielgruppe: - Experten (siehe Zielsetzung) mit Alleinstellungsmerkmal/ singulärem Wissen - von den Vorgesetzten benannt und/ oder von Personalreferenten gemeldet - Meldung ca. 3 Monate bis mehrere Jahre im Voraus Dauer: - je nach Fall unterschiedlich lang (bis zu max. 2 Jahre) - auf die Dauer einfließende Faktoren sind z. B.: die verbleibende Zeit bis zum Firmenaustritt/ Stellenwechsel die Wissensmenge t die Aufgabenbreite Status: - 2005/ 2006 erste Pilot Debriefings - seit 2007 laufender Prozess laufender Prozess Wissen muss frei sein! Wissensbewahrung Seite 22
  • 23. Expert Debriefing bei Schaeffler Genereller Ablauf/ Schritte Vorgespräch führen Jobmap aufbauen 360°-Gespräche führen Wissensbewahrungs- Maßnahmen durchführen 1 2 3 4 5 6 … n Feedback Wissensbasis t Wissen muss frei sein! Wissensbewahrung Seite 23
  • 24. Expert Debriefing bei Schaeffler Erfahrungen aus 6 Jahren Anwendung 1. Identifizierung von Experten Erkennungsmerkmale eines Experten Nennung von Experten über Personalbereich bzw. durch die Vorgesetzten (Einbindung der Methode in Personalstrukturen und –prozesse) 2. Erfahrungen bei der Durchführung von Expert Debriefings Daten: 6 Jahre Anwendung, über 100 Expert Debriefings durchgeführt Erfolgsfaktoren: - Frühzeitige aktive Beteiligung des Nachfolgers ( erhöht Effektivität durch den hohen Anteil an Kommunikation und Fokussierung auf die relevanten Wissensinhalte) - Positive Einstellung des Experten zur Weitergabe seines Wissens - Unterstützung des Prozesses durch den Vorgesetzten ( Sicherung der Rahmenbedingungen) - Jobmap als Kernstück des Expert Debriefings ( Strukturierung) - Durchführung der 360° -Gespräche führt zu mehr Transparenz (wichtig: Benennung der Ansprechpartner durch den Experten) - keine interne Verrechnung der Dienstleistung Wissen muss frei sein! Wissensbewahrung Seite 24
  • 25. Expert Debriefing bei Schaeffler Mögliche Erkennungsmerkmale eines Experten Der Mitarbeiter beschäftigt sich als Einziger im Unternehmen/ am Standort/ in einem Bereich mit einem Wissensgebiet (singulärer Wissensträger). Der Mitarbeiter hat viel Erfahrungswissen, kennt Historien und trifft meist die "richtigen Entscheidungen". Der Mitarbeiter identifiziert sich selbst als Experte (Artikel, Publikationen etc) oder/ und hat ein Netzwerk zu anderen Experten (auch außerhalb des Unternehmens). Der Mitarbeiter wird oft und von vielen Kollegen zu einem Wissensgebiet genannt. Das Fehlen des Mitarbeiters wirkt sich nachteilig auf das Unternehmen aus, d.h. er weiß etwas, was ohne ihn nicht in diesem Umfang/ Zusammenhang und nicht innerhalb kurzer Zeit ermittelt werden kann. Der Mitarbeiter kann Fach- oder Führungskraft bzw. Spezialist oder Generalist sein. Wissen muss frei sein! Wissensbewahrung Seite 25
  • 26. Expert Debriefing bei Schaeffler Überblick integrierte Personalentwicklung Einarbeitungs- und Einstiegsprogramme Einarbeitungs- und Einstiegsprogramme Mitarbeiterentwicklung Mitarbeiter-Entwicklungs-Gespräch Managemententwicklung Relevanter Arbeitsmarkt Relevanter Arbeitsmarkt Einzel – AC / Berufung Einzel – AC / Berufung Management Management LIFe Führungslaufbahn Planstelle Planstelle Planstelle Planstelle Ausbildung Personalauswahl Coaching Bewerber und Einstiegsprogramme und Einstiegsprogramme Führungsbarometer Projektlaufbahn / Berufung / Berufung Talentmanagement Vorgesetzten-Konferenz Fachlaufbahn Direkteinstieg Gespräch Talente Pools Teamentwicklung Expert Personal- Personal- Einarbeitung und Mitarbeiterentwicklung Debriefi marketing auswahl Management- und Nachwuchskräfteentwicklung ng Wissen muss frei sein! Wissensbewahrung Seite 26
  • 27. Expert Debriefing bei Schaeffler Auswahl von Experten/ Zusammenarbeit mit HR Geschäftsleitung Einbettung der Methode Personal: in den integrierten regelmäßige Personalentwicklungs- prozess Rücksprachen Operatives Vorgesetzte Personalmanagement in den Fachbereichen Austausch Die Personalreferenten sind für die Die Vorgesetzten melden an Ihren Fachbereiche die Ansprechpartner zuständigen Personalreferenten und/ bzgl. Personalthemen. Sie melden, in oder das Wissensmanagement, Absprache mit den Vorgesetzten, die wenn es Experten/ Wissensträger für ein Expert Debriefing unter Ihren Mitarbeitern gibt, die in einzuplanenden Mitarbeiter. absehbarer Zeit austreten werden. Austausch regelmäßig, Vorplanung 2-Jahressicht + bei akutem Bedarf Mitteilung Interne Rückmeldung von Mitarbeitern für Expert Debriefings Wissensmanagement Versenden einer Informationsmail 1x Einplanung der einzelnen Experten jährlich (vor der MEG-Phase) an alle im Expert Debriefing Kalender und Vorgesetzten in Deutschland, um sie für Durchführung der Methode nach die Thematik zu sensibilisieren. Dringlichkeit/ Priorität. Wissen muss frei sein! Wissensbewahrung Seite 27
  • 28. Inhalt des Vortrags 1. Informationen zu den Unternehmen 2. Historie, Entwicklung und Erfahrungen mit der Methode Expert Debriefing 3. Systematische Prozessunterstützung durch die Verankerung im Personalprozess bei der Schaeffler Technologies GmbH & Co.KG 4. Wissensbewahrungsstrategie unter dem demographischen Wandel bei Diehl BGT Defence GmbH & Co. KG 5. Fragen und Diskussion Wissen muss frei sein! Wissensbewahrung Seite 28
  • 29. Wissensstrategie bei DBD Warum benötigen wir Wissensmanagement? Demographische Situation Hoher Spezialisierungsgrad und Altersstruktur Anzahl Mitarbeiter/-innen je Lebensalter am Standort Röthenbach (405 Mitarbeiter/-innen) 25 Durchschnittsalter = 47,56 Jahre Stand 01.06.2011 23 Schwer ersetzbar 435 MA bis 2020 20 20 20 20 19 19 17 17 Anzahl Mitarbeiter/-innen 15 15 14 14 14 13 13 12 11 11 10 9 9 9 9 8 8 7 7 6 6 6 5 5 5 4 4 4 4 4 3 3 3 Studium 2 2 2 2 1 1 0 0 0 0 0 0 0 Berufserfahrung 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 Lebensalter Branchenwissen Wissen muss frei sein!
  • 30. Wissensstrategie bei DBD Wo kommen wir her? Wo kommen wir her? 1 Hoffnung 2 Appell 3 Prozess 4 Expert Debriefing - Externe Unterstützung - Ressourcen - Prozess - Moderation - Reviews - Zielgruppendefinition Wissen muss frei sein!
  • 31. Wissensstrategie bei DBD Zielgruppe: strategische Schlüssel-Know-how Schlüsselpositionen hoch Wissen ist Wissen ist schwer ersetzbar und schwer ersetzbar und strategisch von geringer strategisch von hoher Bedeutung Bedeutung Unersetzlichkeit des Strategische Schlüsselfunktionen Wissens Wissen ist Wissen ist leicht ersetzbar und leicht ersetzbar und strategisch von geringer strategisch von hoher Bedeutung Bedeutung Studium Berufserfahrung gering Branchenwissen gering hoch Strategische Bedeutung des Wissen Wissen muss frei sein!
  • 32. Wissensstrategie bei DBD Ausblick • drei Wissensmanager inhouse über Cogneon ausgebildet • aktuell drei Pilot-Debriefings gestartet Prozess nachhaltig weiter ausbauen: • Debriefings an allen DBD Standorten initiieren • Debriefings auf Defence Teilkonzernebene • Train-the-Trainer -> intern Wissensmanager ausbilden • online Wissensbasis Wissen muss frei sein!
  • 33. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Haben Sie Fragen? Wissen muss frei sein! Wissensbewahrung Seite 33
  • 34. Kontakt Paul Seren Schaeffler Technologies GmbH & Co.KG Leiter Wissensmanagement Paul.Seren@schaeffler.com +49 9132 82 5099 Tina Steimer Diehl BTG Defence HR Management Tina.Steimer@diehl-bgt-defence.de +49 911 957 2270 Marc Nitschke Cogneon GmbH marc.nitschke@cogneon.de +49 2152 555 6624 Wissen muss frei sein! Wissensbewahrung Seite 34