Das Projekt „Wissensmanagement für Kärntner KMU“ zielt darauf ab, gezielte Wissensmanagement-Aktivitäten für kleine und mittlere Unternehmen zu entwickeln und die Standortattraktivität zu verbessern. Pilotprojekte, wie bei der Konrad Forsttechnik GmbH, zeigen, dass es wichtig ist, Wissensmanagement in der Sprache der KMU zu kommunizieren und interne Projektleiter als Treiber zu etablieren. Ergebnisse beinhalten die Strukturierung von Wissensquellen, Schulungen und die Implementierung von Prozessen zur Wissenssicherung und Dokumentation.

1. 10 KMU auf dem Weg zur
wissensorientierten Unternehmensführung
I-KNOW‘05
Franz Bojer
Graz, 01.07.2005 Josef Tuppinger

2. Inhalt der Präsentation
Projekt „Wissensmanagement für Kärntner KMU“
Pilotprojektbeispiel Konrad Forsttechnik GmbH
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3. Ausgangssituation & Zielsetzung
Ausgangssituation
Wissensintensive Wertschöpfung gewinnt an Bedeutung
Bedarf wurde erkannt und ist Gegenstand des Projektes
„Wissensmanagement für Kärntner KMU‘s“
Zielsetzung
Ableitung gezielter Wissensmanagement-Aktivitäten für KMU‘s
Umsetzung von Maßnahmen in Pilotprojekten
Erfahrungen aus Pilotprojekten auf eine breitere Basis stellen,
Aktivitäten ausdehnen und weiterführen
Verbesserung und Sicherung der Standortattraktivität und -qualität
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4. Projektablauf
ERFA
ERFA ERFA
ERFA
03/2004 06/2004 09/2004 10/2004 06/2005 07/2005
Planung & Assessments
Assessments
Planung & Pilotprojekte
Pilotprojekte Projekt-
-
Projekt
Akquisition
Akquisition Schulungen
Schulungen in den KMU
in den KMU abschluss
abschluss
Wissensmanagement Schulungsmaßnahmen
Erarbeitung einer gemeinsamen Wissensbasis
Awareness-Bildung im Unternehmen
Wissensmanagement-Assessments in KMU‘s
Grundlage für Maßnahmenplanung
Integration von Bestehendem
Wissensmanagement-Pilotprojekte in KMU‘s
Planung + Umsetzung von konkreten Maßnahmen im Wissensmanagement
Wissensmanagement-Erfahrungsaustausch zwischen KMU‘s
„Voneinander Lernen“
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5. Übersicht Projektteilnehmer
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6. WM-Schulungen
Inhalte der Schulungen
Grundlagen Wissensmanagement
Wissensmanagement-Prozesse & -Tools
Wissensmanagement und Innovation
Implementierung von WM
Bearbeitung von Fallstudien
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7. WM-Assessment mittels kSCAN®
Basismodell 1 Umfeld
2 Organisation
Wissensebene
3
Anwenden/Lernen
Kunde
Kunde
Handlungsebene
Wertschöpfungsprozess
4
Dokumentation/Information
Datenebene
5
Vorgehensweise
Festlegung des Analysebereichs
Bestimmung der Interviewpartner
Durchführung von teilstandarisierten Interviews
Auswertung und Aufbereitung der erhobenen Daten
Präsentation der Analyseergebnisse und Definition von Maßnahmen
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8. kSCAN® - Ergebnisdarstellung
Stimme Stimme
nicht zu voll zu
Umfeld 1 2 3 4
4
Soll Ist
3
Ist
Soll Datenebene
Datenebene 2 Organisation
1
Stimme Stimme
nicht zu voll zu
In unserem Unternehmen erfolgt die Wissensweitergabe hauptsächlich in elektronischer Form (File-
IST
Server, Datenbanken) und/oder auf Papier (Ordner, Handbuch).
SOLL
Stimme Stimme
nicht zu voll zu
Das von anderen Mitarbeitern in Dokumenten und Datenbanken abgelegte Wissen ist immer verständlich,
IST
nachvollziehbar und für die eigene Arbeit sehr gut brauchbar.
SOLL
Stimme Stimme
nicht zu voll zu
Die "technischen" Wissensquellen (File-Server, Datenbanken bzw. Ordner, Handbücher) sind klar
strukturiert und übersichtlich.
IST Prozessebene Wissensebene
SOLL
Stimme Stimme
nicht zu voll zu
Die EDV-Systeme und Datenbanken sind benutzerfreundlich (einfach, rasch) gestaltet und immer auf
IST
akuellem Stand.
SOLL
Stimme
nicht zu
Stimme
voll zu Ist Soll Soll-Ist
Es gibt klare Regelungen welches Wissen (Inhalt), wie (Struktur; elektronisch/Papier) und wo (File-Server
bzw. Datenbank/Ordner) abzulegen ist.
IST
SOLL
Umfeld 2,3 3,4 1,1
Stimme Stimme
Organisation 2,4 3,3 0,9
Die EDV-Infrastruktur und die vorhandene Software wird von den Mitarbeitern akzeptiert und umfangreich
IST
nicht zu voll zu
Wissensebene 2,7 3,4 0,7
genutzt.
SOLL Prozessebene 2,3 3,5 1,2
Stimme
nicht zu
Stimme
voll zu
Datenebene 2,3 3,5 1,2
Alle Mitarbeiter haben Zugriff auf alle für sie relevanten "technischen" Wissensquellen (File-Server,
IST
Datenbanken bzw. Ordner, Handbücher).
SOLL
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9. Erkenntnisse aus kSCAN® (1)
Umfeld
Umfeldentwicklungen (Kunde, Wettbewerb, Technologien, …) werden sehr gut
beobachtet
- >wenig Systematik & Methode beim Sammeln, Weitergeben & Nutzen dieses
Wissens
Man ist offen für ext. Wissen von Forschern, Berater und anderen Experten
- >Potenzial wird nicht bzw. kann nicht ausgeschöpft werden
Organisation
Großes Bemühen um Aus und Weiterbildung der Mitarbeiter
-
- >unregelmäßig und nicht auf Basis von Wissens L - ücken
-
U K ultur: ausreichende Fehlertoleranz, informelle Netzwerke, keine/wenige
Barrieren um Ideen und Wissen auszutauschen
- >keine/wenige formalisierten Systeme damit ältere/erfahrene Mitarbeiter ihr
Wissen an jüngere/neue Mitarbeiter weitergeben können
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10. Erkenntnisse aus kSCAN® (2)
Wissensebene
Zugriffsmöglichkeit auf Wissen ist gegeben; Experten sind „leicht“ zu finden und
geben rasch & kompetent Auskunft; ausreichend persönliche Kommunikation
- >mehr „formalisierte Kommunikation“ erwünscht
Ideen der Mitarbeiter sollen und werden genutzt
- >wenige haben ein entsprechendes System (Ideen Mgt., BVW) dafür
-
Handlungsebene
Kernprozesse sind bekannt und besonders wissensintensiv
- >kaum Vorbereitungen auf ein plötzliches Ausscheiden der Wissensträger der
Kernprozesse
Bewusstsein, dass das bei der Abwicklung der Prozesse/Projekte generierte neue
Wissen/Daten weitergegeben bzw. gesichert werden sollen
- >Projekt R
- eview sind z.T. zwar definiert, aber nicht gelebt bzw. keinen
inhaltlichen Fokus haben
Datenebene
EDV Infrastruktur ist vorhanden und relevante Datenquellen stehen jedem MA zur
-
Verfügung
- >mangelnde Ordnerstruktur und Dokumentenverwaltung
- >kaum Regelungen welche Daten, wie, in welcher Form und wo abzulegen sind
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11. ERFA-Runden
Themen
Sicherung von Wissen & Erfahrungen
Datenstrukturen & Ablage von Dokumenten
Änderungsmanagement
Umgang mit Datenflut
Integration neuer Mitarbeiter
Lernen durch Benchmarking
Ideenmanagement
…
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12. Resümee
KMU sind an Wissensmanagement interessiert, müssen
aber „aufgeklärt“ werden
Wissensmanagement muss in die Sprache der KMU
übersetzt werden
IT ist wichtig, stand aber nicht im Vordergrund
Interner Projektleiter muss anerkannt und „Treiber“ sein
Regelmäßige Termine und ausreichend Zeit für die
Umsetzung – „verarbeitbare Portionen“
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13. www.forsttechnik.at
Pilotprojektbeispiel
„Konrad
Wissens-
Management“
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14. www.forsttechnik.at
Inhalt der Präsentation
Unternehmen
Projekt „Konrad Wissensmanagement – KWM“
Ausgewählte Maßnahmen und Ergebnisse
Resümee
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15. www.forsttechnik.at
Betriebsdaten
14 Jahre
50 Mitarbeiter bei 75% Fremdvergabe
Produktion: 140 Maschinen/Jahr
Umsatz ca. 10 Mio. €
Export 60%
7% Forschung- Entwicklung
Geschäftsfeld: Entwicklung & Produktion
von Holzerntemaschinen
Konrad Forsttechnik – „Der Steilhangprofi!“
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16. www.forsttechnik.at
One step further.

17. www.forsttechnik.at
Harvesteraggregat WOODY
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18. www.forsttechnik.at
Seilkransystem WOODLINER
One step further.

19. www.forsttechnik.at
Kombinationsmaschinen MOUNTY
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20. www.forsttechnik.at
HIGHLANDER
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21. www.forsttechnik.at
Die neue Dimension der Fortbewegung
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22. www.forsttechnik.at
Projektorganisation
Projektleitung
F. Bojer
isn: J. Tuppinger
Projektteam
M. Konrad
M. Six
G. Schriefl
fallweise M. Schmerlaib, R. Kopf
Projektablauf
Start: 24.09.2004
Ende: 22.03.2005
8 Workshops
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23. www.forsttechnik.at
Stärken & Schwächen unseres WM
Umfeldentwicklung (Ku B
- edürfnisse, Wenig Systematik und Instrumente
Stimme Stimme
Wettbewerb, Technologien, …) werden
Umfeld in1 der 2Wi- 3E voll zu & –weitergabe
nicht zu
rfassung
4
sehr gut beobachtet 4
Expertenwissen ist oftmals nur
Soll Ist
Wissen des Kunden wird für einmalig und schlecht abgesichert
Produktentwicklung gut genutzt 3 Struktur des File Srvers und
- e
-
U K
ultur mit ausreichender Fehlertoleranz Datenverwaltung ist nicht optimal
Es gibt wenige Barrieren um 2
organisiert
Datenebene Organisation
Ideen und Wissen auszutauschen z.T. wird zu wenig dokumentiert
„Ausreichend“ persönl. Kommunikation Wissensverlust/Vergesslichkeit
1 Probleme bei Abwesenheit
Zugriff auf Wissen/Daten ist gegeben
Experten sind „leicht“ zu finden und
z.T. gibt es Überschneidungen und
geben rasch & kompetent Auskunft Unklarheiten über Kompetenz und
-
relevante Datenquellen stehen Verantwortungsbereiche
jedem MA zur Verfügung …
Bemühen um Aus & Weiterbildung der MA
-
Prozessebene Wissensebene
… One step further.

24. www.forsttechnik.at
Ausgewählte Maßnahmen zur Umsetzung
3
2
4
1
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25. www.forsttechnik.at
ABSICHERUNG VON EXPERTENWISSEN
One step further.

26. www.forsttechnik.at
„Expertenübersicht“
1. Identifikation & Sensibilisierung 2. Analyse
3. Zusammenfassung („Expertenübersicht“)
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27. www.forsttechnik.at
Bsp. 1: Maschinenstammblatt
Wissen … Maschinenstammblatt WH6 100 Klade
Eindeutige
Was Identifizierung
Type :
Baujahr :
Woody 60 H
2004
Seriennummer : WH6 100
Inbetriebnahme: 10.11.2003 Kunde : Klade
Montage: Langmann H.
Ausführung : ZS ja Steuerung KSS 1.1
Personifi-
Wer
LS ja Drucker ja
zierung Sonderausführung Mechanik : Neue Kettenschmierung
Kettenspannritzel
Sonderausführung Hydraulik : xx
Sonderausführung Elektronik : LS - Verkabelung neu
Ausführungs-
Wie varianten Diverses :
Trägerfahrzeug : Mounty 4000 Klade1
Womit Schnittstellen
Ident-Seriennummer :
Hydraulik: HD
M40 34
A11VO
Baujahr : 2004
Elektronik:
BH : 2500
KS KVA 7 Diverses :
Was Aktivitäten Datum Aktivitäten
10.09.2004 Abdichten Rotator
Zuständig
Mani / Langmann
…… …
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28. www.forsttechnik.at
Bsp. 2: Verkaufsprotokoll
FIRMA MUSTERMANN AG
Musterstraße 7
Adresse:
CH-9443 Musterdorf
Telefonnummer: 0041 71 727 4711
Fax: 0041 71 727 0815
E-Mail: info@mustermann.com
Ansprechpartner: Herr Max Mustermann
Vertretungsvertrag: Nein
Tätigkeitsbeschreibung: Verkauf / Service für Woody mit Grundgerät MM
Gebietsabsprache: Schweiz und Lichtenstein
Konditionen Maschinenverkauf: 17% auf aktuell gültigen Listenpreis
Konditionen Ersatzteilverkauf: 20% auf gültige Ersatzteilpreisliste
Servicetätigkeit: Wird pauschal beim Verkauf abgerechnet
Km-Geld/Stundensatz: ------
Geschäftsjahr: 2003 2004 2005 2006
Umsätze: (€) 250.000.- 320.000.-
Verkaufte Anlagen: x Stk. y Stk.
Datum: Aktivitäten/Anmerkungen:
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29. www.forsttechnik.at
Anwesenheitsübersicht der Experten –
Online-Kalender (1)
Ausgangssituation
Die Verfügbarkeit von Experten musste individuell erfragt werden ->
aufwendige Planung für Problemlösungen
Vorgangsweise
Recherche, Test und Beurteilung verschiedener Möglichkeiten
Definition der User (Experten)
Einschulung (SW und Nutzungsregeln)
Ergebnisse
Schnelle und vorausschauende
Verfügbarkeitsprüfung von Experten
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30. www.forsttechnik.at
Anwesenheitsübersicht der Experten –
Online-Kalender (2)
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31. www.forsttechnik.at
ÄNDERUNGSMANAGEMENT
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32. www.forsttechnik.at
Änderungsmanagement
Analyse
Auslöser für Änderungen
Weg der Änderung
Gegenstand der Änderung
Betroffenheit von der Änderung
…
Gestaltung
Definition eines Änderungsprozesses für
„mechanische Änderungen“ und für
„steuerungstechnische Änderungen“
(„SW-Änderungen)
Implementierung einer regelmäßigen
Änderungssitzung
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33. www.forsttechnik.at
Änderungsprozess „mechanische Änderung“
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34. www.forsttechnik.at
Änderungsprotokoll/-verfolgung
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35. www.forsttechnik.at
NETZWERK- und FILESERVER-STRUKTUR
& -WARTUNG
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36. www.forsttechnik.at
Netzwerk- und Fileserver-Struktur
und -Wartung
Ausgangssituation
Unübersichtliches EDV-Netzwerk
Unklare und nicht abgestimmte Ordner-Struktur am Fileserver
Zu wenig Speicherplatz
Keine klare EDV-Verantwortung
Vorgangsweise
Analyse des best. Netzwerkes und der einzelnen Rechner
Gemeinsame Definition einer Netzwerk- und Ordner-Struktur
Bestimmung eines EDV-Verantwortlichen mit klarer Aufgabenbeschreibung
Ergebnisse
Übersicht über klare Netzwerkstruktur und auf Unternehmen abgestimmte
Ordner-Struktur am Fileserver
Anschaffung und Einrichtung eines eigenen Datenservers
Klare Verantwortlichkeiten & Regelungen für Speicherung, Sicherung und
Archivierung
One step further.

37. www.forsttechnik.at
Netzwerkstruktur Lager_Wolfi
Produktion
Service
Q-Sicherung
Lager Lager_Mani Aufbaudoku.
Produktion
Zerf_Elektro Bilder
Reklamation
Zerf_Montage Zeiterfassung (3x)
Versicherungsfälle
Zerf_Fertigung
Lager_Drucker
Laptop-Konrad
Laptop-Buchsbaum
Fotos
Laptop-Six Laptop
Beschreibungen
Laptop-Stuber Einkauf & AV AV_Günther
Katalog
Laptop-Kopf
Zwischenablage
EDV erox
_X
Archiv
Infor:com
Baggerzubehör
Infor:test Infor
Elektrik
Infor:demo EDV
HP-Server Gebirgsharvester
RZA_FiBu Hydraulik
Technik_Stefan
RZA_Lohn Laufwagen
ELBA Normteile
Prozessor
Netzwerk-Struktur Spannsystem
Konrad Forsttechnik Zubehör
12.06.2005 - v27 Zeichnungen
VW_Barbara
Fotos
VW_Christa Verwaltung
Technik Technik_Markus Grafiken
VW_Drucker
Homepage
Prospekte
Einkauf
Vertrieb
Q-Sicherung
GF_Gisela Produktion
Geschäftsführung Technik_Franz
GF_Drucker Verwaltung
Kalkulation
Berechnungen
Bilder
Vertrieb_Heli Technik_Drucker
Vertrieb_Buchsbaum Vertrieb
Vertrieb_Drucker Platinen
Programme
Elektronik_Six
Geräte, Module, Artikel
Wissensbasis
Elektronik Platinen
Elektrik
Elektrik Programme
Elektronik_allgemein
Geräte, Module, Artikel
Wissensbasis
Elektronik_Drucker One step further.

38. www.forsttechnik.at
Fileserver-Struktur – Umsetzung
One step further.

39. www.forsttechnik.at
Sicherungs- & Archivierungskonzept
AP-Rechner HP-Server Daten-Server
Si - WER Jeder Nutzer G. Schriefl Automatisch ->
Verantwortlich: Kreutzer
Si - WANN Nach eigenem Fr/Sa 0.00 Uhr – 06.00 Uhr
Ermessen
Si - WIE OFT So oft wie nötig; wöchentlich täglich
min. 1x im Monat
Si - WIE • DVD Magnetband „Spiegelung“ auf 2-te
• Wechselplatte Festplatte; nur in eine
• Datenserver Richtung
Si d. Sicherung Nach eigenem Alle 10 Wo wird ein • ½-jährlich auf DVD
Ermessen Band extern abgelegt • externe Aufbewahrung
Zugriff Zugriff durch Nutzer kein/eingeschränkter Zugriff möglich
frei definierbar Zugriff
Archivierung Nach eigenem 1x jährlich Band/DVD ½-jährlich auf DVD
Ermessen
One step further.

40. www.forsttechnik.at
Festlegung von
Dokument-/Dateimerkmalen
Für alle Dokumente -> Fußzeile mit
Speicherpfad/Dateibezeichnung/Bearbeiter/Datum
Definition von Dateiformat und –bezeichnungen
(Benennung, Version/Aktualität) für …
Kunden-Dokumente (Angebote, Kauf- und Mietverträge)
Bestellungen
Zeichnungen
Schaltpläne
…
One step further.

41. www.forsttechnik.at
ZUSTÄNDIGKEITEN DEFINIEREN
One step further.

42. www.forsttechnik.at
„Quick-Wins“
Einheitliche Bestellvorlagen
Anstoß & Durchführung AUTOCAD-Schulung
Adressdatenbank
Einheitliche Kategorisierung in einem System
ABC-Kategorisierung von Kunden & Lieferanten
Aktualisierung des Firewall-Systems
Einbindung der ADMA-Laptops in das Firmennetz („Intranet“)
…
One step further.

43. www.forsttechnik.at
Resümee
Geschäftsführung muss voll hinter dem Projekt stehen!
Erkennbarer Nutzen und „spürbare“ Verbesserungen für
Mitarbeiter und Unternehmen
Motiviertes Projektteam
Zeit für Umsetzung muss berücksichtigt und von der
Geschäftsführung eingestanden werden
Moderator/Coach ist notwendig
Unanhängige Person, die noch nicht „betriebsblind“ ist
Offeneres Verhältnis im Projektteam
Erfahrungsaustausch mit anderen Projektteilnehmern bei
Schulung und ERFA-Runden
One step further.

44. „Beginne mit dem, was notwendig ist,
dann tue dein Möglichstes, und plötzlich
wirst du das Unmögliche vollbringen.“
Franz von Assisi
Dr. Josef Tuppinger Ing. Franz Bojer
isn - innovation service network GmbH Konrad Forsttechnik GmbH
Hugo-Wolf-Gasse 6a, A-8010 Graz Oberpreitenegg 52, A – 9451 Preitenegg
T +43.316.919229-93 F +43.316.919229-99 T +43.4354.2432 F +43.4354.243235
josef.tuppinger@innovation.at | www.innovation.at franz.bojer@konrad.at | www.forsttechnik.at
© innovation service network design the future