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Management der Arbeit mit Wissen

    Herausforderung der Internen Revision
    Incentives - Einfach zum Nachdenken
                             Wolfgang Keck

          Interne Revision in der öffentlichen Verwaltung
       Strategien und Konzepte für eine zukunftsorientierte
           Revisionsarbeit in der öffentlichen Verwaltung




               IIR-Fachkonferenz - 25. Juni 2007
               Fleming‘s Hotel Wien-Westbahnhof
Was dürfen Sie erwarten?

• Warum Management der Arbeit mit Wissen?

• Wissen und Wissensarbeit

• Wissensziele

• Management der Wissensarbeit

• Intellektuelles Vermögen - Wissensbilanz

• Management des Wissensrisikos

• Rolle der Internen Revision

25.7.2007              IIR-Fachkonferenz/W. Keck   2
Warum Management
                             der Arbeit mit Wissen?
•    Dynamisches Umfeld – diskontinuierliche Veränderungen
      – Bedarf zur raschen Anpassung an sich verändernde Bedingungen

•    Aufgabenanreicherung bei gleichzeitiger Ressourcenknappheit
      – Bedarf zur Effizienz- und Effektivitätssteigerung

•    Von hierarchischen zu netzwerkorientierten Organisationsformen
      – Bedarf der Flexibilisierung von Strukturen
      – Bedarf an kreativer Tätigkeit

•    Aufgabenstellungen wissensintensiver
      – Bedarf des Einzelnen an mehr Informationen

•    Zahl, Komplexität und Heterogenität von Info-Systemen steigt
      – das Finden relevanter Informationen wird immer ressourcenintensiver

•    Im Verhältnis zum verfügbaren Wissen weiß der Einzelne immer weniger
      – Bedeutung des Managements von Nicht-Wissen steigt
                                                                  In Anlehnung an BMF
                                                                  Josef Makolm, Andreas Kühn, Doris Reisinger
    25.7.2007                           IIR-Fachkonferenz/W. Keck 28.11.2006                                    3
Wissen

„Wissen ist etwas, was beim gegenwärtigen Stand nichts mit
   Computern und IT zu tun hat, sondern mit Gehirnen und mehr noch
   mit Verstand und Vernunft.
Wissen ist etwas, was seinen Ort, salopp formuliert, zwischen zwei
   Ohren hat und nicht zwischen zwei Modems.“
                                                         Fredmund Malik
                                                         „Gefährliche Managementwörter und warum
                                                         man sie vermeiden sollte“ FAZ-2004

„Wissen besteht aus Fähigkeiten und Kenntnissen, verbunden mit
   Erfahrungen, Gefühlen, Werten und Ahnungen.
Wissen ist ein immaterielles Gut, dessen Wert sich im Gegensatz zu
   allen anderen Ressourcen durch den Gebrauch und die Teilung
   erhöht und dessen Nutzen deshalb erst im Rückblick bewertbar ist.
Wissen ist komplexer als reine Informationen und kann deshalb nicht
   so leicht gespeichert werden.“          Bettina Trauner/Sandra Lucko
                                                         „Wissensmanagement“ 2005

25.7.2007                    IIR-Fachkonferenz/W. Keck                                             4
Wissen in der öffentlichen Verwaltung

• Sachwissen
       – z.B. Wissen um ein bestimmtes Gesetz


• Handlungswissen im öffentlichen Sektor
       –    ermöglicht erst Abläufe und Prozesse in einer Organisation
       –    z.B. hierarchische und laterale Führungsfähigkeiten (Projektleitung)
       –    i.d.R. schwerer zugänglich als Fachwissen
       –    kann schneller verloren gehen
       –    Dazu zählt:
             • Prozess- und Verfahrenswissen
             • Fall- oder auch Inhaltswissen umfasst Fakten- und Regelwissen, das darüber
               hinaus Wissen über Ergebnis, Begründungen und Verlauf bereits
               bearbeiteter Fälle inkludiert
             • Kontextwissen – Wissen über die Umgebung, in der ein wissensbasiertes
               Handeln stattfindet
                                                                  Strube et al. 1996
                                                                  Lenk, Wengelowski 2004
25.7.2007                            IIR-Fachkonferenz/W. Keck                             5
Hierarchisches Modell der „Wissenstreppe“

                                                                           E   NT
                                                                        EM
                                                                      AG                                         EVALUIERUNG
                                                                 AN
                                                              SM
                                                       S   SEN
                                                S   WI                                               SYNTHESE
                                             HE
                                         GISC
                                     ATE                                                                                     + Verifizierung
                                 STR                                                        ANALYSE
                                                                        Konkurrenzfähigkeit*)
                                                                                                                      + von elementaren zu
                                                                                                                      komplexen Begriffen
                                                KOMPETENZ
                                                                                                          + Erkennen von
                                                                                                          Gesetzmäßigkeiten
                                          HANDELN                               + Einzigartigkeit
                                 KÖNNEN
                                                                      + richtig handeln




                                                                                                                                      Lernen
                        WISSEN                             + Wollen
          INFORMATIONEN                      + Anwendungsbezug
                                   + Vernetzung (Kontext, Erwartungen, Erfahrungen, Emotionen)
          DATEN
                                   Information in Verbindung mit persönlicher Erfahrung
ZEICHEN                    + Bedeutung – Daten in einem Problemzusammenhang
                  + Syntax – sinnvoll kombinierte Folge von Zeichen
                                                                                   In Anlehnung an
                                                                   ENT
                                                               GEM                 Prof. Dr. Ing. Klaus North, FH Wiesbaden
                                                            NA
                                                         MA
                                                     ENS
                                               W ISS
                                           VES
                                      ERATI                       *) Im lateinischen Sinne des Wortes „concurrere“ =zusammenlaufen
                                   OP                             Virtuelles Unternehmen: das Netzwerk zusammenlaufender Fäden
                                                                          (Helmut Geiselhart „Das lernende Unternehmen im 21. Jahrhundert“
  25.7.2007                                          IIR-Fachkonferenz/W. Keck                                                          6
Wissensbezogene Ressourcen
Ressourcen
•     organisatorische Ressourcen sind materieller, immaterieller oder finanzieller
      Natur
•     wissensbezogene Ressourcen als Teil der immateriellen Ressourcen werden in
      Geschäftsprozessen zur Generierung von Wert und Wettbewerbsvorteilen
      eingesetzt

Wissensträger
Wissen kann an unterschiedliche Träger gebunden                                                      Person
sein (Nonaka et al. 2000; Cummings, Teng 2003)
•     Person: z.B. Ausbildung, Kompetenzen, Erfahrungen                                                         Organisation
                                                                                    Objekt
•     Organisation: z.B. Routinen, Strukturen, Gruppenwissen
      kollektiv, vernetzt, kombiniert
•     Objekt: z.B. Produkte, Patente, dokumentiertes Wissen (elektronisch u. physisch),
      Informationssysteme, Artefakte                      Prof. Dr. Ronald Maier (Uni Innsbruck)
                                                                        Dipl. Kfm. Florian Bayer (Uni Halle – Wittenberg)
    25.7.2007                               IIR-Fachkonferenz/W. Keck   Wissenstag 11.6.2007 „Management von Wissensrisiken“   7
Wissensarbeiter

„Wissensarbeit leistet, wer Wissen erwirbt, oder
bestehende Wissensinhalte so umwandelt und kombiniert,
dass neue Einsichten und Erkenntnisse entstehen.“
                                                           Max Harnoncourt
                                                           Copyright: factline Webservices GmbH
                                                           Publiziert von: Angela Gamsriegler




   •    erfordert viel Kreativität
   •    lösen schwierige und schlecht spezifizierte Probleme
   •    Produkte bestehen aus Wissen
   •    arbeiten “durch den Bildschirm”
   •    keine klare Trennung von Arbeiten und Lernen
   •    Lernen als neue Form der Arbeit!
                                                           Dr. Stefanie Lindstaedt – KnowCenter 1.2.2007

25.7.2007                      IIR-Fachkonferenz/W. Keck                                                   8
Drei Rollen von Wissensarbeitern

                                                                                                                 Kompetenz




                                                                                                     Kompetenz




                                                                                         Kompetenz               Kompetenz   Kompetenz




                                                                                           Lerner
                                                                                           sucht nach
             Geschäftsebene                                             Lernsysteme        Informationen,
Arbeiter                                                                                   lernt,
wendet Wissen                                                                              fragt,
in wertschöpfenden                                                                         entwickelt
Prozessen an                                                                               Kompetenzen,
                                                                                           unterrichtet



                                                             Experte
                                                             hilft anderen durch Zusammenarbeit
                                                             oder Kommunikation weiter
                                  Wissensmanagement          (face to face und e-Collaboration)

                                                            In Anlehnung an
                                                            Dr. Stefanie Lindstaedt – KnowCenter 1.2.2007
 25.7.2007                           IIR-Fachkonferenz/W. Keck                                                                           9
Produktivität des Wissensarbeiters
1.          Grundlegende Fragestellung:
            „Welcher Aufgabe müssen wir uns stellen?“
2.          Wissensarbeiter übernehmen selbst die Verantwortung für ihre
            Produktivität:
             –    müssen sich selbst managen und autonom agieren können
3.          Innovationsleistungen müssen dauerhafter Bestandteil der Arbeit,
            der Aufgabenstellung und des Verantwortungsbereiches der
            Wissensarbeiter sein
4.          Wissensarbeit verlangt:
             –    vom Wissensarbeiter die Bereitschaft kontinuierlich zu lernen
             –    vom Arbeitgeber die Bereitschaft kontinuierlich in die Aus – und
                  Weiterbildung zu investieren
5.          Quantität und Qualität (!) bestimmen gleichermaßen die Leistung.
6.          Wissensarbeiter ist „Vermögenswert“ und nicht „Kostenfaktor“ -
            Unternehmensbindung
                                                                 Peter F. Drucker
                                                                 „Management im 21. Jahrhundert“
                                                                 1999 – 4. Auflage 2005
25.7.2007                            IIR-Fachkonferenz/W. Keck                                     10
Wissensarbeit

                             mit Wissen arbeiten


Tägliche Arbeit                              Blended collaborative Learning (Kurse)
•   kurzfristige Ziele                       •   vordefinierte Ziele
•   spontane Suche                           •   strukturierte Inhalte
•   Kollegen fragen                          •   Lehrer, Trainer, Tutoren fragen
•   Arbeitskontext                           •   generalisierend, integrierend


                         arbeits-integriertes Lernen
• Lernziele abgeleitet vom konkreten Arbeitskontext
• Intelligente Informationsbereitstellung basierend auf Kontext
• Wiederverwendung und Erweiterung von Informationen aus dem
  Unternehmensgedächtnis
• dynamische Bildung von Lerngruppen
                                                          In Anlehnung an
                                                          Dr. Stefanie Lindstaedt – KnowCenter 1.2.2007
25.7.2007                     IIR-Fachkonferenz/W. Keck                                               11
BSC und Wissensziele
normative Wissensziele
                                                                                                          Werte
                                                      Warum existieren wir?                             Bedürfnisse
                                     MISSION
                                                      Was ist unser Zweck?

                                                       Wo wollen                                       Zufriedenheit
                                 ZUKUNFTSBILD           wir hin?
                                   LEITBILD                                       PERSON
                                                                                  WERTE                  wahrnehmen
                                                                                FÄHIGKEITEN               erkennen
                              WERTEHALTUNGEN -
                                                                                HANDLUNGEN
                                SINNSTIFTUNG


                                    STRATEGIE            Welche Strategie verfolgt die Organisation,
strategische Wissensziele                                    um das Zukunftsbild zu erfüllen?



                                                                                               Mit welchen Messgrößen
              Finanzwirt-    Messgrößen                             Messgrößen
                                                Prozess-                                      können wir die Umsetzung
  BSC          schaftliche    über Markt
                                               messgrößen
                                                                   über Innovation
                                                                                                der Strategie messen?
              Messgrößen     und Kunden                            und Mitarbeiter



                                                                               Welche Maßnahmen müssen zum
 operative Wissensziele              OPERATION                              Erreichen der Strategie gesetzt werden?

                                                                           In Anlehnung an Dr. Christian Horak
  25.7.2007                                    IIR-Fachkonferenz/W. Keck
                                                                           Nachhaltiges Führen – Mai 2006              12
Wissensziele im House of Quality
 normative Wissensziele                         MISSION
                                             ZUKUNFTSBILD
                                            WERTEHALTUNGEN
                                               STRATEGIE
strategische Wissensziele
                                            Risikomanagement

                    Balanced Scorecard                                      Wissensmanagement
                                         Beziehungsmanagement
operationale Wissensziele
                                        operationalisieren
                                              Auftragsfluss

                      Dienstleistungen bereitstellen und erbringen
               Kostenmanagement                                         Personalmanagement
 Ku art




                                                                                                                      -
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                                                                                                                    er
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                                                                                                                   n
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                                                                                                                 de ng
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                                                                                                               n ru
                                                                                                             Ku fah
           -




                                  Informationsmanagement
         Projektmanagement                                                       Veränderungsmanagement
                                           Prozessmanagement
                                                                            Controlling, Kontrolle und Interne Revision
                                                                            W. Keck, Vorträge, Herbst 2006
 25.7.2007                                  IIR-Fachkonferenz/W. Keck                                                 13
Kern des Managements der
                                            Arbeit mit Wissen
                               individuell          kollektiv - komplementär




                                                                                                          Optimierung
                                                                                                individueller
                   Expertise & Können

                                                                                               Wissenstransfer
Spitzenexperte
                                                                                                                teilen / verteilen
                                                                                                             kombinieren, vernetzen

                                                                   n
                                                             sio
 Fachexperte

                                                      ff   u
                                                 Di
                                                                                                                       definieren,
                                                                                                                     strukturieren,
Sachbearbeiter                                                                                                        beschreiben



    Anfänger
                                                    Kodifizierung
                         h




                                                t
                       uc




                                                                       n




                                                                                     s
                                             in




                                                                    e




                                                                                  rd
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                                                                 ad




                                                                                                 Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis
                                                                                da
                                                              itf
                                          er
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                                                                                                 Wissenstag 11.6.2007
                                                                              an
                                                            Le
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                                                                                                 „Sobald Wissen geht – was bleibt?“
                                                                            St
               K




25.7.2007                                                          IIR-Fachkonferenz/W. Keck                                          14
Management der Arbeit mit Wissen
                  in der öffentlichen Verwaltung
• Erforderlich ist:
       – Das Wissen über geeignete Steuerungs- und
         Entscheidungsmechanismen, damit
             • das Wissen von der richtigen Stelle abgeholt und
             • genau an die Stelle verteilt oder von diesen abgerufen werden kann, wo es
               gebraucht wird.
       – Soziale, politische und ökonomische Faktoren müssen berücksichtigt
         werden
• Wichtige Informationsquellen
       –    Akte, Archive
       –    Dateien in elektronischen Medien und Dateien
       –    Amtliche Verzeichnisse und Verlautbarungen
       –    Bibliotheken
       –    Sachverständigengutachten

25.7.2007                             IIR-Fachkonferenz/W. Keck                            15
Instrumente des WM
                       in der öffentlichen Verwaltung
•    Wissenscontrolling
       – Instrumente mit denen die öffentliche Verwaltung mit einem
         Dienstleistungsunternehmen gleichgesetzt wird
         (KGST Köln – Neues Steuerungsmodell)
            • Ziele:
                 –     neue Verwaltungsstruktur
                 –     Berichtswesen für Führungskräfte – Unterstützung im Managementprozess (MIS)
                 –     Feedbackinformationen
                 –     Leistungs- und Effektivitätssteigerung
                 –     Stärkere Bürgerorientierung
                 –     Erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit

•    Dokumentenmanagementsysteme (ELAK, ELGA, DOXIS)
•    Intranetverbund
•    Internet und e-government
•    Projekt „DYONIPOS“ des BMF in Kooperation mit m2n (02/08) zur
     dynamischen, intelligenten Unterstützung der Wissensprozesse
•    Wissensmanagement-Projekte z.B. im RH und LRH OÖ

25.7.2007                                    IIR-Fachkonferenz/W. Keck                               16
Intellektuelles Vermögen – Wissensbilanz
                      Fokus Wissensarbeiter

                              Potenziale            Leistungsprozesse      Wirkungen

                            HUMANKAPITAL                                 Wissensprodukt
        persönliche                                                            Studie
                          individuelles Wissen
    Interessen, Motive,                                                       Konzept
                               Fertigkeiten
       Leitgedanken                                     Wissensarbeit      Dienstleistung

                          STRUKTURKAPITAL               Problemlösung

                               Diplome              Wissensgenerierung
                              Zertifikate
                                                     Wissensvernetzung    Lerneffekte
        persönliche       BEZIEHUNGSKAPITAL                              neue Fertigkeiten
           Ziele                                                          neue Kontakte
                             individuelles                               neue Referenzen
                               Netzwerk




25.7.2007                              IIR-Fachkonferenz/W. Keck                             17
Wissensrisiken?
Wandel zur Wissensgesellschaft
•     steigende Bedeutung der Ressource
      Wissen (Mentzas et al., 2003; Wolff,
      2005)
•     Wissensmanagement (WM) hat zum Ziel
      die organisatorische Effizienz u. a. durch
      Entwicklung, Transfer, Anwendung und
      Transparenz von Wissen zu verbessern

Zunehmende Risikoorientierung
     Triebkräfte für Risikomanagement (RM) sind u.a. gestiegene Umweltdynamik, vernetzte
     IT-Infrastrukturen sowie prominente Unternehmenskrisen
•    Regulierungen wie Sarbanes-Oxley, Basel II oder KonTraG als Konsequenz
Fehlende Integration
•    WM-Ansätze fokussieren selten den Schutz von Wissen
•    RM-Ansätze fokussieren vorwiegend Markt-, Kredit- und operationelle Risiken
•    unzureichende Beachtung von Risiken, die die Ressource Wissen betreffen
                                                                     Prof. Dr. Ronald Maier (Uni Innsbruck)
                                                                     Dipl. Kfm. Florian Bayer (Uni Halle – Wittenberg)
    25.7.2007                            IIR-Fachkonferenz/W. Keck   Wissenstag 11.6.2007 „Management von                18
                                                                     Wissensrisiken“
Betriebswirtschaftlicher Risikobegriff

• ursachen- bzw. wirkungsbezogene Begriffsauffassung z.B. informations-
  , entscheidungs- und zielorientiert
  (Knight 1921; Karten 1978)
• Risiko als Abweichung von geplanten Größen, von Zielen oder
  Ergebnissen einer Entscheidung
• Risiko resultiert aus der Unsicherheit über Eintritt zukünftiger Ereignisse
  und führt zu finanziellen Verlusten (Schulte 1997; Kendall 1998)
• positive Abweichung als Chance und negative Abweichung als Risiko
• Risiken unterscheiden sich im Hinblick auf ihren strategischen Gehalt

operationelles Risiko (Basel II)
ist die Gefahr von Verlusten, die infolge der Unangemessenheit oder des
    Versagens von internen Verfahren, Menschen und Systemen oder infolge
    externer Ereignisse eintreten.
    (Basler Ausschuss für Bankenaufsicht, 2004, 127). Prof. Dr. Ronald Maier (Uni Innsbruck)
                                                                   Dipl. Kfm. Florian Bayer (Uni Halle – Wittenberg)
                                                                   Wissenstag 11.6.2007 „Management von
25.7.2007                              IIR-Fachkonferenz/W. Keck   Wissensrisiken“                                 19
Wissensrisiko
Ein operationelles Risiko, das durch
• einen Verlust,
• eine unerwünschte Diffusion,
• einen unzureichenden Transfer oder
• eine eingeschränkte Qualität von wissensbezogenen Ressourcen
verursacht wird und in
     einem Mangel bzw. in einer Nicht-Exklusivität dieser Ressourcen
     resultiert.
(Hamel et al. 1989; Probst/Knaese 1998; Das/Teng 1999;
     Coleman/Casselman 2004; Lindstaedt et al. 2004)

                                                          Prof. Dr. Ronald Maier (Uni Innsbruck)
                                                          Dipl. Kfm. Florian Bayer (Uni Halle – Wittenberg)
                                                          Wissenstag 11.6.2007 „Management von
25.7.2007                     IIR-Fachkonferenz/W. Keck   Wissensrisiken“                                 20
Beispiele für Wissensrisiko

• Verlust:
   Mitarbeiterfluktuation, Nichtdokumentation oder Vernichtung (                                   Mangel)

• Diffusion:
   unautorisierte Zugriffe, Weitergabe durch Mitarbeiter
   ( Nichtexklusivität)

• Transfer:
   Zurückhaltung oder übermäßiger Schutz (                 Mangel)

• Qualität:
   geringe Aktualität, Korrektheit oder Anwendbarkeit von Wissen
   ( Mangel)
                                                             Prof. Dr. Ronald Maier (Uni Innsbruck)
                                                             Dipl. Kfm. Florian Bayer (Uni Halle – Wittenberg)
                                                             Wissenstag 11.6.2007 „Management von
                                                             Wissensrisiken“

  25.7.2007                    IIR-Fachkonferenz/W. Keck                                                     21
Wissensreifung und -risiken
 curiosity, crea-    common termi-            structure,            application con-           didactical arrange-
 tivity, informal   nology, endorse-       decontextuali-            text, didactical          ment, sequencing,
   discussions      ment, validation      zation, approval             refinement                  certification

    expressing       distributing in                                      ad-hoc                          formal
       ideas                                  formalizing                learning                        training
                     communities



 rumours            ideas/                project                   learning                     reorganized
                    proposals             reports                   objects                      business
                                                                                                 processes
 personal           questions/            lessons                   good/best                    courses
 experiences        answers               learned                   practices
                                                                                                 patents
                     advanced                                         skillful
    novices                                competent                                                 experts
                     beginners                                        masters

                                       Risikoausmaß
                                                                                  Risikobewusstsein
                          Quelle: Maier 2007, 293, nach Dreyfus/Dreyfus 1986, Maier/Schmidt 2007
                                                                         Prof. Dr. Ronald Maier (Uni Innsbruck)
                                                                         Dipl. Kfm. Florian Bayer (Uni Halle – Wittenberg)
                                                                         Wissenstag 11.6.2007 „Management von
25.7.2007                               IIR-Fachkonferenz/W. Keck        Wissensrisiken“                                 22
Management von Wissensrisiken
• Management von Wissensrisiken ist an die Kernaufgaben des
  traditionellen Risikomanagements angelehnt
  (Mehr/Hedges 1974; Farny 1979; Diedrichs et al. 2004)
• wissensbezogene Ressourcen bilden den Analysefokus
-    Identifikation dieser Ressourcen kann auf                                 Identifikation
                                                                             wissensbezogener
     verschiedenen Quellen basieren (z.B.                                       Ressourcen

     Intellektuelles Kapital, Wissenskarten)
-    Bewertung erfordert zur Ermittlung des             Wissensrisiko-                                     Wissensrisiko-
                                                                                    Person
     Risikoerwartungswertes die Wertbe-                 überwachung                                        identifikation

     stimmung wissensbezogener Ressourcen                                Objekt             Organisation

     (z.B. immaterielle Vermögenswerte)
-    Aggregation der Einzelrisiken unter
                                                            Wissensrisiko-                            Wissensrisiko-
     Beachtung von Interdependenzen als                      steuerung                                 bewertung

     Ergebnis der Bewertung
                                                                      Prof. Dr. Ronald Maier (Uni Innsbruck)
                                                                      Dipl. Kfm. Florian Bayer (Uni Halle – Wittenberg)
                                                                      Wissenstag 11.6.2007 „Management von
    25.7.2007                       IIR-Fachkonferenz/W. Keck         Wissensrisiken“                                 23
Steuerung von Wissensrisiken
   • schließt als Handlungsalternativen Vermeiden, Vermindern,
     Überwälzen und Akzeptieren ein
   • setzt Klassifikation von Wissen voraus
   • entleiht Maßnahmen aus verschiedenen Forschungsgebieten, z.B.
     IT-Sicherheits-, Personal-, Wissensmanagement, Management
     strategischer Allianzen oder Abwehr von Wirtschaftsspionage
   • ist primär präventiv ausgerichtet
   • schließt Maßnahmen organisatorischer, technischer und rechtlicher
     Natur ein
     organisatorisch                      technisch                                    rechtlich
• Definition von Zutritts- und   • Zugriffskontrollsysteme            • Geheimhaltungs-,
  Zugriffsrechten                • IT- Sicherheitstechnologien        • Kooperationsvereinbarungen,
• Nachfolgeregelungen            • digitales Rechtemanagement         • gewerbliche Schutzrechte
• Genehmigungsprozesse
                                                                    Prof. Dr. Ronald Maier (Uni Innsbruck)
                                                                    Dipl. Kfm. Florian Bayer (Uni Halle – Wittenberg)
                                                                    Wissenstag 11.6.2007 „Management von
   25.7.2007                            IIR-Fachkonferenz/W. Keck   Wissensrisiken“                                 24
Hypothesen zur
                      Steuerung von Wissensrisiken
                                           H 1: Die Steuerung von Wissensrisiken wirkt positiv
                           Wissens -       auf die Wissensqualität.
                           qualität        (Kahn et al. 2002; Eppler 2003)


                 H1   +

                           Wissens -
                                           H 2: Die Steuerung von Wissensrisiken wirkt positiv
                           transfer        auf den Wissenstransfer.
                 H2   +                    (Wathne et al. 1996; Simonin 1999; Cummings/Teng 2003)
Steuerung von
Wissensrisiken
                 H3    -                   H 3: Die Steuerung von Wissensrisiken wirkt negativ
                           Wissens -
                           diffusion       auf die Wissensdiffusion.
                                           (van den Brink 2001; Knaese 2004; Desouza/Vanapalli 2005)
                 H4    -


                           Wissens -       H 4: Die Steuerung von Wissensrisiken wirkt negativ
                            verlust
                                           auf den Wissensverlust.
                                           (Kogut/Zander 1992; Zander/Kogut 1995; Liman 1999)
                                                                   Prof. Dr. Ronald Maier (Uni Innsbruck)
                                                                   Dipl. Kfm. Florian Bayer (Uni Halle – Wittenberg)
                                                                   Wissenstag 11.6.2007 „Management von
25.7.2007                              IIR-Fachkonferenz/W. Keck   Wissensrisiken“                                     25
Wissensqualität und -transfer
Wissensqualität
•   4 Dimensionen: Inhalt, Prozesse und IT - Infrastruktur zur Wissensbereitstellung
    sowie die Community, in der das Wissen erstellt und angewandt wird

•   Variablen: Aktualität, Anwendbarkeit, Verfügbarkeit etc.

•   Wirkung der Steuerung (+): Verbesserung der Wissensqualität durch Reduktion
    von Qualitätsdefiziten

Wissenstransfer
•   Prozess, durch den Wissen zw. einem Sender und einem Empfänger übermittelt
    wird, wobei De- und Rekontextualisierung des Wissens erforderlich sind

•   Erfolg d. Wissenstransfers nimmt mit Grad der Rekonstruktion beim Empfänger zu

•   Variablen: Erweiterung der Wissensbasis, Reduktion von Abhängigkeiten etc.

•   Wirkung der Steuerung (+): Verbesserung des Erfolgs des Wissenstransfers durch
    Klarheit über Transferierbarkeit
                                                                Prof. Dr. Ronald Maier (Uni Innsbruck)
                                                                Dipl. Kfm. Florian Bayer (Uni Halle – Wittenberg)
                                                                Wissenstag 11.6.2007 „Management von
    25.7.2007                       IIR-Fachkonferenz/W. Keck   Wissensrisiken“                                 26
Wissensdiffusion und -verlust

Wissensdiffusion
•   unerwünschte Kenntnisnahme von Wissen durch nicht autorisierte Personen
•   abgrenzend zum Wissensverlust ist das Wissen noch vorhanden, aber nicht
    exklusiv im Unternehmen, wodurch dessen Wert abnehmen kann
•   Variablen: Reverse Engineering, Competitive Intelligence etc.
•   Wirkung der Steuerung (-): Reduktion der Wissensdiffusion durch
    Zugriffskontrolle, Geheimhaltungs- oder Kooperationsvereinbarungen

Wissensverlust
•   nicht wieder herstellbar; betrifft an Personen gebundenes und in Objekten
    inkorporiertes Wissen
•   Variablen: Extra- und Interfluktuation von Mitarbeitern, Nichtdokumentation,
    Verlust dokumentierten Wissens etc.
•   Wirkung der Steuerung (-): Reduktion von Wissensverlusten durch
    Nachfolgeregelungen oder Dokumentation
                                                             Prof. Dr. Ronald Maier (Uni Innsbruck)
                                                             Dipl. Kfm. Florian Bayer (Uni Halle – Wittenberg)
                                                             Wissenstag 11.6.2007 „Management von
25.7.2007                        IIR-Fachkonferenz/W. Keck   Wissensrisiken“                                 27
Operationalisierung der Konzepte
                                                                         Verfügbarkeit
                                                                         Nachvollziehbarkeit
                                                                         Rechtzeitigkeit
                                                            Wissens-     Korrektheit
                                                            qualität     Aktualität
                                                                         Anwendbarkeit
Klassifikation von Wissen
Zutrittsbeschränkung                                                     Erweiterung der Wissensbasis
Zugriffsbeschränkung                                                     Beitrag zu anderen Aufgaben ,
Dynamisierung der Zugriffsrechte                                         Prozessen und Projekten
Geheimhaltungsvereinbarungen
                                                            Wissens-     Reduktion der Abhängigkeit
Richtlinien zur Wissens-                                    transfer     / des Verlassens auf den Partner
weitergabe                                                               Qualität externen Wissens
Begrenzung von
                               Steuerung                                 Quantität externen Wissens
Interaktionspunkten          von Wissens-
                                                                         unautorisierte Zugriffe
Kooperationsvereinbarungen       risiken                                 nachteilige Mitarbeiterfluktuation
Konkurrenzschutzklauseln                                                 Reverse Engineering
IT-Sicherheitsrichtlinien
                                                            Wissens-
                                                                         Imitation
IT-Sicherheitsbewusstsein                                   diffusion
                                                                         Competitive Intelligence Bestrebungen
gewerbliche Schutzrechte (IP)                                            unerwünschter Zugang für Partner
Reduktion von Abhängigkeiten
                                                                         Nichtdokumentation (Tagesgeschäft)
                                                                         Nichtdokumentation (Projektgeschäft)
                                                            Wissens-     Nachbesetzung
                                                             verlust     Vertretung
                                                                         Reorganisation
                                                                         Verlust dokumentierten Wissens
                                                                        Prof. Dr. Ronald Maier (Uni Innsbruck)
                                                                        Dipl. Kfm. Florian Bayer (Uni Halle – Wittenberg)
                                                                        Wissenstag 11.6.2007 „Management von
25.7.2007                                   IIR-Fachkonferenz/W. Keck   Wissensrisiken“                                 28
Rolle der Internen Revision
•     Ordnungsmäßigkeits- und Systemprüfung im Sinne
       – der Prozessunabhängigkeit der IR,
       – des Managements von Risiken und der Überwachung des IKS,
       – des Stellenwertes der IR als höchste objektivierend bewertende Instanz,
       – die Kontrolle von Daten- und Informationsqualität, -schutz und Sicherheit
       – der Kontrolle der Qualität externer Berater,
       – der Überwachung des Beziehungsmanagements,
       – der Gewährleistung eines ausgewogenen Wissensaustausches,
       – der qualitativen Sicherstellung von Wissensprozessen,
       – des Beitrags zu verantwortungsvoller Unternehmensführung,
       – des Beitrags zu verantwortungsvollem Personalmanagement,
       – der Sicherstellung der Voraussetzungen für zielgerichtete Wissensarbeit
         (Innovation und Kreativität im Sinne der Unternehmensziele)
       – der Akzeptanz, Qualifikation und Konkurrenzfähigkeit der IR
•     unter den Voraussetzungen
       – dynamischer Soll-Entwicklungen (Versionierungen) und deren Reflexion,
       – vollständiger und klarer Vereinbarungen mit der obersten
         Unternehmensführung (Darstellung aller Konsequenzen) sowie
       – dem Fokus auf die wesentlichen Faktoren und deren Zusammenwirken für
         die Gesamtheit des Unternehmens.
    25.7.2007                      IIR-Fachkonferenz/W. Keck                    29
Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!



                                 Wolfgang Keck


                                 Beiratsmitglied des Future Network
                                 BA-Mitglied der GPA-IG work@education

                                 Aktives Mitglied der Wissensmanagement-
                                 Plattformen Wien (Know-Center) und Graz, des
                                 IIAA, der ÖVO, des OCG

                                 Hardeggasse 63/5/19
                                 1220 Wien
                                 Email: wkeck@tmo.at
                                 Tel: +43 676 933 67 52




25.7.2007              IIR-Fachkonferenz/W. Keck                                30

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Management der Arbeit mit Wissen in der öffentlichen Verwaltung

  • 1. Management der Arbeit mit Wissen Herausforderung der Internen Revision Incentives - Einfach zum Nachdenken Wolfgang Keck Interne Revision in der öffentlichen Verwaltung Strategien und Konzepte für eine zukunftsorientierte Revisionsarbeit in der öffentlichen Verwaltung IIR-Fachkonferenz - 25. Juni 2007 Fleming‘s Hotel Wien-Westbahnhof
  • 2. Was dürfen Sie erwarten? • Warum Management der Arbeit mit Wissen? • Wissen und Wissensarbeit • Wissensziele • Management der Wissensarbeit • Intellektuelles Vermögen - Wissensbilanz • Management des Wissensrisikos • Rolle der Internen Revision 25.7.2007 IIR-Fachkonferenz/W. Keck 2
  • 3. Warum Management der Arbeit mit Wissen? • Dynamisches Umfeld – diskontinuierliche Veränderungen – Bedarf zur raschen Anpassung an sich verändernde Bedingungen • Aufgabenanreicherung bei gleichzeitiger Ressourcenknappheit – Bedarf zur Effizienz- und Effektivitätssteigerung • Von hierarchischen zu netzwerkorientierten Organisationsformen – Bedarf der Flexibilisierung von Strukturen – Bedarf an kreativer Tätigkeit • Aufgabenstellungen wissensintensiver – Bedarf des Einzelnen an mehr Informationen • Zahl, Komplexität und Heterogenität von Info-Systemen steigt – das Finden relevanter Informationen wird immer ressourcenintensiver • Im Verhältnis zum verfügbaren Wissen weiß der Einzelne immer weniger – Bedeutung des Managements von Nicht-Wissen steigt In Anlehnung an BMF Josef Makolm, Andreas Kühn, Doris Reisinger 25.7.2007 IIR-Fachkonferenz/W. Keck 28.11.2006 3
  • 4. Wissen „Wissen ist etwas, was beim gegenwärtigen Stand nichts mit Computern und IT zu tun hat, sondern mit Gehirnen und mehr noch mit Verstand und Vernunft. Wissen ist etwas, was seinen Ort, salopp formuliert, zwischen zwei Ohren hat und nicht zwischen zwei Modems.“ Fredmund Malik „Gefährliche Managementwörter und warum man sie vermeiden sollte“ FAZ-2004 „Wissen besteht aus Fähigkeiten und Kenntnissen, verbunden mit Erfahrungen, Gefühlen, Werten und Ahnungen. Wissen ist ein immaterielles Gut, dessen Wert sich im Gegensatz zu allen anderen Ressourcen durch den Gebrauch und die Teilung erhöht und dessen Nutzen deshalb erst im Rückblick bewertbar ist. Wissen ist komplexer als reine Informationen und kann deshalb nicht so leicht gespeichert werden.“ Bettina Trauner/Sandra Lucko „Wissensmanagement“ 2005 25.7.2007 IIR-Fachkonferenz/W. Keck 4
  • 5. Wissen in der öffentlichen Verwaltung • Sachwissen – z.B. Wissen um ein bestimmtes Gesetz • Handlungswissen im öffentlichen Sektor – ermöglicht erst Abläufe und Prozesse in einer Organisation – z.B. hierarchische und laterale Führungsfähigkeiten (Projektleitung) – i.d.R. schwerer zugänglich als Fachwissen – kann schneller verloren gehen – Dazu zählt: • Prozess- und Verfahrenswissen • Fall- oder auch Inhaltswissen umfasst Fakten- und Regelwissen, das darüber hinaus Wissen über Ergebnis, Begründungen und Verlauf bereits bearbeiteter Fälle inkludiert • Kontextwissen – Wissen über die Umgebung, in der ein wissensbasiertes Handeln stattfindet Strube et al. 1996 Lenk, Wengelowski 2004 25.7.2007 IIR-Fachkonferenz/W. Keck 5
  • 6. Hierarchisches Modell der „Wissenstreppe“ E NT EM AG EVALUIERUNG AN SM S SEN S WI SYNTHESE HE GISC ATE + Verifizierung STR ANALYSE Konkurrenzfähigkeit*) + von elementaren zu komplexen Begriffen KOMPETENZ + Erkennen von Gesetzmäßigkeiten HANDELN + Einzigartigkeit KÖNNEN + richtig handeln Lernen WISSEN + Wollen INFORMATIONEN + Anwendungsbezug + Vernetzung (Kontext, Erwartungen, Erfahrungen, Emotionen) DATEN Information in Verbindung mit persönlicher Erfahrung ZEICHEN + Bedeutung – Daten in einem Problemzusammenhang + Syntax – sinnvoll kombinierte Folge von Zeichen In Anlehnung an ENT GEM Prof. Dr. Ing. Klaus North, FH Wiesbaden NA MA ENS W ISS VES ERATI *) Im lateinischen Sinne des Wortes „concurrere“ =zusammenlaufen OP Virtuelles Unternehmen: das Netzwerk zusammenlaufender Fäden (Helmut Geiselhart „Das lernende Unternehmen im 21. Jahrhundert“ 25.7.2007 IIR-Fachkonferenz/W. Keck 6
  • 7. Wissensbezogene Ressourcen Ressourcen • organisatorische Ressourcen sind materieller, immaterieller oder finanzieller Natur • wissensbezogene Ressourcen als Teil der immateriellen Ressourcen werden in Geschäftsprozessen zur Generierung von Wert und Wettbewerbsvorteilen eingesetzt Wissensträger Wissen kann an unterschiedliche Träger gebunden Person sein (Nonaka et al. 2000; Cummings, Teng 2003) • Person: z.B. Ausbildung, Kompetenzen, Erfahrungen Organisation Objekt • Organisation: z.B. Routinen, Strukturen, Gruppenwissen kollektiv, vernetzt, kombiniert • Objekt: z.B. Produkte, Patente, dokumentiertes Wissen (elektronisch u. physisch), Informationssysteme, Artefakte Prof. Dr. Ronald Maier (Uni Innsbruck) Dipl. Kfm. Florian Bayer (Uni Halle – Wittenberg) 25.7.2007 IIR-Fachkonferenz/W. Keck Wissenstag 11.6.2007 „Management von Wissensrisiken“ 7
  • 8. Wissensarbeiter „Wissensarbeit leistet, wer Wissen erwirbt, oder bestehende Wissensinhalte so umwandelt und kombiniert, dass neue Einsichten und Erkenntnisse entstehen.“ Max Harnoncourt Copyright: factline Webservices GmbH Publiziert von: Angela Gamsriegler • erfordert viel Kreativität • lösen schwierige und schlecht spezifizierte Probleme • Produkte bestehen aus Wissen • arbeiten “durch den Bildschirm” • keine klare Trennung von Arbeiten und Lernen • Lernen als neue Form der Arbeit! Dr. Stefanie Lindstaedt – KnowCenter 1.2.2007 25.7.2007 IIR-Fachkonferenz/W. Keck 8
  • 9. Drei Rollen von Wissensarbeitern Kompetenz Kompetenz Kompetenz Kompetenz Kompetenz Lerner sucht nach Geschäftsebene Lernsysteme Informationen, Arbeiter lernt, wendet Wissen fragt, in wertschöpfenden entwickelt Prozessen an Kompetenzen, unterrichtet Experte hilft anderen durch Zusammenarbeit oder Kommunikation weiter Wissensmanagement (face to face und e-Collaboration) In Anlehnung an Dr. Stefanie Lindstaedt – KnowCenter 1.2.2007 25.7.2007 IIR-Fachkonferenz/W. Keck 9
  • 10. Produktivität des Wissensarbeiters 1. Grundlegende Fragestellung: „Welcher Aufgabe müssen wir uns stellen?“ 2. Wissensarbeiter übernehmen selbst die Verantwortung für ihre Produktivität: – müssen sich selbst managen und autonom agieren können 3. Innovationsleistungen müssen dauerhafter Bestandteil der Arbeit, der Aufgabenstellung und des Verantwortungsbereiches der Wissensarbeiter sein 4. Wissensarbeit verlangt: – vom Wissensarbeiter die Bereitschaft kontinuierlich zu lernen – vom Arbeitgeber die Bereitschaft kontinuierlich in die Aus – und Weiterbildung zu investieren 5. Quantität und Qualität (!) bestimmen gleichermaßen die Leistung. 6. Wissensarbeiter ist „Vermögenswert“ und nicht „Kostenfaktor“ - Unternehmensbindung Peter F. Drucker „Management im 21. Jahrhundert“ 1999 – 4. Auflage 2005 25.7.2007 IIR-Fachkonferenz/W. Keck 10
  • 11. Wissensarbeit mit Wissen arbeiten Tägliche Arbeit Blended collaborative Learning (Kurse) • kurzfristige Ziele • vordefinierte Ziele • spontane Suche • strukturierte Inhalte • Kollegen fragen • Lehrer, Trainer, Tutoren fragen • Arbeitskontext • generalisierend, integrierend arbeits-integriertes Lernen • Lernziele abgeleitet vom konkreten Arbeitskontext • Intelligente Informationsbereitstellung basierend auf Kontext • Wiederverwendung und Erweiterung von Informationen aus dem Unternehmensgedächtnis • dynamische Bildung von Lerngruppen In Anlehnung an Dr. Stefanie Lindstaedt – KnowCenter 1.2.2007 25.7.2007 IIR-Fachkonferenz/W. Keck 11
  • 12. BSC und Wissensziele normative Wissensziele Werte Warum existieren wir? Bedürfnisse MISSION Was ist unser Zweck? Wo wollen Zufriedenheit ZUKUNFTSBILD wir hin? LEITBILD PERSON WERTE wahrnehmen FÄHIGKEITEN erkennen WERTEHALTUNGEN - HANDLUNGEN SINNSTIFTUNG STRATEGIE Welche Strategie verfolgt die Organisation, strategische Wissensziele um das Zukunftsbild zu erfüllen? Mit welchen Messgrößen Finanzwirt- Messgrößen Messgrößen Prozess- können wir die Umsetzung BSC schaftliche über Markt messgrößen über Innovation der Strategie messen? Messgrößen und Kunden und Mitarbeiter Welche Maßnahmen müssen zum operative Wissensziele OPERATION Erreichen der Strategie gesetzt werden? In Anlehnung an Dr. Christian Horak 25.7.2007 IIR-Fachkonferenz/W. Keck Nachhaltiges Führen – Mai 2006 12
  • 13. Wissensziele im House of Quality normative Wissensziele MISSION ZUKUNFTSBILD WERTEHALTUNGEN STRATEGIE strategische Wissensziele Risikomanagement Balanced Scorecard Wissensmanagement Beziehungsmanagement operationale Wissensziele operationalisieren Auftragsfluss Dienstleistungen bereitstellen und erbringen Kostenmanagement Personalmanagement Ku art - nd un er w n en g de ng er n ru Ku fah - Informationsmanagement Projektmanagement Veränderungsmanagement Prozessmanagement Controlling, Kontrolle und Interne Revision W. Keck, Vorträge, Herbst 2006 25.7.2007 IIR-Fachkonferenz/W. Keck 13
  • 14. Kern des Managements der Arbeit mit Wissen individuell kollektiv - komplementär Optimierung individueller Expertise & Können Wissenstransfer Spitzenexperte teilen / verteilen kombinieren, vernetzen n sio Fachexperte ff u Di definieren, strukturieren, Sachbearbeiter beschreiben Anfänger Kodifizierung h t uc n s in e rd Ba po ad Dr.-Ing. Josef Hofer-Alfeis da itf er f& Wissenstag 11.6.2007 an Le w op Po „Sobald Wissen geht – was bleibt?“ St K 25.7.2007 IIR-Fachkonferenz/W. Keck 14
  • 15. Management der Arbeit mit Wissen in der öffentlichen Verwaltung • Erforderlich ist: – Das Wissen über geeignete Steuerungs- und Entscheidungsmechanismen, damit • das Wissen von der richtigen Stelle abgeholt und • genau an die Stelle verteilt oder von diesen abgerufen werden kann, wo es gebraucht wird. – Soziale, politische und ökonomische Faktoren müssen berücksichtigt werden • Wichtige Informationsquellen – Akte, Archive – Dateien in elektronischen Medien und Dateien – Amtliche Verzeichnisse und Verlautbarungen – Bibliotheken – Sachverständigengutachten 25.7.2007 IIR-Fachkonferenz/W. Keck 15
  • 16. Instrumente des WM in der öffentlichen Verwaltung • Wissenscontrolling – Instrumente mit denen die öffentliche Verwaltung mit einem Dienstleistungsunternehmen gleichgesetzt wird (KGST Köln – Neues Steuerungsmodell) • Ziele: – neue Verwaltungsstruktur – Berichtswesen für Führungskräfte – Unterstützung im Managementprozess (MIS) – Feedbackinformationen – Leistungs- und Effektivitätssteigerung – Stärkere Bürgerorientierung – Erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit • Dokumentenmanagementsysteme (ELAK, ELGA, DOXIS) • Intranetverbund • Internet und e-government • Projekt „DYONIPOS“ des BMF in Kooperation mit m2n (02/08) zur dynamischen, intelligenten Unterstützung der Wissensprozesse • Wissensmanagement-Projekte z.B. im RH und LRH OÖ 25.7.2007 IIR-Fachkonferenz/W. Keck 16
  • 17. Intellektuelles Vermögen – Wissensbilanz Fokus Wissensarbeiter Potenziale Leistungsprozesse Wirkungen HUMANKAPITAL Wissensprodukt persönliche Studie individuelles Wissen Interessen, Motive, Konzept Fertigkeiten Leitgedanken Wissensarbeit Dienstleistung STRUKTURKAPITAL Problemlösung Diplome Wissensgenerierung Zertifikate Wissensvernetzung Lerneffekte persönliche BEZIEHUNGSKAPITAL neue Fertigkeiten Ziele neue Kontakte individuelles neue Referenzen Netzwerk 25.7.2007 IIR-Fachkonferenz/W. Keck 17
  • 18. Wissensrisiken? Wandel zur Wissensgesellschaft • steigende Bedeutung der Ressource Wissen (Mentzas et al., 2003; Wolff, 2005) • Wissensmanagement (WM) hat zum Ziel die organisatorische Effizienz u. a. durch Entwicklung, Transfer, Anwendung und Transparenz von Wissen zu verbessern Zunehmende Risikoorientierung Triebkräfte für Risikomanagement (RM) sind u.a. gestiegene Umweltdynamik, vernetzte IT-Infrastrukturen sowie prominente Unternehmenskrisen • Regulierungen wie Sarbanes-Oxley, Basel II oder KonTraG als Konsequenz Fehlende Integration • WM-Ansätze fokussieren selten den Schutz von Wissen • RM-Ansätze fokussieren vorwiegend Markt-, Kredit- und operationelle Risiken • unzureichende Beachtung von Risiken, die die Ressource Wissen betreffen Prof. Dr. Ronald Maier (Uni Innsbruck) Dipl. Kfm. Florian Bayer (Uni Halle – Wittenberg) 25.7.2007 IIR-Fachkonferenz/W. Keck Wissenstag 11.6.2007 „Management von 18 Wissensrisiken“
  • 19. Betriebswirtschaftlicher Risikobegriff • ursachen- bzw. wirkungsbezogene Begriffsauffassung z.B. informations- , entscheidungs- und zielorientiert (Knight 1921; Karten 1978) • Risiko als Abweichung von geplanten Größen, von Zielen oder Ergebnissen einer Entscheidung • Risiko resultiert aus der Unsicherheit über Eintritt zukünftiger Ereignisse und führt zu finanziellen Verlusten (Schulte 1997; Kendall 1998) • positive Abweichung als Chance und negative Abweichung als Risiko • Risiken unterscheiden sich im Hinblick auf ihren strategischen Gehalt operationelles Risiko (Basel II) ist die Gefahr von Verlusten, die infolge der Unangemessenheit oder des Versagens von internen Verfahren, Menschen und Systemen oder infolge externer Ereignisse eintreten. (Basler Ausschuss für Bankenaufsicht, 2004, 127). Prof. Dr. Ronald Maier (Uni Innsbruck) Dipl. Kfm. Florian Bayer (Uni Halle – Wittenberg) Wissenstag 11.6.2007 „Management von 25.7.2007 IIR-Fachkonferenz/W. Keck Wissensrisiken“ 19
  • 20. Wissensrisiko Ein operationelles Risiko, das durch • einen Verlust, • eine unerwünschte Diffusion, • einen unzureichenden Transfer oder • eine eingeschränkte Qualität von wissensbezogenen Ressourcen verursacht wird und in einem Mangel bzw. in einer Nicht-Exklusivität dieser Ressourcen resultiert. (Hamel et al. 1989; Probst/Knaese 1998; Das/Teng 1999; Coleman/Casselman 2004; Lindstaedt et al. 2004) Prof. Dr. Ronald Maier (Uni Innsbruck) Dipl. Kfm. Florian Bayer (Uni Halle – Wittenberg) Wissenstag 11.6.2007 „Management von 25.7.2007 IIR-Fachkonferenz/W. Keck Wissensrisiken“ 20
  • 21. Beispiele für Wissensrisiko • Verlust: Mitarbeiterfluktuation, Nichtdokumentation oder Vernichtung ( Mangel) • Diffusion: unautorisierte Zugriffe, Weitergabe durch Mitarbeiter ( Nichtexklusivität) • Transfer: Zurückhaltung oder übermäßiger Schutz ( Mangel) • Qualität: geringe Aktualität, Korrektheit oder Anwendbarkeit von Wissen ( Mangel) Prof. Dr. Ronald Maier (Uni Innsbruck) Dipl. Kfm. Florian Bayer (Uni Halle – Wittenberg) Wissenstag 11.6.2007 „Management von Wissensrisiken“ 25.7.2007 IIR-Fachkonferenz/W. Keck 21
  • 22. Wissensreifung und -risiken curiosity, crea- common termi- structure, application con- didactical arrange- tivity, informal nology, endorse- decontextuali- text, didactical ment, sequencing, discussions ment, validation zation, approval refinement certification expressing distributing in ad-hoc formal ideas formalizing learning training communities rumours ideas/ project learning reorganized proposals reports objects business processes personal questions/ lessons good/best courses experiences answers learned practices patents advanced skillful novices competent experts beginners masters Risikoausmaß Risikobewusstsein Quelle: Maier 2007, 293, nach Dreyfus/Dreyfus 1986, Maier/Schmidt 2007 Prof. Dr. Ronald Maier (Uni Innsbruck) Dipl. Kfm. Florian Bayer (Uni Halle – Wittenberg) Wissenstag 11.6.2007 „Management von 25.7.2007 IIR-Fachkonferenz/W. Keck Wissensrisiken“ 22
  • 23. Management von Wissensrisiken • Management von Wissensrisiken ist an die Kernaufgaben des traditionellen Risikomanagements angelehnt (Mehr/Hedges 1974; Farny 1979; Diedrichs et al. 2004) • wissensbezogene Ressourcen bilden den Analysefokus - Identifikation dieser Ressourcen kann auf Identifikation wissensbezogener verschiedenen Quellen basieren (z.B. Ressourcen Intellektuelles Kapital, Wissenskarten) - Bewertung erfordert zur Ermittlung des Wissensrisiko- Wissensrisiko- Person Risikoerwartungswertes die Wertbe- überwachung identifikation stimmung wissensbezogener Ressourcen Objekt Organisation (z.B. immaterielle Vermögenswerte) - Aggregation der Einzelrisiken unter Wissensrisiko- Wissensrisiko- Beachtung von Interdependenzen als steuerung bewertung Ergebnis der Bewertung Prof. Dr. Ronald Maier (Uni Innsbruck) Dipl. Kfm. Florian Bayer (Uni Halle – Wittenberg) Wissenstag 11.6.2007 „Management von 25.7.2007 IIR-Fachkonferenz/W. Keck Wissensrisiken“ 23
  • 24. Steuerung von Wissensrisiken • schließt als Handlungsalternativen Vermeiden, Vermindern, Überwälzen und Akzeptieren ein • setzt Klassifikation von Wissen voraus • entleiht Maßnahmen aus verschiedenen Forschungsgebieten, z.B. IT-Sicherheits-, Personal-, Wissensmanagement, Management strategischer Allianzen oder Abwehr von Wirtschaftsspionage • ist primär präventiv ausgerichtet • schließt Maßnahmen organisatorischer, technischer und rechtlicher Natur ein organisatorisch technisch rechtlich • Definition von Zutritts- und • Zugriffskontrollsysteme • Geheimhaltungs-, Zugriffsrechten • IT- Sicherheitstechnologien • Kooperationsvereinbarungen, • Nachfolgeregelungen • digitales Rechtemanagement • gewerbliche Schutzrechte • Genehmigungsprozesse Prof. Dr. Ronald Maier (Uni Innsbruck) Dipl. Kfm. Florian Bayer (Uni Halle – Wittenberg) Wissenstag 11.6.2007 „Management von 25.7.2007 IIR-Fachkonferenz/W. Keck Wissensrisiken“ 24
  • 25. Hypothesen zur Steuerung von Wissensrisiken H 1: Die Steuerung von Wissensrisiken wirkt positiv Wissens - auf die Wissensqualität. qualität (Kahn et al. 2002; Eppler 2003) H1 + Wissens - H 2: Die Steuerung von Wissensrisiken wirkt positiv transfer auf den Wissenstransfer. H2 + (Wathne et al. 1996; Simonin 1999; Cummings/Teng 2003) Steuerung von Wissensrisiken H3 - H 3: Die Steuerung von Wissensrisiken wirkt negativ Wissens - diffusion auf die Wissensdiffusion. (van den Brink 2001; Knaese 2004; Desouza/Vanapalli 2005) H4 - Wissens - H 4: Die Steuerung von Wissensrisiken wirkt negativ verlust auf den Wissensverlust. (Kogut/Zander 1992; Zander/Kogut 1995; Liman 1999) Prof. Dr. Ronald Maier (Uni Innsbruck) Dipl. Kfm. Florian Bayer (Uni Halle – Wittenberg) Wissenstag 11.6.2007 „Management von 25.7.2007 IIR-Fachkonferenz/W. Keck Wissensrisiken“ 25
  • 26. Wissensqualität und -transfer Wissensqualität • 4 Dimensionen: Inhalt, Prozesse und IT - Infrastruktur zur Wissensbereitstellung sowie die Community, in der das Wissen erstellt und angewandt wird • Variablen: Aktualität, Anwendbarkeit, Verfügbarkeit etc. • Wirkung der Steuerung (+): Verbesserung der Wissensqualität durch Reduktion von Qualitätsdefiziten Wissenstransfer • Prozess, durch den Wissen zw. einem Sender und einem Empfänger übermittelt wird, wobei De- und Rekontextualisierung des Wissens erforderlich sind • Erfolg d. Wissenstransfers nimmt mit Grad der Rekonstruktion beim Empfänger zu • Variablen: Erweiterung der Wissensbasis, Reduktion von Abhängigkeiten etc. • Wirkung der Steuerung (+): Verbesserung des Erfolgs des Wissenstransfers durch Klarheit über Transferierbarkeit Prof. Dr. Ronald Maier (Uni Innsbruck) Dipl. Kfm. Florian Bayer (Uni Halle – Wittenberg) Wissenstag 11.6.2007 „Management von 25.7.2007 IIR-Fachkonferenz/W. Keck Wissensrisiken“ 26
  • 27. Wissensdiffusion und -verlust Wissensdiffusion • unerwünschte Kenntnisnahme von Wissen durch nicht autorisierte Personen • abgrenzend zum Wissensverlust ist das Wissen noch vorhanden, aber nicht exklusiv im Unternehmen, wodurch dessen Wert abnehmen kann • Variablen: Reverse Engineering, Competitive Intelligence etc. • Wirkung der Steuerung (-): Reduktion der Wissensdiffusion durch Zugriffskontrolle, Geheimhaltungs- oder Kooperationsvereinbarungen Wissensverlust • nicht wieder herstellbar; betrifft an Personen gebundenes und in Objekten inkorporiertes Wissen • Variablen: Extra- und Interfluktuation von Mitarbeitern, Nichtdokumentation, Verlust dokumentierten Wissens etc. • Wirkung der Steuerung (-): Reduktion von Wissensverlusten durch Nachfolgeregelungen oder Dokumentation Prof. Dr. Ronald Maier (Uni Innsbruck) Dipl. Kfm. Florian Bayer (Uni Halle – Wittenberg) Wissenstag 11.6.2007 „Management von 25.7.2007 IIR-Fachkonferenz/W. Keck Wissensrisiken“ 27
  • 28. Operationalisierung der Konzepte Verfügbarkeit Nachvollziehbarkeit Rechtzeitigkeit Wissens- Korrektheit qualität Aktualität Anwendbarkeit Klassifikation von Wissen Zutrittsbeschränkung Erweiterung der Wissensbasis Zugriffsbeschränkung Beitrag zu anderen Aufgaben , Dynamisierung der Zugriffsrechte Prozessen und Projekten Geheimhaltungsvereinbarungen Wissens- Reduktion der Abhängigkeit Richtlinien zur Wissens- transfer / des Verlassens auf den Partner weitergabe Qualität externen Wissens Begrenzung von Steuerung Quantität externen Wissens Interaktionspunkten von Wissens- unautorisierte Zugriffe Kooperationsvereinbarungen risiken nachteilige Mitarbeiterfluktuation Konkurrenzschutzklauseln Reverse Engineering IT-Sicherheitsrichtlinien Wissens- Imitation IT-Sicherheitsbewusstsein diffusion Competitive Intelligence Bestrebungen gewerbliche Schutzrechte (IP) unerwünschter Zugang für Partner Reduktion von Abhängigkeiten Nichtdokumentation (Tagesgeschäft) Nichtdokumentation (Projektgeschäft) Wissens- Nachbesetzung verlust Vertretung Reorganisation Verlust dokumentierten Wissens Prof. Dr. Ronald Maier (Uni Innsbruck) Dipl. Kfm. Florian Bayer (Uni Halle – Wittenberg) Wissenstag 11.6.2007 „Management von 25.7.2007 IIR-Fachkonferenz/W. Keck Wissensrisiken“ 28
  • 29. Rolle der Internen Revision • Ordnungsmäßigkeits- und Systemprüfung im Sinne – der Prozessunabhängigkeit der IR, – des Managements von Risiken und der Überwachung des IKS, – des Stellenwertes der IR als höchste objektivierend bewertende Instanz, – die Kontrolle von Daten- und Informationsqualität, -schutz und Sicherheit – der Kontrolle der Qualität externer Berater, – der Überwachung des Beziehungsmanagements, – der Gewährleistung eines ausgewogenen Wissensaustausches, – der qualitativen Sicherstellung von Wissensprozessen, – des Beitrags zu verantwortungsvoller Unternehmensführung, – des Beitrags zu verantwortungsvollem Personalmanagement, – der Sicherstellung der Voraussetzungen für zielgerichtete Wissensarbeit (Innovation und Kreativität im Sinne der Unternehmensziele) – der Akzeptanz, Qualifikation und Konkurrenzfähigkeit der IR • unter den Voraussetzungen – dynamischer Soll-Entwicklungen (Versionierungen) und deren Reflexion, – vollständiger und klarer Vereinbarungen mit der obersten Unternehmensführung (Darstellung aller Konsequenzen) sowie – dem Fokus auf die wesentlichen Faktoren und deren Zusammenwirken für die Gesamtheit des Unternehmens. 25.7.2007 IIR-Fachkonferenz/W. Keck 29
  • 30. Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Wolfgang Keck Beiratsmitglied des Future Network BA-Mitglied der GPA-IG work@education Aktives Mitglied der Wissensmanagement- Plattformen Wien (Know-Center) und Graz, des IIAA, der ÖVO, des OCG Hardeggasse 63/5/19 1220 Wien Email: wkeck@tmo.at Tel: +43 676 933 67 52 25.7.2007 IIR-Fachkonferenz/W. Keck 30