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Portfolio Kanban
     Wenn wir mehr als ein Team haben.


        Stefan Roock
        stefan.roock@it-agile.de

@StefanRoock
Was macht
                  CEO
eigentlich mein
Unternehmen?
Was machen
eigentlich meine
    Kollegen?
Beispiel-Portfolio-Board
für die Produktentwicklung
Idee       Envisioning                Development            Live
          Doing Done
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                    1. Kanban-Praktik:
                       Visualisierung
Beispiel-Portfolio-Board
      für Dienstleister
Chance Anfrage Angebot Auftrag Development             Abnahme
                                                      Doing Done
 lijalk   jlkjsd   klkljk   ncmc     nmd     lskdöl    uiuiu   jhjhd

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Erste Überraschungen
               Was? Soviele Dinge machen
                    wir gleichzeitig?

   Idee       Envisioning                Development                Live
             Doing Done
    lijalk    jlkjsd   klkljk   ncmc     kjkjk   nmd      lskdöl     jhjhd

   ölköäö              klskd    lkjlkl   kjkjk   nmd    Was sind dennoioio für U-
                                                         lskdöl          das
   opipo               kqww
                                kjkjk    nmd     lskdöl
                                                                Boot-Projekte?
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                                kjkjk    nmd     lskdöl

                                kjkjk    nmd     lskdöl
Arbeit mit dem Board
                   z.B.: wöchentlich
                   Management, alle
                   Product Owner und
                   alle Teammitglieder




  z.B.: Management-
  Team wöchentlich                       z.B. monatlich mit
  zusammen mit allen                     allen Product
  Product Ownern                         Ownern und dem
                                         Geschäftsführer
WiP-Limits                                            Limits über
                                                      Diskussion
                                                     auch möglich

                              8                                   5
 Idee       Envisioning                    Development                Live
           Doing Done
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                     2. Kanban-Praktik:
                         Limitierung
Ticket-Größen
große Tickets
• Lead-Time wird
  länger

           kleine Tickets
            •   kürzere Lead-Times; schnellere
                Reaktionsmöglichkeiten
            •   Gefahr von Mikro-Management
            •   evtl. Anzeichen fehlenden Empowerments des Product
                Owners
Pull, nicht Push
                             8                                   5
Idee       Envisioning                    Development                Live
          Doing Done
 lijalk    jlkjsd   klkljk       ncmc     kjkjk   nmd   lskdöl       jhjhd

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                    Management schätzt und gibt
                          Termine vor
Nochmal: Pull, nicht Push
Chance Anfrage Angebot Auftrag Development              Abnahme
                                                       Doing Done
 lijalk    jlkjsd   klkljk   ncmc     nmd     lskdöl    uiuiu   jhjhd

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          Vertrieb verspricht den Kunden Termine ohne
                 Berücksichtigung der Kapazität
Lower WiP-Limits?
                        3-8
                                                              5
Idee       Envisioning                 Development                Live
          Doing Done
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Lower WiP-Limits und externe Abhängigkeiten



Chance Anfrage Angebot Auftrag Development             Abnahme
                                                      Doing Done
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Flow
                             Wie gehabt...

                        3-8
                                                               5
Idee       Envisioning                  Development                Live
          Doing Done
 lijalk    jlkjsd   klkljk     ncmc     kjkjk   nmd   lskdöl       jhjhd

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                    3. Kanban-Praktik: Flow
                     messen und managen
Flow
alles doof              Wie gehabt? Vorsicht!

                             3-8
                                                                   5
  Idee        Envisioning                   Development                Live
             Doing Done
    lijalk     jlkjsd    klkljk    ncmc     kjkjk   nmd   lskdöl       jhjhd

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             auch alles doof
Dienstleister: der Vertrieb

Chance Anfrage Angebot Auftrag Development             Abnahme
                                                      Doing Done
 lijalk   jlkjsd   klkljk   ncmc     nmd     lskdöl    uiuiu   jhjhd

ölköäö             klskd    lkjlkl   kjkjk                     oioio


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   Aufträge müssen zur Kapazität passen. Anfragen ablehnen?
               Vertrieb muss anders arbeiten?
              Vorschlag: True North für Vertrieb
Policies
                          z.B. Projekt darf max. 3
                               Monate dauern
                               8
                                                                   5
Idee       Envisioning                      Development                Live
          Doing Done
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opipo
            z.B. Product Owner + UX
                   +popp
                      Entwickler
                                                z.B. Management-Weekly
                                                   enfernt die Tickets

                    4. Kanban-Praktik: Policies
                         explizit machen
Lean Startup!
                       (naja, so‘n bisschen)

                               8                        5            3
Idee       Envisioning             Development              Live Validiert
          Doing Done
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                      popp




                    5. Kanban-Praktik: Feedback-
                         Zyklen installieren
Verbesserungen
                    Naja...
                                8                                   5
Idee       Envisioning                       Development                Live
          Doing Done
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             6. Kanban-Praktik: Modelle verwenden, um
                   sich gemeinsam zu verbessern
Aber wir machen Scrum...

  Portfolio-Backlog
   statt Portfolio-
   Kanban-Board
Abschluss
•   Nur die Visualisierung kann bereits einen großen
    Effekt sein.
•   WiP-Limits bei externen Abhängigkeiten werden
    anspruchsvoll (Bsp.:Vertrieb)
•   Mechanik ist einfach, Kulturwandel ist anspruchsvoll.
•   Ist ein nützliches Hilfsmittel sein, um schrittweise
    die Product Owner stärker zu empowern.
    •  Folge: Das Board wird einfacher.
•   Großer Nutzen, wenn die aufgedeckten Probleme
    adressiert werden.
Vielen Dank für die
   Aufmerksamkeit!

        Fragen gerne an
        stefan.roock@it-agile.de




@StefanRoock

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Portfolio Kanban

  • 1. Portfolio Kanban Wenn wir mehr als ein Team haben. Stefan Roock stefan.roock@it-agile.de @StefanRoock
  • 2. Was macht CEO eigentlich mein Unternehmen?
  • 4. Beispiel-Portfolio-Board für die Produktentwicklung Idee Envisioning Development Live Doing Done lijalk jlkjsd klkljk ncmc kjkjk nmd lskdöl jhjhd ölköäö klskd lkjlkl oioio opipo kqww popp 1. Kanban-Praktik: Visualisierung
  • 5. Beispiel-Portfolio-Board für Dienstleister Chance Anfrage Angebot Auftrag Development Abnahme Doing Done lijalk jlkjsd klkljk ncmc nmd lskdöl uiuiu jhjhd ölköäö klskd lkjlkl kjkjk oioio opipo kqww popp
  • 6. Erste Überraschungen Was? Soviele Dinge machen wir gleichzeitig? Idee Envisioning Development Live Doing Done lijalk jlkjsd klkljk ncmc kjkjk nmd lskdöl jhjhd ölköäö klskd lkjlkl kjkjk nmd Was sind dennoioio für U- lskdöl das opipo kqww kjkjk nmd lskdöl Boot-Projekte? popp kjkjk nmd lskdöl kjkjk nmd lskdöl
  • 7. Arbeit mit dem Board z.B.: wöchentlich Management, alle Product Owner und alle Teammitglieder z.B.: Management- Team wöchentlich z.B. monatlich mit zusammen mit allen allen Product Product Ownern Ownern und dem Geschäftsführer
  • 8. WiP-Limits Limits über Diskussion auch möglich 8 5 Idee Envisioning Development Live Doing Done lijalk jlkjsd klkljk ncmc kjkjk nmd lskdöl jhjhd ölköäö klskd lkjlkl oioio opipo kqww popp 2. Kanban-Praktik: Limitierung
  • 9. Ticket-Größen große Tickets • Lead-Time wird länger kleine Tickets • kürzere Lead-Times; schnellere Reaktionsmöglichkeiten • Gefahr von Mikro-Management • evtl. Anzeichen fehlenden Empowerments des Product Owners
  • 10. Pull, nicht Push 8 5 Idee Envisioning Development Live Doing Done lijalk jlkjsd klkljk ncmc kjkjk nmd lskdöl jhjhd ölköäö klskd lkjlkl oioio opipo kqww popp Management schätzt und gibt Termine vor
  • 11. Nochmal: Pull, nicht Push Chance Anfrage Angebot Auftrag Development Abnahme Doing Done lijalk jlkjsd klkljk ncmc nmd lskdöl uiuiu jhjhd ölköäö klskd lkjlkl kjkjk oioio opipo kqww popp Vertrieb verspricht den Kunden Termine ohne Berücksichtigung der Kapazität
  • 12. Lower WiP-Limits? 3-8 5 Idee Envisioning Development Live Doing Done lijalk jlkjsd klkljk ncmc kjkjk nmd lskdöl jhjhd ölköäö klskd lkjlkl oioio opipo kqww popp
  • 13. Lower WiP-Limits und externe Abhängigkeiten Chance Anfrage Angebot Auftrag Development Abnahme Doing Done lijalk jlkjsd klkljk ncmc nmd lskdöl uiuiu jhjhd ölköäö klskd lkjlkl kjkjk oioio opipo kqww popp
  • 14. Flow Wie gehabt... 3-8 5 Idee Envisioning Development Live Doing Done lijalk jlkjsd klkljk ncmc kjkjk nmd lskdöl jhjhd ölköäö klskd lkjlkl oioio opipo kqww popp 3. Kanban-Praktik: Flow messen und managen
  • 15. Flow alles doof Wie gehabt? Vorsicht! 3-8 5 Idee Envisioning Development Live Doing Done lijalk jlkjsd klkljk ncmc kjkjk nmd lskdöl jhjhd ölköäö klskd lkjlkl oioio opipo kqww popp auch alles doof
  • 16. Dienstleister: der Vertrieb Chance Anfrage Angebot Auftrag Development Abnahme Doing Done lijalk jlkjsd klkljk ncmc nmd lskdöl uiuiu jhjhd ölköäö klskd lkjlkl kjkjk oioio opipo kqww popp Aufträge müssen zur Kapazität passen. Anfragen ablehnen? Vertrieb muss anders arbeiten? Vorschlag: True North für Vertrieb
  • 17. Policies z.B. Projekt darf max. 3 Monate dauern 8 5 Idee Envisioning Development Live Doing Done lijalk jlkjsd klkljk ncmc kjkjk nmd lskdöl jhjhd ölköäö klskd lkjlkl oioio kqww opipo z.B. Product Owner + UX +popp Entwickler z.B. Management-Weekly enfernt die Tickets 4. Kanban-Praktik: Policies explizit machen
  • 18. Lean Startup! (naja, so‘n bisschen) 8 5 3 Idee Envisioning Development Live Validiert Doing Done lijalk jlkjsd klkljk ncmc kjkjk nmd lskdöl jhjhd ölköäö klskd lkjlkl oioio opipo kqww popp 5. Kanban-Praktik: Feedback- Zyklen installieren
  • 19. Verbesserungen Naja... 8 5 Idee Envisioning Development Live Doing Done lijalk jlkjsd klkljk ncmc kjkjk nmd lskdöl jhjhd ölköäö klskd lkjlkl oioio opipo kqww popp 6. Kanban-Praktik: Modelle verwenden, um sich gemeinsam zu verbessern
  • 20. Aber wir machen Scrum... Portfolio-Backlog statt Portfolio- Kanban-Board
  • 21. Abschluss • Nur die Visualisierung kann bereits einen großen Effekt sein. • WiP-Limits bei externen Abhängigkeiten werden anspruchsvoll (Bsp.:Vertrieb) • Mechanik ist einfach, Kulturwandel ist anspruchsvoll. • Ist ein nützliches Hilfsmittel sein, um schrittweise die Product Owner stärker zu empowern. • Folge: Das Board wird einfacher. • Großer Nutzen, wenn die aufgedeckten Probleme adressiert werden.
  • 22. Vielen Dank für die Aufmerksamkeit! Fragen gerne an stefan.roock@it-agile.de @StefanRoock

Hinweis der Redaktion

  1. \n
  2. \n
  3. \n
  4. \n
  5. \n
  6. \n
  7. \n
  8. \n
  9. \n
  10. \n
  11. \n
  12. Ist es sinnvoll, auch untere WiP-Limits zu haben, die nicht unterschritten werden dürfen? Sonst kann es passieren, dass die Teams am Ende keine Arbeit mehr haben. Das kann insbesondere bei Dienstleistern zu einem ernsthaften Problem werden.\n
  13. \n
  14. \n
  15. Es bringt nichts, Flow herzustellen, wenn das was da über das Board fließt, alles Unsinn ist und keinen Geschäftswert generiert. Noch wichtiger als Flow ist Value! Entsprechend sollte das Management hier jede einzelne Idee hinterfragen, wie wertvoll sie wirklich ist. Um hier bessere Ideen zu generieren, helfen z.B. Lean-Startup-Elemente.\n
  16. Bei erfolgreichen Dienstleistern tritt immer dasselbe Muster auf: Der Vertrieb akquiriert fleißig neue Projekte und die Teams sind überlastet. Das Unternehmen muss lernen, wie groß seine eigene Umsetzungskapazität ist und dann den Demand und die Umsetzungskapazität ins Gleichgewicht bringen. Dazu muss der Vertrieb mit einbezogen. Häufig muss die Zielsetzung für den Vertrieb angepasst werden. „Möglichst viele neue Projekte“ ist kontraproduktiv.\n
  17. \n
  18. Lean-Startup möchte, dass wir unsere Annahmen überprüfen. Wenn wir neue Features entwickeln, haben wir die Annahme, dass diese nützlich sind. Die Überprüfung kann man explizit durch eine zusätzliche Spalte machen.\nDas ist aber nur ein Bruchteil von dem, was Lean-Startup ausmacht und nur dadurch, dass man so eine Spalte auf dem Board einführt, macht man noch lange kein Lean-Startup.\n
  19. Auf dieser Ebene wurden konkrete Hindernisse beseitigt und Entscheidungen gefällt. Verbesserungen am Prozess o.Ä. habe ich aber extrem selten gesehen. (Bei Dienstleistern eher noch als im Produktgeschäft)\nVermutete Ursachen: es sind bei den Meetings keine Leute mit Slack-Zeit dabei; die, die über das Board sprechen, sind nicht die, die die Arbeit machen; schlimmer: sie machen nicht mal Gemba-Walks bei den Teams\n
  20. \n
  21. \n
  22. \n