1. David Schneider, André Kunz
Document Management
à la carte

2. About the Speakers
David Schneider, david@sharepoint.ch
André Kunz, andre.kunz@isolutions.ch
Blog http://blog.sharepoint.ch
isolutions AG http://www.isolutions.ch

3. Agenda
 Warum braucht es ein DMS
 Kritische Erfolgsfaktoren
• Organisation
• Ausbildung
• Technologie
 Erfahrungen aus der Praxis

4. Herausforderungen
Informationen
Dokumentenverwaltung
Erfassen, zielgruppengerecht
Informationsflut
Zentral und klar
Dokumenten Chaos verteilen und filtern
schneller Zugriff E-Mail Krise
organisiert, einfacher und
Ungenutzte Informationen
Insellösungen
Riesige Informationsmenge
Wo soll ich ein Dokument ablegen?
Geringe Relevanz Inbox, Spam, Dialoge
Überfüllteim ERP, CRM
Informationen unterschiedlichen Systemen
Wie finde in ein Dokument wieder?
Daten ich
Alternative KanäleDatenredundanz
Informationen nicht verknüpft
Viele Informationskanäle
Schwer die aktuellste Version?Anbinden
Welches istzugänglich
Instant Messaging Ablage ist schwierig Externer Systeme,
Bedienung integriert
SharePoint Nicht ist kompliziert Intelligente Suche
Portal
Integration & Verdichtung
Zugriff mit Single SignOn

5. Beispiele
Durchschnittlich sind die Daten eines
Unternehmens an 12 verschiedenen
Orten abgelegt
Über 80 % der digitalen Informationen
eines Unternehmens befinden sich auf
einzelnen Festplatten und in
persönlichen Dateien
Mitarbeiter verwenden bis zu einem
Viertel ihrer Arbeitszeit zur Suche von
benötigten Informationen

6. Kritische Erfolgsfaktoren
• Fehlende Governance
• Uneinheitliche
• Funktionen Arbeitsweise
nicht bekannt Organisation
• Keine Best
Practices
• Fehlende
Ausbildung Technologie Funktionen
• Usability
• Begrenzter
Austausch

7. Kritische Erfolgsfaktoren
Organisation
Organisation
Ausbildung Technologie

8. Governance
Governance Organisation
Ausbildung Technologie

9. Inhalt der Governance
Leitplanken der Nutzung
• Wie und innerhalb welcher Prozesse wird SharePoint genutzt?
Informationsmanagement Richtlinien
• Welche Informationen werden auf SharePoint
erarbeitet, weitergegeben, verwaltet und publiziert?
Informationsstruktur
• Wie werden die Informationen strukturiert und abgelegt, so dass sie
schnell und intuitiv zugänglich sind?
Rollen
• Welches sind die Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen der
einzelnen Personen, die mit SharePoint arbeiten?

10. Organisation
Ausbildung
Ausbildung Technologie

11. Warum die Akzeptanz und der Gebrauch von
SharePoint schwierig sein kann:
Was beinhaltet SharePoint eigentlich genau?
- Zusammenarbeit
- Portalfunktionen
- Suche
- Inhalts Management
- Applikationen
- Und um die 20 weitere Bereiche
Um ihren Job zu erledigen Bewährte Arbeitsweisen zu
„müssen“ die Benutzer nicht ändern dauert erfahrungsgemäss
zwingend SharePoint benutzen. 18 bis 36 Monate…

12. Akzeptanz-Kurve
Akzeptanz
Bewusstheit Wertschätzung Testen Anwenden Akzeptieren & Anwenden
Zeit

13. Organisation
Ausbildung Technologie
Technologie

14. DMS mit SharePoint 2010 (Recap)
Document
Sites Berechtigungen Versionen
Libraries
Check In / Content Type Managed
Document Sets
Check Out und Columns Metadata
Document ID Search Workflow

15. Technische Herausforderungen
Metadaten für
Skalierbarkeit
Arbeitsbereiche
Vorlagen Navigation

16. SharePoint Limits
Maximale Grösse Empfehlung 100 GB
Site Collection Maximum durch Grösse der Content DB
gegeben
Maximale Grösse 200 GB
Content Database mit RBS, 3rd Party Backup, etc. bis 4 TB
Anzahl Dateien pro 30’000’000 Dateien
Document Library
Anzahl Sites pro Site 250’000 Sites
Collection pro Site nur 2’000 direkte Subsites
Mehr unter http://technet.microsoft.com/en-us/library/cc262787.aspx

17. Anforderungen Clients
 Windows: Vista+
 Office: 2007+ Windows Domain
 Browser: IE 8+, 32 bit
No Internet Explorer:
Login Local Internet
Zone
Prompt
Office: Trusted
Location

18. Alternativen Client
 Citrix: Office Umgebung und Client
Einstellungen
 Office Web Apps: Keine Client
Abhängigkeiten
 Login via Microsoft Unified Access Gateway:
Single Sign On

19. David Schneider
Informationsarchitektur

20. Organisation der Daten
 Projekte, Abteilungen, Teams, Dossiers
 Site
 Metadaten auf Site Ebene vergeben
 Problem:eine Metadaten Liste mit stehen keine
Pro Site ausser Titel und URL genau
einem Element:
Metadaten zur Verfügung
- Erstellung bei Site Provisioning
- Anzeige auf Homepage
- Bearbeiten als SharePoint Item

21. Workspace Liste
Site Metadaten
Workspace Metadaten
Team A …
Site Metadaten Projekt B …
Sync
Search
Meeting C …
Partner D …
Site Metadaten
Site Metadaten

22. Anwendungsbeispiel
Anzeige Bearbeiten
Wizard zur Workspace
der der
Erstellung List
Metadaten Metadaten

23. Mehr Power mit FAST Search
 Aggregation der Workspaces mit
FAST Search
 Refinder für Workspace Liste

24. Vererben von Metadaten
Indexierung
Dokument wird Beim Suchen
ohne stehen die
Metadaten Metadaten aber
gespeichert Workspace Metadaten zur Verfügung

25. Technische Umsetzung
 FAST Content Stage
 Beim Indexieren eines Dokuments
• Werden die Site Metadaten laden
• Und als Metadaten des Dokuments abgelegt

26. David Schneider
Demo

27. Praxisbeispiel
Das Schweizerische Rote Kreuz (SRK) ist die 1866
in Bern gegründete nationale Rotkreuz-
Gesellschaft der Schweiz.
 350 Benutzer, 500 GB Daten
 24 Kantonalverbände
 SRK ist Application Service Provider (ASP) für
andere NGOs

28. André Kunz
Erfahrungen aus der Praxis

29. Projektvorgehen
SharePoint Basis
Betrieb & Support
Pilot Governance DMS
Schulung / Change Mgmt.
Einführung & Migration

30. Erfahrungen aus der Praxis
 Ausbildung ist wichtig
• User haben erst Freude an SP, wenn sie ihn
bedienen können
 Erfolge
 Learnings
 Change Management
 Key User Tagung / SharePoint Board
• Trifft sich alle zwei Monate

31. Zusammenfassung
 Kritische Erfolgsfaktoren
• Organisation: Governance
• Ausbildung: User Adoption dauert 18 – 36
Monate
• Technologie: punktuelle Erweiterungen von
SharePoint
 Erfahrungen aus der Praxis

33. Kontakt
David Schneider, david@sharepoint.ch
André Kunz, andre.kunz@isolutions.ch
Blog http://blog.sharepoint.ch
isolutions AG http://www.isolutions.ch