David Schneider, André KunzDocument Managementà la carte
About the SpeakersDavid Schneider, david@sharepoint.chAndré Kunz, andre.kunz@isolutions.chBlog http://blog.sharepoint.chis...
Agenda Warum braucht es ein DMS Kritische Erfolgsfaktoren • Organisation • Ausbildung • Technologie Erfahrungen aus der...
Herausforderungen                                              Informationen  Dokumentenverwaltung                        ...
Beispiele       Durchschnittlich sind die Daten eines       Unternehmens an 12 verschiedenen       Orten abgelegt       Üb...
Kritische Erfolgsfaktoren                                         • Fehlende Governance                                   ...
Kritische Erfolgsfaktoren             Organisation               Organisation         Ausbildung   Technologie
Governance     Governance           Organisation                  Ausbildung       Technologie
Inhalt der Governance      Leitplanken der Nutzung      • Wie und innerhalb welcher Prozesse wird SharePoint genutzt?     ...
OrganisationAusbildung Ausbildung    Technologie
Warum die Akzeptanz und der Gebrauch vonSharePoint schwierig sein kann:Was beinhaltet SharePoint eigentlich genau?- Zusamm...
Akzeptanz-KurveAkzeptanz            Bewusstheit   Wertschätzung   Testen   Anwenden   Akzeptieren & Anwenden              ...
OrganisationAusbildung   Technologie               Technologie
DMS mit SharePoint 2010 (Recap)                    Document   Sites                             Berechtigungen     Version...
Technische Herausforderungen                    Metadaten für   Skalierbarkeit                    Arbeitsbereiche   Vorlag...
SharePoint LimitsMaximale Grösse         Empfehlung 100 GBSite Collection         Maximum durch Grösse der Content DB     ...
Anforderungen Clients Windows: Vista+ Office: 2007+ Windows Domain Browser: IE 8+, 32 bit   No           Internet Explo...
Alternativen Client Citrix: Office Umgebung und Client  Einstellungen Office Web Apps: Keine Client  Abhängigkeiten Log...
David SchneiderInformationsarchitektur
Organisation der Daten Projekte, Abteilungen, Teams, Dossiers   Site Metadaten auf Site Ebene vergeben Problem:eine Me...
Workspace Liste     Site Metadaten                            Workspace   Metadaten                            Team A     ...
Anwendungsbeispiel              Anzeige    BearbeitenWizard zur                            Workspace                der   ...
Mehr Power mit FAST Search Aggregation der Workspaces mit  FAST Search Refinder für Workspace Liste
Vererben von Metadaten                 IndexierungDokument wird                     Beim Suchen    ohne                   ...
Technische Umsetzung FAST Content Stage Beim Indexieren eines Dokuments • Werden die Site Metadaten laden • Und als Meta...
David SchneiderDemo
PraxisbeispielDas Schweizerische Rote Kreuz (SRK) ist die 1866in Bern gegründete nationale Rotkreuz-Gesellschaft der Schwe...
André KunzErfahrungen aus der Praxis
Projektvorgehen                         SharePoint Basis                        Betrieb & SupportPilot   Governance       ...
Erfahrungen aus der Praxis Ausbildung ist wichtig    • User haben erst Freude an SP, wenn sie ihn      bedienen können  ...
Zusammenfassung Kritische Erfolgsfaktoren  • Organisation: Governance  • Ausbildung: User Adoption dauert 18 – 36    Mona...
KontaktDavid Schneider, david@sharepoint.chAndré Kunz, andre.kunz@isolutions.chBlog http://blog.sharepoint.chisolutions AG...
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Collaboration Days 2011 - Document Management à la carte

  1. 1. David Schneider, André KunzDocument Managementà la carte
  2. 2. About the SpeakersDavid Schneider, david@sharepoint.chAndré Kunz, andre.kunz@isolutions.chBlog http://blog.sharepoint.chisolutions AG http://www.isolutions.ch
  3. 3. Agenda Warum braucht es ein DMS Kritische Erfolgsfaktoren • Organisation • Ausbildung • Technologie Erfahrungen aus der Praxis
  4. 4. Herausforderungen Informationen Dokumentenverwaltung Erfassen, zielgruppengerecht Informationsflut Zentral und klar Dokumenten Chaos verteilen und filtern schneller Zugriff E-Mail Krise organisiert, einfacher und Ungenutzte Informationen Insellösungen Riesige Informationsmenge Wo soll ich ein Dokument ablegen? Geringe Relevanz Inbox, Spam, Dialoge Überfüllteim ERP, CRM Informationen unterschiedlichen Systemen Wie finde in ein Dokument wieder? Daten ichAlternative KanäleDatenredundanz Informationen nicht verknüpft Viele Informationskanäle Schwer die aktuellste Version?Anbinden Welches istzugänglich Instant Messaging Ablage ist schwierig Externer Systeme, Bedienung integriert SharePoint Nicht ist kompliziert Intelligente Suche Portal Integration & Verdichtung Zugriff mit Single SignOn
  5. 5. Beispiele Durchschnittlich sind die Daten eines Unternehmens an 12 verschiedenen Orten abgelegt Über 80 % der digitalen Informationen eines Unternehmens befinden sich auf einzelnen Festplatten und in persönlichen Dateien Mitarbeiter verwenden bis zu einem Viertel ihrer Arbeitszeit zur Suche von benötigten Informationen
  6. 6. Kritische Erfolgsfaktoren • Fehlende Governance • Uneinheitliche• Funktionen Arbeitsweise nicht bekannt Organisation• Keine Best Practices • Fehlende Ausbildung Technologie Funktionen • Usability • Begrenzter Austausch
  7. 7. Kritische Erfolgsfaktoren Organisation Organisation Ausbildung Technologie
  8. 8. Governance Governance Organisation Ausbildung Technologie
  9. 9. Inhalt der Governance Leitplanken der Nutzung • Wie und innerhalb welcher Prozesse wird SharePoint genutzt? Informationsmanagement Richtlinien • Welche Informationen werden auf SharePoint erarbeitet, weitergegeben, verwaltet und publiziert? Informationsstruktur • Wie werden die Informationen strukturiert und abgelegt, so dass sie schnell und intuitiv zugänglich sind? Rollen • Welches sind die Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen der einzelnen Personen, die mit SharePoint arbeiten?
  10. 10. OrganisationAusbildung Ausbildung Technologie
  11. 11. Warum die Akzeptanz und der Gebrauch vonSharePoint schwierig sein kann:Was beinhaltet SharePoint eigentlich genau?- Zusammenarbeit- Portalfunktionen- Suche- Inhalts Management- Applikationen- Und um die 20 weitere Bereiche Um ihren Job zu erledigen Bewährte Arbeitsweisen zu „müssen“ die Benutzer nicht ändern dauert erfahrungsgemäss zwingend SharePoint benutzen. 18 bis 36 Monate…
  12. 12. Akzeptanz-KurveAkzeptanz Bewusstheit Wertschätzung Testen Anwenden Akzeptieren & Anwenden Zeit
  13. 13. OrganisationAusbildung Technologie Technologie
  14. 14. DMS mit SharePoint 2010 (Recap) Document Sites Berechtigungen Versionen Libraries Check In / Content Type Managed Document Sets Check Out und Columns Metadata Document ID Search Workflow
  15. 15. Technische Herausforderungen Metadaten für Skalierbarkeit Arbeitsbereiche Vorlagen Navigation
  16. 16. SharePoint LimitsMaximale Grösse Empfehlung 100 GBSite Collection Maximum durch Grösse der Content DB gegebenMaximale Grösse 200 GBContent Database mit RBS, 3rd Party Backup, etc. bis 4 TBAnzahl Dateien pro 30’000’000 DateienDocument LibraryAnzahl Sites pro Site 250’000 SitesCollection pro Site nur 2’000 direkte SubsitesMehr unter http://technet.microsoft.com/en-us/library/cc262787.aspx
  17. 17. Anforderungen Clients Windows: Vista+ Office: 2007+ Windows Domain Browser: IE 8+, 32 bit No Internet Explorer: Login Local Internet Zone Prompt Office: Trusted Location
  18. 18. Alternativen Client Citrix: Office Umgebung und Client Einstellungen Office Web Apps: Keine Client Abhängigkeiten Login via Microsoft Unified Access Gateway: Single Sign On
  19. 19. David SchneiderInformationsarchitektur
  20. 20. Organisation der Daten Projekte, Abteilungen, Teams, Dossiers  Site Metadaten auf Site Ebene vergeben Problem:eine Metadaten Liste mit stehen keine Pro Site ausser Titel und URL genau einem Element: Metadaten zur Verfügung - Erstellung bei Site Provisioning - Anzeige auf Homepage - Bearbeiten als SharePoint Item
  21. 21. Workspace Liste Site Metadaten Workspace Metadaten Team A … Site Metadaten Projekt B … Sync Search Meeting C … Partner D … Site Metadaten Site Metadaten
  22. 22. Anwendungsbeispiel Anzeige BearbeitenWizard zur Workspace der derErstellung List Metadaten Metadaten
  23. 23. Mehr Power mit FAST Search Aggregation der Workspaces mit FAST Search Refinder für Workspace Liste
  24. 24. Vererben von Metadaten IndexierungDokument wird Beim Suchen ohne stehen die Metadaten Metadaten aber gespeichert Workspace Metadaten zur Verfügung
  25. 25. Technische Umsetzung FAST Content Stage Beim Indexieren eines Dokuments • Werden die Site Metadaten laden • Und als Metadaten des Dokuments abgelegt
  26. 26. David SchneiderDemo
  27. 27. PraxisbeispielDas Schweizerische Rote Kreuz (SRK) ist die 1866in Bern gegründete nationale Rotkreuz-Gesellschaft der Schweiz. 350 Benutzer, 500 GB Daten 24 Kantonalverbände SRK ist Application Service Provider (ASP) für andere NGOs
  28. 28. André KunzErfahrungen aus der Praxis
  29. 29. Projektvorgehen SharePoint Basis Betrieb & SupportPilot Governance DMS Schulung / Change Mgmt. Einführung & Migration
  30. 30. Erfahrungen aus der Praxis Ausbildung ist wichtig • User haben erst Freude an SP, wenn sie ihn bedienen können Erfolge Learnings Change Management Key User Tagung / SharePoint Board • Trifft sich alle zwei Monate
  31. 31. Zusammenfassung Kritische Erfolgsfaktoren • Organisation: Governance • Ausbildung: User Adoption dauert 18 – 36 Monate • Technologie: punktuelle Erweiterungen von SharePoint Erfahrungen aus der Praxis
  32. 32. KontaktDavid Schneider, david@sharepoint.chAndré Kunz, andre.kunz@isolutions.chBlog http://blog.sharepoint.chisolutions AG http://www.isolutions.ch

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