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Thomas Maier
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Markus
Bütterhoff
Office 365 Akademie
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• Welche Möglichkeiten bietet mir Office 365?
• Sind Metadaten noch „in“ oder reicht uns künftig eine
gute Suchfunktion aus?
• Macht der Einsatz von Dokumentmappen Sinn?
• Wo sind die Grenzen von Office 365 bzw. SharePoint?
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*seit Microsoft Office SharePoint Server 2007
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*seit Microsoft Office SharePoint Server 2007
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*seit Microsoft Office SharePoint Server 2007
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*seit Microsoft Office SharePoint Server 2007
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… oder reicht uns künftig eine gute Suchfunktion aus?
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• Frage ist so alt wie SharePoint selber
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• Flexibel da keine Hierarchie
• Einfach zu erweitern
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• Dokumentmappen sind modernisiert worden
• Ordner und Metadaten
• Vorgegebene aber flexible Struktur
• Vorlagenverwaltung
• Vererbung von Metadaten
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• Sind Metadaten noch „in“ oder reicht uns künftig eine
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• Wo sind die Grenzen von Office 365 bzw. SharePoint?
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Experteninterview mit Ralf Mania: Teams Enterprise Voice
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Office 365 Akademie News - Juni 2020
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Office 365 Akademie News - Mai 2020
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Experteninterview mit Stefan Fried: Kommt Office 365 beim Nutzer an? Verwendu...
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Experteninterview mit Markus Bütterhoff: Dokumentenverwaltung in Office 365

  • 2. Office 365 Akademie Office 365 Akademie Experteninterview Dokumenten- verwaltung in Office 365 Thomas Maier
  • 3. Office 365 Akademie Product Manager Microsoft Solutions bei d.velop AG Die 1992 gegründete d.velop AG mit Hauptsitz in Gescher entwickelt und vermarktet Software zur durchgängigen Digitalisierung von Geschäftsprozessen und branchenspezifischen Fachverfahren und berät Unternehmen in allen Fragen der Digitalisierung. d.velop stellt digitale Dienste bereit, die Menschen miteinander verbinden sowie Abläufe und Vorgänge umfassend vereinfachen und neugestalten. LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/markusbuetterhoff/ Twitter: https://twitter.com/buetti Firmenwebsite: https://www.d-velop.de/ Markus Bütterhoff
  • 4. Office 365 Akademie Agenda • Welche Möglichkeiten bietet mir Office 365? • Sind Metadaten noch „in“ oder reicht uns künftig eine gute Suchfunktion aus? • Macht der Einsatz von Dokumentmappen Sinn? • Wo sind die Grenzen von Office 365 bzw. SharePoint?
  • 5. Office 365 Akademie Agenda • Welche Möglichkeiten bietet mir Office 365? • Sind Metadaten noch „in“ oder reicht uns künftig eine gute Suchfunktion aus? • Macht der Einsatz von Dokumentmappen Sinn? • Wo sind die Grenzen von Office 365 bzw. SharePoint?
  • 6. Office 365 Akademie Welche Möglichkeiten bietet mir Office 365?
  • 8. Office 365 Akademie SharePoint Intranet https://lookbook.microsoft.com/
  • 9. Office 365 Akademie Was war schon „immer“* da? *seit Microsoft Office SharePoint Server 2007
  • 10. Office 365 Akademie Was war schon „immer“* da? • Metadaten *seit Microsoft Office SharePoint Server 2007
  • 11. Office 365 Akademie Was war schon „immer“* da? • Metadaten • Inhaltstypen *seit Microsoft Office SharePoint Server 2007
  • 12. Office 365 Akademie Was war schon „immer“* da? • Metadaten • Inhaltstypen • Ansichten *seit Microsoft Office SharePoint Server 2007
  • 13. Office 365 Akademie Was war schon „immer“* da? • Metadaten • Inhaltstypen • Ansichten • Versionierung *seit Microsoft Office SharePoint Server 2007
  • 14. Office 365 Akademie Was war schon „immer“* da? • Metadaten • Inhaltstypen • Ansichten • Versionierung • Check In / Out *seit Microsoft Office SharePoint Server 2007
  • 15. Office 365 Akademie Was war schon „immer“* da? • Metadaten • Inhaltstypen • Ansichten • Versionierung • Check In / Out • Die Frage: „Ordner oder Metadaten“ *seit Microsoft Office SharePoint Server 2007
  • 16. Office 365 Akademie Einige Highlights der letzten Erweiterungen • Modernes Layout
  • 17. Office 365 Akademie Einige Highlights der letzten Erweiterungen • Modernes Layout • Pinnen von Dokumenten
  • 18. Office 365 Akademie Einige Highlights der letzten Erweiterungen • Modernes Layout • Pinnen von Dokumenten • Besseres Editieren von Metadaten
  • 19. Office 365 Akademie Einige Highlights der letzten Erweiterungen • Modernes Layout • Pinnen von Dokumenten • Besseres Editieren von Metadaten • Besseres Handling von Pflichtfeldern
  • 20. Office 365 Akademie Einige Highlights der letzten Erweiterungen • Modernes Layout • Pinnen von Dokumenten • Besseres Editieren von Metadaten • Besseres Handling von Pflichtfeldern • Einfaches Editieren von Ansichten
  • 21. Office 365 Akademie Einige Highlights der letzten Erweiterungen • Modernes Layout • Pinnen von Dokumenten • Besseres Editieren von Metadaten • Besseres Handling von Pflichtfeldern • Einfaches Editieren von Ansichten • Verbesserte Spaltenformatierung
  • 22. Office 365 Akademie (Externe) Zusammenarbeit • Gemeinsames Bearbeiten
  • 23. Office 365 Akademie (Externe) Zusammenarbeit • Gemeinsames Bearbeiten • Inhalte mit Teilen
  • 24. Office 365 Akademie (Externe) Zusammenarbeit • Gemeinsames Bearbeiten • Inhalte mit Teilen • Inhalte anfordern
  • 25. Office 365 Akademie Compliance Funktionen • Vertraulichkeitsbezeichnungen (sensitivity labels)
  • 26. Office 365 Akademie Compliance Funktionen • Vertraulichkeitsbezeichnungen (sensitivity labels) • Aufbewahrungsbezeichnungen (retention labels)
  • 27. Office 365 Akademie Weitere Tools wenn es um Prozesse geht • Power Automate • Planner • Power Apps
  • 28. Office 365 Akademie Agenda • Welche Möglichkeiten bietet mir Office 365? • Sind Metadaten noch „in“ oder reicht uns künftig eine gute Suchfunktion aus? • Macht der Einsatz von Dokumentmappen Sinn? • Wo sind die Grenzen von Office 365 bzw. SharePoint?
  • 29. Office 365 Akademie Sind Metadaten noch „in“ … • Ja
  • 30. Office 365 Akademie Sind Metadaten noch „in“ … • Ja • Bessere Metadatenverwaltung in über Teams
  • 31. Office 365 Akademie Sind Metadaten noch „in“ … • Ja • Bessere Metadatenverwaltung in über Teams • Neuer Term Manager
  • 32. Office 365 Akademie Sind Metadaten noch „in“ … • Ja • Bessere Metadatenverwaltung in über Teams • Neuer Term Manager • Neue Content Type Gallery
  • 33. Office 365 Akademie Sind Metadaten noch „in“ … • Ja • Bessere Metadatenverwaltung in über Teams • Neuer Term Manager • Neuee Content Type Gallery • Extraktion von Metadaten per AI Builder Forms processing
  • 34. Office 365 Akademie Agenda • Welche Möglichkeiten bietet mir Office 365? • Sind Metadaten noch „in“ oder reicht uns künftig eine gute Suchfunktion aus? • Macht der Einsatz von Dokumentmappen Sinn? • Wo sind die Grenzen von Office 365 bzw. SharePoint?
  • 35. Office 365 Akademie … oder reicht uns künftig eine gute Suchfunktion aus? • Ja
  • 36. Office 365 Akademie … oder reicht uns künftig eine gute Suchfunktion aus? • Ja • Suche und künstliche Intelligenz
  • 37. Office 365 Akademie … oder reicht uns künftig eine gute Suchfunktion aus? • Ja • Suche und künstliche Intelligenz • Microsoft Search
  • 38. Office 365 Akademie … oder reicht uns künftig eine gute Suchfunktion aus? • Ja • Suche und künstliche Intelligenz • Microsoft Search • Custom Search Seite in SharePoint
  • 39. Office 365 Akademie Project Cortex Automatically connect and organize knowledge Connect, manage and protect your content Empower people with just-in- time knowledge
  • 40. Office 365 Akademie interested SME authoritative File content Meeting content, people, outcome Communications Q&A Person getananswer answers Site relevant Acronym, definition Non-digital knowledge Knowledge network in action
  • 41. Office 365 Akademie Agenda • Welche Möglichkeiten bietet mir Office 365? • Sind Metadaten noch „in“ oder reicht uns künftig eine gute Suchfunktion aus? • Macht der Einsatz von Dokumentmappen Sinn? • Wo sind die Grenzen von Office 365 bzw. SharePoint?
  • 42. Office 365 Akademie Metadaten vs. Folder • Frage ist so alt wie SharePoint selber • Metadaten: • Flexibel da keine Hierarchie • Einfach zu erweitern • Strukturierte Suche / Suche nach Metadaten • Ordner • Einfache Einrichtung und Flexibilität • Kennt jeder Windows Nutzer • Hilfreich beim Sync per OneDrive • Einfaches hochladen ohne Verschlagwortung
  • 43. Office 365 Akademie Dokumentmappen • Dokumentmappen sind modernisiert worden • Ordner und Metadaten • Vorgegebene aber flexible Struktur • Vorlagenverwaltung • Vererbung von Metadaten
  • 44. Office 365 Akademie Agenda • Welche Möglichkeiten bietet mir Office 365? • Sind Metadaten noch „in“ oder reicht uns künftig eine gute Suchfunktion aus? • Macht der Einsatz von Dokumentmappen Sinn? • Wo sind die Grenzen von Office 365 bzw. SharePoint?
  • 45. Office 365 Akademie Content services updates seit der Ignite 2018 Document management Bulk check-in/check-out, approvals Modern document sets Column management Document templates for libraries Organization assets 100GB maximum file size Unified, intelligent file experiences across SharePoint, Teams, Outlook, Office Microsoft Search Intelligent search across Microsoft 365 Information governance Label analytics Metadata-driven automatic labels Collaboration label lock/unlock Hierarchical file plans Immutable labels Publishing Page templates Improved page authoring Page approvals
  • 46. Office 365 Akademie faster downloads performance file typesfaster indexing Turbocharged SharePoint file storage
  • 47. Office 365 Akademie Grenzen • SharePoint limits • https://docs.microsoft.com/de-de/office365/servicedescriptions/sharepoint-online-service- description/sharepoint-online-limits • Verwalten umfangreicher Listen und Bibliotheken in SharePoint • https://support.office.com/de-de/article/verwalten-umfangreicher-listen-und-bibliotheken-in- sharepoint-b8588dae-9387-48c2-9248-c24122f07c59 • Grenzen der Datenstrukturen: Verteilte Daten in verschiedenen Teamsite, Bibliotheken, … • Lücken: Import von Dokumenten • ERP Systeme • Scanning • Outlook • …
  • 48. Office 365 Akademie Anfrage Lieferanten- angebot Bestellung ggf. Korrespondenz zur Bestellung Wareneingangs- dokumente Rechnung ? Wie können E-Mail in SharePoint abgelegt werden? Wie können Dokumente aus dem ERP-System in SharePoint überführt werden? Wie können Metadaten schneller vergeben werden? Wie werden Beziehungen zwischen den vielen Dokumenten erkennbar? Wie werden Wareneingangs-dokumente digitalisiert? Wie kann der Gesamtvorgang nachträglich nochmals eingesehen werden? Welche nachträglichen Recherchemöglichkeiten über Metainformationen gibt es? Typischer Geschäftsprozess – typische Herausforderungen Scan Scan ERP ERP
  • 49. Office 365 Akademie Agenda • Welche Möglichkeiten bietet mir Office 365? • Sind Metadaten noch „in“ oder reicht uns künftig eine gute Suchfunktion aus? • Macht der Einsatz von Dokumentmappen Sinn? • Wo sind die Grenzen von Office 365 bzw. SharePoint?
  • 51. 51 d.velop for Microsoft 365 Vertrags- management Eingangsrechnungs- verarbeitung Digitales Aktenmanagement Microsoft 365
  • 52. 52 d.velop for Microsoft 365 Vertrags- management Eingangsrechnungs- verarbeitung Digitales Aktenmanagement Metadatensuche Scan Outlook-/Office- Integration Vorlagen- management ERP-/CRM- Schnittstellen Aktenpläne Microsoft 365
  • 53. 53 d.velop for Microsoft 365 Vertrags- management Eingangsrechnungs- verarbeitung Metadatensuche Outlook-/Office- Integration Vorlagen- management ERP-/CRM- Schnittstellen Aktenpläne Microsoft 365 • https://www.d-velop.de/blog • https://www.d-velop.de/events • https://www.d-velop.de/o365
  • 54. Office 365 Akademie Fragen? LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/markusbuetterhoff/ Twitter: https://twitter.com/buetti Firmenwebsite: https://www.d-velop.de/ Markus Bütterhoff