Share Point is back | Bechtle Competence Days 2018

SharePoint is back!
Ulrich Faden | Leiter Competence Center Digitale Wirtschaft

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Agenda.
11.04.2018 SharePoint is back! 2
1. Realität bisher und die neue SharePoint-Story
2. Was sind „Modern UI“-Seiten?
3. Was hat MS Teams mit SharePoint zu tun?
4. Wie funktioniert „B2B“?
5. Macht „Hybrid“ Sinn?
6. Konzepterläuterung „Multi-Geo“
7. Zusammenfassung
8. Ihre Fragen / Feedback

|11.04.2018 SharePoint is back! 3
SharePoint is back!
Realität bisher und die neue
SharePoint-Story

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Realität bisher und die neue SharePoint-Story
SP als Nachfolger vom Team Server hatte mal die brillante Ideen und Vorsätze
Leute in der Firma effizient zusammen arbeiten zu lassen,
Gemeinsam mehr Produktivität zu entwickeln,
weniger Datensilos entstehen zu lassen,
neue Ideen zu sammeln,
Wertschöpfung zu beschleunigen,
Informationen schneller finden zu lassen
Workflows sollen Prozesse transparenter und schneller machen

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Die Realität sah / sieht meistens anders aus
„Wo ist die Seite wo wir das Speichern müssen“ und wie komme ich da hin?
„Sync funktioniert nicht an meinem Rechner“
„Ich habe keine (ausreichende) Berechtigung“
„Bis die Seite geladen hat, habe ich die Datei schon 5 mal woanders gespeichert“
„Mobil funktioniert das gar nicht gut“
„Ich finde die Information nicht oder nicht schnell genug“
„Neue Ideen werden nur selten umgesetzt“
Nur mit teuren / aufwändigen Workflow-Erweiterungen (K2/Nintex) waren Workflows wirklich managebar
Sehr ernüchternde Bilanz einer „erfolgreichen Geschäftsanwendung“!

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Dann kursiert 2015 eine Schreckensnachricht
„SharePoint soll eingestellt werden“
Das Ganze führte zu einer starken Verunsicherung bei den Verantwortlichen.
Ist SharePoint noch das richtige Produkt / die richtige Technologie, um meine
anspruchsvollen Intranet-Themen umzusetzen?
Die Antwort lautet zu aller Überraschung: JA!
Denn SharePoint meldet sich mit der Version 2016/2019 bzw. der aktuellen Online Version
stärker denn je zurück. Insbesondere die Verfügbarkeit der vielen neuen Funktionen und
des neuen „Modern UI“ in SharePoint Online ist beeindruckend. Angleichungen an Usability
vergleichbar OneDrive For Business ist nicht zufällig und sorgt für eine wesentlich höhere
Benutzerakzeptanz.

SharePoint is back!
Was sind „Modern UI“-Seiten?

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Features im Überblick
Schnell und einfach zu
bearbeiten durch neue
Webparts
Flexible Präsentation von
Inhalten, inkl. Rich-Media-
Inhalten, z. B. Azure Video
Power-BI Integration
Responsive Design zur
optimalen Anzeige in
mobilen Geräten
Modernes Look & Feel

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Beispiel beim Kunden BMA – Braunschweiger Maschinenbauanstalt
Live-Demo:
https://bmacloud.sharepoint.com/sites/PilotSite/SitePages/Home.aspx

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Beispiel beim Kunden BMA – Braunschweiger Maschinenbauanstalt

SharePoint is back!
Was hat MS Teams mit
SharePoint zu tun?

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Was hat MS Teams mit SharePoint zu tun?

SharePoint is back!
Wie funktioniert „B2B“?

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Bekannt aus SharePoint und OneDrive
SharePoint und OneDrive Inhalte können organisiert und sicher mit externen Partnern geteilt werden.
Dafür gibt es grundsätzlich 3 Möglichkeiten:
Freigabe einer ganzen Website (https://bechtle.sharepoint.com/sites/...) für Partner mit einem Microsoft
Geschäfts- oder Schulkonto z. B. für eine Projektseite
Freigabe einzelner Dokumente (ebenfalls nur mit Microsoft Konto) z. B. für ein gemeinsames
Dokument, in SharePoint und/oder in OneDrive for Business
Erstellen und verteilen eines Gästelinks für einzelne Dokumente z. B. für Informationsmaterial an
externe Beteiligte

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Prüfen Sie Ihre Einstellungen im SharePoint
Admin Center Bereich
Man sollte immer die Kontrolle über externe Freigaben
behalten. Die farblich markierte Option rechts im Bild aktiviert
Freigaben nur für solche Benutzer, die bereits im Azure AD
vorhanden sind.
Eine externe Freigabe setzt also einen vorhandenen Gäste
B2B Account voraus
Gäste B2B Accounts können nur mit besonderen Rechten
erstellt werden
Der komplette Einladungsprozess für externe Benutzer ist
allerdings automatisierbar!

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Service Worker (automatisiert)
Normaler
Tenant
Service
Tenant
Ihre Zugangsdaten lauten
wie folgt:
…
Bitte folgen Sie diesem
Link für ihre Anmeldung:
https://portal.office.com
Für Sie wurde ein
Account angelegt!Gast kann jetzt auf den
SharePoint berechtigt
werden!
Vorname
__________
Nachname
__________
Kontaktmailadresse
__________
Fachabteilung möchte
folgenden Gast Benutzer
einladen:
Max
Mustermann
Max.Mustermann@aol.com
Fachabteilung IT-Abteilung
Wir möchten einen
Gast auf unsere
SharePoint-Site
einladen!
Power-App
Vorname
__________
Nachname
__________
Kontaktmailadresse
__________
Neuen Gast
Benutzer beantragen
Geht klar!
Max
Mustermann
Max.Mustermann@aol.com
Zur Freigabe senden
Power-App
Akzeptieren
Gast: Max
Mustermann
User: Max
Mustermann
Externer/
Partner

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PowerApp für die Fachabteilung
Fachabteilung = Besteller kann einfach
die notwendigen Benutzerdaten
eingeben
Benutzername wird automatisch gebildet
Abschicken sendet die Bestellung an die
IT-Abteilung

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PowerApp für die IT-Abteilung
Offene Anträge werden in einer Liste
dargestellt.
Einfache Annahme / Ablehnung durch
Klick
Bei Annahme wird der
Einrichtungsprozess automatisch im
Hintergrund durchgeführt
(Office 365 Graph, Flow, PowerShell)

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Macht „Hybrid“ Sinn?

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SharePoint
OneDrive
Productivity
Experience
Hybrid
Scenario
Picker
Hybrid
OneDrive
Hybrid
Teams Sites
B2B
Extranet
Sites
Extensible
App
Launcher*
Document
Collaboratio
n
Profile
Redirection
Hybrid
Search

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SPO
Search Index
Federated Hybrid Search
Corporate network
Office 365
On Prem
Search Index
Outbound
Inbound

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Results
from Cloud
Results
from
SharePoint
On-Premise
Hybride Suche im
Überblick
Suche in beiden Welten
(OnPrem und Cloud)
Gemeinsame Ergebnis-
Präsentation

SharePoint is back!
Konzepterläuterung „Multi-Geo“

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Verteilung der SharePoint-Seiten auf verschiedene geografische Regionen
Eine Herausforderung, die uns bei internationalen Kunden schon seit Jahren begleitet:
Wie bekommen wir die SharePoint-Seiten für die verschiedenen Regionen performant und „nahe zum User“?
Wie stellen wir die jeweiligen Normen an Datensicherheit und –schutz sicher?
Mit SharePoint Online ist dies möglich mit dem Zusatzservice „Multi-Geo“ (Achtung: kostenpflichtig)
Wie funktioniert das?

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Verteilung der
SharePoint-Seiten
auf verschiedene
geografische Regionen

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Bsp. Hierarchische
Vererbung der Meta-
Daten in die Regionen
vs. regionsspezifische
Metadaten

SharePoint is back!
Zusammenfassung

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Zusammenfassung
SharePoint Online / OnPem 2019 wird alle wesentlichen Schwachstellen aus der Vergangenheit überwunden
haben.
SP schickt sich an, zu der zentralen Informationstechnologie der Digitalisierungsstrategie für Unternehmen zu
werden.
Nahtlose Integration in Groups, Teams, Delve, Forms, Flow, PowerApps zeigen die Bandbreite der
Konnektivität und die starken „near-by-OOB“ Möglichkeiten.
„Konfigurieren statt Customizen“ sorgt für schnellere und risikoärmere Projektumsetzungen.
Responsive Design lässt SharePoint endlich im mobilen Markt ankommen, um dort ganz neue Zielgruppen
anzusprechen und Zusammenarbeiten für alle gleichsam ermöglicht.
Nicht zuletzt die integrierte Sicherheit und Richtlinienanwendung lässt Ihre sensiblen Unternehmensdaten
besser schützen als jemals zuvor, in der Online Welt sogar noch einfacher und schneller als OnPrem.
Hybride Szenarien erleichtern bestehenden SharePoint-Kunden den gleitenden Übergang in Richtung
SharePoint Online und das Office 365 Ökosystem.

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Zusammenfassung
Wann starten wir Ihr SharePoint-Projekt?

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Zeit für Ihre Fragen

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