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Ein modernes DMS mit SharePoint

Präsentation zu "ein modernes DMS mit SharePoint" an der SharePoint Konferenz Wien 2015

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New Way of Work
Ein modernes DMS mit SharePoint
David Schneider
Bronze-Partner: Medien-Partner: Veranstalter:
SharePoint konferenz Wien 2015 New Way of Work
Speaker
• David Schneider
• CTO bei isolutions AG (Schweiz)
• Blog: http://www.balkongriller.ch
• Twitter: @fiddi
• E-Mail: david.schneider@isolutions.ch
• SharePointCommunity.ch
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SharePoint konferenz Wien 2015 New Way of Work
Herausforderungen
Bestehende DMS Systeme…
• End-of-Life
• Kosten
• Usability
• Office Integration
• Mobilfähigkeit
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SharePoint konferenz Wien 2015 New Way of Work
SharePoint als DMS
Bronze-Partner: Medien-Partner: Veranstalter:
SharePoint konferenz Wien 2015 New Way of Work
Ad-hoc
Collaboration
Viele Dokumente,
wenig Strutkur
Office 365 Groups
E-Mail
OneDrive for
Business
Unstrukturierte
Collaboration
einfache Struktur
Projekt- und Team
Sites
Strukturierte
Collaboration
fixe Struktur, z.T.
Compliance
Anforderungen
eDossiers
Generierte
Dokumente
(z.B.ab SAP)
Millionen von
generierten
Rechnungen,
Lieferscheine,
etc.
Verschiedene FormenAnzahlDokumenteproDokumenttyp
Anzahl Dokumente
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SharePoint konferenz Wien 2015 New Way of Work
Aus der Benutzer Sicht
Putability Findability
Wo lege ich ein Dokument ab?
Der Speicherort muss eindeutig sein.
Ich will mich nicht um Metadaten, Archivfristen
und Geheimhaltung kümmern.
Wie kann ich schnell auf meine Dokumente zugreifen?
Informationen, von denen ich weiss, dass
sie existieren.
Informationen, von denen ich vermute, dass
sie existieren.
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SharePoint konferenz Wien 2015 New Way of Work
Aus CIO Sicht
• Compliance
• Moderne Arbeitsumgebung
• Kosteneinsparung
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SharePoint konferenz Wien 2015 New Way of Work
Legen wir los…
• Ohne Plan enden wir im Chaos
• Governance Tools helfen, Ordnung
ins Chaos zu bringen
• Besser: Kein Chaos entstehen lassen
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SharePoint konferenz Wien 2015 New Way of Work
The Big Picture
Site Collection
Metadata List
Site Collection
Metadata List
Site Collection
Metadata List
Site Collection
Metadata List
SharePoint Search
Search based Navigation
Provisioning
Archive
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SharePoint konferenz Wien 2015 New Way of Work
Workspace Typen
Projekte
Teams
Fachgruppe
Dossier
Organisationseinheit
Standort
…
Projekttyp
Projektleiter
…
Thema
…
Prozess
Ordnungssystemposition
…
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SharePoint konferenz Wien 2015 New Way of Work
Content Organisation
• Nur Site Collections, keine Subsites
• skaliert
• einfach reorganisierbar
• keine Gedanken über Navigation innerhalb der Site Collection
• Archivierung en-bloc
• Unique URLs (ohne Semantik)
• Verteilung auf verschiedene Content Databases
Ziel: Simplicity
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SharePoint konferenz Wien 2015 New Way of Work
Metadaten
• Jede Site Collection kriegt Metadaten
• Metadaten Liste mit einem Listitem
• basierend auf Content Type Hierarchie
• Taxonomy Felder
 Semantik
Item
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SharePoint konferenz Wien 2015 New Way of Work
Navigation
• Search-based Navigation
• ContentTypeId:0x01001234567890ABCDEF*
• Mehrdimensionaler Zugriff dank Refiner
• “Projekte in meiner Abteilung”
• “Teams am Standort Wien”
• “Communities zum Thema DMS”
• “Dossiers zur Prozessschritt XY”
Primärnavigation über
verschiedene
Dimensionen
Sekundärnavigation
über weitere Refiner
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Metadaten auf Dokumente
• So wenig wie möglich Z.B. nur Content Type und Title
• Site Collection Metadaten auf Dokumente vererben
• Default Values oder Content Enrichment Service
• Metadaten liegen im Suchindex und können als Refiner genutzt werden
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SharePoint konferenz Wien 2015 New Way of Work
Live Demo
Site Collection Metadaten Mehrdimensionale Navigation
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SharePoint konferenz Wien 2015 New Way of Work
Berechtigungen
• Was sagen die Unternehmens Policies?
• Definition pro Workspace Typ
• Offen: fixe Gruppen für alle Site Collections dieses Typs
• Geschlossen: pro Site Collection drei AD Gruppen
• Einsatz eines IAM Tools
• Idealerweise wird die Berechtigungensvererbung nicht aufgebrochen
• eher weitere Workspaces erstellen (z.B. Team Public, Team Leitung)
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Mitarbeit
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IAM
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ManagementInformation über
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Collection
Benutzer mit
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Gruppen werden im AD DS
erstellt
AD Gruppen können für
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Archiv
• 3rd Party Archiv System für
• alte, zu archivierende Site Collections
• ggf. freigegeben Dokumente als PDF/A
• Push oder Pull, gemäss vordefinierten Regeln
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• Archivwürdigkeit
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• Kostentreiber
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SharePoint konferenz Wien 2015 New Way of Work
PDF Renditions
• Custom Code in Event Receiver oder Workflow
• 3rd Party Komponente wie Muhimbi
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• Hinterlegen der Archivwürdigkeit
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• Eigene Provisioning Engine erstellt Site Collections
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SharePoint konferenz Wien 2015 New Way of Work
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SharePoint konferenz Wien 2015 New Way of Work
Mein DMS auf Office 365
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Site Collection basierte Dossiers
Metadaten pro Site Collection
Flache Site Collection Struktur
Metadaten auf Dokumente vererben Nur mit Default Values
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Archiv 3rd Party Hersteller
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SharePoint konferenz Wien 2015 New Way of Work
Wo bleiben Lücken…
• Multi File Documents: Virtual or Compound Documents
• Versionsschema
• Capture
• Security auf Dokumenttypen
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SharePoint konferenz Wien 2015 New Way of Work
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8
Fazit
Vererbte Metadaten
Flache Site Collection
Struktur
3rd Party
Simplicity bei den
Berechtigungen
Ordnungssystem und
PDF Renditions
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SharePoint konferenz Wien 2015 New Way of Work
Schlusswort
• Mit einigen Erweiterungen taugt SharePoint als DMS für die gängigsten Use
Cases.
• Die Usability eines SharePoint DMS kann sehr gut sein.
• Häufig sprechen auch die Kosten für SharePoint.
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Fragen?
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SharePoint konferenz Wien 2015 New Way of Work
Vielen Dank!Ich freue mich auf Ihr Feedback! David Schneider
david.schneider@isolutions.ch
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@fiddi

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Ein modernes DMS mit SharePoint

  • 1. Bronze-Partner: Medien-Partner: Veranstalter: New Way of Work Ein modernes DMS mit SharePoint David Schneider
  • 2. Bronze-Partner: Medien-Partner: Veranstalter: SharePoint konferenz Wien 2015 New Way of Work Speaker • David Schneider • CTO bei isolutions AG (Schweiz) • Blog: http://www.balkongriller.ch • Twitter: @fiddi • E-Mail: david.schneider@isolutions.ch • SharePointCommunity.ch
  • 3. Bronze-Partner: Medien-Partner: Veranstalter: SharePoint konferenz Wien 2015 New Way of Work Herausforderungen Bestehende DMS Systeme… • End-of-Life • Kosten • Usability • Office Integration • Mobilfähigkeit
  • 4. Bronze-Partner: Medien-Partner: Veranstalter: SharePoint konferenz Wien 2015 New Way of Work SharePoint als DMS
  • 5. Bronze-Partner: Medien-Partner: Veranstalter: SharePoint konferenz Wien 2015 New Way of Work Ad-hoc Collaboration Viele Dokumente, wenig Strutkur Office 365 Groups E-Mail OneDrive for Business Unstrukturierte Collaboration einfache Struktur Projekt- und Team Sites Strukturierte Collaboration fixe Struktur, z.T. Compliance Anforderungen eDossiers Generierte Dokumente (z.B.ab SAP) Millionen von generierten Rechnungen, Lieferscheine, etc. Verschiedene FormenAnzahlDokumenteproDokumenttyp Anzahl Dokumente
  • 6. Bronze-Partner: Medien-Partner: Veranstalter: SharePoint konferenz Wien 2015 New Way of Work Aus der Benutzer Sicht Putability Findability Wo lege ich ein Dokument ab? Der Speicherort muss eindeutig sein. Ich will mich nicht um Metadaten, Archivfristen und Geheimhaltung kümmern. Wie kann ich schnell auf meine Dokumente zugreifen? Informationen, von denen ich weiss, dass sie existieren. Informationen, von denen ich vermute, dass sie existieren.
  • 7. Bronze-Partner: Medien-Partner: Veranstalter: SharePoint konferenz Wien 2015 New Way of Work Aus CIO Sicht • Compliance • Moderne Arbeitsumgebung • Kosteneinsparung
  • 8. Bronze-Partner: Medien-Partner: Veranstalter: SharePoint konferenz Wien 2015 New Way of Work Legen wir los… • Ohne Plan enden wir im Chaos • Governance Tools helfen, Ordnung ins Chaos zu bringen • Besser: Kein Chaos entstehen lassen
  • 9. Bronze-Partner: Medien-Partner: Veranstalter: SharePoint konferenz Wien 2015 New Way of Work The Big Picture Site Collection Metadata List Site Collection Metadata List Site Collection Metadata List Site Collection Metadata List SharePoint Search Search based Navigation Provisioning Archive
  • 10. Bronze-Partner: Medien-Partner: Veranstalter: SharePoint konferenz Wien 2015 New Way of Work Workspace Typen Projekte Teams Fachgruppe Dossier Organisationseinheit Standort … Projekttyp Projektleiter … Thema … Prozess Ordnungssystemposition …
  • 11. Bronze-Partner: Medien-Partner: Veranstalter: SharePoint konferenz Wien 2015 New Way of Work Content Organisation • Nur Site Collections, keine Subsites • skaliert • einfach reorganisierbar • keine Gedanken über Navigation innerhalb der Site Collection • Archivierung en-bloc • Unique URLs (ohne Semantik) • Verteilung auf verschiedene Content Databases Ziel: Simplicity
  • 12. Bronze-Partner: Medien-Partner: Veranstalter: SharePoint konferenz Wien 2015 New Way of Work Metadaten • Jede Site Collection kriegt Metadaten • Metadaten Liste mit einem Listitem • basierend auf Content Type Hierarchie • Taxonomy Felder  Semantik Item BaseWorkspace ProjectSite TeamSite
  • 13. Bronze-Partner: Medien-Partner: Veranstalter: SharePoint konferenz Wien 2015 New Way of Work Navigation • Search-based Navigation • ContentTypeId:0x01001234567890ABCDEF* • Mehrdimensionaler Zugriff dank Refiner • “Projekte in meiner Abteilung” • “Teams am Standort Wien” • “Communities zum Thema DMS” • “Dossiers zur Prozessschritt XY” Primärnavigation über verschiedene Dimensionen Sekundärnavigation über weitere Refiner
  • 14. Bronze-Partner: Medien-Partner: Veranstalter: SharePoint konferenz Wien 2015 New Way of Work Metadaten auf Dokumente • So wenig wie möglich Z.B. nur Content Type und Title • Site Collection Metadaten auf Dokumente vererben • Default Values oder Content Enrichment Service • Metadaten liegen im Suchindex und können als Refiner genutzt werden
  • 15. Bronze-Partner: Medien-Partner: Veranstalter: SharePoint konferenz Wien 2015 New Way of Work Live Demo Site Collection Metadaten Mehrdimensionale Navigation
  • 16. Bronze-Partner: Medien-Partner: Veranstalter: SharePoint konferenz Wien 2015 New Way of Work Berechtigungen • Was sagen die Unternehmens Policies? • Definition pro Workspace Typ • Offen: fixe Gruppen für alle Site Collections dieses Typs • Geschlossen: pro Site Collection drei AD Gruppen • Einsatz eines IAM Tools • Idealerweise wird die Berechtigungensvererbung nicht aufgebrochen • eher weitere Workspaces erstellen (z.B. Team Public, Team Leitung)
  • 17. Bronze-Partner: Medien-Partner: Veranstalter: SharePoint konferenz Wien 2015 New Way of Work Site Collection Lesen Mitarbeit Owner IAM Identity & Access ManagementInformation über neue Site Collection Benutzer mit Rollen und Funktion Gruppen werden im AD DS erstellt AD Gruppen können für SharePoint Berechtigungen Genutzt werden
  • 18. Bronze-Partner: Medien-Partner: Veranstalter: SharePoint konferenz Wien 2015 New Way of Work Archiv • 3rd Party Archiv System für • alte, zu archivierende Site Collections • ggf. freigegeben Dokumente als PDF/A • Push oder Pull, gemäss vordefinierten Regeln • Definition in den Metadaten der Site Collection • Archivwürdigkeit • Aufbewahrungsfrist • Kostentreiber
  • 19. Bronze-Partner: Medien-Partner: Veranstalter: SharePoint konferenz Wien 2015 New Way of Work PDF Renditions • Custom Code in Event Receiver oder Workflow • 3rd Party Komponente wie Muhimbi
  • 20. Bronze-Partner: Medien-Partner: Veranstalter: SharePoint konferenz Wien 2015 New Way of Work Ordnungssystem • Abbilden im Term Store • Hinterlegen der Archivwürdigkeit
  • 21. Bronze-Partner: Medien-Partner: Veranstalter: SharePoint konferenz Wien 2015 New Way of Work Live Demo Aktenplan • Archivwürdigkeit • Aufbewahrungsfrist
  • 22. Bronze-Partner: Medien-Partner: Veranstalter: SharePoint konferenz Wien 2015 New Way of Work Site Templates • Eigene Provisioning Engine erstellt Site Collections • Metadata Liste • Definieren des Templates mittels SPMeta2
  • 23. Bronze-Partner: Medien-Partner: Veranstalter: SharePoint konferenz Wien 2015 New Way of Work SPMeta2: Definition des Templates Model als POCO - Listen & Document Libs - Metadata List - Content Types - Landing Page - Navigation - Security SharePoint 2010 SharePoint 2013 Office 365 Server Side Object Model (SSOM) Client Side Object Model (CSOM) Mehr unter http://subpointsolutions.com/spmeta2
  • 24. Bronze-Partner: Medien-Partner: Veranstalter: SharePoint konferenz Wien 2015 New Way of Work Mein DMS auf Office 365 Anforderung Kompatibilität mit Office 365 Site Collection basierte Dossiers Metadaten pro Site Collection Flache Site Collection Struktur Metadaten auf Dokumente vererben Nur mit Default Values Mehrdimensionale Navigation Archiv 3rd Party Hersteller Ordnungssystem Renditions Remote Event Receiver Site Provisioning
  • 25. Bronze-Partner: Medien-Partner: Veranstalter: SharePoint konferenz Wien 2015 New Way of Work Wo bleiben Lücken… • Multi File Documents: Virtual or Compound Documents • Versionsschema • Capture • Security auf Dokumenttypen
  • 26. Bronze-Partner: Medien-Partner: Veranstalter: SharePoint konferenz Wien 2015 New Way of Work 0 1 2 3 4 5 6 1 2 3 4 5 6 7 8 Fazit Vererbte Metadaten Flache Site Collection Struktur 3rd Party Simplicity bei den Berechtigungen Ordnungssystem und PDF Renditions
  • 27. Bronze-Partner: Medien-Partner: Veranstalter: SharePoint konferenz Wien 2015 New Way of Work Schlusswort • Mit einigen Erweiterungen taugt SharePoint als DMS für die gängigsten Use Cases. • Die Usability eines SharePoint DMS kann sehr gut sein. • Häufig sprechen auch die Kosten für SharePoint.
  • 28. Bronze-Partner: Medien-Partner: Veranstalter: SharePoint konferenz Wien 2015 New Way of Work Fragen?
  • 29. Bronze-Partner: Medien-Partner: Veranstalter: SharePoint konferenz Wien 2015 New Way of Work Vielen Dank!Ich freue mich auf Ihr Feedback! David Schneider david.schneider@isolutions.ch http://www.balkongriller.ch @fiddi